MANUAL
DE USUARIO
SOFTWARE PARA EL SECTOR SALUD
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Bucaramanga 2018
Hecho con el ❤ en ¡Bucaramanga Mano!
CONTENIDO
MANUAL DE USUARIO ................................................................................................................... 1
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 4
ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 6
Botones .......................................................................................................................................... 7
DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS ................................................................................................. 8
Iniciar sesión ................................................................................................................................... 8
Recuperar Contraseña .................................................................................................................. 10
Página Principal ............................................................................................................................ 11
Cambiar Contraseña ..................................................................................................................... 12
Profesionales ................................................................................................................................ 13
Crear ............................................................................................................................................. 13
Buscar Profesional y Modificar ..................................................................................................... 15
Empresas ...................................................................................................................................... 16
Crear ............................................................................................................................................. 17
Buscar ........................................................................................................................................... 17
Modificar ...................................................................................................................................... 18
Personas ....................................................................................................................................... 18
Crear ............................................................................................................................................. 18
Buscar y Cargar ............................................................................................................................. 19
Modificar ...................................................................................................................................... 20
Productos ..................................................................................................................................... 20
Añadir Nuevos Productos ............................................................................................................. 21
Buscar y Cargar Productos ............................................................................................................ 21
Tipos Evaluaciones MÉDICAS ....................................................................................................... 22
Crear nuevo tipo evaluación médica ............................................................................................ 22
Cargar tipo de historia .................................................................................................................. 22
Acuerdos Comerciales ................................................................................................................. 24
Crear nuevo acuerdo .................................................................................................................... 25
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Cargar acuerdo ............................................................................................................................. 25
Estado de Cuentas ....................................................................................................................... 26
Soportes de Contabilidad ............................................................................................................ 27
FACTURAS .................................................................................................................................... 27
Ordenes de Servicio ..................................................................................................................... 28
Crear Orden de Servicio ............................................................................................................... 28
Imprimir orden de servicio ........................................................................................................... 29
Cargar orden de servicio .............................................................................................................. 29
Reporte atenciones ...................................................................................................................... 30
HISTORIA CLINICA ........................................................................................................................ 30
Abrir historia clínica ..................................................................................................................... 31
Aprobar historia clínica ................................................................................................................ 32
Imprimir historia clínica ............................................................................................................... 32
Buscar y cargar historia clínica ..................................................................................................... 32
Reporte Evoluciones .................................................................................................................... 34
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INTRODUCCIÓN
EL Software para el sector salud - BIOFILE es una herramienta creada para la administración y
gestión de Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS) en Salud, para el registro de pacientes, citas,
agenda, historias clínicas, reportes etc.
La finalidad es satisfacer de forma efectiva las necesidades actuales requeridas por las
Instituciones, de una forma confiable, oportuna, e integral que sirva de soporte para una adecuada
toma de decisiones, en todos los aspectos.
Este sistema está orientado para apoyar las tareas y funciones del personal encargado para el
proceso de registro de pacientes, citas con los especialistas y reportes de personal.
A lo largo de este manual el usuario podrá utilizar el sistema de forma correcta paso a paso de una
forma sencilla y entendible.
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ASPECTOS GENERALES
Este sistema desarrollado con el fin de permitir gestionar de forma completa todo lo relativo a los
pacientes de la consulta: creación y control de historias clínicas, base de datos de pacientes, etc.
además de contar con una completa agenda de contactos y un sistema de notas y recordatorios
de forma que se vea reflejada una buena calidad de servicio por parte de la empresa prestadora
IPS.
Se debe tener en cuenta que este sistema utilizara información diaria, actualizada del personal
registrado para así poder gestionar todos los procesos correspondientes y tener una mayor
agilidad en el servicio evitando así colas, largas esperas por turnos a los pacientes y un grato
servicio prestado a los mismos.
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OBJETIVOS
Este sistema está enfocado para cumplir con las características requeridas. A continuación, se
presenta los principales objetivos del sistema:
v Registro de personas para el sistema (personas, empresas, profesionales etc.).
v Creación y administración de usuarios según los roles.
v Generar historias clínicas por pacientes.
v Histórico de historias clínicas.
v Reportes de órdenes de servicios.
v Manejo de facturas.
v Soportes de contabilidad.
v Manejo de estados de cuenta.
v Administración de acuerdos comerciales.
v Informes de listados de pacientes.
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BOTONES
Nuevo: limpiar cualquier formulario del sistema para crear un nuevo registro.
Guardar: Permite almacenar un registro en sistema o actualizarlo.
Anular: Permite anular ciertas acciones en el sistema.
Aprobar: Permite aprobar ciertas acciones el sistema.
Imprimir: Permite imprimir documentos generados por el sistema o reportes.
Buscar: Permite buscar registros en sistema.
NOTA: los botones de color grises diferente a los azules en determinadas pate del sistema están
deshabilitados según el rol de usuario, estos son los botones más importantes del sistema y que
por lo tanto están presentes en todas las ventanas del sistema
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DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS
INICIAR SESIÓN
Para acceder a la plataforma inicialmente se debe ingresar al link que es enviado por correo
electrónico en el momento de la entrega de la misma, Ejemplo : [Link] al
cargar el link se podrá ver una pantalla como se muestra, en la cual claramente se puede visualizar
que pide el ingreso de un “Nombre de Usuario y Contraseña” además se observan el botón de
“ingresar al Sistema” y el “cheked” de Mantenerme la sesión conectada, llene los campos con sus
respectivos datos. Asegúrese de introducir correctamente mayúsculas y minúsculas en la
contraseña.
Luego de ingresar los datos pulse sobre el botón “ingresar al Sistema” para acceder a la
plataforma.
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En caso de ingresar un usuario y/o contraseña erróneos se visualizará la siguiente pantalla:
En donde debemos verificar que los datos ingresados sean correctos.
Si los datos de ingreso son correctos entramos a la plataforma.
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RECUPERAR CONTRASEÑA
Si se desea recuperar la contraseña, procedemos a ir al inicio de sesión, luego damos clic en la
parte donde dice “si olvidaste tu contraseña, da clic aquí”.
En la cual se desplegará una ventana en la que se debe ingresar el usuario
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Damos clic en el botón “Enviar al correo”, el mostrara un mensaje con las instrucciones de
recuperación como lo muestra la imagen
Al revisar el correo procedemos a ingresar otra vez con el mismo usuario y la nueva contraseña
que es proporcionada por nuestro soporte técnico.
Si los datos de ingreso son correctos entramos al sistema y realizamos cambio de contraseña
teniendo en cuenta que esta sea de fácil recordación.
PÁGINA PRINCIPAL
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Una vez se haya iniciado sesión correctamente, nos aparecerá una pantalla, en la cual se puede
visualizar el Menú o panel de navegación con todas las funcionabilidades del sistema a la parte
izquierda, en la parte superior derecha se describe el nombre del usuario conectado y un link
debajo llamado “[Salir del sistema]” (sombreado color rojo). Además, se podrá descargar
documentos como la licencia del software, Acuerdos términos y condiciones de Biofile y Política
de tratamiento de datos personales.
CAMBIAR CONTRASEÑA
Como anteriormente se realizó el proceso para recuperar contraseña es muy importante
cambiarla una vez recuperada, para realizar esta acción nos disponemos a buscar en el “menú de
navegación” del sistema donde está el botón cambiar contraseña.
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Al dar clic, saldrá una pantalla en la cual hay tres campos, el primero para digitar la contraseña
anterior en este caso la que llego al correo después de la recuperación y los dos últimos para la
contraseña nueva ( Las contraseñas nuevas deben tener una longitud mínima de 6 caracteres),
después de realizar los tres pasos dar clic en el botón “Cambiar la contraseña”.
Terminado este proceso el sistema se dirige automáticamente al inicio de sesión, debe ingresar
con la nueva contraseña.
PROFESIONALES
CREAR
En el sistema Biofile en muy sencillo crear un profesional, en la pantalla principal buscamos en el
menú de navegación una opción llamada “PROFESIONAL” y damos clic.
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Se desplegará una pantalla la cual es un formulario en donde se solicita los datos del profesional,
se registraran en el sistema como: lo son datos personales, datos del profesional, datos de
ubicación y la respectiva firma del profesional tenga en cuenta que al crear un profesional en el
sistema automática mente crea un inicio de sesión para el mismo y una contraseña.
Datos Personales
Datos de Ubicación
Datos del Profesional
Para proceder a crear el profesional se empezará a llenar todos los datos del formulario que sean
requeridos, si no está, aparecerá un cuadro en la venta después de dar clic en guardar el cual nos
dirá el campo que hay que llenar esto aparecerá según los campos que sean requeridos que falten
por llenar.
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Al tener todos los campos correctamente llenados se procederá a dar clic en el botón guardar
luego aparecerá un mensaje en pantalla el cual notifica el nombre del profesional en el sistema y
su respectiva contraseña.
Ahora el nuevo profesional podrá acceder a la plataforma Biofile.
BUSCAR PROFESIONAL Y MODIFICAR
Para buscar un profesional en el sistema Biofile basta con dar clic en el botón buscar y aparecerá
una venta en la cual digitaremos el número de identidad o el nombre del profesional.
Digitamos cualquier de los dos campos en este caso el nombre y enseguida le damos clic al botón
buscar, nos arrojara la búsqueda, el profesional que creamos en el ejemplo anterior en este caso
de nombre “DEMO”.
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Ahora procedemos a dar clic en el botón que se encuentra a la izquierda del número de
identificación , el cual nos cargara todos los datos en la pantalla de profesionales.
Ya teniendo los datos cargados podremos editar los datos del profesional y darle clic en guardar
para que nuestros datos estén modificados correctamente.
NOTA: Al modificar el profesional no se cambiara la forma de iniciar sesión en el sistema.
EMPRESAS EN MISION
Para acceder a la ventana de empresas del sistema Biofile en el menú principal de navegación
buscamos el ítem que diga “EMPRESA EN MISION” y clic se cargara una pantalla
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CREAR
Para crear una empresa en mision, solo es llenar el nombre de la empresa nueva que deseemos
ingresar en el campo de “nombre de la empresa y Actividad Economica” luego damos clic en
guardar el sistema nos responderá con un mensaje de éxito.
BUSCAR
Para buscar una empresa solo es ingresar el nombre en el campo que aparece encima de la tabla
“Nombre de la empresa” y la tabla se irá actualizando mediante las coincidencia que se tengan.
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MODIFICAR
Al buscar la empresa le damos clic en el boton al ladito del nombre, luego se cargara el
nombre en el campo donde lo podremos editar, seguido de eso damos clic en guardar el sistema
nos mostrara un mensaje de exitoso, después buscamos la empresa editada.
PERSONAS
La ventana de personas es donde se pueden crear, editar y borrar todas las personas que
interactúen con la plataforma; como pacientes, profesionales, empresas, etc. para poder acceder,
nos dirigimos al menú de navegacion y buscamos el ítem de “Personas” damos clic y nos cargara
una venta en la cual está un formulario, el cual se deben ingresar los datos de la persona a ingresar
CREAR
Para crear una nueva persona en el sistema hay que llenar el formulario de datos personales y
datos de ubicación, al tener el formulario lleno damos clic en el botón guardar de la barra de
herramientas y el sistema nos mostrara un mensaje de exitoso.
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BUSCAR Y CARGAR
Para buscar una persona en el sistema Biofile, en la ventana de personas, damos clic en el botón
“Buscar” de la barra de herramientas, el cual nos desplegara una ventana.
En la cual podemos realizar una búsqueda por número de identificación o nombre dela persona
que deseamos buscar, llenamos los datos y damos clic en el botón buscar el cual nos mostrara las
coincidencias que haya tenido la búsqueda
Para cagar el usuario nos disponemos a dar clic en el botón del usuario que queramos cargar
y luego se nos cargaran los datos en la pantalla principal.
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MODIFICAR
Al tener cargado el usuario que deseamos modificar nos disponemos a editar los datos que
queramos modificar .
Luego damos clic en el botón guardar y ya tendremos modificado el usuario, el sistema nos
mostrara un de registro guardado con éxito.
NOTA: no solo personas se pueden crear, también se pueden ingresar empresas, proveedores,
etc.
PRODUCTOS
La ventana de productos en el sistema Biofile, es la parte donde podremos administrar todos los
servicios que prestaremos desde el sistema, buscamos el ítem “productos” en el menú principal y
daremos clic nos cargara una ventana.
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AÑADIR NUEVOS PRODUCTOS
En el item Productos en donde estamos, encontramos un formulario, en el cual hay que ingresar
los datos del producto como: su nombre, valor, si aplica IVA, Llenamos cada campo con los datos
del producto que deseamos ingresar.
Luego daremos clic en el botón guardar y el sistema nos mostrara un mensaje de registro
guardado con éxito.
BUSCAR Y CARGAR PRODUCTOS
Para buscar un producto en el sistema, ingresaremos el nombre del producto en la parte que se
visualiza en la columna nombre producto.
Digitamos el nombre de nuestro producto y la tabla se irá actualizando mostrando todas las
coincidencias.
Al encontrar nuestro producto daremos clic en el botón el cual nos cargara el producto en el
formulario el cual podremos editar y luego guardar otra vez
Editamos y daremos clic en el botón guardar.
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TIPOS EVALUACIONES MÉDICAS
En este formulario agruparemos los productos que deseemos, para ingresar a este formulario en
el menú principal buscaremos el ítem “Tipos Evaluaciones Médicas” en el cual nos cargara una
ventana asi:
CREAR NUEVO TIPO
EVALUACIÓN MEDICA
Para crear un nuevo tipo de evaluación en el formulario ingresaremos el nombre del tipo de
evaluación médica, luego seleccionaremos el concepto damos clic en guardar para así poder
añadir productos
Luego nos cargara una ventana en la cual seleccionaremos los productos a añadir seleccionamos
Damos cerrar y el sistema nos muestra un mensaje de éxito
Luego los productos añadidos los podremos ver en la pantalla principal la cual quedara así
Y así tendremos nuestro tipo de historia creada
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Eliminar Productos
ACUERDOS COMERCIALES
En esta parte del sistema podremos tener los acuerdos que se desean con diferentes empresas lo
bueno es que el sistema los diferencia, para poder acceder en el menú principal buscamos el ítem
“Acuerdos Comerciales” y damos clic nos cargara una pantalla .
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CREAR NUEVO ACUERDO
Para crear un nuevo acuerdo, llenamos los campos del formulario, al acuerdo le daremos un
nombre comercial el cual lo identificara en el sistema y daremos una fecha de vigencia y
seleccionamos el cliente.
Guardamos y el sistema nos imprimirá un mensaje de éxito después saldrá una ventana para
escoger los productos que se desean tener en dicho acuerdo y damos clic en guardar
Y asi el acuerdo comercial se actualizará con los productos que añadimos.
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Nota: un acuerdo comercial puede tener varias empresas, si se quiere, en la pestaña de empresas
se pueden ingresar las empresas que desee, siempre y cuando se tenga el acuerdo comercial
cargado en la pantalla principal.
ESTADO DE CUENTAS
En el sistema Biofile se puede ver el estado de cuentas de las facturas realizadas, para poder
ingresar, en el menú principal buscamos el ítem “Estado cuentas” y luego damos clic , el sistema
nos cargara un pantalla donde se podrá apreciar todas las facturas realizadas a la fecha: con
deuda,Pagadas,con pago parcial,etc.
En este formulario se podrán hacer filtros e imprimir facturas de nuevo, para imprimir solo se da
clic en la factura que se desee el cual nos abría un documento PDF con la factura lista para
imprimir
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SOPORTE DE CONTABILIDAD
En esta parte del sistema es para dar soporte a las facturas del sistema, ya sean comprobantes de
egresos,ingresos,notas de contabilidad, etc. Para poder acceder buscamos en el menú principal
el ítem “Soporte de Contabilidad” y damos clic luego nos cargara una ventana.
Para crear un nuevo soporte se llena los respectivos datos y se dispone a dar clic en guardar, se
recomienda que esta parte la realice una persona que se encargue de la contabilidad.
FACTURAS
En la plataforma de Biofile, podremos crear facturas de los servicios y productos que se vendan,
para acceder a facturas buscamos en el menú principal el ítem “facturas” el cual nos cargara una
ventana.
Se puede apreciar que es el estilo normal de una factura, si queremos llenar una nueva factura
procedemos a llenar la factura, después de llenada damos clic en guardar y luego imprimimos.
nos cargara un archivo PDF el cual se podrá apreciar la factura.
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Nota: las facturas tienen estados de PROCESADA Y ANULADA los estados se dan en los botones de
la barra de herramientas, al guardar una factura siempre tomara el estado PROCESADA.
ORDENES DE SERVICIO
Es la admisión o recepción del paciente, donde se les piden los primeros datos, para acceder nos
dirigimos al menú principal y buscamos el ítem “Ordenes de servicios” el cual nos cargara una
pantalla.
Crear Orden de Servicio.
Para crear una nueva orden de servicio, se procede a llenar cada dato el formulario, se toma la
foto y la firma, al final se da clic en guardar.
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IMPRIMIR ORDEN DE SERVICIO
Para imprimir la orden de servicio una vez creada, damos clic en imprimir de la barra de
herramientas el cual cargara un archivo PDF que se podrá imprimir.
CARGAR ORDEN DE SERVICIO
Para buscar una orden de servicio y cargarla, se procederá a dar clic en la barra de herramientas
en el botón buscar, el cual desplegara una ventana en la cual podremos ingresar el número de la
orden si lo sabemos, el número de identificación del paciente o el nombre y luego daremos buscar.
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REPORTE ATENCIONES
El reporte atenciones son todas las atenciones del día, que tiene que ser canceladas por los
usuarios, para acceder a este reporte, hay quedar clic en el botón atenciones de la barra de
herramienta el cual desplegara un PDF para poder imprimir.
HISTORIA CLINICA
En el sistema Biofile la historia clínica es la que llena el médico, para poder acceder buscamos en
el menú principal el ítem “historia clínica” el cual nos cargara una ventana la que dispone de todo
lo necesario para guardar la historia clínica de un paciente.
También hay un panel donde se cargaran los pacientes diariamente en el turno que tienen que ser
atendidos.
Que al desplegar mostrara la cantidad de pacientes por atender, el estado y los datos del
paciente.
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ABRIR HISTORIA CLÍNICA
Nos dirigimos al panel de pacientes pendientes por atender, lo desplegamos y damos clic en el
botón de la atención que queramos atender, al darle clic se nos cargaran los datos del paciente
en la cual podemos ver el código dela historia clínica eso quiere decir que se encuentra abierta,
ahora procedemos a llenar cada pestaña.
Al tener cada pestaña llenada correcta el profesional procederá a guardar la historia clínica en el
botón de guardar dela barra de herramientas el cual mostrara un mensaje de éxito
Nota: si guarda la historia clínica esta quedara abierta se recomienda a los profesionales que una
vez terminado de llenar los datos cerrar (Aprobar), la misma para así poder seguir con el otro
paciente.
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IMPRIMIR HISTORIA CLÍNICA
Para imprimir una historia clínica procedemos a dar clic en el botón imprimir dela
barra de herramientas el cual desplegara un reporte en un documento PDF.
BUSCAR Y CARGAR HISTORIA CLÍNICA
Buscar una historia clínica es muy sencillo, estando en el menú de historias clínica damos clic en
el botón de buscar, luego se desplegara una ventana donde se ingresa el número de la historia
clínica, el número de identificación o nombre del cliente y se le da clic en buscar para que
se despeguen los datos en la ventana.
Dando clic en el icono y asi se cargaran todos los datos de la historia clínica los cuales pueden
ser editados y de nuevo se pueden guardar siempre y cuando la historia clínica está abierta.
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REPORTE EVOLUCIONES
En este reporte el sistema muestra el progreso o el paso a paso de la evolución que ha tenido el
paciente, para poder acceder, damos clic en la barra de herramientas en el botón “Evoluciones”
el cual desplegara una ventana con un PDF, este podra ser impreso luego por la persona a cargo.
NOTA: Para los reportes es necesario tener las historias cargadas para poder visualizar los
documentos PDF.
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