Medellín, 06 Octubre 2022
Srs.
FM CERVANTES S.A.S
Atento saludo
Por medio de la presente realizamos propuesta de servicio de Auditoria para la
empresa FM CERVANTES S.A.S con el fin de generar una especial alternativa de
asistencia y acompañamiento a través de la implementación de un trabajo integral
y acorde a los requerimientos, relacionando actividades de evaluación, control y
seguimiento a las diferentes actividades y características de la Empresa.
Contamos con gran experiencia y esperamos tener la oportunidad de ampliar
información y conocer posibles expectativas.
Atentamente,
FRANCISCO CERVANTES
Contador Público-Auditor líder
PLAN AUDITORIA DE LOS INVENTARIOS EN FM CERVANTES S.A.S
El objetivo de nuestra labor es buscar que la compañía conozca el costo de la
inversión del inventario, asegurándose de que cuente con información suficiente
para hacer frente a la demanda y cumplir con los elementos y repuestos necesarios
para los trabajos contratados con las diferentes empresas, además de conocer de
primera mano el stock de almacenamiento y pedidos o compras periódicas.
El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los mismos, es decir,
todas aquellas prácticas que se tienen en cuenta a la hora de almacenar el producto.
Algunas de ellas son: cómo realizar el conteo de inventario, periodicidad, cómo
deben ser los registros en el manejo (entradas, salidas), cómo generar las órdenes
de pedido, cómo recibir las órdenes de despacho y cómo asegurar un adecuado
almacenamiento (bodega, estantería, luz, ventilación y rotulación).
Para lo anterior, se presenta las fases que harían parte del proceso en el control y
auditoria de los inventarios de la empresa:
• 1. Eleccion del momento para las auditorias del
inventario.
Fase 1 • 2. Organizacion de personal.
• 3. Preparacion del almacen.
• 4.Conteo fisico.
Fase 2 • 5.Analisis de las diferencias.
• 7.Actualizacion del inventario registrado.
Fase 3 • 8.Entrega de informe final.
Puntos principales a tratar en la FM CERVANTES S.A.S
Lograr un inventario confiable: para ello es necesario realizar un conteo
general de las diferentes mercancías, materiales y productos.
Calidad de información: Conciliar las diferencias en el sistema Siigo y lograr
que la información del sistema sea confiable.
Maximizar el rendimiento: registrar entradas y salidas de material de todo tipo,
estableciendo además los niveles máximos y mínimos de los materiales para
realizar las ordenes.
Equipo de manejo y almacenamiento: proveer a los almacenistas
entrenamiento referente al uso adecuado de los equipos y el manejo correcto
de los materiales.
Pasos requeridos para realizar la implementación de las fases y la implementación
del sistema de inventario:
1. Elección del momento del inventario: Se le propone a la empresa FM
CERVANTES S.A.S disponer de medio día a la semana para realizar el conteo
físico por áreas para verificar el saldo en cantidades reportado por el sistema.
2. Organización del almacén: Se le realizaran propuestas a la organización para
re organizar y clasificar su inventarió de tal manera que sea más eficiente la
búsqueda del mismo.
3. Organización del personal: Se le brindara constante capacitación al personal
para que mantenga buenas prácticas de cuidado y trazabilidad de las
mercancías en la empresa, diseñando así funciones y responsabilidades
específicas para volver a los empleados nuestros aliados estratégicos en la
custodia de las mercancías, materiales y productos.
4. Conteo físico: antes de comenzar el conteo es preciso organizar al personal,
asignándole zonas del almacén a cada trabajador, también se instruirá a cada
persona en la tarea que le corresponda. Posteriormente se realizará el conteo
total.
5. Análisis de las diferencias: una vez realizado el conteo físico se procede a
generar un reporte del sistema Siigo del total de cantidades por referencia, este
se conciliará con el informe de la toma física para verificar posibles diferencias.
6. Actualización del inventario registrado: una vez que el inventario ha sido
validado y aprobado, se ajustaran en los casos necesarios (reducir o aumentar
las cantidades) se actualiza la cantidad registrada en el sistema según los
reportes de mercancías que hayan tenido alguna novedad.
7. Entrega de informe final: una vez realizado toda la operación del conteo físico
el equipo auditor procederá a realizar un informe con los hallazgos encontrados
y recomendaciones en el proceso de la operación.
8. Mantenimiento y control: Se continuará realizando visitas periódicas para
fortalecer el sistema de inventario realizando revisiones para identificar y
observar los procesos que involucran el inventario general.
Para que una empresa como FM CERVANTES S.A.S obtenga un buen control y
preservación de su material en el área de almacén, es importante la realización de
un inventario satisfactorio, el cual permitirá que el empleado que se encuentre en
dicha área tenga un mejor control y manejo visual del producto ya inventariado y
codificado en los estantes y que éste a su vez pueda suministrar información
confiable y actualizada a los asesores y administración.
Tiempo y Valor
El precio de esta propuesta de servicio de auditoria en el proceso de inventarios
tiene un costo de 1.200.000 (M/L) más IVA.
Quedamos atentos a sus requerimientos e información.
FRANCISCO CERVANTES
Contador Público-Auditor líder
