1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO.

INTRODUCCIÓN
La función de adquisiciones y abastecimientos ha evolucionado hasta convertirse en una función
estratégica para las organizaciones competitivas de hoy en día, en este capítulo se exponen los
aspectos fundamentales de la función, señalando sus orígenes, su evolución y la importancia que
tienen en la actualidad.

1.1. GENERALIDADES
1.1.1. CONCEPTUALIZACIÓN DE COMPRAS
La función de compras es comúnmente conocida como la función de adquirir, contemplando la
necesidad, localización y selección de uno o más proveedores, negociando el precio y otros
términos inherentes al insumo a comprar, asegurándose de su entrega a través de un adecuado
seguimiento.

En la actualidad, el término comprar ha ido evolucionando a adquirir, considerando una

ampliación a las opciones de comprar, sin embargo, considerando la costumbre en el uso del
término comprar, éste se utilizará a lo largo del trabajo refiriéndonos indistintamente a compra o
adquirir.

Comprar es allegarnos de un bien o servicio en forma lícita, y compra es una de las formas en que
podemos allegarnos de esos bienes pero también podemos hacerlo por arrendamiento, donación,
préstamo, etc.

Es precisamente la habilidad de un profesional, el conocer las diferentes formas y modalidades de

compra, considerando las circunstancias particulares de cada una de ellas como son:

 Insumo a comprar

 Volumen

 Peso

 Cantidad

 Fecha en que se requiere

 Unidad de medida

 Costo, etc.

1.1.2. SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A LAS COMPRAS

Aunque el interés en el comportamiento de la función de compras ha sido un fenómeno
especialmente del siglo XX, se reconoció como una función independiente e importante en
muchas organizaciones, principalmente las ferrocarrileras mucho antes de 1890.

Anteriormente a la Primera Guerra Mundial, la mayor parte de las empresas consideraban la

función de compras principalmente como una actividad de oficina, meramente burocrática; sin
embargo durante los periodos de la Primera y Segunda Guerra Mundial, considerando que el éxito
de una empresa no dependía de lo que pudiera vender, dado que el mercado era casi ilimitado, la
función de compras comenzó a ser relevante.

La capacidad de obtener de los vendedores las materias primas, los suministros y los servicios
necesarios para seguir operando las fábricas y las minas era la clave determinante del éxito de la
organización, es por ello que se prestó atención a la organización, a las políticas y a los
procedimientos de la función de compra y emergió como una actividad empresarial reconocida.

Durante las décadas de 1950 y 1960 las compras continuaron ganando posición, así como las
técnicas para realizar esta función se hicieron más refinadas a medida que aumentó la oferta de
personas entrenadas y competentes para hacer evidentes las decisiones de compra.

Al iniciarse la década de los setenta, derivado del aumento a los precios del petróleo, las
organizaciones hicieron frente a dos problemas engorrosos una escasez internacional de casi todas
las materias primas básicas necesarias para sostener las operaciones y un incremento en el nivel
de precios superior a lo normal desde el final de la Segunda Guerra Mundial.

Estos acontecimientos motivaron a los directivos de empresas a que enfocaran la atención

directamente sobre los departamentos de compras, debido a que su función para obtener los
artículos necesarios de los vendedores a precios realistas significaba diferencia entre el éxito y el
fracaso.

A medida que avanzamos en el tiempo y en concordancia con la competencia en las economías

globalizadas del siglo XXI, se hace más evidente que las organizaciones deben tener una función de
compras y manejo de materiales eficientes y efectivos si quieren competir exitosamente con
empresas nacionales y extranjeras.

El departamento o área de compras tiene el potencial para desempeñar un papel clave en el

desarrollo y en la operación de una estrategia que lleve a una gran eficiencia y elevada
competitividad, a través de acciones tales como:

 Combatir la inflación resistiendo el buscar precios controlados.

 Reducir significativamente la inversión monetaria en inventario de materiales a través de

la óptima planeación y selección de proveedores.

 Incrementar el nivel de calidad y la consistencia del producto final o servicio prestado con
el fin de que sea mejorada.

 Reducir el segmento de materiales vendidos al costo de los artículos.

 Realizar mejoras al producto y al proceso estimulando y facilitando una comunicación

abierta entre comprador y vendedor, de modo que haya un beneficio mutuo para ambas
partes.
1.1.3. IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL ANÁLISIS OPERACIONAL Y FUNCIONAL DE LAS COMPRAS
Objetivos de la función de compras
El encargado de hacer las compras debe alcanzar simultáneamente diversas metas, además de
intentar equilibrar los objetivos que con frecuencia son contrapuestos, y hacer las negociaciones
necesarias para obtener una mezcla óptima entre conseguir el insumo necesario al mejor costo
posible, considerando, los diversos proveedores, volúmenes a comprar, etc. Una declaración más
específica de las metas generales de las compras podrá incluir los siguientes nueve puntos:

 1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios

requeridos para la operación de la organización.

 2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

 3. Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.

 4. Encontrar o desarrollar proveedores competentes.

 5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados.

 6. Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo posible.

 7. Mejorar la posición competitiva de la organización.

 8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos

dentro de la organización.

 9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración.

Sin embargo, la función de compras tiene objetivos de carácter más específico, éstos incluyen:

 La reducción de costos u obtención de utilidades. El objetivo de utilidades está implícito

en el concepto de obtener materiales apropiados, al precio adecuado, en la cantidad
apropiada, del vendedor conveniente y en el momento preciso. La adherencia al objetivo
de utilidad como una meta y una motivación, requiere prudencia al juzgar el mejor valor
por el dinero gastado, pues existe un equilibrio lógico entre el precio y el valor de uso.

 El servicio. El objetivo del servicio de las compras es una necesidad reconocida. Para
permitir a la organización operar eficientemente a largo plazo, la función de compras
puede operar a menos de la eficiencia máxima en corto plazo. El Departamento de
Compras ocasionalmente deberá estar listo para dar servicio aunque esto represente una
compra antieconómica. Compras tiene el objetivo primordial de apoyar el programa de
operación de la organización. A largo plazo la cooperación entre los departamentos
operativos y las actividades de compras pueden dar como resultado llevar al máximo la
contribución del Departamento de Compras a la consecución del servicio y como
consecuencia de las utilidades. Por otra parte, el servicio es sólo una de las funciones de
compras, área que debe perseguir siempre el valor óptimo de los bienes y servicios que
deben comprarse. Cuando el servicio debe tener prioridad, los precios pagados con exceso
del valor óptimo deben ser fundamentados.
  Control de los compromisos financieros. Es imperativo que los miembros de la
administración conozcan exactamente y en todo momento que compromisos se han
contraído y que tengan un control centralizado en la aceptación de los mismos; ya que sin
este, la estabilidad financiera de una compañía puede ser puesta en peligro fácilmente,
por lo tanto, el Departamento de Compras debe mantener, necesariamente, reglas muy
estrictas con respecto a la aceptación de compromisos.

 Control de negociaciones y relaciones con proveedores. Es función inherente del

Departamento de Compras mantener un control cuidadoso en las negociaciones y en las
relaciones con los proveedores, por las siguientes razones:

           * La efectividad de un negociador de un Departamento de Compras es bastante debilitada si

no se le reconoce como la   
              persona con quien se trata desde el comienzo mismo. Debe controlar todos los contactos
con proveedores.
           * Al negociar con los proveedores sobre el precio u otras condiciones, las revelaciones poco
inteligentes pueden ser muy        
              perjudiciales a los intereses de la compañía. Se solicita a los otros departamentos restringir
sus discusiones con los    
              proveedores, a las especificaciones y a la ejecución, y dejar las negociaciones de precios al
Departamento de Compras.
           * Es más factible que los proveedores traten sobre una base confidencial con una
organización controlada firmemente.
           * En muchas industrias existen relativamente pocas firmas altamente competitivas. El
progreso tecnológico puede ser más
              rápido. La ventaja de llegar primero con lo mejor puede significar la diferencia entre el
éxito y el fracaso. El Departamento de                Compras es el encargado de la supervisión y el
control de las negociaciones con los proveedores, con el fin de minimizar la                  posibilidad
de dar a conocer la información en forma poco hábil.
           * Las relaciones efectivas con los proveedores son necesarias para lograr la seguridad del
abastecimiento y proteger la buena                reputación de la compañía.

Objetivos de la función de compras:

 1. Reducción de costos u obtención de utilidades

 2. Servicio

 3. Control de compromisos financieros

 4. Control de negociaciones y relaciones

1.1.4. CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO

Abastecimiento es algo que se adquiere en forma continua, esta actividad se realiza
repetitivamente. Se debe planear y programar el abastecimiento, esto nos lleva a tomar acuerdos
con proveedores normalmente en periodos que generalmente abarcan un año.
El abastecimiento es entonces la compra reiterada de uno o más insumos, por lo que la
estandarización de los mismos debe de ser en extremo detallada.

1.1.5. SITUACIONES QUE DAN ORIGEN AL ABASTECIMIENTO

Las situaciones que dan origen al abastecimiento dependerán de la empresa, giro, tamaño y
necesidades que puedan llegar a tener, con el fin de poder realizar sus actividades y con ello el
lograr sus metas y objetivos previamente establecidos.

Generalmente se presentan en organizaciones que ya tienen posicionado algún producto en el

mercado y en consecuencia requieren mantener los niveles de calidad, cantidad y costo en forma
estable.

Entre algunas de las situaciones más sobresalientes se encuentran:

 volumen de producción

 capacidad de almacenamiento

 sistema de producción

 mantenimiento de equipo

 limpieza de las fábricas

 consumos de oficina

Tomando en cuenta lo anterior, la función de abastecimiento programará las entregas de insumos

de acuerdo a las necesidades previamente establecidas por los departamentos o áreas
solicitantes.

1.1.6. IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL ANÁLISIS OPERACIONAL Y FUNCIONAL DE

ABASTECIMIENTO
Es necesario realizar un análisis operacional y funcional de los abastecimientos, para así poder
conocer los ciclos de consumo, y poder asegurar los materiales disponibles cuando sean
requeridos, puesto que de no ser así, sería imposible para la organización poder lograr sus
objetivos.

De igual forma, porque hay que llevar una administración en compras y abastecimientos (ya que
es un área funcional), cuyo objetivo más importante, es obtener el costo óptimo, cuidar que las
inversiones sean con la calidad, precio y tiempo correcto, con el fin de satisfacer las necesidades
de cada uno de los departamentos.

1.2. OPERACIÓN
1.2.1. TIPOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

COMPRAS: Bienes de capital (son aquellos que nos ayudan a producir bienes que generan
utilidades):

 Maquinaria

 Mobiliario

 Terrenos

 Vehículos

 Computadoras

 ABASTECIMIENTOS

Materiales e insumos

 Materia prima

 Materiales de acondicionamiento

Bienes de consumo (recibe todos los costos adicionales administrativos, que pueden ser
identificados o no en el producto final):

 Papelería

 Luz (Energía)

 Internet

 1.2.2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Se entiende por principio al conjunto de líneas de conducta, incluyendo los valores, tales como:
comprar sólo lo que se necesite, registrar lo que se compra, comprar a precio correcto, cuidar
mucho la ética, seleccionar y verificar a los proveedores, asegurar los inventarios mínimos, etc.

Dentro de los principios básicos de compras se encuentran los siguientes:

 Calidad. La cual debe cumplir con la conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización y

control, para que los productos sean del agrado de los clientes.

 Cantidad. Es conveniente considerar los factores de regulación tales como: necesidad,

precio, promedio de compras, emisión de pedidos, costo de la transacción, pedido y
mantenimiento.

Dichos factores se ven a su vez afectados por una serie de elementos que deben ser estudiados
con la profundidad y exactitud necesaria como son:

 Tiempo adecuado de entrega, recepción y producción

  Tradición comercial

 Almacenaje y mantenimiento

 Mercado, condiciones y tendencias

 Modelos de control de inventarios

          * Precio Correcto. Considerado como uno de los elementos más importantes, pues se
relaciona con otros factores como son la               cantidad, la calidad y el servicio, los cuales deben
considerarse como un medio para el logro de diversos objetivos.
          * Proveedor Adecuado. Consiste en buscar la mejor fuente de abastecimiento, considerando
calidad, cantidad, precio, servicio y               financiamiento para el surtimiento de los pedidos.

En resumen, podemos mencionar que la función general del Departamento de Compras será tener
la responsabilidad de satisfacer todas las necesidades generales de compras dentro de la línea de
productos asignada, así como de servicios, debiendo atender todas las requisiciones de compras,
colocación de pedidos y estar al tanto de sí tales ordenes han sido surtidas por los proveedores.
Esta función general la contiene las siguientes funciones específicas:

 Lograr un flujo continuo de materiales.

 Mantener niveles de inventario y los pedidos al mínimo.

 Mantener adecuados estándares de calidad.

 Mantener e incrementar de número de proveedores confiables.

 Estandarizar hasta donde se pueda los artículos que se compren.

 Comprar productos al precio final más bajo.

 Mantener la posición competitiva de la organización

 Alcanzar relaciones de trabajo productivas y armoniosas con los demás departamentos de

la empresa.

1.2.3. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS Y SUS

OBJETIVOS
Se ha destacado el hecho de que la creación de un Departamento de Compras representa el
reconocimiento de las compras como una actividad organizada, y éstas a su vez se caracterizan por
contar y perseguir el logro de objetivos.

Las actividades que se realizan en la función de compras, en su conjunto pretenden realizar una
contribución efectiva a la organización de la que forman parte, por lo que deben ser orientadas
hacia los objetivos generales de la misma, por lo tanto, su función será obtener los materiales
adecuados, en la cantidad debida, su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente
correcta, prestando el servicio correcto y al precio conveniente.
1.2.4. CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS
Compras centralizadas
Las compras centralizadas tienen como finalidad comprar materiales, suministros y equipo a través
de una oficina matriz, con una unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal
especializado y competente.

Ventajas de la centralización

 Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de su compra se hacen
por medio de un punto de control central.

 Elimina la duplicación administrativa.

 Se contemplan mayores volúmenes de compra.

 En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el

abastecimiento disponible ya que esta acción puede hacer que el precio aumente.

 Es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a varias sedes y
personas dentro de la compañía.

 Se obtiene el mejor control sobre los compromisos de compras.

 Facilita la experiencia y especialización en las decisiones de compra, es decir, existe una

mejor utilización del tiempo.

Desventajas de la centralización

 Las operaciones productivas pueden ser paralizadas por causa de tener todos los insumos
en un solo lugar.

 Si los materiales son di símbolos en cada planta, la centralización inmoviliza las

operaciones.

 Los volúmenes de financiamiento son grandes y por consiguiente la tentación de una

mayor compra impacta los costos de almacenamiento.

 Los desperdicios y las mermas son mayores.

 Mal servicio a los usuarios.

 Incremento de los costos de distribución.

 Riesgo de servicio más lento.

Compras descentralizadas
Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de los
departamentos específicos manejarán sus propias compras.
Ventajas de la descentralización

  Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas.

 Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.

 Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores.

 Tiempo de respuesta de proveedores más rápida.

 Facilidades de negociación de cosas.

 Adicionales como capacitación o seguros.

Desventajas de la descentralización

 Las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de

suministro.

 Se produce una subdivisión de las compras en perjuicio de la obtención de descuentos,

facilidades de pago, etc.

 No se aprovechan los volúmenes de compra al negociar.

 Probabilidad de pérdida de control de la central de sus unidades.

Compras centralizadas – descentralizadas

Son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporación.

 Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los

departamentos que tengan otorgada también esa responsabilidad.

 Informar al departamento principal, sobre las actividades realizadas.

 Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compra, sucursales o

fábricas, para evitar malos entendidos.

 El encargado debe dirigir la centralización, coordinar actividades y vigilar que se lleven a

cabo en forma correcta.

1.2.5. POLÍTICAS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Las políticas son lineamientos o guías de acción que marcan nuestro camino a seguir para el
cumplimiento de los objetivos previamente establecidos, estas políticas deben adaptarse a la
empresa, según las necesidades, giro, volumen de operaciones, etc., así como también deben
actualizarse en forma periódica para que estén de acuerdo a los cambios del entorno y de la
propia entidad.

El Departamento de Compras y abastecimientos se define y se rige por políticas específicas,

basadas en las políticas de la organización, así como en las normas de actuación de la actividad en
sí misma.
Más adelante abarcaremos más políticas.

1.2.6. SEGUIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA

La tarea del Departamento de Compras no finaliza al entregar al proveedor la orden de compra,
sino que debe darle seguimiento a la misma, a través de la verificación que asegure el
cumplimiento de la obligación del oferente de promesa de entrega, y de un rastreo del pedido que
mejore la entrega programada.

Para llevar a cabo este seguimiento, es necesario basarse en un procedimiento que debe seguir no
sólo el personal del Departamento de Compras, sino también el personal de apoyo que
intervenga, debido a que con frecuencia para darle seguimiento a la orden se requiere del talento
y asistencia técnica en que interviene personal de ingeniería o inspección, de acuerdo con la
solicitud y autorización del Departamento de Compras, se da este seguimiento al tratar con
productos industriales.

El objetivo principal del seguimiento es el asegurarse de que el pedido será entregado en el plazo y
condiciones pactadas con el proveedor.

El primer paso en el seguimiento de una orden de compra consiste en verificar con el proveedor
que haya recibido el pedido, entendiendo y aceptando los términos que se establecen en la orden
de compra, para tal efecto se puede desarrollar una hoja de control de órdenes de compra o bien,
confirmar que en la orden de compra el proveedor firme su ‘aceptación’.

La carga del seguimiento puede ser aligerada por medio de la insistencia en la confiabilidad de la
entrega y por la exclusión de los proveedores que no cumplan con su promesa de entregar en la
fecha y/o condiciones pactadas.

También podemos aminorar esta carga, insistiéndole a nuestro proveedor nos proporcione
regularmente información al día acerca del seguimiento que les están dando a nuestras ordenes
de compra.

Toda la información que obtengamos de nuestro proveedor, generalmente se obtiene vía

telefónica y debe ser descargada en las hojas de control, las cuales deben contener básicamente lo
siguiente:

 Número de folio de la hoja de compra.

 Nombre del proveedor.

 Fecha en que se expidió la orden de compra.

 Fecha en la que se pactó la entrega.

 Requisición a que se refiere (qué departamento solicitó la mercancía o el servicio).

  Persona con quien se habló.

 Descripción de la mercancía o el servicio.

 Nombre y firma de la persona que realiza el seguimiento.

 Espacio para las observaciones necesarias.

Las hojas de control coadyuvan en la verificación de si ha sido enviado el pedido; si se entregará en

el plazo pactado, en una fecha posterior o si existen problemas para su entrega.

Si la fecha de cumplimiento es próxima, el responsable de darle seguimiento al pedido debe

comunicarse con el proveedor para cerciorarse si ya envió el pedido o piensa hacerlo
posteriormente, en caso de que el proveedor tenga problemas para realizar la entrega, el
Departamento de Compras debe tomar la decisión de esperar a que pueda realizar la entrega el
proveedor o simplemente se elija a otro para que surta el pedido.

1.2.7. TERMINACIÓN DE LA COMPRA

Una vez que el pedido sea recibido, el encargado de recibirlo en el almacén debe informarle al
Departamento de Compras que se ha llevado a cabo la recepción, así mismo este departamento
debe informar al área que expidió la requisición.

La función del Departamento de Compras finaliza cuando recibe las facturas correspondientes a
las compras, y las compras con el pedido y acuse o comprobante de recibo del almacén.

La función de manejar y recibir físicamente los materiales entregados, así como la verificación de
que las entregas correspondan exactamente con las estipulaciones pactadas en la orden de
compra, generalmente se llevan a cabo no por el Departamento de Compras, sino por un grupo
especializado, desde el punto de vista de auditoria interna, que trabaja en conjunto con las
funciones asociadas de almacenamiento y manejo de materiales.

La inspección de la mercancía varía desde el conteo simple y la verificación de la lista de empaque

o del talón de entrega hasta las pruebas de laboratorio prescritas para la verificación de la calidad
especificada y para elaborar las inspecciones técnicas y las demostraciones de su ejecución.

Por otra parte, la verificación de las facturas y el pago al proveedor son funciones específicas del
Departamento de Contabilidad. Las facturas requieren tres verificaciones principalmente:

 1. Verificar a través de la comparación con los documentos de recibo, que el material

facturado ha sido recibido completo y en las condiciones apropiadas.

 2. Verificar contra la orden de compra, que los precios y términos están de acuerdo con el
compromiso establecido por el agente de compras.

 3. Verificar de forma mecánica su corrección aritmética.

El procedimiento de compras concluye una vez que el Departamento de Contabilidad realiza tanto
la verificación como el pago, ambos ya mencionados.

Por último, se da por terminada la compra al cumplirse con las obligaciones contraídas en el
contrato de compraventa u orden de compra entre el comprador y el proveedor