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TEMA 5.- ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS MEDIANTE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)

1.- Concepto de gestión documental.

Caso práctico

A Carmen le han hecho llegar varias ofertas de distintas empresas que pretenden instalar un sistema de gestión documental en
Andalucía Vende, S.L.
La verdad es que se siente un poco perdida entre tantos términos que desconoce. Lo primero que quiere es entender bien en
qué consisten estos sistemas.

¿No has observado una reciente tendencia de las empresas a prescindir del papel? ¿No te has dado cuenta de que las
compañías telefónicas cada vez envían menos facturas en papel y te ofrecen servicios en la web para descargártelas en PDF u
otros formatos? Hasta los organismos públicos como la Agencia Tributaria, el Catastro y muchas otras evitan, cada vez más,
tener que hacer envíos en papel y permiten la consulta de los documentos en distintos formatos electrónicos. El borrador de la
renta, por ejemplo, es accesible escaneado y se puede confirmar por Internet.
Varios son los motivos por los que existe esta tendencia cada vez más propagada:

 La concienciación ecologista está calando en muchas personas y empresas, y el abuso del papel favorece la
deforestación.
 La localización de documentos es mucho más rápida gracias a las herramientas de búsqueda electrónicas. Si los
documentos están en este formato son localizables en muy poco tiempo.
 Un archivo electrónico puede transmitirse inmediatamente y como copia idéntica. Los impresos tienen que enviarse
físicamente o a través de máquinas de fax, que implican una pérdida, aunque pequeña, de la calidad del original.
 Los archivos en formato papel ocupan espacio; los digitales no.

Estos y otros motivos están cambiando la filosofía de las empresas en el campo del archivo, localización y envíos de
documentación.

Un sistema de gestión documental puede definirse como una serie de prácticas y técnicas para ordenar el flujo de documentos
en una empresa u organización de cualquier tipo, estableciendo sistemas para recuperarlos, determinando el tiempo que
deben conservarse, los permisos de los distintos usuarios para acceder a ellos y garantizando la conservación indefinida de los
más importantes, aplicando criterios de economía y racionalización.

Citas para pensar No hay como el orden para enseñar a ganar tiempo. Anónimo

Debes conocer

En este vídeo de YouTube te resumen bastante bien en qué consiste la Gestión Documental.
Resumen textual alternativo

La empresa Docuware explica las ventajas de un SGD. Habla del ahorro de tiempo y dinero. Explica el proceso empresarial de la
venta de un producto y la generación de documentos que produce en formato papel y electrónico. La documentación en papel
detiene el proceso de atención al cliente en ocasiones, porque si no se dispone físicamente del documento no puede usarse. Con
los archivos digitalizados y herramientas de búsqueda, todos los usuarios autorizados tienen acceso rápido a los datos y se
pueden resolver todas las consultas en cuestión de segundos. El supuesto cliente alaba el buen servicio de la empresa. El SGD
hace que el flujo de trabajo sea más fluido.
Otro caso que se explica es el de la presentación de una factura y la aprobación de la misma.

El proceso de digitalización se hace de forma automática o semiautomática. El sistema captura palabras clave de los documentos
escaneados.

Los archivos en formato Word pueden archivarse con solo hacer clic con el ratón. Otros archivos se pinchan y arrastran hacia las
carpetas de archivo. Los mensajes de correo electrónico se indexan y archivan gracias a palabras clave como el remitente o el
destinatario.
Los flujos de trabajo de la empresa no cambian, pero se realizan en formato electrónico.

Finalmente, se relacionan los beneficios de un SGD: Archivo centralizado, almacenamiento automático, búsquedas rápidas,
flujos de trabajo optimizados, ahorro de espacio, protección de documentos contra incendios, acceso durante años y
cumplimiento de períodos legales de retención.
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1.1.- Elementos de un sistema de gestión documental.

¿Qué te parece si sustituimos ya Sistema de Gestión documental por sus siglas: SGD? Pero, ¿cuáles son los elementos que lo
componen? ¿Cuál de ellos resulta del todo imprescindible?

Resumiendo las tareas que implica un SGD, podrían englobarse en estas:

1. Escaneo de documentos o generación a través de un programa de procesamiento de textos u otro.

2. Clasificación y archivado de los mismos.
3. Establecimiento de permisos para consulta de ellos.
4. Uso de herramientas de búsqueda de archivos.
5. Hacer accesibles los ficheros a través de una red.
6. Establecer políticas de seguridad.

Para realizar estas tareas se precisan:

 Elementos físicos.
o Escáneres.
o Servidores.
o Redes.
o Ordenadores clientes.
 Software.
o Programas de digitalización de documentos.
o Programas de acceso, búsqueda y distribución de archivos digitales.
o Programas de bases de datos documentales.
o Estos tres tipos de programas anteriores pueden ofrecerse en una única solución llamada comúnmente
programa de Gestión Documental.

Hay que decir que actualmente, en el mercado, hay empresas que ofrecen el paquete de servicios completo: instalan tanto los
elementos físicos como el software necesario para el manejo de todo el SGD.

Implantar un SGD en una empresa supone, inicialmente, un desembolso económico, evidentemente, pero una vez formado el
personal que lo manejará, mejorará sustancialmente el flujo de trabajo administrativo y con ello se ganará tiempo, con lo que
pronto estaremos ahorrando. El papel, tóner y otros consumibles que economizaremos también harán más apetecible su
implantación.

Es evidente que los equipos y el software que precisaremos dependerá del volumen de nuestra organización. De hecho, la
mayoría de las empresas dedicadas a este campo cobran sus servicios en relación al número de usuarios que emplearán el
sistema. También determinará mucho su coste si lo que vamos a hacer es empezar de cero o queremos ir más allá y
pretendemos convertir el archivo físico a digital con carácter retroactivo. Hay empresas que se dedican a escanear archivos de
años anteriores y, como es obvio, cobran lo suyo por las horas y equipos que precisan para realizar ese ingente trabajo.

Autoevaluación

¿Cuáles de estas tareas forman parte de un SGD?

Instalación de estanterías y archivadores físicos.

Determinar los permisos de acceso a los archivos digitales.

Conversión de documentos de papel a digital.

Creación y manejo de una página web compartida.

Un SGD lo que pretende es prescindir de las estanterías y otros sistemas físicos de archivo. Una página web compartida no es
precisamente lo que implanta un SGD. Son otro tipo de programas los que suelen emplearse.
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1.2.- Escáneres.

¿De qué tipo de equipos crees que estamos hablando? ¿Son dispositivos muy caros? ¿Qué características deben tener?

Escáneres.

Cuando se trata de digitalizar un número considerable de documentos al día no podemos conformarnos con un escáner de
sobremesa corriente. En el mercado tenemos equipos más avanzados que escanean a partir de 20 páginas por minuto.
Disponen de cargadores de hojas.

Otro problema a la hora de escanear documentos es la diversidad de formatos con que nos encontramos: folios A4, pliegos en
A3, recibos pequeños... Los escáneres actuales, preparados para la digitalización avanzada, detectan a través de software el
tamaño de los documentos y los adaptan.

Para saber más

Te insertamos un enlace a un vídeo que explica las características de un escáner avanzado de la marca Fujitsu. Hay, por
supuesto, otras empresas que ofrecen productos similares.

Resumen textual alternativo

Un directivo de Fujitsu España explica cómo usar el escáner ScanSnap S1500. Presenta una serie de retos de la vida real, que
pueden ser tediosos y difíciles. Pone el ejemplo del Sr. Rodríguez que le pide a su secretaria que envíe al notario planos, copias
de escrituras y recibos,, pero en formato pdf. Separar los documentos, reducir los grandes y fotocopiar los recibos para tenerlos
en A4 sería muy laborioso con un escáner tradicional. ScanSnap permite digitalizar en una pasada las dos caras y un A3 doblado
puede convertirse automáticamente en su tamaño original. Los recibos pequeños se detectan igualmente, así como si tienen
color o blanco y negro, para reducir el peso del archivo. La velocidad son 20 páginas por minuto y 40 imágenes a doble cara;
además, elimina páginas en blanco.

El siguiente reto es una noticia del periódico escaneada y enviada en forma de imagen. Para evitar recortar el periódico, con el
escáner se marca con rotulador fluorescente y el dispositivo detecta las partes que tiene que capturar.

Otro reto es recuperar billetes, recibos, tickets y demás para justificar los gastos de un supuesto viaje, escanearlos y convertirlos
a pdf. Si hay que enviar este documento por email hay que evitar archivos de mucho peso. Con el escáner se ponen los
documentos en el alimentador automático. Los documentos se recortan automáticamente y nos pregunta cuando encuentra
alguna imagen "rara".

Al final resume las 4 características principales que se han explicado.

El último reto, es que el Sr. Rodríguez le pide la información de los contactos de un evento en Excel, pero el original se tiene en
formato papel: tarjetas de visita de los contactos y relación de asistentes. El dispositivo tiene una opción de "escanear a Excel".
La aplicación es capaz de leer tarjetas de visita y separar en columnas de Excel los datos de las mismas.

La ventaja de estos dispositivos es que incorporan un software de OCR (Reconocimiento de Caracteres Ópticos) que captura los
textos de los documentos y los convierte en textos editables en procesadores de texto y otros programas, como los que se usan
para indexar y archivar dichos ficheros.

Hoy día podemos encontrar estos dispositivos desde 500 euros, aproximadamente.
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1.3.- Servidores y redes.

¿Dónde vamos a almacenar todos los documentos digitalizados? Es obvio que no podemos confiarlos a un dispositivo
cualquiera. ¿Qué garantías nos debe ofrecer?

Para la implantación de un SGD, primero tenemos que valorar la cantidad de documentos diarios que genera nuestra empresa y
el número de usuarios que intervendrán en el sistema.

En un sistema centralizado de Gestión Documental, todos los archivos se almacenan en un servidor al que se accederá por una
red. En una empresa pequeña podremos resolver el problema con un servidor de poco más de 800 euros, que, con las
capacidades que tienen actualmente, pueden almacenar fácilmente un millón de documentos en pdf. El servidor podría tener
una configuración de estas características:

 Procesador de 4 núcleos.
 Más de 2 GB de RAM.
 Discos duros en espejo. Al tener más de un disco duro, uno sirve a otro de respaldo. Si uno deja de funcionar, siempre
quedará activo el otro.
 Capacidades por encima de los 500 GB en cada uno de los discos duros.
 Sistema de Alimentación Ininterrumpida. Un servidor que debe estar operativo 24 horas al día debe contar con un
dispositivo que garantice su funcionamiento durante cortes de corriente esporádicos que se produzcan.
 Es recomendable también un sistema de copias de seguridad extraíbles. Son discos duros que se insertan en el servidor
y pueden almacenar una copia de respaldo de los discos duros fijos. Se puede sustituir por un disco duro en red,
ubicado en otro espacio distinto a los servidores, donde se vayan haciendo copias automáticas de seguridad periódicas.
Tener las copias de seguridad en otra ubicación física permite salvar siempre los datos, aunque hubiera un incendio en
la sala donde se ubican los servidores.

La red.

Para conectar con el servidor necesitamos contar con una red física:

 Inalámbrica. A través de un punto de acceso WIFI (o más puntos, dependiendo de la ubicación de los ordenadores). Los
equipos clientes deben contar con tarjeta WIFI.
 Cableada. Con cables de categoría UTP-5 o superior. También se precisará un switch con tantos puertos como equipos
clientes se conectarían.

Software en el servidor.

 Sistema Operativo. En los servidores podemos optar por software propietario, tipo Microsoft Windows Server o libre,
como cualquier distribución de GNU/Linux.
 Base de datos. Entre ellas destacan Oracle, SQL Server, las dos propietarias, y MySQL, esta última bajo licencia GPL de
software libre. El programa de base de datos es fundamental, es el que va a manejar los archivos alojados en el servidor
y, cuando estos alcanzan un número grande, la robustez, fiabilidad, rapidez y todas las demás características que se le
exigen a un programa, precisan de un software con años de solvencia, como son las tres soluciones que proponemos.

Autoevaluación ¿Qué dispositivos de hardware se han recomendado para instalar un SGD?

Servidor.

Impresora a color.

Escáner de alta velocidad.

Videoproyector.

Un videoproyector poco tiene que ver con un SGD y el uso de una impresora en demasía es una de las cosas que busca evitar un
SGD, aunque necesariamente tengamos que contar con una o más de una en la empresa.
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1.4.- Aplicaciones para un SGD.

Si ya tengo la infraestructura física, la red, el servidor, el o los escáneres, ¿qué me falta? Pues algo fundamental: el software que
gestionará todo el sistema desde los equipos clientes.

¿Qué se le puede pedir a una aplicación de Gestión Documental? Entre otras cosas debe permitir:

 El trabajo colaborativo dentro de la empresa, que varios usuarios puedan compartir documentos, consultarlos,
editarlos y archivarlos.
 Realizar el flujo de trabajo o workflow entre los distintos departamentos. Un responsable debe poder aprobar,
firmando digitalmente o por otros medios de autentificación, un documento sin necesidad de desplazarse, ni tener
físicamente el papel en sus manos. Como podrás entender, esto agiliza y abarata muchos costes.
 Generar los documentos y distribuirlos fácilmente entre los distintos estamentos de la empresa.
 Archivar, preservando los documentos durante el período legal establecido, sin necesidad de conservar ingentes
cantidades de papel.
 Facilitar la búsqueda de cualquier documento, correo electrónico, informe, factura u otro, del mismo modo que se
localiza a través de Google o cualquier buscador.
 Trabajar con distintas versiones de documentos, permitiendo recuperar las anteriores.
 Controlar en todo momento el estado en que se encuentra un documento: quién lo debe recibir, quién está pendiente
de enviarlo...En definitiva, los pasos que ha dado y dará antes de acabar en el archivo.
 Establecer permisos de acceso, edición o aprobación de cada documento, de modo que tengamos un sistema de
usuarios con distinto nivel de autoridad sobre los archivos.

Soluciones en el mercado.

Hay mucho software especializado en este tema y cada vez habrá más. Como suele suceder, tenemos dos grandes grupos:

 Software libre.
 Software propietario.

Entre las soluciones libres encontramos algunas como OpenKM, Nuxeo o Alfresco.

En el software propietario tenemos algunas soluciones como Sharepoint de Microsoft y más de 30 o 40 aplicaciones de distintas
empresas, tan solo en España.

En un apartado más adelante explicaremos el funcionamiento básico de una de estas aplicaciones, pero antes vamos a analizar
otros aspectos prácticos y legales de la gestión documental.

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento
perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5 % de todos los documentos se pierden; del resto, el 3 % se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no
corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15 % de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22 % anual (PricewaterhouseCoopers).
6. Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007. Se espera que esta cifra
suba a 28 MB al día para 2011.
7. Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en
enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19 % (Office Space Across the World 2008).

Fuente: página de Yerbabuena Software con explicación sobre Gestión Documental.

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2.- Aspectos legales de la gestión documental.

Caso práctico

Carmen, como máxima responsable de la empresa, está preocupada por las obligaciones legales que implica la conservación de
documentos en la organización. Sabe que, como norma general, el artículo 30 del Código de Comercio establece que "los
empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente
ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones
generales o especiales". Pero, ¿deben conservarse todos los documentos en papel?

¿Cómo está regulada la gestión documental en normativa? ¿Hasta qué punto puedo prescindir de los papeles y qué valor legal
tienen los documentos digitalizados?

Hay que decir que la normativa no está todo lo desarrollada que debiera en España. Todavía tendremos que conservar en papel
muchos documentos originales para usarlos como valor probatorio en demandas, inspecciones o recursos. Pero si es así,
¿todavía tiene ventajas el uso de un SGD? Claro que sí.

 Lo primero es que seguiremos localizando los documentos con mucha más rapidez.
 Podremos situar el archivo de papel en un lugar no tan accesible. Por ejemplo, podremos llevarlo a una nave o almacén
retirado de la empresa y no ocuparemos un sitio tan útil.
 Muchos documentos sí se pueden destruir, como fotocopias, documentos impresos por uno mismo, o los que no sean
originales firmados de puño y letra, entre otros.

Pero observemos en el siguiente punto alguna normativa a tener en cuenta.

Autoevaluación ¿Qué se le puede pedir a un programa de Gestión Documental?

Que genere documentos y los distribuya entre los distintos usuarios de la empresa.

Que lleve la contabilidad de los documentos.

Que facilite la búsqueda de los documentos archivados electrónicamente.

Que nos permita edición gráfica de imágenes tipo Photoshop.

Para contabilizar documentos y edición gráfica de imágenes hay otros programas específicos que nos los de Gestión
Documental.

2.1.- Normativa a tener en cuenta.

¿Se puede sustituir definitivamente el papel por el formato electrónico? ¿Qué normativa aplica actualmente a la Gestión
Documental?

Lo más reciente se ha publicado en el BOE del 30 de julio de 2011, número 182. Es la resolución de 19 de julio de 2011 de la
Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de Digitalización de
Documentos.

Poco a poco se están dando pasos, tanto en el ámbito de la función pública como privada, para la sustitución del papel por el
formato electrónico, si bien queda mucho por andar. Existe desconexión entre los organismos públicos: mientras que la Agencia
Tributaria le da plena validez a una factura electrónica que cumpla los requisitos legales, el Ministerio de Justicia puede no
dárselo en una demanda, sino que exija la presentación del original en papel.
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Debes conocer

Con respecto a las facturas, la Agencia Tributaria contesta en su programa Informa de esta manera:

28436-CONSERVACIÓN: MEDIOS ELECTRÓNICOS

 ¿Hay que conservar las facturas que han sido digitalizadas?

Respuesta

 Según el artº 20 del RD 1496/2003, de 28 de noviembre (Reglamento de facturación), la obligación de conservar las
facturas puede cumplirse utilizando medios electrónicos, siendo el artº 21 el que indica la forma de efectuarse.
 El artº 7de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática,
en concreto la conservación, regulando la digitalización certificada de las facturas y documentos sustitutivos recibidos,
de tal forma que una vez digitalizados se puede proceder a su conservación por medios electrónicos, pudiendo ser
destruidos, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones que otros ámbitos ( mercantil, etc) afecten a la
conservación de dichos documentos, ya que tendrán plena validez a efectos del ejercicio del derecho a la deducción de
las cuotas soportadas por el IVA.
 Esta Orden, que ha entrado en vigor el 15 de abril de 2007, es aplicable igualmente a aquellas facturas cuya obligación
de conservación subsista.
 En desarrollo del art 7 anterior se ha publicado la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la AEAT, sobre
procedimiento para la homologación de software de digitalización.
 Normativa/Doctrina
o Consulta Vinculante de la D.G.T. V 1183 - 07 , de 07 de junio de 2007.
o Orden EHA/962/2007, de 10 de abril (BE del 14-04-2007).
o Resolución de 24 de octubre de 2007, de la AEAT.

Hay que recordar que las facturas no tienen la obligación formal de incluir firma y sello original de la empresa. Una factura
puede conservarse en pdf e imprimirse en cualquier momento, siendo imposible diferenciarla de su original en papel, por lo que
la inspección tributaria admite actualmente la conservación digital de las mismas, "de facto", aunque en el siguiente punto
tendremos que hacer algunas puntualizaciones.

¿Has oído hablar de la factura electrónica o la e-factura? Hablemos de ella en el próximo apartado.

2.2.- La facturación electrónica.

¿A qué nos referimos por una factura electrónica? ¿Qué requisitos legales debe cumplir? La Agencia Tributaria ha desarrollado
una normativa al respecto. Veamos sus conceptos básicos.

Requisitos legales de una factura.

El artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura
son:

 Número de Factura.
 Fecha de expedición.
 Razón Social emisor y receptor.
 NIF emisor y "receptor".
 Domicilio emisor y receptor.
 Descripción de las operaciones (base imponible).
 Tipo impositivo.
 Cuota tributaria.
 Fecha prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento
electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma
electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento
de ambas partes.
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Debes conocer

En este enlace tienes información más detallada sobre las características de la factura electrónica.

Página de la Agencia Tributaria con información sobre la factura electrónica.

Puede que tengamos un sistema de emisión de facturas que permita prescindir del papel, pero otro caso es el de las facturas
recibidas. Para eliminarlas hace falta el uso de un software homologado de Digitalización Certificada de Facturas. En la agencia
tributaria puedes encontrar una relación de aplicaciones que han pasado la homologación, pero este sistema sigue teniendo dos
inconvenientes:

 Es un proceso relativamente lento: exige la firma digital del documento y la captura de una serie de datos
imprescindibles.
 Si el software, aunque homologado, no se usa estrictamente como indica la normativa, podemos tener problemas ante
una inspección de Hacienda.

Para saber más

En este enlace puedes encontrar algunas aclaraciones sobre el proceso de Digitalización Certificada de Facturas.

Página con información sobre la Digitalización Certificada de Facturas.

Autoevaluación

¿Qué requisitos son obligatorios en una factura legal?

Logotipo de la empresa.

Número de factura.

Fecha de expedición.

NIF del emisor y el receptor.

El logo de la empresa no es obligatorio, pero sí su nombre o denominación social.

2.3.- Facturae.

¿Cómo funciona la emisión de facturas electrónicas? ¿Qué es facturae? ¿Qué herramientas me ofrece la administración para la
facturación electrónica?

Poco a poco, la facturación digital se está extendiendo. La administración es la primera que ya está exigiendo a sus proveedores
la presentación en formato digital de sus facturas. La normativa existente prevé la implantación total dentro de todas las
administraciones.

El Ministerio de Economía y Hacienda y el de Industria, Turismo y Comercio ofrecen a PYME y Autónomos, principalmente, una
serie de aplicaciones que permiten la facturación digital.

Facturae es el portal donde se ofrece toda la información referente a la facturación electrónica, como ya se ha explicado en el
apartado anterior.

En el portal Facturae se define con bastante claridad lo que es una factura electrónica:

Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel,
pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente
funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. En términos
informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a
receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e
integridad.
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Aunque las facturas electrónicas pueden tener casi cualquier formato: JPG, XML, PDF, HTML y otros, tiene gran ventaja usar el
formato que recomienda Facturae, el XML con una estructura bien definida. Este formato permite que los programas integrados
de Gestión, facturación y contabilidad, capturen los datos de los campos de la factura, de modo que no haya que introducir, de
nuevo, los datos y se pueda automatizar el proceso.

La generación de la factura en formato digital es una cosa, y otra diferente es almacenarla, clasificarla y permitir su búsqueda
futura. Para esto seguirá siendo de vital importancia contar con un SGD apoyado en una aplicación como de la que hablaremos
más adelante.

Debes conocer

En este enlace puedes descargarte una aplicación llamada Gestión de Facturación Electrónica, que permite generar facturas en
el formato XML ya comentado. Para su uso es preciso contar con un certificado digital válido.

Página de descarga del programa Gestión de Facturación Electrónica.

Con las consideraciones hechas hasta ahora hemos tenido una aproximación a la problemática de la gestión documental,
algunas referencias normativas y aspectos de la facturación digital. Pero entremos de lleno en el uso de aplicaciones de SGD.

3.- Uso de una aplicación de Gestión Documental.

Caso práctico

Carmen está convencida de dar el salto a la reducción de papel en la empresa y empezar a utilizar un SGD. Alejandro tendrá que
investigar en el mercado, recibir ofertas e investigar el coste de la implantación del programa, así como de los dispositivos
físicos: escáneres, servidores y demás.

Antes de nada, pensemos un poco en la problemática que nos vamos a encontrar. La Gestión Documental empezó a
desarrollarse a finales de los años 80. Hay que tener en cuenta que el ser humano siempre ha estado gestionando,
almacenando y recuperando información. Las bibliotecas, por ejemplo, existen desde hace miles de años, pero el aumento de
la información con el uso de los sistemas informáticos ha sido exponencial. A finales de los 80 los datos almacenados eran
fundamentalmente alfanuméricos:

 Datos de clientes, proveedores.

 Los datos eran estructurados.
 La búsqueda se hacía por campos.

Al potenciarse los ordenadores y aparecer otro tipo de archivos informáticos, la gestión de esos ficheros se complicaba:

 Imágenes, contratos, folletos.

 Planos, música, vídeos.
 Papeles de todo tipo que se escanean.

En este caso todos estos datos no estructurados precisaban de sistemas de búsqueda más complejos.

La solución para tratar con toda esta información son las Bases de Datos Documentales.

Debes conocer ¿Qué tienen que gestionar estos programas? Aunque ya anticipamos algo en un apartado anterior, visita esta
página para conocer algo más de la arquitectura de estos programas.

Página con explicaciones sobre la arquitectura de un programa de Gestión Documental.

Arquitectura de un sistema de gestión documental 3/5

Los elementos necesarios

 Servidor, en el que se instala la base de datos en la que se almacenan todos los documentos y sus datos asociados.
 Puestos o clientes, que acceden al servidor y muestran la información de una forma clara.
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 Escáner, en uno o más puestos de trabajo, para “alimentar” al sistema con los documentos en papel.

Sistema de copias de seguridad, en el servidor o en cualquier punto de la red local.

En programas más avanzados se incorpora un servidor Web para permitir el acceso a los datos a través de Internet.

Características fundamentales

Las principales cualidades que debe tener un programa de gestión documental son:

 Introducción ágil de la documentación

 Seguridad: Control de acceso a los documentos
 Seguridad: Trazabilidad: registro de las operaciones que realizan los usuarios
 Seguridad: Robustez de la base de datos (y basada en un estándar)
 Sistema de búsquedas: potente (con opciones) y rápido
 Conexión con otros programas: internos o externos (no imprescindible)

Principales aplicaciones

Además de la evidente, la gestión de miles de documentos, hay otras aplicaciones en las que un sistema de gestión documental
puede ser fundamental:

 Gestión de expedientes con archivos heterogéneos

 Control de entrada y salida de documentos (ayuntamientos, organismos oficiales…)
 Facturación electrónica: archivo de facturas emitidas y recibidas
 Cumplimiento de la LOPD: control de acceso a documentos “sensibles”
 Certificación ISO 27001: control de acceso a los documentos
 Certificación ISO 9001 y similares: archivo de registros

3.1.- Primeros pasos.

Detengámonos en una primera cuestión importante: ¿Qué es lo que realmente necesitamos? El planteamiento no es de poca
entidad. No tiene las mismas necesidades una empresa de calzado de 4 empleados que una multinacional como Inditex.

Tenemos tres soluciones para organizar nuestros archivos electrónicos:

 Un organizador de archivos. Sería algo parecido al explorador de Windows, algo más elaborado. No es más que un
programa con interfaz accesible que se instala en un solo equipo y nos ayuda a nombrar, guardar y hacer búsquedas
sencillas de documentos. En realidad es insuficiente para lo que necesitaría cualquier empresa, por pequeña que fuera,
si lo que quiere es instalar un verdadero SGD.
 Bases de datos documentales. Estos programas guardan "físicamente" los archivos en un servidor con un programa de
base de datos (Oracle, MySql o similar). Tienen opciones de búsqueda avanzada, sistemas de seguridad y cifrado de
archivos y permisos avanzados para diversos perfiles de usuarios. Puede instalarse un sistema sencillo para 10 usuarios
por menos de 10.000 euros, incluyendo servidor, escáner y la aplicación.
 ECM (Enterprise Content Management) Programas de gestión de contenido empresarial. En este caso hablamos de
bases de datos documentales muy evolucionadas. Este tipo de soluciones están enfocadas a grandes empresas.
Integran la aplicación en páginas web y servidores de correo electrónico de la compañía. Tienen sistemas de búsqueda
y permisos en archivos mucho más avanzados. Su instalación puede llevar meses y otro tanto la formación de los
usuarios. El desembolso económico no es nada despreciable, pues puede superar el medio millón de euros.

En la mayoría de las PYME bastará la segunda solución. Necesitamos contar con la seguridad de disponer de los archivos en un
servidor accesible en todo momento, que realice sus copias de seguridad periódicas. Es importante también la facilidad de uso.
Los usuarios de una pequeña empresa no pueden permitirse prescindir de los empleados, por largas temporadas, para asistir a
un curso de gestión documental que solo va a precisar unas operaciones realmente sencillas.
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Autoevaluación

¿Cuál es la aplicación informática recomendada para la gestión documental en una PYME?

Un ECM.

Una base de datos documental.

Un organizador de archivos.
Incorrecto. Es demasiado costosa y compleja para una PYME.

Correcto. Por su coste y fácil manejo, suele ser la mejor solución.

No es correcto. Esta solución se queda corta para lo que sería un SGD seguro y robusto.

3.2.- La organización de los archivos.

¿Cómo organizaremos los archivos en la base de datos? ¿Qué árbol de carpetas diseñaremos para guardar los ficheros?Vamos a
analizar estas cuestiones.

Casi todos los SGD utilizan un sistema de archivado en forma de árbol de carpetas. No es cuestión a pasar por alto. Aunque la
búsqueda de documentos en una base de datos basada en Oracle, MySql o cualquier otra de renombre va a producirse
rápidamente, con independencia de su árbol de carpetas para el archivado, sí que tendremos que elegir la ubicación de la misma
a la hora de digitalizar el documento y guardarlo. Dedicar un par de horas a un buen diseño del árbol de carpetas puede
ayudarnos mucho. He aquí algunos consejos:

1. Es conveniente diseñar la estructura antes de empezar a crear las carpetas. Puede hacerse con la ayuda de lápiz y papel
o una hoja de cálculos. Es bueno compartir la estructura diseñada con los usuarios que van a manejarla: "Cuatro ojos
ven más que dos" a la hora de detectar mejoras, fallos u olvidos en la estructura.
2. Lo dicho anteriormente, en cuanto a compartir con otros usuarios, debe hacerse con la cautela de que no sean muchas
las personas que intervengan en la decisión, si no queremos que el resultado final sea caótico. Los niveles básicos
deben ser pocos, como ya veremos en el uso de la aplicación que analizaremos.
3. En cada rama del árbol se deben crear un número pequeño de carpetas, especialmente en la carpeta raíz.
4. Utiliza nombres suficientemente descriptivos. No hay necesidad de ponerle "Fras_2_12", si podemos describirla como
"Facturas segundo trimestre 2012". Tampoco ayuda una generalización como "escrituras" en lugar de "escrituras
compraventa". La limitación MS-DOS de 8.3 (ocho caracteres del nombre y tres para la extensión de los archivos) ya
acabó hace tiempo.
5. Como tampoco queremos usar nombres demasiado largos, podemos aprovechar el árbol de carpetas para reducirlos.
Una carpeta "Escrituras Compraventa", con una subcarpeta "Año 2012" y otra dentro de la anterior "Primer
trimestre", ayuda y así, cuando veamos el documento, estaremos viendo toda la ruta.

Ahora bien, en cuanto a cómo organizaremos las carpetas, no hay una regla fija. Será cada empresa la que tendrá que decidir
cómo hacerlo atendiendo a sus necesidades. Una notaría puede que quiera hacer un archivo, ante todo cronológico: años,
trimestres. Una empresa comercial puede que agrupe en Clientes, Proveedores, Trabajadores. Una distribuidora lo hará por
regiones: Andalucía, Extremadura, Madrid. No hay, ni se puede imponer, una regla fija para esto, pero los consejos
anteriormente citados pueden, de forma general, ayudar a la eficiencia del archivado.

3.3.- Empezando con una aplicación.

Ya hemos dicho que para una PYME, que son la mayoría de las empresas, lo ideal sería un programa implementado sobre una
base de datos documental. Esto supone un escollo importante para poder practicar con él a través de esta educación a
distancia. Precisaríamos de un servidor con Oracle instalado, u otro programa de los mencionados. Tu ordenador, el del alumno
o alumna, tendría que estar comunicado con ese servidor y disponer del gestor que mueva dicha base de datos en tu equipo.
Esto hace prácticamente imposible trabajar con todas las funcionalidades que tiene un SGD en condiciones.

Para que puedas practicar con algo que se le parece bastante, vamos a usar un programa que se instala en un equipo local y no
necesita estar enlazado con un servidor con una base de datos documental. Tiene, lógicamente, sus limitaciones, pero te
permitirá acercarte a la dinámica de la digitalización, archivo y búsqueda de documentos.

El programa que emplearemos es de la firma Fujitsu y se llama Rack2-filer.

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Para descargarte el programa puedes acudir a este enlace:

Página para la descarga de Rack2-filer.

Recuerda que es una versión de prueba de 30 días, pero te servirá para practicar lo esencial de las explicaciones.

Una vez instalado el programa, en el grupo de accesos al programa, encontrarás una Guía del Usuario bastante útil.

Estas son algunas características iniciales del programa que debes tener en cuenta:

 Los datos de Rack2-filer se gestionan como archivos PDF.

 La interfaz del usuario está pensada para simular el trabajo con archivadores y papeles en estanterías. Podrás "pasar"
páginas y añadir post-its.
 La información que se almacene en carpetas puede compartirse en red para otros usuarios.

3.4.- Los datos en Rack2-filer.

En apartados anteriores hablábamos de la organización de los datos en carpetas y subcarpetas, formando un árbol. ¿Cómo
puedes hacer esto con el programa Rack2-filer?

Bueno, como vas a comprobar, el programa usa su propia terminología, pero no te será muy difícil asimilarla. Te la resumimos.
Hay 4 niveles de almacenamiento:

1. El primer nivel es la Biblioteca Raíz. Puedes crear hasta 3.

2. El segundo es la Biblioteca "a secas". Se pueden crear 6 Bibliotecas dentro de una Biblioteca Raíz.
3. El tercer nivel es el Armario. En una Biblioteca pueden usarse 20 Armarios.
4. El cuarto nivel es el Archivador. En un Armario entran hasta 21 Archivadores.

Estos 4 niveles nos permiten trabajar con hasta 7560 "carpetas" (3 x 6 x 20 x 21). En un solo archivador podemos manejar hasta
1000 páginas, que procederán de diversos archivos, escaneados o convertidos.

En la vista de abajo puedes observar cómo es la interfaz de Rack2filer. En la parte izquierda tienes Bibliotecas y Armarios, y en la
parte derecha encuentras los archivadores, que, como puedes comprobar, simulan unas estanterías en la que tienes carpetas de
anillas o similares.

Pero, ¿cómo puedes crear Bibliotecas, Armarios y Archivadores? Vamos a verlo en el siguiente apartado.

Autoevaluación ¿Cuáles de estas afirmaciones son correctas?

El primer nivel de carpetas almacenadas en Rack2filer se llaman Bibliotecas Raíz.

Los Archivadores contienen hasta 21 Armarios cada uno.

En total podemos tener hasta 7560 “carpetas”.

Un Archivador puede manejar hasta 1000 páginas.

Son los Armarios los que contienen Archivadores y no al revés.

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3.5.- Creando las primeras Bibliotecas, Armarios y Archivadores.

Te resultará muy fácil e intuitivo crear Bibliotecas, Armarios y Archivadores.

 Con el botón derecho sobre la Biblioteca Raíz tienes la opción de crear Nueva Biblioteca.

 Con el botón derecho sobre una Biblioteca puedes crear un Nuevo Armario.

 Haciendo clic en el Armario y luego en el botón Nuevo de la barra de herramientas se abrirá el cuadro de diálogo para
crear el Archivador.

Analizaremos las opciones para crear un nuevo archivador en el siguiente apartado.

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3.6.- Características de un archivador.

¿Cuáles serán los principales parámetros que deberás configurar al usar archivadores? Los vas a conocer en este apartado.

El cuadro de diálogo de Configuraciones del archivador tiene dos fichas: Lomo y General.

 La ficha Lomo permite:

o Ponerle título al archivador.
o Cambiar la fuente del nombre del archivador.
o Digitalizar o agregar la imagen que aparecerá en el lomo y
o Cambiar el color de la etiqueta, entre otras cosas.
 La ficha General sirve para:
o Elegir entre 500 o 1000 páginas para el archivador.
o Decidir la forma de hojear las páginas.
o Establecer una contraseña para la apertura del archivador, entre otras opciones.

Funcionamiento básico del archivador:

En esta presentación puedes ver la forma básica de crear un archivador, establecer sus características e incorporar un archivo al
mismo.
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Resumen textual alternativo

Estos son los pasos para crear un archivador, establecer sus características e incorporar un archivo al mismo.

1. Seleccionamos el armario en el que vamos a crear el archivador.

2. Haciendo clic en Nuevo, establecemos el nombre y otras características del archivador. Hacemos clic en Aceptar y nos
aparecerá un archivador como los que ves en la imagen.
3. Al hacer doble clic sobre el lomo del archivador se nos abrirá este.
4. Cuando hacemos clic en Archivo se nos abre un cuadro de diálogo para buscar el archivo a Insertar. Es una maravilla
como se convierten los archivos de Word, Writer o los pdf. En general los archivos asociados a programas instalados en
el equipo.
o El programa utiliza un controlador de impresora llamado Raku2 ImageWriter para insertar el archivo como si
su contenido fueran hojas del archivador.
o Las solapas nos permiten abrir los distintos archivos que tengamos en el archivador.
o Haciendo doble clic sobre las hojas se amplían o pinchando y arrastrando sobre una zona.
o Si hacemos un solo clic las páginas pasarán simulando el hojear de un libro.

Una de las características más llamativas de este programa es la interfaz tan conseguida que tiene, imitando visualmente a
estanterías, archivadores y las páginas de estos. Se hace muy “amigable” el trabajo con el programa, por lo intuitivo que se
presenta.

Autoevaluación ¿Cuáles de estas opciones tienes en la ficha Lomo al crear un archivador?

Decidir la forma de pasar las páginas.

Cambiar la fuente empleada en el nombre del archivador.

Cambiar el color de la etiqueta del archivador.

Ponerle una contraseña para poder abrirlo.

Las opciones 1 y 4 se encuentran en la ficha General.

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3.7.- Trabajando en el archivador.

Hasta ahora tienes que tener en cuenta que el archivador tiene documentos escaneados o impresos con el controlador de
Rack2filer que actúa como una impresora virtual, pero no contiene textos convertidos con un OCR. Esto hace que no puedas
buscar textos concretos dentro del archivador, y esta es una de las opciones más importantes de toda gestión documental, las
funciones de búsqueda. ¿Cómo podemos salvar este escollo?

El programa ofrece una magnífica utilidad para convertir los textos escaneados en textos reconocibles.

Con el botón derecho sobre el lomo del archivador puedes seleccionar la opción
Ejecutar OCR en el archivador. Dependiendo del número de hojas que lo
compongan tardará más o menos, pero en un tiempo razonable habrá
convertido las palabras de los textos escaneados.

Puedes comprobarlo de la siguiente forma:

 Haz doble clic sobre el lomo del archivador y abre su contenido. El

Rack2-Viewer te lo mostrará.
 En los iconos de la izquierda encontrarás una lupa y el texto Buscar.
 Al hacer clic se te abrirá un cuadro de búsqueda. En Cadena de
búsqueda escribe una o más palabras. En caso de escribir varias
palabras, el buscador te llevará y resaltará aquellas páginas que
contienen todos los términos especificados.

De esta forma encontraremos con bastante rapidez cualquier información

almacenada en los archivadores.

Citas para pensar

Esta cita sirve de advertencia para los no saben qué ni cómo buscar.

El que no sabe lo que busca, no sabe lo que encuentra. Anónimo

3.8.- Más opciones del archivador.

Una vez abierto el archivador, ¿qué otras opciones puedes usar? Sería interesante poder hacer anotaciones en los datos,
¿verdad? Vamos a ver algunas.

Cuando tenemos ficheros dentro del archivador, algunas de las opciones que nos ofrece la venta de Rack2-Viewer son las
siguientes:

 Pósit. En cualquier parte del documento que visualizamos podemos insertar un recuadro resaltado a modo de pósit.
Será útil para tener en cuenta detalles sobre el "papel" que luego podremos eliminar. Con el botón derecho sobre el
pósit podemos editarlo: cambiar la fuente y el color de fondo, por ejemplo.
 Marcar. Sirve para resaltar con fondo de color párrafos, imágenes y cualquier otra parte del documento. También con
el botón derecho sobre el cuadro lo eliminamos o modificamos el color. Funciona como un rotulador fluorescente
sobre el papel.
 Sello. Cuando hacemos clic en este icono el puntero del ratón adopta la forma de un sello de tinta para ponerlo sobre
la hoja del archivador. En este caso, con el botón derecho solo podemos eliminar el "sello". El texto puede ser:
o Confidencial.
o Borrador.
o Original.
o No copiar.
o Recibido.
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 Una última opción que vamos a destacar es Exportar. En algún momento tendremos que enviar la información de un
archivador a alguien, por correo electrónico, a través de la red u otro medio. Si hacemos clic en Exportar nos ofrece la
posibilidad de convertir en pdf el archivador completo y, además, adjuntar el archivo original sobre el que se creó el
archivador. Por ejemplo, si este archivador se creó a partir de una hoja de cálculo de Excel, la exportación nos generará
un pdf y la hoja de Excel original.
o Muchas veces solo pretenderemos exportar unas cuantas hojas. Para ello tendremos que hacer lo siguiente:
 Con el botón derecho sobre la primera hoja a seleccionar elegimos Selección de Multi-hojas. De esta
forma se resaltará en verde claro dicha hoja.
 Al hacer clic sobre la siguiente también se resaltará del mismo color, quedando seleccionada, y así
haremos con todas las hojas sucesivas que pretendemos exportar.
 Con el botón derecho, de nuevo, sobre estas hojas resaltadas seleccionamos Exportar páginas 34-
42...(por ejemplo, si son estos números las seleccionadas). En este caso no podremos crear el archivo
original sobre el que se crearon esas páginas, sino solamente el pdf.

En esta imagen ves un ejemplo de las diversas opciones comentadas.

3.9.- Moviendo documentos y trabajando con WorkArea.

¿Cual es una manera cómoda de mover o copiar documentos entre archivadores? Vamos a detenernos en dos formas:

1. Usando el portapapeles.

Ya has aprendido a utilizar la Selección

Multi-hojas, aunque, lógicamente, esta
operación puede hacerse solamente
con una página. En definitiva, hayas
seleccionado una o varias hojas, lo
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único que tienes que hacer es, con el botón derecho, elegir Copiar o Cortar/Mover y podrás elegir las opciones que ves
en la captura.

Posteriormente, en otro archivador, si quieres, o en el mismo, pero en otra posición, con el botón derecho, la primera
opción que nos aparecerá será Pegar (del portapapeles). Si lo elegimos, la hoja/hojas selecionadas se te insertarán en
esa posición del archivador.

2. Usando WorkArea.

WorkArea es una ventana que nos sirve como área de almacenamiento temporal al mover hojas entre los archivadores,
pero con opciones adicionales al simple portapapeles. En WorkArea podrás insertar archivos, cambiar el orden de las
páginas o eliminarlas.

En la parte inferior izquierda de la ventana de Rack2-Viewer encuentras el icono para abrir WorkArea. Llevar hojas a
esta ventana es sencillo:

o Si vas a usar la Selección Multi-hojas, ya sabes, con el botón derecho sobre las hojas deseadas de Rack2-
Viewer, vas seleccionando dichas hojas.
o Haces clic en WorkArea y se te abrirá su ventana.
o Arrastrando con el ratón desde Rack2-Viewer hasta WorkArea, llevarás las hojas seleccionadas a esta utilidad.
Ahora podrás realizar alguna de las funciones de edición que aparecen en la barra de herramientas.
Posteriormente puedes realizar la operación inversa.
o Seleccionas en WorkArea, las hojas deseadas y las puedes arrastrar a otro archivador.

Autoevaluación ¿Qué opciones de las que se muestran abajo las tienes en Rack2-Viewer?

Abrir WorkArea.

Marcar.

Sello.

Pila.

La cuarta es una opción dentro de WorkArea.

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3.10.- Creando copias de seguridad.

Si te descargaste el programa Rack2-filer y lo has usado siguiendo las explicaciones de los contenidos, habrás observado que
este tiene muchas más opciones. Vamos a dejar aquí el resto de funcionalidades de la aplicación. Recuerda que la Guía del
Usuario que lo acompaña es bastante extensa y está muy bien estructurada. Si quieres sacarle más partido, solo tienes que
empezar a digitalizar y archivar tus propios documentos. Ahora bien, no queremos dejar de lado una parte fundamental de todo
SGD: la creación de copias de seguridad. De nada nos valdrá pasar horas escaneando, clasificando y almacenando documentos si
accidentalmente los perdemos. Se nos quedaría la cara de la de la foto.

Para realizar las copias de seguridad de Rack2-filer no debemos tener abierto el programa. Los pasos serían los siguientes:

1. En Windows, seleccionamos Inicio>Todos los programas>Rack2-Filer>Backup & Restore Tool.

2. Se nos abrirá el cuadro de diálogo que aparece en la captura.
3. En Elegir la Biblioteca podemos seleccionar o la Biblioteca Raíz deseada o WorkArea.
4. En Datos a copiar, hacemos clic en Seleccionar y decidimos si Hacemos copias de seguridad de todas las bibliotecas y
armarios o solo algunos.
5. En Guardar en elegiremos la ruta y carpeta donde alojar la copia de seguridad.
6. Hacemos clic en Nuevo Esquema.
7. Haz clic en Ejecutar esquema de copia de seguridad seleccionada. Nos preguntará ¿Desea ejecutar la copia de
seguridad? Si contestamos Sí, el programa nos creará una carpeta y dos archivos en la ruta elegida. Son los que servirán
para posteriormente restaurar la copia de seguridad.

Si queremos restaurar una copia de seguridad, estos serían los pasos:

1. En Windows, seleccionamos Inicio>Todos los programas>Rack2-Filer>Backup & Restore Tool.

2. Hacemos clic en la ficha Restaurar.
3. En Restaurar desde elegimos la ruta donde guardamos nuestras copias de seguridad.
4. Si marcamos en Restaurar todas las Bibliotecas y Armarios, solo tendremos que hacer clic en Aceptar.
5. Si no hemos marcado todas las Bibliotecas y Armarios, podemos hacer clic en Seleccionar copia de seguridad y
Restaurar datos... Se nos abrirá un cuadro para seleccionar en el Árbol de la copia de seguridad los armarios y
archivadores a incluir.
6. Para ejecutar la restauración tenemos, finalmente, que hacer clic en Seleccionar copia de seguridad y Restaurar
datos... Nos preguntará: ¿Desea iniciar la restauración?. Si hacemos clic en Aceptar los datos de respaldo volverán a
estar disponibles.
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Recomendación

En un SGD basado en una base de datos documental, alojada en un servidor, la generación de copias de seguridad será más
compleja. Lo ideal, dependiendo del sistema operativo del servidor, será hacer copias de seguridad programadas. En un
servidor Linux es bastante útil un programa llamado Rsync que puede programarse para ejecutar copias que vayan guardándose
cada día, cada hora, cada semana o con la periodicidad deseada. El programa detecta los archivos que han sido modificados y
solo hace respaldo de esos. En Windows Server existen otras aplicaciones similares.

Los servidores, además, suelen disponer de varios discos duros en espejo, que replican el contenido del uno en los otros de
manera automática. Si uno se estropea, siempre hay una copia idéntica de todo el sistema en otro.

Una tercera medida recomendada es usar discos extraíbles para salvar "manualmente" los datos y guardarlos en otra
dependencia. Ante un incendio u otra contingencia de ese tipo, siempre tendremos una copia de seguridad reciente a buen
recaudo.

Una cuarta es usar un disco duro en red u otro equipo también en red situado en otra dependencia o incluso otro edificio que
vaya recibiendo copias de seguridad periódicas por medio de programas como el mencionado.

En definitiva, todas las medidas para ir salvando nuestros valiosos datos son pocas. No hay nada más frustrante que enfrentarse
a la pérdida de horas y horas de trabajo por no haber guardado nuestros archivos informáticos.

4.- Control de la seguridad.

Caso práctico

Para realizar las copias de seguridad de Rack2-filer no debemos tener se han decidido por implantar un SGD, con el visto bueno
de Carmen. Han hablado con una empresa de Granada que comercializa un programa llamado ArchivaTech. Es un programa
enfocado a las PYMES. Es bastante sencillo de usar. No precisa de un período de formación muy amplio. La instalación de un
servidor para más de un millón de documentos almacenados, el escáner, así como la licencia del programa no supone un
desembolso muy alto. Pero a Alejandro le preocupa especialmente que exista una buena política seguridad y de gestión de
usuarios: quién tendrá derecho a revisar todos los documentos y cómo proteger los equipos informáticos de ataques de hackers
o virus.

Como asistente a la dirección no te tocará a ti instalar un sistema de cortafuegos, ni antivirus avanzados, pero sí queremos darte
algunas nociones fundamentales de lo que se precisa para proteger tanto a equipos como al servidor de ciberataques.

Cortafuegos.

Los servidores basados en GNU-Linux pueden tener instaladas diversas distribuciones de este sistema operativo: Debian,
Opensuse, Ubuntu, entre otras. Cada distribución ofrece utilidades diversas para manejar el cortafuegos. Fundamentalmente,
este se encarga de permitir o no que se acceda al servidor por los llamados puertos. Son, como indica su propio nombre, puertos
donde "atracan" ciertos programas. Por ejemplo, las aplicaciones que usan el protocolo de páginas web HTTP, usan el puerto 80.
Si nuestro servidor va a ofrecer todos los servicios de acceso a la base de datos documental a través de una aplicación web,
probablemente usará el puerto 80. Con el cortafuegos podemos decidir abrir solo ese puerto y dejar cerrados todos los demás.
Esto dificultará en gran medida que nadie pueda conectarse a nuestra máquina usando algún otro puerto abierto.

En Windows server también se dispone de un cortafuegos con muchas opciones para cortar puertos y servicios.

Debes conocer En este enlace de la Wikipedia podrás ampliar tus conocimientos sobre el funcionamiento de los cortafuegos.

Página de la Wikipedia sobre cortafuegos.

Te hablaremos en el siguiente apartado de otro de los quebraderos de cabeza para los usuarios y mantenedores de sistemas
informáticos: los virus, el Spam y el Malware en general. No queremos que se te quede esta cara.
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Autoevaluación Un cortafuegos es un dispositivo físico que evita las subidas de tensión y otros ataques eléctricos al hardware
del servidor.

Verdadero. Falso.

Incorrecto. Los ataques de los que protege no tienen que ver con los dispositivos físicos.

Efectivamente, la protección se produce sobre el software instalado en el equipo, no sobre aspectos eléctricos o de
funcionamiento mecánico de los mismos.

4.1.- Protegiendo el sistema de virus y malware.

Si eres un usuario habitual de un ordenador, seguro que alguna vez has sufrido el ataque de virus. ¿Qué son en realidad? ¿Cómo
puedes evitarlos?

Para saber más

En este enlace de la Wikipedia te ofrecen lo básico sobre el funcionamiento de los virus informáticos.

Página de la Wikipedia sobre virus informáticos.

Si has leído el artículo de la Wikipedia, habrás comprobado que los virus son programas informáticos que algunos individuos
hacen para infiltrarlos en los equipos informáticos de otras personas y que produzcan, o pérdida de datos o un mal
funcionamiento del sistema. También habrás observado que los sistemas basados en Unix y derivados, entre ellos los
GNU/Linux, no reciben apenas ataques de este tipo de aplicaciones. De ahí un primer consejo: si puedes decidir que te instalen
el servidor con alguno de estos sistemas, te evitarás muchos dolores de cabeza.

Evidentemente, los usuarios de Windows son amplia mayoría: se habla de un 90% de equipos con este sistema operativo. Claro
está, los creadores de virus quieren que su "simpática" creación tenga el mayor número de clientes afectados, por eso van
encaminados fundamentalmente al sistema operativo de Microsoft. ¿Cómo proteger los equipos? Pues no vas a tener más
remedio que instalar un antivirus profesional. Existen muchas alternativas gratuitas, pero su efectividad es reducida en
comparación con las opciones de pago. En un servidor que va a contener información tan valiosa, lo ideal es instalar una
aplicación de pago de reconocido prestigio. En estos momentos, ¿cuáles son las más usadas?

Para saber más

En este enlace de la Wikipedia tienes una lista de antivirus y sus principales características.

Página de la Wikipedia sobre programas antivirus.

En este enlace de Amazon encuentras la lista de antivirus más vendidos en su web. Te puede dar una idea de cuáles son los más
populares.

Página de Amazon con los antivirus más vendidos.

Si eliges una buena aplicación para proteger al equipo seguramente incluirá también protección de todo tipo de malware y
antispam.
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4.2.- Políticas de acceso y contraseñas.

¿Quiénes deben tener acceso a todos los archivos que escaneemos? ¿Hasta qué punto debemos limitar la posibilidad de
guardar archivos, recuperarlos o editarlos?

Seguramente querrás una respuesta contundente, pero no hay una general que sirva para todas las empresas. Son evidentes
algunas premisas: no todo el mundo debe poder acceder a la base de datos, borrar registros, editar archivos guardados o
simplemente visualizarlos. Creo que ahí todos estamos de acuerdo, pero lo difícil será determinar el número de personas que
deben tener más o menos privilegios en el sistema.

El tamaño de la empresa, el número de oficinas que trabajen con la base de datos centralizada y el total de usuarios que reciban
o generen documentos en la empresa determinará en gran medida el mapa de privilegios.

La forma en que se establecen esos privilegios tampoco puede estandarizarse, ya que cada aplicación tiene una mecánica
diferente para configurarlos.

Lo primero que haremos será determinar sobre el papel la estructura de nuestros permisos.

1. Generalmente los programas de gestión documental nos permiten crear grupos de usuarios. Si este es el caso, un
ejemplo podría ser:
1. Grupo de Administradores.
2. Grupo de Usuarios con permisos de visualización y edición de todos los documentos.
3. Grupo de Usuarios con permiso de visualización y edición de carpetas determinadas.
4. Grupo de Usuarios con permiso solo de visualización y de determinadas carpetas.
2. Determinar permisos para cada grupo. Para los casos del ejemplo anterior podrían ser los siguientes:
1. Grupo de Administradores (permiso para todo tipo de acciones, incluyendo el acceso al servidor y la base de
datos documental, editando, borrando, ejecutando copias de seguridad).
2. Grupo de Usuarios con permisos de visualización y edición de todos los documentos (los directivos de la
empresa pueden acceder a todos los documentos, editarlos y visualizarlos aunque sean confidenciales, pero
no podrán acceder al servidor y realizar tareas técnicas que pudieran comprometer la integridad informática
del sistema).
3. Grupo de Usuarios con permiso de visualización y edición de carpetas determinadas (el permiso incluye
visualización, edición y borrado de documentos, pero solo para una determinada área del sistema. Por
ejemplo, el jefe de contabilidad puede actuar sobre una carpeta llamada Contabilidad en los términos
expresados, pero no podrá acceder a otra carpeta llamada Recursos Humanos).
4. Grupo de Usuarios con permiso solo de visualización y de determinadas carpetas (este permiso estaría
restringido a ver documentos de unas carpetas concretas, pero sin posibilidad de edición o borrado).

Todo este sistema de acceso de usuarios y permisos estaría basado, como todos los sistemas informáticos, en una política de
contraseñas. El nivel de seguridad de dichas claves deberían poder configurarse también a través del programa de gestión
documental. Los accesos de máximo privilegio deberían basarse en contraseñas que impliquen caracteres, dígitos y símbolos,
que siempre son mucho más difíciles de capturar para los programas como los keyloggers y otros similares.

Para saber más

Para acercarte más a la Gestión Documental te recomiendo encarecidamente este blog de Fernando Moreno-Torres. Se llama
Gestión Documental para Gente Normal, y verdaderamente consigue que cualquier persona poco familiarizada con el tema
llegue a entender el alcance de este sistema.

Página de Gestión Documental para Gente Normal.

Bueno, terminamos esta unidad y en conjunto este módulo de Gestión Avanzada de la Información. Esperamos que te hayan
resultado de utilidad estos contenidos. Recuerda que se trata de una materia viva. La informática cambia cada día. Algunos
contenidos quedarán obsoletos con rapidez, pero recuerda que eres tú el que no tienes que quedarte atrás. Sigue investigando
y actualizándote. Será un pilar para tu éxito profesional en el futuro.