INTRODUCCIÓN

La historia muestra el surgimiento y avance de la computadora, hasta llegar a ser en la

actualidad juntó con la informática, la herramienta principal e indispensable en toda buena
empresa, facilitándole a la organización, empleados y demás usuarios, las transacciones
comerciales por medio la Internet, del comercio y correo electrónico.

Es un hecho que, en los últimos años hemos experimentado un cambio enorme en la

comunicación, la cantidad de información que recibimos y enviamos al día ha aumentado de
manera sustancial, la forma de comunicarnos, la accesibilidad a ser visto y escuchado por
todo el mundo, con solo un "clic" se puede llegar a miles de personas. Este cambio se debe al
rápido desarrollo de las tecnologías de la información, que están introduciéndose en casi
todos los aspectos de la vida diaria.

Es interesante ver qué efectos ha supuesto en las empresas, cómo han hecho que
evolucione, qué ha supuesto en la forma de gestión, su manera de adaptarse y
desenvolverse; pues, la gran mayoría de organizaciones ya apoyan su actividad en las
tecnologías de la información y la comunicación, a pesar del impacto que suponen en el
mundo actual, es motivo de debate en cada caso, los posibles futuros resultados
empresariales y su papel en la creación de ventaja competitiva. En un proceso cuya
expansión está siendo muy rápido, en cuanto a introducción de modelo de gestión, adaptarse
o morir, se está consiguiendo implantar una variedad de herramientas basadas en hardware y
software que interactuando con las personas saca el máximo rendimiento de la organización.

El mercado en general, se ha vuelto más exigente y la supervivencia en él es un juego

continuo de estrategias que, apoyadas en algunas herramientas y el factor humano da la
posibilidad de no ser expulsados del mercado. Este cambio en las reglas del juego ha
supuesto que la información pase a ser uno de los recursos más valorados e importantes de
los que dispone la empresa, además ha dado lugar a formas organizativas nuevas, de mayor
complejidad pero que logrará mayores beneficios a la hora de planificar y diseñar la estrategia
que va a desarrollar la empresa.
El motor que ha impulsado este desarrollo son las tecnologías de la información y las
comunicaciones y ha producido efecto a nivel mundial. Hace tan solo 47 años que nació
Internet y la tecnología ya prácticamente configura nuestra vida, incluso en las zonas más
desfavorecidas del planeta ha penetrado la tecnología. El avance y desarrollo que ha
supuesto para la gestión empresarial, es tema objeto de estudio en este trabajo.
RESUMEN

Actualmente, el uso de las computadoras es muy importante en todo el mundo, ya que ayuda
a todos a optimizar nuestro tiempo, organizar mejor nuestro trabajo, mantenernos unidos por
medio de la comunicación electrónica, a realizar negocios importantes para las empresas.
Pero antes de llegar a todo lo que conocemos en el mundo de la Informática hoy en día, tuvo
que pasar muchísimo tiempo, antes de ser lo que es en la actualidad.

El dispositivo de cálculo más antiguo que se conoce es el ábaco, su nombre viene del griego
abakos que significa superficie plana, éste es un sistema de cálculo de tipo digital que, a
pesar de su simplicidad sigue su uso en países tan avanzados en computación como el
Japón. Se sabe que los griegos empleaban tablas para contar en el siglo V. El ábaco tal como
lo conocemos actualmente está constituido por una serie de hilos con cuentas ensartadas en
ellos.

Debido al gran impacto producido por las tecnologías de la información y la comunicación

(TIC's) en los últimos años se hace interesante conocer su evolución, las aportaciones que ha
supuesto a nivel económico y en la gestión del conocimiento adquirido y producido
internamente por la empresa. El desarrollo de las TIC significa un cambio en casi todos los
ámbitos de la vida diaria, estas tratan de transformar, localizar, almacenar, gestionar, proteger
y difundir los datos necesarios para cualquier actividad que se realice en la red.

En este trabajo se trata de introducir el cambio en la gestión empresarial que origina el

desarrollo de las TIC, conocer algunas herramientas nuevas, además de explicar la
importancia de la información y la comunicación dentro de la empresa, se hablará sobre
términos de moda como la nube y el Business Intelligence así como el papel estratégico de
las TIC en la empresa. Para concluir, conoceremos alguna de las formas para asegurar
calidad en la red y las TIC utilizadas.
 INDICE
CAPITULO I..............................................................................................................................1
1. ASPECTOS GENERALES DE LA INFORMÁTICA EN LA EMPRESA...............................1
1.1 IMPORTANCIA DE LA INFORMÁTICA EN LAS EMPRESAS....................................1
1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA.................................................3
Tipos de sistemas de información........................................................................................4
CAPITULO II.............................................................................................................................6
2. COMPONENTES DEL ORDENADOR.................................................................................6
2.1 HARDWARE DEL ORDENADOR................................................................................6
a) Unidad Central de Proceso (CPU)...............................................................................6
b) Memoria RAM o memoria principal:.............................................................................7
c) Sistemas de almacenamiento......................................................................................7
d) Periféricos de entrada................................................................................................10
e) Periféricos de salida...................................................................................................11
f) Los puertos o conectores...........................................................................................12
2.2 SOFTWARE DEL ORDENADOR...............................................................................13
A. Sistema operativo.......................................................................................................13
B. Programas de aplicación............................................................................................15
CAPITULO III..........................................................................................................................16
3. EVOLUCIÓN DE LA INFORMÁTICA DE GESTIÓN EN LA EMPRESA, APLICACIONES
DE GESTIÓN COMERCIAL.......................................................................................................16
3.1 CAMBIOS EN LAS EMPRESAS................................................................................16
3.2 LOS TIEMPOS AVANZAN.........................................................................................17
3.3 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA: CONCEPTO, FUNCIÓN,
OBJETIVO, CARACTERISTICAS Y COSTE.........................................................................19
3.4 CLASES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN...........................................................21
CAPITULO IV..........................................................................................................................24
4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA.................................................................................24
 4.1 Componentes de la contabilidad informática.............................................................24
4.2 ¿Cómo funciona la contabilidad computarizada?......................................................25
4.3 Ventajas de la contabilidad computarizada................................................................27
4.4 Desventajas de la contabilidad computarizada..........................................................28
CAPITULO V...........................................................................................................................30
5. MÉTODO DE PROCESAMIENTO Y ARCHIVOS DE DATOS..........................................30
5.1 PROCESAMIENTO DE DATOS................................................................................30
5.2 ETAPAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS...........................................................33
A. Recopilación de datos................................................................................................33
B. Preparación de datos.................................................................................................33
C. Entrada de datos........................................................................................................34
D. Procesamiento............................................................................................................34
E. Interpretación de los datos.........................................................................................35
F. Almacenamiento de datos..........................................................................................35
G. El análisis de datos.....................................................................................................35
H. Tratamiento de datos..................................................................................................36
5.3 ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS.................................................37
5.4 FORMATOS DE ARCHIVO DE DATOS....................................................................38
¿Qué es un archivo de datos?...........................................................................................38
¿Cómo se usan ARCHIVOS DE DATOS?.........................................................................39
CAPITULO VI..........................................................................................................................40
6. HOJAS DE CÁLCULO........................................................................................................40
6.1 HOJA DE CÁLCULO: DEFINICIÓN TÉCNICA..........................................................40
Para qué sirven...................................................................................................................40
Ejemplos de hojas de cálculo.............................................................................................41
6.2 ELEMENTOS..............................................................................................................42
6.3 CONSTRUCCIÓN DE FÓRMULAS...........................................................................45
6.4 FORMATEO DE UNA HOJA DE CALCULO..............................................................47
CAPITULO VII.........................................................................................................................54
7. FUNCIONES COMUNES DE LA HOJA DE CÁLCULO.....................................................54
 7.1 FUNCIONES COMUNES...........................................................................................54
FÓRMULAS DE EXCEL ESENCIALES PARA EMPEZAR Y APRENDER.......................54
7.2 FUNCIONES DE ANÁLISIS FINANCIERO................................................................67
7.3 FUNCIONES ESTADÍSTICAS...................................................................................69
7.4 FUNCIONES ANÁLISIS DE HIPÓTESIS...................................................................87
CAPITULO VIII........................................................................................................................91
8. GRÁFICOS EN EXCEL......................................................................................................91
8.1 ¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?.......................................................................91
8.2 OBJETIVO DE UN BUEN GRÁFICO EXCEL............................................................91
8.3 TIPOS DE GRÁFICOS EXCEL..................................................................................92
1 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS................................92
2 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)..............................97
3 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE ÁREAS............................................................99
4 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE LÍNEAS.........................................................100
5 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE DISPERSIÓN................................................102
6 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO COMBINADO........................................................104
7 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO DE ARAÑA............................................................105
8 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS ESTADÍSTICOS.................................................106
9 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE CASCADA....................................................108
10 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE JERARQUÍA...............................................109
8.4 COMO HACER GRÁFICOS EN EXCEL..................................................................109
8.5 EDITAR O REORGANIZAR UNA SERIE................................................................110
8.6 FILTRAR DATOS EN EL GRÁFICO........................................................................111
9. REFERENCIAS................................................................................................................113

INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Importancia de la informática.....................................................................................2

Ilustración 2 Tipos de sistemas.....................................................................................................4
Ilustración 3................................................................................................................................7
Ilustración 4................................................................................................................................7
Ilustración 5................................................................................................................................8

Ilustración 6................................................................................................................................8
Ilustración 7................................................................................................................................9
Ilustración 8................................................................................................................................9
Ilustración 9..............................................................................................................................10
Ilustración 10............................................................................................................................11
Ilustración 11............................................................................................................................11
Ilustración 12............................................................................................................................11
Ilustración 13............................................................................................................................12
Ilustración 14............................................................................................................................12
Ilustración 15............................................................................................................................13
Ilustración 16............................................................................................................................13
Ilustración 17............................................................................................................................13
Ilustración 18............................................................................................................................14
Ilustración 19............................................................................................................................14
Ilustración 20............................................................................................................................21
Ilustración 21............................................................................................................................41
Ilustración 22............................................................................................................................42
Ilustración 23............................................................................................................................43
Ilustración 24............................................................................................................................47
Ilustración 25............................................................................................................................53
Ilustración 26............................................................................................................................93
Ilustración 27............................................................................................................................93
Ilustración 28............................................................................................................................94
Ilustración 29............................................................................................................................94
Ilustración 30............................................................................................................................95
Ilustración 31............................................................................................................................95
Ilustración 32............................................................................................................................96
Ilustración 33............................................................................................................................96
Ilustración 34............................................................................................................................97
Ilustración 35............................................................................................................................98
Ilustración 36............................................................................................................................98
Ilustración 37............................................................................................................................99
Ilustración 38..........................................................................................................................100
Ilustración 39..........................................................................................................................100
Ilustración 40..........................................................................................................................101
Ilustración 41..........................................................................................................................101
Ilustración 42..........................................................................................................................102
Ilustración 43..........................................................................................................................103
Ilustración 44..........................................................................................................................103
Ilustración 45..........................................................................................................................104
Ilustración 46..........................................................................................................................105
Ilustración 47..........................................................................................................................106
Ilustración 48..........................................................................................................................107
Ilustración 49..........................................................................................................................107
Ilustración 50..........................................................................................................................108
Ilustración 51..........................................................................................................................109

INDICE DE TABLAS

Tabla 1....................................................................................................................................70
Tabla 2....................................................................................................................................88
Tabla 3....................................................................................................................................89
Tabla 4....................................................................................................................................89
Tabla 5....................................................................................................................................90
INFORMÁTICA CONTABLE I

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DE LA INFORMÁTICA EN LA

EMPRESA

1.1 IMPORTANCIA DE LA INFORMÁTICA EN LAS EMPRESAS

La informática se ha vuelto parte integral en la forma de hacer negocios y

también de nuestras vidas. Sería impensable hoy en día concebir una
organización que pretendiera funcionar sin emplear infraestructura y recursos
tecnológicos.

Mucho ha sido el camino andado en el empleo de la informática en la

empresa, desde los primeros computadores de hace décadas, pasando por
los sistemas transaccionales y los de planificación de recursos de la empresa
en la actualidad, hasta los sistemas de inteligencia de negocios.
(PMOinformatica.com, s.f.)

La informática permite automatizar todo tipo de actividades en la

administración que antes tenían que realizarse manualmente. Algunos
ejemplos son:

 Registrar el catálogo de precios, tomar los pedidos de clientes,

coordinar despachos de mercancía y emitirles factura de acuerdo a

1
INFORMÁTICA CONTABLE I

los requisitos fiscales. Posteriormente podemos llevar el control de

quien ha pagado sus cuentas y quién no.
 Controlar los niveles de inventario de mercancía y emitir alertas o
pedidos de compra automáticamente cuando se esté agotando, así el
negocio puede mantenerse abastecido todo el tiempo y no así no
perder ventas.
 Controlar el pago de nóminas, realizando complejos cálculos de
sueldos, bonos y deducciones, asegurando que cada empleado
reciba a tiempo sus pagos.
 Consolidar la información de ventas por períodos, región o cualquier
otra variable. Calcular indicadores como por ejemplo ventas por cada
vendedor, por cada empleado, porcentaje de incremento respecto al
período anterior, entre otros.

Ilustración 1 Importancia de la informática

2
INFORMÁTICA CONTABLE I

1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA

Un Sistema de Información (SI) es un conjunto de componentes

interrelacionados que trabajan juntos para recopilar, procesar, almacenar y
difundir información para apoyar la toma de decisiones. Además, apoyan la
coordinación, control, análisis y visualización de una organización.

La mayoría de las empresas modernas dependen, en gran medida, de los

sistemas para la gestión de sus operaciones y la toma de decisiones; desde
el correo electrónico, hasta la administración de la base de datos y sitios web.

La información comienza como flujo de datos sin procesar, representan

eventos que ocurren en organizaciones o en el entorno físico antes de que se
hayan organizado en una forma que las personas puedan entender y usar.
Son la materia prima para el procesamiento y se refieren a hechos, eventos y
transacciones. Por lo tanto, el propósito de los SI es convertir los recursos en
bruto en información útil que pueda utilizarse para tomar decisiones en una
organización. (KIO, s.f.)

Por ejemplo, los hospitales tienen grandes bases de datos de pacientes para
lograr un historial clínico eficiente. Las universidades cuentan con sistemas
para el manejo del personal, alumnos, transacciones de pagos, así como
redes en expansión para administrar el campus. Incluso una pequeña
empresa dedicada a la comida con envíos a domicilio necesita un sistema de
gestión y seguimiento de pedidos.

3
INFORMÁTICA CONTABLE I

Tipos de sistemas de información

Un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) es una combinación de

software que permite la administración de los datos y su análisis. Hay algunos
tipos generales de sistemas de información.

Ilustración 2 Tipos de sistemas

Una hoja de cálculo electrónica es una herramienta para el análisis básico, se

basa en fórmulas que definen relaciones entre los recursos. Se puede usar
para calcular promedios para un conjunto de valores o para trazar la
tendencia de un valor a lo largo del tiempo.

4
INFORMÁTICA CONTABLE I

En contraste, hay una serie de sistemas especializados que han sido

diseñados específicamente para apoyar un proceso particular dentro de una
organización o para llevar a cabo tareas de análisis muy específicas como la
planificación de recursos empresariales (ERP): un sistema utilizado para
integrar la gestión de toda la cadena de suministro interna y externa en toda
una organización.

Otro ejemplo son las plataformas geográficas (SIG) que se utiliza para
gestionar y analizar todo tipo de datos geográficos.

Los sistemas de soporte de decisiones (DSS) son aplicaciones de programas

informáticos utilizados por la gerencia media y superior para recopilar
información de una amplia gama de fuentes y procesos para apoyar la
resolución de problemas y la toma de decisiones. Un DSS se utiliza
principalmente para problemas de decisión semiestructurados y no
estructurados.

Los sistemas ejecutivos (EIS) son una herramienta de informes que

proporcionan acceso rápido a informes y procesos resumidos, provenientes
de todos los niveles y departamentos de la empresa como contabilidad,
recursos humanos y operaciones.

Hay sistemas más especializados, diseñados específicamente para gestionar

los aspectos de marketing, sistemas de contabilidad y sistemas de gestión de
recursos humanos por mencionar algunos. (The Role of Different Types of
Information Systems In Business Organizations, 2019)

5
INFORMÁTICA CONTABLE I

CAPITULO II

2. COMPONENTES DEL ORDENADOR

Los componentes del ordenador se pueden dividir en dos grandes grupos: Hardware y
Software.

 El Hardware es la parte física y electrónica del ordenador. Ejemplo: cables,

impresora, teclado, pantalla, etc.
 El Software está formado por todos los programas y datos que maneja el
ordenador. Ejemplo: El Windows, una foto, una canción, un vídeo, un
videojuego, etc.

2.1 HARDWARE DEL ORDENADOR

Veamos cuales son las partes físicas del ordenador:

a) Unidad Central de Proceso (CPU)

También llamado microprocesador. Es el componente más

importante del ordenador. Se podría decir que es el cerebro del

6
INFORMÁTICA CONTABLE I

ordenador pues se encarga de procesar la información que recibe.

Hoy en día los microprocesadores más vendidos pertenecen a las
empresas Intel y AMD. (EL ORDENADOR Y SUS COMPONENTES,
s.f.)

Ilustración 3

b) Memoria RAM o memoria principal:

Es la parte del ordenador que almacena temporalmente los

programas o datos se están manejando en el ordenador en ese
momento. Físicamente, la memoria RAM la consisten en un conjunto
de chips alojados en una gran placa llamada Placa Base.

Ejemplo: Cuando abres una foto en el ordenador. Toda esa

información se almacena en la memoria RAM hasta que cierras la
foto.

Ilustración 4

7
INFORMÁTICA CONTABLE I

c) Sistemas de almacenamiento

Son todos aquellos sistemas que emplea el ordenador para

almacenar la información de modo permanente. Veamos algunos:

 Disco duro: Se instala dentro del ordenador. En Windows se

representa como la Unidad C, aunque puede haber más de
un disco duro en el ordenador. El disco duro es el sistema de
almacenamiento de información más grande que existe. Hoy
en día hay discos duros capaces de almacenar hasta 1000
Gb de información (equivalen a unas 17000 horas de música
en MP3). En el disco duro se puede almacenar cualquier tipo
de información, incluido programas.

Ilustración 5

 Disquete: Es un disco magnético recubierto por una carcasa

de plástico. En Windows se representa por la Unidad A. Para
leer su información debe introducirse en la disquetera del
ordenador. Su capacidad es muy baja, tan sólo de 1,44 Mb
de información (equivale a menos de dos minutos de música
en MP3). Este sistema tiende a desaparecer.

8
INFORMÁTICA CONTABLE I

Ilustración 6

 CDs DVDs y Blue Ray: Son discos que almacenan

información. Los hay que sólo puedes leer la información que
contienen, pero no puedes escribir en ellos y los hay que
además de leer la información, puedes escribir en ellos. Son
los discos grabables y regrabables (CR-R, CD-RW, DVD-R y
DVD-RW). Capacidades:

 CD: 700 MB, que equivalen a más de 10 horas de

música en MP3.

Ilustración 7

 DVD: 4,7 GB, que equivalen a unas 80 horas de

música en MP3.
 Blue Ray: 50 Gb, que equivalen a unos 35 días de
música en MP3.

9
INFORMÁTICA CONTABLE I

Ilustración 8

 Tarjetas de memoria: Son sistemas para almacenar

información que que se emplean en dispositivos móviles
como cámaras de fotos digitales, memorias USB, PDAs,
teléfonos móviles, etc.

Ilustración 9

d) Periféricos de entrada

Son todos aquellos elementos externos que nos permiten introducir

los datos en el ordenador. Hay varios tipos:

 Teclado: Introduce datos e instrucciones manualmente.

 Ratón: Introduce datos e instrucciones manualmente.
 Escáner: Nos permite introducir imágenes y textos impresos
en papel.
 Micrófono: Introduce datos en forma de sonidos.

10
INFORMÁTICA CONTABLE I

También se consideran periféricos de entrada (además de

dispositivos de almacenamiento) a los CDs, DVDs, tarjetas de
memoria, etc.

Otros periféricos de entrada son Joysticks, cámaras de vídeo y de

fotos.

Ilustración 10

Ilustración 11

Ilustración 12

e) Periféricos de salida

Son todos aquellos elementos externos que nos permiten mostrar los
resultados del ordenador. Hay varios tipos:

 Impresora. Nos muestra la información impresa sobre papel.

11
INFORMÁTICA CONTABLE I

 Monitor o pantalla: Nos muestra directamente la información.

Hoy en día se tienen a vender las pantallas planas o
pantallas TFT.
 Altavoces: Nos muestra la información en forma de sonidos.

Ilustración 13

Ilustración 14

f) Los puertos o conectores

Son los sitios del ordenador en los que se conectan los periféricos
para comunicarse con el ordenador: Hay varios tipos, destacando:

 Puertos USB: Son los más empleados porque son sencillos y

rápidos. En él se conectan cámaras de fotos, impresoras,
ratones, Pen drives, etc.
 Puertos VGA: En él se conectan los monitores.

12
INFORMÁTICA CONTABLE I

 Puertos de Red: En él se conectan los cables que comunican

unos ordenadores con otros y, además, permiten la
navegación por Internet.

Ilustración 15

Ilustración 16

Ilustración 17

2.2 SOFTWARE DEL ORDENADOR

Los distintos programas que un ordenador puede contener son:

A. Sistema operativo

13
INFORMÁTICA CONTABLE I

El sistema operativo es el programa básico que debe tener un

ordenador y que hace posible su funcionamiento. Sus funciones son:

 Organizar la información en forma de archivos.

 Controlar todos los periféricos (impresoras, ratón, etc).
 Almacenar la información en su sitio (disquetes, disco duro,
etc).

Hay muchísimos tipos de Sistemas Operativos siendo los más

conocidos:

 Windows: Sistema Operativo propiedad de la empresa

Microsoft (es de pago)
 Linux: Sistema Operativo totalmente gratuito.

Ilustración 18

14
INFORMÁTICA CONTABLE I

Ilustración 19

B. Programas de aplicación

Son el conjunto de programas que funcionan dentro de los sistemas

operativos y que resuelven problemas concretos. Hay miles de
programas de aplicación distintos, destacando:

 Procesadores de textos: que sirven para escribir. Ejemplo:

Word, Writer.
 Programas de diseño gráfico: Para editar fotografías y
dibujos. Ejemplo: Corel Draw, Photoshop, Gimp.
 Navegadores de Internet: Internet Explorer, Mozilla Firefox,
 Visores multimedia: Para ver películas y escuchar música.
Ejemplo: Windows Media Player, VLC, Winamp.
 Juegos.
 Etc.

15
INFORMÁTICA CONTABLE I

CAPITULO III

3. EVOLUCIÓN DE LA INFORMÁTICA DE GESTIÓN EN LA

EMPRESA, APLICACIONES DE GESTIÓN COMERCIAL.
Desde que apareció la informática muchos han sido los cambios que ha
experimentado hasta llegar a ser como la conocemos actualmente. Aunque parezca
que los ordenadores, Internet o las bases de datos son, prácticamente algo innato, lo
cierto es que no siempre fue así y la informática ha sufrido transformaciones hasta
evolucionar y convertirse en un aspecto esencial para nuestras vidas.

La información ha sido tratada de diferentes maneras a lo largo del tiempo, los

sistemas de información en la empresa han ido apareciendo y evolucionando de
manera gradual en el tiempo.

No podemos ignorar el gran cambio ocurrido en los últimos 20 años, centrándonos en

el marco empresarial éste, exige cambios en la manera de gestionar la información y

16
INFORMÁTICA CONTABLE I

el conocimiento adquirido.

3.1 CAMBIOS EN LAS EMPRESAS

Pero los mayores cambios se han producido en el terreno empresarial. La

aparición de las computadoras dio un giro de 180 grados para gestionar las
diferentes compañías y desembocó en la creación de un departamento
específico que se encarga del mantenimiento informático. Además, ayudó a
mejorar la calidad y la eficacia de otras áreas propias de estas empresas
hasta llegar a crear una red de trabajo totalmente automatizada. Hoy en día,
el ordenador es una herramienta fundamental en el desarrollo de las
empresas y más concretamente, de la producción existente en las mismas.

La historia comenzó allá por los años sesenta cuando surgieron los primeros
ordenadores. Eran de gran tamaño y solo estaban disponibles en las grandes
multinacionales. Gracias a estas computadoras comenzó a desarrollarse la
automatización en las empresas, en concreto fue el área administrativa la
pionera en todo esto. Nóminas, datos de los trabajadores, parte de la gestión
comercial… se abrían así las puertas hacia la era de las nuevas tecnologías.

Tan solo diez años después y debido a la gran aceptación que habían tenido
aquellos grandes ordenadores, empiezan a surgir las primeras bases de
datos. No eran muy elaboradas, sin embargo fueron de gran ayuda para
controlar todo lo que se movía en las empresas, ya no solo en el terreno
administrativo, el cual había dado un gran salto, sino también en la gestión de
la producción de estas compañías. Tener un control de los productos era
fundamental. Además, nacieron los primeros ordenadores personales, de
tamaño más reducido y aparece la industria del software como tal. Ahora la
informática no era una desconocida y tenía su propia rama de trabajo.

17
INFORMÁTICA CONTABLE I

3.2 LOS TIEMPOS AVANZAN

Ya en los ochenta se había prácticamente consolidado, si bien los

ordenadores de entonces no prestaban todos los servicios que tenemos
ahora, sí experimentaron grandes cambios que ayudaban a mejorar la gestión
empresarial. Se empiezan a crear los departamentos informáticos y además
nace una red automatizada para controlar los demás departamentos de la
compañía, así todo estaría administrado desde un mismo punto. Otra de las
ventajas es que surge con autonomía la informática doméstica, ya en los
hogares empiezan a verse los ordenadores. Pero, el hito más importante en
esta época es el nacimiento de Internet. Fue una década donde tomó más
impulso la informática y donde se empezó a forjar las bases de lo que hoy en
días conocemos como la red.

En los noventa casi todo el mundo utilizaba ya Internet y las TIC estaban
totalmente asentadas en la sociedad, pero fue a partir de 1995 cuando la
digitalización cogió más fuerza. Todos los países desarrollados incluyeron los
ordenadores y la red de redes en la mayoría de las casas y, en mayor
medida, en las empresas pertinentes que controlaban gran parte del mercado
en cada región. Ya no solo las multinacionales gozaban de la informática, las
medianas y pequeñas empresas también hacían un gran uso de ella. La
gestión empresarial era diferente, dado que todo iba a través del ordenador
que otorgaba rapidez y eficacia a los procesos. En esta época no solo los
países desarrollados contaban con la informática, sino que muchos en vías
de desarrollo empezaron a implantarla en las grandes compañías.
Actualmente parece que eso de no tener ordenador e Internet prácticamente
es algo obsoleto y podríamos decir que hasta de la época de “Cromañón”
debido a la expansión de otras tecnologías, como los teléfonos móviles.

18
INFORMÁTICA CONTABLE I

Hoy en día son muchas las empresas internacionales que utilizan la

informática para tener una buena gestión empresarial, aunque algunas
destacan más que otras en cuanto a la forma en la que gestionan sus
servicios con formato online. Gracias a la informática, Internet y a las
herramientas de última generación se potencia la relación que tienen los
negocios con el cliente, el sistema de transporte, sistema de abastecimiento,
gestión de almacenes o el programa de reposición continua. Éstos son
algunos de los elementos claves utilizados por estas compañías que son
responsables de su éxito mundial.
3.3 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA: CONCEPTO,
FUNCIÓN, OBJETIVO, CARACTERISTICAS Y COSTE

En primer lugar, debemos comprender que es un sistema de información (SI)

y cuáles son sus componentes, así como, que son las tecnologías de la
información y la comunicación (TICs).

Comenzaremos con el concepto de sistema de información, entendemos

como un sistema según la Teoría General de Sistemas (TGS) “un conjunto de
elementos de interacción dinámica organizados para la consecución de un
objetivo”. Según la TGS se define como un sistema de información
empresarial como “un conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos,
interrelacionados dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de
satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial
para la gestión y la correcta adopción de decisiones”.

Los componentes que forman un SI empresarial actualmente son la

Información, las Personas, los Equipos de tratamiento de la información e
interacción con los usuarios y la normas o técnicas de trabajo. Un sistema de

19
INFORMÁTICA CONTABLE I

información será eficaz si dispone de información necesaria y oportuna, es

decir en el momento en que se precise, y será eficiente si lo hace al menor
coste y en el menor tiempo posible.

El sistema informático de la empresa que está compuesto por todos los

recursos que se necesitan para realizar un proceso automatizado de la
información, es decir, formado por tecnologías de información y de las
comunicaciones (TICs). La comunicación hace que los hechos se transformen
en información, esta información debe ser de utilidad para la empresa, una
buena comunicación interna es esencial, el sistema de información
empresarial sirve de base para el proceso de transformación de la
comunicación y está formado por los recursos, componentes y medios de
comunicación en la empresa.

Recordamos que un sistema de información empresarial para que sea eficaz

debe realizar continuamente las siguientes funciones:

 Recogida y registro de la información.

 Acumulación de la información.
 Tratamiento o transformación de información.
 Difusión de la información.

El SI para alcanzar sus objetivos realiza al menos tres actividades

diferenciadas:

 Recibe datos de fuentes tanto internas como externas. (Inputs)

 Almacena información y actúa sobre los datos para generar y
producir información. (Processing)
 Distribuye de forma elaborada para el usuario final. (Outputs)

20
INFORMÁTICA CONTABLE I

Los objetivos básicos para los que se implanta son:

 Proporcionar a los distintos niveles de dirección información

necesaria para la planificación, el control y el proceso de la toma de
decisiones.
 Colaborar en la consecución de los objetivos de la organización.
 Obtener ventajas competitivas de su entorno

Para que un sistema de información sea eficaz la información debe tener las
siguientes características: Fiable, Adecuada, Relevante, Oportuna, Flexible.
3.4 CLASES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Como hemos comentado en puntos anteriores debido al enorme cambio en el

mercado con la incorporación de las tecnologías que hacen más fácil la
administración y gestión de los datos, para la recogida de información se
hace necesaria en la empresa la implantación de ciertos sistemas de
información.

Los sistemas más comunes utilizados para tratar los datos generados por la
actividad de la empresa están representados en la siguiente figura:

21
INFORMÁTICA CONTABLE I

Ilustración 20

a. Los sistemas de procesamiento de transacciones: (TPS) son los que

registran los datos de las transacciones que se procesan diariamente
en las organizaciones. Están automatizadas en su totalidad, son
básicos para recopilar datos de toda la empresa. Esta estructura
supone un ahorro en costes además de ayudar al control de las
actividades de la empresa.

b. Los sistemas de soporte a la decisión o Decision Support Systems

(DSS), estos sistemas se basan en el estudio y la comparación entre
un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de
decisiones dentro de una empresa. Surgen para responder a la
necesidad de información para tomar decisiones en entornos más 12
adversos, los directivos realizan más rápido sus análisis con ayuda
de las tecnologías. Manejan información externan e interna que
proviene de las bases de datos de los TPS y los MIS.

22
INFORMÁTICA CONTABLE I

El sistema de soporte a la decisión es una herramienta de Business

Intelligence enfocada al análisis de los datos de negocio, puede
parecer que el análisis de datos puede realizarse fácilmente con una
buena aplicación hecha a medida un ERP sofisticado pero, la
realidad es otra ya que estas aplicaciones suelen disponer de una
serie de informes predefinidos donde la información es estática que
no permiten profundizar en los datos, manejarlos, etc.

El DSS es una de las herramientas más importantes del Business

Intelligence ya que entre otras características permite resolver gran
parte de las limitaciones de los problemas de gestión.

c. Los sistemas de información gerencial (MIS), para los sistemas del

nivel táctico el aspecto clave es la suministración de información para
la resolución de problemas a través de la interacción entre
tecnologías y personas. Encontrándose a medio camino entre un
DSS tradicional y una aplicación CRM/ERP implantada en la misma
compañía. Lo importante en los MIS es el software que procura un
mayor tratamiento de los datos para facilitar la gestión y la
planificación. Estos sistemas procesan datos que dan lugar a
informes para los directivos que ayudan al control de planes y
programas y toma de decisiones; los datos aportados deben tener
cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y
relevancia.

d. Sistemas de información ejecutiva o Executive Information Systems

(EIS), son herramientas software basadas en los DSS pero con el
objetivo de que los altos directivos de la empresa puedan monitorizar
la actividad de esta, ya que permite acceder a la información interna y

23
INFORMÁTICA CONTABLE I

externa de la misma, detectando los datos que puedan llegar a

afectar a su buen rendimiento.

El ejecutivo puede conocer todos los indicadores, incluso aquellos

que no cumplen con las expectativas y a partir de esto tomar las
medidas que se consideren adecuadas.

CAPITULO IV

4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

24
INFORMÁTICA CONTABLE I

La contabilidad computarizada es el método de la nueva era para recopilar, registrar y

mantener la información financiera de una empresa u organización. Este sistema hizo
su entrada en el mundo de la contabilidad tras la llegada de las computadoras en la
década de 1980.

Con su llegada, la computación y el mantenimiento de la información financiera se

convirtió en un juego de niños para las organizaciones y empresas.

No es de extrañar, ahora es el sistema de contabilidad predominante en la mayoría de

las empresas y organizaciones.

4.1 Componentes de la contabilidad informática

Un sistema de contabilidad computarizado consta de los siguientes tres

componentes:

 Hardware: Se refiere a las partes que se pueden sentir o tocar, como

monitores, impresoras, unidades de disco y las redes cableadas que
las conectan.
 Software: Es un conjunto de instrucciones y programas basados en
los cuales la computadora responde y opera.
 Humanware: Se refiere a un grupo seleccionado de personas que
acceden y ejecutan el hardware y el software.

4.2 ¿Cómo funciona la contabilidad computarizada?

La contabilidad computarizada implica la utilización de un conjunto de

programas informáticos o software de contabilidad que rastrea, organiza y

25
INFORMÁTICA CONTABLE I

administra los datos de las transacciones y permite al usuario acceder a los

datos almacenados en la base de datos de contabilidad.

Todo sistema de contabilidad computarizado tiene dos requisitos

fundamentales.

 Marco contable: Se compone de un conjunto de códigos, principios y

estructura de agrupación para el mantenimiento de cuentas.
 Procedimiento de operación: Implica un método de operaciones bien
definido alineado con el entorno operativo de una organización para
el procesamiento y almacenamiento efectivos de los datos de la
transacción.

Como la contabilidad computarizada es una de las aplicaciones orientadas a

bases de datos, requiere los siguientes implementos adicionales para
mantener los registros financieros de una organización.

 Interfaz de front-end: Es un enlace interactivo que permite al usuario

comunicarse con la base de datos back-end. Por ejemplo, el sistema
de contabilidad puede tratar una transacción relacionada con la
compra de productos mediante un recibo de compra que aparece en
la pantalla del operador de entrada de datos. Cuando se ingresan los
datos requeridos, se almacenan en la base de datos back-end.
 Base de datos back-end: Es donde se almacenan los datos
ingresados. Permanece invisible para el usuario y responde de
acuerdo con los comandos ingresados por él, pero dentro del alcance
de acceso del usuario.

26
INFORMÁTICA CONTABLE I

 Procesamiento de datos: Es una serie de acciones que se toman

para convertir un dato ingresado en información útil para la toma de
decisiones.
 Sistema de reporte: Es un conjunto coordinado de objetos que
forman el informe.

Los datos de transacciones mantenidos por un sistema computarizado se

utilizan para los siguientes propósitos.

 Generación de estados financieros mensuales.

 Presentación de declaraciones de impuestos.
 Elaboración de estados financieros anuales.
 Proporcionar otra información financiera para verificar la rentabilidad,
operaciones y eficiencia de la organización en cuestión.

Con la llegada de los sistemas y el almacenamiento en la nube, el

almacenamiento y la recuperación de cuentas financieras se han vuelto
mucho más sencillos. Atrás quedaron los días en que los datos debían
almacenarse en disquetes, CD-ROM y discos duros. Las organizaciones
ahora están a solo unos clics de distancia para descargar sus copias de
seguridad almacenadas en la nube.

4.3 Ventajas de la contabilidad computarizada

Hoy en día, la contabilidad computarizada se ha convertido en el método de

contabilidad predominante en las grandes organizaciones y corporaciones
multinacionales, y ciertamente no es por ninguna razón.

27
INFORMÁTICA CONTABLE I

Las siguientes son algunas de las principales ventajas de la contabilidad

computarizada:

 Rápido: La contabilidad, en general, es un trabajo tedioso. Sin

embargo, con la llegada del software de contabilidad, ya no se
caracteriza por consumir mucho tiempo.
 Preciso y confiable: La probabilidad de error de cálculo es menor en
la contabilidad computarizada ya que, a diferencia de la contabilidad
manual, la mayor parte de los datos deben ingresarse solo una vez
para las acciones posteriores relacionadas con la contabilidad.
 Asegurado: En comparación con las copias contables físicas como
libros de contabilidad y diarios, la información relacionada con las
transacciones permanece más segura en las computadoras con las
ventajas de recuperarla en cualquier momento y en cualquier lugar.
 Escalable: A diferencia de la contabilidad manual, la contabilidad
computarizada puede manejar transacciones a gran escala. Lo único
que se requiere son algunos operadores adicionales.
 Permite la estandarización: La contabilidad computarizada genera
datos precisos, ordenados y uniformes. Evita el caos y la monotonía
de los trabajos recurrentes. Todos estos factores contribuyen a una
estandarización del proceso contable.
 Automatización: La razón principal por la que la contabilidad
computarizada se ha vuelto tan popular es que se compone de un
formato de contabilidad definido por el usuario que permite la
generación automática de documentos financieros con solo unos
pocos clics.

4.4 Desventajas de la contabilidad computarizada

28
INFORMÁTICA CONTABLE I

A pesar de sus diversos beneficios, la contabilidad computarizada no está

exenta de limitaciones. Sin embargo, tales limitaciones surgen principalmente
del entorno operativo de este tipo de contabilidad.

Las siguientes son algunas desventajas importantes de la contabilidad

computarizada.

 Alto costo: La contabilidad computarizada requiere hardware y

software de contabilidad sofisticados. Además de eso, requiere
personal experto en tecnología. Todos estos factores elevan
sustancialmente el gasto total de la organización en cuestión.
 Oposición del personal: Cuando todo está automatizado, las
organizaciones consideran prudente eliminar a los empleados
redundantes. Este tipo de mentalidad genera miedo y angustia entre
los empleados existentes que tienden a oponerse a tales pasos de
automatización.
 Fallo de sistema: La probabilidad de un bloqueo del sistema debido a
la corrupción del software o fallas de hardware es una de las
limitaciones más importantes de la contabilidad computarizada.
 Brechas de seguridad: No hay escasez de piratas informáticos en el
mundo digital actual. Por lo tanto, una violación de la seguridad y la
fuga de información se considera una limitación esencial de la
contabilidad computarizada.
 Incompetencia para comprobar errores inesperados: Las
computadoras pueden anticipar y corregir solo aquellos errores que
hayan sido definidos por el formato de contabilidad del usuario. No
puede detectar errores aleatorios.

29
INFORMÁTICA CONTABLE I

CAPITULO V

5. MÉTODO DE PROCESAMIENTO Y ARCHIVOS DE DATOS.

30
INFORMÁTICA CONTABLE I

5.1 PROCESAMIENTO DE DATOS

General

Procesamiento de datos se diferencia de la conversión de datos, cuando el

proceso es simplemente para convertir datos a otro formato, y no implica
ninguna manipulación o procesamiento de datos.

Terminología

Un bit es la unidad básica de almacenamiento de datos informáticos. Los bits

se agrupan en bloques de ocho para formar bytes, que pueden almacenar un
valor que la computadora puede interpretar como caracteres o calidad de la
información.

31
INFORMÁTICA CONTABLE I

Un campo es un elemento de información que puede almacenarse. Son

colecciones de bytes que almacenan las características de una entidad (para
describir una entidad), por ejemplo una persona, un ordenador, un coche etc.

Un registro consta de dos o más valores o variables almacenados en

posiciones consecutivas de memoria.

Un archivo está compuesto por una colección de registros.

Una base de datos es una colección integrada de registros relacionados

lógicamente, o archivos que consolidan los registros previamente
almacenados en archivos separados en un fondo común de los registros de
datos que proporciona datos para muchas aplicaciones.

Definiciones

Los datos pueden ser cualquier número o carácter que puede representar los
valores de las mediciones o los fenómenos observables. Un solo dato es una
medición de un fenómeno observable.

La información medida es deducida algorítmicamente derivada y/o lógica y/o

calculada estadísticamente a partir de múltiples datos (pruebas). La
información es una respuesta a una pregunta o un significativo estímulo que
puede dar lugar a nuevas preguntas.

Por ejemplo, la recolección de datos sísmicos conduce a la alteración de los

datos sísmicos para suprimir el ruido, mejorar la señal de los fenómenos
sísmicos y migrar a la ubicación adecuada en el espacio.

32
INFORMÁTICA CONTABLE I

Suelen incluir los pasos de procesamiento de análisis de las velocidades y

frecuencias, correcciones estáticas, entre otros. El procesamiento de datos
sísmicos facilita una mejor interpretación, debido a que las estructuras del
subsuelo y geometrías de reflexión son más evidentes.

Datos vs Información

Los datos consisten en nada más que hechos (organizados o no organizados)

que luego pueden ser manipulados en otras formas para que sean útiles y
comprensibles, convirtiendo los datos en información.

El proceso de manipulación de hechos a información se conoce como

"procesamiento". Para ser procesado por una computadora, los datos deben
primero ser convertidos en un formato legible por máquina. Una vez que los
datos están en formato digital, se pueden aplicar varios procedimientos sobre
los datos para obtener información útil.

El procesamiento de datos puede involucrar varios procesos, incluyendo:

 Resumen de datos
 Agregación de datos
 Validación de datos
 Tabulación de datos
 Análisis estadístico

El procesamiento de datos puede o no puede distinguirse de la conversión de

datos, que implica el cambio de datos en otro formato, y no implica ninguna
manipulación de datos.

33
INFORMÁTICA CONTABLE I

Durante el procesamiento, los datos brutos se utilizan como una entrada para
producir información como una salida, normalmente en forma de informes y
otras herramientas analíticas.

5.2 ETAPAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS

A. Recopilación de datos

La recopilación de datos es el primer paso en el procesamiento de

datos. Los datos se obtienen de las fuentes disponibles, incluidos los
archivos de testo y los almacenes de datos.

Es importante que las fuentes de datos disponibles sean confiables y

estén bien construidas, por lo que los datos recopilados (y luego se
utilizan como información) sean de la mejor calidad posible.

B. Preparación de datos

Una vez que se recopilan los datos, estos ingresan a la etapa de

preparación de los datos. La preparación de datos, a menudo
denominada "preprocesamiento", es la etapa en la que los datos sin
procesar se limpian y organizan para la siguiente etapa de
procesamiento de datos.

Durante la preparación, los datos sin procesar se verifican

diligentemente para detectar cualquier error. El propósito de este
paso es eliminar los datos incorrectos (datos redundantes,

34
INFORMÁTICA CONTABLE I

incompletos o incorrectos) y comenzar a crear datos de alta calidad

para una mejor inteligencia empresarial.

C. Entrada de datos

Luego, los datos limpios se ingresan en su destino (tal vez un CRM

como Salesforce o un almacén de datos), y se traducen a un idioma
que se pueda comprender.

La entrada de datos es la primera etapa en la que los datos sin

procesar comienzan a tomar la forma de información utilizable.

D. Procesamiento
Durante esta etapa, los datos ingresados en la computadora en la
etapa anterior se procesan para su interpretación. El procesamiento
se puede realizar mediante técnicas de filtrado, análisis e
visualización de datos e incluso con algoritmos de aprendizaje
automático, aunque el proceso en sí puede variar ligeramente
dependiendo de la fuente de datos que se procesa (base de datos,
redes sociales, dispositivos conectados, etc.) y su uso previsto
(examen de patrones de publicidad, diagnóstico de dispositivos
conectados, determinar las necesidades del cliente, etc.).

E. Interpretación de los datos

La etapa de salida / interpretación es la etapa en la que los datos son

finalmente utilizables para los usuarios. Se traducen los datos, se
pueden leer, y a menudo en forma de gráficos, videos, imágenes,
texto sin formato, etc.).

35
INFORMÁTICA CONTABLE I

Los miembros de la empresa o institución ahora pueden comenzar a

administrar los datos para sus propios proyectos de análisis de datos.

F. Almacenamiento de datos

La etapa final del procesamiento de datos es el almacenamiento. Una

vez que se procesan todos los datos, se almacenan para su uso
futuro. Si bien es posible que alguna información se use de
inmediato, gran parte de ella tendrá un propósito más adelante.

Además, los datos almacenados correctamente son una necesidad

para cumplir con la legislación de protección de datos como GDPR.
Cuando los datos se almacenan correctamente, los miembros de la
organización pueden acceder a ellos rápida y fácilmente cuando sea
necesario.

G. El análisis de datos

Cuando el dominio desde el que se recogen los datos es una ciencia

o ingeniería, el procesamiento de datos y de sistemas informativos se
consideran términos demasiado amplios, y el término más
especializado, análisis de datos se suele utilizar, centrándose en la
altamente especializada y altamente precisa derivación algorítmica y
cálculos estadísticos que se observan con menos frecuencia en el
típico entorno empresarial.

En estos contextos, el análisis de datos de formatos json, csv o xml

se utilizan con frecuencia. Esta divergencia de nomenclatura se

36
INFORMÁTICA CONTABLE I

expone en las típicas representaciones numéricas utilizadas en el

procesamiento de datos numéricos.

Las Mediciones de procesamiento de datos normalmente están

representados por números enteros o de punto fijo con código binario
o representaciones de los números decimales, mientras que la
mayoría de las mediciones del análisis de datos son a menudo
representados por representación de punto flotante de los números
racionales.

H. Tratamiento de datos

Prácticamente todos los procesos naturales pueden considerarse

como ejemplos de sistemas de tratamiento de datos donde la
"información observable" en forma de presión, luz, etc. se convierte
en señales eléctricas en el sistema nervioso.
En los sentidos lo reconocemos como el tacto, el sonido, y la visión.
Incluso en la interacción de los sistemas vivos rudimentarios se
pueden ver esta una forma básica de sistemas de procesamiento de
la información.

El uso convencional de los términos de procesamiento de datos y

sistemas de información limitan su utilización para referirse a las
derivaciones algorítmicas, deducciones lógicas, y los cálculos
estadísticos que se repiten en los entornos empresariales, en lugar
de el más amplio sentido, que es la conversión de todas las
mediciones del mundo real en información del mundo real, por
ejemplo, también en un sistema biológico orgánico o incluso un
sistema científico o de ingeniería.

37
INFORMÁTICA CONTABLE I

5.3 ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

Con el fin de ser procesados por un ordenador, en primer lugar los datos
necesitan ser convertidos en un formato legible por máquina.

Una vez que los datos están en formato digital, diversos procedimientos
pueden aplicarse a los datos para obtener información útil. Procesamiento de
datos pueden implicar diferentes procesos, entre ellos:

 Entrada de datos
 Captura de datos
 Tipos de datos
 La depuración de los datos
 Integridad de los datos
 Codificación (cifrado) de datos
 Transformación de datos
 Traducción de datos
 Resúmenes de datos
 Agregación de datos
 Validación de datos
 Modelado de datos
 El análisis de datos
 El análisis de datos estadístico
 Visualización de datos
 Almacenamiento de datos
 Minería de datos

38
INFORMÁTICA CONTABLE I

 Interpretación de datos

5.4 FORMATOS DE ARCHIVO DE DATOS

¿Qué es un archivo de datos?

Un archivo de datos es uno de los tipos más comunes de archivos que se

utilizan en un sistema informático. En esencia, puede ser cualquier archivo
que almacena un conjunto de datos. Puede tomar la forma de archivo de
texto plano, archivo codificado (a través de cifrado), o formato de archivo
binario. La categoría de archivo de datos es enorme, y contiene miles de
formatos de archivo propietarios, a través de miles de aplicaciones de
software.

Hay un número de maneras de almacenar datos, tanto en un estructurado,

así como un no estructurada formato lenguajes de marcado como HTML y
XML especifican un conjunto de reglas para el almacenamiento de datos en
un estructurado formato, que puede fácilmente ser leídos o manipulados por
programas.

No Estructurados archivos de datos no tienen un modelo de datos predefinido

y son por lo general mucho texto. Tipos de archivos no estructurados incluyen
metadatos, documentos, datos analógicos, registros de salud, y otros tipos de
contenido multimedia. Se estima que aproximadamente el 90% de todos los
datos de negocio tiene su origen en un formato estructurado.
¿Cómo se usan ARCHIVOS DE DATOS?

39
INFORMÁTICA CONTABLE I

Los archivos de datos son creados por las aplicaciones y el sistema operativo
del ordenador para almacenar cualquier tipo de datos, incluyendo
documentos, archivos de proyecto, bibliotecas, etc.

Actualmente existe una gran cantidad de ficheros que son utilizados para
almacenar una gran cantidad de información de todo tipo, que pueden ser
desde documentos, códigos web, aplicaciones, texto, entre muchos otros. El
tipo de información contenido en ellos lo va a indicar principalmente la
extensión. Una extensión no es más que un conjunto de letras y número no
mayor a 5 dígitos que se encuentra al final del nombre del archivo.

La misma permite saber cuáles son las características del fichero, nos indica
el tipo del archivo y sobre todo indica con qué tipo de programa lo podemos
trabajar. Esto quiere decir que una extensión .doc o .html no se puede abrir
con cualquier programa, para ello tiene que usarse uno especializado en este
tipo de extensión. Teniendo esto presente, aquí que enseñamos los
principales tipos de formatos de archivos de datos y cuáles son los programas
con los que se puede abrir cada uno de ellos.

40
INFORMÁTICA CONTABLE I

CAPITULO VI

6. HOJAS DE CÁLCULO

6.1 HOJA DE CÁLCULO: DEFINICIÓN TÉCNICA

Una hoja de cálculo es un software de aplicación informática que se basa en

un sistema de celdas verticales y horizontales que conforman entre sí filas y
columnas.

Este programa informático suele estar presente en todas las suites o

paquetes de ofimática, tales como Office, Google Suite o iWork entre otras.

Para qué sirven

Sirven en general para actividades relacionadas con la gestión empresarial y

de negocios, ya que su cometido principal es organizar y calcular el valor que
se le atribuye a las celdas.

Las funcionalidades más recurrentes de este programa son:

 Contabilidad.
 Cálculo aritmético.
 Modelos dinámicos.
 Creación de bases de datos.
 Creación de gráficas y reportes.

41
INFORMÁTICA CONTABLE I

Es pues, una de las herramientas más conocidas y útiles en el mundo de la

ofimática, siendo la más importante en la mayoría de las ocasiones.

Ejemplos de hojas de cálculo

De forma regular en el entorno empresarial se usan más de 10 tipos de hojas
de cálculo, siendo las más conocidas las siguientes:

 Hoja de cálculo de Office: Excel

Ilustración 21

Podemos observar que la hoja de cálculo es utilizada para crear un gráfico de

burbujas, en la que a su izquierda están los datos que lo componen.

 Hoja de cálculo de Google Suite: Google Spreadsheets

42
INFORMÁTICA CONTABLE I

Ilustración 22

Por otro lado, en esta imagen vemos que se utiliza para confeccionar un
presupuesto de una empresa. Los negocios que utilizan las hojas de cálculo
para funciones de contabilidad suelen ser PYMEs que no están dispuestas a
utilizar un ERP o un programa de contabilidad avanzado, dado que estas
hojas de cálculo las podemos encontarar hasta de forma gratuita.

6.2 ELEMENTOS

Elementos de Excel 2016

Una de las primeras cosas que debes aprender de Excel 2016 es cómo está
organizada su interfaz. Veamos:

43
INFORMÁTICA CONTABLE I

Ilustración 23

1. Barra de acceso rápido:

Aquí encontrarás acceso a funciones como Guardar, Deshacer y Rehacer, sin
importar la pestaña en que te encuentres trabajando. Puedes modificar los
comandos de esta barra dependiendo de tus necesidades.

2. Cinta de opciones:
Estarán todos los comandos necesarios para trabajar en Excel. La cinta está
compuesta por varias pestañas en donde están agrupados los comandos. Por
ejemplo, en la pestaña Fórmulas, encontrarás comandos como Insertar
función y Autosuma.

3. Cuadro ¿qué desea hacer?:

Este cuadro es una barra de búsqueda donde podrás buscar las herramientas
o comandos que desees usar.
4. Cuenta Microsoft:

44
INFORMÁTICA CONTABLE I

Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta Microsoft o acceder a la
información de tu perfil.

5. Cuadro de nombres:
En este cuadro verás el nombre de la celda seleccionada.

6. Barra de fórmulas:
Podrás ingresar o editar los datos, la fórmula o la función insertada en una
celda en específico.

7. Columnas:
Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una letra.

8. Filas:
Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número.

9. Celdas:
Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les llama
celda. Se les identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las
cuales pertenecen.

10. Hojas de cálculo:

Los archivos en Excel se llaman libros de cálculo y cada uno de ellos pueden
contener varias hojas de cálculo. En esta área verás cuántas hojas de cálculo
componen el libro en que estás trabajando. Solamente debes hacer clic en la
hoja de cálculo a la cual desees ir.

11. Tipo de vista:

45
INFORMÁTICA CONTABLE I

Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: Normal, Diseño de página y Vista
previa de salto de página. Solamente debes hacer clic en la opción que
desees elegir.

12. Zoom:
Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a derecha o
izquierda para acercar o alejar la hoja de cálculo en que estés trabajando.

6.3 CONSTRUCCIÓN DE FÓRMULAS

Crear una fórmula que haga referencia a valores de otras celdas

1. Seleccione una celda.

2. Escriba el signo igual =.

Nota: Las fórmulas de Excel siempre comienzan con el signo igual.

3. Seleccione una celda o escriba su dirección en la celda seleccionada.

4. Escriba un operador. Por ejemplo, “-” para restar.

5. Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda

seleccionada.

46
INFORMÁTICA CONTABLE I

6. Presione Entrar. El resultado del cálculo se mostrará en la celda que

contenga la fórmula.

Ver una fórmula

1. Al escribir una fórmula en una celda, también se muestra en la barra de

fórmulas.

2. Para ver una fórmula, seleccione una celda y esta se mostrará en la barra
de fórmulas.

Escribir una fórmula que contiene una función integrada

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba una función. Por ejemplo,
=SUMA para obtener las ventas totales.

3. Escriba un paréntesis de apertura: “(”.

4. Seleccione el rango de celdas y, después, escriba un paréntesis de
cierre: “)”.

47
INFORMÁTICA CONTABLE I

5. Presione Entrar para obtener el resultado.

6.4 FORMATEO DE UNA HOJA DE CALCULO

En Excel, el formato de hoja de cálculo (o hoja) es más fácil que nunca.

Puede usar varias formas rápidas y sencillas de crear hojas de cálculo de
aspecto profesional que muestren los datos de forma eficaz. Por ejemplo,
puede usar temas de documento para una apariencia uniforme en todas las
hojas de cálculo de Excel, estilos para aplicar formatos predefinidos y otras
características de formato manual para resaltar datos importantes.

Ilustración 24

Trabajar con temas del documento

48
INFORMÁTICA CONTABLE I

Un tema de documento es un conjunto predefinido de colores, fuentes y

efectos (como estilos de línea y efectos de relleno) que estará disponible al
dar formato a los datos de la hoja de cálculo u otros elementos, como tablas,
tablas dinámicas o gráficos. Para obtener un aspecto uniforme y profesional,
se puede aplicar un tema de documento a todos los Excel libros y otros
documentos Office versión.

Su empresa puede proporcionar un tema de documento corporativo que

puede usar, o puede elegir entre una variedad de temas de documento
predefinidos que están disponibles en Excel. Si es necesario, también puede
crear su propio tema de documento cambiando cualquiera o todos los colores
del tema, fuentes o efectos en los que se basa un tema de documento.

Antes de dar formato a los datos de la hoja de cálculo, es posible que desee
aplicar el tema del documento que desea usar, de modo que el formato que
aplique a los datos de la hoja de cálculo pueda usar los colores, fuentes y
efectos que determina ese tema del documento.

Para obtener información sobre cómo trabajar con temas de documento, vea
Aplicar o personalizar un tema de documento.

Usar estilos para dar formato de datos rápidamente

Un estilo es un formato predefinido, a menudo basado en temas, que puede

aplicar para cambiar el aspecto de los datos, tablas, gráficos, tablas
dinámicas, formas o diagramas. Si los estilos predefinidos no satisfacen sus
necesidades, puede personalizar un estilo. Para los gráficos, puede

49
INFORMÁTICA CONTABLE I

personalizar un estilo de gráfico y guardarlo como una plantilla de gráfico que

puede usar de nuevo.

Según los datos a los que desee dar formato, puede usar los siguientes
estilos en Excel:

Estilos de celda Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse

de que las celdas tienen un formato coherente, puede usar un estilo de celda.
Un estilo de celda es un conjunto definido de características de formato, como
fuentes y tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y
sombreado de celda. Para evitar que cualquier usuario realice cambios en
celdas específicas, también puede usar un estilo de celda que bloquee las
celdas.

Excel tiene varios estilos de celda predefinidos que puede aplicar. Si es

necesario, puede modificar un estilo de celda predefinido para crear un estilo
de celda personalizado.

Algunos estilos de celda se basan en el tema del documento que se aplica a

todo el libro. Al cambiar a otro tema de documento, estos estilos de celda se
actualizan para que coincidan con el nuevo tema del documento.

Para obtener información sobre cómo trabajar con estilos de celda, vea
Aplicar, crear o quitar un estilo de celda.

Estilos de tabla Para agregar rápidamente formato profesional y de calidad

de diseñador a una tabla Excel, puede aplicar un estilo de tabla predefinido o
personalizado. Al elegir uno de los estilos de fila alternativo predefinidos,
Excel mantiene el patrón de fila alterna al filtrar, ocultar o reorganizar filas.

50
INFORMÁTICA CONTABLE I

Para obtener información sobre cómo trabajar con estilos de tabla, vea
Formato de una Excel tabla.

Estilos de tabla dinámica Para dar formato a una tabla dinámica, puede
aplicar rápidamente un estilo de tabla dinámica predefinido o personalizado.
Al igual que Excel tablas, puede elegir un estilo de fila alternativa predefinido
que conserve el patrón de fila alternativo al filtrar, ocultar o reorganizar filas.

Para obtener información sobre cómo trabajar con estilos de tabla dinámica,
vea Diseñar el diseño y el formato de un informe de tabla dinámica.

Estilos de gráfico Puede aplicar un estilo predefinido al gráfico. Excel

proporciona una variedad de estilos de gráfico predefinidos útiles entre los
que puede elegir y puede personalizar un estilo más si es necesario
cambiando manualmente el estilo de los elementos de gráfico individuales.
No puede guardar un estilo de gráfico personalizado, pero puede guardar
todo el gráfico como una plantilla de gráfico que puede usar para crear un
gráfico similar.

Para obtener información sobre cómo trabajar con estilos de gráfico, vea
Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico.

Dar formato manual a los datos

Para destacar datos específicos (como texto o números), puede aplicar

formato manualmente a los datos. El formato manual no se basa en el tema
del documento del libro a menos que elija una fuente de tema o use colores
del tema: el formato manual permanece igual al cambiar el tema del

51
INFORMÁTICA CONTABLE I

documento. Puede dar formato manualmente a todos los datos de una celda
o intervalo al mismo tiempo, pero también puede usar este método para dar
formato a caracteres individuales.

Para obtener información sobre cómo dar formato a los datos manualmente,
vea Formato de texto en celdas.

Usa bordes y colores para enfatizar datos

Para distinguir entre diferentes tipos de información en una hoja de cálculo y

facilitar el examen de una hoja de cálculo, puede agregar bordes alrededor de
celdas o rangos. Para mejorar la visibilidad y llamar la atención sobre datos
específicos, también puede sombrear las celdas con un color de fondo sólido
o un patrón de color específico.

Si desea agregar un fondo multicolor a todos los datos de la hoja de cálculo,

también puede usar una imagen como fondo de hoja. Sin embargo, no se
puede imprimir un fondo de hoja: un fondo solo mejora la visualización en
pantalla de la hoja de cálculo.

52
INFORMÁTICA CONTABLE I

Para obtener información sobre cómo usar bordes y colores, vea:

Aplicar o quitar bordes de celda en una hoja de cálculo

Aplicar o quitar sombreado de celdas

Agregar o quitar un fondo de hoja

Cambiar la alineación u orientación de los datos

Para una visualización óptima de los datos en la hoja de cálculo, es posible

que desee cambiar la posición del texto dentro de una celda. Puede cambiar
la alineación del contenido de la celda, usar sangría para proporcionar mejor
espaciado o mostrar los datos en diferentes ángulos mediante la rotación.

Girar datos es especialmente útil cuando los encabezados de columna son

más anchos que los datos de la columna. En lugar de crear columnas
innecesariamente anchas o etiquetas abreviadas, puede girar el texto del
encabezado de columna.

Para obtener información sobre cómo cambiar la alineación u orientación de

los datos, vea Cambiar la posición de los datos en una celda.

Copiar un formato existente a otros datos

Si ya ha dado formato a algunas celdas de una hoja de cálculo de la forma

que desee, hay varias formas de copiar solo esos formatos a otras celdas o
rangos.

Comandos del Portapapeles

53
INFORMÁTICA CONTABLE I

 Inicio > Pegar > Pegado especial > Pegar formato.

 Inicio > Copiar formato Imagen del botón.

Comando Hacer clic con el botón derecho

Ilustración 25

54
INFORMÁTICA CONTABLE I

CAPITULO VII

7. FUNCIONES COMUNES DE LA HOJA DE CÁLCULO

7.1 FUNCIONES COMUNES

FÓRMULAS DE EXCEL ESENCIALES PARA EMPEZAR Y APRENDER

Las fórmulas de Excel son el corazón del programa, pues son las que se
encargan de hacer el "cálculo" de la hoja de cálculo. Hoy revisaremos las
fórmulas más útiles para el público general, con ejemplos de cómo usar cada
una.

Operaciones matemáticas simples

Antes de entrar en fórmulas más complicadas, veamos cómo hacer las

operaciones matemáticas más simples: sumas, restas, multiplicaciones y

55
INFORMÁTICA CONTABLE I

divisiones. Técnicamente solo la suma es una fórmula, pues en el resto de los

casos se usan operadores especiales.

 SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior.

Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo:
=SUMA(A1:A50)

 Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo
de resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A3

 Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes

intercalar entre ellas un asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8

 Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre
ellas la raya /. Ejemplo: = A2 / C2

Excel respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas

(multiplicaciones y divisiones primero, luego sumas y restas) y suporta el uso
de paréntesis para dar prioridad a unas operaciones sobre otras. De este
modo, puedes crear fórmulas como = (A1 + C2) * C7 / 10 + (D2 - D1).

PROMEDIO

56
INFORMÁTICA CONTABLE I

La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas

que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado
también es conocido como media o media aritmética.

 Uso: =PROMEDIO (celdas con números)

Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

MAX y MIN

Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el

mayor valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos

57
INFORMÁTICA CONTABLE I

fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas
separadas o rangos de celdas.

 Uso: =MAX(celdas) / =MIN(celdas)

Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella

puedes evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite
devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es
bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará error,
pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en
cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.

 Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)

Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")

58
INFORMÁTICA CONTABLE I

SI

SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes
devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo,
podrías usarlo para que una celda diga "APROBADO" si otra es un número
superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior.

 Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condicion, valor si no se

cumple)

Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")

CONTARA

59
INFORMÁTICA CONTABLE I

CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple
CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único
que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber
cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son
numéricos o no.

 Uso: =CONTARA(rango de celdas)

Ejemplo: =CONTARA(A:A)

CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores.

Contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos
requisitos. Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas
condiciones.

 Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)

Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")

60
INFORMÁTICA CONTABLE I

ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y
por tanto resulta ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número
generado cambia cada vez que se regenera la hoja (por ejemplo, cuando
escribes un nuevo valor).

 Uso: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)

Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

DIAS

Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a
mano, pero todo es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro
por ti. DIAS te dice el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.

61
INFORMÁTICA CONTABLE I

 Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)

Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2)

AHORA

Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el

momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez
que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por
ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro.

 Uso: =AHORA()

Ejemplo: =AHORA()

DIASEM

62
INFORMÁTICA CONTABLE I

DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma
numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2,
y así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como
puedes indicar en el segundo parámetro.

 Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta)

Para tipo de cuenta, debes usar uno de estos parámetros:

1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)

11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)

12: números del 1 (martes) al 7 (lunes)

13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)

14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles)

63
INFORMÁTICA CONTABLE I

15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves)

16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes)

17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

Ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2)

HIPERVINCULO

Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si

quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa
fórmula es HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier
celda.

 Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )

Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")

TRANSPONER

64
INFORMÁTICA CONTABLE I

TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco

especial. Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma
inversa con la tabla que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original
tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además,
es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas +
Intro para aplicarla.

 Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}

Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}

REEMPLAZAR

REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar

parte de un texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la

65
INFORMÁTICA CONTABLE I

fórmula SUSTITUIR), sino en insertar un texto en determinada posición y,

opcionalmente, sustituyendo parte del texto original. Con sus dos parámetros
eliges en qué posición se inserta el texto, así como a cuántos caracteres se
eliminarán del texto original, después de esa posición

 Uso: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta,

caracteres del texto original que se borran, texto a insertar )

Ejemplo: =REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")

CONCATENAR

CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su

utilidad es tan simple como juntar varios elementos de texto en un único texto.
Como parámetro no puedes especificar un rango de celdas, sino celdas
individuales separadas por comas.

 Uso: =CONCATENAR( celda1, celda2, celda3 ... )

Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

66
INFORMÁTICA CONTABLE I

ESPACIOS

Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre

los podrás detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente
es con ESPACIOS, que elimina todos los espacios de más de un texto,
independientemente de dónde se encuentren.

 Uso: =ESPACIOS ( celda o texto con espacios de más )

Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR

ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una

celda contiene otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición

67
INFORMÁTICA CONTABLE I

en el texto donde se encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un

error (acúerdate de usar SI.ERROR para controlar estos casos).

 Uso: =ENCONTRAR(texto que estás buscando, texto original)

Ejemplo: =ENCONTRAR ( "aguja", "pajar" )

7.2 FUNCIONES DE ANÁLISIS FINANCIERO

Utilizar estas funciones es algo realmente simple. Basta con agregarlas en la

celda correspondiente con la sintaxis adecuada y se producirá el cálculo.
Tienes cerca de medio centenar de funciones de Excel para análisis
financiero, algunas tan específicas como las diferentes LETRA.DE.TES., que
se refieren a las Letras del Tesoro estadounidenses. A continuación, te
presentamos las 10 funciones más destacadas para el análisis financiero en
Excel.

 INT.ACUM: devuelve el interés acumulado de un valor de bolsa con

pagos de interés periódicos. Si prefieres los pagos de interés al
vencimiento hay que utilizar INT.ACUM.V.

 AMORTIZ.LIN: devuelve la amortización de cada periodo contable.

Con AMORTIZ.PROGRE se emplea un coeficiente de amortización.

 CUPON.DIAS: devuelve el número de días en el periodo de un cupón

que incluye la fecha de liquidación. Tiene varias versiones, como

68
INFORMÁTICA CONTABLE I

CUPON.DIAS.L1, que incida los días desde el principio del periodo a

la fecha de liquidación o CUPON.DIAS.L2, de la fecha de liquidación
al próximo cupón. Podemos añadir CUPON.NUM (pagos de cupón
entre las fechas de liquidación y vencimiento) y CUPON.FECHA.L1 o
L2, que devuelven la fecha de cupón anterior a la de liquidación y la
del próximo cupón tras la fecha de liquidación respectivamente.

 Funciones con PAGO: mientras PAGO.INT.ENTRE indica el interés

acumulado pagado entre dos periodos, PAGO.PRINC.ENTRE nos
devuelve el capital total pagado de un préstamo entre dos periodos.

 TIR: devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos en

efectivo. En cambio, con TIR.NO.PER obtenemos la tasa interna de
retorno para ese flujo en efectivo sin que este tenga que ser
periódico.

 VNA: devuelve el valor neto actual de una inversión en base a una

serie de flujos periódicos en efectivo y una tasa de descuento. Para
calcular el valor neto actual sin flujos periódicos recurrimos a
VNA.NO.PER.
 RNDTO: nos ofrece el rendimiento de un valor de bolsa que nos paga
intereses periódicos. Para conocer el rendimiento anual de un valor
bursátil que paga los intereses al vencimiento utilizamos
RENDTO.VENCTO, mientras que RENDTO.DESC se reserva para
calcular rendimientos anuales de un valor bursátil con descuento,
como las letras del Tesoro.

69
INFORMÁTICA CONTABLE I

 DVS: nos devuelve la amortización de un activo durante un periodo

específico o temporal a partir del método de cálculo del saldo en
disminución.

 VA: te permite conocer el valor actual de una inversión.

 DB: devuelve la amortización de un activo durante un periodo

específico a través del método de amortización de saldo fijo. En
cambio, con la función DDB obtenemos esa amortización del activo
durante un periodo específico, pero utilizando el método de
amortización por doble disminución de saldo o por un método
alternativo especificado.
7.3 FUNCIONES ESTADÍSTICAS

Las funciones estadísticas en Excel te permitirán realizar un análisis

estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación
estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.

Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su

nombre.

70
 Tabla 1

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de

COEF.DE.CORREL CORREL
datos.

Devuelve el sesgo de una distribución: una caracterización del

COEFICIENTE.ASIMETRIA SKEW
grado de asimetría de una distribución alrededor de su media.

Devuelve el sesgo de una distribución basado en una población:

COEFICIENTE.ASIMETRIA.P SKEW.P una caracterización del grado de asimetría de una distribución
alrededor de su media.

Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento de

COEFICIENTE.R2 RSQ
correlación del producto Pearson de los puntos dados.

Cuenta el número de celdas de un rango que contienen

CONTAR COUNT
números.

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango

CONTAR.BLANCO COUNTBLANK
especificado.

71
 Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición
CONTAR.SI COUNTIF
dada.

Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado

CONTAR.SI.CONJUNTO COUNTIFS
conjunto de condiciones o criterios.

CONTARA COUNTA Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.

Devuelve la covarianza de población, el promedio de los

COVARIANCE.P COVARIANCE.P productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de
datos en dos conjuntos de datos.

Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las

COVARIANZA.M COVARIANCE.S desviaciones para cada pareja de puntos de datos en dos
conjuntos de datos.

Devuelve números en una tendencia de crecimiento exponencial

CRECIMIENTO GROWTH
coincidente con puntos de datos conocidos.

Devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función de los

CUARTIL.EXC QUARTILE.EXC
valores del percentil de 0..1, exclusivo.

72
 Devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función de los
CUARTIL.INC QUARTILE.INC
valores del percentil de 0..1, inclusive.

CURTOSIS KURT Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.

Calcula la desviación estándar en función de una muestra (omite

DESVEST.M STDEV.S
los valores lógicos y el texto).

Calcula la desviación estándar en función de la población total

DESVEST.P STDEV.P proporcionada como argumentos (omite los valores lógicos y el
texto).

Calcula la desviación estándar de una muestra, incluyendo

valores lógidos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor
DESVESTA STDEVA
FALSO tienen valor asignado 0, los que presentan valor
VERDADERO tienen valor 1.

Calcula la desviación estándar de la población total, incluyendo

valores lógicos y el texto. Los valores lógicos y el texto con valor
DESVESTPA STDEVPA
FALSO tienen valor asignado 0, los que presentan un valor
VERDADERO tienen valor 1.

73
 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones de los
DESVIA2 DEVSQ
puntos de datos con respecto al promedio de la muestra.

Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media

DESVPROM AVEDEV de los puntos de datos. Los argumentos pueden ser números,
nombres, matrices o referencias que contienen números.

DISTR.BETA.N BETA.DIST Devuelve la función de distribución de probabilidad beta.

Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta

DISTR.BINOM.N BINOM.DIST
siguiendo una distribución binomial.

Devuelve la probabilidad de un resultado de prueba que usa una

DISTR.BINOM.SERIE BINOM.DIST.RANGE
distribución binomial.

Devuelve la probabilidad de cola izquierda de la distribución chi

DISTR.CHICUAD CHISQ.DIST
cuadrado.

Devuelve la probabilidad de cola derecha de la distribución chi

DISTR.CHICUAD.CD CHISQ.DIST.RT
cuadrado.

DISTR.EXP.N EXPON.DIST Devuelve la distribución exponencial.

74
 Devuelve la distribución (de cola derecha) de probabilidad F
DISTR.F.CD F.DIST.RT
(grado de diversidad) para dos conjuntos de datos.

Devuelve la distribución (de cola izquierda) de probabilidad F

DISTR.F.N F.DIST
(grado de diversidad) para dos conjuntos de datos.

DISTR.GAMMA.N GAMMA.DIST Devuelve la distribución gamma.

DISTR.HIPERGEOM.N HYPGEOM.DIST Devuelve la distribución hipergeométrica.

Devuelve la distribución logarítmico-normal de x, donde ln(x) se

DISTR.LOGNORM LOGNORM.DIST distribuye normalmente con los parámetros de media y
desv_estándar.

Devuelve la distribución normal estándar (tiene una medida de

DISTR.NORM.ESTAND.N NORM.S.DIST
cero y una desviación estándar de uno).

Devuelve la distribución normal para la media y la desviación

DISTR.NORM.N NORM.DIST
estándar especificadas.

DISTR.T.2C T.DIST.2T Devuelve la distribución t de Student de dos colas.

75
DISTR.T.CD T.DIST.RT Devuelve la distribución t de Student de cola derecha.

DISTR.T.N T.DIST Devuelve la distribución t de Student de cola izquierda.

Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una

DISTR.WEIBULL WEIBULL.DIST
distribución de Weibull.

Devuelve el error típico del valor de Y previsto para cada X de la

ERROR.TIPICO.XY STEYX
regresión.

Devuelve estadísticas que describen una tendencia lineal que

ESTIMACION.LINEAL LINEST coindice con puntos de datos conocidos, mediante una línea
recta usando el método de los mínimos cuadrados.

Devuelve estadísticas que describen una curva exponencial,

ESTIMACION.LOGARITMICA LOGEST
coincidente con puntos de datos conocidos.

Devuelve el valor de la función de densidad para una distribución

FI PHI
normal estándar.

FISHER FISHER Devuelve la transformación Fisher o coeficiente Z.

76
 Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un
FRECUENCIA FREQUENCY
rango de valores y devuelve una matriz vertical de números.

GAMMA GAMMA Devuelve los valores de la función gamma.

GAMMA.LN GAMMALN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x).

GAMMA.LN.EXACTO GAMMALN.PRECISE Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x).

Devuleve un 0.5 menos que la distribución acumulativa normal

GAUSS GAUSS
estándar.

Calcula el punto en el cual una línea intersectará el eje Y usando

INTERSECCION.EJE INTERCEPT una línea de regresión optimizada trazada a través de los
valores conocidos de X e Y.

Devuelve el intervalo de confianza para una media de población

INTERVALO.CONFIANZA.NORM CONFIDENCE.NORM
con una distribución normal.

Devuelve el intervalo de confianza para una media de población

INTERVALO.CONFIANZA.T CONFIDENCE.T
con una distribución de T de Student.

77
 Devuelve el inverso de la función de densidad de probabilidad
INV.BETA.N BETA.INV
beta acumulativa (DISTR.BETA.N).

Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa

INV.BINOM BINOM.INV
es mayor o igual que un valor de criterio.

Devuelve el inverso de la probabilidad de cola izquierda de la

INV.CHICUAD CHISQ.INV
distribución chi cuadrado.

Devuelve el inverso de la probabilidad de cola derecha de la

INV.CHICUAD.CD CHISQ.INV.RT
distribución chi cuadrado.

Devuelve el inverso de la distribución de probabilidad F (de cola

INV.F F.INV
izquierda): si p = DISTR.F(x,…), entonces INV.F(p,…) = x.

Devuelve el inverso de la distribución de probabilidad F (cola

INV.F.CD F.INV.RT
derecha): si p = DISTR.F.CD(x,…), entonces INV.F.CD(p,…) = x.

Devuelve el inverso de la distribución gamma acumulativa: si p =

INV.GAMMA GAMMA.INV
DISTR.GAMMA.N(x,…), entonces INV.GAMMA(p,…) = x.

INV.LOGNORM LOGNORM.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal de x,

78
 donde ln(x) se distribuye de forma normal con los parámetros
Media y desv_estándar.

Devuelve el inverso de la distribución acumulativa normal para la

INV.NORM NORM.INV
media y desviación estándar especificadas.

Devuelve el inverso de la distribución normal estándar

INV.NORM.ESTAND NORM.S.INV acumulativa. Tiene una media de cero y una desviación estándar
de uno.

Devuelve el inverso de cola izquierda de la distribución t de

INV.T T.INV
Student.

INV.T.2C T.INV.2T Devuelve el inverso de dos colas de la distribución t de Student.

Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista de

números: su tamaño en relación con otros valores de la lista; si
JERARQUIA.EQV RANK.EQ
más de un valor tiene la misma jerarquía, se devuelve la
jerarquía superior de ese conjunto de valores.

JERARQUIA.MEDIA RANK.AVG Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista de

números: su tamaño en relación con otros valores de la lista; si

79
 más de un valor tiene la misma jerarquía, se devuelve el
promedio de la jerarquía.

Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos. Por

K.ESIMO.MAYOR LARGE
ejemplo, el trigésimo número más grande.

Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos. Por

K.ESIMO.MENOR SMALL
ejemplo, el trigésimo número menor.

Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los

MAX MAX
valores lógicos y texto.

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Incluye

MAXA MAXA
valores lógicos y texto.

Devuelve la media de la porción interior de un conjunto de

MEDIA.ACOTADA TRIMMEAN
valores de datos.

Devuelve la media armónica de un conjunto de números

MEDIA.ARMO HARMEAN
positivos: el recíproco de la media aritmética de los recíprocos.

MEDIA.GEOM GEOMEAN Devuelve la media geométrica de una matriz o rango de datos

80
 numéricos positivos.

Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de

MEDIANA MEDIAN
números.

Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los

MIN MIN
valores lógicos y texto.

Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Incluye valores

MINA MINA
lógicos y texto.

Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o

MODA.UNO MODE.SNGL
rango de datos.

Devuelve una matriz vertical de los valores más frecuentes o

repetitivos de una matriz o rango de datos. Para una matriz
MODA.VARIOS MODE.MULT
horizontal, use
=TRANSPONER(MODA.VARIOS(número1,número2,…)).

NEGBINOM.DIST NEGBINOM.DIST Devuelve la distribución binomial negativa, la probabilidad de

encontrar núm_fracasos antes que núm_éxito, con probabilidad

81
 probabilidad_s de éxito.

Devuelve un valor normalizado de una distribución caracterizada

NORMALIZACION STANDARDIZE
por una media y desviación estándar.

Devuelve el coeficiente de correlación producto o momento r de

PEARSON PEARSON
Pearson, r.

Devuelve la pendiente de una línea de regresión lineal de los

PENDIENTE SLOPE
puntos dados.

Devuelve el percentil k-ésimo de los valores de un rango, donde

PERCENTIL.EXC PERCENTILE.EXC
k está en el rango 0..1, exclusivo.

Devuelve el percentil k-ésimo de los valores de un rango, donde

PERCENTIL.INC PERCENTILE.INC
k está en el rango 0..1, inclusive.

Devuelve el número de permutaciones para un número

PERMUTACIONES PERMUT determinado de objetos que pueden ser seleccionados de los
objetos totales.

PERMUTACIONES.A PERMUTATIONA Devuelve la cantidad de permutaciones de una cantidad

82
 determinada de objetos (con repeticiones) que pueden
seleccionarse del total de objetos.

POISSON.DIST POISSON.DIST Devuelve la distribución de Poisson.

Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se

PROBABILIDAD PROB
encuentren entre dos límites o sean iguales a un límite inferior.

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los

PROMEDIO AVERAGE cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias
que contengan números.

Busca el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen

PROMEDIO.SI AVERAGEIF
un determinado criterio o condición.

Busca el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen

PROMEDIO.SI.CONJUNTO AVERAGEIFS
un determinado conjunto de condiciones o criterios.

PROMEDIOA AVERAGEA Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos; 0

evalúa el texto como FALSO; 1 como VERDADERO. Los
argumentos pueden ser números, nombres, matrices o

83
 referencias.

Devuelve el valor previsto para una fecha objetivo usando el

PRONOSTICO.ETS FORECAST.ETS
método de suavizado exponencial.

Devuelve un intervalo de confianza para el valor previsto en la

PRONOSTICO.ETS.CONFINT FORECAST.ETS.CONFINT
fecha objetivo especificada.

Devuelve la longitud del patrón repetitivo que Microsoft Excel

PRONOSTICO.ETS.ESTACIONALIDAD FORECAST.ETS.SEASONALITY
detecta para la serie de tiempo especificada.

PRONOSTICO.ETS.STAT FORECAST.ETS.STAT Devuelve la estadística requerida de la previsión.

Calcula o predice un valor futuro en una tendencia lineal usando

PRONOSTICO.LINEAL FORECAST.LINEAR
valores existentes.

Devuelve la prueba de independencia: el valor de distribución chi

PRUEBA.CHICUAD CHISQ.TEST
cuadrado para la estadística y los grados adecuados de libertad.

Devuelve el resultado de una prueba F, la probabilidad de dos

PRUEBA.F.N F.TEST colas de que las varianzas en Matriz1 y Matriz2 no sean
significativamente diferentes.

84
 Devuelve la función inversa de la transformación Fisher o
PRUEBA.FISHER.INV FISHERINV coeficiente Z: si y = FISHER(x), entonces la
PRUEBA.FISHER.INV(y) = x.

PRUEBA.T.N T.TEST Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student.

PRUEBA.Z.N Z.TEST Devuelve el valor P de una cola de una prueba z.

Devuelve la jerarquía de un valor en un conjunto de datos como

RANGO.PERCENTIL.EXC PERCENTRANK.EXC
un porcentaje (0..1, exclusivo) del conjunto de datos.

Devuelve la jerarquía de un valor en un conjunto de datos como

RANGO.PERCENTIL.INC PERCENTRANK.INC
un porcentaje (0..1, inclusive) del conjunto de datos.

Devuelve números en una tendencia lineal que coincide con

TENDENCIA TREND puntos de datos conocidos, usando el método de los mínimos
cuadrados.

Calcula la varianza en función de la población total (omite los

VAR.P VAR.P
valores lógicos y el texto).

VAR.S VAR.S Calcula la varianza en función de una muestra (omite los valores

85
 lógicos y el texto).

Calcula la varianza de una muestra, incluyendo valores lógicos y

VARA VARA texto. Los valores lógicos y el texto con valor FALSO tienen valor
asignado 0, los de valor lógico VERDADERO tienen valor 1.

Calcula la varianza de la población total, incluyendo valores

lógicos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor FALSO
VARPA VARPA
tienen valor asignado 0, los de valor lógico VERDADERO tienen
valor 1.

86
7.4 FUNCIONES ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar los valores de las

celdas para ver cómo afectan éstos al resultado de las fórmulas en tu hoja de
cálculo. En Excel 2010 hay tres herramientas de análisis de hipótesis. Sin
embargo, aquí nos concentraremos en una llamada Búsqueda de objetivo.

Búsqueda de objetivo

La búsqueda de objetivo toma un resultado y determina los valores de

entrada posibles que producen ese resultado. Por ejemplo, supongamos que
necesitas un préstamo de $20’0000.000 para comprar un coche nuevo.
Sabes que lo pagarás en un plazo de 60 meses y que puedes aportar máximo
$400.000 mensuales. Sin embargo, no estás seguro de cuál va a ser la tasa
de interés.

En la imagen que verás a continuación, puedes ver que la tasa de interés se

deja en blanco y el pago es $333,33. Eso es porque el pago se calcula
mediante una función especializada llamada PAGO. $333,33 sería el pago
mensual, si no existiera el interés ($20.000 dividido en 60 mensualidades).

87
 Tabla 2

Es necesario que entiendas primero cómo trabajan las funciones antes de

utilizar análisis de hipótesis. Si no sabes cómo en qué consisten usan las
funciones.

Cómo insertar la función de pago:

Paso 1:
Selecciona la celda en la que verás el resultado de la función. En este caso,
B5.

Paso 2:
Haz clic en la pestaña Fórmulas y selecciona el comando Financieras.

Paso 3:
Un menú desplegable aparecerá mostrando todas las funciones relacionadas
con las finanzas. Desplázate hacia abajo y selecciona la función de PAGO.

88
 Tabla 3

Paso 4:
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, introduce los
valores deseados y/o referencias de celdas en los diferentes campos. En este
ejemplo, sólo estamos utilizando la tasa Nper (el número de pagos) y Va
(monto del préstamo).

Tabla 4

89
Paso 5:
Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda
seleccionada. Ten en cuenta que este no es nuestro resultado final, ya que
aún no se sabe cuál será la tasa de interés del préstamo.

Tabla 5

90
 CAPITULO VIII

8. GRÁFICOS EN EXCEL

8.1 ¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?

Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos

permite hacer una comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos
en Excel son una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft
para hacer informes, análisis de datos, etc.

8.2 OBJETIVO DE UN BUEN GRÁFICO EXCEL

El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la

información mostrada se entienda mejor que los números en sí mismos. Para
poder cumplir con este objetivo una gráfica debe tener las siguientes
características:

 Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en

sí mismos
 Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no
requerir de una explicación por parte de su autor
 Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores.
No es lo mismo si la gráfica está en dólares que en miles de dólares
que en barriles de petróleo.

91
  Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender
muy claramente el contenido del gráfico.
 Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los
ejes, las series, etc… además, si puedes quitarle todos los elementos
de distracción pues mejor que mejor.

8.3 TIPOS DE GRÁFICOS EXCEL

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus
puntos fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de inventar
nuevos tipos de gráficos. A continuación, te explicamos cuales son los
diferentes tipos de gráficos Excel que puedes crear.

1 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS

Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de

una o varias series numéricas.

Columnas agrupadas

En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo,

en el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero a Julio
(categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical
aquellos meses con mayores valores y permite comparar muy fácilmente con
el resto de los meses.

92
 Ilustración 26

Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año
anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año.
En este caso hemos mantenido los mismos meses. Es muy importante en
estos gráficos de Excel de columnas agrupadas que no pongas muchas
series, de lo contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer.

Ilustración 27

93
Columnas apiladas

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de
hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma
de dos series de valores.

Ilustración 28

Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al
100% de manera que veamos, para cada mes, qué serie tiene mayor peso
relativo sobre la categoría (mes).

Ilustración 29

94
Gráfico de barras
Este gráfico es igual que el de columnas, pero con la pequeña diferencia de
que el gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosa que sigo sin entender
de este gráfico y es que el último valor de las categorías aparece en la parte
de arriba en vez de al revés… pero gracias a Dios el orden del eje se puede
cambiar mediante un par de clics así que tampoco es un drama.

Ilustración 30

Gráfico de barras apiladas

El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas
apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de las categorías es largo.
Por ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una
encuesta. Yo, particularmente, también lo uso mucho cuando quiero mostrar
un ranking donde el primer valor siempre está en la parte superior y el último
de los valores está en la parte inferior de la gráfica.

Ilustración 31

95
Barras apiladas al 100%
Otro gráfico que también resulta muy útil es el de las barras apiladas al 100%
que funciona exactamente que el gráfico de Excel de columnas pero que a mí
me parece que explica mejor el mismo contenido porque puedes ver cuanto a
la derecha o a la izquierda se encuentra un valor con un pequeño truquillo.

Ilustración 32

El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color
que resalte mucho.

Ilustración 33

96
2 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)

Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos muy
usados pues representan de manera muy sencilla la proporción de una serie
de valores respecto del total. Dominar este tipo de gráficos es fundamental.
Nos puede ayudar a representar de manera muy sencilla una serie de valores
muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos.

Ilustración 34

Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido

en porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy fácil de entender
y, en seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto.

También podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor

todas sus características o destacar un valor.

97
 Ilustración 35

Estos gráficos circulares son de los más utilizados en Excel.

Gráfico de anillo en Excel

Una variable que últimamente se está poniendo más de moda para hacer
reportes o para valor indicadores. Es un gráfico sencillo de hacer, pero no tan
fácil de que sea útil. Un ejemplo podría ser el siguiente:

Ilustración 36

98
Es muy importante que los elementos de un gráfico en excel queden bien
definidos.

3 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE ÁREAS

Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de
Excel. Realmente no es fácil usar este tipo de gráficos porque su aplicación
puede resultar un poco concreta en algunos casos.

Gráfico de áreas
Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite
representar las series como valores. Por ejemplo, en este ejemplo, podríamos
comparar las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al Año 2.
También lo podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra
comparativa.

Ilustración 37

Áreas apiladas
Este tipo de gráfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera
muy gráfica. Es muy frecuente usarlo para ver volúmenes que se usan de

99
manera continua. Podría usarse para ver el volumen de agua acumulado en
diferentes pantanos, por ejemplo. Como puedes ver, el volumen de agua
acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio y Julio.

Ilustración 38

El gráfico de áreas en excel es uno de los más utilizados, debido a la gran

claridad que aporta.

4 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE LÍNEAS

Líneas
Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este
gráfico Excel está muy indicado cuando en las categorías tenemos cualquier
referencia de tiempo como días, años, meses, horas, minutos…

Ilustración 39

100
Líneas con marcadores

Además, podremos añadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta
de los valores. Dependiendo del número de series que tengamos convendrá
tener los valores, aunque si sólo queremos ver las tendencias y no los valores
exactos de cada punto no será conveniente usar las etiquetas para evitar que
el gráfico esté demasiado recargado.

Ilustración 40

Varias líneas
En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series de valores y
ver sus tendencias. Para ello usaremos el gráfico de líneas sin usar los
marcadores.

Ilustración 41

101
Varias líneas apiladas

Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los valores de dos series y
ver la tendencia conjunta. La línea superior es la suma de la línea inferior y
los valores de la superior. De esta manera conseguimos ver la progresión de
un conjunto de elementos.

Ilustración 42

5 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE DISPERSIÓN

Gráficos de puntos (o dispersión)

Estos gráficos son la representación gráfica de una serie de coordenadas.

Por ejemplo, pueden servirnos para ver la situación de una serie de fábricas.
En el eje de las x podemos tener el volumen de fabricación y en el el eje de
las y (vertical) el número de horas de mantenimiento requeridas. Este tipo de
gráfico está especialmente recomendado para comparar un conjunto de datos
con dos características diferentes. Por ejemplo, también podríamos comparar
el precio y el margen de un conjunto de productos…

102
 Ilustración 43

Gráficos de burbuja
Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que
podemos introducir una tercera variable que nos permitirá hacer una mejor
comparación. Esta tercera variable está representada por el tamaño del punto
como puede verse en la siguiente imagen.

Ilustración 44

103
6 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO COMBINADO

Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos podemos
tener dos de los gráficos anteriormente explicados en un único gráfico.
Normalmente se usan para representar variables que son completamente
diferentes. Por ejemplo, podríamos comparar el porcentaje de dedicación a
una tarea frente al resto y el coste de dicha tarea. Como ves, no parecen
características similares y por eso las usamos con gráficos de diferente
naturaleza.

Ilustración 45

Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un

orden de magnitud similar podremos usar el eje vertical de la izquierda como
eje secundario:

104
 Ilustración 46

En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie «Superficie»

para que esté expresada en porcentaje. Como el Volumen está medido en
unas unidades y la superficie en porcentaje parece indicado modificar el tipo
de gráfico para que sea más fácil de entender al tener dos ejes diferentes.

7 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO DE ARAÑA

El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se
usa excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de gráfico de
Excel puede usarse cuando tengamos una serie de características que
queramos comparar.

Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico
de araña se vería de la siguiente manera en Excel:

105
 Ilustración 47

Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar

visualmente unos valores. Por ejemplo, suele usarse para valorar diferentes
resultados en una encuesta y su comparativa con el año anterior. Es decir, no
sirve para comparar los diferentes meses como vemos en el ejemplo anterior.

NUEVOS GRÁFICOS EN EXCEL 2016

8 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de gráficos
muy particulares usados, sobretodo, en estadística.

Histograma

El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores de

una única serie de datos histórica. Por ejemplo, se usa mucho para comparar
series pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un año.

106
 Ilustración 48

Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la gráfica

no existe. Además, este tipo de gráfico Excel nos permite agrupar según:
ancho del rango o número de rangos para poder hacer otro tipo de
valoraciones como los gráficos de frecuencia.

Gráfico de Pareto

Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una línea
que son los valores acumulados de la serie. Como puede verse, la línea
acaba en el 100%. Lo importante de esta línea es mostrar el comportamiento
de los valores mientras se va acumulando.

Ilustración 49

107
Si quieres saber algo más sobre Pareto, sobre el principio que enunció (y le
dió la fama) y su diagrama puedes echarle un vistazo a este artículo de
Wikipedia.

Estos son los dos tipos de gráficos en excel 2016 más novedosos.

9 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE CASCADA

Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con
series de tiempo sino con elementos que se acumulan o se restan… por
ejemplo, en el mundo financiero se usa mucho o en la consultoría. Este
gráfico refleja como diferentes elementos se van acumulando sobre el total y
lo van disminuyendo otros elementos.

Ilustración 50

Las características tan peculiares de este gráfico en excel hacen que tenga
este aspecto tan peculiar.

108
 10 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE JERARQUÍA
Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar
aquellos valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.

Ilustración 51

8.4 COMO HACER GRÁFICOS EN EXCEL

Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas
más que una pequeña tabla con datos como la siguiente:

Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña

«Insertar» y después iremos al grupo «Gráficos» donde seleccionaremos uno
de los gráficos que nos ofrece Excel y que hemos explicado anteriormente.
Los pasos que debes seguir puedes verlos en esta imagen:

109
 Una vez que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente
en nuestra hoja de Excel.

La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy
fácilmente a través de las opciones del menú y también se puede cambiar el
tipo de gráfico de manera muy sencilla.

8.5 EDITAR O REORGANIZAR UNA SERIE

1 Haga clic con el botón secundario en el gráfico y luego elija Seleccionar

datos.

110
 2 En el cuadro de diálogo Entradas de leyenda (Series) haga clic en la serie
que desea cambiar.

3 Haga clic en Editar, haga los cambios y luego haga clic en Aceptar.

Los cambios que haga podrían desactivar los vínculos a los datos
origen del libro.

4 Para reorganizar una serie, selecciónelo y, a continuación, haga clic en

Subir - Bajar.

También puede agregar una serie de datos o quitarla en este cuadro de

diálogo si hace clic en Agregar o en Quitar. Quitar una serie de datos hace
que se elimine del gráfico: no podrá usar los filtros del gráfico para volver a
mostrarla.

Si desea cambiar el nombre de una serie de datos, vea Cambiar el nombre de

una serie de datos.

8.6 FILTRAR DATOS EN EL GRÁFICO

Comencemos con los filtros de gráficos.

1 Haga clic en cualquier lugar del gráfico.

2 Haga clic en el botón Filtros de gráfico botón Filtros de gráfico junto al

gráfico.

111
3 En la pestaña Valores, active o desactive la serie de categorías que desea
mostrar u ocultar.

4 Haga clic en Aplicar.

5 Si desea cambiar o reorganizar los datos de la serie, haga clic Seleccionar

datos, y luego siga los pasos 2, 3 y 4 de la sección siguiente.

112
 9. REFERENCIAS

ASPECTOS GENERALES DE LA INFORMATICA. (s.f.). Obtenido de

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KIO. (s.f.). Obtenido de https://www.kionetworks.com/blog/data-center/los-sistemas-de-

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PMOinformatica.com. (s.f.). Obtenido de

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empresas.html#:~:text=La%20inform%C3%A1tica%20permite%20automatizar
%20todo,acuerdo%20a%20los%20requisitos%20fiscales.

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PROCESAMIENTO DE DATOS. (s.f.). Obtenido de https://www.tecnologias-
informacion.com/procesamientodatos.html

PROCESAMIENTO DE DATOS. (s.f.). Obtenido de https://internetpasoapaso.com/archivos-

de-datos/

SISTEMAS DE INFORMACION. (s.f.). Obtenido de https://www.kionetworks.com/blog/data-

center/los-sistemas-de-informacion-de-una-empresa

The Role of Different Types of Information Systems In Business Organizations. (2019).

Obtenido de
https://www.researchgate.net/publication/264556488_The_Role_of_Different_Typ
es_of_Information_ Systems_In_Business_Organizations_A_Review

114