Práctica Calificada Nº 1
Curso:
Organización de eventos y protocolo
Grupo:
4
Alumnos:
- Cruz Gutierrez, Jhoel
- Agama Molina, Jazmin
- Pozo Nina, William
- Lopez Macha, Edwin
- Montalvo Ramírez Valeria
- Aliaga Nuñez, Karina Michell
2021
TRABAJO DE CURSO
EVENTO ACADÉMICO: CONGRESO INTERNACIONAL DE LA SALUD
El siguiente trabajo de curso, tiene como objetivo que los estudiantes empleen los
conocimientos adquiridos, investiguen y planifiquen un evento desde su preparación
hasta el cierre.
Cada parte será presentada de acuerdo con las fechas señaladas en el ítem 7 del
sílabo, correspondiente al Sistema de Evaluación.
Las presentaciones serán corregidas de acuerdo con las indicaciones que brinde el
docente y se presentarán las observaciones levantadas en la presentación del siguiente
avance en la fecha que corresponda.
1.ª parte (ATF1) 1. Título
SEMANA 4
Presentación de 2. Introducción
Proyecto 3. Objetivos (entre 2 y 3 objetivos)
4. Justificación
5. Limitaciones
6. Inversión
7. Rentabilidad
parte (ATF2) 1. Inicio
SEMANA 9
Pre-Evento 2. Planificación (se debe
considerar, además del
Congreso, una cena de cierre
para los ponentes invitados)
3. Ejecución pre-evento
3.ª parte (ATF3) 1. Ejecución
SEMANA 12
Durante el Evento 2. Seguimiento y control
4.ª parte (PROY): 1. Publicación de resultados
SEMANA 18
Post-Evento 2. Seguimiento y control
3. Cierre (cartas de
agradecimiento, envío de
conclusiones, entre otros)
1. Título
I CONGRESO INTERNACIONAL
“LA IMPORTANCIA DE ESTAR VACUNADOS EN EL CONTEXTO DE
PANDEMIA”
2. Introducción
Ha pasado más de 1 año desde que la pandemia causó estragos en la población
mundial; sin embargo, los países más afectados durante esta fueron los Europeos y
dentro de ellos siempre destacó, negativamente, Perú con un sistema de salud
deficiente, lo cual generó preocupación en los peruanos en general. Los tratamientos
que se aplicaron para las diferentes fases de la enfermedad fueron objetos de crítica, la
llegada de las vacunas a territorio peruano, luego de mucho tiempo, obtuvieron un
grupo denominado como “Los antivacunas”, personas que influyen en parte de la
población con el objetivo de no adquirirlas y estos han ido incrementando respaldados
por medios de comunicación que irresponsablemente aseguraban que estas tendrían
un impacto negativo en ellos.
Es por todo lo expuesto anteriormente, que se desarrollará un congreso de expertos en
la salud que ayude a contextualizar la problemática en el ámbito de la salud en la que
se encuentra el Perú. La importancia de la vacunación de la ciudadanía y los
beneficios de esta, asimismo, se compartirán novedades científicas sobre la
investigación del virus SARS-COV 2 para actualizar al personal médico.
3. Objetivos (entre 2 y 3 objetivos)
I. Vender 150 entradas para el congreso internacional, entre ellos estudiantes,
profesores y profesionales de la salud.
II. Dar a conocer la ONG y recaudar más financiamiento para futuros proyectos
sociales.
III. Incluir el presente congreso en un calendario anual de los próximos 5 años
donde se desarrollen temas relacionados al sistema de salud.
4. Justificación
Debido a la duda y el desconocimiento ante el proceso de vacunación y el contexto
sanitario que vive el Perú es que se realiza este congreso con la finalidad de que se
brinde la información de primera mano con especialistas en el área de la salud.Es
necesario la contribución y concientización por parte de la población en cuanto a los
procesos de vacunación, cuidados de bioseguridad y protocolos sanitarios. Además, de
mantener informados estudiantes, docentes y profesionales de la salud, sobre las
novedades de la COVID-19 a nivel mundial, de esta forma contribuirán al cuidado de la
población peruana.
5. Limitaciones
I. Disposición de los expositores extranjeros.
II. Disponibilidad de locaciones en las fechas del evento.
III. Locación del evento, mientras menos céntrico menor afluencia de público.
IV. Duración del evento, a mayor duración del evento más presupuesto invertido.
V. Problemas tecnológicos, dificultan el desarrollo de la actividad.
VI. Movilización para todo los involucrados, el tráfico de la ciudad, problemas
técnicos, accidentes, etc.
6. Inversión
EXPOSITOR SOLES DÓLARES
Ponente Virologo Juan More 2050 500
Dr Elmer huerta (h) 12300 3000
Director del CDC, César Munayco 3280 800
Dr. Ricardo Pun-Chong (h) 6000 1500
Dr. Edgar Azañero Estrada (Neumologo) 4000 1000
Dr. Jorge Vera Sagástegui (Neumologo) 4000 1000
Dr. Enrique Fernández Northcote (h) 3200 800
Dr. Edyson Sedano De la cruz (M. Internista) 1200 300
Dr. Elias Izquierdo Bocanegra (M. general) 1000 250
Dra. Jessica Vargas (M. general) 1000 250
Daniel Habif (Conferencista) 10000 2500
Dr. Israel Condori (Red mundial conf) 15200 3800
TOTAL 63230 15700
Inversion Soles Dolares
Audiovisuales (Sape Content) 7.000 1750
Catering ponentes (Ensemble) 3800 950
Catering general (Ensemble) 30000 7,500
Decoracion - tipo ejecutivo (Ensemble) 5,000 1,250
Folleteria 2700 675
Hospedaje (BTH Hotel) 5,625 1,406
Salón Campanas (Maria Angola) 9600 2400
Merchadising (Lapiceros y block de notas) 600 150
Moderador (Jorge Rotondo Castro) 2,000 486
Maestro de Ceremonia (Javier Saona Bastidas) 3000 750
Movilidad (AVIS empresarial) 6,400 1600
Obsequios (Pisco tacama x 12 U) 852 213
Pagos ponentes 63,230 15700
Pasajes Aereos 9,176 2294
Publicidad digital 2500 625
TOTAL 151,483.00 37,870
7. Rentabilidad
DISTRIBUCIÓN PRECIO CANTIDAD VENTA
Platinium lateral + e-certificado + M&G 430 42 18060
Platinium central + e-certificado + M&G 450 21 9450
VIP + certificado + autógrafo 380 14 5320
VIP central + certificado + autógrafo 360 28 10080
VIP lateral + certificado + autógrafo 330 28 9240
General central + certificado 280 21 5880
General lateral + certificado 260 42 10920
TOTAL 200 68950
x3= 206,850
Planificación:
1. Objetivos del evento
- Vender 150 entradas para el congreso internacional, entre ellos estudiantes, profesores y
profesionales de la salud.
- Conectar con expertos de la salud de reconocimiento nacional e internacional.
- Recaudar un 10% más de lo invertido en la planificación del congreso internacional.
2. Metas del evento
- Brindar información sobre las novedades científicas del virus SARS-CoV-2 y la evolución de las
vacunas contra la COVID-19.
- Proveer un foro de discusión incluyente y proponer estrategias sobre la vacunación contra la
COVID-19
- Ofrecer una plataforma para la presentación de experiencias, estudios observacionales y
experimentales de todas las facetas de la investigación de la COVID-19.
3. Lugar y fecha del evento
Local: Maria Angola
Fecha del evento:
7 de abril, 8 de abril y 9 de abril
¿Por qué comenzar desde el 7 de Abril 2022?
Porque el 7 de abril de cada año se celebra el día mundial de la salud, es una fecha ideal
para celebrar un congreso internacional justamente de esa temática por ser una fecha
especial a nivel mundial. Es importante señalar que el día Mundial de la Salud se celebra el 7
de abril para conmemorar el aniversario de la creación de la Organización Mundial de la
Salud en 1948
4. Determinar a los invitados (¿cómo los invitaran? Correo, invitación…) (Jhoel)
Correo electronico
Se hará la invitación al congreso de manera virtual, vía correo electrónico según
el registro previo a la página oficial del congreso, en la invitación que enviará
via correo electronico, contará con los siguiente datos:
- Nombre del local donde se realizará el congreso
- Número de ticket
- Número de asiento
- Lista de ponentes
- Cronograma
- Nombre del invitado
Por otro lado, los invitados de honor del congreso internacional serán: Ministro de Relaciones exteriores,
Ministro de salud, Viceministro de salud, Alcalde de Lima, Director de Essalud y sus acompañantes.
Además, a estas personas se les hará llegar de manera presencial la invitación en hoja membretada, ya
que son figuras reconocidas en el país.
5. Determinar proveedores (quienes son y hora de llegada o entrega de lo necesario para el
evento) responsables de que todo llegue bien o esté bien instalado.
❖ Audiovisuales: Sape Content
Deberán realizar el mapeo del local 4 días antes del evento para la colocación estratégica de las
herramientas. 1 día previo al evento deberán arribar al local a las 8:00 AM y realizar la
instalación de los equipos. El mismo día en la tarde (5:00 PM) se realizará la prueba de estos
con el objetivo de verificar que se cumpla con los requisitos.El día del evento la productora
tendrá que arribar a las 7 AM, durante los 3 días del evento y posterior a este deberán de enviar
los productos editados 3 días después, para la aprobación de este y su posterior publicación.
❖ Catering y decoración: Ensemble
En el área de la decoración se deberá coordinar periódicamente durante los 5 días previos al
evento sobre las muestras de los colores, manteles, florería, centros de mesa, etc. Debido a que
las flores se marchitan rápidamente estas deberán llegar el mismo día del evento a las 7:00 AM.
En cuanto a la decoración complementaria se tendrán que realizar el día anterior al evento desde
las 8:00 AM y el día del evento desde las 5:00 AM
❖ Movilidad: AVIS
El contrato con la empresa de movilidad se realizará 3 días previos, donde se coordinarán y
verificarán los vehículos que se utilizarán, los cuales tendrán que estar prestos a accionar desde
las 5 AM, para la movilización de los ponentes, aeropuerto - hotel - evento - hotel - aeropuerto.
Considerando que el contrato se realizará por los 3 días que se desarrollará el congreso.
❖ Hospedaje: BTH Hotel
El hotel en el que se hospedarán los ponentes y sus acompañantes brindará un servicio A1, con
atención a cuartos y se tendrá un contacto directo con ellos para verificar su placentera
estadística. Al estar abierto las 24 hrs, este estará presto a recurrir a asistir a los ponentes de
manera oportuna.
❖ Local: Maria Angola
La habilitación de este salón (Las Campanas) se dará desde los 2 días previos al evento, tiempo
coherente para realizar las ambientaciones. El local nos brindará sillas, mesas, equipo de audios,
micrófonos, mailing, seguridad, etc. Estos elementos serán brindados 1 día previo al evento y el
mismo día del evento, ya que cuentan con su propio protocolo.
6. Presupuesto final
Como ONG se cuenta con un presupuesto predeterminado, para lo cual se ha adaptado la
contratación de proveedores que se adecuen.
Presupuesto general:S/ 255,713
Costo fijo: S/214.713
● Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
● Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
● Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
● Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de
los costos totales del evento.
● Área y servicio de estacionamiento.
● Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
● Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
● Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
● Traductores si fuera necesario.
● Sistema de inscripción y acreditación.
● Contratación de show o actividades, extra al evento.
● Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
● Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
● Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
Costo Variable: S/16,000
● Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs,
diplomas, etc.
● Servicio de Catering, almuerzos y merienda.
● Personal temporario.
● Estacionamiento.
● Computadoras y mobiliario.
● Gastos bancarios.
●
● Personal de seguridad y limpieza
Imprevistos: S/10,000
Entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales
EVENTO: I CONGRESO INTERNACIONAL
“LA IMPORTANCIA DE ESTAR VACUNADOS EN EL CONTEXTO DE
PANDEMIA”
FECHA: 07/04/2021, 08/04/2021, 09/04/2021
7. Promoción del evento (medios por los cuales se comunicará)
Los medios por el cual se distribuirá la información del congreso, será a través de las redes sociales en
las diversas plataformas como Facebook, Instagram y TikTok.
Instagram:
● Se harán diversas publicaciones personalizadas por cada ponente que realizará su conferencia
ese día.
● Se creará historias brindando información de las diversas fechas y horarios
● También, se crearán “Reels” para poder hacerlo más dinámico brindando información necesaria.
Facebook:
● Se crearán múltiples publicaciones personalizadas por cada ponente que realizará su
conferencia.
● Se realizarán “Historias de Facebook” también para llegar a más público interesado en el evento.
TikTok:
● Se crearán diversos videos promocionando el evento agregando los siguientes Hashtags
“#vidasana” “#healthyweek”.
Estas promociones del evento serán promovidas a través de las redes sociales con una antelación de
tres semanas antes para poder informar debidamente y resolver dudas sobre dicho congreso.
8. ¿Quién es el responsable o comisiones responsables de la supervisión e implementación
logística? ¿Se requerirán voluntarios?
❖ Responsabilidades:
❖ Catering/Decoración: Edwin Lopez Macha
❖ Sonido: Cruz Gutierrez, Jhoel
❖ Iluminación: Montalvo Ramírez Valeria
❖ Venta: Aliaga Nuñez, Karina Michell
❖ Atención ponentes: Gonzalo Escriba, Macedo
❖ Audiovisuales: Pozo Nina, William
❖ Contabilidad: Agama Molina, Jazmin
9. Cronograma de trabajos antes del evento con inicio y cierre de todas las actividades
pre-evento (pruebas de sonido y luces, ensayo final).
