1.
3 Normas de control interno de caja en un Banco:
Introducción
Las instituciones financieras están obligadas a contar con un sistema de control interno
que, como mínimo, contenga un conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de
control establecidas por la institución financiera para proveer una seguridad razonable
en la salvaguarda de los activos y lograr una adecuada organización administrativa y
eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que fluyen de sus sistemas de
información, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta, y el
cumplimiento de las disposiciones legales y normativas que le son aplicables.
1.2.1 Ejemplos de normas de control interno de caja
[Link] Normas sobre la organización del efectivo en bóveda y caja
Arto.81 Los billetes de una misma denominación podrán ser organizados de la
siguiente manera:
a. En un clip se agruparán 25 billetes
b. En un hule se agruparán 50 billetes
c. Un fajo estará conformado por 100 billetes sujetados por un fijillo.6
d. Un paquete, estará conformado por 10 fajos de la misma denominación
Arto.82 En el fajo los billetes deberán colocarse con la efigie en un mismo lado y en
igual posición, es decir mostrando la cara o retrato principal que identifica cada
denominación por el anverso.
Arto.83 En los fajos deberán agruparse únicamente billetes del mismo material, es decir
se agruparán billetes de polímeros, o bien únicamente billetes de papel de la misma
denominación.
Arto.84 En el caso de los billetes de escasa circulación, éstos no deberán incluirse bajo
ninguna condición en fajos conformados por billetes de polímeros o billetes de papel.
Arto.85 Los billetes de escasa circulación se agruparán conforme a lo indicado en el
inciso anterior y los fajos deberán contener solo este tipo de billete.
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Sujetador de papel con el logotipo de la entidad, utilizado para organizar 100 formas
de billetes de una misma denominación.
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Arto.86 En la dirección [Link]
el Banco Central de Nicaragua, define las denominaciones que son de circulación y sus
medidas de identificación.
Arto.87 Cada paquete deberá sujetarse utilizando hules en cada extremo. Es
recomendable hacer uso de un tercer hule en el centro del paquete.
Arto.88 Todos los fajos que conforman un paquete deben estar colocados en la misma
posición.
Arto.89 Los fijillos utilizados por los cajeros deben incluir la siguiente información:
a) 1ra. Firma: corresponderá al funcionario que cuenta y organiza el fajo.
b) 2da. Firma: firmará el funcionario que recuenta el efectivo y que verifica su
adecuada conformación. Este puede ser el Asistente de Operaciones o un
segundo cajero.
c) Fecha: corresponderá a la fecha del día en que se realiza el recuento y
organización del fajo. d) Sello de la terminal de caja en la que se organiza el fajo.
Arto.90 Los fijillos no deberán ser reutilizados cuando se encuentre marcado o
manchados.
[Link]. Normas sobre la organización del efectivo en caja
Arto.99 Las gavetas dispondrán de divisiones para el ordenamiento del efectivo de
mayor a menor denominación. Para las monedas se utilizarán bolsas plásticas.
Arto.100 Durante el transcurso de las operaciones del día, cada Cajero no debe dejarse
acumular billetes sueltos, cada vez que su tiempo se lo permita, arme fajos, medios
fajos con hules y un cuarto de fajo con clips. Si recibe depósitos con gran cantidad de
billetes arme los que les sea posible.
Arto.101 El Cajero no podrá ingresar el efectivo entregado por el cliente en la gaveta de
resguardo, sino hasta que verifique y este seguro que la cantidad recibida está
conforme con lo indicado por el cliente.
Arto.102 El personal de Caja debe permanecer en su cubículo, cuando por razones de
fuerza mayor salga de éste, deberá dejar cerrado bajo llave las gavetas en las que se
resguarda el efectivo.
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Arto.103 Los vouchers, cheques pagados, recibos de servicios financieros, etc., deben
manejarse como si fueran efectivo, ya que constituyen las entradas y salidas de caja.
[Link] Normas sobre la identificación del cliente
Arto.199 Toda transacción en Caja sea en efectivo o a través de cheque, requiere de la
presentación del documento de identificación, del cliente o del gestor.
Arto.200 Los documentos de identificación legales, oficiales, vigentes, confiables e
indubitables para las Personas Naturales y aceptados para todo tipo de trámite serán:
a. Cédula de Identidad ciudadana emitida por CSE, para nicaragüenses
residentes en el país.
b. Cédula de Identidad o Cédula de Residencia en el extranjero y Pasaporte
para nicaragüenses no residentes en el país.
c. Cédula de Residencia permanente o temporal emitida por la Dirección de
Migración y Extranjería, para extranjeros residentes en el país.
d. Pasaporte con visa de ingreso vigente y documento legal de identidad de
su país de origen con fotografía, para extranjeros no residentes en el
país.
e. Cédula de Identidad C.A. para extranjeros no residentes en Nicaragua y
provenientes de un país miembro del CA-4 (El Salvador, Guatemala y
Honduras).
f. Carnet o Documento oficial emitido por el Ministerio de Relaciones
Exteriores en Nicaragua y Pasaporte emitido por su respectivo país
(página principal y última entrada al país), para extranjeros miembros de
representaciones u organizaciones con rango diplomático.
Arto.201 No se aceptarán como documentos de identificación los siguientes:
a. Licencias de Conducir.
b. Carné de Identificación del INSS.
c. Constancias de Tramitación de Cédulas, emitidas por el Consejo Supremo
Electoral.
Arto.202 En el caso que sea un gestor quien en nombre del Titular del deudor de un
Crédito se presente a Caja a realizar su transacción, siempre deberá presentar el
documento de identificación establecido.
Arto.203 Bajo ninguna circunstancia se podrán aceptar documentos de identificación
vencidos, ni fotocopias de los mismos. En el caso de las Cédulas de Identidad emitidas
con el formato inicial, se continuarán aceptando hasta que el Consejo Supremo
Electoral (CSE) emita una resolución al respecto.
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Arto.204 Se deberá tener presente que, aunque el cliente se conozca, se le solicitará
siempre su documento de identificación indistintamente del tipo de transacción que
realice. Este lineamiento también aplicará para los funcionarios de INSTITUCION
FINANCIERA, quienes deberán identificarse siempre con su Cédula de Identidad.
Arto.205 Se exceptúan del requisito de identificación a aquellas personas que realicen
pagos por servicios financieros tales como: Recargas TUC, Recargas Telefónicas.
[Link] Normas sobre la apertura de Caja
Arto.206 La apertura de Cajas en el Sistema INFORMATICO será realizada diariamente
por el JEFE DE CAJA, previo al inicio de operaciones de la sucursal.
Arto.207 El efectivo para iniciar operaciones corresponderá al resguardado en el bolso
asignado a cada Cajero, procesándose la correspondiente remesa inicial de Bóveda a
Caja a través del sistema
Arto.208 Cada cajero deberá recontar el efectivo contenido en el bolso, antes de iniciar
operaciones y validarlo con el saldo de cierre del día anterior.
[Link] Normas sobre Transacciones, emisión y entrega de Voucher al cliente
Arto.210 Toda transacción deberá ser registrada en el Sistema INFORMATICO.
Arto.211 Los documentos procesados por el Cajero deben contener la certificación
automatizada del sistema la cual contiene los datos básicos: para qué se recibió el
documento, la sucursal donde se realizó, hora y fecha de la transacción, así como el
número consecutivo único del sistema y el usuario de caja que lo procesó.
Arto.212 Si la transacción implica una recepción de efectivo en caja, el Cajero deberá
entregar al cliente el voucher original. Si la transacción implica una salida de efectivo en
caja, el Cajero deberá entregar al cliente una copia del voucher.
Arto.213 El voucher debe ser firmado por el cliente en la parte inferior central del
mismo, en señal de aceptación, proporcionándosele siempre una copia del mismo. La
entrega del voucher de la transacción no estará sujeta a aceptación por parte del
cliente.
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Arto.214 El voucher es el único instrumento de reclamo válido de los clientes.
Arto.215 El Cajero deberá solicitar la firma del cliente en todos los voucher por todas las
transacciones, en el lugar especificado como “Firma Cliente”.
[Link] Normas sobre la Recepción de cheques
Arto.216 Para la recepción de un cheque el Cajero debe revisar que contenga los
siguientes datos:
a. Nombre del banco girado.
b. Nombre del beneficiario
c. Lugar y fecha de libramiento, que no tenga más de seis meses de emitido
d. Cantidades en número y letras coincidan
e. Que contenga los caracteres MICR
f. Firma libradora
g. Que no tenga borrones, enmendaduras, mutilaciones ó alteraciones.
Arto.217 Solamente se permit ran tres endosos en los cheques y el último deberá
corresponder a la persona que se presenta a Caja a realizar la transaction. Este último
endoso deberá contener la siguiente información:
a. Nombre completo
b. Numero de cedula
c. Dirección
d. Teléfono.
Arto.218 Será responsabilidad del Cajero identificar al último endosante que se
presenta a Caja y asimismo validar el primer endoso 7 por parte de la persona a nombre
de quien fue emitido el cheque.
Arto.219 La persona que se presenta a Caja a cobrar un cheque deberá identificarse
siempre, indistintamente que sea el Beneficiario.
Arto.220 Ningún cheque puede quedar en mano del cajero al final del dia.
Arto.221 Solo se aceptarán cheques de Gerencia, Cheques Fiscales y Cheques
Certificados de los bancos nacionales, para abonos o cancelaciones de préstamos, los
cuales serán recibidos al cobro y aplicados al saldo del crédito, una vez han sido
confirmados y depositados en nuestra cuenta de banco.
7 Es la transferencia de la propiedad del cheque por medio de la firma del beneficiario y
otros endosantes del mismo, puesta en su reverso. Con esta firma transfiere el dominio
del documento o se entrega en cobro
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Arto.222 De conformidad con la “Ley General de Títulos Valores”, el cheque prescribe al
cumplirse lo siguiente: 8
a. La acción de regreso del portador contra los endosantes, el librador, y los demás
obligados prescribe a los 6 meses, contados desde la expiración del plazo de
presentación (Arto. 219).
b. La acción directa del portador de un cheque certificado contra el banco
prescribe en 6 meses, contados desde la expiración del plazo de presentación.
La prescripción en este caso, sólo aprovechará al librador (Arto. 240).
Arto.223 Un cheque no deberá ser recibido, si se presentase alguna de las siguientes
situaciones:
a. Cuando tuviese sospecha fundada de dolo o falsedad.
b. Si el cheque apareciere falsificado o adulterado9, o le faltase algún requisito
esencial, que la ley no presuma expresamente (Arto. 229, LGVT)
c. Embargo o gravamen sobre el cheque (Arto. 18, LGVT).
d. Fecha de emisión caducada
e. Orden de suspensión de pago de cheque (en el Sistema INFORMATICO).
[Link] Normas sobre arqueo y cierre de caja y bóveda
Arto.255 Todas las Cajas habilitadas en la sucursal y la Bóveda deberán arquearse
diariamente al cierre de las operaciones del día.
Arto.256 El arqueo de las Cajas será realizado por el JEFE DE CAJA y cada Cajero que
tiene bajo su responsabilidad la misma.
Arto.257 El arqueo de la Bóveda al cierre de las operaciones será realizado por el JEFE
DE CAJA conjuntamente con un cajero designado.
[Link] Normas sobre Arqueo de caja
Arto.258 Durante el arqueo de caja, al final del día, nadie podrá entrar ni salir de la
oficina.
Arto.259 Para el proceso de arqueo y cierre de Caja se hará uso del Sistema
INFORMATICO.
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Quitar a una sustancia su pureza o su naturalidad
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Arto.260 El JEFE DE CAJA es el único que puede generar los reportes de cierre de cada
a. Reporte de arqueo de Cajero en córdobas.
b. Reporte de arqueo de Cajero en dólar
c. Reporte de Remisión de Documentos
Arto.261 Cada Cajero será responsable de procesar el arqueo de su Caja en el Sistema
INFORMATICO, en conjunto con el Asistente de Operaciones.
Arto.262 El JEFE DE CAJA tendrá a cargo la tarea de generar el formato de arqueo y
comprobar la consistencia de los saldos y cerrar la terminal de Caja en el Sistema
INFORMATICO, una vez que se ha concluido el arqueo.
Arto.263 Durante el arqueo al final del día, nadie podrá entrar ni salir de la oficina, sino
hasta que este finalice.
Arto.264 El Cajero no podrá ausentarse del área de Caja hasta que finalice el arqueo, la
Caja sea cerrada en el Sistema INFORMATICO y el bolso que contiene el efectivo sea
resguardado en Bóveda.
Arto.265 Si al iniciar el arqueo y cierre de las operaciones el total del efectivo en Caja
excede el límite establecido, se deberá realizar y procesar la remesa correspondiente
de Caja a Bóveda y luego arquear y cerrar la Caja conforme el procedimiento
establecido.
Arto.266 El saldo de todas las terminales de Caja habilitadas en la sucursal al cierre de
operaciones deberá ser cero en el Sistema INFORMATICO.
Arto.267 Cada Cajero deberá recontar el efectivo a su cargo, verificar su legitimidad y
efectuar el registro en el sistema INFORMATICO.
Arto.268 El arqueo de Caja en el Sistema INFORMATICO será aprobado siempre y
cuando los saldos sean consistentes o bien la diferencia no exceda el monto máximo
establecido para ambas monedas, es decir C$ 5 (cinco córdobas netos) o USD 0.25
(veinte y cinco centavos de dólar).
Arto.269 Deberá registrarse en el sistema INFORMATICO los correspondientes
sobrantes o faltantes.
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Arto.270 Si el arqueo en el Sistema INFORMATICO no es aprobado, el JEFE DE CAJA
deberá realizar el recuento físico del efectivo, validar las transacciones e identificar el
origen de la diferencia.
Arto.271 El faltante o sobrante deberá ser declarado en el Sistema INFORMATICO.
Arto.272 El saldo final de la Caja en córdobas y dólares será trasladado a la Bóveda a
través del Sistema INFORMATICO.
Arto.273 El arqueo de caja diariamente será enviado sin falta al final del día al
departamento contable y tesorería.
Arto.274 El cajero deberá verificar las transacciones realizadas durante el día y
entregará los documentos originales al JEFE DE CAJA conjunto con el reporte de cuadre
del cajero para ser guardado en el legajo del día.
Arto.275 El efectivo se guardará en el bolso destinado para tal fin, el cual será cerrado
bajo llave por el Cajero. La llave tanto de la gaveta como del bolso serán guardadas en
el organizador de llaves de la sucursal.
Arto.276 El bolso será resguardado por el Asistente de Operaciones en presencia del
Cajero en el recinto de Bóveda, ubicados de forma tal que sean captados por la cámara
de seguridad.
Arto.277 El voucher “Traslado de Efectivo desde Caja a Bóveda” emitido por el sistema
al procesar el traslado del efectivo, se adjuntará en el legajo de movimientos del día.
[Link] Normas sobre cierre de operaciones
Arto.283 El cuadre y cierre de todas las operaciones de la sucursal deberá ser finalizado
a más tardar a las 6:00 p.m.
Arto.284 Si se presentaran dificultades con el cuadre de las operaciones de la sucursal y
el cierre requiere realizarse después de la hora estipulada, el JEFE DE CAJA deberá
informar al Jefe de Operaciones y al Jefe de Seguridad de la Institución.
Arto.285 El Asistente de Operaciones deberá notificar diariamente al área de Soporte
de Sistemas sobre la conclusión del cierre.
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Arto.286 El JEFE DE CAJA llevará el control de las transacciones mal registradas por los
Cajeros desde el sistema, reportadas por al área de Operaciones y de los errores
detectados por los Cajeros al momento de efectuar su cuadratura, transacciones que se
anulan el mismo día.
[Link]. Normas para realizar un Arqueo de efectivo sorpresivo:
Arto.287 El JEFE DE CAJA realizara un mínimo de 3 arqueos sorpresivos durante el mes,
a cada caja asignada en la sucursal.
Arto.288 El Gerente de Sucursal, también podrá realizar arqueos sorpresivos a los
cajeros asignados en la sucursal, si este lo considera necesario.
Arto.289 Los arqueos sorpresivos se realizan en cualquier momento, ya sea antes de
abrir al público, durante el día, sin previo aviso.
Arto.290 Para efectuar los arqueos, los empleados facultados deben ingresar al
cubículo del Cajero.
Arto.291 Una vez que el encargado del arqueo ha cotejado todo el efectivo del Cajero,
graba en el sistema el arqueo.
Arto.292 El encargado del arqueo debe también realizar una revisión aleatoria de los
documentos que el cajero haya generado durante el día, verificando las firmas
estampadas en los vouchers por los clientes.
Arto.293 Solamente el JEFE DE CAJA podrá imprimir el formulario de Arqueo de
efectivo.
Arto.294 Una vez impreso el formulario ARQUEO DE EFECTIVO se procederá a firmar
por el Cajero, el empleado autorizado y JEFE DE CAJA.
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1.3.2 Actividad a Realizar:
Presentar simulaciones de situaciones de la vida real dentro de un banco o de una
financiera aplicando la norma de control internos de caja y sus procedimientos
establecidos.
La simulación deberá de contener diversos escenarios en donde el cajero aplica de
manera correcta los procedimientos establecidos en la norma de control interno de
caja y en donde también incumple con los procedimientos.
Se pide disciplina, orden y trabajo en equipo
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