PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
QP1
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
SUPERVAN S.A.C
EDICIÓN 4
30/03/2021
PARTICIPANTES RESPONSABLE FECHA
ELABORADO POR Dany Vasquez Coordinador ISO 30.03.21
Representante de
REVISADO POR Alvaro Villalobos 30.03.21
la Dirección
APROBADO POR Gaspare Dalla Francesca Gerente General 30.03.21
Documento: QP1
Edición: 4
PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN Aprobado: 30.03.21
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1 PROPÓSITO
Establecer los lineamientos para controlar el mantenimiento de la información documentada del
Sistema de Gestión. El control de la información documentada implica la elaboración, revisión,
aprobación, publicación y la actualización de los documentos que se requieren mantener.
Asimismo, establecer los lineamientos para controlar la conservación de los registros del
Sistema de Gestión. El control de los registros implica, la identificación, la disponibilidad el
almacenamiento y disposición de los registros que requieren conservarse.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades, procesos, funciones, responsabilidades y los
documentos del sistema de gestión, tanto los generados por SUPERVAN S.A.C., como los de
origen externo.
3 RESPONSABILIDADES
El Representante de la Dirección es el responsable ante el Gerente General de cumplir y hacer
cumplir el presente procedimiento y de controlar los registros mencionados en este documento.
Los usuarios de los documentos son los responsables, ante el Representante de la Dirección
de cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
El Representante de la Dirección es el responsable ante el Gerente de General de revisar este
documento, como mínimo una vez al año para validar su aplicabilidad.
4 DESCRIPCION
4.0 NOTA GENERAL
Ante situaciones atípicas de emergencia sanitaria, TODAS LAS ACTIVIDADES de este
procedimiento se realizarán de acuerdo al Plan de Vigilancia, Prevención y Control del COVID
19.
4.1 CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA A MANTENER
4.1.1 Elaboración de documentos
Para elaborar los documentos se utiliza un utilitario del MS-Office definido por el Coordinador
ISO, de modo que pueda ser usado en forma general y sea compatible con los archivos
anteriores a los documentos.
Todo documento generado por SUPERVAN S.A.C. debe ser escrito en el idioma español para
asegurar que sean legibles y entendibles a todo el personal que los utiliza.
El Coordinador ISO es el responsable de recibir el documento preliminar para ser elaborado,
conservando los siguientes lineamientos:
4.1.2 Identificación y descripción de documentos
Todo documento del Sistema de Gestión se identifica con un nombre, este es el principal medio
de identificación y se encuentra descrito en el encabezado de cada documento.
Este documento es propiedad intelectual de SUPERVAN S.A.C., por lo que está prohibida la reproducción total o parcial de este
documento por cualquier medio o procedimiento, sin la autorización previa, expresa y por escrito del Gerente General.
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En el caso de los procedimientos, existen 2 tipos de documentos: los procedimientos del
Sistema de Gestión (QP) y los procedimientos operativos (PO) ha estos documentos se les
asignan un número sólo para facilitar su identificación y es asignado a criterio del Coordinador
ISO.
4.1.3 Revisión y aprobación de documentos
Concluida la etapa de elaboración, los documentos se someten a un proceso de revisión por el
usuario. En los mismos documentos figuran los responsables de la revisión y aprobación de
éstos.
Todo documento debe ser revisado como mínimo una vez al año para asegurar su aplicabilidad
y esta actividad puede ser mencionada en la revisión gerencial del Sistema de Gestión.
4.1.4 Identificación del estado de los documentos
Una vez aprobado los documentos y con el propósito de identificar el estado de las ediciones
vigentes, el Coordinador ISO lo publica en el servidor, identificando el número de edición en el
nombre del archivo.
Para los documentos de origen interno que mantenemos no utilizamos “Lista Maestra de
Documentos”, porque la pantalla del computador lista los documentos con las ediciones
vigentes. Los números de edición, en los documentos empiezan desde el número 1, de esta
forma identificamos el estado de los documentos.
La identificación y control de los documentos de origen externo, se realiza en la hoja
“Documentos Externos” de la “Lista Maestra de Documentos”.
4.1.5 Publicación de los documentos
El Coordinador ISO es el responsable de publicar los documentos en el servidor de la empresa,
con la finalidad de asegurar el acceso de éstos a los usuarios.
Los documentos impresos son considerados como copias no controladas y su vigencia debe
ser validada con la edición que figura en el servidor.
Los documentos del Sistema de Gestión, incluido algunos registros (digitales) se encuentran
soportados en medios electrónicos a través de un sistema informático y con la finalidad de
salvaguardar la información contenida se realiza como mínimo una vez por semana la copia de
seguridad del directorio “Sistema de Gestión”, las copias de seguridad se almacenan en la
nube empresarial OneDrive.
4.1.6 Control de la distribución
Los documentos del Sistema de Gestión se encuentran en medio electrónico disponible a todo
el personal.
Una forma de validar el estado de la versión o edición vigentes es compararlo con la versión
publicada en el Servidor.
Este documento es propiedad intelectual de SUPERVAN S.A.C., por lo que está prohibida la reproducción total o parcial de este
documento por cualquier medio o procedimiento, sin la autorización previa, expresa y por escrito del Gerente General.
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4.1.7 Documentos obsoletos y disposición
El Coordinador ISO es el responsable de gestionar los documentos obsoletos. Entiéndase por
gestionar si desea mantenerlos o eliminarlos, es facultad de él.
Los documentos obsoletos son aquellos que posteriores a una actualización quedaron fuera de
vigencia; éstos son colocados por el Coordinador ISO en la carpeta “Documentos Obsoletos”
que se encuentra en el servidor.
En la carpeta de “Documentos Obsoletos” debe figurar como mínimo la penúltima edición, con
la finalidad de comparar los cambios en caso se requiera.
4.1.8 Actualización de los documentos
Los cambios en los documentos se identifican en la sección “Control de Cambios” de los
mismos documentos, pudiendo ser contrastados con la edición anterior, archivada en el
servidor.
Los cambios son administrados por párrafos, es decir el párrafo es la unidad de medida, en
este se puede realizar 3 tipos de cambios: modificaciones, eliminaciones o inserciones. Las
faltas de ortografía o cambios en palabras que no cambien en esencia el sentido de la oración
no serán consideradas cambios.
4.2 CONTROL DE LA DOCUMENTACION A CONSERVAR
Los registros pueden tener un origen interno y externo y por lo general corresponden a un
proceso del Sistema de Gestión.
Dada la naturaleza del registro, la identificación de los cambios en un registro de origen interno
se logra comparando la edición anterior.
El número de edición de los registros que tenga formatos diseñados, empiezan con el número
1 y un cambio en la estructura del diseño del formato obliga al cambio de la edición con el
siguiente número correlativo. Por obvias razones, los registros que no tienen formato diseñado
no tienen número de ediciones, por ejemplo, un certificado de estudios es considerado una
evidencia documentada, un registro proporcionado por el proveedor y el formato no fue
diseñado por nosotros.
4.2.1 Identificación de los registros
Todos los registros se identifican a través del título o nombre del documento, éste es el
principal criterio de identificación el cual pretende indicar la información que proporciona el
registro sea cuál sea su medio de soporte. Una excepción a lo anterior son los correos
electrónicos y documentos de origen externo que evidencien el resultado de una actividad
desarrollada.
En la mayoría de los documentos del Sistema de Gestión (como manual, procedimientos,
esquemas de planificación) se identifican los registros que presentan resultados obtenidos o
proporcionan evidencias de actividades desempeñadas.
4.2.2 Registros Requeridos por la Norma ISO 9001
Este documento es propiedad intelectual de SUPERVAN S.A.C., por lo que está prohibida la reproducción total o parcial de este
documento por cualquier medio o procedimiento, sin la autorización previa, expresa y por escrito del Gerente General.
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En el anexo A se hace referencia a los documentos requeridos por ISO 9001, con base al
numeral que los cita.
4.2.3 Almacenamiento, protección y conservación de los registros
Los usuarios son los responsables de almacenar sus registros y protegerlos cuidando la
integridad de la información, es decir contra modificaciones no intencionadas ya sean física en
archivadores y/o digital en el servidor.
Los usuarios son los responsables de retener los registros en lugares seguros. El Coordinador
ISO es el responsable de asegurarse que se ejecute como mínimo una vez a la semana las
copias de seguridad del servidor que contiene los documentos y registros del Sistema de
Gestión. Se mantendrán las copias de seguridad de las 02 últimas semanas y serán alojadas
en la nube empresarial OneDrive.
4.2.4 Recuperación y acceso de los registros
El interesado en recuperar un registro del Sistema de Gestión debe estar autorizado por el
usuario responsable de almacenar dicho registro y es el que da la autorización al Coordinador
ISO para dar acceso a la recuperación, esta autorización es verbal.
Para acceder a los registros debe considerarse la forma de archivo establecida por el usuario.
4.2.5 Disposición final de los registros
Los usuarios son los responsables de disponer o eliminar los registros cuando lo consideren
necesario, después que cumplan un año de conservación, salvo aquellos con requerimientos
legales, conservándolos como mínimo 5 años y se debe contar con la autorización escrita de la
Gerencia General.
5 DOCUMENTOS
Este procedimiento hace referencia a los siguientes registros:
▪ Lista Maestra de Documentos
6 CONTROL DE CAMBIOS
En relación con la versión anterior, este procedimiento tiene identificado los siguientes
cambios:
• Se modificó la 4.0 NOTA GENERAL haciendo referencia al Plan de vigilancia, prevención y
control del COVID-19.
Este documento es propiedad intelectual de SUPERVAN S.A.C., por lo que está prohibida la reproducción total o parcial de este
documento por cualquier medio o procedimiento, sin la autorización previa, expresa y por escrito del Gerente General.
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ANEXO A
Los siguientes documentos no necesariamente describen con exactitud el nombre del documento con la
que se identifican, solo pretende dar una guía conque documentos se cumple el requisito de la norma
ISO [Link]
Información Documentada a Mantener
Tema Requisito Se mantiene en el documento:
1 Procesos del Sistema de Gestión 4.4.2 a Manual del Sistema de Gestión
2 Política de Calidad 5.2.2 Manual del Sistema de Gestión
3 Objetivos de la Calidad 6.2.1 Planificación de los Objetivos de la Calidad
4 Planificación y control operacional 8.1 e Registro de Ordenes de Servicio
5 Auditoría interna 9.2.2 a Programa de Auditoría Interna
Información Documentada a Conservar
Tema Requisito Se conserva en el registro:
1 Procesos del Sistema de Gestión 4.4.2 b Mecanismos de seguimiento y/o medición de los procesos
2 Recursos de seguimiento y medición [Link] Lista de equipos calibrados
3 Competencia 7.2 d Files de personal con evidencia de formación, educación y experiencia
4 Planificación y control operacional 8.1 e Registro de Ordenes de Servicio
5 Revisión de los requisitos para los productos y servicios [Link] Registro de Ordenes de Servicio
Lista de proveedores calificados + ordenes de compra y/o contratos + evaluación de desempeño
6 Compras (control de productos y servicios externos) 8.4.1
del proveedor + correo informando los resultados bajos
7 Identificación y trazabilidad 8.5.2 Aun cuando la trazabilidad no es un requisito del cliente, esta se evidencia en la “Confirmación de Servicio”.
8 Propiedad del clientes y proveedores externos 8.5.3 Correo electrónico informando la ocurrencia de sobre estado de la propiedade (si hay daños)
9 Control de los cambios de la producción y prestación del servicio 8.5.6 Confirmación de Servicio
10 Liberación de los productos y servicios 8.6 Guía de Remisión
11 Control de las salidas no conformes 8.7.2 Control del Estado de las Oportunidades de Mejora + correos de quejas/reclamos que proceden.
12 Seguimiento, medición, analisis y evaluación 9.1.1 Mecanismos de seguimiento y/o medición de los procesos + informe de satisfacción del cliente
13 Auditoría interna 9.2.2 f Plan de auditoría interna + programa + informe + evidencias de competencia del auditor
14 Salidas de la revisión por la dirección 9.3.3 Informe de la revisión directiva
15 No conformidades y acción correctiva 10.2.2 Control del Estado de las Oportunidades de Mejora
Este documento es propiedad intelectual de SUPERVAN S.A.C., por lo que está prohibida la reproducción total o parcial de este
documento por cualquier medio o procedimiento, sin la autorización previa, expresa y por escrito del Gerente General.
