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CODIGO: CA - P 01
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL FE
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO
Determinar el control de los documentos del Sistema de Gestión Integral
para la elaboración, revisión, aprobación, archivo y eliminación de
documentos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos y datos que estén
relacionados con el Sistema de Gestión Integral (ISO 14001: y su aplicación
obligatoria por todas las personas que hayan participado en la elaboración o
actualización de un documento del SGI y por el Administrador del Sistema de
Gestión Integral para efectos de incorporar un documento al Sistema de
Gestión, actualizar los documentos existentes o realizar una anulación.
3. RESPONSABLE
Son responsables de la aplicación de este procedimiento el Gerente,
Administrador, Ingenieros, Supervisores y Auxiliares Administrativas.
4. CONDICIONES GENERALES
Con el fin de prevenir pérdidas en la información, la persona encargada de
la documentación tendrá una copia magnética de todos los documentos, la
cual será cambiada una vez se realicen modificaciones a los documentos
del sistema.
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5. DEFINICIONES
Actualizar: Modificar un documento para adecuarlo a las necesidades del
momento.
Administrador del Sistema de Gestión Integral: Es el profesional
responsable por la gestión de la del Sistema de Gestión Integral,
asegurando el control de la documentación, y la recopilación y análisis de
la información referente al desempeño del sistema.
Aprobación: Actividad que autoriza la edición y la aplicación de los
documentos por parte de la dirección de la Organización.
Copia Controlada: Es aquella copia expedida de manera formal por el
responsable de la gestión documental, con el fin de garantizar que el
usuario recibirá la última versión del documento en forma oportuna cuando
esta se produzca.
Copia No Controlada: Copia expedida de un documento por el
responsable de la gestión documental o impresa por los usuarios, y a las
cuales no se les hace ningún tipo de seguimiento.
Documento: Información y su medio de soporte (papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía, muestra modelo, o una combinación de las
anteriores). Un documento puede ser un procedimiento, guía, manual,
instructivo, etc.
Editar: Impresión o grabación y publicación de un escrito, obra o disco.
Listado Maestro de Documentos: Es el inventario actualizado de
documentos relacionados con el Sistema de Gestión Integral.
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Responsable de la Gestión Documental: Persona responsable de
garantizar que los documentos aprobados del Sistema de Gestión Integral
se publican y permanecen actualizados en los sitios destinados para esto,
adicionalmente es responsable por la administración de los registros
generados en los procesos de Siditransporte E.U, de acuerdo con lo
establecido por la Empresa.
Revisión: Actividad encaminada a evaluar que el contenido del documento
esté de acuerdo con las actividades que se realizan y no existan
incongruencias.
6. PARA CUMPLIR CON EL OBJETO
6.1 Las personas que trabajan en cada área y que detecten que una actividad
que realizan no esté documentada para el normal funcionamiento del Sistema
de Gestión Integral, debe informar al Jefe de Área, quien es el encargado de
revisar la conveniencia de documentar o no dicha actividad.
La generación de solicitudes de elaboración de documentos puede provenir de
las actividades de aplicación del Sistema de Gestión Integrado (ISO
9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007).
6.2 Una vez se haya acordado entre los Jefes la necesidad de documentar la
actividad, designan la persona responsable para la elaboración; la revisión y
aprobación. Para los documentos operativos, no se requerirá la firma del
Gerente para su aprobación, estos deberán ser aprobados por los
responsables de cada obra, ya sea Director de obra y/o Ingeniero Residente.
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6.3 Una vez elaborado el documento, se envía a la persona responsable de la
revisión, quien verifica que el documento este completo y acorde con la
actividad.
6.4 Si el documento no es aceptado por su contenido, el encargado de la
revisión realiza los ajustes correspondientes e informa a la persona encargada
para su corrección.
6.5 Cuando se tiene el documento ajustado, a los responsables de la
elaboración, revisión y aprobación para las respectivas firmas, quienes
verifican si el contenido se ajusta a las Políticas, Objetivos y requisitos del
Sistema de Gestión Integral.
6.6 El responsable de la aprobación y el Administrador del SGI determinan la
ubicación de los documentos los cuales son entregadas a través de CD en
medio magnético como copias no controladas, garantizando que esa es la
última versión de los documentos y los documentos originales reposan en
oficina principal. Igualmente, el Administrador del SGI actualiza los
documentos.
6.7 En caso de requerirse divulgación, ésta la realiza el responsable de la
elaboración del documento en coordinación con el Director de Obra o Ingeniero
Residente o Supervisor Técnico y el Administrador del SGI, citando a las personas
que se consideren necesarias, a partir de este momento se inicia la aplicación del
procedimiento.
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6.8 Para evaluar el grado de entrenamiento, el supervisor técnico evalúa el
procedimiento difundido y lo aplica al final de la sesión.
6.9 Cambios en los Documentos.
6.9.1 Una vez se determine realizar cambios en un documento, se diligencia en la
parte final del documento el siguiente cuadro:
FECHA No. ACTUALIZACIÓN CAMBIO MOTIVO
DD/MM/AÑ X XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX XXXXXXX
XXX
6.9.3 La copia de la versión anterior, es archivada por el Administrador del SGI,
identificándola con el sello de documento obsoleto, siempre y cuando el
Administrador del SGI considere que se debe guardar.
6.9.4 Cuando se determina que el documento cambia de versión, se realiza
nuevamente la divulgación, siguiendo lo dispuesto en los ítems 6.7 y 6.8.
6.10 Cambios de Versión
El cambio de versión se considera cuando el documento tiene modificaciones
que afecten el normal funcionamiento del proceso que se tenía anteriormente.
El cambio de versión lo determina conjuntamente el responsable de la
aprobación y el Administrador del SGI.
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6.11 Manejo y Control de Documentos
6.11.1 Para el control de documentos, se tiene definido el “Listado Maestro de
Documentos Internos”, el cual es manejado por la Coordinación HSEQ, quien se
encarga de la revisión y actualización cada vez que surjan cambios de versión, se
elimine o se incluya nuevos documentos.
6.11.2 Con el fin de llevar un control de los documentos existentes en cada área,
el Coordinador HSEQ suministra un listado por ubicación de los procedimientos
que se relacionan con el área y es actualizado cuando ocurra alguna variación.
6.11.3 El “listado Maestro de Documentos Internos” se encuentra disponible en el
computador del Coordinador HSEQ.
6.11.4 Los jefes de cada área establecerán los documentos externos que
consideren críticos.
Para el desarrollo de las actividades; para mantener el control y mantener las
versiones vigentes, cada vez que se modifique un documento se envía dicha
documento bajo la última versión para su reemplazo en cada frente de trabajo.
6.12 Eliminación de Documentos
6.12.1 Se elimina un documento del Sistema de Gestión Integral cuando los
responsables por la revisión y aprobación determinan la no - aplicación del mismo.
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Para esto, se envía una comunicación al Coordinador HSEQ indicando las causas
de su eliminación.
6.12.2 El Coordinador HSEQ, proceden a eliminar el documento de todas las
áreas donde se encuentre disponible y del “Listado Maestro de Documentos
Internos”, teniendo en cuenta que el código asignado quede invalidado para su
utilización posterior.
6.13 Control de Documentos de Origen Externo
Los documentos de origen externo son controlados por el Coordinador HSEQ,
quien diligencia el registro Control de Documentos Externos, donde se menciona
el documento y se referencia con la codificación que le hayan asignado.
Para cualquiera de las actividades realizadas por la Organización en la que el
Cliente establezca los formatos y/o documentos, la Organización se ceñirá en lo
establecidos por éste siempre y cuando cumplan con los requerimientos mínimos
exigidos en el Sistema de Gestión Integral.
6.14 Revisión General de la Norma
6.14.1 Con el fin de evaluar el estado real de la aplicación de documentos que no
hayan tenido cambios durante los dos (2) últimos años, el Coordinador HSEQ
solicita por escrito la revisión del documento al Jefe del Área correspondiente,
quien coordina con los responsables de la elaboración, revisión y aprobación el
estudio del documento.
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6.14.2 En el caso de que resulten cambios en los documentos, se diligencia el
formato “Naturaleza del Cambio” y se aplica lo dispuesto en el ítem 6.9. Si se
determina que no requiere cambios, el Jefe del Área envía una comunicación al
Administrador SGI indicando que el documento está de acuerdo con las
disposiciones establecidas.
8. REGISTROS
CODIGO Y TIEMPO DE DISPOSICION
NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO
CONSERVACION FINAL
Formato Documentos
Externos HSE 1 año 5 años Reciclado
Coordinador HSE
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