Universidad Metropolitana de Honduras

(UMH)

Campus:
Gracias, Lempira

Espacio Pedagógico:
Gestión de Compras

Catedrático:
Lic. José Manuel Dubón

Presentado por:
Glendy Irecely Martínez Diaz 201900203
Madelyn Juliett López Menjivar 201900556
Rosalinda Marquez Bobadilla 201900574
José Bertín Hernández Martínez 201900729
Keren Danexi López Cardenas 201701523
Maynor Andres Martinez Vasques 201701463
Kenia Argueta Cantarero López 202000506

AÑO 2020
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 4
3. ALCANCES DEL MANUAL ........................................................................................................... 5
4. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS .............................................................................. 5
5. CONCEPTOS GENERALES.......................................................................................................... 7
6. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES .................................................................................................. 9
7. FLUJOGRAMA DE COMPRAS Y ADQUISICIONES .............................................................. 11
8. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ............................................................................................. 12
9. PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES ..................................................................................... 13
10. FORMATO CRITERIOS DE EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDOR .............. 14
11. CONVOCATORIA O INVIACIÓN A LICITAR ........................................................................ 15
12. TÉRMINOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 16
13. RECEPCIÓN O PRESENTACION DE OFERTAS Y APERTURA DE LAS OFERTAS .. 17
14. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ......................................................................................... 19
15. FORMATO DE ACTA DE SELECCIÓN / ADJUDICACIÓN ................................................ 21
16. FORMATO DE REQUISICIÓN................................................................................................. 22
17. FORMATO DE COTIZACIONES ............................................................................................. 23
18. FORMATO COMPARATIVO DE COTIZACIONES .............................................................. 24
19. FORMATO ORDEN DE COMPRA .......................................................................................... 25
20. FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS ........................................................................... 26
21. FORMATO PROVEEDORES ................................................................................................... 27
22. FORMATO ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES Y / O SERVICIOS ................................ 28
 1. INTRODUCCIÓN
Los alumnos de la carrera de Ingeniería en Negocios de la Universidad Metropolitana
de Honduras en el espacio pedagógico de Gestión de Compras impartida por el
licenciado José Manuel Dubón hemos tomado a bien desarrollar un proyecto de
investigación enfocado en el proceso de Compras, con la elaboración de un manual.

Cómo cursantes de la asignatura de Gestión de Compras mediante los conocimientos

adquiridos durante las visitas a clases estamos realizando un manual donde se detallan
los procesos para realizar las compras y los diferentes formatos utilizados para llevar a
cabo la misma desde la requisición hasta el pago, con esto se pretende conocer el
proceso que la empresa emplea y la vez ayudarla a mejorar en caso de que no trabaje
con todos los formatos y estos puedan ser de mucha utilidad para que las compras se
realicen y puedan tener control de cada producto ingresado.

Hemos tomado a bien recolectar información de la Empresa GRUPO INMA S.A.

ubicada en Gracias, Lempira, en primera instancia para la elaboración del manual, que
nos permita conocer y definir procesos de compras con el que trabaja dicha empresa
que se dedica a la distribución de Motocicletas, se pretende poder aplicar los
conocimientos obtenidos en clase viendo como sucede en la realidad.
 2. OBJETIVOS

Objetivo General

Elaborar un manual de procesos y procedimientos para el departamento de compras,

definir normas, políticas y procedimientos en la adquisición y compra de bienes y/o
servicios

Objetivos Específicos
 Detallar los diferentes procedimientos que requiere la realización de una compra.
 Conocer y analizar el proceso de la empresa para realizar las compras.
 3. ALCANCES DEL MANUAL
Este procedimiento se aplica a todo el personal implicado en la realización de compra
dentro de GRUPO INMA S.A. Se aplicará a la gestión de compras de todos los
productos que se utilicen en la empresa y en las diferentes áreas, las cuales tengan
influencia sobre el producto. Asimismo, es aplicable a los proveedores de productos,
servicios y/o materiales que afecten a la calidad de los servicios brindados por la
empresa, para garantizar el producto a nuestro consumidor final.

4. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

Antes de revisar los procedimientos de la Dirección de Compras de una Empresa u
Organismo determinado, debemos plantear el cumplimiento de los siguientes
principios:

1. Disponer de compradores con experiencia o en caso contrario, apoyarse

en consultores o asesores externos. Gestionar las compras, incluyendo si procede
soluciones innovadoras, requiere una organización más inteligente que rutinaria, y el
personal bien entrenado con una gama de habilidades y dotes directivas en estudios de
mercado, gestión de compras, negociación, contratos. Un comprador necesita preparar
peticiones de ofertas, evaluar propuestas, gestionar las diferentes fases del proceso de
compras, llevarlo hasta su fin, mantener actualizado su conocimiento y habilidades
asociadas a ese proceso, y a los sistemas generales de gestión que permitan su
coordinación con otros Departamentos.
2. Comunicar los objetivos de la Dirección de Compras, aprobados por la Dirección
General, con el objetivo de alinear a todos los Departamentos en la consecución de los
mismos y minimizar los aprovisionamientos realizados sin su apoyo y control.
3. Realizar un análisis de segmentación del gasto en términos de coste-efectividad
para ver cuáles son las compras estratégicas y concentrar los esfuerzos de estudios de
mercado, selección de proveedores, gestión y negociación del concurso en esas
partidas. A menudo, este tipo de análisis de gastos revelará posibilidades de reducción
de costes y pondrá de manifiesto la trascendencia del Proceso de Compras como
oportunidad de creación de valor.
4. Identificar y consensuar las necesidades de los departamentos de empresa.
Antes de que se lance cada solicitud de ofertas, el usuario tiene que definir la
necesidad con claridad, en términos de volumen, fecha de necesidad, forma de pago,
especificaciones, fichas técnicas, características esenciales del producto y presupuesto
disponible (previamente aprobado por la Dirección General).
5. Conocer el mercado. Estar informado de las tendencias, e identificar áreas donde
existen nuevas y mejores soluciones. Realizar una continua prospección, selección y
homologación de proveedores con garantías de fiabilidad, calidad y precios
competitivos. Procurar disponer de al menos tres proveedores para las compras
estratégicas, y cuando se trate de la adquisición de servicios especializados con
escasa competencia, exigir la justificación de precios por desglose de sus
componentes, con la posibilidad de abono por precios descompuestos.
6. Colaborar en el desarrollo de proveedores a través del modelo de gestión Lean
Manufacturing, filosofía de gestión enfocada a entregar el máximo valor para los
clientes, utilizando para ello los mínimos recursos necesarios, es decir ajustados.
7. Establecer canales para recibir de los proveedores sugerencias y propuestas de
mejora. Se puede poner un Tablón de Anuncios en la web de Compras, donde se
publiciten todos los elementos a comprar y servicios a contratar, sin esperar a tener
definidas las condiciones técnicas, económicas y de calidad. A través de un buzón de
Preofertas, se pueden recibir sus propuestas y sugerencias incluyendo sus condiciones
estándar y referencias de su experiencia.
8. Colaborar en la Planificación Estratégica de la Empresa u Organismo con la
metodología Balanced Scorecard. Uno de los principales elementos es la
coordinación de objetivos de los diversos Departamentos, medir de un modo
sistemático su realización y proponer acciones correctivas oportunas. Esa
colaboración, incluirá la transparencia de trazabilidad sobre los procesos de compra a
través de una plataforma informática, lo cual repercutirá beneficiosamente en la
eficiencia y reducción de los tiempos de gestión.
9. Supervisar que los precios negociados se cumplen para el alcance previsto y
durante el periodo establecido, y que el usuario interno queda satisfecho con la calidad
del producto, plazo, transporte, forma de pago…
10. Crear la figura del Comité de Eficiencia que garantice una toma de decisión
consensuada por los representantes de los Departamentos que intervienen en los
procesos de compra, fomente el trabajo en equipo y permita llevar a cabo acciones de
mejora para obtener beneficios, mejorar la eficiencia de la función de compras,
potenciar la consecución de ahorros sostenibles y en definitiva la generación de valor.

5. CONCEPTOS GENERALES
1. Actividad funcional: Se desarrolla cuando los compradores deben informar a
ventas, producción, etc.
2. Actividad operacional: La persona encargada de las compras actúa con las
atribuciones y responsabilidad que le han sido contenidas para tratar y negociar,
en nombre de la empresa, los asuntos que le han sido confiados.
3. Adquisición: Es el acto de obtener algún producto o servicio mediante una
transacción.
4. Análisis de gasto: generales es el primer paso para reducir los costos dentro
de la empresa.
5. Aprovisionamiento: consiste en la función logística a través de la cual una
compañía se provee de todo el material preciso para su adecuado
funcionamiento.
6. Ciclo de compras: es el proceso por el que pasa un usuario desde que
descubre que tiene un problema o necesidad hasta que encuentra y compra algo
que lo soluciona o satisface.
7. Declive: Última y no deseable etapa o fase del ciclo de vida, en la que el
producto se olvida o queda anticuado, bajando peligrosamente sus ventas, etc.
8. Desembolso: En términos generales, un pago en efectivo o gasto. Se refiere,
especialmente, a la salida de efectivo que presenta un gasto, más bien que un
desembolso para la compra de activos.
9. Eficiente: se refiere al proceso productivo de la empresa, su capacidad para
producir con la menor cantidad de recursos.
10. Gestión: Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o
gestionar algo.
11. Plataforma de compras: Son un recurso que se implementa de manera natural
a tu tradicional modelo de negocio.
12. Portal de proveedores: Son un recurso que se implementa de manera natural a
tu tradicional modelo de negocio.
13. Previsión: La determinación técnicamente realizada de lo que se desea lograr
por medio de la organización, y la valoración de cuáles serán las condiciones
futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los
diversos cursos de acción posibles.
14. Proceso: es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico.
15. Satisfacción: se puede definir como el sentimiento o la actitud del cliente hacia
un producto, una empresa o un servicio prestado por una empresa.
16. Suministros: son los productos, bienes, equipos, material médico o de aseo,
medicamentos, papelería, y demás... necesarios para garantizar el
funcionamiento de una empresa o servicio de salud.
17. Fortaleza financiera: se logra cuando una compañía o corporación ofrece
beneficios a sus accionistas por medio del reparto de dividendos consecuente y
satisfactoriamente.
18. Función: Actividad particular que realiza una persona o una cosa dentro de un
sistema de elementos, personas, relaciones, etc., con un fin determinado.
19. Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
20. Operación: Ejecución metódica y sistemática sobre cuerpos, números, datos,
etc., para lograr un determinado fin.
 6. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
“función “se debe entender la forma en que se ejercen las atribuciones, es decir, la
manera en que el Estado participa en las materias que tiene autorizadas. En torno a
esta actuación es que se mantiene vigente el concepto de división de poderes
entendido como división de funciones.

Gerente de compras:

Planificar la estructura de compras

 El jefe de compra realiza el cálculo de la cantidad de pedido más adecuada,

teniendo en cuenta las existencias en bodega y en tránsito y la venta de los
artículos.
 El jefe de compra elabora una solicitud de cotización al proveedor, con las
cantidades que se necesitan comprar, dicha solicitud es enviada por correo
electrónico.
 El jefe de compras recibe las órdenes de pedido y las revisa contra los
aprobados por la comisión de compras y se le notifica al comprador y a todos los
encargados del departamento de compras.
 Recibe la mercadería y realiza expedición de esta

Buscar los proveedores

1. Recibe las cotizaciones de los proveedores y se compra con el pedido realizado

anteriormente.
2. El Gerente junto con el jefe de compras revisa las cotizaciones del proveedor en
cuanto a precio y cantidad. Teniendo en cuenta los costos anteriores, los precios
de veta y el stock que se tiene en bodega y en tránsito para así decidir si se
realiza la compra.

Contador:

Realizar presupuesto

 El contador realiza un presupuesto para la compra de la mercadería el mismo

que es revisado conjuntamente con el Gerente y el Jefe de compras
  Se analiza y se recomienda modificar o mantener las cantidades totales o
parciales de las cotizaciones. Se puede pedir también más información a los
proveedores sobre una determinada línea de producto.
 Contabilidad ingresa las órdenes de pedido en el sistema de inventario y
facturación y los imprime para archivarlos en los expedientes de los pedidos de
la distribuidora.
 Se remite los pedidos a presupuesto para asignar el contenido presupuestario,
se crea expedientes para los diferentes departamentos y se notifica a los
proveedores para retirar la orden de pedido.

Gerente:

Aprobar órdenes de compra

 Una vez revisado los datos correspondientes, el Gerente envía por correo
electrónico las cotizaciones aprobadas a los proveedores.

Autorizar pago

 Finalmente, el pago a los proveedores mediante cheque o transferencia

bancaria.
 7. FLUJOGRAMA DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

Solicitar
INICIO Surge un Emitir solicitud de Compras analiza
NO información de
requerimiento Compra y acepta solicitud
porque es
rechazada

SI

Compras solicita
Compras Los proveedores a varios
Compras recibe
selecciona al envían sus proveedores que
las cotizaciones
mejor proveedor cotizaciones envíen sus
cotizaciones

Proveedor recibe Se realiza el envío Almacén recibe y Se devuelve en

Elaboración de
y acepta orden de de lo solicitado en analiza, acepta lo NO caso de no
orden compra
compra orden de compra recibido cumplir con lo
solicitado

Contabilidad Se presentan
Proveedor recibe
facturas a SI
pago autoriza pago
contabilidad

FIN
 8. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

El proceso de compra en la “GRUPO INMA S.A.” se da de la siguiente manera:

Requisición

Cotización

Orden de Compra

Recepción de materiales

Control de calidad

Rechazos y/o devoluciones

Pago
9. PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES

Procedimiento de una licitación cuando la compra excede a más de L. 200,000.00

Genera formulario de Se contacta al proveedor y se

requerimiento le envían las requisiciones

Se realiza la hoja de pedido Se acuerda las formas de

para compras mayores a pago, crédito y volumen
200,000.00

Se solicita a la junta directiva Se fija la fecha y hora de

de socios para poner a entrega y material
consideración la licitación

Se da solución para solventar

la necesidad de la compra

Se autoriza la
Si
compra

No Fin
10. FORMATO CRITERIOS DE EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDOR
 11. CONVOCATORIA O INVIACIÓN A LICITAR

Estimados comerciantes de _________________

Grupo INMA S.A. tiene el gusto de invitarle a presentar una Oferta a la presente

Invitación a Licitación (IaL) para ______________________________________

La presente IAL está compuesta de los siguientes documentos:

 Sección 1 – Esta Carta de invitación

 Sección 2 – Instrucciones a los Licitantes (que incluyen la Hoja de Datos)
 Sección 3 – Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas
 Sección 4 – Formulario de Presentación de la Oferta
 Sección 5 – Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del
Licitante
 Sección 6 – Formulario de Oferta Técnica
 Sección 7 – Formulario de Oferta Financiera

Su oferta incluirá una oferta técnica y una oferta financiera, presentadas en sobres
separados y con arreglo a las indicaciones de la Sección 2. Si precisa cualquier
aclaración adicional, le rogamos se ponga en comunicación con la persona de contacto
que se indica en la hoja de datos adjunta, que coordina las consultas relativas a esta
IAL.

GRUPO INMA S.A. queda a la espera recibir su oferta y le da las gracias de antemano
por su interés en las oportunidades de adquisición que ofrece GRUPO INMA S.A.

Atentamente le saluda,

_________________________

Representante Legal – GRUPO INMA S.A.

Dirección: B° Brisas de Celaque, Gracias, Lempira

 12. TÉRMINOS DE REFERENCIA

Contratación de (NOMBRE DEL CARGO O SERVICIO), para (DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD)

SOLICITANTE: (DESCRIPCIÓN)

1. OBJETIVOS DEL SERVICIO: (DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS)

2. CANTIDAD REQUERIDA: (DESCRIPCIÓN)
3. REQUISITOS REQUERIDOS: (DESCRIPCIÓN DE REQUISITOS)
4. ACTIVIDADES A REALIZAR: (ENLISTAR ACTIVIDADES)
5. PLAZO DEL CONTRATO: (CANTIDADES DE DIAS O MESES)
6. REMUNERACIÓN Y/O FORMA DE PAGO: (ESPECIFCAR CANTIDAD Y
FORMA DE PAGO).
 13. RECEPCIÓN O PRESENTACION DE OFERTAS Y APERTURA DE
LAS OFERTAS

Proyecto:
Préstamo:
Licitación Pública
Internacional:
Proceso No.:
Identificador:
Fecha y Hora Límite para
Recepción:

En la ciudad de (CIUDAD), Municipio de (NOMBRE) presentes en (NOMBRE DEL

LUGAR) a los (FECHA), siendo (HORA), hora oficial de la Republica de Honduras, con
representantes de (COMAÑIA). Unidad coordinadora del programa (NOMBRE) y
oferentes participantes, se efectuó el Acto de recepción y Apertura de Ofertas del
Proceso de Licitación Pública Internacional No. (NUMERO) Obra: (NOMBRE DE LA
OBRA), desarrollándose de la siguiente manera:

PRIMERO: Los abajo firmantes por este medio hacemos constar que las empresas que
presentaron Ofertas para el proceso No. (NUMERO) Obra: (NOMBRE DE LA OBRA),
objeto de este acto, lo hicieron dentro del límite de tiempo estipulado en el documento
de licitación de acuerdo a cláusula (NUMERO); tal como se describe a continuación:

NO. NOMBRE DEL HORA Y FECHA DE OBSERVACIONES

OFERENTE INGRESO

SEGUNDO: De conformidad a las IAO-23 (instrucciones a los Oferentes) , no se recibió

ninguna notificación de retiro, sustitución o modificación de las ofertas, de igual manera
se hace constar que no se presentó ninguna oferta fuera de tiempo.

TERCERO: Se procedió a las (HORA) a realizar la apertura de las ofertas de acuerdo a

lo indicado en las IAO 24; leyéndose lo siguiente:
 CUADRO NO. 1
IDENTIFICACION
PRECIOS DE LAS OFERTAS LEÍDOS EN VOZ ALTA
DEL OFERENTE
Monto
Nombre del Descuentos
No. País de la Moneda(s) Observaciones
Oferente (Si/No)
Oferta

CUADRO NO.2
IDENTIFICACIÓ
N DEL GARANTÍA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA
OFERENTE
Número Vigencia
Nombre Entidad
Paí de Mont Observacione
No. del Emisor Desd Hast
s Garantí o s
Oferente a e a
a

CUARTO: Después de realizado el acto de apertura y de la lectura íntegra de esta

acta; estando conforme todos los presentes, se procedió al cierre de este acto, siendo
las (HORA)
Y para constancia se firma la presente acta en la Ciudad (NOMBRE DE LA CIUDAD Y
DEPARTAMENTO), a los _____ días del mes de _______ del año ________.

NOMBRE CARGO FIRMA INICIAL

NOMBRE DEL
NOMBRE FIRMA INICIAL
REPRESENTANTE
 14. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Nombre de Institución

Número de proceso de
compra.

Descripción del proceso.

Fecha y hora de apertura

de las ofertas
económicas.
Fecha y hora de
evaluación de ofertas.

Evaluación Legal

Requisitos legales
Oferente Cumple No Observaciones
RTN Cumple

1. Evaluación técnica y económica

Requisitos legales
Monto de
Oferente Observaciones
Oferta Cumple No Cumple
 2. Integrantes Comité de Evaluación (agregar número de documento por el cual
fueron nombrados)

Nombre y Apellido No. Identidad Firma

Lugar y fecha:
________________________________________________

VERSION CAUSA DEL RESPONSBLE MODIFICACIÓN APROBADO FECHA DEL

CAMBIO DEL CAMBIO POR CAMBIO
 15. FORMATO DE ACTA DE SELECCIÓN / ADJUDICACIÓN

Fecha:

Nombre del contacto

Dirección

ADJUDICACIÓN DE CONTRATO (NOMBRE DEL CONTRATO) CONTRATO NO. :

(NÚMERO)

Estimado: (NOMBRE DEL CONTACTO)

En respuesta a su propuesta acerca de (ESPECIFICAR), tenemos el agrado de

informarle que su propuesta ha sido analizada minuciosamente y se ha aceptado su
oferta por la suma de (ESPECIFICAR MONTO EN LEMPIRAS), (COMPAÑÍA) tiene la
intención de adjudicar el contrato de (ESPECIFICAR) a (CONTRATISTA).

Después de haber analizado las ofertas de distintos contratistas altamente calificados

recibidas luego de nuestra solicitud de (ESPECIFICAR NOMBRE) para la propuesta
con fecha (FECHA), hemos llegado a la conclusión que el plan propuesto por
(CONTRATISTA) es el que mejor se ajusta a las necesidades de (COMPAÑÍA).

Adjuntamos un Acuerdo y (ESPECIFICAR DOCUMENTACION ADICIONAL).

Esperamos recibir el acuerdo firmado a más tardar el (FECHA).

Gracias por su interés en trabajar conjuntamente con (COMPAÑÍA).

Atentamente,

(NOMBRE)
(CARGO)
(NÚMERO DE TELEFONO)
(CORREO ELECTRÓNICO)
16. FORMATO DE REQUISICIÓN
17. FORMATO DE COTIZACIONES
18. FORMATO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
19. FORMATO ORDEN DE COMPRA
 20. FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS

La empresa utiliza el sistema A2 el cual le permite poder conocer la rotación de cada

producto al final del mes la empresa baja el reporte de unidades vendidas contra
unidades existentes y automáticamente el formato les indica la rotación del producto
para determinar la cantidad a comprar.

La empresa controla los movimientos de inventario mediante transferencias que se

hacen hacia cada sucursal.

Básicamente todo lo llevan vía sistema y es mínimo lo que se trabaja en Excel.

21. FORMATO PROVEEDORES
22. FORMATO ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES Y / O SERVICIOS