REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
Maracaibo, 15 de julio de 2011
Ciudadano:
Licdo. Alexis Calimn
Con Atencin: Lcdo. Jorge Ramrez
Reciba un cordial: Por medio de la presente se hace entrega del Plan Rector Zulia 2011-2012 desde la Divisin de Registro, Control y Evaluacin de Control de Estudio como parte del Plan Rector Colectivo. Sin otro particular al cual hacer referencia, queda de usted.
Atentamente,
Lcda. Mariela Caridad Jefa de la Divisin de Registro Control y Evaluacin de Estudios
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
1. Caracterizacin de la Unidad En el Manual de Organizacin Zona Educativa Zulia, se establece que la Divisin de Registro, Control y Evaluacin de Estudios se define como una de las unidades medulares que desde el nivel tctico funcional, tienen como Misin la responsabilidad de ejecutar y hacer cumplir los objetivos de la organizacin, para ejercer el control y evaluacin de los estudios realizados en los planteles oficiales y privados en los diferentes niveles y modalidades del Sistema Educativo y el funcionamiento de los planteles, ctedra y servicios educativos privados con el fin de dar validez y regulacin de los procedimientos legales administrativos. Su Visin es funcionar como una unidad administrativa, que a travs de una plataforma de informacin automatizada que permite el logro de los objetivos preestablecidos para el Registro, Control y Evaluacin de Estudios, en la Ley Orgnica de Educacin y en su reglamento, generando procesos confiables y de calidad con mayor celeridad. Los objetivos que se propone son: Velar por el cumplimiento de la normativa legal vigente, en cuanto al proceso de Control y Evaluacin de Estudios; y conocer la administracin y funcionamiento de todos los planteles, centro, ctedra y servicios educativos privados de la Regin Zuliana. Sus polticas se encaminan en la bsqueda de la calidad, conformidad a lo establecido por la ley y el tiempo de disposicin de la informacin; por otro lado lograr la recepcin y verificacin de los documentos probatorios de Estudio de manera efectiva y eficaz; y as generar procesos confiables y transparentes en la informacin suministrada.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
2. Nombre del Proyecto Sistematizacin y Automatizacin de los procesos de la Divisin de Registro, Control y Evaluacin de Estudios. 3. Caracterizacin: Breve descripcin de las consideraciones o exposicin de motivos del proyecto.
Situacin Actual: Se evidencia una desarticulacin de la informacin interna sistemtica y sistematizada entre todas y cada una de las coordinaciones que conforman la Divisin (DRCEE); por lo que los procesos y tareas que se realizan, implican el empleo de mayor tiempo del personal en la solucin de las mismas, lo que se traduce en una baja de eficacia y efectividad de respuesta a los usuarios que acuden en bsqueda de solucin a su necesidad. Por otro lado, cabe resaltar la obsolescencia de los procesos en la verificacin de los documentos probatorios de estudio, por cuanto todos se realizan de forma manual. De igual manera, la falta de un sistema automatizado de los recaudos que reposan en la Coordinacin de Archivo, ha tenido como consecuencia el deterioro de muchos de los recaudos, imposibilitando en algunos casos dar respuesta de documento probatorio de estudio, por lo que se hace necesario remitir el caso al archivo central de Caracas, retardando la respuesta al usuario. Asimismo, la necesidad de capacitar personal en el manejo del sistema automatizado para el procesamiento y almacenamiento de la informacin en cada Coordinacin.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
Finalmente a todo esto se suma la carencia de espacio fsico adecuado y poca dotacin del mobiliario y de equipo tecnolgico necesario en cada Coordinacin para la digitalizacin de la informacin.
Situacin Deseada. Manejar una base de informacin de datos que sea comn para todas las coordinaciones de la Divisin de Registro, Control y Evaluacin de Estudios, que de manera sistematizada permita responder con eficiencia y eficacia los procesos de recepcin, almacenamiento, bsqueda, verificacin y elaboracin de las diferentes tareas y en este sentido se pueda promover una comunicacin de calidad para dar respuesta a corto plazo a los usuarios que acuden en bsqueda de documentos probatorios; as como tambin, a todos aquellos directivos que consignan los recaudos solicitados para cumplir con los requerimientos establecidos dentro de la normativa vigente desde el nivel central y Zona Educativa, generando procesos confiables, de calidad y con mayor celeridad. 4. Objetivo General. Sistematizar y automatizar la informacin de los procesos de la Divisin de Registro, Control y Evaluacin de Estudios.
5. Actividades Estructurales para el Perodo 2011-2012. Conformacin de un equipo de trabajo y seguimiento en la cristalizacin del proyecto. Elaboracin y presentacin del proyecto producto de un consenso entre las partes interesadas (Coordinaciones de DRCEE).
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
Seguimiento del proyecto para su implementacin. Seleccin del personal que le dar operatividad al proyecto. Supervisin, control y evaluacin de la ejecucin del proyecto.
6. Cinco Principales Actividades a Desarrollar durante el Periodo 2011-2012. Seleccionar personal capacitado tanto en el rea docente como administrativo para completar los cuadros de trabajo necesarios para cubrir el desarrollo de las tareas implcitas en cada uno de los procesos que se desarrollan en las coordinaciones de la divisin (DRCEE). Repotenciacin de los equipos de computacin ya existentes en lo que software y hardware se refieren, adems de la dotacin de impresoras y suministro materia prima propia de estos equipos. Dotacin del mobiliario mnimo necesario para el almacenamiento y resguardo del material fsico que se recepciona en las diferentes coordinaciones de la divisin, tales como: estantera, archivadores, escritorios, entre otros.
Adiestramiento y actualizacin a todo el personal docente y administrativo de los diferentes procesos que se realizan, as como la informacin cambiante que llega en forma de normativa desde el nivel central.
Ubicacin de espacio fsico acordes a las necesidades de cada coordinacin en el tratamiento especfico de los procesos que en ella se ejecutan.
7. Tres primeras actividades a desarrollar durante el ao 2011. Seleccionar personal capacitado tanto en el rea docente como administrativo para completar los cuadros de trabajo necesarios para cubrir
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
el desarrollo de las tareas implcitas en cada uno de los procesos que se desarrollan en las coordinaciones de la divisin (DRCEE).
Repotenciacin de los equipos de computacin ya existentes en lo que software y hardware se refieren, adems de la dotacin de impresoras y suministro materia prima propia de estos equipos.
Dotacin del mobiliario mnimo necesario para el almacenamiento y resguardo del material fsico que se recepciona en las diferentes coordinaciones de la divisin, tales como: estantera, archivadores, escritorios, entre otros.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
FORMA
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
FORMA
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN ZONA EDUCATIVA ZULIA
