Anexo 2.

Estudios
de caso
PID_00193407

Elisenda Estanyol i Casals

Sandra Ferrer Conill
Elvira Garcia
Rosa Garriga Mora
Teresa Pallàs
Fernando Pesci Bosch
Elisabet Pont Prat
Elisabet Vila Vinós

Tiempo mínimo de dedicación recomendado: 6 horas

CC-BY-SA • PID_00193407 Anexo 2. Estudios de caso

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CC-BY-SA • PID_00193407 Anexo 2. Estudios de caso

Índice

Introducción............................................................................................... 5

1. Acto de graduación, Universitat Oberta de Catalunya............ 7

2. Acto de celebración del décimo aniversario de Tous en

México.................................................................................................... 16

3. ABC Technology Company, Inc. World Wide Sales

Conference............................................................................................ 21

4. Desert Run 2011................................................................................. 29

5. La Nit de la Construcció, CAATEEB.............................................. 37

6. Jornada Técnica de Retail Comertia............................................. 48

7. Acto de constitución de la nueva Corporación Provincial

organizado por la Diputación de Lleida...................................... 57
CC-BY-SA • PID_00193407 5 Anexo 2. Estudios de caso

Introducción

En este anexo encontraréis la descripción de siete estudios de caso de acon-

tecimientos reales que han sido redactados por sus responsables. Veréis que
hemos intentado reunir acontecimientos de diferentes tipologías, para tener
una visión más completa de todo el abanico de actos que a lo largo de nuestra
carrera profesional podemos llegar a organizar.

Todos los estudios de caso siguen una misma estructura. En primer lugar se
hace una breve presentación de la situación de partida, para entender el con-
texto en el cual se desarrolla el acontecimiento. Seguidamente se presentan los
objetivos, para conocer cuál es la finalidad de organizar el acto en cuestión.
En tercer lugar se describe brevemente la acción, para conocer los detalles or-
ganizativos. Y, finalmente, se hace un resumen de la valoración de los resul-
tados logrados, para verificar si se han conseguido los objetivos propuestos.
Por último, se incluye en algunos casos documentación adicional, para ver
ejemplos reales del tipo de herramientas que empleamos los organizadores de
acontecimientos para planificar y desarrollar nuestro trabajo.

La compilación de casos incluye actos organizados por diferentes marcas y

organizaciones, desde empresas privadas, hasta asociaciones e instituciones
públicas.

En primer lugar, encontraréis la descripción de un acto del cual en el futuro

formaréis parte: el acto�de�graduación de nuestra universidad, la Universitat
Oberta�de�Catalunya�(UOC). Nos encontramos ante un acto académico, que
ha tenido que adaptarse al creciente número de graduados de la universidad.
A pesar de tratarse de un tipo de acto que organizan la mayoría de universi-
dades, en el caso particular de la UOC es uno de los más significativos para
sus protagonistas, puesto que se trata de uno de los pocos actos presenciales
en los que se encuentran alumnos, acompañantes, miembros del rectorado,
profesores y colaboradores docentes.

Conoceréis también los detalles de cómo se organizó el décimo�aniversario

de�Tous�en�México. En este caso la empresa optó para contratar una agencia
especializada en México, que organizó una fiesta rodeada de fantasía, decorada
con tonos suaves y con detalles románticos e impactantes para transmitir los
valores de la marca. Al acto acudieron numerosas celebrities y consiguió una
gran repercusión mediática.
CC-BY-SA • PID_00193407 6 Anexo 2. Estudios de caso

Otro estudio de caso versa sobre una conferencia de ventas de la empresa ABC
Technology�Company,�Inc. El foco se centra en ver el sistema que empleó la
empresa subcontratada ROI�Institute para hacer una evaluación de los resul-
tados de la conferencia (reacción, satisfacción, retorno de la inversión, etc.).

Como ejemplo de acontecimiento turístico-deportivo encontraréis la descrip-

ción de la Desert�Run, una carrera organizada en el desierto, que incluía tam-
bién actividades lúdico-culturales en Marruecos. Vale la pena fijarse en todos
los detalles que se tuvieron en cuenta con el objetivo de sorprender y cuidar
a los participantes y a sus acompañantes.

Para ver cómo se organiza un acto de entrega de premios con cena para más de
800 personas, encontraréis como ejemplo La�Nit�de�la�Construcció, que or-
ganiza anualmente el Col·legi d’Aparelladors, Arquitectes Tècnics i Enginyers
d’Edificació de Barcelona (CAATEEB) y que se ha convertido en un punto de
encuentro en el ámbito de la construcción, la arquitectura y el urbanismo.

Un acto organizado por una asociación, en este caso la Associació Catalana

de l’Empresa Catalana del Retail Comertia, es el centro del estudio de caso
Jornada�Tècnica�de�Retail. El acto, organizado por la Agencia Setting, reunió
a numerosos empresarios y contó también con la presencia de autoridades,
personalidades y medios de comunicación.

Un ejemplo de acto protocolario es el que encontraréis en el último estudio

de caso, que lleva por título Acto�de�constitución�de�la�nueva�Corporación
Provincial, organizado por la Diputación de Lérida. En él encontraréis los de-
talles del sistema de ordenación aplicado, y valiosos ejemplos de los modelos
de invitación, el programa y el guion del acto.

Por último, cabe agradecer a los autores de los casos, Sandra Ferrer, Elvira Gar-
cia, Rosa Garriga, Teresa Pallàs, Fernando Pesci, Elisabet Pont y Elisabet Vila,
su colaboración en la elaboración de estos materiales didácticos.
CC-BY-SA • PID_00193407 7 Anexo 2. Estudios de caso

1. Acto de graduación, Universitat Oberta de

Catalunya

a)�Situación�de�partida. Todos los años, la Universitat Oberta de Catalunya Autoría

(UOC) organiza un acto de graduación que incluye a los graduados de los
Estudio de caso elaborado
estudios homologados y de los estudios de másteres propios y posgrados. En por Sandra Ferrer Conill, téc-
este acto se invita a los familiares para que estén cerca de los graduados en nica de Relaciones Públicas
de la Universitat Oberta de
un día tan especial. Se pretende celebrar la culminación con éxito de mucho Catalunya.
tiempo de trabajo y esfuerzo.

En la edición 2010-2011, había 6.909 graduados repartidos por el planeta a

quienes convocar. Se decidió organizar un acto en Madrid para acoger a la
mayoría de los graduados de fuera de Catalunya y tres actos en Barcelona por
el alto volumen de asistencia de graduados y acompañantes. A estos actos
suelen asistir entre cuatrocientos y quinientos graduados y sus acompañantes. Acto de graduación 2010-2011.

En Madrid, la asistencia es más baja, con unos trescientos graduados por acto.

Los espacios elegidos fueron los siguientes:

• la Sala Sinfónica en el Auditorio Nacional de Música de Madrid, con ca-

pacidad para dos mil doscientas personas y con una asistencia prevista de
mil personas.

• Sala Pau Casals del Auditorio en Barcelona, con capacidad para dos mil
personas y asistencia prevista de mil ochocientas personas por acto.

Por lo que respecta a los públicos, los graduados finalizan en febrero y en julio;
así pues, los primeros hace tiempo que no se conectan, por lo que hay que
llegar a ellos por medio de invitaciones físicas.

Se tiene que buscar un padrino para cada acto (Madrid y Barcelona), así como
un representante de graduados para cada uno de los días (uno en Madrid y
tres en Barcelona).

Otro de los públicos protagonistas son los directores de estudios y los jefes de
programa, que también viven un gran momento, puesto que este acto es el
resultado de su trabajo, el sentido de su día a día. Agradecen mucho participar
en este acontecimiento.

b)�Objetivos. Los objetivos del acto se podrían resumir en los siguientes:

• Culminar los estudios con la asistencia al acto de graduación.

CC-BY-SA • PID_00193407 8 Anexo 2. Estudios de caso

• Hacer que el graduado se sienta importante dándole su minuto de gloria,

y permitirle compartir este acontecimiento con las personas que quieren
y que más han “sufrido” sus estudios en la UOC.

• Hacer que el graduado se sienta partícipe de la UOC, crearle un sentimien-

to de pertenencia más allá de los estudios, alentarlo a formar parte de
Alumni y animarlo a seguir formándose; en definitiva, hacer que se sienta
cercano a la Universidad.

• Entregar un presente conmemorativo que solo obtienen quienes asisten al

acto y hacer que el graduado se sienta satisfecho del discurso del padrino,
que tiene que orientar a los nuevos graduados en su futuro.

• Mostrar a los miembros académicos como personas físicas, no solo virtua-

les, hacerlos cercanos, acercarlos a su público.

• Relacionar a los graduados con la rectora y el vicerrector durante la copa

de cava. Darles la oportunidad de hacerse fotos con ella, en el presente,
con un simple logo de la UOC detrás.

• En definitiva, hacer que los graduados se sientan UOC.

c)�Descripción�de�la�acción.

Antes del acto, se llevaron a cabo las acciones siguientes:

• Establecer un calendario de acciones y tiempos.

• Reservar agenda rectora y Auditorio.

• Avisar a todos los departamentos implicados para que reserven el día y

empiecen a calentar motores.

• Redactar la invitación y diseñarla.

• Redactar información de la web y enviarla para actualizarla.

• Recoger los datos de los graduados para introducirlos en el sistema de ins-

cripción y que no pueda inscribirse nadie más.

• Redactar un mensaje de felicitación de la rectora y crear los buzones de

correo.

• Abrir el buzón [email protected] para recoger cualquier pregunta, sugeren-

cia o problema que tengan los graduados sobre el al acto.
CC-BY-SA • PID_00193407 9 Anexo 2. Estudios de caso

• Traducir todas las comunicaciones al español (a partir del año próximo, se

tendrán que traducir al inglés y al francés).

• Avisar a Servicios Generales para tener preparados siete mil sobres físicos
de la rectora para enviar las invitaciones.

• Contratar una empresa de logística que dará soporte a la organización.

• Contratar el catering y al fotógrafo.

• Contratar a los presentadores del acto.

• Visitar los espacios con el servicios de audiovisuales de la UOC para las

cámaras, pantallas, resolución de vídeos...

• Contratar a la coral y pactar las piezas que se cantarán durante el acto.

• Hablar con el padrino del acto y pactar el tiempo que durará su discurso.

• Identificar, junto con los estudios, a los posibles graduados representantes

y ponerse en contacto con ellos.

• Visitar el espacio con la empresa de logística por todo el tema de imagen

y montaje de stands durante el acto y para la organización del check-in y
contratación de personal externo para ocuparse de ello.

• Configurar el guión de cada acto.

• Confirmar la asistencia del consejo de gobierno, directores de estudios y

de programa y darles las indicaciones de cada acto.

• Tener en cuenta cuántos graduados asistirán a cada acto y avisar a sus di-
rectores de programa.

• Responder a las dudas del buzón [email protected] e ir revisando el número

de acompañantes para controlar el aforo al Auditorio.

• Ocuparse de que el presente conmemorativo esté a punto.

• Controlar el presupuesto.

En el día del acto, se tienen que llevar a cabo las siguientes acciones:

• Adjuntar el guión de uno de los actos de Barcelona (escaleta, guión técni-

co).
CC-BY-SA • PID_00193407 10 Anexo 2. Estudios de caso

• Adjuntar el programa de protocolo para las autoridades.

• Enviar un correo electrónico a los directores de estudios y de programa

con las indicaciones del acto.

• Recibir a los graduados representantes y hacer que se sientan todavía más

importantes.

• Recibir al padrino del acto y al consejo de gobierno y llevarlos a la zona

reservada para ellos.

• Estar pendiente de los diferentes equipos que forman el acto: check-in, sala,
audiovisuales y protocolo. Cuando estos finalizan su tarea, se da la señal
de comienzo del acto.

Después del acto, todavía se tendrán que llevar a cabo las acciones siguientes:

• Recoger facturas y pagar a todos los proveedores.

• Cerrar el presupuesto total de los actos.

• Enviar un correo electrónico de agradecimiento a todas aquellas personas

de la casa que han colaborado con la UOC de parte de la jefa de Relaciones
Institucionales.

• Empezar a trabajar en la web después del acto haciendo el álbum fotográ-

fico y colgando en YouTube los vídeos relacionados con el acto.

• Detectar errores en el acto que a posteriori nos ayudarán a modificar algu-

nos puntos de la organización.

d)�Valoración�de�los�resultados. La asistencia cada año se incrementa, este

año en Barcelona se ha tenido que hacer una sesión más.

Hay que recoger y analizar las sugerencias de los graduados expresadas a lo

largo del propio acto o después de este por medio del buzón.

Hay que reunirse con la empresa de logística y los grupos internos de la uni-
versidad para ver qué mejoras se pueden conseguir el año siguiente si se hicie-
se algo diferente.

Hay que informarse de si algún medio de comunicación ha cubierto el acto, a

pesar de que no se trate del objetivo principal.
CC-BY-SA • PID_00193407 11 Anexo 2. Estudios de caso

Hay que tener presente que Comunicación Interna, Audiovisuales y Alumni Enlace recomendado
han reunido a un gran número de graduados para trabajar, entrevistarlos, gra-
Encontraréis toda la informa-
barlos... Los graduados se muestran interesados en colaborar, y eso es una va- ción sobre los actos de gra-
loración positiva. Han salido contentos del acto y hacen “lo que sea” por la duación de la UOC, así como
fotografías y vídeos, en la pá-
UOC en aquellos momentos. Están felices. gina web www.uoc.edu/gra-
duacio/2011.

Vídeo del acto de graduación

Podéis ver los detalles del acto en el vídeo colgado en YouTube “Graduació UOC 2011”.

Vídeo “Graduació UOC 2011”.

e)�Documentación. Como muestra de la documentación del acto, a continua-

ción os presentamos una ficha técnica del evento, el programa de autoridades
y el guión del acto.

Ficha técnica del acto.

CC-BY-SA • PID_00193407 12 Anexo 2. Estudios de caso

Programa de autoridades.

Guión del acto

Horario Concepto Descripción y textos del acto Luz y sonido

15.00 h Montaje. Mesas de acreditación.

Vinilos puertas exteriores.

14.00 h Encuentro en el Audi- Coordinación general: Sandra Ferrer.

torio. Montaje y personal Ayni: Marisol Casablanca.
Coordinación check-in: Antonio Ponce / Marina López.
Coordinación sala y escenario: Patrícia Pérez.
Regiduría sala: Joan Forns.
Autoridades: Meritxell Santiago / Blanca Andreu.
Responsable técnico: Ramon Martínez.

14.30 h 60’ Montaje. 1. Mesas de acreditación.

2.�Stand Alumni.
3. Comprobación y asignación walkies.
4. Mesas de manipulación de títulos (back office escena-
rio). Sillas en el escenario 7.
5. Gobos y mesa de sonido.
6. Zona vip.
7. Llegada orfeón.
8. Llegada flores.

14.30 h 15’ Preparación check-in. Equipo de check-in preparado.

15.15 h 30’ Ensayo. Orfeón Atlàntida.

15.00 h 90’ Check-in. (A. Ponce / M. López) Inicio de la acreditación y acogi-

da.

15.30 h 15’ Pruebas sonido. Presentadores + graduado representante.

15.45 h Apertura sala. (J. Forns) Apertura de puertas a la sala y comienzo distri- Música: ambiente.
bución. Luz: general.

En negrita está el texto de la presentadora

CC-BY-SA • PID_00193407 13 Anexo 2. Estudios de caso

Horario Concepto Descripción y textos del acto Luz y sonido

15.45 h Llegada autoridades y (M. Santiago / B. Andreu).

rectora.

16.00 h Llegada padrino. (M. Santiago) Acompaña a zona vip

16.00 h 15’ Instrucciones a autori- (I. Picallo, M. Santiago) Reunión con consejo de go-
dades. bierno, directores y directoras de estudios:
1. Protocolo: dónde se tienen que poner en la mesa
(entre quién y quién).
2. Protocolo: no saludar al dejar la mesa.
3. Orden de entrega de los títulos.
4. Instrucciones para la foto final.

16.20 h Comprobación salida El Auditorio comprueba que la puerta de emergencia de

emergencia. la escalera Lepant está abierta para poder pasar con la
comitiva.

16.20 h Check-list final. (P. Pérez) Comprobaciones finales previas al inicio del
Definición inicio acto:
acto. 1. Protocolo (I. Picallo / Meritxell Santiago).
2. Cierre de check-in (A. Ponce).
3. Títulos (M. López).
4. Sala (J. Forns).
5. Cabina (R. Martínez).

16.25 h Aviso auditorio. “El�acto�está�a�punto�de�empezar,�rogamos�desco-

necten�los�teléfonos�móviles.”

16.25 h 5’ Inicio. 1. (personal Ayni) Los miembros del orfeón están detrás Música: desaparece.
del escenario.
2. (M.Santiago / M. Valero) Sitúa a los miembros de
consejo de gobierno y directores de estudios.

16.30 h 3’ Entrada autoridades. 1. (R. Martínez) Himno de la UOC. Marcamos el inicio con
2. (M. Santiago) Las autoridades entran en la sala por el sonido y luz.
patio de butacas y acceden al escenario. Música: himno (muy
3. Las autoridades se sientan en los lugares asignados. fuerte, a mucho volu-
4. (R. Martínez) El himno desaparece lentamente. men).

16.33 h Bienvenida rectora. “Buenas�tardes�a�todo�el�mundo�y�bienvenidos.�Es Luz: escenario.

para�mí�un�placer�presidir�esta�ceremonia�solemne
de�graduación�de�la�promoción�2010-2011�de�la�Uni-
versitat�Oberta�de�Catalunya.”

16.38 h 3’ Intervención musical. Orfeón Atlàntida. Luz: escenario + coro.

16.41 h 2’ Presentador. “Acabamos�de�escuchar�Viva�la�Vida�de�Coldplay,�in- Luz: Escenario + atril

terpretada�por�el�Orfeón�Atlàntida�bajo�la�dirección
de�Murat�Khúpov.
Nos�acompañan�en�el�escenario:
• el� doctor� Pere� Fabra,� vicerrector� de� Ordenación
académica�y�profesorado;
• la� doctora� Àngels� Fitó,� directora� de� Estudios� de
Economía�y�Empresa,
• y�los�directores�y�directoras�de�los�diferentes�pro-
gramas.

Presiden�el�acto:
• la�Sra.�Imma�Tubella,�rectora�magnífica�de�la�Uni-
versitat�Oberta�de�Catalunya;
• el� Sr.� Joan� Antoni� Melé,� subdirector� general� de
Triodos�Bank,
• y�el�doctor�Llorenç�Valverde,�vicerrector�de�Tecno-
logía�y�secretario�general�de�la�UOC.

Toma�la�palabra�el�doctor�Llorenç�Valverde.”

En negrita está el texto de la presentadora

CC-BY-SA • PID_00193407 14 Anexo 2. Estudios de caso

Horario Concepto Descripción y textos del acto Luz y sonido

16.43 h 5’ Secretario general Discurso del secretario general. Luz: escenario + refuer-
zo mesa.

16.48 h Presentador. “A�continuación�se�realizará�la�entrega�de�los�pre- Luz: general + refuerzo

Entrega de presentes. sentes�conmemorativos�de�la�celebración�del�acto�de mesa y atril.
graduación.�Esta�parte�del�acto�puede�parecer�pesa- Azafata de escenario:
da,�pero�para�todos�es�la�más�emotiva. entra con las litografías.
Así�pues,�ahora�los�graduados�y�graduadas�iréis�su-
biendo�al�escenario.�Atended�por�favor�a�las�indica-
ciones�de�los�regidores�de�sala,�que�os�acompañarán
hasta�aquí,�y�respetad�el�orden�en�que�se�os�llamará,
que�es�el�mismo�en�el�que�estáis�sentados.
Sugerimos�que�los�aplausos�se�den�al�final�de�la�en-
trega�de�cada�programa.

45’ Entrega de títulos. “Empezamos�con�la�entrega�de�los�presentes�conme- Luz: General + refuerzo

morativos�de�la�Diplomatura�de�Ciencias�Empresaria- mesa y atril.
les.�Nos�acompaña�su�director�de�programa,�el�doc- Música: ambiente.
tor�Fernando�Álvarez. (Esperar que se coloque junto a Proyección entrega.
presidencia.) Pedimos�que�suban�al�escenario�...”
(nombres) 273 graduados
“Por�la�Diplomatura�de�Turismo,�nos�acompaña�su
director�de�programa,�el�doctor�Joan�Miquel�Gomis.
(Esperar que se coloque junto a presidencia.)
Pedimos�que�suban�al�escenario�...”
(nombres) 53 graduados
“Pasamos�ahora�al�Grado�de�Turismo.�Pedimos�que
suban�al�escenario...”
(nombres) 2 graduados
“Por�la�licenciatura�de�Ciencias�del�Trabajo,�nos
acompaña�la�directora�de�los�estudios�de�Economía�y
Empresa,�la�doctora�Àngels�Fitó�. (Esperar que se colo-
que junto a presidencia.)
Pedimos�que�suban�al�escenario�...”
(nombres) 43 graduados
“Para�la�entrega�de�los�presentes�conmemorativos
de�la�Licenciatura�de�Administración�y�Dirección�de
Empresas�nos�acompaña�de�nuevo�su�director�de
programa,�el�doctor�Fernando�Álvarez. (Esperar que
se coloque junto a presidencia.)
Pedimos�que�suban�al�escenario�...”
(nombres) 75 graduados
“Entregamos�ahora�el�Grado�de�Administración�y�Di-
rección�de�Empresas.�Nos�acompaña�su�directora�de
programa,�la�doctora�Carolina�Hintzmann�. (Esperar
que se coloque junto a presidencia.)
Pedimos�que�suban�al�escenario...”
(nombres) 9 graduados
“Pasamos�a�la�Licenciatura�de�Investigación�y�Técni-
cas�de�Mercado.�Nos�acompaña�su�directora�de�pro-
grama,�la�doctora�Elisabeth�Ruiz. (Esperar que se colo-
que junto a presidencia.)
Pedimos�que�suban�al�escenario�...”
(nombres) 37 graduados
“Por�último,�entregamos�los�presentes�conmemora-
tivos�a�los�graduados�del�Máster�en�Prevención�de
riesgos�laborales.�Nos�acompaña�su�director,�el�doc-
tor�Xavier�Baraza. (Esperar que se coloque junto a pre-
sidencia)
Pedimos�que�suban�al�escenario...”
(nombres) 9 graduados

Suben las incidencias, Marisol Casablanca: si-

si las hay. tuar al coro detrás del
escenario.

17.30 h 3’ Intervención musical. Orfeón Atlàntida Luz: escenario + refuer-

zo orfeón.
Proyección orfeón.

En negrita está el texto de la presentadora

CC-BY-SA • PID_00193407 15 Anexo 2. Estudios de caso

Horario Concepto Descripción y textos del acto Luz y sonido

17.33 h 1’ Presentador. “Hemos�escuchado�el�Himne�dels�Pirates�de�la�obra Luz: escenario + refuer-

Mar�i�cel,�de�Albert�Guinovart,�interpretado�por�el zo atril
Orfeón�Atlàntida�bajo�la�dirección�de�Murat�Khúpov. Música: desaparece.
Toma�ahora�la�palabra�el�señor�Joan�Antoni�Melé,
subdirector�general�de�Triodos�Bank�y�padrino�de�es-
ta�graduación.”

17.35 h 15’ Padrino. Discurso del padrino. Habla desde el atril. Luz: escenario + refuer-
zo atril.

17.50 h 1’ Presentador. “Ahora,�en�nombre�de�todos�los�graduados�y�gra-

duadas,�toma�la�palabra�el�señor�Albert�Sánchez�So-
molinos,�que�hoy�ha�recogido�su�presente�conme-
morativo�como�graduado�del�Máster�en�Prevención
de�riesgos�laborales.”

17.51 h 3’ Graduado. Discurso del graduado. Habla desde el atril. Luz: baja y se proyecta
directamente después
de aplausos.

17.54 h 1’ Presentador. “Y�para�cerrar�este�acto,�toma�la�palabra�la�señora Luz: general + refuerzo

Imma�Tubella,�rectora�magnífica�de�la�Universitat mesa.
Oberta�de�Catalunya.”

17.55 h 10’ Conclusión Palabras de la rectora. Luz: general + refuerzo

rectora. mesa.

18.05 2’ Presentador. “A�continuación,�y�como�corresponde�en�un�acto Luz: escenario + refuer-

Gaudeamus. académico�de�esta�relevancia,�cerraremos�el�acto�es- zo atril + refuerzo or-
cuchando�el�Gaudeamus�Igitur. feón + refuerzo mesa.
Cuando�el�Orfeón�Atlàntida�acabe�su�interpretación, Marisol Casablanca: or-
rogamos�a�los�graduados�y�graduadas�que�continuéis feón preparado detrás
de�pie�en�vuestro�lugar.�Quienes�ahora�se�encuen- del escenario.
tran�en�el�escenario�bajarán�al�patio�de�butacas�y
desde�el�escenario�haremos�la�fotografía�de�grupo.
Esta�fotografía,�junto�con�las�de�cada�uno�de�los�gra-
duados�y�graduadas�en�el�momento�de�la�recogida
de�su�presente�conmemorativo,�estarán�a�finales�de
diciembre�a�vuestra�disposición�en�el�Campus�Vir-
tual.
Nos�reencontraremos�todos�en�la�pérgola�del�Audi-
torio,�donde�se�ofrecerá�una�copa�de�cava.
Para�acabar,�pues,�podéis�poneros�en�pie�para�escu-
char�el�himno�Gaudeamus�igitur,�interpretado�por�el
Orfeón�Atlàntida.
Gracias�a�todos�por�vuestra�asistencia”.
Intervención del Orfeón Atlàntida. Tema: Gaudeamus
igitur, Duración: 2’

18.12 3’ Foto de grupo. Las autoridades y los directores de estudio y de progra- Luz: general.
ma bajan al patio de butacas para incorporarse a la foto
de grupo.

18.15 Final. Luz: general.

Música: ambiente.

En negrita está el texto de la presentadora

CC-BY-SA • PID_00193407 16 Anexo 2. Estudios de caso

2. Acto de celebración del décimo aniversario de Tous

en México

a)�Situación�de�partida. En el 2001 Tous llegó a México por medio del Palacio Autoría
de Hierro. En el 2009 tuvo lugar la apertura de su boutique en la avenida Pre-
Estudio de caso elaborado
sidente Masaryk, con la que Tous tenía presencia en la calle donde se encuen- por Fernando Pesci Bosch, di-
tran las tiendas de más lujo. Diez años después de su llegada a México, este rector de negocio de Tous pa-
ra Latinoamérica y El Caribe.
país se he convertido en el segundo mercado más importante para la marca a
nivel mundial. Se confirmó la visita de los señores Tous, que querían agradecer
personalmente a México esta trayectoria. Deseaban compartir este gran festejo
con cada una de las personas que les habían seguido de cerca y reafirmar su
compromiso con el mercado mexicano. Para celebrar el décimo aniversario de
Tous en México, se encargó a la agencia Neta Comunicación la organización
de una fiesta. Teniendo siempre presentes los valores de Tous, se pensó en rea-
lizar un evento diferente y memorable digno de dicha celebración.

b)� Objetivos. Celebrar diez años de ternura, magia y emoción, durante los
cuales hemos contado con todo el apoyo de un gran público al que agradece-
mos su fidelidad y confianza.

c)�Descripción�de�la�acción. La idea fue llevar a todos los invitados a un lugar

muy especial, un espacio natural y tranquilo que les diera la impresión de salir
de la ciudad y ser transportados a un jardín maravilloso repleto de magia y
sorpresas.
CC-BY-SA • PID_00193407 17 Anexo 2. Estudios de caso

Basándonos en el concepto de lo que queríamos lograr, teníamos que encon-

trar un lugar que reuniera ciertas características, entre ellas una localización
que nos permitiera recrear un ambiente de magia, de cuento de hadas, y que
fuera un espacio abierto que se pudiera transformar con luces, decoración, so-
nido y los elementos naturales del lugar.

Después de varias visitas a lugares que se propusieron en la mesa de trabajo, el

sitio idóneo para realizar el evento fue la isleta del Lago Menor del Bosque de
Chapultepec, ya que nos permitía acondicionarlo según lo que buscábamos, y
más cuando la opción era estar en medio del lago, con lo que este se convertiría
en uno de los elementos principales.

Una vez elegida la localización en la mesa de trabajo, realizamos una lluvia de

ideas para la producción del evento:

• Aprovechar el lago utilizando pequeñas lanchas para trasladar a los asis-

tentes a la isleta.

• Conseguir presencia de marca de forma original.

• Crear un pastel gigante como icono de celebración.

• Trasladar a los invitados de una caótica ciudad a un mundo de fantasía.

• Crear un ambiente lleno de dulzura y colores suaves que reflejaran la esen-

cia de Tous.

• Tener varios escenarios específicos, la recepción, sala de prensa, entrevis-

tas, comida, sonido, plantilla.

• Un momento emotivo que se lograría con las palabras del Sr. Tous seguidas
de las tradicionales “mañanitas”.

• Tener lanchas alegóricas que llevarán un neón de “TOUS 10”.

CC-BY-SA • PID_00193407 18 Anexo 2. Estudios de caso

En cuanto a la ambientación, se propuso que esta creara una atmósfera que

transportara a todos los asistentes a un cuento de hadas en el que reinaran la
naturaleza, los colores y el encanto. Se decoró con tonos pastel, bombones,
paletas, caramelos, cientos de luces y un pastel de tres metros de alto para con-
seguir una celebración perfecta, siempre pensando en un evento que represen-
tase el júbilo y el romanticismo de la marca, resaltando todos sus valores.

El pastel de tres metros de alto culminó una

celebración perfecta.

Para su celebración, los señores Tous fueron los anfitriones de la fiesta, y Sal-
vador Tous pronunció un discurso. El momento más emotivo de la noche de-
finitivamente llegó cuando una banda instrumental, que apareció en varias
lanchas en medio del lago, tocó las “mañanitas”. Junto a la banda flotaba un
bote alegórico con un pequeño letrero que nos recordó la trayectoria de Tous
en tierras aztecas.
Los señores Tous fueron los anfitriones de la
fiesta.

El momento más emotivo fueron las mañanitas tocadas por una banda instrumental que apareció en medio del lago.

d)�Valoración�de�los�resultados. Logramos una gran cobertura en los medios

de comunicación, con una asistencia de treinta y siete medios. Asimismo, el
acto contó con la presencia de destacadas celebrities y socialités.

El acto contó con la presencia de destacadas

celebrities.

Distintos medios se hicieron eco del evento: Cosmopolitan, Elle y Hola.

CC-BY-SA • PID_00193407 19 Anexo 2. Estudios de caso

e)�Documentación�adicional. Como muestra de la documentación del acto,

a continuación os presentamos una ficha técnica del acto, la invitación para
la prensa y el discurso de Salvador Tous.

Ficha técnica

Fecha Miércoles 23 de noviembre en Ciudad de Mé-

xico.

Locación Isleta Menor del Lago de Chapultepec.

Catering Brochetas de arrachera cono salsa de chile

morita, camarones con coco y mango, cazueli-
tas de pato con mole, nevaditos de atún, entre
otros, acompañado de vinos, tequila, vodka,
whisky y ron.

Invitados Más de trescientos asistentes se dieron cita,

entre los que encontraremos prensa, persona-
lidades, vips, celebridades, gente de la marca
y clientes.

Horario 15.30 h a 2.00 h

Producción The Room Service

Ficha técnica del acto

Invitación para la prensa.

CC-BY-SA • PID_00193407 20 Anexo 2. Estudios de caso

Discurso de Salvador Tous

Queridos amigas y amigos, buenas noches a todos, espero que estén disfrutando mu-
cho de esta fiesta, tanto como nosotros.

Para mi familia y para mí hoy es un día muy especial porque celebramos los diez años
de la primera apertura en México, un país que nos recibió con las puertas abiertas y
donde nos sentimos como en casa.

En estos diez años hemos conseguido muchos logros juntos: ya tenemos cincuenta
y cinco puntos de venta en toda la República, estamos en las principales calles y
centros comerciales del país, somos una marca Totalmente Palacio, nuestras ventas
posicionan a México hoy como el primer mercado internacional para Tous.

Pero sobre todo, hemos logrado hacer muchos y buenos amigos, gente que ha con-
fiado en nosotros, que nos ha acogido con el corazón y que ha hecho propio al osito,
hoy un icono nacional y que ha traspasado las fronteras de la joyería y de la moda.

Nosotros sobre todo queremos transmitir un mensaje: que sí se puede; que si uno hace
las cosas con pasión y con amor, todo es posible; nuestros productos están dirigidos
a la familia, nuestras joyas no tienen edad, y sobre todo, que vale la pena honrar esos
sentimientos y valores que nos inspiran y queremos transmitir a través de nuestras
colecciones, tan arraigados en México: la infancia, la ternura, la madre, en fin, la
familia...

En nombre de mi mujer y de mi hija aquí presentes, hemos venido fundamental-

mente para daros las gracias por estos diez años y por confiar en nosotros.

Os deseo a todos una muy feliz Navidad, ¡salud!

CC-BY-SA • PID_00193407 21 Anexo 2. Estudios de caso

3. ABC Technology Company, Inc. World Wide Sales

Conference

Este caso fue desarrollado por Terri Breining, CMP, CMM, directora de Brei- Autoría
ning Group, LLC (Breining Group está asociado con ROI Institute, Inc.). En
Estudio de caso elaborado
él se ejemplifica la aplicación de la metodología ROI, desarrollada por el ROI por Concepts Worlwide, Inc.
Institute™. Esta metodología proporciona una fórmula demostrada para me- y traducido por Rosa Garri-
ga Mora, Event ROI Institute.
dir y evaluar diferentes ámbitos, desde simples reacciones a un evento hasta Experta en técnicas de eva-
luación de eventos.
la determinación del impacto de negocio, y finalmente el ROI.

(1)
El principal objetivo de esta conferencia fue el de incrementar las ventas. No El benchmark es el punto de refe-
1 rencia.
disponían de ningún benchmark en cuanto a aumento de ventas, pero esta-
blecieron un objetivo de impacto de negocio de incrementar el beneficio de
clientes ya existentes en un diez por ciento, un cinco por ciento en el caso de
nuevos clientes y un ROI del cien por cien.

En general, los resultados fueron muy positivos, ya que cumplieron los obje-
tivos en todos los aspectos excepto en la implementación. Los asistentes estu-
vieron muy satisfechos y se sintieron compensados y motivados. Los mensajes
clave fueron bien recibidos y entendidos. Aunque algunas de las estrategias
presentadas en la conferencia no se implementaron hasta el nivel deseado, el
impacto de negocio fue muy alto, con 4,9 millones de dólares de incremento
de beneficio directamente atribuibles a este evento. Para un evento que costó
1,6 millones de dólares de ejecutar, eso supone un ROI del doscientos por cien.

a)�Situación�de�partida. ABC Technology Company, Inc. llevó a cabo un im-

pacto de estudio del ROI para su Conferencia Mundial de Ventas (WWSC) ce-
lebrada en Cancún, Mexico.

ABC Technology organiza anualmente una reunión internacional de ventas

para aproximadamente doscientos de sus empleados. Los asistentes son altos
ejecutivos, comerciales de ventas e ingenieros de alto nivel, y muchos viajan
desde otros países. El objetivo de la conferencia es proporcionar un resumen
de los logros del año anterior, recompensar a los empleados clave por sus con-
tribuciones y comunicar los objetivos para el año siguiente con un enfoque en
las estrategias de ventas y nuevos productos. El formato de la conferencia es
una combinación de sesiones generales, reuniones entre los equipos de ventas
y técnicos, y actividades recreativas.

b)�Metodología. El ROI Institute ha establecido una metodología para la me-

dición y evaluación exhaustiva de un evento. Se incluyen seis tipos de medi-
ciones:

• Nivel�1: la reacción y la satisfacción.

CC-BY-SA • PID_00193407 22 Anexo 2. Estudios de caso

• Nivel�2: el aprendizaje.
• Nivel�3: la aplicación y puesta en práctica.
• Nivel�4: el impacto de negocio.
• Nivel�5: el retorno de la inversión.
• También se estudian las medidas intangibles, aunque no es un nivel de-
signado.

Utilizando el plan de recogida de datos y el plan de análisis desarrollado por el

ROI Institute, llevamos a cabo un proceso de evaluación y planificación para
determinar lo siguiente:

1. los objetivos de negocio de la conferencia;

2. los datos y medida para cada objetivo;

3. la fuente, el método y el calendario de recogida de los datos;

4. el sistema para aislar el impacto de la conferencia, y

5. el sistema para convertir los datos en un valor monetario.

Se obtuvieron los costes completos del programa y luego se aplicaron las fór-
mulas establecidas para determinar la ratio beneficio/coste y el ROI de la con-
ferencia. La aplicación de los principios guía creados por el ROI Institute ase-
guran que los resultados son exactos y creíbles.

c)�Proceso

1.�Identificación�de�objetivos

• Impacto en el negocio (nivel 4). El principal objetivo de negocio de la

conferencia era aumentar los ingresos. Se identificaron dos formas para
lograrlo y se aplicó un objetivo cuantificable para cada una de ellas:
– Aumentar las ventas de nuevos clientes en un cinco por ciento.
– Aumentar las ventas de los clientes existentes en un diez por ciento.

• Objetivos de aplicación/ejecución (nivel 3). Con el fin de lograr los obje-

tivos de impacto ya mencionados, los participantes en la conferencia te-
nían que aplicar nuevos comportamientos. Se identificaron las siguientes
áreas y medidas:
– El ochenta por ciento de los asistentes deberá aplicar la nueva estrate-
gia de ventas a menudo o muy a menudo.
– El ochenta por ciento de los asistentes deberá aplicar la nueva estrate-
gia de mercado a menudo o muy a menudo.
– El ochenta por ciento de los asistentes deberá aplicar la estrategia de
nuevos productos a menudo o muy a menudo.
CC-BY-SA • PID_00193407 23 Anexo 2. Estudios de caso

– El ochenta por ciento de los asistentes deberá promocionar las nuevas

características del producto y los beneficios a menudo o muy a menu-
do.
– El ochenta por ciento de los asistentes deberá aplicar las nuevas habi-
lidades de venta a menudo o muy a menudo.

• Objetivos de aprendizaje (nivel 2). El propósito de la reunión fue propor-

cionar a los asistentes los conocimientos y las habilidades necesarios para
aplicar después del evento con el fin de aumentar las ventas. El objetivo
de aprendizaje establecido fue entender la nueva y actualizada estrategia
de ventas. Los resultados mostraban lo siguiente:
– Que el ochenta por ciento de los asistentes estuviera satisfecho o muy
satisfecho con su comprensión de la nueva estrategia de ventas.
– Que el ochenta por ciento de los asistentes estuviera satisfecho o muy
satisfecho con su comprensión de la nueva estrategia de mercado.
– Que el ochenta por ciento de los asistentes estuviera satisfecho o muy
satisfecho con su comprensión de la estrategia de nuevos productos.
– Que el ochenta por ciento de los asistentes estuviera satisfecho o muy
satisfecho con su comprensión de las nuevas características del pro-
ducto y los beneficios.
– Que el ochenta por ciento de los asistentes estuviera satisfecho o muy
satisfecho con sus nuevas habilidades de venta.

• Objetivos de reacción (nivel 1). Además, la conferencia se diseñó para in-

fluir positivamente en las percepciones, actitudes y opiniones de los em-
pleados en lo que respecta a su lealtad, apreciación y motivación con ABC
Technology. Las áreas clave identificadas aquí fueron las siguientes:
– El ochenta por ciento de los asistentes están de acuerdo o muy de
acuerdo con que la reunión fue gratificante.
– El ochenta por ciento de los asistentes están de acuerdo o muy de
acuerdo con que la reunión fue motivadora.
– El ochenta por ciento de los asistentes están de acuerdo o muy de
acuerdo con que la reunión explicó claramente la dirección corpora-
tiva.
– El ochenta por ciento de los asistentes están de acuerdo o muy de
acuerdo con que la reunión explicó claramente la integración empre-
sarial.

2.�Recogida�de�datos. Para este estudio, se determinó que el mejor método

de obtención de datos era mediante cuestionarios cumplimentados por los
asistentes a la conferencia. Se utilizó una encuesta en línea postevento aproxi-
madamente una semana después del final de la conferencia para recopilar los
datos sobre la reacción y los objetivos de aprendizaje. También se incluyeron
algunas preguntas para estimar la previsión de ventas.
CC-BY-SA • PID_00193407 24 Anexo 2. Estudios de caso

Se envió un cuestionario de seguimiento del ROI aproximadamente ocho me-

ses después del programa para medir la aplicación y los objetivos de impac-
to. Aquí también se identificaron los factores que sirven como facilitadores u
obstáculos para una implementación exitosa, así como otros beneficios intan-
gibles que surgieran como resultado de la reunión.

El hecho de que los ejecutivos de ABC Technology explicaran la importancia

de estos datos y proporcionaran un incentivo contribuyó a una alta tasa de
respuestas en ambas encuestas.

3.�Aislar�el�impacto�de�la�conferencia. Como parte del cuestionario de segui-

miento del ROI, pedimos a los asistentes que informaran de sus ventas desde
que participaron en la conferencia. También se pidió a cada participante que
estimara qué porcentaje de sus ventas podía atribuirse directamente a la con-
ferencia y el grado de confianza que proporcionaba a esa estimación.

Después de revisar las cifras de ingresos facilitadas por los asistentes, los datos
parecían estar exagerados de forma significativa. Esto podría deberse a un error
de entrada de datos, tal vez al proporcionar datos sobre las ventas de un grupo
en lugar de las ventas individuales, sobre las ventas para los años siguientes en
lugar de las del año en curso, o a cualquier otro error. Por lo tanto, decidimos
utilizar las cifras de ingresos registradas por la empresa de enero a septiembre
y calcular el cómputo anual, y luego aplicar un porcentaje promedio para de-
terminar qué cantidad se podría atribuir a la reunión.

4.�Conversión�de�datos�en�valores�monetarios. Los datos sobre los ingresos

corporativos ya estaban en términos monetarios, pero teníamos que asegurar-
nos de que los datos se referían a los beneficios (en lugar de a los ingresos) y
que estaban medidos sobre una base anual. Tomamos las cifras de ingresos y
aplicamos las clasificaciones promedio de aislamiento y confianza. Se calculó
el cómputo anual para esta cifra con el fin de determinar el total de ingresos
previstos generados como resultado de la reunión. Utilizando los márgenes
estándares de beneficio del sesenta por ciento para las ventas a nuevos clientes
y el sesenta y cinco por ciento de las ventas a clientes existentes, convertimos
estos datos en beneficios.

d)�Valoración�de�los�resultados. Recibimos una tasa de respuesta del setenta

y dos por ciento en la encuesta posterior al evento, y una tasa del cincuenta y
nueve por ciento en la encuesta para el seguimiento del ROI. En general, los
resultados del estudio fueron muy favorables y pusieron de relevancia el alto
valor de la conferencia.

• Objetivos de reacción (nivel 1). En la encuesta posterior al evento, el

ochenta y nueve por ciento de los asistentes estuvo de acuerdo o muy de
acuerdo en que la conferencia había sido gratificante y motivadora, el no-
venta y tres por ciento estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que la con-
ferencia explicó claramente la dirección corporativa y el ochenta y tres por
CC-BY-SA • PID_00193407 25 Anexo 2. Estudios de caso

ciento estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que la conferencia explicó

claramente la integración de la empresa. Todos estos resultados superan el
objetivo del ochenta por ciento.

• Objetivos de aprendizaje (nivel 2). En la encuesta posterior al evento, pe- Recomendaciones

dimos a los asistentes su grado de satisfacción con su comprensión de la
Todas las áreas obtuvieron
información presentada en la conferencia, con el objetivo de que el ochen- puntuaciones altas, con la ex-
ta por ciento respondiera que estaban satisfechos o muy satisfechos. Los cepción de las nuevas habilida-
des de ventas obtenidas. Esto
resultados fueron: podría deberse a que el mate-
rial presentado no era nuevo
– Comprensión de la nueva estrategia de ventas: ochenta y nueve por o útil, o simplemente a que el
personal de ventas es tan vete-
ciento de satisfechos o muy satisfechos. rano que no necesita este tipo
– Comprensión de la nueva estrategia de mercado: noventa y cuatro por de formación. La realización de
una encuesta antes del even-
ciento de satisfechos o muy satisfechos. to ayudará a afinar las necesi-
dades de los asistentes y a ase-
– Comprensión de la estrategia de nuevos productos: ochenta y seis por gurarse de que se va a propor-
ciento de satisfechos o muy satisfechos. cionar el contenido que tendrá
mayor impacto. También pue-
– Comprensión de las características de nuevos productos y beneficios: de revelar la necesidad de ofre-
cer distinta formación según
ochenta y dos por ciento de satisfechos o muy satisfechos. los diferentes niveles de expe-
riencia.
– Nuevas habilidades de venta obtenidas: cincuenta por ciento de satis-
fechos o muy satisfechos.
Recomendaciones
• Objetivos de aplicación/ejecución (nivel 3). Con la encuesta de seguimien-
Esta es el área con mayor
to medimos el grado en que la nueva información presentada en la confe- oportunidad de mejora. Una
rencia fue implementada después del evento. Una vez más, el objetivo era vez más, creemos que los da-
tos recogidos en una encues-
que el ochenta por ciento de los asistentes aplicara las nuevas prácticas a ta antes del evento permitirán
crear una agenda más perso-
menudo o muy a menudo. Los resultados fueron: nalizada por lo que respecta
a aquellas áreas que tendrán
– Aplicación de la nueva estrategia de ventas: cincuenta y cinco por cien- un mayor impacto en la aplica-
to a menudo o muy a menudo. ción después del evento. Co-
municación continua, reunio-
– Aplicación de la nueva estrategia de mercado: cincuenta y tres por nes más reducidas en el ámbi-
to regional y planes de rendi-
ciento a menudo o muy a menudo. ción de cuentas son algunas
– Aplicación de la estrategia de nuevos productos: sesenta y cinco por de las ideas que podrían au-
mentar la tasa de adopción de
ciento a menudo o muy a menudo. nuevas prácticas e iniciativas
presentadas en la reunión.
– Promoción de las nuevas características del producto y beneficios: se-
senta y ocho por ciento a menudo o muy a menudo.
– Aplicación de las nuevas habilidades de venta: cuarenta y tres por cien-
to a menudo o muy a menudo.
CC-BY-SA • PID_00193407 26 Anexo 2. Estudios de caso

• Objetivos de impacto en el negocio (nivel 4). Cincuenta y ocho de los en- Recomendaciones
cuestados (cincuenta y cuatro por ciento) dijeron tener un puesto de ven-
Para mantener la integridad y
tas en ABC Technology, y entonces fueron dirigidos a las preguntas adi- la credibilidad de la metodo-
cionales acerca de los datos de ventas. A pesar de que sustituimos las cifras logía y los datos, es vital esco-
ger el extremo más conserva-
de ventas obtenidas de los asistentes con las registradas en el departamen- dor. Para futuros estudios, de-
bemos asegurarnos de que no
to de contabilidad de la empresa, hemos utilizado las estimaciones de los hay ambigüedad acerca de los
datos financieros que se piden
asistentes para determinar qué parte de estas ventas podemos atribuir a y de que estamos utilizando
la conferencia. Hemos aplicado los márgenes de beneficio estándares pa- datos comparativos. Otro pun-
to que hay que destacar aquí
ra convertir las cifras de ingresos por ventas en beneficios. Los números es que solo se utilizan los da-
tos del cincuenta y cuatro por
que aparecen a continuación muestran qué beneficios están asociados a la ciento de los asistentes. Si hu-
conferencia, así como el incremento respecto al año anterior. El aumento biera una manera de capturar
el impacto en el negocio de los
superó el objetivo marcado tanto para clientes nuevos como para los ya asistentes en un puesto que no
sea de ventas, podríamos lle-
existentes. gar a la conclusión de que esta
conferencia tiene un impacto
aún mayor.
Beneficio generado por ventas a clientes existentes 23.352.823 $

Beneficio generado por ventas a nuevos clientes 8.440.689 $

Beneficio�total�atribuible�a�la�conferencia 31.793.512 $

Aumento del beneficio de ventas a clientes existentes respecto 2.344.719 $ (11%)

al año anterior

Aumento del beneficio de ventas a clientes nuevos respecto al 2.563.629 $ (44%)

año anterior

Aumento�total�respecto�al�año�anterior 4.908.348 $

• El coste de la conferencia. Al calcular el coste total de la conferencia, se

deben tener en cuenta tanto los costes directos, es decir, billetes de avión,
gastos de hotel, etc., como el coste salarial de los asistentes (en relación
con el tiempo que están en la conferencia en lugar de trabajando). A con-
tinuación se presentan los gastos según ABC Technology.

Gastos de la conferencia 937.450 $

Gastos salariales 701.189 $

Gastos totales 1.638.639 $

Aunque la conferencia generó 31,8 millones de dólares en ingresos, el re-

torno de la inversión se calcula observando los beneficios netos (es decir,
el beneficio generado a partir de las reuniones menos los costes involu-
crados en la ejecución de la reunión) como un porcentaje del coste de la
conferencia. Los cálculos son los siguientes:

Aumento del beneficio de ventas a clientes existentes 2.344.719 $

CC-BY-SA • PID_00193407 27 Anexo 2. Estudios de caso

Aumento del beneficio de ventas a clientes nuevos 2.563.629 $

Beneficio total 4.908.348 $

Coste total de la conferencia 1.638.639 $

6.1

6.2

Estos resultados superan el objetivo y demuestran que este evento es fun-

damental para el éxito del equipo de ventas y que supone una inversión
rentable para la empresa.

• Beneficios intangibles. Los asistentes señalaron el aumento en la producti- Recomendaciones

vidad y satisfacción de los empleados como los beneficios intangibles más
Si pudiéramos atribuir un valor
destacados asociados a la conferencia. El team building y el networking se financiero a la productividad y
mencionaron también como un aspecto valioso del programa. la satisfacción del empleado,
se podría vincular con el valor
general del evento. Como mí-
nimo, si pidiéramos a los asis-
• Análisis de la encuesta de seguimiento. Obtuvimos ciento trece respuestas tentes que calificaran estos as-
pectos en encuestas antes del
de un total de ciento noventa asistentes (cincuenta y nueve por ciento). evento y después de este, se
Consideramos que es una tasa de respuesta muy alta teniendo en cuenta obtendría una medida para
determinar exactamente el im-
que es la primera vez que se hace una encuesta de seguimiento del ROI. pacto que este acto tiene so-
bre tales áreas.

• Formación, desarrollo e implementación:

– De media, hubo ciento once respuestas a las trece preguntas acerca de
formación y desarrollo.

– Las cinco primeras preguntas abordaron los objetivos clave de la con-

ferencia, es decir, la lealtad de los asistentes, la motivación, la com-
prensión de la dirección de la empresa y su integración con Parent
Company, y la adquisición de nueva información para que sean más
eficaces en el trabajo. De media, setenta y seis de las respuestas (sesenta
y ocho por ciento) fueron positivas, es decir, los encuestados respon-
dieron a la pregunta como satisfechos o muy satisfechos.

– Las ocho preguntas restantes trataban sobre la frecuencia con que im-
plementaban la nueva información desde que tuvo lugar el evento.
De media, cincuenta y cinco de las respuestas (cincuenta por ciento)
fueron positivas, es decir, los asistentes estaban aplicando la nueva in-
formación a menudo o muy a menudo. Aunque este dato parece bajo,
un promedio del treinta y dos por ciento seleccionó la tercera opción
de “regularmente”. Por lo tanto, solo el dieciocho por ciento indicó
que estaba aplicando las nuevas estrategias pocas veces o nunca. La in-
corporación de algún tipo de comunicación después de la conferencia
CC-BY-SA • PID_00193407 28 Anexo 2. Estudios de caso

podría aumentar el grado en que estas nuevas herramientas se aplican

e impulsan las ventas.

• Barreras, habilitadores e impacto. Esta sección proporciona información

sobre qué comportamientos postevento promueven o dificultan la puesta
en práctica de la nueva información y conocimientos, así como sobre otros
beneficios intangibles de la reunión aparte de los objetivos principales.
Cuando se preguntó a los asistentes lo que les ayudó a poner en práctica los
conocimientos y habilidades adquiridos en la conferencia, hubo muchas
respuestas diferentes, pero se identificaron cuatro temas comunes:
– Una visión más clara de la dirección de la empresa y la integración con
la sociedad dominante, Parent Company.

– Haber tenido la oportunidad de reunirse con los ejecutivos de la com-

pañía y sus compañeros cara a cara.

– Acceso al equipo de herramientas de ventas y comunicación perma-

nente con él.

– Tener materiales de apoyo para llevarse a casa.

Cuando se preguntó qué obstáculos habían impedido la implementación,

los dos mensajes dominantes fueron:
– la constante preocupación acerca de cómo integrarse más eficazmen-
te con Parent Company, debido a las diferencias en tamaño, estilo y
cultura;

– el cambio o retrasos en la hoja de ruta del producto.

También pedimos a los asistentes sugerencias sobre cómo mejorar el im-

pacto de la reunión. Algunas de las respuestas estaban directamente rela-
cionadas con el formato del evento, el contenido y las ideas incluidas, tales
como talleres de grupos más pequeños para discusiones más interactivas,
más casos prácticos o testimonios de clientes, y un cambio en las activi-
dades sociales para que estén menos estructuradas y permitan hacer más
networking.
• Beneficios intangibles. Por último, pedimos a los asistentes que identifi-
caran otros beneficios que ellos atribuían a la conferencia para tener una
idea de qué beneficios intangibles se estaban produciendo como resultado
del evento. Los dos beneficios más destacados fueron el incremento en la
productividad (cuarenta y uno por ciento) y la satisfacción de los emplea-
dos (treinta y nueve por ciento), los cuales están completamente en línea
con los objetivos de la conferencia.
CC-BY-SA • PID_00193407 29 Anexo 2. Estudios de caso

4. Desert Run 2011

Grup Xaluca es un grupo turístico en Marruecos, formado por cuatro comple- Autoría
jos hoteleros (Kasbah Xaluca Arfoud, Kasbah Hotel Tombouctou, Hotel Xaluca
Estudio de caso elaborado
Dades y Bivouacs La Belle Etoile), una agencia de viajes receptiva en Marrue- por Elisabet Pont Prats, direc-
cos, una agencia de transportes con 4x4 y minibuses y una agencia de viajes tora de Marketing del Grupo
Xaluca.
en España, mayorista-minorista especializada en Marruecos. Dispone de toda
la infraestructura necesaria para vivir una experiencia única y descubrir una
zona que no deja indiferente a nadie, tanto para turismo particular como para
turismo de empresa.

a)�Situación�de�partida. Sportravel es una agencia de viajes especializada en

los viajes deportivos que ofrece a sus clientes la posibilidad de acudir a cual-
quier maratón del mundo. Sportravel forma parte de la empresa Motorpress
Ibérica, grupo editorial español con revistas y webs especializadas en áreas te-
máticas de coches, motos, deportes y estilos de vida.
Enlace recomendado

Desde Grup Xaluca les planteamos la posibilidad de realizar una carrera por el Si queréis más información
sobre Xaluca, podéis consul-
desierto, una carrera de running para los amantes de correr, pero que combinara tar su web www.xaluca.com.
también la parte deportiva con la parte vacacional de desplazarse a una zona
desconocida, y mezclar así la pasión por el deporte con un viaje de turismo en
el que descubrir a cada momento cosas nuevas y vivir experiencias diferentes.

b)�Objetivos. En las reuniones que hubo entre Grup Xaluca y Sportravel se

plantearon varias opciones, pero los objetivos principales que querían conse-
guirse con este evento eran los siguientes:

• Ofrecer la posibilidad de correr en uno de los terrenos más emblemáticos

para un corredor, el desierto.
CC-BY-SA • PID_00193407 30 Anexo 2. Estudios de caso

• Realizar una prueba con la dureza suficiente como para suponer un reto
para los participantes pero haciéndola accesible al corredor común, apta
para quien se entrena de forma personal y no estrictamente profesional.

• Combinar la carrera con el viaje y con otro tipo de experiencias, descu-

briendo la zona y disfrutando de todas las actividades que ofrece el en-
torno, como podría ser la excursión por el desierto en 4x4, la visita al mer-
cado donde se abastecen todas las tribus de la zona del sur o presenciando
los bailes folclóricos de la gente local.

• Hacer accesible la experiencia de la carrera y el viaje no solo al corredor,

sino también a sus acompañantes. En muchas ocasiones, el corredor o co-
rredora descarta realizar un viaje-carrera de este tipo porque tiene que de-
jar a la familia o a la pareja en casa. En este caso, el objetivo era satisfacer
las diferentes necesidades de los miembros de la familia o amigos combi-
nando la experiencia del corredor con la experiencia de los acompañantes.

c)�Descripción�de�la�acción. La acción se planificó para el puente de Todos

los Santos, pues desde Grup Xaluca se organiza anualmente un chárter para
sus clientes, un vuelo directo que da la posibilidad y la comodidad de acceder
directamente al aeropuerto más cercano de la zona sur del país, el que da una
CC-BY-SA • PID_00193407 31 Anexo 2. Estudios de caso

mayor accesibilidad a la zona del desierto. Inicialmente, para la primera carrera

se decidió compartir el avión con Grup Xaluca, y así poder ofrecer el vuelo
directo a los clientes de la carrera, llamada Desert Run.

Se planificó una carrera por etapas, para poder correr por el desierto sin nece-
sidad de enfrentarse a distancias y esfuerzos extremos.

El programa del viaje era el siguiente:

• Día�1. Llegada al hotel Kasbah Xaluca Arfoud y briefing de la primera etapa

de la carrera.

(2)
• Día�2. Carrera alrededor de la zona del hotel, con una distancia de quince Las haimas son tiendas confec-
cionadas con pelo de dromedario
kilómetros. Los acompañantes pueden seguir la carrera o disfrutar de las
como las que utilizan los nómadas
instalaciones del hotel. Almuerzo en el hotel y desplazamiento en 4x4 del desierto.

hacia la zona del desierto, para montar en dromedario y disfrutar de la

puesta de sol. Alojamiento en haimas2.

• Día�3. Cita con el amanecer. Segunda etapa de la carrera, veintiún kilóme-

tros. Salida hacia Merzouga y meta en la Kasbah Tombouctou. Almuerzo y
excursión en 4x4 para visitar las minas de Menfis y las canteras de fósiles.
Visita al poblado de Khamlia. Regreso al Kasbah Tombouctou.

• Día�4. Tercera y última etapa de la Desert Run, de veintiséis kilómetros.

Llegada al oasis de Tisserdimine. Almuerzo en Kasbah Xaluca y tarde libre
para visitar la zona.
CC-BY-SA • PID_00193407 32 Anexo 2. Estudios de caso

• Día�5. Visita a Rissani. Almuerzo en Arfoud en la pizzería más auténtica de

la ciudad. A la hora convenida, traslado al aeropuerto de Errachidia para
volar rumbo a Barcelona.

Por parte de la organización de Grup Xaluca, hubo un equipo que se encargó

de gestionar la llegada de los participantes al aeropuerto y facilitarles el trámite
de la aduana, así como la gestión de los vehículos y las habitaciones necesarias
para cada una de las noches. Se habilitó una sala informal para el briefing del
primer día y la sala de congresos para realizar la entrega de premios, así como
la preparación de los puntos de avituallamiento y el soporte técnico para la
carrera.

Por parte de la organización de Sportravel, se gestionaron todas las inscripcio-

nes de los participantes, se desplazó una persona algunos días antes para mar-
car el recorrido y controlar todos los detalles junto al equipo de Grup Xaluca,
especialmente toda la logística de la carrera.

Uno de los puntos fuertes de este evento –que es una característica de Grup
Xaluca– es el hecho de “sorprender” y cuidar todos los detalles, siempre inte-
grados en el entorno donde se encuentran los clientes.

Por ejemplo, la noche que los participantes pasan en las haimas, se les deja encima de la
cama una chilaba para que todo el grupo vista como un auténtico bereber en la cena.

Otro ejemplo podría ser el premio de los ganadores: una piedra de fósil con el logotipo
de la empresa grabado.
CC-BY-SA • PID_00193407 33 Anexo 2. Estudios de caso

Un buen ejemplo de detalles que facilitan la organización del viaje son las tarjetas que
se pegan en las maletas. Cada persona dispone de una tarjeta en forma de carné, donde
aparecen todos los detalles: número de asiento en el avión, número de coche, número
de habitación en cada hotel, número de mesa, etc. De esta forma, las maletas van direc-
tamente a la habitación y el cliente no tiene que preocuparse de ellas, y así cada persona
puede saber en todo momento dónde tiene que ir, lo que evita colas y confusiones.

d)� Valoración� de� los� resultados. Desde Grup Xaluca, la valoración de este
evento ha sido siempre un éxito, desde la primera edición hasta la actual, que
este próximo año será ya la cuarta. La mejor manera de tomar en consideración
este aspecto es escuchando a los participantes, que valoran la experiencia muy
positivamente. Desde Sportravel están muy satisfechos con la aceptación y
buena respuesta que ha tenido esta carrera entre sus clientes, ya que el número
de inscripciones ha ido creciendo exponencialmente. En la edición del 2011
se habilitó un avión desde Barcelona y uno desde Madrid. De cara a la nueva
edición, se espera un aumento considerable de participantes, y es que la Desert
Run es ya en el mundo del deporte una carrera muy consolidada. Si os gusta
el deporte y tenéis ganas de descubrir la zona, ¡os animamos a participar!
CC-BY-SA • PID_00193407 34 Anexo 2. Estudios de caso

Podéis ver los detalles de la carrera de la última edición en el vídeo colgado en YouTube
“Desert Run 2011. Macaronesia Sport”.

Vídeo “Desert Run 2011. Macaronesia Sport”.

e)�Documentación. Como muestra de la documentación del acto, a continua-

ción os presentamos la ficha Desert Run 2011.
CC-BY-SA • PID_00193407 35 Anexo 2. Estudios de caso
CC-BY-SA • PID_00193407 36 Anexo 2. Estudios de caso
CC-BY-SA • PID_00193407 37 Anexo 2. Estudios de caso

5. La Nit de la Construcció, CAATEEB

a)�Situación�de�partida. El Col·legi d’Aparelladors, Arquitectes Tècnics i En- Autoría

ginyers d’Edificació de Barcelona (CAATEEB) es una institución que representa
Estudio de caso elabora-
y ordena el ejercicio de la profesión de aparejador y arquitecto técnico para do por Teresa Pallàs, di-
conseguir su promoción técnica, social y económica, y para proyectar su fun- rectora del Área de Forma-
ción y Colegiación, y res-
ción social. ponsable de eventos del
Col·legi d’Aparelladors, Ar-
quitectes Tècnics i Engin-
Para llevar a cabo este objetivo, el CAATEEB asume el papel de una entidad de yers d’Edificació de Barcelona
(CAATEEB).
servicios no solo para sus colegiados, sino también para el resto de los profe-
sionales y empresas del sector de la edificación. Actualmente, tiene a más de
siete mil aparejadores y arquitectos técnicos colegiados. Su ámbito de actua-
ción son las comarcas de Barcelona, con su sede central en Barcelona y las de-
legaciones ubicadas en Vic, Manresa, Granollers, Terrassa, Mataró y Vilafranca
del Penedès.

En el CAATEEB trabaja más de un centenar de personas que, en el marco del

colegio, ofrecen sus servicios, como por ejemplo:

• asistencia técnica y profesional,

• asistencia jurídica,
• programas de formación,
• promoción laboral,
• documentación especializada.

El CAATEEB organiza varias actividades dirigidas a sus públicos principales,

entre los cuales destacan:

• instituciones y Administración pública,

• empresas del sector: promotores, constructores y fabricantes,
• entorno de la universidad e investigación,
• profesionales colegiados, y
• estudiantes y otros profesionales del sector.

Las actividades que organiza el CAATEEB se dividen en las siguientes:

• Actividades de práctica profesional:

– sesiones técnicas,
– espacios empresa,
– sesiones informativas,
– jornadas jurídicas,
– Construjove,
– Construsènior
CC-BY-SA • PID_00193407 38 Anexo 2. Estudios de caso

– Dinars Construcció (comidas coloquio periódicas con ponentes de re-

levancia)
– Matins Construcció (jornadas técnicas sectoriales periódicas)
– participación en Construmat y otras ferias del sector,
– otras.

El presidente de la Generalitat de Catalunya, Artur Mas, invitado a Dinars Construcció

Stand del CAATEEB en Construmat.

• Actividades lúdicas, deportivas y culturales:

– conferencias,
– exposiciones y visitas culturales,
– conciertos,
– torneo de golf,
– talleres de cocina,
– cata de vinos,
– concierto de Navidad,
– otras.

• Actividades institucionales:
– acto de bienvenida a los nuevos colegiados,
– inauguración del año académico,
– acto de entrega de diplomas,
CC-BY-SA • PID_00193407 39 Anexo 2. Estudios de caso

– homenaje a los cincuenta años de profesión,

– la Noche de la Construcción,
– entrega de los premios Catalunya Construcció,
– otras.

En el año 2011, el CAATEEB organizó doscientas veinticinco actividades: cien-

to sesenta sobre práctica profesional, treinta y nueve lúdico-deportivas-cultu-
rales y veintiséis institucionales. Para la coordinación de todas estas activida-
des, cuenta con tres comisiones, que se reúnen trimestralmente, formadas por
el director de área, el coordinador de actividades y uno de los miembros de
la Junta de Gobierno. En estas comisiones también participan grupos de co-
legiados.

Por lo que respecta a la logística y la difusión, el coordinador de actividades

cuenta con el apoyo de los profesionales del Departamento de Comunicación
del colegio (webmaster, jefe de publicaciones, copy creativo, etc.) y del Departa-
mento de Patrocinios.

b)�Objetivos. La Noche de la Construcción persigue los siguientes objetivos:

• Convertirse en una gran fiesta para compartir con compañeros y amigos.

• Reconocer la tarea de aquellos que trabajan para mejorar la calidad de la

edificación en Catalunya.

La Noche es un gran encuentro que reúne a aparejadores y arquitectos técnicos

y les brinda la oportunidad de relacionarse profesional y personalmente en un
ambiente distendido y festivo. A la vez, permite establecer una relación más
estrecha y cercana entre los colegiados y colegiadas y el CAATEEB, con lo que
se fortalecen los vínculos existentes.

c)�Descripción�de�la�acción. La Noche de la Construcción es un evento festivo

que incluye la ceremonia de entrega de los premios Catalunya Construcció,
organizados por el CAATEEB.
CC-BY-SA • PID_00193407 40 Anexo 2. Estudios de caso

Entrega de los premios Catalunya Construcció 2006.

Con una gran afluencia de público y la presencia de destacadas autoridades,

políticos, representantes de empresas y profesionales del sector, la Noche de
la Construcción se ha consolidado como punto de encuentro en el ámbito de
la construcción, la arquitectura y el urbanismo.

Los premios� Catalunya� Construcció, que se otorgan durante esta celebra-

ción, representan un importante reconocimiento a las mejores candidaturas
de las categorías siguientes:

• Premio a la innovación del proceso constructivo, otorgado a profesionales

o empresarios que hayan impulsado la innovación, aplicada en una obra
de edificación. Trofeo premios Catalunya Construcció.

• Premio a la dirección y/o gestión de la ejecución de la obra, distingue las

tareas de la persona o el equipo responsable de dirigir y gestionar la ejecu-
ción de una obra de edificación.

• Premio a la rehabilitación.

• Premio a la coordinación de seguridad y salud, distingue a la persona o al

equipo responsable de la coordinación de seguridad y salud de una obra
de edificación.

• Premio a la trayectoria profesional, reconoce la trayectoria profesional o

empresarial de una persona por su contribución continua a la calidad en
el ejercicio de su profesión.
CC-BY-SA • PID_00193407 41 Anexo 2. Estudios de caso

Finalistas y ganadores de la octava edición de los premios Catalunya Construcció 2011.

El jurado de los premios Catalunya Construcció está formado por personas del
mundo profesional, empresarial y académico, de solvencia y prestigio en el
sector de la construcción.

A este acto anual suelen asistir entre ochocientas y mil personas. El perfil�de
los�asistentes al acto es el siguiente:

• autoridades,

• órganos de gobierno del CAATEEB,

• aparejadores y arquitectos técnicos (con acompañante),

• otros profesionales del sector,

• representantes de empresas, y

• medios de comunicación.

El escenario de la Noche de la Construcción siempre es un lugar significativo

y con suficiente capacidad para acoger al numeroso público asistente.
CC-BY-SA • PID_00193407 42 Anexo 2. Estudios de caso

Espacio preparado para la recepción y la acreditación de los invitados.

Las mesas preparadas para la cena.

Ejemplo

En pasadas ediciones, algunos de los espacios donde se ha celebrado la Noche han sido
los siguientes:

• Instituto de Educación Física (INEFC)

• Drassanes de Barcelona.
• Salón Oval del Museo Nacional de Arte de Catalunya (MNAC).
• Pabellón de Italia de la Fira de Barcelona.
• Hotel Arts.
• Terrazas del hotel Grand Marina (World Trade Center).
• Sala anexa del Palau Sant Jordi.
• Hotel Hilton Diagonal Mar.
• Palau de Congressos de Catalunya y jardines del hotel Rey Juan Carlos I.

La imagen�gráfica de la Noche suele contar con la colaboración de artistas

plásticos.

En ediciones anteriores, algunos de los artistas colaboradores han sido Lluïsa Pla, Perico
Pastor, Antoni Miralda, Peret o Joan Dinarés.
CC-BY-SA • PID_00193407 43 Anexo 2. Estudios de caso

Carteles de la Noche de la Construcción del 2008 y el 2006, basados en obras de Peret y Perico Pastor,
respectivamente.

El programa�del�acto es el siguiente:

• 20.00 h: check-in y aperitivo de bienvenida.

• 21.00 h: cena.
• 22.30 h: entrega de los premios Catalunya Construcció.
• 23.30 h: espectáculo, música, baile y chill-out.
• 01.30 h: fin de fiesta.

El acto suele estar conducido por un presentador�o�presentadora conocido.

Por ejemplo, algunos de los presentadores que han conducido la Noche de la Construc-
ción son Ramon Pellicer, Helena Garcia Melero, Josep Puigbó, Antoni Bassas y Francesc
Cruanyes.

d)� Documentación. Como muestra de la documentación del acto, a conti-

nuación os presentamos el guión detallado y el listado de distribución de las
tareas del equipo.

Guión detallado de la Noche de la Construcción 2007. IV premios Catalunya Construcció

Programa detallado

Día Jueves 5 de julio del 2007

Hora 19.30 horas

Lugar Hotel Eurostars Grand Marina de Barcelona. Muelle de Barcelona, s/n (en el World Trade
Center Barcelona)

Organiza Colegio de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Barcelona

CC-BY-SA • PID_00193407 44 Anexo 2. Estudios de caso

Programa detallado

Configuración�del�acto 1. Llegada de los asistentes por uno de los pasillos laterales del Hotel Grand Marina.
Acogida: check-in + entrega programa de mano + adhesivo A opcional.
2. Traslado de todos los asistentes a la sala Port Vell para el aperitivo, donde se podrá
ver la expo de los premios Catalunya Construcció 07.
3. Traslado a la sala Àgora para el acto de entrega de los IV Premis Catalunya Construc-
ció 07.
Parlamentos (galardonado trayectoria profesional, presidenta del CAATB y autoridad).
4. Traslado a las terrazas del hotel y sitting.
5. Cena (menú en la mesa+ número sorteo + pack posavasos).
6. Servicio cava + postre.
7. Brindis de la presidenta.
8. Inicio actuación diez magos por mesas (tres o cuatro minutos por mesa).
9. Servicio cafés.
10. Sorteos a cargo del Mag Joaquim.
11. Inicio del baile disco con el discjockey Javier Navinés en la sala Àgora + posibilidad de
quedarse en la terraza para tomar una copa (Traslado expo premios a la parte de fuera
de la sala Àgora, zona fumadores - sillas de teca).

Preside�el�acto Hble.�Sra.�Mar�Serna,�consellera�de�Trabajo�de�la�Generalitat�de�Catalunya.

Autoridades y personalidades confirmadas

Autoridades confirmadas (a 2 de julio 2007):

Hble. Sra. Mar Serna, consellera de Trabajo de la Generalitat de Cataluña

Gerente Urbanismo Ayuntamiento Barcelona.
Regidor de Suelo y Vivienda Ayuntamiento de Barcelona.
Director Caixa Enginyers.
Presidente CECOT.
Decano Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales.
Director general de Arquitectura y Paisaje de la Generalitat.
Director general de Promoción de la Vivienda.
Director general de ITEC.
Director del EPSEB.
Presidente del Consejo de Colegios de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Cataluña.
Teniente de alcalde de Urbanismo, Infraestructuras y Vivienda del Ayuntamiento de Barcelona.

Desarrollo del acto

Hora Descripción

19.30 h Llegada de los invitados y traslado a la Sala�Port�Vell, donde se servirá el aperitivo. Exposición Premis
Catalunya Construcció 07.

20.00 h Llegada de los invitados y autoridades a la sala piano-bar del 1.er piso. Recibimiento por parte de la
presidenta del Colegio de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Barcelona y miembros�de�la�Junta
de�Gobierno�del�Colegio�de�Aparejadores�y�Arquitectos�Técnicos�de�Barcelona.

20.20 h Acompañamiento de los invitados y de las autoridades a la sala Àgora, donde tendrá lugar la entrega
de premios.
CC-BY-SA • PID_00193407 45 Anexo 2. Estudios de caso

Hora Descripción

20.30 h Inicio del acto de entrega de los premios conducido por la periodista Helena Garcia Melero.
El presentador cita a los candidatos de las tres categorías, con la proyección de un multimedia que
presenta las candidaturas.
El Sr.�XX, coordinador del secretariado del jurado de los premios y la Sra. XX, del gabinete técnico
del CAATB, entregan los diplomas a los representantes de los patrocinadores, que entregarán los di-
plomas a todos los finalistas.
Los�finalistas�de�cada�categoría�suben�al�escenario.
Premio a la innovación en el proceso constructivo.
7 candidaturas finalistas:
Entrega los diplomas el Sr. XX, director de Nueva construcción de Gas Natural.
Premio�a�la�coordinación�de�seguridad�y�salud.
3 candidaturas finalistas:
Entrega los diplomas el Sr. XX, subdirector general de Restaura.
Premio�a�la�dirección�y�gestión�de�la�ejecución�de�la�obra.
6 candidaturas finalistas.
Entrega de los diplomas.
Fotografía de todos los finalistas en el escenario.
Los finalistas bajan del escenario.

21.09�h Entrega premios primera categoría:

Innovación�en�el�proceso�constructivo
La presentadora solicita que suban al escenario el director�general�de�Arquitectura�y�Paisaje�de�la
Generalitat, que entregará el premio de esta categoría.
Lectura del acta e invita a subir al primer premiado/a.
Foto de grupo
(bajan todos del escenario).
Entrega premios segunda categoría:
Coordinación�de�seguridad�y�salud
La presentadora solicita que suba al escenario el cuarto�teniente�de�alcalde�de�Urbanismo,�Infras-
tructures�y�Vivienda�del�Ayuntamiento�de�Barcelona, que entregará los premios de esta categoría.
Lectura del acta e invita a subir al segundo premiado/a.
Foto de grupo
(bajan todos del escenario).
Entrega premios tercera categoría
Dirección�y�gestión�de�la�ejecución�de�la�obra
La presentadora solicita que suba al escenario la presidenta del CAATB, que entregará los premios de
esta categoría.
Lectura del acta e invita a subir al tercer premiado/a.)
Foto de grupo
(bajan todos del escenario).

21.20 h Entrega�mención�especial�del�jurado
La presentadora solicita que suba al escenario para entregar la mención especial el presidente del
Consejo de Colegios de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Cataluña.
Breve parlamento del galardonado y foto de grupo.
Entrega�trayectoria�profesional
La presidenta del CAATB, sube al escenario, acompañada de la Hble. consellera Mar Serna, con el so-
bre del ganador de la trayectoria profesional de este año.
La presentadora cita al ganador del�Premio�a�la�trayectoria�profesional,�el�Sr.�XX.
La conductora solicita que suban al escenario.
Entrega el premio la Hble. consellera de Trabajo de la Generalitat de Catalunya.
Foto de grupo.
Palabras de agradecimiento del galardonado
(baja del escenario).

21.40 h Parlamentos por parte de:

Presidenta del CAATB.
Consellera de Trabajo de la Generalitat.

21.45 h Traslado a las terrazas para cenar en las mesas.

22.00 h Inicio cena.

23.45 h En el momento de servir el cava y los postres, brindis�de�la�presidenta en la tarima instalada delan-
te del ascensor, con cañón de luz.

23.50 h 10 magos aparecen por las mesas de los invitados haciendo magia de proximidad.
CC-BY-SA • PID_00193407 46 Anexo 2. Estudios de caso

Hora Descripción

00.00 h Café.
Se recoloca la expo fuera de la sala Àgora con los adhesivos de “premiado”.

00.10 h Sorteos de un viaje a Finlandia organizado por el CAATB y otro gentileza de Hotels Prestige, conduci-
dos por el Mag Joaquim en la tarima instalada delante del ascensor, con cañón de luz (preparar urna
con números, vales regalo y libreta y bolígrafo para anotar ganadores).

00.20 a 2.00 h Traslado a la sala Ágora para el baile disco con el discjockey Javier Navinés.
Las personas que lo deseen se podrán quedar sentados a las mesas mientras toman una copa, servi-
da con posavasos del CAATB.

Plan�B�(en�caso�de�lluvia)

19.30 a 20.20 h Copa de cava de cortesía con una pieza para picar, en los laterales de entrada de la sala Àgora.

20.20 h Acompañamiento invitados sala Àgora para la ceremonia de premios.

20.30 h. Ceremonia de entrega de IV Premis Catalunya Construcció 2007.

21.40 h Traslado a la sala Port Vell para cenar, formato cóctel.

23.00 h Brindis presidenta.

23.05 h Espectáculo de magia.

23.20 h Sorteos viajes.

23.45 h Baile y barra libre en la sala Àgora.

CC-BY-SA • PID_00193407 47 Anexo 2. Estudios de caso

Listado de distribución de tareas del equipo

Distribución de personal de organización

Espa- Acción Per- Espa- Acción Personal Espa- Acción Personal

cios so- cios cios
nal

Recepción�(de�8.00�h�a�8.30�h) Sitting�(de�8.30�h�a�9.00�h) Cena�(de�9.00�h�a�10.30�h)

Re- Recepción asistentes Re- Recepción Re- Retén de dos personas

cep- (entregar núm. mesa) cep- asistentes cep- hasta las 22 h.
ción ción ción
gene- gene-
ral ral

Recepción autoridades Entra- Sitting asis- Sitting Prestaremos atención

e invitados da sa- tentes asis- a los que llegan.
la me- tentes
sas

Recepción patros Sitting fina- Expo- Equipo premios

listas pre- sición
mios

Incidencias Sitting invi- Exte- Equipo patros

tados rior

Guardarropa Sitting pa- Equipo montaje chill-

tros out

Guar- Guardarro- Equipo sorteo

darro- pa
pa

Guardarropa

Premios�(de�10.30�a�0.00�h) Sorteo�(de�0.00�a�0.30�h) Chill-out�(de�0.30�a�2.00�h)

Equi- Estar cerca de escena- Equipo sor- Asistentes sorteo (es- Foyer Adecuación de la sala
po rio para ayudar a dar teo cenario) llevar sobres, foyer chill-out - contro-
pre- diplomas, premios, so- anotar ganadores, lado que haya todo el
mios bres... comprobar núm. pre- material de la terraza.
miado.

Seguimiento ceremo- Presentador

nia + asistencia pre-
sentadora

Mano
inocente,
aguantar
urna.

Anotación
datos

Guar- Guardarro- Guar- Guardarropa

darro- pa darro-
pa pa
CC-BY-SA • PID_00193407 48 Anexo 2. Estudios de caso

6. Jornada Técnica de Retail Comertia

Agència Setting se dedica a ofrecer planes de comunicación y relaciones pú- Autoría

blicas a empresas, con servicios de gabinete de prensa, comunicación digital
Estudio de caso elaborado
y organización de actos. por Elvira Garcia, directora
de Agència Setting Comuni-
cació.
a)�Situación�de�partida. La Jornada técnica de Retail Comertia es una cele-
bración anual y pública de la Asociación Catalana de la Empresa Familiar de
Retail Comertia, una entidad que agrupa a cincuenta y ocho empresas de di- Enlace recomendado
ferentes sectores comerciales, con marca reconocida, que realizan encuentros
Podéis encontrar
de intercambio de información y temas de interés para sus negocios con la más información en
www.agenciasetting.com.
voluntad de “compartir para competir”.

Las empresas asociadas a Comertia tienen que responder a un perfil concreto

para poder ser miembros:

• Tener una cifra de ventas superior a tres millones euros.

• Tener un mínimo de tres puntos de venta.

• Tener una plantilla media anual de veinticinco trabajadores.

• Tener una marca consolidada y de reconocido prestigio.

• Ser una empresa líder comercialmente con capacidad para aportar un alto
nivel de profesionalidad.

• Ser una empresa con vocación de continuidad en el tiempo con la fórmula

de empresa familiar y sucursalista.

Además de las muchas reuniones que la entidad organiza durante el año para
que sus socios compartan temáticas de interés común, una vez al año Comer-
tia celebra un acto público, la Jornada Técnica de Retail, donde invita a las
grandes marcas comerciales para que los asociados puedan conocer de primera
mano historias de éxito empresarial en el mundo del retail de la mano de sus
fundadores.

En ediciones anteriores se ha contado con marcas como Inditex, Mango, La

Sirena, Jamaica Coffee Shop, Tous, Imaginarium, Desigual, IKEA y Woman’s
Secret, entre otros.
CC-BY-SA • PID_00193407 49 Anexo 2. Estudios de caso

En el caso que nos ocupa, la edición de noviembre del 2011 contó con la Enlace recomendado
presencia de FNAC, Bóboli, Miquel Alimentació y Google Retail.
Podéis encontrar más infor-
mación en la web de Comer-
Hay que decir también que se trata un acto con un gran peso institucional, tia.

por lo que la inauguración de la jornada irá a cargo del regidor de Comercio

del Ayuntamiento de Barcelona y la conclusión del conseller de Innovación,
Universidades y Empresa de la Generalitat de Cataluña.

b)�Objetivos. Los objetivos de la jornada se pueden resumir en los siguientes:

• Generar notoriedad de Comertia en la sociedad civil y empresarial.

• Reforzar el espíritu de pertenencia y el sentimiento de prestigio en el socio
de Comertia.
• Captación de nuevos socios.
• Hacer lobby ante la Administración pública.

c)�Descripción�de�la�acción. El público de la jornada está compuesto por los

perfiles siguientes:

• directivos de las empresas asociadas a Comertia;

• empresarios de perfil similar a Comertia (socios potenciales);
• socios colaboradores de Comertia;
• responsables de entidades de retail;
• empresas colaboradoras y proveedores del sector;
• federaciones, gremios y asociaciones de comerciantes de Catalunya;
• miembros de instituciones públicas catalanas, y
• medios de comunicación catalanes y nacionales (prensa general, econó-
mica y especializada, y radio y televisión).

Las acciones que hay que llevar a cabo son las siguientes:

1. Título de la jornada y fecha de celebración. Una vez cerrada la fecha, hay que
hacer la petición de reserva de sala. En este caso, tratándose de una asociación,
la Fundació La Caixa cede un espacio.

La Fundació dispone de dos espacios donde poder celebrar el evento: la sala

Àgora, con una capacidad para 196 personas, y el Auditorio, con una capacidad
para trescientas doce.

2. Contacto y confirmación de ponentes. La Junta Directiva de la Asociación,

en función del contexto del sector, decide quiénes serán los ponentes para la
jornada meses antes. En esta edición, los ponentes serán los siguientes:

• Sr. Pere Laymon, de Miquel Alimentació.

• Sr. Markus Förster, director comercial de Bóboli.
• Sr. David Ordiales, de FNAC.
CC-BY-SA • PID_00193407 50 Anexo 2. Estudios de caso

• Sra. Fuencisla Clemares, de Google.

Hay que pedirles el currículum y la presentación de la ponencia, y se tienen

prever las necesidades especiales para el día de la ponencia. Comertia se hace
cargo del coste de desplazamiento y alojamiento en caso de venir de fuera de
Catalunya.

3. Invitar a la inauguración y a la clausura al Ayuntamiento de Barcelona y a

la Generalitat de Catalunya.

La inauguración irá a cargo del Sr. Xavier Trias, alcalde del Ayuntamiento de
Barcelona, y la clausura, a cargo del Hble. Sr. F. Xavier Mena, conseller de Em-
presa y Ocupación.

4. Gestión de patrocinios para la IX Jornada Técnica de Comertia: hay que

enviar la propuesta de patrocinio.

Los patrocinadores del 2010 son Factor Energia, La Caixa, Prosegur, Saima,
SGS, T-Cuento, Ayuntamiento de Barcelona (promoción económica), Genera-
litat de Catalunya (CCAM), Diputación de Barcelona (área de comercio).

5. Diseño de la imagen del acto para plasmar en todos los materiales. Esto
incluye la definición del concepto visual y la creación de los siguientes mate-
riales:

• minisite de la Jornada Técnica de Retail Comertia,

• programa de la jornada,

• acreditaciones,

• adaptación del programa a las pantallas del acto,

• ficha de preguntas a los ponentes por parte de los asistentes, e

• invitaciones a autoridades.
CC-BY-SA • PID_00193407 51 Anexo 2. Estudios de caso

Minisite del evento. http://www.comertia.net/jornada2011/index.html

Esto se hace una vez confirmada la asistencia del alcalde y el conseller.

6. Preparación de la convocatoria de asistencia. Incluye:

• redacción de la convocatoria y del programa de la jornada; Nota

La jornada es gratuita para el

• revisión de las listas de distribución del correo electrónico para enviar la socio de Comertia y de pago
convocatoria; para el resto.

• envío de la convocatoria a todos los listados de distribución, y

• confirmación de asistencia y seguimiento de transacciones de pago.

7. Coordinar el acto con la persona responsable de la Fundació La Caixa Cos-

mocaixa. Para coodinarse, hay que hacerle llegar la documentación siguiente:

• programa de la jornada técnica;

• número de asistentes previsto;

• nombre y cargo de las personas invitadas a la inauguración y la clausura

y el nombre de los ponentes;

• datos de Comertia y datos de la persona que firmará el convenio de cesión

de espacios por parte de La Caixa.

8. Contactar y pedir presupuesto a los diferentes proveedores:

• servicio de catering,

• servicio audiovisual,
CC-BY-SA • PID_00193407 52 Anexo 2. Estudios de caso

• azafatas (una persona para dar asistencia en la sala y cuatro personas en

el momento de las inscripciones),

• fotógrafo, e

• impresor.

9. Reservar mesa para comer en el restaurante La Balsa para los ponentes, au-
toridades y junta de Comertia.

10. Manipular las acreditaciones para los asistentes.

Además de todo esto, hay que tener en cuenta otras acciones para el día del
acto.

a)�Antes�del�acto:

• Tareas de organización:
– Preparar la documentación para entregar a los asistentes (material de
patrocinadores –folletos o trípticos–, programa del acto, bolígrafo y
bloc de notas).

– Contactar con diferentes publicaciones (La Vanguardia y El Periódico)

para la posibilidad de tener ejemplares gratuitos el día de la jornada.

– Hacer llegar al Cosmocaixa uno o dos días antes el material pesado: li-
bros, banners, documentación asistentes, etc. Contactar con Anna Guil
para comunicarle cuándo llegará el material y quién lo llevará.

– Llevar las ponencias y las plantillas de Comertia en soporte informá-

tico.

– Supervisar la sala.

• Tareas del gabinete de prensa:

– Redactar textos para el minisite de la jornada.

– Elaboración del resumen curricular de los ponentes del acto (fotogra-

fía y descripción curricular) para los representantes de Comertia (pre-
sidente, gerente, moderador del acto).

– Gestionar la comunicación digital.

– Contactar con los gabinetes y departamentos de comunicación de po-

nentes y autoridades para conocer la disponibilidad con respecto a los
medios de comunicación.
CC-BY-SA • PID_00193407 53 Anexo 2. Estudios de caso

– Coordinar el contenido de la convocatoria de prensa con los diferentes

responsables de comunicación implicados.

– Enviar la convocatoria de prensa a los medios.

– Llevar a cabo un seguimiento de asistencia y cobertura del acto.

– Gestionar las entrevistas previas a ponentes y autoridades.

– Redactar los discursos del presidente de la entidad (inaugural y clau-

sura).

– Preparar el kit de prensa para el día del acto.

b)�Durante�el�acto:

• Tareas de organización:
– Recibir a los asistentes y entregar el material y las acreditaciones.

– Guardar el material sobrante para recogerlo al día siguiente.

• Tareas del gabinete de prensa:

– Dar la bienvenida a los periodistas y entregarles el kit de prensa.

– Redactar la nota de prensa.

– Coordinar la nota de prensa con los diferentes gabinetes de prensa

(ponentes y autoridades públicas). Supervisar al resto de los responsa-
bles de comunicación.

– Enviar a los medios la note de prensa.

c)�Después�del�acto:

• Tareas del gabinete de prensa:

– Redactar la nota de prensa.

– Enviar la nota de prensa a los medios.

– Llevar a cabo un seguimiento de publicaciones.

• Tareas de la organización:
– Hacer llegar a cada ponente una carta o correo electrónico de agrade-
cimiento y un regalo.
CC-BY-SA • PID_00193407 54 Anexo 2. Estudios de caso

– Agradecer la asistencia a todos los asistentes y enviar una encuesta de

satisfacción en línea sobre la jornada técnica.

– Redactar el informe de la IX Jornada Técnica.

d)�Valoración�de�los�resultados. Para poder demostrar que se han cumplido

los objetivos, el informe de valoración de resultados evaluará lo siguiente:

1. Organización:

• Porcentaje de asistencia de los socios de Comertia.

• Número de asistentes total del año en curso y comparación con ediciones

anteriores.

• Captación de nuevos socios.

• Resultados de la encuesta a asistentes.

2. Gabinete de prensa:

• Medios asistentes el día de la jornada y entrevistas concertadas.

• Valoración económica de medios.

• Análisis del contenido aparecido en los medios para corroborar acción de

lobby de la entidad.

3. Comunicación digital:

• Informes de análisis de la actividad en las redes sociales y tráfico de usua-

rios en la web de Comertia (a través del minisite).

4. Financiera:

• Valoración de los ingresos frente a la inversión realizada.

• Ingresos: patrocinio, importe recogido con inscripciones, colaboraciones,

etc.

• Gastos: proveedores.

• Cálculo de beneficio.
CC-BY-SA • PID_00193407 55 Anexo 2. Estudios de caso

e)�Documentación. Como muestra de la documentación de la jornada, a con-

tinuación os presentamos el programa, la acreditación y las preguntas de los
ponentes.

Programa de la IX Jornada Técnica Comertia.

CC-BY-SA • PID_00193407 56 Anexo 2. Estudios de caso

Acreditación para la IX Jornada Técnica Comertia.

Modelo de preguntas de los ponentes para la IX Jornada Técnica Comertia.

CC-BY-SA • PID_00193407 57 Anexo 2. Estudios de caso

7. Acto de constitución de la nueva Corporación

Provincial organizado por la Diputación de Lleida

El Departamento de Protocolo de Diputación de Lleida se encuentra, por lo que Autoría

respecta a la organización de actos, con dos situaciones de partida distintas:
Estudio de caso elaborado
por Elisabet Vila Vinós, téc-
1. Organización de actos propios: la Diputación de Lleida es la anfitriona y, nica de Protocolo de la Dipu-
tación de Lleida.
por lo tanto, preside, organiza, invita y financia el acto.

2. Gestión de los actos externos donde se invita al presidente: el departamento

de protocolo de la Diputación de Lleida debe tener muy claro si se invita a
asistir al acto o a presidirlo.

(3)
Una vez aclarado este punto3 y hecha la valoración pertinente, la invitación Por extraño que pueda parecer,
a veces la invitación no lo deja del
inicial se resolverá siguiendo una de las siguientes vías: todo claro.

• Excusar la asistencia del presidente.

• Delegar en un vicepresidente o diputado, entendiendo que no ocupará el

lugar del presidente.

• Con la asistencia del presidente.

En el supuesto de que el presidente confirme su asistencia y sabiendo que

quien organiza un acto es el anfitrión, la tarea del departamento de protocolo
se limita a supervisar el buen funcionamiento. Sobre todo cuando el presidente
tiene que presidir el acto, por deferencia con el anfitrión, se colabora en la
elaboración del programa, aunque sin olvidar que el acto no es “nuestro”.

Se debe tener en cuenta que el ámbito de actuación habitual de la Diputación

es de alcance provincial; en la gran mayoría de las ocasiones, los actos son
promovidos y organizados por pequeños municipios, que no disponen de ser-
vicio o personal con formación en protocolo y piden ayuda al Departamento
de Protocolo de la Diputación.

a)�Situación�de�partida. A continuación de las elecciones municipales, se fue

engranando el proceso de toma de posesión de las diferentes autoridades mu-
nicipales. Después de los actos de constitución de los ayuntamientos, se dis-
tribuyeron las diversas actas de diputados provinciales por partidos judiciales
y partidos políticos.

Una vez transcurrido el tiempo necesario, se tenía que constituir la nueva Cor-
poración de la Diputación y elegir al nuevo presidente.
CC-BY-SA • PID_00193407 58 Anexo 2. Estudios de caso

Fotografía oficial de la nueva corporación. Autor: Genaro Massot & Alex Hernandez Fotògrafs.

Una vez aclarado quién sería el diputado provincial en la nueva legislatura y

qué peso político sería el determinante en la nueva Corporación Provincial, se
podía entrever si habría o no cambio de “color político” en la presidencia, y
con esto se podían ir empezando las reuniones preparatorias con más o menos
tiempo de antelación.

b)�Objetivos. Organizar el acto de constitución de la nueva Corporación Pro-

vincial, en el que toman posición los diputados electos.

c)�Descripción�de�la�acción. Este acto de constitución de la nueva Corpora-

ción tenía que incluir también el acto de votación e investidura del nuevo
presidente. Los aspectos que había que trabajar eran los siguientes:

1.�Legislación. Había que tener en cuenta el formato administrativo del acto

y velar por la aplicación de la legislación vigente de acuerdo con la Secretaría
Investidura del presidente. Autor: Genaro
Massot & Alex Hernandez Fotògrafs.
General de la institución. También había que tener en cuenta la ordenación
de las autoridades presentes (RD 2099/1984).

2.�Relaciones�públicas:

• Internas. Comunicación, información e invitación del personal de la casa.

• Externas. Elaboración cuidadosa del listado de invitados al acto:

– Primeras autoridades municipales.
– Consellers de la Generalitat.
– Diputados y senadores de Madrid.
– Diputados del Parlamento de Cataluña.
– Presidentes de consejos comarcales.
– Síndic d’Aran.
– Familiares.
– Alcaldes.
– Directores de los SS. TT. de la Generalitat en Lleida.
CC-BY-SA • PID_00193407 59 Anexo 2. Estudios de caso

– Expresidentes de la Diputación.
– Exdiputados.
– Otros.

Proveedores.
Medios de comunicación.
3.�Organización�del�acto

• Reuniones preparatorias con el nuevo equipo de gobierno y la secretaría

general de la institución.

• Elaboración del cronograma de la jornada.

• Elaboración del guión de cada uno de los actos consecutivos que tienen
que conformarlo.

El acto se pudo seguir desde diferentes salas.

De izquierda a derecha, la sala de plenos, la
• Elaboración del check list, que detalle todas las necesidades de infraestruc- sala de actos y a la derecha, sala Viladrich.
Autor: Genaro Massot & Alex Hernandez
tura, selección y adecuación de los espacios, decoración, papelería, señali- Fotógrafos.

zación, personal, distribución de tareas, etc.

• Timming de elaboración de la invitación (salida vía mail o vía correo ordi-

nario), elaboración de la lista de invitados, recibimiento de confirmacio-
nes, fecha de inicio de las llamadas de seguimiento y elaboración de las
listas definitivas de asistencia.
Sala de plenos. Mesa de Edad. Autor: Genaro
Massot & Alex Hernandez Fotógrafos.

• Reuniones informativas del funcionamiento del acto con la Mesa de Edad,

presidencia y diferentes grupos políticos.

• Reuniones de trabajo informativas para el personal de apoyo que tiene que

participar y asignación concreta de tareas y responsabilidades:
– personal de apoyo de la casa,
– proveedores externos,
– seguridad, y
– brigada de montadores.

• Previsión de posibles escenarios adversos para tener planes de urgencia

previstos.

• Reunión posterior de valoración de funcionamiento y sugerencias de me-

jora para próximas ocasiones.

d)�Valoración�de�los�resultados. Este es un acto que representa un caso espe-

cial, puesto que, normalmente, a la hora de plantear la organización de un
evento se fija primero un objetivo y, en función de este, se diseña el acto “a
CC-BY-SA • PID_00193407 60 Anexo 2. Estudios de caso

medida”, teniendo en cuenta qué se quiere comunicar y cuál será la forma más
adecuada para llegar al target que nos interesa. Este objetivo debe determinar
totalmente el formato del acto, el ritmo y la naturaleza.

En el caso que os presentamos no hay vuelta de hoja en el contenido y objetivo

primarios: constituir una nueva corporación.

De todos modos, siempre se puede “comunicar” una cosa u otra en función

de cómo se definan ciertos detalles, como por ejemplo:

• quién conforma la lista de invitados;

• el listado final de asistentes;
• la ostentación o sencillez en los detalles de la organización;
• el trato cuidadoso y profesional a todas las personas que participan en
el acto, tanto a los invitados como a los proveedores, personal interno,
medios de comunicación, políticos...
Imposición de atributos a los diputados. Autor:
Genaro Massot & Alex Hernandez Fotògrafs.

Así pues, los resultados en un acto como este se valorarán en función de la

respuesta de satisfacción de las siguientes personas:

• presidencia,
• asistentes al acto,
• trabajadores de la Diputación,
• proveedores externos, y
• medios de comunicación.

Además de lo anterior, también se valorará la repercusión del acto en los me-

dios de comunicación que le han dado cobertura.

e)� Documentación. Como muestra de la documentación del acto, a conti-

nuación os presentamos tres modelos de tarjetones de invitación, el programa
general del acto, el guión del acto, los textos de juramento o promesa de los
diputados y el presidente, la memoria de organización y los planos de distri- Vista sala de prensa. Autor: Genaro Massot &
Alex Hernandez Fotògrafs.
bución de las salas y el listado de asistentes.
CC-BY-SA • PID_00193407 61 Anexo 2. Estudios de caso

Modelos de tarjetón de invitación al acto

CC-BY-SA • PID_00193407 62 Anexo 2. Estudios de caso

Programa general del acto

Guión del acto

A.�Presentación�de�credenciales

Antes de la sesión, los señores y señoras diputados entregarán al secretario general

de la Corporación, o bien a los funcionarios encargados, las credenciales expedidas
por las juntas electorales de zona, las cuales acreditan su condición de diputado o
diputada, acompañadas de la fotocopia del documento nacional de identidad y de la
declaración de bienes y actividades.

B.�Desarrollo�de�la�sesión

• Primero:�Constitución�de�la�Mesa�de�Edad
Los señores y señoras diputados entrarán en el salón de plenos y ocuparán los
asientos laterales (lugares provisionales).
La Mesa de Edad, constituida por el diputado o diputada de más edad, por el más
joven y por el secretario de la Corporación, ocuparán: el primero la presidencia,
el segundo la derecha y el tercero la izquierda.
El presidente declarará constituida la Mesa:
“La Mesa de Edad ha quedado constituida por el presidente/a señor/a ________,
diputado/a electo de más edad, y vocal el señor/a ________, diputado/da de menos
edad. Actúa de secretario el Sr. Ramon Bernaus i Abellana, secretario general de
la Diputación.”

• Segundo:�Inicio�de�la�sesión
La presidencia de Mesa comprobará las credenciales presentadas de los señores y
señoras diputados electos y, previa comprobación de la presencia de la mayoría
absoluta del número de los diputados electos, declarará iniciada la sesión.
La presidencia de Mesa pronunciará:
“Comprobadas las credenciales y la existencia del quórum necesario (mayoría
absoluta) para la celebración de este acto, se declara abierta la sesión.”
A continuación, el señor secretario general de la Diputación leerá los nombres
de losseñores y señoras diputados electos, a efectos de asistencia y constitución
de la Corporación, así como los preceptos sobre estas elecciones locales y los que
regulan el desarrollo de este acto, principalmente los siguientes:
Artículo 3 de Real Decreto 424/2011, de 28 de marzo, de Convocatoria de Elec-
ciones Locales, artículos 207 de la Ley Orgánica 5/85, de 19 de junio, de Régi-
men Electoral General y el artículo 57 del Reglamento de organización, funcio-
namiento y régimen jurídico de las entidades locales aprobado por Real Decreto
2568/86, de 28 de noviembre.

• Tercero:�Juramento�o�promesa�del�cargo�de�los�miembros�de�la�Corporación
En primer lugar, a propuesta del secretario, jurará o prometerá el cargo el presi-
dente o presidenta de Mesa y a continuación, el diputado o diputada de menor
edad.
A continuación, la Presidencia de Mesa dará lectura de la fórmula de juramento
o promesa y con posterioridad se dirigirá a cada uno de los señores diputados
CC-BY-SA • PID_00193407 63 Anexo 2. Estudios de caso

electos, según relación ordenada alfabéticamente, para pedirles que juren o pro-
metan el cargo.
Este juramento lo harán desde el propio escaño, de pie, después de ser llamados
por la Presidencia de Mesa. La fórmula consta en la documentación adjunta.

• Cuarto:�Constitución�de�la�Corporación
Finalizado el juramento o promesa del cargo, la presidencia de la Mesa de Edad
pronunciará las palabras siguientes:
“De acuerdo con las disposiciones vigentes, se declara constituida la Diputación
de Lleida”.

• Quinto:�Elección�de�presidente
La presidencia de Mesa anuncia que a continuación se procederá a la elección del
presidente y pregunta a los diputados cuáles son los candidatos a la presidencia
de la Corporación por orden de menor a mayor representación:
– Convergència Democràtica Aranesa (CDA-PNA),
– Partido Popular (PP),
– Esquerra Republicana de Catalunya (ERC-AM),
– Partit dels Socialistes de Catalunya (PSC-PM),
– Convergència i Unió (CiU).

Los representantes de los grupos políticos indican los nombres de los candidatos.
El presidente de Mesa dice:
“A continuación se procederá, por votación secreta, a la elección del presidente
de la Diputación”.
El secretario informará de que, para la elección del presidente, el candidato tiene
que obtener la mayoría absoluta en la primera votación y simple en la segunda
(art. 207 de la Ley Orgánica del Régimen Electoral General).
Los señores y señoras diputados tendrán las papeletas para la votación en la do-
cumentación que se les habrá entregado.
La presidencia de la Mesa de Edad pronunciará las palabras siguientes:
“Se ruega a los señores y señoras diputados que vayan entregando las papeletas
a esta Mesa.”
El secretario general anunciará el nombre de cada uno de los señores y señoras
diputados por orden alfabético para que depositen la papeleta en la urna.
A continuación, la Mesa procederá al escrutinio y hará público el resultado.
Si un diputado o diputada obtiene la mayoría absoluta, la presidencia de la Mesa
pronunciará las siguientes palabras:
“Queda proclamado presidente/a de la Excma. Diputación de Lleida, el Ilmo./a.
Sr/a. _____________”.
• Sexto:�Juramento�o�promesa�del�cargo�de�presidente�o�presidenta�de�la�Dipu-
tación
La presidencia de la Mesa de Edad anunciará, como punto del orden del día:
“Juramento o promesa del cargo de presidente de la Corporación de acuerdo con
el Real Decreto 707 de 5 de abril de 1979”.
El nuevo presidente de la Diputación se traslada a la mesa presidencial y, haciendo
lectura el presidente de Mesa, promete o jura el cargo de acuerdo con la fórmula
del mencionado Real Decreto (la fórmula consta en la documentación que se
adjunta).

• Séptimo:�Incorporación�del�Ilmo./a.�Sr/a.�presidente/a�de�la�Diputación
Una vez el Ilmo./a. Sr/a. presidente/a de la Diputación ha jurado o ha prometido
el cargo, la presidencia de la Mesa de Edad le entregará los atributos de venera,
insignia y vara y le pedirá que se incorpore, acto seguido, al escaño presidencial.
Los miembros de la Mesa de Edad pasarán a ocupar sus lugares reservados.

• Octavo:�Entrega�de�distintivos�al�resto�de�los�miembros�de�la�Corporación
El Ilmo./a. Sr./a. presidente/a impondrá a los Iltres. diputados y diputadas los
distintivos correspondientes al cargo (insignia y venera).

• Noveno:�Turno�de�parlamentos
Intervención de los representantes de cada partido político, por orden creciente
de número de diputados, para la explicación de voto:
– Convergència Democràtica Aranesa (CDA-PNA),
– Partido Popular (PP),
– Esquerra Republicana de Catalunya (ERC-AM),
– Partit dels Socialistes de Catalunya (PSC-PM),
– Convergència i Unió (CiU).

Cerrará la sesión el Ilmo./a. Sr/a. presidente/a.

CC-BY-SA • PID_00193407 64 Anexo 2. Estudios de caso

Textos de juramento o promesa

Diputados

“Juro (o prometo) por mi conciencia y honor cumplir fielmente las obligaciones del cargo
de diputado/a de esta Diputación con lealtad al Rey, y guardar y hacer guardar la Consti-
tución como norma fundamental del Estado y el Estatuto de Autonomía de Catalunya.”

Presidente

“Juro (o prometo) por mi conciencia y honor cumplir fielmente las obligaciones del cargo
de presidente de esta Diputación con lealtad al Rey, y guardar y hacer guardar la Consti-
tución como norma fundamental del Estado y el Estatuto de Autonomía de Catalunya.”

Memoria de organización del pleno de constitución de la nueva

Corporación

11 de julio del 2011

10.30 h
Sala de plenos de la Diputación de Lleida

Resumen�de�organización

1.�Reuniones�previas:

• Secretaría General;
• jefe de mayordomía, jefe de brigada y ordenanzas;
• proveedores;
• presidencia, y
• grupos políticos.

2.�Invitaciones:

• El tarjetón de invitación se imprime en Protocolo.

• Se envía de avance por mail y después por correo la versión impresa.

3.�Montaje:

• Se contrata a la empresa [nombre empresa] (dirección, teléfono y persona de con-

tacto) para circuito cerrado de televisión para grabar el pleno. La distribución de
las tareas por salas es la siguiente:
– Grabación: sala de actos.
– Realización: sala Viladrich
– Retransmisión: sala Viladrich, sala de prensa y sala de actos.

• Se instalan tres cámaras en la sala de plenos encima de una tarima detrás de los
bancos.
• Se colocan dos tarimas cuadradas para la prensa gráfica al fondo de la sala de
plenos en ambos extremos.
• Se alquilan a la empresa [nombre empresa] (dirección, teléfono y persona de con-
tacto) ciento veinte sillas sin brazos.
• Se encarga a la empresa [nombre empresa] (dirección, teléfono y persona de con-
tacto) un ramo de flores para encima de la mesa redonda de la sala Viladrich y un
centro de flores pequeño para la mesa de reuniones del despacho del presidente.

4.�Sala�de�plenos:

• Se quita de la sala la barandilla grande de delante de los bancos.

• Se colocan cincuenta sillas: cinco sillas por fila con un total de diez filas + tres
bancos.
• El último banco se reserva para la prensa.
• En el segundo banco se reservan dos lugares para Secretaría General.
• Se pone una mesita a la derecha de la mesa de presidencia para poner veneras,
insignias y “bastón de mando”.
• Se colocan tres sillas en la mesa de presidencia.
• Se colocan doce butacas a cada lado (escaños).
• En cada escaño se deja un tarjetón pequeño con el nombre de los diputados para
indicarles el lugar donde se tienen que ubicar y una carpeta verde con la docu-
mentación siguiente:
– guión del acto (díptico hecho en la imprenta);
– pergamino juramento o promesa;
CC-BY-SA • PID_00193407 65 Anexo 2. Estudios de caso

– listados de diputados por orden alfabético, partido judicial y partido político;

– sobre y papeleta de votación del presidente;
– bolígrafo, y
– tarjeta resumen de todos los actos de la mañana y hora y lugar de cada uno:
pleno, rueda de prensa, copa de cava, segundo pleno, fotografía de grupo y
fotografía individual.

• Una vez acabado el primer pleno, se quitan las sillas alquiladas, se recolocan las
butacas de la mesa de presidencia (pasa de tres a cinco) y de los escaños para el
segundo pleno (pasan de doce y doce a la distribución necesaria según la distri-
bución de diputados por partidos).
• Se ponen tarjetones con el nombre de los diputados en cada escaño para saber el
orden en que tienen que sentarse los diputados a partir de ahora en los plenos
(previamente pactado con cada uno de los grupos políticos).

5.�Sala�Viladrich:

• Se colocan cuatro filas de sillas x catorce de longitud con pasillo en medio (sillas
como las de la sala de plenos).
• Se dejan abiertas las tres puertas de acceso desde el pasillo exterior.
• Se abren las dos puertas de acceso a la sala de plenos de los extremos. La del centro
queda cerrada y con las cortinas echadas y se coloca la senyera.
• Se colocan las dos televisiones para la retransmisión centradas en los paneles
entre puertas.
• Se ponen las cuatro lámparas de pie en los extremos.
• El equipo de realización se instala en la sala Viladrich al lado de la puerta de
acceso a la sala de plenos.
• La mesa redonda se coloca en el rincón entrando a la derecha al fondo con un
ramo de flores en un jarrón.
• Una vez finalizado el primer pleno, la brigada desmonta todas las sillas de alquiler
y se colocan las verdes habituales de la sala Viladrich en su lugar, para que si
alguien quiere ver la retransmisión del segundo pleno se pueda sentar.

6.�Sala�de�prensa:

• Para la rueda de prensa del presidente que se hizo después del primer pleno, se
retiraron de la mesa de presidencia todas las sillas menos una, ya que solo tenía
que comparecer el presidente.

7.�Sala�de�exposiciones:

• Se contrata a la empresa [nombre empresa] (dirección, teléfono y persona de con-

tacto) para servir la copa de cava.

8.�Distribución�de�invitados:

• Sala de plenos:
– primeras autoridades,
– consellers,
– diputados y senadores,
– diputados en el Parlamento,
– presidentes consejos comarcales,
– directores SS. TT. Gencat en Lleida,
– familia del presidente,
– expresidentes de la Diputación de Lleida y esposas,
– cónsul de Perú,
– exdiputados Diputación de Lleida,
– alcaldes jefes de comarca, e
– invitados personales del presidente.

• Sala Viladrich:
– alcaldes,
– regidores,
– representantes de partidos políticos, e
– invitados presidencia.

• Sala de actos:
– familiares de los diputados, y
– asistentes que no habían confirmado su asistencia.

• Sala de prensa:
CC-BY-SA • PID_00193407 66 Anexo 2. Estudios de caso

– periodistas.

9.�Fotografía�de�grupo:

Se hizo en la sala de plenos. Puesto que se hace después del segundo pleno, ya están
escogidos los vicepresidentes y la fotografía puede hacerse teniendo en cuenta este
hecho (si no, se haría con el orden precedente de los portavoces).

El orden es el siguiente:

• Tercera fila: de pie, sobre la tarima, diez diputados.

• Segunda fila: de pie, sobre el parqué, en la parte central los portavoces de ERC,
CiU, PSC y PP, y tres diputados en cada lateral.
• Primera fila: sentados, el presidente y los vicepresidentes (en el centro, el presi-
dente, y los vicepresidentes se van colocando junto al presidente por orden).

Esquema de colocación de los miembros de la nueva Corporación.

10.�Notas�de�mejora:

• Añadir dos personas al apoyo en la recepción y distribución de invitados.

• Mejorar la gestión del aparcamiento.

Planos de las salas

A continuación podemos ver los planos de varias salas.

CC-BY-SA • PID_00193407 67 Anexo 2. Estudios de caso

Plano de distribución de la sala de plenos.

CC-BY-SA • PID_00193407 68 Anexo 2. Estudios de caso

Plano de distribución de la sala Viladrich.

Listado de asistentes al acto de constitución de la Corporación 2011-2015

de la Diputación de Lleida

Día: 11 de julio del 2011

Hora: 10.30 h
Lugar: sala de plenos Diputación

Apellido Nombre Cargo Sala Conf. Fila

Consellers Generalitat

Consejos comarcales (presidentes)

Conselh Generau d’Aran

Ex presidentes de la Diputación
CC-BY-SA • PID_00193407 69 Anexo 2. Estudios de caso

Apellido Nombre Cargo Sala Conf. Fila

Diputados en el Parlamento de Catalunya

Diputados y senadores en Madrid

Directores de SS. TT. en Lleida

Primeras autoridades municipales

Familiares diputados

Otros