El inventario es el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica.
Así,
queda constancia de una serie de activos u objetos.
Es decir, el inventario, en términos generales, es un documento donde se anotan todas las
pertenencias del individuo o empresa. Esto, con fines contables o de otra naturaleza.
Usualmente se hace alusión al inventario de existencias de una compañía, donde se registran las
materias primas, los bienes intermedios y los bienes finales que ofrece la firma a sus clientes.
De igual modo, si nos referimos a una persona, esta debe realizar un inventario de los bienes que
se encuentran en su inmueble en caso desee adquirir un seguro contra robos.
Historia y origen del inventario
La historia y origen del inventario se remonta a la antigüedad. Las fuentes consultadas coinciden
en que los egipcios dieron el ejemplo más emblemático de cómo desde las primeras civilizaciones
se hacían inventarios, en este caso, de alimentos. De ese modo, se buscaba almacenar víveres pera
las épocas de escasez.
Pero los egipcios no fueron los únicos. Por ejemplo, las civilizaciones prehispánicas como la incaica
también habrían tenido un sistema para llevar un inventario de las cosechas que se distribuían
entre la población.
Importancia del inventario
El inventario es importante porque permite, por ejemplo, a las empresas planificarse en sus
actividades y mantener siempre un stock mínimo disponible para la venta. De ese modo, se podrá
satisfacer la demanda de los clientes. Esto, sin mantener mucho tiempo la mercancía en almacén
porque implica un coste.
Asimismo, el realizar un inventario de forma periódica permite a la compañía identificar si los
registros contables coinciden con el inventario físico. Este último es un conteo manual de las
existencias de la firma. Si se encuentra una incongruencia, pueden estar generándose robos o
extravíos.
Por otro lado, una persona puede efectuar el inventario de sus bienes para estimar el valor de su
patrimonio.
Tipos de inventario
Los inventarios pueden clasificarse en base a distintos criterios. Por ejemplo, según el momento en
que se efectúa, el inventario puede ser:
Inicial: Antes de una acción o un periodo contable.
Final: Al finalizar una operación o ejercicio contable.
Asimismo, de acuerdo con la frecuencia, el inventario puede ser:
Periódico o intermitente: Cuando se realiza cada cierto tiempo, por ejemplo, de forma mensual,
trimestral o anual.
Permanente: Trata de contabilizar en tiempo real las variaciones de existencias.
Por otro lado, según su forma, es decir, del tipo de existencias, el inventario puede ser:
De materias primas: Contabiliza los insumos de una empresa que luego pasarán por el proceso de
producción.
De productos en proceso: Incluye aquellos productos que no están terminados para vender al
cliente o consumidor.
De productos terminados: Considera todas las mercancías listas para entregar al cliente.
Finalmente, desde el punto de vista logístico, el inventario puede clasificarse como:
De previsión o anticipación: Aquel que se tiene para responder a un eventual aumento esperable
de la demanda. Es decir, existen fundamentos para esperar un incremento en los pedidos de los
clientes. Por ejemplo, previo a la temporada de invierno, se espera una mayor demanda por
chalinas.
En lote: Son aquellos que se solicitan por lote, es decir, en una cantidad significativa. Esto, para
reducir costes y aprovechar las economías de escala.
En consignación: Son las mercancías que se entregan a un tercero para que las ofrezca en nombre
del consignador (Ver: consignación).
De existencias obsoletas: Incluye aquellas mercancías que, por distintas razones, como daño o
expiración, ya no pueden venderse.
De seguridad: Se refiere a aquel inventario del que puede disponerse ante un incremento
imprevisto de la demanda. A diferencia del inventario de anticipación, el aumento de las
solicitudes no se espera bajo fundamentos ya existentes.
De naturaleza regular o cíclica: Permite cumplir con una solicitud en el momento en que la firma
requiere más stock como parte regular de sus actividades.
Ejemplo de inventario
Veamos un ejemplo de inventario en una versión bastante simplificada:
Código Descripción Stock inicial Entradas Salidas Stock final
A101 Hojas bond A4 color blanco
(Paquetes de 100 unidades marca Loro) 43 20 15 48
A102 Hojas bond A4 color blanco
(Paquetes de 100 unidades marca Alcorp) 47 24 20 51
A103 Lapiceros color azul marca Favella 150 50 80 120
A104 Lapiceros color negro marca Favella 130 50 70 110
A105 Lapiceros color rojo marca Favella 120 50 40 130
A106 Lapiceros color azul marca Casio 300 20 50 270
A107 Lapiceros color negro marca Casio 270 20 30 260
A108 Lapiceros color rojo marca Casio 310 20 40 290
Cómo hacer un inventario
En el presente artículo daremos algunas pautas muy generales para hacer un inventario, pues hay
muchos factores a tomar en cuenta como las características de las existencias (sin son perecederas
o no, por ejemplo), el volumen del negocio (no es igual hacer un inventario de una pequeña tienda
que de una gran empresa), entre otros. Sin embargo, existen algunas directrices que siempre se
deberían seguir:
Para hacer el inventario es importante que las existencias estén debidamente clasificadas con un
código y almacenadas en un lugar específico. Es decir, debemos partir de un orden en el almacén.
Debemos elegir el sistema mediante el cual haremos el inventario, por ejemplo, si utilizaremos un
software o haremos el registro manualmente en una hoja de Excel.
Se elegirá la frecuencia en la que se hará el inventario, en caso no sea permanente.
Lo recomendable es hacer un inventario físico con cierta frecuencia, y la fecha en la que se
programe debería ser de preferencia un periodo de baja actividad, para que no afecte las
operaciones de la empresa.
Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de
una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe
ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de
una empresa.
Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una
organización, más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.
¿Cuál es la importancia del inventario?
El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo que a su vez influye
en las decisiones que se tomarán acerca de los proveedores, la cantidad de existencias que deben
mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes. Además garantiza que no haya mermas,
robos o excesos de productos que significan un mayor gasto de almacenaje.
Por supuesto, existen diferentes tipos de inventarios que responden a ciertas necesidades o
funcionan mejor con bienes específicos. Así que a continuación te mencionamos los más
importantes para que conozcas cuál o cuáles convienen a tu empresa.
16 tipos de inventarios
Físicos
Intangibles
De materias primas
De productos en proceso de fabricación
De productos terminados
De suministros de fábrica
De seguridad o de reserva
De desacoplamiento
En tránsito
De ciclo
Estacional
En ductos
Para la especulación
De naturaleza regular o cíclica
De seguridad
De existencias obsoletas, muertas o perdidas
Según su ubicación
1. Físicos
Aquí nos referimos a todos los bienes materiales, tangibles, que tiene una empresa. Incluye desde
el mobiliario y equipo para trabajar hasta los artículos que se guardan en los almacenes y que
venden a sus clientes.
2. Intangibles
Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos. Se incluyen activos intangibles,
activos corrientes, deudas, saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar, licencias de software,
derechos de autor, marcas, etc.
Según su tipo de producto
3. De materias primas
Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que vende la empresa
o negocio y que todavía no se procesan.
4. De productos en proceso de fabricación
Engloba todo lo que se adquiere de proveedores manufactureros o industriales que está en
producción todavía. Se considera la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación
según la fecha de cierre.
5. De productos terminados
Son los bienes ya terminados que se compran a proveedores manufactureros o industriales, listos
para venderse.
6. De suministros de fábrica
Son los materiales necesarios para la producción de un artículo, pero no se pueden cuantificar de
forma exacta, como la pintura, los lubricantes, lijas, etc.
Según su función
7. De seguridad o de reserva
Se guardan en almacén como medida de previsión en caso de que haya escasez del material o
aumento no planeado de la demanda de los clientes.
8. De desacoplamiento
Es necesario cuando hay dos etapas o tareas que complementan un proceso y materiales que no
pueden sincronizarse. Este inventario permite que haya existencias suficientes para cada uno y
que el proceso se complete.
9. En tránsito
Incluye los bienes que avanzan en la cadena de valor, que se han pedido pero no se han recibido
aún.
10. De ciclo
Es necesario cuando la cantidad de artículos que se compran (o producen) es mayor que las
necesidades inmediatas. Se hace con el fin de reducir costos por unidad de compra y es ideal para
aquellos artículos no perecederos.
11. Estacional
Se requiere cuando aumenta la producción o existencia de un artículo durante una época de baja
demanda, para que haya suficiente cuando esta se incremente. Se utiliza cuando se identifica un
periodo en el que siempre se repite este aumento, como la época de compras de fin de año o de
inicio del verano.
Según la logística
12. En ductos
Son inventarios en tránsito que existen en los diferentes niveles de suministro.
13. Para la especulación
Se realiza cuando se adquieren ciertos materiales sujetos a la especulación (como el oro), además
es una forma de asegurar que existan los suficientes para complacer la demanda estacional o
actual.
14. De naturaleza regular o cíclica
Garantiza la demanda que debe satisfacerse entre intervalos de reabastecimientos sucesivos.
15. De seguridad
También se usa como método de previsión. El inventario de seguridad asegura la existencia de
materiales o productos en caso de que haya una variación entre la demanda y el tiempo de
reaprovisionamiento.
16. De existencias obsoletas, muertas o perdidas
Incluye aquellos artículos que, cuando se almacenan por mucho tiempo, se deterioran, caducan,
roban o pierden.
¿Y cómo se debe hacer un inventario? Independientemente de que utilices algún programa o
plataforma para automatizar el proceso, es buena idea que sepas cómo hacerlo desde su forma
más sencilla, para que tengas conocimiento de los elementos que debe tener para realmente
cumplir con su propósito: que sea parte del registro de los bienes de tu empresa y que refleje el
valor que representa a nivel contable y patrimonial.
Estos son los pasos esenciales para crear un inventario.
Cómo crear un inventario: 5 pasos
1. Registra las existencias que integran el inventario
Quizá es la tarea más ardua de todas, pues es importante hacer un registro exhaustivo de lo que se
desea inventariar. Si es la primera vez que se implementará es posible que no sea viable hacerlo
de manera electrónica (con código de barras, por ejemplo), así que habrá que dedicar unos días
especialmente a este proceso.
Esto también significa que debes hacer una clasificación de los artículos o materiales para que su
gestión sea más eficiente. Por ejemplo, ¿este inventario es para registrar los productos que se
venden, las materias primas?
2. Identifica en dónde se almacena todo el inventario
En ocasiones, un solo almacén no es suficiente. Si es necesario visitar varias locaciones, quizá es
buena idea crear un mapa de recorrido o coordinar varios equipos de personas que se encarguen
de cada espacio, y así optimizar el tiempo invertido. Lo que nos lleva al siguiente punto.
3. Cuenta con un equipo dedicado al inventario
La gestión del inventario es una responsabilidad importante. La gente que se encargue de eso
deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de ella depende que exista una rotación
adecuada de la mercancía, que no haya pérdidas, exceso de artículos o deterioros que se
traduzcan en pérdidas de ingresos.
4. Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario
Aquí hablamos de aquellas que permiten que las tareas sean más sencillas. Como software de
gestión, que ayuda a integrar en un solo espacio todos los procesos, desde el registro de
materiales hasta los canales por los que se vende la oferta final. Con él es más sencillo seguirles el
paso a las existencias en tiempo real y, por lo tanto, planear estrategias para que el inventario sea
lo más eficiente posible.
5. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario
Este punto va de la mano con el anterior, y seguro presientes la razón. Según el tipo de artículos y
materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir un método de control de inventarios que
se desempeñe como hecho a la medida. No todos funcionan para todas las actividades de negocio
de las empresas, así que te recomendamos que investigues cuál resuelve los problemas que
afectan a la tuya en particular para que también decidas qué tan frecuente es buena idea revisar
tu inventario.
Una de las herramientas que puede ayudarte, sobre todo si no tienes volúmenes muy grandes, es
la hoja de cálculo. Te permite registrar tus artículos y actualizarlos rápidamente en un documento
que estará a la mano de todo el equipo que trabaja en almacén. A continuación, te compartimos
un ejemplo de la creación básica de un inventario.
Ejemplo de creación de un inventario
Crea la hoja para el periodo en curso.
Agrega el código de cada producto.
En la siguiente columna anota su descripción.
Luego anota las existencias del periodo anterior.
Crea la columna de entradas.
Haz la columna de salidas.
Deja espacio para la columna de stock vigente.
1. Crea la hoja para el periodo en curso
Cada empresa o negocio tiene rotaciones distintas, así que decide cuál es la periodicidad
conveniente para dar un seguimiento adecuado a tus existencias. Puede ser diario, semanal,
quincenal o mensual.
Periodo elegido para ejemplo de creación de inventario
2. Agrega el código de cada producto
Eso te permite hacer un seguimiento más puntual a tus productos, sobre todo para localizarlos
rápidamente.
Código de producto en ejemplo de creación de inventario
3. En la siguiente columna anota su descripción
Cuanta más información tengas en tu inventario, será necesario que tengas los datos adecuados y
las herramientas para cotejar lo que aparece en el documento con las existencias físicas.
Descripción de producto en ejemplo de creación de inventario
4. Luego anota las existencias del periodo anterior
Es el número con el que empiezas el periodo y que te sirve de comparación a medida que se
actualiza la actividad de tu inventario.
Existencias del periodo anterior en ejemplo de creación de inventario
Asegúrate de que todos los artículos se sumen al final en una fila que diga «Total», para que
tengas clara la cantidad exacta.
5. Crea la columna de entradas
En caso de que lleguen más artículos durante el periodo que estás monitoreando, deja espacio
para las entradas.
Entradas de mercancía en ejemplo de creación de inventario
Al igual que con la columna anterior, suma las cantidades de cada una de las celdas
correspondientes. La ventaja es que cuando añadas una existencia más, la fórmula que aplicaste
se actualizará sola y te dará la cantidad actualizada. Para que tengas un control más preciso,
puedes agregar otra columna dedicada a las devoluciones de artículos, en caso de que no quieras
incluirlas en la fila de entradas.
6. Haz la columna de salidas
Estas son tus ventas, la mercancía que sale del almacén. Quizá no todas resulten en ventas, pero
así sabrás los artículos que están en tránsito hacia el local de un intermediario o hacia tu cliente
final.
Salidas de mercancía en ejemplo de creación de inventario
7. Deja espacio para la columna de stock vigente
Este se llenará automáticamente, ya que los datos provienen del resultado que obtienes al sumar
una celda de la columna de «Existencias mes anterior» con la que le corresponde de «Entradas» y
al restar la respectiva de «Salidas»:
Fórmula para actualizar stock automáticamente en ejemplo de creación de inventario
Por lo tanto, asegúrate de relacionar estas columnas con esa sencilla fórmula, para que se
actualice la información de inmediato en cuanto se registre una entrada o cualquier otro
movimiento en tu stock.
Ejemplo de creación de inventario con stock actualizado
Utiliza este ejemplo para comenzar a crear tu inventario. Cuando tengas existencias a las que sea
sencillo dar seguimiento y una vez que cuentas con toda la información, pronto notarás que la
gestión no es tan complicada. Recuerda que también puedes utilizar herramientas especializadas y
software que solo te piden que incluyas algunos datos de tus productos y listo. Así que busca cuál
es mejor para tu empresa.
Activo fijo - ¿Qué es un activo fijo?
Un activo fijo es un bien de la empresa que no puede convertirse en líquidez a corto plazo.
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Un activo fijo es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse
en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa
y no se destinan a la venta.
Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc. Se
encuentran recogidos en el balance de situación. También se incluyen dentro del activo fijo las
inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas.
Clasificiación de activos fijos
El "activo fijo" se clasifica en tres grupos:
Tangible, elementos que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria,
etc.
Intangible, que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como los derechos
de patente, etc.
Las inversiones en compañías.
Vida útil
Eventualmente, los activos fijos pueden ser dados de baja o vendidos, ya sea por obsolescencia o
actualidad tecnológica. La vida útil de un activo fijo es el tiempo durante el cual la empresa hace
uso de él hasta que ya no sea útil para la empresa.
Factores que influyen la vida útil de un activo fijo:
El uso y el tiempo
Obsolescencia tecnológica
¿Qué son los activos fijos?
Con el día a día vamos olvidando que para llevar a cabo la contabilidad de tu empresa necesitas
conocer – y reflejar en el balance de cuentas– además del pasivo de tu organización, todos los
bienes y derechos que posee tu negocio, tanto el activo fijo como el circulante:
Activo fijo: hace referencia a aquellos bienes y derechos duraderos, que han sido obtenidos con el
fin de ser explotados por la empresa. Se trata de aquellos bienes inmuebles, materiales,
equipamiento, herramientas y utensilios con los que no se va a comercializar, es decir, que no se
van a convertir en líquido al menos durante el primer año.
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¿Qué es el activo circulante?
Activo circulante: este tipo de activo, también denominado corriente o líquido, hace referencia al
dinero del que dispone la empresa o del que puede disponer en un plazo inferior a doce meses. Es
decir, aquellos bienes, derechos o créditos, que pueda utilizarse o convertirse en líquido cuando se
necesite.
Llevar la contabilidad de la empresa es vital para cualquier organización actual, moderna,
innovadora y competitiva por un motivo tan simple como poderoso: saber dónde estamos y hacia
dónde vamos o hacia dónde queremos ir. Para conocer la situación exacta de tu empresa en un
momento concreto necesitas conocer con exactitud las pertenencias de tu negocio, es decir, el
activo fijo que posee tu organización compuesto por las deudas y obligaciones que ha contraído la
organización, y el patrimonio neto de la misma.
¿Cuáles son los tipos de activos fijos?
En cualquier tipo de empresa se pueden diferenciar dos tipos de activos fijos:
Activo fijo tangible
Dentro de esta categoría se incluyen todos aquellos bienes y materiales tangibles, es decir, se
pueden tocar. En función de las características de tu negocio los activos fijos podrán variar de
manera notoria. Según la clasificación establecida por el Plan General Contable, algunos de los
bienes tangibles de los que pueden disfrutar las empresas serían los siguientes:
Terrenos y bienes naturales. Aquellos terrenos y solares que posea la empresa, ya sean urbanos o
no.
Construcciones. Hace referencia a todo tipo de inmuebles en general y que son propiedad de la
organización, como edificios, naves, pisos o locales.
Instalaciones técnicas. Este concepto hace alusión a todos aquellos elementos que, en conjunto,
constituyen una unidad de uso especializada necesaria para la actividad de la empresa. Se trata de
montajes en cadena y otro tipo de construcciones similares.
Maquinaria. Dentro de este apartado se incluyen todas aquellas máquinas, vehículos industriales y
herramientas necesarias para la actividad cotidiana.
Mobiliario. Todas las estanterías, mesas, sillas, mostradores y demás muebles que posee la
empresa .
Equipos para procesos informáticos. Compuesto por ordenadores, impresoras, escáner y demás
aparatos electrónicos.
Elementos de transporte. Dentro de esta categoría se encuentran todos los medios de transporte
que formen parte de los bienes de la compañía, como coches, camiones, motos, barcos, etc.,
utilizados para el transporte de personas, mercancías, materiales o animales.
Otros. Aquellos bienes que no se puedan incluir dentro de ninguna de las categorías anteriores.
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Activo fijo intangible
Los activos fijos intangibles hacen referencia a aquellos bienes y derechos que no son físicos o
palpables como tal. Se trata de bienes como marcas, permisos, patentes, derechos de traspaso,
fondos de comercio o gastos de investigación.
Marcas registradas. Una marca registrada es un derecho que pude ser adquirido, vendido o
arrendarse.
Patentes. Es un derecho que te otorga un permiso especial y exclusivo, para vender o fabricar un
producto o servicio como un software, una app, un cursos de formación para jóvenes talentos o
para directivos senior, etc.
Derechos de autor. Con este derecho se garantiza al autor su derecho a explotar sus productos.
Franquicias. Por medio de este derecho, la empresa adquiere permiso para poder hacer uso de la
marca y productos de otra empresa durante un tiempo determinado.
Licencias y permisos. Se trata de autorizaciones a través de las que se concede el uso de bienes
diferentes, como el caso de recursos software para la empresa.
Tipos de activo fijo
Ejemplo de activo fijo y depreciación
Desde la compra de un bien, hasta el momento en que se decide vender se producen
simultáneamente su amortización y depreciación. La primera viene dada por el uso, y la segunda
por este y el tiempo transcurrido desde que ese activo se estrenó.
A medida que el valor del activo fijo se va reduciendo, se va reflejando como gasto.
Por ejemplo, cuando un activo fijo tiene un año de vida, puede que su precio solo se haya reducido
en un 20 % del precio que la empresa pagó por él. Sin embargo, según pase el tiempo, los
responsables del negocio pueden encontrarse con que el valor de ese activo haya descendido
hasta llegar al 50 % del que tenía originalmente.
¿Cuál es la vida útil del activo fijo?
La vida útil de un activo fijo dependerá del tiempo que la empresa quiera mantenerlo. Cuando
pierda su utilidad para el negocio, los responsables del mismo tendrán dos opciones:
Dar de baja el activo fijo.
Vender el activo fijo.
La longevidad de un activo fijo, en la práctica, está determinada por dos factores, uno es su
utilidad para la empresa y el otro tiene que ver con la obsolescencia tecnológica.
