DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL.
Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer
la situación real de la organización en un momento dado para descubrir
problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y
aprovechar las segundas.
En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la
comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles y
también las producciones comunicacionales de una organización tales como
historietas, metáforas, símbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la
organización hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una
gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de
las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los
grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.
El concepto diagnóstico se inscribe dentro de un proceso de gestión preventivo
y estratégico. Se constituye como un medio de análisis que permite el cambio
de una empresa, de un estado de incertidumbre a otro de conocimiento, para
su adecuada dirección, por otro lado es un proceso de evaluación permanente
de la empresa a través de indicadores que permiten medir los signos vitales
(Valdez Rivera, 1998).
La primera etapa de diagnóstico ocurre cuando los consultores en desarrollo
organizacional trabajan con los gerentes para determinar por qué la
productividad es baja o por qué los empleados están insatisfechos. Las
reuniones con la alta gerencia y las entrevistas con los gerentes de nivel medio
ayudan a definir la situación actual de la organización. Una vez que los
consultores de desarrollo organizacional identifican el tipo general de problema,
puede diseñarse un proceso más formal para la recopilación de datos.
ACTIVIDADES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Formación de equipos: Tipo de intervención de desarrollo organizacional
que mejora la cohesión de los departamentos al ayudara que los miembros
aprendan a funcionar como equipo.
Retroalimentación de encuestas: Tipo de intervención de desarrollo
organizacional en la cual se distribuyen cuestionarios entre los empleados
donde se les hacen preguntas acerca del clima organizacional y de otros
factores cuyos resultados se les reporta a ellos mismos a través de un
agente de cambio.
Intervención de grupos de gran tamaño: Enfoque que conjunta a
participantes que provienen de todas las partes de una organización(y
puede incluir también a instancias interesadas en la organización)para que
discutan problemas y oportunidades y elaboren planes que permitan hacer
frente a cambios de dimensiones mayores.
MÉTODOS Y TÉCNICAS
Dentro de la perspectiva funcionalista los métodos más usados son la
entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la
entrevista grupal, el análisis de experiencias críticas de comunicación, y el
análisis de la difusión de mensajes.
Las técnicas aplicables son:
* Entrevista. Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite recoger
información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una
conversación personal con los miembros de una organización.
*Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de información de mayor
cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros
métodos; y facilita el análisis estadístico.
* Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en un cuestionario
especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la
organización, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los
diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la
difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la
comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se
procesa la información.
* El análisis de experiencias críticas de comunicación. Sirve para conocer las
experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la
efectividad o inefectividad de las mismas.
* Análisis de redes de comunicación. Analiza la estructura de comunicación de
una organización y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con quién, que
grupos existen en la organización, qué miembros actúan como puente entre los
grupos, los bloqueos que sufre la información, el contenido de la comunicación
y la cantidad de información difundida.
* La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un cierto número de miembros
representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La
entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación
organizacional
TRABAJO EN GRUPO
El equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o autoasignadas,
de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una
determinada meta bajo la conducción de un coordinador
El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y
metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.
De las diferentes definiciones de trabajo en equipo, resulta apropiado adoptar
las siguientes:
“Número reducido de personas con capacidades complementarias,
comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y un planeamiento
comunes y con responsabilidad mutua compartida". Katzenbach y K. Smith.
"Un equipo es un conjunto de personas que realiza una tarea para alcanzar
resultados". Fainstein Héctor.
Características del Trabajo en Equipo:
Es una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por
diferentes personas.
Para su implementación requiere que las responsabilidades sean
compartidas por sus miembros.
Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.
Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un
objetivo común.
Ventajas del trabajo en equipo.
Entre las ventajas esenciales que presentan el compañerismo y el trabajo en
equipo, tanto para los individuos como para las organizaciones, se encuentran:
Para los individuos
Se trabaja con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles.
Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes
puntos de vista.
Es más gratificante por ser partícipe del trabajo bien hecho.
Se comparten los incentivos económicos y reconocimientos profesionales.
Puede influirse mejor en los demás ante las soluciones individuales que
cada individuo tenga.
Se experimenta de forma más positiva la sensación de un trabajo bien
hecho.
Las decisiones que se toman con la participación de todo el equipo tienen
mayor aceptación que las decisiones tomadas por un solo individuo.
Se dispone de más información que cualquiera de sus miembros en forma
separada.
El trabajo en grupo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una
decisión. Esto enriquece el trabajo y minimiza las frustraciones.
Podemos intercambiar opiniones respetando las ideas de los demás
Logra una mayor integración entre las personas para poder conocer las
aptitudes de los integrantes.
Para las empresas y organizaciones y personas
Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.
Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo
las soluciones.
Disminuyen los gastos institucionales.
Existe un mayor conocimiento e información.
Surgen nuevas formas de abordar un problema.
Se comprenden mejor las decisiones.
Son más diversos los puntos de vista.
Hay una mayor aceptación de las soluciones.
Desventajas del trabajo en equipo.
El trabajo en equipo también presenta una serie de desventajas que hay
que tener en consideración. Entre ellas, pueden referirse las siguientes:
Tomar las decisiones de forma prematura.
Que impere el dominio de pocas personas, en particular el de un líder.
Consumir mucho tiempo en reuniones discutiendo soluciones y acciones,
retrasando su puesta en marcha. Que existan presiones sobre miembros
del equipo para aceptar soluciones.
Que impere el dominio de pocas personas.
Responsabilidad ambigua porque queda diluida en el grupo.
DECISIONES DE GRUPO
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección
entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones en diferentes
contextos: a nivel empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que
brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en
elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema
actual o potencial (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).
Características de las decisiones grupales
En este tipo de decisiones adquieren relevancia algunos aspectos
sobresalientes que no son relevantes en una decisión individual:
1. Decisividad de los sistemas
2. Función de Bienestar Social
3. Regla de Agregación
4. Admisibilidad de las alternativas a considerar.
5. Definición de dichas alternativas.
6. Expresión de la decisión individual.
Ventajas de las decisiones grupales.
Las decisiones en grupo proporcionan información más completa.
Un grupo proporcionara gran variedad de experiencias y perspectivas al
proceso de decisiones, lo que no sucede con un individuo que actúa solo.
Los grupos generan más alternativas. Debido a que los grupos tienen
mayor cantidad y diversidad de información, pueden identificar más
alternativas que un individuo por separado.
La decisión en grupo incrementa la aceptación de solución.
Este proceso incrementa la legitimidad.
Desventajas de las decisiones grupales.
Toma tiempo reunir un grupo. Además la interacción que sucede una vez
que el grupo está en su lugar es frecuentemente ineficaz.
El resultado es que casi siempre los grupos tardan más en llegar a una
solución de lo que llevaría a una persona a hacerlo por separado.
Puede presentarse una situación en la que exista el dominio sobre la
minoría.
Los miembros de un grupo nunca son del todo iguales. Pueden diferir en
nivel dentro de la organización, experiencia, conocimientos en cuanto al
problema, estar influidos por otros miembros como en habilidades verbales,
asertividad, etc.
Otro problema se enfoca en las presiones de conformidad. Existen
presiones de tipo social con las que el grupo debe conformarse. Esto
puede conducir a lo que se llama conformidad grupal.
En una decisión individual es claro quién es el responsable. En una decisión
en grupo, la responsabilidad de cada miembro se suaviza.
Como se decide en grupo.
Aprobación tacita:
Decisión por minoría
Decisión por mayoría
Decisión por compromiso
Decisión por integración
Decisión por consenso:
Por que fallan las decisiones de grupo
1. Miedo
2. Conflictos de lealtades
3. Competencia
5. Problemas de relaciones entre personas o grupos.
6. Metodología deficiente
7. Liderazgo inadecuado
8. Dificultad en percibir, diagnosticar y comprender, respetar e integrar las
diferencias individuales:
9. Tiempo insuficiente.
1. Decisividad. Mecanismos para evitar la “indecisión” La Decisividad indica
cuándo una decisión ha sido tomada. Para un decisor individual constituye el
final del proceso decisorio y sólo se producen inconvenientes cuando se da el
caso de una personalidad indecisa.
2. Función de bienestar social o grupal.
El problema básico en toda decisión de grupo consiste en construir, a partir de
las funciones individuales de preferencia, una Función De Bienestar Social o
Grupal. Las preferencias de cada individuo integrante de un grupo pueden ser
distintas y estas son las que en definitiva orientan la decisión individual, pero en
el ámbito colectivo aparece un nuevo concepto, que viene a ocupar el lugar que
las preferencias individuales desempeñan en toda decisión individual, es la
llamada Función de Bienestar Social o Grupal, lo que podemos entender como
la función de preferencias del grupo.
3. Reglas de agregación. La constitución de las preferencias del grupo
Las preferencias del grupo pueden construirse mediante tres formas diferentes:
Dictatorial, por Consenso o por Votación.
4. Admisibilidad de las alternativas
Para el decisor individual las alternativas dependen de las capacidades de
acción del decisor, de su definición de forma excluyente y de la admisión de
todas las restricciones de tipo moral, afectivas, etc., que surjan de la
personalidad del decisor. Cuando actúa un grupo, las restricciones que se
autoimpondrían los distintos individuos pueden no coincidir, como tampoco es
seguro que todos estén dispuestos a admitir ciertas acciones con tal de obtener
los objetivos, muchas personas no comulgan con la idea de que el fin justifica
los medios. Así que el proceso de Admisibilidad de las distintas alternativas
merece un tratamiento particular.
5. Definición de las alternativas.
Su influencia en la decisión también la forma en que se definan las alternativas
harán que puedan ser preferidas, o no, por cada uno de los decisores. La
importancia en la forma de delimitar cada alternativa puede tener una influencia
distinta en la elección, por ejemplo, atando dos acciones para ser consideradas
en forma conjunta, puede ser distinto que si ambas acciones tuviesen que
considerarse en forma separada en dos instancias de decisión independientes.
6. Expresión de la decisión individual.
La decisión individual se presenta a través de una opinión o parecer que luego
será considerada junto a las de los demás individuos. A esta opinión,
generalmente, se la denomina “Voto”.
