UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTO DOMINGO
( UASD )
NOMBRE:
Miguelina Peña Ferreras
MATRICULA:
100065100
SECCIÓN:
01
UNIDAD:
TEMA:
Informes de resultados y análisis de las variaciones presupuestarias
PROFESOR:
Yuly Polanco
ASIGNATURA:
Presupuesto empresarial
Introducción
Cualquier empresa sin importar su tamaño, ni actividad a la que se dedica,
necesita obtener información acerca del desempeño de su operación en el
periodo determinado, de esta manera saber cuantificadamente si han
alcanzado los resultados esperado, maximizado sus utilidades y además tener
donde apoyarse para la toma de decisiones oportunas.
En general los diferentes estados financieros ayudan a tener una visión exacta
de la situación financiera de la empresa, incluyendo aspectos de relevancia
para la administración y operación de la misma.
En esta oportunidad conoceremos de cerca información referente a uno de los
principales estados financieros, como lo es el estado de resultados.
UNIDAD 7. INFORMES DE RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LAS
VARIACIONES PRESUPUESTARIAS.
1. Concepto e importancia.
El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y
pérdidas es un reporte financiero que en base a un periodo determinado
muestra de maneradetallada los ingresos obtenidos, los gastos en el
momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o
pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para
analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio.
Este estado financiero te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el
comportamiento de la empresa, si ha generado utilidades o no. En
términos sencillos este reporte es muy útil para ti como empresario ya
que te ayuda a saber si tu compañía está vendiendo, qué cantidad está
vendiendo, cómo se están administrando los gastos y al saber esto,
podrás saber con certeza si estás generando utilidades.
Además de permitir una evaluación precisa de la rentabilidad de una
empresa, los estados de resultados brindan una visión panorámica del
comportamiento de la misma, ofreciendo información relevante para la
toma de decisiones estratégicas.
Al hacer análisis en conjunto con otros estados financieros como el del
balance general y el estado de flujo de efectivo, el estado de resultados
da la posibilidad de:
• Diseñar estrategias para intimidar los recursos del ente
económico y maximizar sus utilidades.
• Determinar cuánto se está invirtiendo por cada peso ganado.
• Identificar falencias y fugas de capital asociadas a la actividad
económica de la empresa.
• Obtener información importante para determinar la repartición de
dividendos entre socios.
• Estimar los flujos de cajas en base a proyecciones de ventas de
manera más precisa.
Se trata de un informe financiero de extrema utilidad para cualquier
negocio empresarial. Lo ideal es realizarlo de forma mensual, trimestral
o anual, dependiendo de la magnitud de las operaciones económicas.
Siendo una radiografía de la empresa, es esencial que la información
empleada para su elaboración sea completamente fidedigna y refleje en
su integridad todos los movimientos del negocio.
Las variaciones son las diferencias o desvíos entre el costo estándar y el
real.
El análisis de variaciones puede incrementar la utilidad de los informes
periódicos de desempeño. En vez de iniciar la acción únicamente sobre
la base de una diferencia entre los costos o las ventas reales y los
costos o las ventas planificadas, el análisis de variaciones permite a la
administración descomponer esas diferencias en subvariacione más
pequeñas, cada una de estas subvariaciones está asociada con un tipo
de causa en particular.
2. Los informes de resultados como herramienta de comunicación.
El informe o memoria anual es una herramienta de comunicación
infrautilizada por la mayoría de las empresas, cotizada o no, que se
limitan a cumplir con la obligación legal de informar anualmente sobre
sus actividades, depositando su memoria y cuentas anuales en el
Registro Mercantil y organismos reguladores.
Sin embargo, esta obligación legal se puede convertir, con relativamente
poco esfuerzo, en una herramienta de comunicación muy potente a
través de la cual la empresa puede hacer llegar sus mensajes clave no
solamente a sus accionistas sino también a todos los grupos de interés
con los que se relaciona y contribuir a la creación de una relación de
confianza y apoyo entre empresa y grupos de interés, esencial para el
éxito a largo plazo.
3. Características de los informes de resultados.
Los informes económicos difieren en estructura y contenido
dependiendo de la compañía que lo escribe. Las características
comunes pueden incluir gráficos que muestran las cifras de ventas que
han sido obtenidas por la empresa o un gráfico similar que muestra los
hábitos de gasto de la empresa en términos de gastos o pagos fijos. Si
las cuentas de resultados y los ingresos han jugado una gran parte del
informe sobre el presupuesto, los incluyen en un apéndice, por lo que el
lector puede referirse a ellos en una fecha posterior. Otras
características pueden incluir una introducción y una página de título, si
el informe del presupuesto es largo. Incluya la fecha y el período de
tiempo que el informe sobre el presupuesto cubre.
Conocer las características de un informe es fundamental para aprender
a redactarlo correctamente y no incurrir en fallos inútiles. Para saber
cómo hacer un informe, deberemos tener en cuenta unas cuantas
pautas y rasgos básicos de este tipo de escrito:
• Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser
entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio. Una
redacción sencilla y una estructura coherente entre las ideas
expresadas será esencial para que un informe científico, por
ejemplo, llegue al mayor número de público.
• Redacción concisa y directa: Estrechamente ligada al punto
anterior, la información que se dé a conocer en un informe deberá
ser la estrictamente necesaria, aunque detallada.
• Objetividad: Entre las características de un buen informe, esta
ocupa un lugar especial, puesto que, si todas aquellas
interpretaciones que se vuelcan en el informe no están
correctamente fundamentadas, no será válido, pudiendo perderse
credibilidad y tiempo de trabajo.
• La replicabilidad: Esto significa que, en cualquier modelo de
informe, tan solo leyendo su contenido, el lector puede repetirlo y
contrastar la veracidad de las conclusiones que se exponen.
• Sobriedad: Dependiendo del tipo de informe que se esté
trabajando, se deberá emplear un lenguaje adecuado en su
redacción, utilizando la terminología específica necesaria.
4. Diseños de los informes.
Se pueden distinguir distintas etapas para la realización de los informes:
El inicio se da con la determinación de cuál es la información que se
necesita como base fundamental del informe.
Luego, se da la definición de las distintas actividades que se van a llevar
a cabo, aquí se determinan cuáles van a ser las fuentes de información
viables, la evaluación de los recursos materiales con los cuales se
cuenta y la administración de los recursos humanos.
En tercer lugar, se da la etapa de recolección de datos y la obtención de
la información necesaria.
En cuarto lugar, se realiza el análisis de los datos, su selección y
descarte de datos que no sirven a la cuestión, su organización y
comparación. Le prosigue su evaluación y la verificación.
En quinto lugar, está la síntesis como producto del análisis, aquí se
busca consolidar los resultados e integrarlos según la temática
seleccionada. En esta etapa también se realizan los distintos gráficos
que representan los resultados obtenidos.
Por último, se da la organización y elaboración del informe escrito,
incorporando los elementos que consideramos pertinentes para la
demostración de estos.
5. Aspectos técnicos de los informes.
Hemos dicho que es indispensable que los presupuestos obedezcan a
un sistema, por que de ello surgirá una mayor comprensión en la
planeación del control presupuestal. Del conjunto presupuestario surge
un plan financiero que abarca todas las operaciones de la entidad, y
representa el conjunto de presupuestos que contribuyen al fin utilitario
de la empresa.
Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal
es importante que se tomen muy en cuenta las indicaciones señaladas
por cada departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido
coordinación, cooperación y confianza entre los miembros de cada área
en el desarrollo de las actividades de la empresa.
La planeación, como ya vimos anteriormente, juega un papel
preponderante para implantar un correcto control presupuestal, por lo
que debe ponerse en práctica principiando por precisar detalladamente
los pasos o etapas a seguir, al tiempo que se establece el periodo que
abarcará el presupuesto.
Considerando la estructura del negocio se formulará un estudio
preliminar de las diferentes alternativas que serán discutidas por los
directivos de la empresa o el consejo de administración, tomando en
cuenta algunas consideraciones básicas que deberán atenderse en un
sistema de presupuestos, a las cuales se harán referencia
posteriormente.
Además, es importante que se cuente con un manual de contabilidad
que facilite la recolección de información contable de acuerdo con
ciertos fines, los cuales deben coincidir con los fines del control
presupuestal. Por último, el director del presupuesto y sus subordinados
deben preparar los datos que consideren necesarios para cada división
y para la gerencia. Los informes gráficos son de gran ayuda para que los
altos funcionarios puedan seguir la marcha de las operaciones con
facilidad, pero para que realmente sean útiles deben contener
información de los años anteriores, datos reales y del presupuesto.
6. Análisis de las variaciones.
Se deben realizar teniendo en cuenta algunas hipótesis de trabajo:
• La variación del costo o gasto
• La variación debe verificarse minuciosamente con la fuente de los
datos del informe.
• La variación es producto de la gestión, por lo que esta tomará las
decisiones más adecuadas.
Efectuar análisis de las variaciones presupuestarias para mejoras en la
gestión financiera implica considerar a lo menos (Welsch, Hilton, Gordon
y Rivera, 2005):
• Objetivos del análisis.
• Procedimientos del análisis.
• Análisis propiamente.
• Informe de desempeño.
Objetivos del análisis de variaciones
Las variaciones resultan de diferencias entre lo realmente ocurrido y lo
establecido en el presupuesto, estas pueden ser positivas o negativas,
es decir, pueden estar por sobre la cifra presupuestada o por debajo de
lo allí estimado.
Si bien los montos son importantes, más lo suelen ser las causas que
han generado ciertas variaciones, por consiguiente, los objetivos del
análisis de las variaciones se orientan más a las causas que a los
efectos que generan. De esta forma, es posible efectuar acciones
correctivas, durante la ejecución del presupuesto y no necesariamente al
final de este, cuando ya no es posible rectificar rumbos. Suele ponerse
énfasis en que la comparación de los resultados reales con las metas
planificadas o del presupuesto, es una parte importante del control
durante la ejecución, también de la evaluación al final del ciclo
presupuestario.
Por lo general, las variaciones son parte de los informes de desempeño
intermedios y finales. La gerencia debe hacer un estudio cuidadoso de
las variaciones, particularmente de las causas que la motivaron, las
cuales, y no los resultados reales, deben conducir a los remedios
correspondientes a través de la acción correctiva por parte de la
administración.
Procedimientos de análisis
Al estudiar y evaluar una variación para determinar las causas que la
originaron, deben considerarse una serie de posibilidades, entre ellas:
• La variación no es importante.
• La variación se originó por error en el proceso de elaboración del
informe.
• La variación se debió a una decisión específica de la
administración.
• La variable se explica por causas exógenas no controlables (por
ejemplo, un terremoto).
• Variaciones que no tienen causa conocida y son más bien de tipo
inexplicable a primera vista.
De las variaciones enumeradas, las del último tipo son las que deben
estudiarse con detalle, pues allí es donde deben encontrarse las causas
no conocidas a una primera vista. El análisis de las variaciones es,
entonces, selectivo y por excepción. No se trata de emplear tiempo en
todas las variaciones, sino en aquellas estimadas como significativas de
esclarecer.
Existen numerosas formas de estudiar o investigar las variaciones para
determinar las causas que las originaron. Algunos de los principales
métodos enunciados por Welsch y otros (2005, p. 420), son:
• Reuniones y conversaciones con los gerentes y supervisores de
área o centros de gestión, así como con empleados del centro de
gestión específico de que se trate.
• Análisis de las condiciones de trabajo, incluyendo el flujo del
mismo, la coordinación de las actividades, la efectividad de la
supervisión y otras circunstancias prevalecientes.
• La observación directa.
• Investigación de los sitios mismos realizadas por los gerentes de
línea.
• Investigaciones efectuadas por grupos de asesores.
• Auditorías internas.
• Estudios especiales
El análisis de las variaciones supone un análisis matemático de dos
grupos de datos, con el fin de lograr una idea de las causas que la
motivaron, los datos presupuestados y los datos reales o los datos
reales con los datos del ejercicio anterior o los datos reales con los datos
promedios de la industria. Esto significa que siempre debe haber un dato
base para la comparación y determinar la variación.
7. Uso del análisis de las variaciones (ventas, materias primas, mano
de obra directa, etc.).
Análisis de las variaciones en ventas:
La importancia y las limitaciones del resultado del análisis de las
variaciones se comprenden mejor si se conoce su aritmética. Tomamos
el siguiente ejemplo simplificado para explicar la aritmética del análisis
de las variaciones y de esta manera sugerir cómo el análisis de ciertas
variaciones entre los resultados reales y las metas planificadas o del
presupuesto puede dar a la administración ideas más claras sobre las
causas de las variaciones en cuestión. En primer lugar discutiremos las
variaciones en ventas.
Ejemplo:
La atención de la administración, en el recuadro 16-1, se debe enfocar
inmediatamente a las partidas excepcionales, es decir, a la variación
total en ventas por $17 600, y después a la variación desfavorable de
$18 500 en las ventas del mes para el distrito 1. Cada variación se
identifica con un distrito específico de ventas; por lo tanto, se puntualiza
así la responsabilidad pertinente.
Análisis de las variaciones en el material
Por lo común, las variaciones en material se muestran en dos informes
distintos de desempeño:
1) en uno que reporta el rendimiento del gerente de compras y 2) en
otro (u otros) en el que se reporta(n) el (o los) gerente(s) del (o los)
departamento(s) usuario(s) del material (véase el capítulo 7).
En primer lugar comentaremos el informe de desempeño del gerente
de compras, quien tie- ne la responsabilidad de controlar: 1) los
precios de compra de los materiales y partes componentes y 2) los
tiempos y las cantidades de las compras de materiales. Recuerde,
según se vio en el capítulo 7, que el gerente de compras también es
responsable de desarrollar el presupuesto de compras que se incluye
en el plan anual de utilidades.
El informe de desempeño sobre la función de compras muestra una
comparación de las compras reales con las compras planificadas. La
variación resultante en compras de materiales se puede analizar de
forma semejante a la que se muestra en el recuadro 16-3 en relación
con las ventas, porque también hay dos variables (cantidad y precio).
Como ilustración, suponga que el informe de desempeño, por enero,
de la Stanley Company fue como se muestra en el recuadro 16-4,
panel A. El análisis de las variaciones correspondiente, que refleja
las dos variaciones en mate- rial, se podría indicar en el informe de
desempeño como se aprecia en el recuadro 16-4, panel B.
Ejemplo:
Dicho análisis revela que el gerente de compras incurrió: 1) en una
variación desfavorable en precio, por $5 040, al pagar $0.024 más
por unidad que lo planificado y 2) en una variación desfavorable en
cantidad, por $2 000, al comprar 10 000 unidades más que las
planificadas. Para en- focar el análisis a las causas, el gerente de
compras deberá explicar las diferencias tanto en costo como en
cantidad.
El siguiente paso es comentar el informe de desempeño del o los
departamentos usuarios de los materiales. El gerente de un
departamento de producción usuario es responsable de la cantidad
de materias primas que se consumen en la producción de la cantidad
real de unidades que rinde el departamento. Un punto muy
importante es que el gerente de dicho departamento productivo no
tiene ninguna responsabilidad por el costo de compra del material
utilizado. Al respecto, la política de la administración determina la
calidad y, por consiguiente, el costo unitario planificado de las
materias primas que se usan. En consecuencia, el departamento
usuario debe recibir el “cargo” por el número real de unidades
durante el periodo, valuadas al precio unitario planificado o
presupuestado. La suma resultante representa el “real” en el informe
de desempeño del departamento usuario. Por el contrario, la meta
presupuestada debe reflejar el número de unidades que debieron
usarse en el procesamiento de la producción real del departamento.
Estas unidades deben valuarse al precio unitario presupuestado.
Para ilustrar el caso, volvamos a la Stanley Company, departamento
de producción X, en el que se usa el material A. En el recuadro 15-3
(capítulo 15), se presenta el informe de desempeño relativo al
material A que, para su comodidad, repetimos a continuación:
La desviación desfavorable de $200 se relaciona con una sola
variable – uso del material; por lo tanto, no se necesita ningún
análisis adicional. La variación en uso puede verificar (176,000 –
175,000) x $0.20 = $200 (desfavorable)
Análisis en las variaciones en la mano de obra directa
Por lo común, el informe de desempeño de cada departamento
productivo que emplea la mano de obra directa mostrará una
variación en dicho renglón. Al igual que en las ventas y en los
materiales directos, las variaciones en la mano de obra reflejan el
efecto de dos variables: cantidad (horas de mano de obra directa) y
precio (cuota salarial promedio). En consecuencia, la variación en la
mano de obra directa se puede analizar matemáticamente, a fin de
reflejar dos subvariaciones que pueden arrojar alguna luz en la
evaluación efectuada por la administración acerca de las causas que
la motivaron. Para ilustrar lo anterior veremos una vez más el informe
de desempeño de enero para el departamento de producción X de la
Stanley Company, que se muestra en el capítulo 15, recuadro 15-3.
Los datos sobre la mano de obra directa que aparecen en el informe
son los siguientes:
Ejemplo:
El siguiente análisis de las variaciones, para reflejar las dos
subvariaciones —eficiencia o utilización (HLD) y cuota salarial
(precio)— podría mostrarse en el informe de desempeño del
departamento productivo como dato adicional para utilizarse en la
identificación de las causas:
El análisis de las variaciones en la mano de obra directa puede
representarse gráficamente, como se aprecia en el recuadro 16.5.
Los resultados del análisis de las variaciones en la mano de obra
directa puede explicarse de la manera siguiente.
El informe mensual de desempeño mostraba una variación favorable
de $700 en la mano de obra directa para el departamento X. Dicha
variación resultó de comparar los costos de mano de obra directa
incurridos realmente en producir 87 500 unidades, con la meta de
costos planificada y ajustada a esta producción. Si bien la variación
total en la mano de obra directa es favorable, un análisis más
detallado indica una variación desfavorable de $714 en la utilización
(o en eficiencia) de la mano de obra. Esta situación desfavorable
resultó porque el departamento utilizó 357 horas más de mano de
obra directa que el estándar planificado o del presupuesto; situación
que se debe discutir con el gerente afectado. Sin embargo, hubo una
variación favorable de $1 414 en cuotas salariales porque la cuota
promedio por hora en el departamento fue de $0.04 menos que el
estándar. Esta variación favorable se debe investigar para determinar
su causa. Es posible que el gerente del departamento de producción
haya sido capaz de mantener una proporción más alta de empleados
con salario inferior, lo cual es conveniente suponiendo que no se
afecten adversamente ni la calidad del producto ni las relaciones
entre los empleados. Este último factor pudo haber sido la causa de
las horas excedentes utilizadas.
Conclusión
Los informes de resultados son aquellos informes financieros de
documentación que proporcionan datos de información en términos de
capacidad financiera veraz y honesta de la empresa.
Los documentos, tales como cuentas de resultados y los ingresos, a menudo
se utilizan para componer la información del reporte, por tanto el análisis de las
variaciones es una parte importante del presupuesto, puesto que en el
podemos determinar que esta fallando en el proceso de actividad de una
empresa, en el cual hallamos incrementar la utilidad, acción correctiva y mejor
desempeño de la empresa.
Las variaciones presupuestarias corresponden a los ajustes cuantitativos y
cualitativos al presupuesto aprobado por las instancias internas y la externa
competente, que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos y se
derivan de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, metas,
administrativo y legal, que ocurren durante el periodo presupuestario.
Opinión personal
¿Qué entendiste?
Entendí que el análisis de las variaciones supone un análisis matemático de
dos grupos de datos, con el fin de lograr una idea de las causas que la
motivaron, los datos presupuestados y los datos reales o los datos reales con
los datos del ejercicio anterior o los datos reales con los datos promedios de la
industria. Esto significa que siempre debe haber un dato base para la
comparación y determinar la variación.
¿Que aprendiste?
Con la elaboración del presente trabajo he aprendido que el estado de
resultados te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el comportamiento
de la empresa, si ha generado utilidades o no. En términos sencillos este
reporte es muy útil para ti como empresario ya que te ayuda a saber si tu
compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo se están
administrando los gastos y al saber esto, podrás saber con certeza si estás
generando utilidades.
¿Para que te servirá?
En cuanto a lo que he podido aprender pienso que me servirá como punto de
partida si en algún momento en el futuro alguna empresa me exija realizar un
informe de resultados, podre tener algo de conocimiento para empezar a
realizarlo.
