44 JUL. 2007 Reroluciou Presidencial Justitute Nacional Penitenciarie I? Vmrnrer Lima, 14 JUL. 2017 Visto, el Informe N° 00020-2017-INPE/07-03 de fecha 14 de junio de 2017, de la Unidad de Organizacién y Métodos; el Oficio N° 280- 2017-INPE/07 de fecha 14 de junio de 2017, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto; el Oficio N° 348-2017-INPE/08 de fecha 16 de junio de 2017, de la Oficina de Asesoria Juridica; y, CONSIDERANDO: Que, el Instituto Nacional Penitenciario es un organismo piblico ejecutor adscrito al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, rector PSistema Penitenciario Nacional, con personeria juridica de derecho publico interno N autonomia funcional, administrativa, econémica y financiera en el ejercicio de sus @\buciones, constituye un pliego presupuestal; P Que, mediante Resolucién Presidencial N° 054- @GP008-INPEIP de fecha 22 de enero de 2008 se aprobé la Directiva N° 001-2008-INPE, denominada “Lineamientos para formulaci6n, suscripcién, monitoreo y evaluacion de los convenios de cooperacién interinstitucionales en el Instituto Nacional Penitenciario", con el propdsito de establecer pautas para la formulacién, suscripcién, monitoreo y evaluacién de los convenios que celebre el Instituto Nacional Penitenciario; Que, el Decreto Legislativo N° 1328, Decreto Legislative que fortalece el Sistema Penitenciario Nacional y el Instituto Nacional Penitenciario, sefiala en su articulo 36°, que el INPE a efectos de cumplir con su finalidad fundamental, establece mecanismos de coordinacién con entidades publicas y privadas, asi como con las personas naturales y juridicas, a través de la suscripcién de Convenios, acuerdos y compromisos con los diferentes niveles de gobierno, poderes de! Estado, organismos constitucionalmente auténomos, el sector privado y la sociedad civil; Que, el Decreto Legislative N° 1343, Decreto Legislativo para la promocién e implementacién de carceles productivas, establece en Su articulo 13° que las instituciones publicas o privadas pueden suscribir convenios 0 contratos con el INPE para desarrollar productos o prestacién de servicios especificos de corta duracion en el marce de las actividades productivas que se desarrolian en los talleres productivos y actividades productivas individuales o grupales, de acuerdo al ordenamiento juridico vigente. Que, en ese contexto, mediante Oficio N° 346- 2017-INPE/08 de fecha 16 de junio de 2017, la Oficina de Asesoria Juridica sefiala que resulta necesario actualizar la Directiva N° 001-2008-INPE, a fin de adecuar dicho instrumento normativo de acuerdo a los requerimientos actuales de la entidad y conforme a la normatividad vigente, maxime si la gestién de convenios contribuira con el desarrollo de las actividades para el cumplimiento de la misién y objetivos institucionales; .14 2. 207 on : sae HAGLER —— Que, mediante Informe N° 0020-2017-INPE/07- 03 de fecha 14 de junio de 2017, el Jefe de la Unidad de Organizacién y Métodos opina que el proyecto de directiva “Gestién de Convenios en el INPE” se encuentra alineado a la Directiva N° 002-2017-INPE-OPP, "Generacién de documentos normativos en el INPE"; Que, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Oficina de Asesoria Juridica, mediante Oficio N° 280-2017-INPE/O7 y Oficio N° 346- 2017-INPE/08, respectivamente, emiten opinién favorable al proyecto de directiva “Gestion de Convenios en el INPE” y recomiendan que se prosiga con el tramite para aprobacion; Contandose con las visaciones de la Secretaria ‘General, Oficina de Asesoria Juridica y Oficina de Planeamiento y Presupuesto; y, De conformidad con lo establecido en el Decreto Legislative N° 654, Cédigo de Ejecucién Penal y su reglamento aprobado por Decreto ‘Supremo N° 015-2003-JUS; Reglamento de Organizacién y Funciones del Instituto Nacional Penitenciario aprobado por Decreto Supremo N° 009-2007-JUS; Resolucién ‘Suprema N° 141-2016-JUS y Resolucion Suprema N° 142-2016-JUS; SE RESUELVE: ARTICULO 1°- APROBAR, la Directiva denominada “Gestion de Convenios en el INPE”, cuyo texto forma parte integrante de la presente resoluci6n. ARTICULO 2°- DEJAR SIN EFECTO, la Apirectiva N° 001-2008-INPE, denominada “Lineamientos para la formulacion, dluscripcién, monitoreo y evaluacién de los convenios interinstitucionales en el Instituto (pacional Penitenciario’, aprobada por Resolucion Presidencial N° 054-2008-INPE/P. ARTICULO 3°- DISPONER, que la Oficina de Sistemas de Informacién publique en el portal del Instituto Nacional Penitenciario ([Link]), la presente resolucién y la directiva que se aprueba. ARTICULO 4°.- REMITIR, copia de la presente resolucién y directiva que se aprueba a la Unidad de Organizacién y Métodos, y a las instancias correspondientes, para los fines de ley Registrese y Comuniquese.1h JUL. 2017 ES COPIAFIEL DEL ORIGINAL ‘og —— = 2 Eo ea ee DIRECTIVA GESTION DE CONVENIOS EN EL INPE DI-N°006 -2017-INPE/OAJ Organo: Oficina de Asesoria Juridica Lima, junio de 2017 Versién #.01 Pagina 1 de 1714 Jul. 207 5 COP) FEL DEL Pe P aoe sn SE Se ii fie sal Cédigo — Nombre DI-WOG -2017- 5 INPE-OPP GESTION DE CONVENIOS EN EL INPE Historial del Documento Fecha del) [Version “Elaboradolrevisado por elaboracién/ oe 26-may-2017 | V#.01 _| Oficina de Asesoria Juridica Elaboracién O7-jun-2017__| V#.01 Unidad de Planeamiento Validacién 14-jun-2017 V#.01 Unidad de Organizacion y Métodos Validacién 44-jun-2017 | V#.01__ | Oficina de Planeamiento y Presupuesto | Validacion Aprobado por _Documento Fecha, Version Pagina 2 de 1714 JUL. 2007 ES COPIAFIEL DEL ORIGINAL Contenido 1. OBJETIVO 2. BASE LEGAL 3. ALCANCE 4. [Link] rinieetnnaeaan connec 4.1 DEFINICION DE CONVENIO. 4.2 OBJETIVO DE LOS CONVENIOS 4.3 FINALIDAD DE LOS CONVENIOS 4.4 EJECUCION DE LOS CONVENIOS... 4.5 EL ORGANO PROPONENTE .. 4.6 TIPOS DE CONVENIO. DISPOSICIONES ESPECIFICAS.... 5.1 DE LOS CONVENIOS MARCO .. 5.2 DE LOS CONVENIOS ESPECIFICOS 6. RESPONSABILIDADES..... 16 QE 7. visposiciones COMPLEMENTARIAS FINALES. 7 Pagina 3 de 171h Jub. 2017 DIN? 006 .2017-INPE/OPP GESTION DE CONVENIOS EN EL INPE Formulado por: Oficina de Asesoria Juridica 1, OBJETIVO Establecer disposiciones para la elaboracién, suscripcién, ejecucién, seguimiento y evaluacion de convenios de cooperacién interinstitucional entre el Instituto Nacional Penitenciario y organismos publicos o privados, sean nacionales o extranjeros BASE LEGAL * Decreto Legislativo N° 1343, para la promocién e implementacién de carceles productivas. * Decreto Legislative N° 1328, que fortalece el Sistema Penitenciario Nacional y el Instituto Nacional Penitenciario. * Decreto Legislativo N° 654 - Cédigo de Ejecucién Penal, * Decreto Supremo N° 015-2003-JUS, que aprueba el Reglamento de! Cédigo de Ejecucién Penal. + Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley del Procedimiento Administrativo General. * Decreto Supremo N° 009-2007-JUS, que aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Instituto Nacional Penitenciario. * Directiva N° 002-2017-INPE-OPP, “Generacién de documentos normativos”, aprobado por Resolucién Presidencial N° 090-2017-INPE/P 3. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicacién por todos los ‘érganos y los servidores que participan en las actividades de la gestién de convenios en la entidad DISPOSICIONES GENERALES 4.1 DEFINICION DE CONVENIO Para efectos de la presente Directiva, entiéndase por Convenio de Cooperacién al documento suscrito por el INPE con organismos piblicos y privados, sean nacionales © extranjeros, en el que se manifieste, expresamente, la confianza y voluntad de cooperacién mutua, asi como el compromiso de desarrollar en forma conjunta una 0 mas actividades de interés comin y sin fines de lucro, para lograr un objetivo compartido. Pagina 4 de 1714 JUL, 2017 4.2 OBJETIVO DE LOS CONVENIOS Todo convenio tiene por objetivo lograr la cooperacién interinstitucional, a través de mecanismos de cooperacién que permitan, en el marco de sus competencias, viabilizar las atribuciones y funciones del INPE, vinculados con las actividades que desarrolla [Link] logro de los objetivos institucionales. 4.3 FINALIDAD DE LOS CONVENIOS La finalidad de los convenios es mejorar los niveles de atencién de los servicios 0 las brechas no cubiertas, a través de los mecanismos de cooperacién, conforme al ‘mbito de competencia y atribuciones de las entidades intervinientes. 1-4 EJECUCION DE LOS CONVENIOS ‘Cuando la ejecucién de los convenios implique la utilizacién de servicios basicos (electricidad, agua, etc.), maquinarias y equipos de la entidad, de ser el caso, la otra Parte deberd asumir los gastos que generen su consume, utiizacion y mantenimiento de los mismos. ‘Asimismo, cuando Ia ejecucion del convenio implique el ingreso de personas @ un BX establecimiento penitenciario, el 6rgano proponente, en coordinacién con la Direccién sy de Seguridad Penitenciaria u Area beneficiaria, deberd ejecutar las acciones | 8) _pertinentes, como el otorgamiento de camets de identificacién, a fin de que, no se QFE L/ —wuinere ta seguridad penitenciaria. 4.5 EL ORGANO PROPONENTE El érgano proponente es el encargado de verificar e impulsar el cumplimiento de los. plazos previsios en la presente directiva, para la formulacién, elaboracion y ‘suscripcién de los proyectos de convenios. 4.6 TIPOS DE CONVENIO Para los efectos institucionales, existen dos tipos de convenio: A) CONVENIO MARCO B) CONVENIO ESPECIFICO 5. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5.1 DE LOS CONVENIOS MARCO 5.1.1 DEFINICION Es el acuerdo que suscribe la entidad con organismos publicos o privados, nacionales o extranjeros, en el cual se establecen objetivos y pautas generales de trabajo conjunto, dejando abierta la posibilidad de desarrollar actividades de Pagina 5 de 17ES COPIAFIEL DEL ORIGINAL ——— cooperacion mutua, las que se coneretan a través de la suscripeldn'de uno’ varios convenios especificos para su ejecucion, 14 JUL. 2017 5.1.2 ESTRUCTURA L. TITULO Ml, INTRODUCCION Ml, CLAUSULAS * CLAUSULA PRIMERA : ANTECEDENTES + CLAUSULA SEGUNDA : BASE LEGAL * CLAUSULA TERCERA : OBJETO DEL CONVENIO * CLAUSULA CUARTA : AREAS DE COOPERACION * CLAUSULA QUINTA : DE LOS COMPROMISOS CLAUSULA SEXTA : DE LOS CONVENIOS ESPECIFICOS CLAUSULA SETIMA : FINANCIAMIENTO CLAUSULA OCTAVA : PLAZO DE VIGENCIA CLAUSULA NOVENA : RELACION LABORAL CLAUSULA DECIMA : USO DE EMBLEMAS CLAUSULA DECIMA PRIMERA: CONFIDENCIALIDAD CLAUSULA DECIMA SEGUNDA: CESION CLAUSULA DECIMA TERCERA: MODIFICACION DE SUS TERMINOS Y CONDICIONES, + CLAUSULA DECIMA CUARTA: LIBRE ADHESION Y SEPARACION * CLAUSULA DECIMA QUINTA : RESOLUCION DEL CONVENIO * CLAUSULA DECIMA SEXTA : SOLUCION DE CONTROVERSIAS * CLAUSULA DECIMA SETIMA: DOMICILIO * CLAUSULA DECIMA OCTAVA: DE LA CONFORMIDAD IV. FIRMAS 5.1.3PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION, ELABORACION Y ‘SUSCRIPCION DE CONVENIOS MARCO [Link] DE LA FORMULACION a) INICIATIVA DEL CONVENIO MARCO Pagina 6 de 1714 JUL 2017 La iniciativa y elaboracién de un convenio marco de cooperacién Puede ser promovida por un érgano de la entidad, o por un ‘organismo pubblico © privado, nacional o extranjero, que requiera establecer vinculos de cooperacién con la entidad. b) NEGOCIACION EI 6rgano de la entidad, interesado en promover un convenio marco de cooperacién, debe coordinar previamente con los organismos publicos 0 privados, nacionales o extranjeros, y Regociar los términos y condiciones generales para la formulacién del proyecto de convenio. FORMULACION EI érgano de la entidad, interesado en promover un convenio marco de cooperacién formulard el proyecto de convenio marco a suscribirse, conforme a la estructura establecida en el punto 5.1.2 de la presente directiva. Posteriormente, solicitara al Secretario General la viabilidad del proyecto de convenio a suscribirse, adjuntando para tal efecto, el proyecto de convenio y un informe donde sustente la pertinencia, necesidad y beneficios del convenio. d) VIABILIDAD DEL CONVENIO MARCO En todos los casos, la Secretaria General evalia la viabilidad de os convenios, desde un punto de vista de gestién institucional. De considerario viable, lo devolveré al érgano proponente para que €ste continde el tramite, en caso contrario, dispondra su archivo, dando por concluido el procedimiento. [Link] DE LA FORMACION DEL EXPENDIENTE a) FORMACION DEL EXPEDIENTE EI 6érgano proponente solicitar4, de forma simultanea, a todas las unidades organicas que se encuentren vinculadas con las materias propias del proyecto de convenio, que emitan su opinién en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles. El expediente contaré con los siguientes documentos: }) Documentos que sustenten las coordinacionesy negociaciones previas efectuadas con la contraparte. ii) El informe técnico del érgano proponente, en el que se sustente la conveniencia de suscribir el convenio marco para Pagina 7 de 17‘a entidad, con énfasis en el alcance o magnitud, importancia, necesidad, vigencia y beneficios de la suscripcién del mismo. Las opiniones de todas las unidades orgénicas que se encuentren vinculadas con las materias propias del proyecto de convenio. iv) La disponibilidad presupuestal de la unidad ejecutora, de ser el caso. v) Copia de! documento que acredite los poderes suficientes del representante de la contraparte para suscribir el convenio. vi) Dos ejemplares del proyecto de convenio debidamente visados, de acuerdo al modelo de convenio de cooperaci6n. Una vez formado el expediente, el érgano proponente debera remitiro a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto DE LAS OPINIONES TECNICAS b.1) LA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO La Oficina de Planeamiento y Presupuesto evaluara la congruencia del proyecto de convenio marco con las politicas, planes y objetivos institucionales. En el caso que el proyecto de convenio marco ‘comprometa recursos presupuestales a la entidad, se realizard la evaluacion respecto al financiamiento de los gastos de la ejecucién del referido proyecto de convenio. Dicha opinién debe ser emitida en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles de recibido el expediente. De emit opinion favorable, remit a la Oficina de Asesoria Juridica los dos ejemplares del proyecto de convenio marco debidamente visados, conjuntamente con sus antecedentes. En caso que se formulen observaciones sustanciales, se devolvera el proyecto al organo proponente para que éste las subsane en un plazo lo mayor de tres (03) dias habiles. b.2) LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA La Oficina de Asesoria Juridica, se pronuncia sobre los efectos legales que involucra el convenio marco respectivo y emite su opinion legal. Dicho pronunciamiento es emitido en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles de recibido el expediente con el proyecto de convenio. Pagina 8 de 17 14 WL 207V4 JUL. 2017 FIEL DEL ORIGINAL De emitir opinion favorable, remitiré el expediente a‘la Secretaria General, adjuntando los dos ejemplares del proyecto de convenio debidamente visado. En caso que se formulen observaciones sustanciales en alguno de los informes precedentes, devolverd el proyecto al 6rgano respectivo para que éste las subsane en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles. [Link] DE LA SUSCRIPCION La Secretaria General, de encontrar la conformidad técnica y legal del Proyecto de convenio, daré cuenta al Presidente del Consejo Nacional Penitenciario sobre la propuesta de convenio marco y su expediente administrativo. Corresponde al Presidente del Consejo Nacional Penitenciario suscribir convenios marcos con entidades piiblicas o privadas, sean nacionales o extranjeras. REGISTRO, DISTRIBUCION Y ARCHIVO DEL CONVENIO MARCO La Secretaria General llevaré el registro de los convenios marco de cooperacién suscrita, 0 de los ejemplares originales del convenio marco suscrito y sus antecedentes es archivado en la Secretaria General; y, el otro ejemplar es remitido a la contraparte. Asimismo, se remite una copia autenticada del convenio marco suserito al 6rgano proponente, para su conocimiento y ejecucién. 5.1.5 SEGUIMIENTO DEL CONVENIO MARCO EI seguimiento sobre la ejecucién de los convenios marco suscritos por la entidad, esta a cargo del érgano proponente, el mismo que, para tal fin, realizara las siguientes actividades: a) Asegurar que el desarrollo de los convenios especificos se realicen de acuerdo a lo previsto en el convenio marco. ») Informar oportunamente sobre cualquier incidencia que pueda afectar la ejecucién del convenio, 0 cualquier otro hecho relevante referido al mismo. 5.1.6 EVALUACION DE LA EJECUCION DEL CONVENIO MARCO EI organo proponente presenta semestralmente a la Secretaria General un informe sobre los convenios marco suscrito, en ejecucién y concluido, sefialando los logros alcanzados como institucién. Pagina 9 de 175 ES Asi también, formulara el informe consolidado correspondiente a cada convenio marco, detallando las actividades realizadas, los logros obtenidos y, de ser el caso, las acciones pendientes, indicando los motivos por los que estas no se han cumplido. Este informe es remitido a la Secretaria General en un plazo maximo de treinta (30) dias calendario previo al vencimiento del convenio marco, a fin de evaluar la conveniencia de una renovacién. 5.1.7 DE LA DURACION Y LA RENOVACION DEL CONVENIO MARCO La duracién y renovacién de los convenios marco de cooperacién establecidos por la presente directiva, se sujetan a los siguientes criterios: El periodo de duracién del convenio marco no deberé exceder de cuatro (4) afios, contados @ partir de la fecha de suscripcién, pudiendo ser renovado sucesivamente por un periodo igual o menor. La renovacion esta sujeta a la necesidad de las partes y se materializa fiante adends suscrita por el Presidente del Consejo Nacional Yenitenciario, previo informe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, asi como de la Oficina de Asesoria Juridica. La solicitud de renovacién es presentada a Secretaria General por el érgano que propuso la suscripcién de! convenio marco, con una anticipacién no menor de treinta dias previos al vencimiento del convenio, adjuntado el informe favorable de seguimiento y dos juegos debidamente visados del proyecto de adenda. No podran celebrarse renovaciones si la contraparte no ha cumplido sus GEER —_obligaciones, de acuerdo a lo contenido en el informe consolidado, a menos fy que la contraparte subsane su omisién con anterioridad al vencimiento del u =} —_plazo del convenio marco. RS Excepcionaimente, los convenios marco pueden suscribirse por un plazo mayor a los cuatro (04) afios, siempre y cuando, se sustente su pertinencia y necesidad. 5.1.8 RESOLUCION DEL CONVENIO MARCO Los convenios marco a los que se refiere la presente directiva, se resuelven, entre otras causales, por: a) b) °) ‘Acuerdo de las partes, el que debera constar por escrito. Incumplimiento injustificado de cualquiera de los compromisos asumidos por las partes. Razones de fuerza mayor 0 caso fortuito, debidamente sustentada, que no permita que una de fas partes continue cumpliendo con cualquiera de los compromisos. En este caso, la parte que incumple queda exenta de cualquier responsabilidad. Pagina 10 de 17 CCOPIAFIEL DEL ORIGINAL A 14 WL owwsmmT0) 4) Decisién unilateral de una de las partes, sin expresion de causa, bastando Para ello una comunicacién escrita a la otra parte, con una anticipat treinta (30) dias habiles, 5.2 DE LOS CONVENIOS ESPECIFICOS. 5.2.1 DEFINICION Los convenios ificos pueden derivar de un _convenio marco. En este tipo de convenio se detalla el programa de los proyectos o actividades especiales de cooperacién, los cuales deben estar conforme a los compromisos asumidos por las partes en el convenio marco del que derivan. ‘También, pueden ser independientes, los mismos que se celebran cuando los ‘compromisos son especificos, de ejecucién inmediata y en un Ambito geogratico concreto, y el alcance de sus compromisos se encuentre dentro de las competencias del érgano que lo suscribe, Para la validez de la suscripcion de este tipo de convenio, estos antes deben contar con Ia viabilidad de la Secretaria General del Instituto icional Penitenciario, Cuando los convenios especificos tienen ambito de aplicacién dentro de una Oficina Regional, son suscritos por el Director Regional de su jurisdiccién, y cuando tiene ambito de aplicacién en mas de una Oficina Regional o en la Sede Central, es suscrita por el Secretario General. No obstante, de considerarlo pertinente, el Presidente del Consejo Nacional Penitenciario podré suscribir dichos convenios especificos, en pleno uso de sus atribuciones, §.2.2 ESTRUCTURA |. TiTuLo I, INTRODUCCION WM, CLAUSULAS + CLAUSULA PRIMERA : ANTECEDENTES * CLAUSULA SEGUNDA : BASE LEGAL + CLAUSULA TERCERA : OBJETO DEL CONVENIO + CLAUSULA CUARTA : AREAS DE COOPERACION © CLAUSULA QUINTA : DE LOS COMPROMISOS © CLAUSULA SEXTA IE LOS COORDINADORES * CLAUSULA SETIMA : FINANCIAMIENTO * CLAUSULA OCTAVA : PLAZO DE VIGENCIA * CLAUSULA NOVENA :RELACION LABORAL Pagina 11 de 17 1h JUL. 20714 sul. uy CLAUSULA DECIMA : USO DE EMBLEMAS CLAUSULA DECIMA PRIMERA: CONFIDENCIALIDAD CLAUSULA DECIMA SEGUNDA: CESION CLAUSULA DECIMA TERCERA: MODIFICACION DE SUS TERMINOS. Y CONDICIONES CLAUSULA DECIMA CUARTA: LIBRE ADHESION Y SEPARACION CLAUSULA DECIMA QUINTA : RESOLUCION DEL CONVENIO CLAUSULA DECIMA SEXTA : SOLUCION DE CONTROVERSIAS: CLAUSULA DECIMA SETIMA: DOMICILIO. CLAUSULA DECIMA OCTAVA: DE LA CONFORMIDAD WV. FIRMA 13 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION, ELABORACION Y eo SUSCRIPCION DE CONVENIOS ESPECIFICOS ) [Link] DE LA FORMULACION a) INICIATIVA DE CONVENIOS ESPECIFICOS DE COOPERACION La iniciativa para suscribir un convenio especifico de cooperacién puede ser promovida por un érgano de la entidad, o por un organismo Puiblico o privado, nacional o extranjero, que requiera establecer vinculos de cooperaci6n con la entidad. b) NEGOCIACION Los érganos proponentes interesados en promover convenios especificos de cooperacién deben coordinar previamente con los organismos piblicos 0 privados, sean nacionales o extranjeros, y negociar los términos y condiciones generales para la formulacién del proyecto de convenio. c) FORMULACION DE CONVENIOS ESPECIFICOS DE COOPERACION EI 6rgano de la entidad interesado en promover un convenio especifico formulara el proyecto de convenio a suscribirse, conforme a la estructura establecida en el punto 5.2.2 de la presente directiva. Posteriormente, solicitaré al Director Regional o Secretario General, segun corresponda, la viabilidad del proyecto de convenio a suscribirse, adjuntando para tal efecto, el proyecto de convenio y un Pagina 12 de 1714 JUL, 2017 informe donde sustente la pertinencia, necesidad y beneficios convenio. 4) VIABILIDAD DEL CONVENIO ESPECIFICO La viabilidad de los convenios especificos sera determinada por el Director de la Oficina Regional, cuando el ambito de aplicacion de estos involucra una Oficina Regional o por el Secretario General, cuando el émbito de aplicacién involucra a més de una Oficina Regional o en la Sede Central. De considerar viable dicha propuesta, esta se devolveré al érgano Proponente para que contine el trémite, y en caso contrario, dispondra su archivo, dando por concluido el procedimiento. -3.2 DE LA ELABORACION a) FORMACION DEL EXPEDIENTE EI érgano proponente solicitaré de forma simulténea a todas las unidades organicas que se encuentren vinculadas con las materias Propias del proyecto de convenio especifico, que emitan su opinién en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles. El expediente contara con los siguientes documentos: i) Documentos que sustenten las coordinaciones y negociaciones previas efectuadas con la contraparte, ii) El informe técnico del érgano proponente, en el que se sustente la conveniencia de suscribir el convenio especifico para la entidad, con énfasis en el alcance o magnitud, importancia, necesidad, vigencia y beneficios de la suscripcién del mismo. lil) Las opiniones de las otras unidades orgénicas que se encuentren vinculadas con las materias propias del proyecto de convenio. iv) La disponibilidad presupuestal de la unidad ejecutora, de ser el caso. ¥) Copia de! documento que acredite los poderes suficientes del Tepresentante de la contraparte para suscribir el convenio especifico. vi) Dos ejemplares visados del proyecto de convenio especifico, de acuerdo al modelo de convenio especifico de cooperacién, Una vez formado el expediente, el érgano proponente deberd remitirio @ la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o quien haga sus veces, de acuerdo al ambito de aplicaci6n. Pagina 13 de 1714 0h 07 6,06 Og GE ae b) DE LAS OPINIONES TECNICAS b.1) DEL ORGANO DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO La Oficina de Planeamiento y Presupuesto o quienes hagan sus veces en las Oficinas Regionales, evaluara la congruencia del proyecto de convenio especifico con las politicas, planes y objetivos institucionales. En el caso que el proyecto de convenio especifico comprometa recursos presupuestales a la entidad, se realizara la evaluacion respecto al financiamiento de los gastos de la ejecucién del roferido proyecto de convenio. Dicha opinion debe ser emitida en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles de recibido el expediente con el proyecto de convenio. De emitir opinién favorable, remitiré el proyecto de convenio especifico y sus antecedentes a la Oficina de Asesoria Juridica respectiva. ‘caso que se formulen observaciones sustanciales, se devolvera el proyecto al érgano proponente para que éste las subsane en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles. b.2) DEL ORGANO DE ASESORIA JURIDICA La Oficina de Asesoria Juridica 0 el Equipo de Asesoria Juridica de la Oficina Regional se pronuncia sobre los efectos legales que involucra el convenio especifico y remite su opinién legal a la Secretaria General © al Director de la Oficina Regional, seguin corresponda, adjuntando el proyecto de convenio especifico debidamente visado. Dicho Pronunciamiento es emitido en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles de recibido el expediente con el proyecto de convenio especifico, En caso que se formulen observaciones sustanciales en alguno de los, informes precedentes, devolverd el proyecto de convenio especifico al 6rgano respectivo para que este las subsane en un plazo no mayor de tres (03) dias habiles. [Link] DE LA SUSCRIPCION Los. convenios especificos son suscritos por el Director de la Oficina Regional cuando son de aplicacién dentro de una Oficina Regional, y por el Secretario General, cuando el ambito de aplicacion sea en mas de una Oficina Regional o en la Sede Central No obstante, de considerarlo pertinente, el Presidente del Consejo Nacional Penitenciario, podra suscribir dichos convenios especificos, en pleno uso de sus atribuciones. Pagina 14 de 175.2.4 5.27 REGISTRO, DISTRIBUCION Y ARCHIVO DEL CONVENIO ESPECIFICO EI Director Regional 0 el Secretario General, segiin corresponda, llevaran el egistro de los convenios especificos de cooperacién interinstitucional suscritos. Uno de. los ejemplares originales del convenio especifico suscrito y sus antecedentes seré archivado en la Direccién Regional o Secretaria General; y el otro ejemplar es remitido a la contraparte Una copia autenticada del convenio especifico suscrito se le remitiré al ‘6rgano proponente, para su ejecucién. Cuando el convenio especifico es suscrito por el Director Regional, bajo responsabilidad, este en un plazo no mayor de 05 dias de suscrito el convenio especifico, deberd informar a la Secretaria General sobre su suscripcion, remitiéndole una copia autenticada del mismo para su conoci SEGUIMIENTO DEL CONVENIO ESPECIFICO EI seguimiento sobre la ejecucién de los convenios especificos suscritos por la entidad, esta a cargo del area proponente, el mismo que para tal fin realizara las siguientes actividades: a) Asegurar que el desarrollo de los convenios especificos se realice de acuerdo a lo previsto en el convenio marco. b) Informar oportunamente sobre cualquier incidencia que pueda afectar la ejecucién de! convenio especifico cualquier otro hecho relevante referido al mismo. EVALUACION DEL CONVENIO ESPECIFICO EI Organo proponente, presenta semestralmente a la Direccién Regional o Secretaria General, segin corresponda, un informe sobre la ejecucién de los convenios especificos suscritos, y acerca de los logros alcanzados como institucién. Asi como también, el érgano proponente formula un informe consolidado correspondiente al término de cada convenio especifico, detallando las actividades realizadas, los logros obtenidos y, de ser el caso, las acciones Pendientes. Este informe es remitido a la Direccién Regional o Secretaria General en un plazo méximo de treinta (30) dias calendario previo al vencimiento del convenio marco, a fin de evaluar la necesidad de una renovacién. DE LA BURACION Y LA RENOVACION DEL CONVENIO ESPECIFICO La duracién y renovacién de los convenios especificos de cooperacion establecidos por la presente directiva, se sujetan a los siguientes criterios: Pagina 15 de 17 14 JUL 2017oarnos El periodo de duracién del convenio especifico no deberd exceder de dos (2) atios, contados a partir de la fecha de suscripcién, pudiendo ser renovado sucesivamente por un periodo igual o menor, sin que exceda el periodo establecido para el convenio marco correspondiente. La renovacion esté sujeta 2 la necesidad de las partes y se materializa mediante adenda suscrita por el Director de la Oficina Regional 0 por el Secretario General, cuando corresponda, previo informe de los érganos de Planificacién y Presupuesto y de Asesoria Juridica o los que hagan sus veces en las Oficinas Regionales 0 la Sede Central, La solicitud de renovacién es presentada con una anticipacién no menor de treinta (30) dias calendario previo al vencimiento del convenio especifico, adjuntado el informe favorable de seguimiento y dos juegos debidamente visados del proyecto de adenda. No podrén realizarse renovaciones de convenios especificos si la contraparte fo ha cumplido sus obligaciones, segin la informacién contenida en el informe consolidado de dicho convenio, a menos que la contraparte subsane su omisién con anterioridad al vencimiento del plazo del convenio especifico. Excepcionaimente, los convenios especificos pueden susoribirse por un plazo mayor a los dos (02) afios, siempre y cuando, se sustente su pertinencia y necesidad. 5.28 RESOLUCION DEL CONVENIO ESPECIFICO Los convenios especificos a los que se refiere la presente directiva, se resuelven, entre otras causales, por: a) Acuerdo de las partes, el que debera constar por escrito. b) _Incumplimiento injustificado de cualquiera de los compromisos asumidos por las partes. ©) Razones de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente sustentado, que no permite que una de las partes continue cumpliendo con cualquiera de los compromisos. En este caso, Ia parte que incumple queda exenta de cualquier responsabilidad. 4) Decision unilateral de una de las partes, sin expresion de causa, bastando para ello una comunicacién escrita a la otra parte, con una anticipacién de treinta (30) dias habiles. 6. RESPONSABILIDADES 6.1 El érea proponente, es responsable de dinamizar la gestién de los convenios en el Instituto Nacional Penitenciario. Pagina 16 de 17 14 WL 207vam 6.2 Las areas comprometidas del convenio de la Sede Central, Establecimientos 1 | |i. Penitenciarios y Oficinas Regionales, velarén por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la presente directiva. 6.3 La Oficina de Prensa e Imagen Institucional o el 6rgano que haga sus veces en las Oficinas Regionales, difunden los convenios dentro de su ambito jurisdiccional (dependiendo de! alcance del convenio), con el propésito de mejorar la imagen institucional 7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES 7.1 En un plazo no mayor de treinta (30) dias calendario desde la aprobacién de la presente Directiva, las Oficinas Regionales deberan informar a la Secretaria General acerca de todos los convenios especificos que se hayan suscrito dentro de su jurisdiccién, a fin que esta lleve el registro actualizado de los convenios suscritos por la entidad; y posteriormente, sean publicados por la Oficina de Sistemas de Informacién en el portal de transparencia de la entidad. 7.2 En un plazo no mayor de sesenta (60) dias calendario. la Secretaria General en coordinacién con la Oficina de Sistemas de la Informacién de la Sede Central, implementara en el portal institucional de la entidad el registro de los convenios suscritos. 7.3 En caso que a la fecha existan empresas realizando acciones de cooperacién o colaboracién en los establecimientos penitenciarios, sin contar con convenio suscrito de conformidad con el ordenamiento juridico vigente, estas deberén regularizar gy situacién en un plazo no mayor de treinta (30) dias calendario, bajo responsabijfad del Director del Establecimiento Penitenciario. Pagina 17 de 17 201.