2.
La empresa y el proceso administrativo
2.1 Concepto e importancia de empresa.
El concepto de empresa es uno de los más usados en la actualidad: hablamos de trabajar
en una empresa, de que vamos a la empresa, etc. Sin embargo, es a la vez uno de los
conceptos más difíciles, siendo usado en una gran cantidad de leyes mercantiles, fiscales,
del trabajo, etc. Se presume que una de las dificultades principales en definir empresa,
radica en que la idea de empresa es un concepto analógico; esto es, se aplica a diversas
realidades, en sentido parte idéntico, y parte diverso.
Según la Real Academia, empresa es una acción ardua y dificultosa que valerosamente un
individuo comienza o inicia. En el ámbito profesional del desarrollo las empresas y
organizaciones, este concepto requiere ser abordado de manera más profunda.
Empresa:
1. “Entidad legal, económica, social y moral en la que inversionistas, empresarios e
individuos capacitados se unen con el objetivo de producir bienes y servicios que satisfacen
una o varias necesidades de los individuos en el mercado que opera”. (Hernández, S.)
2. “Es una entidad moral nacida de las necesidades de la comunidad; su finalidad no es
exclusivamente económica, es un ente social que necesita de lo económico […]. La
empresa es servicio, nace de la necesidad del servicio, es para servir, para ser útil y quizá
por eso a sus frutos, en castellano, les llamamos utilidad”. (José María Basagoiti.)
Elementos que conforman la definición (Importancia de la empresa):
1. Una entidad legal es una unidad constituida conforme al marco jurídico vigente de la
sociedad en que opera; tiene control sobre sus recursos; acepta las responsabilidades de
contraer y cumplir compromisos, y realiza una actividad económico – financiera.
2. La empresa es una entidad económica productora de riqueza para la sociedad porque
agrega valor a los bienes o servicios que adquiere (insumos) al transformarlos en nuevos
productos “enriquecidos” para satisfacer las necesidades de los clientes y/o usuarios,
quienes de otra forma tendrían que llevarlo a cabo por sí mismos.
3. La empresa también es una entidad económica-financiera en tanto que un individuo o
un conjunto de individuos invierten capital propio o financiado para la infraestructura
requerida en los procesos de transformación con el fin de obtener resultados o beneficios
por el capital invertido y, en un momento dado, por su capital acumulado, así como por sus
gestiones con las partes interesadas para hacer realidad sus emprendimientos.
4. La empresa es un ente social organizado en tanto que tiene sistemas de producción y
de información financiera a cargo de colaboradores de diversas especialidades que se
conducen bajo un sistema social piramidal jerárquico para obtener resultados en forma
eficiente, rentable y competitiva, de tal manera que los productos o servicios generados
sean iguales o mejores que los que otras empresas producen. La empresa es una unidad
social porque sus miembros están cohesionados por valores y un ideario filosófico que les
permite convivir y servir a todas las partes interesadas.
5. Además de las responsabilidades legales y sociales, la empresa tiene un compromiso
moral con los elementos internos y externos con los que opera. Sus elementos internos
incluyen a sus accionistas y a sus colaboradores, en tanto que los externos están
constituidos por sus clientes, proveedores, comunidad social y ambiente ecológico.
Fines de la empresa:
a) Su fin inmediato es “la producción de bienes y servicios para un mercado”.
b) Fines mediatos: supone esto, analizar qué se busca con esa producción de bienes y
servicios. La empresa privada busca la obtención de un beneficio económico mediante la
satisfacción de alguna necesidad de orden general o social; mientras que, la empresa
pública tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social, pudiendo
obtener, o no, beneficios.
2.2 Clasificación de las empresas
Los criterios de la clasificación de las empresas varían según los diversos organismos que
los establecen en México: Nacional Financiera, Secretaría de Economía e incluso el sector
privado:
a) Por su tamaño, número de empleados y ventas anuales (Tabla 2.1)
b) Por su giro: Según la teoría económica puede ser industrial, comercial o de
servicios.
c) Por el origen de su capital o recursos: públicas, privadas, transnacionales o
mixtas.
• Las empresas públicas son aquellas cuyo capital proviene del Estado y su
propósito es satisfacer las necesidades que no cubre la iniciativa privada.
• Las empresas privadas se distinguen porque su capital proviene de
inversionistas particulares.
• Las transnacionales son empresas, ya sea privadas o públicas, cuyo capital
proviene del extranjero, y tienen presencia en muchos países.
• Las empresas mixtas trabajan con capital del Estado y de la iniciativa
privada.
d) Por sectores económicos. Silvestre Méndez, destacado autor de temas
económico-administrativos, divide los sectores en las ramas que se muestran en
la figura 2.3.
2.3 Recursos y áreas básicas de las empresas
Son muchos los actores que dependen o se ven afectados por las actividades y
resultados de las empresas. Estos grupos o individuos se conocen como partes
interesadas, grupos de interés o stakeholders: los accionistas, el factor humano o
colaboradores, los sindicatos, la comunidad, las autoridades regionales, el sector
educativo y las ONG.
Recursos
Los recursos son los elementos que contribuyen al funcionamiento y la
administración adecuada de la empresa para así alcanzar una mejor productividad.
Todos los recursos tienen una importancia relevante para el logro de los objetivos
de la empresa, ya que del buen manejo de ellos y de su productividad dependerá el
éxito de una empresa. Se clasifican en:
A. Recursos Materiales:
Son aquellos bienes tangibles que son propiedad de la empresa.
a) Ante todo, integran la empresa sus edificios, las instalaciones que en
estas se realizan para adaptarlas a la labor productiva, la maquinaria que
tiene por objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano, los
equipos, o sea, todos aquellos instrumentos o herramientas que
complementan y aplican más al detalle la acción de la maquinaria.
b) Las materias primas que han de salir transformadas en los productos;
las materias auxiliares, es decir, aquellas que, aunque no forman parte del
producto, son necesarias para la producción; los productos terminados al
ser parte del capital deben ser considerados parte de la empresa.
B. Recursos Financieros:
Son los elementos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa.
Dinero: Toda empresa necesita cierto efectivo, pero además la empresa
posee, como representación del valor de todos los bienes que antes han
sido mencionados, un “capital”, constituido por valores, acciones,
obligaciones, etc.
C. Recursos Humanos:
Se refiere a todo el personal que labora en la empresa. Son el elemento primordial
eminentemente activo en la empresa y, desde luego, el de máxima dignidad, utiliza
los materiales, sigue cuidadosamente los procedimientos y opera el manejo y
funcionamiento de los demás recursos. Se pueden clasificar según su función o
nivel jerárquico.
a) Existen ante todo obreros, cuyo trabajo predominante es manual, suelen
clasificarse en calificados y no calificados. Los empleados, aquellos cuyo
trabajo es de categoría más intelectual y de servicio, pueden ser también
calificados o no calificados.
b) Supervisores, cuya misión fundamental es vigilar el cumplimiento exacto
de los planes y órdenes señalados, su característica es quizá el predominio
o igualdad de las funciones técnicas sobre las administrativas.
c) Técnicos, las personas que, con base en un conjunto de reglas o
principios, buscan crear nuevos diseños de productos, sistemas
administrativos, métodos, controles, etc.
d) Altos ejecutivos, aquellos en los que predomina la función
administrativa sobre la técnica.
e) Directores, cuya función básica es la de fijar los grandes objetivos y
políticas, aprobar los planes más generales y revisar los resultados finales.
D. Recursos técnicos o Sistemas:
Son las herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros
recursos. Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas,
las diversas personas, o éstas con aquéllas. Permite al recurso humano desarrollar
en forma adecuada sus funciones. Son los bienes inmateriales de la empresa:
a) Existen sistemas de producción, tales como fórmulas, patentes,
métodos, etc; sistemas de ventas, como el autoservicio, la venta a
domicilio, a crédito, etc; sistemas de finanzas, por ejemplo, las distintas
combinaciones de capital propio y prestado.
b) Existen además sistemas de organización y administración,
consistentes en la forma como debe estar estructurada la empresa: es decir,
su separación de funciones, su número de niveles jerárquicos, el grado de
centralización o descentralización, etc.
Áreas básicas o funcionales de la empresa
Las empresas que cuentan con un determinado tamaño están estructuradas por
campos de conocimiento o áreas de acción, lo que les permite generar unidades
especializadas en los diferentes campos propios de su administración.
Se conoce como área funcional o clave:
El campo administrativo (área) de trabajo especializado en que se dividen las
actividades productivas en las organizaciones básicamente empresariales:
finanzas, producción-operaciones, mercadotecnia o comercialización, personal o
recursos humanos.
La gerencia y las áreas funcionales
La gerencia general de una empresa se encarga de coordinar, tomar decisiones,
representar legalmente a la empresa, dar información oficial tanto al interior de la
empresa como al público interesado, así como de reportar los resultados
financieros. En caso de responsabilidades legales, la gerencia asume el papel legal,
el cual puede delegar, hasta cierto punto. Además de estas funciones, las
empresas se apoyan en áreas básicas o funcionales, tales como producción,
mercadotecnia, finanzas y recursos humanos (Figura 9.1)
1. Producción y operaciones
Las empresas modernas requieren de una función o área que se encargue de la
producción o de las operaciones de compra y logística de abastecimiento para
comercializar bienes o servicios, como es el caso de las cadenas de autoservicio.
Formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración del producto
al suministrar y coordinar la mano de obra, el equipo, las instalaciones, los
materiales y las herramientas requeridas.
Funciones: Diseño de producto, pruebas, planeación y control de producción,
fabricación, control de calidad.
2. Mercadotecnia o comercialización
La mercadotecnia, en una empresa, es:
El conjunto de actividades que se realizan en una entidad económica encaminadas
al logro de las metas de venta de sus productos y servicios, para obtener
beneficios financieros a partir de la satisfacción plena de los clientes, a fin de lograr
su fidelidad.
Reúne los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que
el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo de tal forma que esté a
su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio adecuado.
Funciones: Investigación de mercados, planeación y desarrollo de productos,
precio, distribución y logística, ventas, comunicación.
3. Finanzas
Las finanzas son una rama de la economía enfocada a la obtención de recursos o
fondos que requiere una empresa, individuo o gobierno para realizar sus
operaciones y lograr sus objetivos.
A su vez, es una rama de la contaduría y la administración que estudia el flujo de
dinero en y entre las empresas, individuos e instituciones del sistema financiero.
Funciones: Como área funcional en la empresa, el área de finanzas es la
responsable de la administración y dirección de todas las actividades relacionadas
con los sistemas de información contable y demás actividades propias de la
contaduría pública, acordes al tamaño, recursos y necesidades de la empresa.
(Financiamiento y contraloría)
4. Recursos Humanos
La principal función del área de RH radica en encontrar, mantener y desarrollar al
capital humano de la empresa, motivado e integrado por valores morales hacia su
misión y visión estratégica, mediante sistemas competitivos de remuneración
económica y de reconocimiento a su desempeño, con calidad de vida y dentro del
marco legal, vinculando los planes y programas de desarrollo a los de los individuos
de forma que se obtengan los máximos resultados para ambas partes.
Funciones: Contratación y empleo, capacitación y desarrollo, sueldos y salarios,
relaciones laborales, servicios y prestaciones, higiene y seguridad, planeación de
recursos.
2.4 Concepto e importancia del proceso administrativo
Proceso es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)
Administración es una disciplina científica que tiene por objeto de estudios las
organizaciones.
Para el objeto de estudio de la administración se utiliza el término “proceso” para
referirse a la transformación de ideas en términos de objetivos que establece la
gestión de las empresas para asegurarse del cumplimiento de lo previsto y, en su
caso, proceder con las modificaciones o ajustes pertinentes.
En el proceso administrativo debe participar todo el personal de la empresa.
Definición de proceso administrativo (PA).
El proceso administrativo es el: Marco conceptual para administrar y gestionar
una empresa mediante la planeación, organización, integración, dirección y
control para cumplir sus objetivos.
El PA es un instrumento fundamental de la administración de una empresa, pues
permite comprender su dinámica de funcionamiento y las bases para el diseño de
sus estructuras (organización), procesos y controles, lo cual facilita su gestión y
dirección, teniendo como eje central sus objetivos para su fundación, tanto
financieros como de satisfacción de necesidades de los usuarios y clientes a los
que ofrece productos o servicios. El PA se creó para administrar y gestionar
empresas,
2.5 Etapas y fases del proceso administrativo
El concepto de proceso administrativo y su dinámica fue desarrollado por el francés
Henri Fayol a comienzos del siglo XX. Más adelante, ingleses y estadounidenses lo
enriquecieron y presentaron con diferencias de estructura en sus partes, aunque su
esencia para el cumplimiento de objetivos es la misma.
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la
estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y
organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que
se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.
Etapas o elementos del PA.
Planeación: Proyección impresa de la acción; contesta a las preguntas ¿qué y
cómo se va a hacer? ¿que se desea conseguir? ¿por qué se va a hacer así? ¿dónde
va a suceder?
Organización: Estructuración de las funciones por áreas, departamentos, puestos
y jerarquías conforme a la responsabilidad delegada; responde a las preguntas
¿quién lo debe hacer? y ¿qué debe hacerse?
Integración: Acción de involucramiento de los recursos humanos de la empresa-
organización con sus objetivos, misión, visión y valores para obtener su plena
identidad con la organización; responde a las preguntas ¿quién lo debe hacer? y
¿de qué es responsable?
Dirección: Acción de conducción de la organización y sus miembros hacia las
metas (liderazgo, motivación y comunicación), conforme a las estrategias.
Control: Evaluación de los resultados de una empresa o institución conforme a lo
planeado.
Ventajas de la aplicación del PA
Las ventajas de la aplicación del PA para la gestión de una empresa son:
1o. Es una guía práctica y metodológica para la generación de empresas.
2o. Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
3o. Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos
y jerarquías conforme a las necesidades y recursos de las empresas.
4o. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde a las
necesidades de la empresa.
5o. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
6o. Facilita la dirección al darle estrategia y control a quien la conduce.
7o. Facilita el análisis de problemas para su solución.
8o. Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la
empresa o para su replanteamiento.
9o. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.
Fuente de información.
Fundamentos de gestión empresarial. Sergio Hernández y Rodríguez.
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