INFORME

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Presentado por:
Maria Isabel Herrera Ruiz

Presentado a:
Yenny Yovanna Gómez Cortes

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Administración documental en el entorno
laboral
Villavicencio – Meta
2021
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
OBJETIVO ............................................................................................................................................. 4
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................................. 4
DESARROLLO ....................................................................................................................................... 6
EJEMPLO .............................................................................................................................................. 9
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta cada uno de los conocimientos adquiridos en cada
actividad de aprendizaje como la recepción, la radicación, el registro, la
importancia de los archivos, la Norma Icontec NTC 158, la distribución,
los diferentes tipos de documentos implementados en la administración
documental.
Partiendo desde el contexto ya mencionado logramos definir que la
gestión documental hace referencia a todas aquellas prácticas o técnicas
que se utilizan en una organización para administrar todo el flujo de
documentos. Esto incluye su creación, su conservación, el tiempo de esta
o la eliminación de los mismos, entre otros aspectos.
OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL
El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una
empresa le ayuda a ahorrar tiempo y costos, es por ello que la
importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios.
De igual manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos
para que se mantengan intactos con el tiempo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten
el buen desarrollo de un sistema de gestión documental, desde de la
planeación hasta su disposición final.
2. Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de
gestión documental de la empresa, con el fin de establecer las
necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento
de los objetivos.
3. Fortalecer la administración de los documentos físicos y
electrónicos, respaldando la integralidad, protección y acceso
oportuno a la información.
4. Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de
planificación, manejo y organización de la información técnica y
administrativa, brindando soporte ya sea: papel, electrónico, digital
y magnético.
5. Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de
accesos, usuarios con permisos específicos y control de ingresos a la
información física y virtual.
6. Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.
7. Centralizar operaciones de gestión documental generando
reducción de costos, espacios, recurso humano y pérdida de la
información.
8. Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos,
permitiendo establecer una relevancia documental y generando un
avance en cuanto al manejo de los tiempos.
9. Organizar jerárquicamente los sistemas de administración
documental, alcanzando una correcta categorización tanto de
manera ascendente o descendente de los archivos, lo que hace que
la matriz de búsqueda sea más óptima. Esto le ayuda al usuario a
identificar los registros y la información de manera más eficiente.
10. Establecer políticas de conservación por medio del
establecimiento de valores prioritarios de cada tipo de archivo. Una
vez identificada la prioridad se hace el empalme de la
documentación, es decir, se digitaliza para mantener su control a
través del tiempo.
DESARROLLO
Se tiene que resaltar la importancia de la Administración Documental ya
que es el eje de la gestión y trámite que se realiza con los documentos. Por
eso se debe catalogar como un proceso que encadena a la comunicación
empresarial, tanto interna como externa, la cual se apoya en soportes
físicos que van dirigidos a una entidad o funcionario determinado.

Se logra entender cómo, el proceso de elaboración de documentos,

debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad
determinada, como respuesta a una solicitud o trámite de las
comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan
el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
De esta manera, la documentación documental posee una finalidad la cual
es regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se
recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia
en su cuerpo o contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder
responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o
solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o
como empresa.
 Respecto a lo anterior ya antes dicho se tienen diferentes documentos
con su respectiva recepción, radicación, registro, distribución y embalaje.

RECEPCIÓN Y
TIPO DE
REVISION DE RADICACIÓN REGISTRO DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTOS
DOCUMENTO
La recepción de este
Se refiere a que los
documento no debe
documentos lleguen a su
tener ni tachones ni
lugar de destino, por lo
enmendaduras, la
tanto, donde dice pase A,
numeración será
es a donde debe ir el
consecutiva y en el Para el registro de
documento, para esto se
orden en que haya la carta se inicia
debe tener una planilla
Se recibe una carta en llegado la carta, se diligenciando el
de control de
la alcaldía la cual revisa el radicado que formato.
correspondencia que
procede de un colegio, es para dónde va el
lleva el número del
se revisan sus datos y documento a quien va
radicado, la fecha, el
características, dirigido y si
remitente de quien lo
inicialmente se le corresponde a la
envía y el asunto.
verifica que el alcaldía.
documento sea Se inicia con el
competencia de la radicado, el
CARTA empresa, siendo a número que se
quien se dirige. Su entregó la carta a la
asunto y firma de quien alcaldía.
lo radica. Si el Luego si cumple con
documento no lleva la todo lo pertinente se La fecha
firma de quien lo debe colocar el sello El remitente y el Quien recibe el
radico no tiene del recibido de cargo documento debe firmar y
ninguna validez y debe correspondencia, el
Dirección colocar la fecha en que lo
ser devuelto a la cual contiene fecha y
hora de este recibido Asunto, radicado y recibió para que este no
entidad quien lo envía. la fecha con el que se tenga inconvenientes.
de la carta y la firma
de quien recibe y llego la carta,
revisa el documento. anexo, pase A es
donde se le dará
respuesta a la carta,
en observaciones si
tiene alguna copia
anexa.
Por medio de la Se realiza el radicado
La empresa toma
llamada telefónica pertinente y nos dan
un registro de la
QUEJA O podemos realizar la un numero Se da respuesta a la queja
llamada y le
RECLAMO A queja y por medio de consecutivo el cual o reclamo por medio de
asignan un número
OPERADOR las diferentes opciones debemos esperar correo electrónico o
consecutivo para
TELEFÓNICO que nos permite el mínimo 15 días llamada telefónica
dar respuesta a la
operador podemos hábiles para obtener
misma.
presentar la misma respuesta
 Se coloca la fecha,
MEMORANDO
destinatario y Se entrega a la
POR La persona firma el Se deja una copia en la
departamento, quien persona a quien va
LLAMADO DE recibido. hoja de vida y se archiva.
realiza el llamado de dirigido.
ATENCIÓN
atención asunto.

Se solicita con las

personas del área de
personal mínimo con
dos meses de
La respuesta se recibe 15
anticipación.
Se firma la planilla días hábiles después,
Se radica en el
SOLICITUD DE de registro de donde te indican cual es
departamento de
VACACIONES En la solicitud entrega o control la fecha de inicio y de
recursos humanos.
llenamos fecha, de documentos. terminación de las
nombres, apellidos y vacaciones.
cargo, departamento
de recursos humanos,
fecha en la que
solicitamos las
vacaciones.

La dependencia recibe La dependencia

de otras unidades receptora registra y
administrativas radica en la planilla de
solicitudes o control de
documentos para su comunicaciones
trámite, consulta o internas el
Hace entrega de los
información, utilizando documento, señalando
documentos con sus
los diferentes medios y datos como: nombre y
respectivos anexos si los
soportes de la entidad. código de la
CORREO Planilla de registro hay a la dependencia
dependencia
ELECTRÓNICO de documentos. destinataria y esta
remitente, numero de
La receptora recibe y verifica el documento y
radicación, fecha y
verifica firmas folios, da constancia del
hora del recibido,
copias, anexos y todos recibido.
nombre del
aquellos datos que la
funcionario
entidad haya regulado
responsable del
en reglamentos o
trámite, anexos y
procedimientos,
tiempo de respuesta si
además observa el
lo amerita.
estado y conservación
documental
EJEMPLO DE DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS
Tiene 3 tipos de documentos

1. CARTA

Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán
para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes internas y externas.
Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Se utiliza el estilo
bloque extremo. Cuando se trate de comunicaciones externas se imprime un original con logo
para el destinatario y una copia con marca de agua para la Oficina para la Administración de
Documentos; si es interna únicamente se expedirá una con marca de agua. En el evento que la
comunicación interna o externa sea para varios destinatarios, se anexa la relación de estos
donde se indicará el tratamiento, nombre, cargo y la unidad o entidad para el caso de las
externas.

- MÁRGENES
Superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm.

- PAGINACIÓN
Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de
página se escribe el primer párrafo de las páginas subsiguientes

- PARTES DE LA CARTA CÓDIGO

Consignar al margen izquierdo los números que identifican la unidad productora.

- CIUDAD
En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.

- DATOS DEL DESTINATARIO

No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos
apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun tratándose de
correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida
a otro lugar.

- ASUNTO
Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con
mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.

- SALUDO
Ejemplo Apreciado doctor

- TEXTO
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando
sólo un asunto por carta.
- DESPEDIDA
Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).

- DATOS DEL REMITENTE

Nombres y apellidos en mayúsculas sostenida, en caso de no contar con la
información de los dos apellidos, el remitente firmará en igualdad de condiciones. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el jefe de la Unidad (Oficina, División, Grupo de
Trabajo, Rector, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en las
políticas y procedimientos de la Institución.

- ANEXOS
(Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro, pendón,
plegable, equipo, entre otros).

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR

Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido en mayúscula inicial.
2. CIRCULAR

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo

texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como
las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común, las cuales serán firmadas
por el Secretario General o el Rector General. Cuando se trate de circulares externas se
imprime un original con logo para la respectiva publicación y una copia con marca de agua
para la Oficina para la Administración de Documentos; si es interna únicamente se expedirá
una con marca de agua y se anexa la relación de los destinatarios donde se indicará el
tratamiento, nombre, cargo y la unidad.

- MÁRGENES
Superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm

- PAGINACIÓN
Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de
página se escribe el primer párrafo de las páginas subsiguientes.

- PARTES DE LA CIRCULAR TÍTULO Y NÚMERO

Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúsculas sostenidas sin negrilla. El número será
asignado por la Oficina para la Administración de Documentos.

- CÓDIGO
Número que identifica la unidad productora. Al margen izquierdo se escribe el código
de la unidad al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso.

- CIUDAD Y FECHA
Para circular interna: escriba ciudad, seguida de coma (,).

- DESTINATARIO
Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va
dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

- ASUNTO
Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar.

- TEXTO
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.

- DESPEDIDA
Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)
- DATOS DEL REMITENTE
Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o
centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

- ANEXOS
(Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR

Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido con mayúscula inicial.
3. MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta
a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, pautas,
hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la entidad. No se
utiliza de una jerarquía menor a una mayor, pero sí a una igual.

- MÁRGENES
Superior e izquierdo 3 cm., inferior y derecho 2.5 cm.

- PAGINACIÓN
Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de
página se escribe el primer párrafo de las páginas subsiguientes

- PARTES DEL MEMORANDO

Se coloca con mayúsculas sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO.

- CÓDIGO
Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la unidad
productora.

- CIUDAD Y FECHA
Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha se colocará en la
Oficina para la Administración de Documentos.

- PARA “DATOS DEL DESTINATARIO”

Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenida el nombre del
funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.

- DE
Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la unidad
productora.

- ASUNTO
Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones,
debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

- TEXTO
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto
en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando
sólo un asunto por memorando.
- DESPEDIDA
Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).

- DATOS DEL REMITENTE

Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o
centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el
jefe de la unidad.

- ANEXOS
(Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro, pendón,
plegable, equipo, entre otros).

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR

Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido con mayúscula inicial.
ANEXOS

FORMATO DE RECIBIDO DE DOCUMENTOS

SELLO RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCLUSION

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los
Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este
informe “Administración Documental” Mediante la investigación se reforzó el conocimiento
sobre el concepto de gestión documental y las normas que se aplican en la labor archivística,
las cuales fueron creadas para darle valor a la información.