MODULO 12
MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS
Objetivos
Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de:
• Conocer los atributos y comandos del módulo Activos Fijos.
Contenido
• Utilización de los comandos del módulo Activos Fijos.
Duración Estimada
• 30 Minutos.
Referencia
Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un control de los Activos
Fijos de la Empresa SISTEMAS RD, C.A.
Trabajo de Oficina
El Módulo de Activos Fijos. permite entre otras cosas, registrar los activos
fijos de la empresa, llevar un Control de Activos Fijos incorporados y
desincorporados, Mostrar datos relacionados a su depreciación y ajuste por
inflación.
Para entrar al módulo de Activos Fijos debe seleccionarse de la opción
módulos del Menú principal de GALEPSO el comando Activos Fijos. Al
seleccionar esta opción obtendrá el Menú principal de activos fijos.
12.1. Establecer Formato de los Códigos de Activos Fijos.
La primera actividad antes de realizar el registro de una clasificación de
activos fijos o un miembro de la misma, es establecer la estructura que
tendrán los códigos que los identifican.
Para Configurar el formato de los
códigos que se les asignara a
los Activos Fijos, que identifican
una clasificación de activos fijos
o un miembro de la misma, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga
click en la opción Configuración del Menú Utilitarios.
· Hacer click en el botón Editar de la Barra de Tareas y edite:
FORMATO: [Link].999 y presione la Tecla Enter.
Automáticamente el sistema muestra NIVEL MAXIMO: 5
· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema
haciendo click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.
NOTA: El Establecer el formato de la estructura de código de los Activos
Fijos es propio de cada empresa y esta relacionado con los niveles, ya que
cada separación de puntos establece un nivel de activo. Si se registran las
cuatro primeras separaciones, identifican Activos de Grupo y si se agrega la
quinta separación, se trata de un Activo Auxiliar. Por Ejemplo:
§ 1..Activos Fijos
§ 1. 2. . . Activos Fijos Depreciables
§ 1.2.01. . Mobiliario.
§ [Link]. . Equipo de Oficina
§ [Link].001 Escritorios.
EL Nivel Máximo es el mayor escalón que puede tener la clasificación de
los activos fijos.
12.2. Definir Datos de los Activos Fijos.
Para Agregar los datos de Activos Fijos, estando en el menú principal de
Activos Fijos, haga click en la opción Activos Fijos del Menú Archivos.
Al momento de registrar los activos fijos, debe tenerse la información de las
clasificaciones a las cuales pertenecen y si las mismas (las clasificaciones)
están registradas en el sistema. De no ser así, se deben registrar.
Para la empresa SISTEMAS RD, C.A., inicializaremos con un activo que
pertenece a la siguiente estructura de cuenta:
1…. Activos Fijos
1.2… Activos Fijos Depreciables
1.2.01... Mobiliario y Equipo de Oficina
[Link]. Equipos de Aire Acondicionado
[Link].001 Aire Acondicionado 24000 BTU
· Si no hay Activos Fijos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No
hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.
o Si hay Activos Fijos registrados, entonces Hacer click en el botón
Agregar .
· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:
o Código: se refiere al número de identificación del Activo Fijo.
Edite Código: 1 y presione la tecla Enter.
El NIVEL DEL ACTIVO y TIPO DE ACTIVO, se muestra
automáticamente al registrar el código, Como el código tiene
un solo dígito, se trata de un activo de grupo y su nivel es 1.
o DESCRIPCION: Se refiere al nombre de identificación del Activo
fijo a registrar.
Edite Descripción : ACTIVOS FIJOS
o La casilla de verificación ACTIVO viene seleccionada por
defecto. Esta casilla de verificación nos permite saber si el
activo fijo está en uso o no.
Se deja al usuario el registro faltante de la estructura de activos, es
decir:
1.2… Activos Fijos Depreciables
1.2.01... Mobiliario y Equipo de Oficina
[Link]. Equipos de Aire Acondicionado
NOTA: El registro se realiza de la misma forma que la operación anterior.
Una vez registrada la base de activos fijos, registremos el activo fijo
[Link].001 que corresponde al aire acondicionado.
· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:
o Código: [Link].001 presione la tecla Enter.
o DESCRIPCION: AIRE ACONDICIONADO 24.000 BTU
o Seleccionar el Tipo de activo Fijo. Seleccione Depreciable.
o Nivel, se muestra automáticamente.
o La casilla de verificación ACTIVO viene seleccionada por
defecto. Esta casilla de verificación nos permite saber si el
activo fijo está en uso o no.
o Edite la fecha de adquisición del Activo fijo.
Edite Fecha Adquisición: 05/02/2000
Sección General:
o Marca: Se refiere a la marca del activo fijo a registrar.
o Modelo: Se refiere al Modelo de la Modelo del activo a
registrar.
o Serial: es el número de identificación del activo fijo a registrar.
o Vida útil: Se refiere al tiempo estimado en meses de uso que
puede tener el activo fijo a registrar.
o Valor de Adquisición: Es el precio o valor en Bs. Del activo
fijo a registrar.
o Valor Residual: Valor en Bs. del Activo Fijo después de
caducada su vida útil.
o Meses Depreciado: Tiempo en meses de Depreciación del
Activo Fijo.
o Depreciación Mensual: Valor en Bs. que corresponde a la
depreciación mensual que sufre el activo fijo.
o Monto Depreciado: es el valor en Bs. que se ha depreciado
el activo fijo.
o Valor Actual: Valor en Bs. que corresponde al costo actual
del activo fijo.
o Al: Corresponde a la fecha actual del sistema.
Los valores de Meses depreciado, Depreciación mensual, Monto
depreciado, Valor Actual, al se muestra automáticamente.
Edite el valor de cada variable como se muestra a continuación:
De forma automática el sistema calcula los MESES DEPRECIADOS,
DEPRECIACION MENSUAL, MONTO DEPRECIADO y VALOR ACTUAL
del Activo a la fecha especificada.
· La sección de Reajuste, debe ser registrada cuando el activo es
sujeto a reparaciones o mantenimiento.
Supongamos que el Activo Fijo es sujeto a una reparación, por lo
cual debe especificarse en los cuadros de textos respectivos:
o FECHA DE REAJUSTE: Se refiere a la fecha de
mantenimiento o reparación.
Edite Fecha de Reajuste:01/01/2006.
o MESES DE REAJUSTE: Tiempo que se presume durará el
Activo luego de la reparación.
Edite Meses de Reajuste: 36
o MONTO ÚLTIMA REPARACION: Se refiere al monto en Bs.
de la última reparación.
Edite Monto de Última Reparación: 250.000.
o Depreciación Mensual según Reajuste: este valor se
muestra automáticamente, y especifica el monto de
depreciación mensual después del reajuste realizado.
El sistema arroja automáticamente la DEPRECIACION MENSUAL DEL
REAJUSTE para el Activo.
· Por ultimo en la sección de Contabilidad deben registrarse en sus
cuadros de texto o haciendo uso del Buscador de Cuentas
Contables la Cuenta Contable asociada al activo, la Cuenta Gasto y
la Cuenta de Depreciación a las cuales se cargarán y/o Abonarán
los montos generados por operaciones relacionadas con el activo.
De no estar el módulo de Contabilidad integrado, los cuadros de
texto estarán desactivados.
· De tener Observaciones el activo fijo, se debe hacer click sobre el botón
Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la
Seccion 5.4.
· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema
haciendo click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.
De esta manera, nos queda el siguiente formulario, mostrando el registro
del Activo.
· El botón Cambiar Código , se utiliza para cambiar el Código del
Activo, si desea cambiar el código del activo, haga click sobre el Botón
Cambiar Código , y se muestra a continuación la siguiente pantalla:
Ingrese el nuevo código que va a identificar el activo fijo y presione
sobre el botón Cambiar, se mostrará automáticamente el cambio del
código en la pantalla del activo fijo. Si no desea realizar este proceso
haga click en el botón Salir que le permitirá salir y volver a la
pantalla principal del activo Fijo.
· Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y
volver a la pantalla principal.
12.3. Enviar Depreciación a Contabilidad.
Para realizar las transferencias de la depreciación de activos a contabilidad,
estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga click en la opción Enviar
Depreciación a Contabilidad del Menú Movimientos.
Esta opción se utiliza para transferir los movimientos de la depreciación de los
Activos Fijos en un período determinado a contabilidad.
· Seleccionar el rango de meses donde se encuentran los movimientos
de depreciación que desea transferir al Módulo de Contabilidad.
· Una vez seleccionado el rango de meses, presionar el botón Aceptar
, si no desea transferir la información presione el botón Salir .
12. 4. Reportes del Módulo de Activos Fijos.
Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del
Módulo de Activos Fijos, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga
click la opción Reporte.
Al accesar esta opción de Reporte de Activos Fijos, se puede obtener una
variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada,
además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes
manejados se tienen, reporte de los Activos Fijos, movimientos de los mismos,
las Depreciaciones Calculadas y Los Ajustes por Inflación.
12.5. Utilitarios del Módulo de Activos Fijos.
Permite realizar el cierre del módulo para el proceso final contable, en esta
misma opción se configura el módulo y se pude transferir activos desde el
sistema SisAct.
TRANSFERIR ACTIVOS FIJOS DESDE SisAct:
Nos ubicamos en la pantalla
principal haga click en la opción
Transferir Activos fijos desde
SisAct del Menú Utilitarios,
estando en el menú principal de
Activos Fijos.
Con esta opción se puede importar registros de Activos Fijos generados desde
otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado
lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dos
números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del
sistema.
Una vez, que se tiene la clave, se presenta un formulario donde se debe
especificar el nombre del subdirectorio que contiene los registros que se van a
transferir y el nombre de la empresa al cual corresponden estos registros.
Presionar el botón Transferir para hacer efectiva la operación, comienza en
ese momento el proceso de transferencia de los registros de activos fijos. De
no haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación de
registros, hacer click en el botón Salir .
