Tarea para CAC04.
EJERCICIO 1:
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación.
Una vez que lo hayas visto, contesta a las preguntas que se detallan. Puedes usar la información
disponible en la red o en los contenidos para responder a las cuestiones planteadas, no sólo el vídeo.
1. ¿Cómo podríamos evitar los riesgos que, diariamente, amenazan los datos e información de las
empresas?
- Almacenando los archivos en un lugar de acceso restringido.
- Armarios con llave.
- Claves de accesos a sistemas informáticos.
- Evitando revelar datos importantes.
- Instalando software de detección y reparación de virus informáticos.
- Colocar los archivos en lejos de lugares peligrosos o zonas medias de los edificios.
- Haciendo copias de seguridad de archivos, tanto informáticos como en papel.
- Llevando un control de consultas realizadas a los archivos, para evitar pérdidas de
documentación.
2. ¿Qué es un sistema de gestión de seguridad de la información?
- Una herramienta de gestión que nos van a permitir conocer, gestionar y minimizar los posibles
riesgos que atenten contra la seguridad de la información en nuestra empresa. Siglas SGSI O
ISMS (en inglés).
3. ¿Es lo mismo seguridad informática que seguridad de la información? ¿En qué se diferencian?
- La seguridad informática se refiere a la protección de las infraestructuras de las tecnologías de la
información y comunicación que soportan nuestro negocio, mientras que la seguridad de la
información se refiere a la protección de los activos de información fundamentales para el éxito
de cualquier organización.(ejemplo: correos electrónicos, bases de datos, páginas web, imágenes
etc... )
4. ¿Qué es lo que permitirá un sistema de gestión de seguridad de la información?
- Nos permitirá garantizar la seguridad de toda la información como:
- Analizar y ordenar la estructura de los sistemas de información.
- Facilitar la definición de procedimiento de trabajo para mantener su seguridad.
- Ofrecerá la posibilidad de disponer de controles que permitan medir la eficacia de las medidas
tomadas.
- Estas acciones protegerán frente a amenazas y riesgos que puedan poner en peligro la continuidad
de los niveles de la competitividad, rentabilidad y conformidad legal necesarios para alcanzar los
objetivos de negocio, de esta manera conseguiremos mantener el riesgo para nuestra información
por debajo del nivel asumible por la propia organización.
5. ¿Qué significan disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información?
Acrónimos: CID
- Disponibilidad: consiste en que la información siempre debe estar disponible y accesible para las
personas autorizadas.
- Integridad: se refiere a que se garantice el correcto tratamiento de la información y se eviten los
errores. Es decir, que el contenido de la información no se altere o que si se hace se haga por
personas autorizadas.
- Confidencialidad: solo los usuarios que estén debidamente autorizados a acceder a la información
lo pueden hacer, con ello se evita que la información llegue a personas no autorizadas.
6. ¿Qué son las normas ISO/IEC 27000? ¿Qué nos permiten?
- Las normas que forman la serie ISO/IEC-27000 son un conjunto de estándares creados y
gestionados por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) y la Comisión
Electrónica Internacional (IEC). Ambas organizaciones internacionales están participadas por
multitud de países, lo que garantiza su amplia difusión, implantación y reconocimiento en todo el
mundo.
- Las series 27000 están orientadas al establecimiento de buenas prácticas en relación con la
implantación, mantenimiento y gestión del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI) o por su denominación en inglés Information Security Management System (ISMS). Estas
guías tienen como objetivo establecer las mejores prácticas en relación con diferentes aspectos
vinculados a la gestión de la seguridad de la información, con una fuerte orientación a la mejora
continua y la mitigación de riesgos.
- Nos van a permitir disminuir de forma significativa el impacto de los riesgos sin necesidad de
realizar grandes inversiones en software Y sin contar con una gran estructura de personal.
7. ¿Qué sistemas de seguridad usas para proteger tus archivos informáticos? ¿Y la documentación
que tienes en papel?
- Para mis sistemas informáticos uso programas de antivirus, además de hacer copias de seguridad
en discos duros externos para si se pierde la información o se rompe el ordenador poder tenerlos
disponibles.
- Para la documentación en papel, la tengo archivada en fundas dentro de carpetas, alejadas de la
luz directa y de la humedad, a su vez guardadas en armarios.
EJERCICIO 2:
Trabajas como Administrativo en una empresa de fabricación de zapatos. La empresa está
organizada de la siguiente forma:
Existen cuatro departamentos: producción, almacén, administración y ventas.
Tú trabajas en el departamento de administración, en el cual trabajan otras cuatro personas más.
Todos sois administrativos y uno de ellos es el jefe del departamento.
La empresa trabaja para tres grandes marcas extranjeras, lo que supone un 75 % del total de sus
ventas. El 25 % restante son pequeños clientes españoles (repartidos a lo largo de toda España).
Se compran a numerosos proveedores (de pieles, apliques, forros, gomas, …).
El proceso de venta lleva aparejada la siguiente documentación: el cliente realiza una petición de
información por correo electrónico, la empresa se la envía (también por correo), posteriormente el
cliente realiza su pedido mediante carta ordinaria. Cuando se le envía el pedido se le adjunta un
albarán. Posteriormente se le envía, por correo ordinario la factura original (tanto de la factura
como del pedido se queda copia la empresa). Posteriormente se produce el pago.
Gerencia
Producción Almacén Administración Ventas
administrativo
75% 25%
Contesta a las siguientes preguntas:
1. ¿Cómo clasificarías la documentación que se genera en esta empresa? ¿Qué sistema de
clasificación usarías, tanto en archivo electrónico como en el de papel? ¿Dónde archivarías cada
tipo de documentos?
- Primero utilizaría un archivo descentralizado, por departamentos (en este caso ventas),
horizontal, y grado activo.
- Sería un sistema de clasificación mixto:
o En primer lugar geográfico (internacional o nacional), en segundo lugar
alfabético (nombre del cliente) y por último numérico (nº de pedido o
factura).
- Según soporte sería:
o Archivos de documentos: carpetas (ordenadas alfabéticamente por nombre
cliente) y subcarpetas (pedidos, facturas, etc.…) colgantes. Colocaría los
documentos más recientes delante, e imprimiría toda la documentación aportada
en el correo electrónico y se la adjuntaría a la de papel.
o Archivos informáticos: orden jerárquico, igual que en soporte papel, ordenado en
carpetas y subcarpetas dentro de la carpeta principal clientes. Escanearía
documentación como: pedido, albarán, factura si la tuviera en papel y la
archivaría en la carpeta correspondiente al cliente.
2. ¿Qué mobiliario, carpetas y otros artículos usarías para el archivo?
- En armarios convencionales, con carpetas colgantes y archivadoras de a-z para soporte
papel.
- En armarios especiales de soportes modernos para guardar CD-ROM, DVD etc… soporte
informático, debidamente etiquetados.
3. ¿Cómo archivarías la documentación bancaria y contable?
- Primero analizaría si es documentación interna o externa:
o Interna es la realizada por la propia empresa (facturas de venta, escritos, partes de
trabajo, presupuestos…)
o Externa es la que la empresa recibe de fuera, de terceros: facturas de compras y
gastos que nos mandan nuestros proveedores, nóminas impuestos que realizan los
asesores, extractos que nos envían los bancos, etc.
- Después dentro de interna o externa tendría subcarpetas con los ejercicios ordenados
cronológicamente (años).
- Seguido de subcarpetas ordenadas temáticamente (facturas emitidas, recibidas,
bancos, fiscalidad etc…)
- Y dentro de cada una de esas carpeta ordenado de forma numérica.
- Expongo ejemplo gráfico.
EJERCICIO 3:
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que lo hayas
visto, contesta a las preguntas que se detallan:
1. ¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental?
- El sistema de gestión documental gestiona todos los documentos que se acumulan a
diario en la empresa y los archiva correctamente en un archivador electrónico. Con este
sistema puede responder a las consultas en cuestión de segundos ahorra tiempo y
mantiene satisfechos a sus socios y clientes. También permiten optimizar los procesos
empresariales internos comúnmente conocidos como flujos de trabajo documental.
2. ¿Cómo funcionan estos sistemas de gestión?
- Los empleados autorizados pueden acceder desde su estación de trabajo con una
busqueda por palabras clave predefinidas o de texto completo a todos los documentos,
pueden obtener una vista general de todo el proceso en cuestión de segundos, la lista de
resultados se muestran claramente y se pueden abrir con tan solo hacer clic con el ratón,
independientemente de si el documento es una hoja un mensaje de correo electrónico, un
archivo de Word, un fax o incluso una imagen o un archivo de vídeo.
3. ¿Cómo llegan los distintos documentos, según sean en papel, digital o correo electrónico, al
archivador electrónico?
- Los documentos no se envían en formato papel sino electrónico por lo que permanecen
almacenadas en el archivador electrónico.
- El proceso es semiautomático o automático.
- En papel: se escanean y se le asigna términos de indice extrayendo palabras clave de
manera automática.
- En los de formato Microsoft word: existen varios productos integrados en software de
otros desarrolladores y se almacenan con tan solo un clic o se guardan automáticamente
desde el software empresarial.
- En los formatos electrónicos como pdf: basta con arrastrar al archivador del sistema de
gestión documental o usar un controlador, añadiendo palabras clave.
- El correo electrónico: lo hace automáticamente desde el programa con palabras clave
como destinatario, remitente, además se pueden vincular base de datos, etc...
4. ¿Cómo haríamos si queremos transferir una gran cantidad de documentos a un sistema de gestión
documental?
- Encargando la digitalización a una empresa de servicios de digitalización.
5. Haz un resumen de los beneficios de un sistema de gestión documental.
- Se pueden integrar en cualquier infraestructura empresarial.
- Los procesos y flujos de trabajo no cambian, se llevan a cabo de manera electrónica
eliminando largos tiempo de espera.
- Los archivos se organizan y acumulan permanentemente en un archivador de documentos
digital.
- Beneficios:
o Archivo central para todos los documentos.
o Acceso a todos los documentos.
o Almacenamiento automático o semiautomático.
o Resultados completos de búsquedas en segundos.
o Optimización y transparencia de procesos mediante flujos de trabajo.
o Reduce espacios de almacenamiento.
o Protección contra incendios inundaciones.
o Los documentos estarán disponibles y se podrán leer durante muchos años.
o Cumplimiento de regulaciones sobre custodia de documentos.
