ARMADA DEL ECUADOR

DIRECCION DE LOGISTICA DE LA ARMADA

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA COLABORATIVO EGROUPWARE

UNIDET-DIRLOG

2014
 Manual de Usuario Sistema Colaborativo 2014
EGROUPWARE - Administrador de Proyectos

Contenido

1. Introducción ........................................................................................................................... 3
1. Antecedentes ......................................................................................................................... 3
2. Ingreso al sistema colaborativo UNIDET ................................................................................ 4
3. Pantalla principal del sistema colaborativo............................................................................ 4
3.1. Preferencias......................................................................................................................... 5
3.2. Cambiar la Contraseña ........................................................................................................ 6
4. Libreta de direcciones ............................................................................................................ 7
5. Calendario .............................................................................................................................. 8
6. Correo electrónico ................................................................................................................ 10
7. Registro de notas y tareas .................................................................................................... 12
8. Administrador de proyectos ................................................................................................. 15
8.1. CREACION DE PROYECTO .................................................................................................. 16
8.2. CREACION DE HITOS .......................................................................................................... 18
8.3. AÑADIR TAREAS................................................................................................................. 20
8.4. RESTRINGIR TAREAS .......................................................................................................... 21
8.5. CREAR SUB TAREAS ........................................................................................................... 22
8.6. Otras opciones .................................................................................................................. 23
9. Administrador de archivos ................................................................................................... 23
10. Administrador de Noticias .................................................................................................... 25
11. Sondeos/Encuestas .............................................................................................................. 26
12. Base de Conocimientos ........................................................................................................ 28

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EGROUPWARE - Administrador de Proyectos

1. Introducción

EGroupware es una plataforma multilingüe basada en Internet que es líder mundial en la

colaboración eficaz de equipos y la gestión de tareas y de proyectos. Debido a la colaboración
internacional de desarrolladores, el software ha sido traducido a más de 20 idiomas y se ubica
como una de las soluciones de trabajo en grupo más exitosas, con más de 2,5 millones de
descargas.

Actualmente, EGroupware se usa en muchas industrias. Es utilizado tanto por empresas

industriales y de servicios, así como de investigación, educativas, asociaciones y gobiernos.

El software ofrece una gran variedad de aplicaciones versátiles, que permiten relacionar
información, estructurarla y hacer investigaciones. Datos centralizados e información distribuida,
servidor de archivos basado en Web y administración de las relaciones con clientes son sólo
algunos de sus puntos destacados.

Todas las aplicaciones se pueden configurar individualmente. Debido al consistente enfoque

basado en Internet, encaja en casi todos los entornos de TI y, por lo tanto, integra fácilmente a
usuarios distribuidos en todo el mundo en esquemas de colaboración y estructuras de
comunicación. El uso de un usuario sofisticado y la gestión derechos de acceso por grupos
satisfacen los requisitos de seguridad y garantía para proteger sus datos. El sistema está
desarrollado en PHP, está funcionando en un servidor Linux DEBIAN, con servicio web APACHE y
con MySQL como motor de base de datos.

1. Antecedentes

Anteriormente las aplicaciones informáticas se encontraban dispersas en varios módulos de

diferentes desarrolladores y fabricantes, actualmente el modo de trabajo se lo hace de manera
coordinada y conjunta, esto ayuda a mantener actualizada la información, tener menor tiempo de
respuesta en solucionar un problema específico y sobre todo mantener una sincronización de
trabajo que ayude a cumplir con los objetivos trazados de manera ágil y oportuna.

El sistema colaborativo EGroupWare, permite compartir la agenda con el grupo de trabajo,

mantener el sistema de mensajería en línea, elaborar proyectos para su posterior seguimiento,
compartir archivos y base de conocimientos y muchas más funciones que se lo detallará más
adelante en este manual.

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2. Ingreso al sistema colaborativo UNIDET

Para ingresar al Sistema colaborativo basta con ingresar la dirección electrónica

[Link] desde cualquier explorador de internet como es IExplorer, Firefox,
Google Chrome, Safari, etc.

Una vez dentro del sistema nos pedirá usuario y contraseña que será prevista por el Administrador
del Sistema, Sección de Desarrollo de Software de la UNIDET. (véase en fig. 1)

Fig.1 “Ingreso al Sistema colaborativo de la UNIDET”

3. Pantalla principal del sistema colaborativo.

Una vez que hayamos ingresado las credenciales para el uso del sistema, nos aparecerá una
pantalla inicial tal como se muestra en la fig.2

En la parte superior se tiene una barra de herramientas, que nos permiten ir al inicio, manejar las
preferencias, un manual de ayuda en línea, y salir de la aplicación.

Vamos a introducirnos más a fondo en las Preferencias del Sistema, vista es de gran ayuda al
momento de organizar nuestra manera de trabajar dentro del sistema colaborativo.

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Fig. 2 “Pantalla inicial del Sistema Colaborativo”

3.1. Preferencias

En la opción de Preferencias, es donde se puede cambiar las preferencias de todas las

aplicaciones, si en alguna opción no puede accesar es posible que no tenga todos los
privilegios, por lo que es necesario que se comunique con el Administrador del Sistema.

El administrador del sistema puede determinar cuál de las preferencias en realidad son
alterables. Esto significa que son llamados:

Preferencias Forzadas: Preferencias forzados por el administrador del sistema que no puede
ser cambiado por el usuario.

Preferencias por defecto: Se recomiendan las preferencias predeterminadas (dadas) en

varios campos.

Sus preferencias (personales): Estas preferencias se pueden modificar. Si usted no hace

una selección o una entrada, se utilizarán las preferencias predeterminadas del administrador
del sistema. Puesto que no puede cambiar las preferencias obligatorias “éstos no se
muestran”.

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Fig. 3 “Preferencias Comunes”

3.2. Cambiar la Contraseña

Es importante para mantener la seguridad e integridad de la información que se actualice la

contraseña de acceso, tal como se muestra en la fig. 4

Para lo cual es necesario introducir la contraseña anterior y la contraseña nueva para que los
cambios se apliquen.

Fig. 4 “Cambio de Contraseña”

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4. Libreta de direcciones

La Libreta de Direcciones es una aplicación para gestionar la información de contactos, la cual

puede ser vinculada con otras aplicaciones de eGroupWare.

Usted puede exportar o importar contactos por medio de diversos formatos tales como vCard
(tarjetas personales electrónicas) o CSV (valores separador por comas) y administrar y proteger su
información de contactos por medio de SQL (lenguaje de consulta estructurado) o LDAP (Protocolo
ligero de acceso a directorio).

Además, puede seleccionar entre libretas de direcciones diferentes:

 Libreta de direcciones de grupo : Su administrador del eGroupWare puede

configurar una libreta de direcciones de grupo para cualquier grupo dándole los privilegios
de acceso del caso.

 Libreta de direcciones personal : Cada usuario tiene una libreta de direcciones

personal a la cual pueden dar acceso a sus compañeros mediante el menú de la libreta
de direcciones en Preferencias.

 Libreta de direcciones privada : Puede activar su libreta de direcciones privada

en las preferencias de la libreta de direcciones. Si esta opción no está disponible, consulte
a su administrador del sistema (el administrador puede hacer que esta opción esté
disponible o no).

 Cuentas de usuario : Aquí encontrará las direcciones de todos los usuarios de su

eGroupWare. Por regla general, sólo los administradores del sistema tienen permiso de
escritura en esta libreta de direcciones. Cuando se configure la aplicación, el administrador
podrá establecer los campos que un usuario puede cambiar por cuenta propia.

Una vista de la pantalla de la libreta de direcciones se muestra a continuación en la Fig. 5

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Fig. 5 “Libreta de Direcciones”

Nota: “Por lo general, se recomienda que mantenga las direcciones en libretas de

direcciones de grupo para que las direcciones se pueden utilizar entre varios.”

Puede seleccionar en sus preferencias de la libreta de direcciones, en cual libreta de direcciones

desea almacenar las direcciones nuevas (esto también puede ser preestablecido o requerido por el
administrador del sistema).

Los contactos pueden ser organizados y estructurados por medio de listas de distribución y
categorías. Puede seleccionar o anular la selección de categorías para muchos contactos a la vez.

Se puede utilizar dos tipos de campos definidos por el usuario:

 campos definidos por el usuario, visibles por todos los usuarios;

 campos privados definidos por el usuario, sólo visibles por ciertos usuarios o grupos. Así,
puede guardar datos comunes y datos sensibles/exclusivos de un mismo contacto.

5. Calendario

Esta opción incluye la gestión de citas y la autorización de acceso por medio de ACL (lista de
control de accesos), los usuarios sólo tienen acceso a la información para la cual tiene los
derechos de acceso. Esto es controlado por el administrador del sistema.

La navegación en el calendario se hace en la izquierda por medio del menú del Calendario y el
"calendario de navegación".

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Seleccione la fecha que le interesa y luego use el icono para cambiar a la vista que desee.

Puede cambiar entre las diferentes vistas del calendario con el menú desplegable o con el icono
correspondiente:

 , Hoy: Muestra el día actual (hoy) en vista diaria.

 , Vista semanal: Muestra la semana de la fecha elegida en vista semanal. En las

preferencias de calendario que puede elegir si desea incluir fines de semana en la pantalla
o no. Ambas variantes están disponibles en el cuadro de selección.

 , Vista de múltiples semanas: Muestra varias semanas a partir de la fecha elegida

en (vista de múltiples semanas)?.

En las preferencias del Calendario se puede elegir la cantidad de semanas a mostrar en la

vista de múltiples semanas.

 , Vista mensual: Muestra el mes de la fecha elegida en vista mensual.

 , Planificación de grupo: Muestra de un vistazo todas las citas programadas para

múltiples usuarios y categorías como una agenda de grupo. Ofrece una gestión de cita
sencilla para grupos de trabajo. Puede elegir entre:
o Agenda por usuario: Muestra una agenda de grupo listando todos los usuarios,
uno debajo de otro. Las categorías se muestran en diferentes colores. También, es
posible tener una vista diaria o semanal.
o Agenda por categoría: Muestra una agenda de grupo listando todas las
categorías, una debajo de otra. También, es posible tener una vista diaria o
semanal.
o Agenda por recursos: Muestra una agenda de grupo listando todos los recursos,
uno debajo de otro. Las categorías se muestran en diferentes colores. También, es
posible tener una vista diaria o semanal. Importante: Sólo funciona si tiene la
aplicación de recursos instalada y habilitada.

 , Ver lista: Muestra todas las citas en una vista de lista (cuadro), las cuales se
pueden ordenar o filtrar de acuerdo a diferentes criterios.

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Fig. 6 “Calendario”

En varias vistas de calendario, al mover el ratón sobre una cita, se muestra la información
importante mediante ventanas emergentes. Se utilizan los iconos siguientes para citas y para
ventanas emergentes:

 , Prioridad alta: Cita de alta prioridad.

 , Privado: Cita privada.

 , Evento recurrente: Cita periódica.

 o : participan usuarios o grupos de usuarios.

 , No bloquea: Cita sin bloqueo.

 , Recursos: Recursos reservados.

6. Correo electrónico

FeLaMiMail es la aplicación standard de eGroupWare para la gestión de email enlazable a otras

aplicaciones como el address book o el InfoLog. El rango de funciones que dispone, dependerá del
servidor IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet) que se use. En este momento, existe
mayor soporte para los siguientes servidores Cyrus IMAP y db Mail desde el ACL access rights

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son fáciles de administrar directamente desde eGroupWare, permitiendo por ejemplo, la
administración de carpetas para el grupo de trabajo.

Fig. 7 “Bandeja de Entrada del correo electrónico”

La configuración para la cuenta de correo ya sea este zimbra o correo electrónico personal se
detalla a continuación con la siguiente imagen:

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Fig. 8 “Configuración de cuenta de correo electrónico”

7. Registro de notas y tareas

Infolog es un tipo de CRM (Customer Relationship Management) de aplicaciones que utiliza la

información de la libreta de direcciones y listas de tareas pendientes, notas y notas telefónicas
combinado:

Incluye las tres aplicaciones mencionadas, así como una ACL (lista de control de acceso).
La responsabilidad de una tarea o una llamada telefónica puede ser delegada a otro compañero
dentro de la organización. Todas las entradas se pueden vincular a la información de la libreta de
direcciones, Administrador de Proyectos o calendario.

Se le permite combinar todas las entradas para un contacto o un proyecto.

Las entradas se pueden ver, modificar o añadir a Registro de Notas y Tareas; ya sea desde éste o
desde las entradas de la libreta de direcciones, Administrador de Proyectos o calendario.

Otros documentos o archivos pueden estar vinculadas a las entradas Registro de Tareas y se
guardan en el gestor de archivos VFS (sistema virtual de archivos de eGroupWare). Una
actualización VFS permite que los archivos deben estar vinculadas con un servidor de archivos a

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través de enlace simbólico, en lugar de guardar una copia en el VFS (debe ser instalado por
Administrador del Sistema).

Se puede utilizar Importar CSV (en Admin) para importar datos existentes. Esto permite la
asignación de campos interactivos.

Fig.9 “Registro de Notas y Tareas”

Existen los siguientes tipos para crear el Registro de Notas y Seguimiento:

Nota con el símbolo:

Llamada telefónica con el símbolo:

Tareas con el símbolo:

Se pueden crear nuevas entradas en diferentes lugares en sus aplicaciones eGroupWare por:

Seleccionar la aplicación Registro de Notas y Tareas en el menú de arriba a la derecha en el

cuadro de selección Añadir.

Al hacer clic en el símbolo correspondiente en la interfaz Registro de Notas y Tareas situado en la

parte superior derecha.

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Al hacer clic en el símbolo en la sexta columna de una entrada que se encuentra en la tabla
de interfaz. La nueva entrada se agrega automáticamente como un "sub-entrada 'a la entrada
seleccionada.

Fig. 10 “Registro de Notas y Tareas”

Cuadro de selección de proyectos: Aquí puede seleccionar entre ninguno y cualquier

proyecto al que usted tiene los derechos de acceso necesarios. El tiempo especificado en la lista
de elementos para el proyecto seleccionado será reservado en consecuencia.

Selección caja Precio con campo de entrada: En la parte delantera se encuentra un cuadro
de selección con diferentes acciones / tareas de la lista de precios del Administrador de Proyectos
incluyendo el título y el precio predeterminado en paréntesis. Detrás de esto es un campo de

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entrada donde se puede introducir el precio real que puede variar respecto al precio
predeterminado. Los datos luego desembocan en el presupuesto de la evaluación del proyecto.

Los campos de entrada planearon tiempo y el tiempo con la caja de selección de horas o
días como una unidad utilizan: Introduzca el tiempo necesario para completar una tarea en la
aplicación Administrador de Proyectos. Este flujo de datos en la evaluación del proyecto.

8. Administrador de proyectos

La ventana de presentación de la herramienta eGroupWare muestra los siguientes componentes:

Barra de Menú Principal Barra de Herramientas Barra de Titulo de Ventana Barra de Estado

Fig. 11 “Administrador de Proyectos”

Para ingresar al módulo de Administrador de proyectos, dé click sobre el icono

El menú del módulo de Administrador de Proyectos, existe una caja de selección conformado por
las siguientes opciones:

 Administrador de Proyectos
 Calendario

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 Libreta de direcciones
 Registro de notas y tareas

8.1. CREACION DE PROYECTO

Para crear un proyecto debemos

a) seleccionar:

b) Observamos que se muestra una ventana con un conjunto de campos:

Fig. 12 “Campos para llenar el proyecto”

De todos ellos, sólo el campo Título es obligatorio.

Hacemos clic en el botón Aplicar para guardar el proyecto y seguir introduciendo nuevos datos o
Grabar para guardar y cerrar el proyecto.

En la ventana se muestran las siguientes pestañas:

ID del proyecto. Se puede dejar en blanco y Administrador de Proyectos lo genera

automáticamente
Prioridad. Nos indica la “urgencia” del proyecto, este campo nos permite, utilizando la tabla de
proyectos, organizarlos en función de este criterio.
Estado. Nos permite determinar qué vamos a hacer con ese proyecto:
Activo. Un proyecto en el que estamos trabajando.
No activo. Proyecto pendiente de iniciar.
Archivar. Esta opción la marcaremos cuando hayamos finalizado el proyecto y deseemos
que no se muestre en el listado de proyectos. Posteriormente podremos acceder a él a
través de la aplicación de filtros de la vista de todos los proyectos.
Plantilla. Nos permite generar un proyecto base que después podremos reproducir tantas
veces como deseemos. Las plantillas de proyectos las podemos utilizar accediendo al
combo que hay junto al botón de Añadir proyecto.
Acceso.

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Público. Accesible por todos los usuarios registrados.
Privado. Sólo accesible a los usuarios que están incluidos en el proyecto.

Fecha de inicio y de finalización. Aparecen dos tipos de fecha de inicio y finalización distintos, la
real (que aparece en primer lugar) y la planificada (que aparece en segundo lugar). Cuando
creamos el proyecto debemos incluir la fecha planificada, una vez que comienza incluimos la real.
Lo mismo sucederá con la fecha de finalización.

Descripción.
Simplemente nos presenta un editor de texto para poder incluir una breve descripción del proyecto
que estamos creando.

Miembros.
A través de esta pestaña podemos seleccionar los miembros de un proyecto asignándoles un Rol.
También podemos editar los distintos tipos de roles o añadir otros nuevos.

 Seleccionamos un miembro
 Indicamos la disponibilidad que le va a dedicar al proyecto
 Asignamos un rol. Puedes ver los permisos que tiene asignado cada Rol o agregar uno
nuevo haciendo click en el botón Editar que aparece junto a Rol.
 Hacemos click en Añadir.

a. Pestaña Cuentas. Nos permite seleccionar qué variables del proyecto vamos a
contabilizar. Además, podemos incluir el presupuesto estimado y el coste real.
i. Sin cuentas, sólo tiempos y estado. No se contabiliza el
coste monetario del proyecto. Sólo se muestran las horas
dedicadas y el estado del proyecto. Esto se muestra en la
información general del proyecto en las columnas
Presupuesto, Tiempo y Estado.

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ii. Presupuesto, sin lista de precios. Se obtiene a través del
importe que se le asigna a cada recurso.
iii. Presupuesto con lista de precios.
b. Pestaña Enlaces. Ofrece un interfaz para asociar archivos al proyecto y
mostrarnos todos los elementos que hayamos incluido en el mismo (tareas,
noticias, calendario, etc.). También nos permite asociar Tareas, calendarios,
Notas, etc. A un proyecto.
c. Pestaña Historial. Muestra todas las acciones que hayamos realizado en el
proyecto.
d. Pestaña Personalizado. Nos ofrecerá el conjunto de campos personalizados que
el administrador haya creado para incluir datos no contemplados por eGroupware
de cara a describir un proyecto.

Una vez grabado el proyecto, accedes a la vista de Lista de proyectos, donde se muestran todos
los proyectos a los que tienes acceso.

Todos estos pasos nos permiten definir los parámetros de nuestro proyecto. Pero, realmente, está
vacío de contenido. Ahora se debe proceder a secuenciar las distintas tareas que van a lograr la
consecución de nuestros objetivos.

Acceder y editar un proyecto

En ocasiones, una vez definido el proyecto, puede encontrarse con la necesidad de modificar
alguno de los parámetros iniciales, incluso, añadir otros que te permitan definir mejor dicho
proyecto. Es distinto editar un proyecto para modificar sus parámetros que añadir tareas, hitos, etc.

Puedes acceder a cualquier proyecto a través del enlace Lista de proyectos que aparece en el
panel superior izquierdo del interfaz de eGroupware.

Cuando grabas un proyecto, también accedes a esta vista.

 Acceder al diagrama de Gantt (vista diagrama de Gantt del proyecto)

 Enseñar los elementos del proyecto (fechas, miembros, etc.) . Desde aquí también
podremos editar los parámetros del proyecto haciendo clic en el botón Editar que se nos
mostrará en el interfaz.
 Editar los parámetros del proyecto (fechas, miembros, etc.),
 Eliminar el proyecto,

8.2. CREACION DE HITOS

Una vez que has definido el proyecto, conviene señalar sus momentos clave.

Los hitos son estos momentos clave en el desarrollo de un proyecto. Pueden ser
evaluaciones, presentaciones, etc. También se consideran tareas de duración 0.

Cuando creamos un proyecto resulta de especial interés marcar los hitos, de manera que
establezcamos una serie de momentos críticos o especialmente significativos que

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debemos tener en cuenta cuando vayamos a programar las tareas que configurarán dicho
proyecto.

Los pasos que debes seguir para crear un hito son:

1. Cuando accedes a un proyecto concreto haciendo clic sobre él en la ventana de Lista

de proyectos, comprobarás que aparecen los datos generales del proyecto que has
creado. Es la lista de elementos del proyecto.

2. En la columna Acciones, que se encuentra al final de la tabla, verás que aparecen

tres iconos que te ofrecen las mismas opciones que en la vista anterior. Accede al
icono Diagrama de Gantt .

3. Observarás que se muestra un diagrama de Gantt con una barra que abarca la
duración del proyecto. Si hubiera tareas u otros elementos asociados al proyecto
también se mostraría. Desde esta vista, haciendo clic sobre la barra del proyecto o
sobre su nombre verás que accedes a los datos del mismo con posibilidades de
editarlo.

Fig. 13 “Diagrama de Gantt”

1. Haz clic en el botón Añadir Hito, para crear un hito en este proyecto.
a. Vemos que aparece asociado a nuestro proyecto, aunque también
podríamos seleccionar otro.
b. Le asignamos un nombre, la fecha y una descripción.
c. Hacemos clic en el botón Grabar.

Comprobamos que el hito se ha creado en el diagrama de Gantt.

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8.3. AÑADIR TAREAS

Para terminar de definir el proyecto deberemos agregar un conjunto de tareas y

subtareas. A través del administrador de proyectos o de la Lista de proyectos
accedemos al proyecto en el que queremos incluir las tareas.

Mediante el combo superior izquierdo podemos añadir un nuevo elemento a

nuestro proyecto. Con el combo superior derecho, agregaríamos otro ya existente.

Seleccionamos Añadir nueva Registro de notas y tareas y hacemos clic en el

botón Añadir.

Disponemos de cuatro tipos distintos de tareas:

 Correo electrónico
 Llamada telefónica
 Nota
 Tareas pendientes

Nos vamos a centrar en este último elemento por ser clave en el desarrollo de
proyectos, aunque todos ellos quedarían reflejados en nuestro proyecto, en caso
de incluirlos.

Cumplimentamos los siguientes campos:

1. Asunto: donde indicaremos brevemente el tema de la tarea.

2. Fechas de inicio y finalización: además de estas fechas podremos
incluir el estado y el porcentaje de desarrollo en el que se encuentra
la tarea. También se puede determinar si es pública o privada.
3. Pestañas.
a. Pestaña Descripción: explicamos en detalle la tarea
concreta.
b. Pestaña Enlaces: nos muestra que esta tarea está
incluida en el proyecto y, además, nos permite adjuntar
archivos o asociar la tarea a otros elementos del
proyecto.
c. Pestaña Delegación. Nos permite asignar a un
miembro del proyecto la realización de la tarea.
d. Pestaña Administración de proyectos donde le
podemos asignar un coste en horas o económico a la
tarea
4. Hacemos clic en el botón Guardar.
5. La tarea se nos muestra en la Vista elementos del proyecto.

Desde esta ventana podremos:

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 Visualizar la tarea
 Editar la tarea y cambiar alguno de sus elementos
 Eliminar la tarea

Si, a continuación accedemos al diagrama del Gantt del proyecto haciendo clic en el
icono de la columna de acciones comprobaremos cómo se ha cargado.

8.4. RESTRINGIR TAREAS

Partimos de la idea de que en un proyecto no existe ninguna tarea aislada, sino
que unas tareas dependen de otras, se encuentran entrelazadas. Cuando
elaboramos un proyecto, debemos reflejar estos vínculos.

Restringir una tarea supone forzar a que comience o finalice en función de la

realización de otras tareas o de la consecución de un hito.

Cuando hemos añadido una tarea a un proyecto observamos que, al editarla, ha

aparecido una nueva pestaña denominada Restricciones.

1. Accedemos a la lista de proyectos.

2. Seleccionamos el proyecto en el que deseamos restringir la tarea.
3. Hacemos clic en el botón Editar de la tarea.
4. Accedemos a la pestaña Restricciones.
5. Marcamos la opción deseada.

Observa que aparece una flecha gris que relaciona las dos tareas en el diagrama
de Gantt.

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Fig. 14 “Diagrama de Gantt”

Si, en la restricción hubieras cometido un error de planificación, la flecha aparecería de color rojo.

8.5. CREAR SUB TAREAS

Cuando una tarea es compleja se puede dividir en sub tareas. Para crear una sub
tarea desde Project Manager: eGroupware deberemos:

1. Accedemos a la lista de proyectos.

2. Seleccionamos el proyecto en el que deseamos restringir la tarea.
3. Seleccionamos Añadir nueva Registro de notas y tareas.
4. Cumplimentamos los datos tal y como hemos hecho anteriormente,
pero en la opción Superior, hacemos clic en el botón > que aparece a
su lado para acceder a todas las tareas ya creadas

Seleccionamos la tarea de la cual deseemos hacerla depender

1. Aplicamos y/o guardamos tal como hemos hecho siempre.

Accediendo a la tarea principal (haciendo clic en el nombre) desde la vista de

elementos del proyecto comprobaremos que dispone de la nueva sub tarea.

Sub proyectos
Otra opción que nos ofrece Project Manager: eGroupware para poder trabajar con
tareas más complejas es crear un sub proyecto, con sus tareas, dentro de otro
proyecto. Un sub proyecto se crea a través de los siguientes pasos:

1. A través del administrador de proyectos o de la Lista de proyectos

accedemos al proyecto en el que queremos incluir las tareas.
2. Mediante el combo superior izquierdo podemos añadir un nuevo
elemento a nuestro proyecto. Con el combo superior derecho,
agregaríamos otro ya existente.

Seleccionamos Administrador de proyectos y hacemos clic en Añadir.

Configuramos los parámetros del sub proyecto y hacemos clic en el botón Guardar.
Ya tenemos preparado el subproyecto para trabajar con él.

1. Haciendo clic sobre su nombre podremos añadir nuevas tareas que

quedarán reflejadas en su diagrama de Gantt, aunque no aparecerán
en el diagrama de Gantt del proyecto principal.

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8.6. Otras opciones
Además de las tareas, elementos que hemos empleado para desarrollar un
proyecto. Project Manager: eGroupware admite otros elementos:

10 Calendario. Que permite añadir citas, reuniones, etc. A un proyecto.

11 Libreta de direcciones. Que facilita la inclusión de un contacto dentro
de la libreta de direcciones de eGroupware.

9. Administrador de archivos

El módulo Administrador de archivos permite a los usuarios administrar archivos en el servidor

eGroupWare (carga, movimiento, etc). Los archivos también se pueden compartir con otros
usuarios a través de ACL (listas de control de acceso).

Este módulo permite a los usuarios de UNIDET administrar archivos en eGroupWare o en un

servidor WebDAV y hacerlos accesibles a otros usuarios. Tiene la capacidad para realizar las
acciones de archivo más comunes que incluyen:

 Carga
 Cambio de nombre
 Copiado
 Mover
 Creación de directorios
 Eliminación
 Adición y edición de archivos de texto
 Sincronización con sistema de archivo
 Ver atributos de archivo
 navegación por directorios

Se pueden añadir comentarios a los archivos y directorios. El Administrador de archivos mantiene

un registro de los cambios realizados en los archivos, permitiendo así la verificación básica de los
cambios realizados.

En el momento de compartir archivos sólo se admite a través del grupo de ACL. Esto significa que
un administrador puede crear un grupo que incluye a todos los usuarios que quieran intercambiar
archivos entre sí, esta carpeta se llama UNIDET y está disponible para todos los miembros de la
Unidad de Innovación y Tecnología. Sin embargo, también se puede configurar para permitir el
acceso a otros grupos e incluso a usuarios individuales.

En la ruta /home/UNIDET los usuarios de la UNIDET pueden acceder a estas carpetas donde
podrán subir sus documentos dependiendo de los proyectos a cada uno asignados, es importante
saber que todos tenemos permiso de lectura pero solo el dueño del proceso o proyecto tiene
permisos para realizar cambios o modificaciones a los documentos, si en caso es necesario que
más personas accedan a la misma información es necesario agregar a las ACL con el
Administrador del Sistema, una pantalla de la estructura del Administrador de Archivos se muestra
a continuación:

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EGROUPWARE - Administrador de Proyectos

Fig.15 “Administrador de Archivos.”

9.1 Preferencias del Administrador de Archivos

En esta zona se puede adaptar el Administrador de archivos para satisfacer sus

necesidades individuales. Los administradores también pueden seleccionar Preferencias
predeterminadas y establecer preferencias forzosas. Los posibles ajustes en los atributos
de visualización son fáciles de entender.

Mostrar .. : si establece esta preferencia, entonces el '..' archivo aparecerá en cada

directorio. Esto significa que en la lista de detalles que tiene un enlace para salir del
directorio actual. Dado que ya existe tal vínculo en el menú, se recomienda dejar esta
opción desactivada.

Mostrar .files: Esta opción determina si los archivos que comienzan con un punto se
deben enumerar. Esto no se aplica al directorio '..' descrito anteriormente. Normalmente
no necesitará esta función. Sin embargo, si por casualidad usted trabaja con un archivo
que comienza con un '.' Puede llevar a confusión si esta opción está desactivada. El
administrador simplemente debe establecer esta opción a 'yes' antes de ser bombardeado
con correos electrónicos. Esta selección no debe afectar a la mayoría de los usuarios.

9.2 Conceder acceso en el Administrador de archivos

Una de las características más importantes del Administrador de archivos es el intercambio

de archivos. La configuración de este se lleva a cabo en la sección de administrador, no en

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EGROUPWARE - Administrador de Proyectos
el módulo Administrador de archivos. Sin embargo, usted tiene que tener los derechos
necesarios para administrar esta función.

En primer lugar, un grupo se debe crear que incluye preferentemente todos los usuarios
que deben tener acceso al directorio compartido. El Administrador de archivos debe ser
seleccionado en la lista de aplicaciones disponibles.

Después de guardar los cambios, en la misma página, donde se ha activado el

administrador de archivos para el grupo, haga clic en el pequeño punto al lado de la casilla
de verificación Administrador de archivos. Se abrirá una página donde podrá establecer los
derechos de ACL. En la medida de lo posible, sólo los grupos deben ser los derechos
conferidos y no a los usuarios individuales, en caso de creación de carpetas individuales
serán los dueños de estas carpetas que elijan los usuarios que pueden accesar a ellas
mediantes ACL.

10. Administrador de Noticias

Con la aplicación Administrador de Noticias puede publicar, así como leer, las noticias corporativas.
Esto da a los compañeros de trabajo un lugar donde encontrar la información corporativa
actualizada. Por ejemplo, la información del Consejo de Trabajo puede ser anunciada y leída por
todos los interesados. Estas noticias también pueden ser publicadas en un sitio Web interno o
externo mediante el uso de un módulo en el Administrador de Sitios Web.

Fig. 15 “Administrador de Noticias”

Todas las noticias se muestran en la página principal. En la parte superior derecha de la lista verá
el botón [Añadir] para que pueda escribir artículos de prensa, cabe indicar que la opción para subir
noticias la tiene el SGOS-AD Franklin Mejillón, el cual editara el texto y subirá al servidor las
noticias de interés.

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EGROUPWARE - Administrador de Proyectos
Con la barra de navegación puede buscar o elegir los elementos de interés: Hay dos menús
desplegables y un campo de texto para buscar, que son enlazables. Haga clic en el botón [Buscar]
para ver la lista de noticias seleccionadas. Use las flechas interiores para desplazarse hacia
delante y hacia atrás en la lista. Las flechas exteriores le permiten ir al principio o al final de la lista.
El menú desplegable de números le permite determinar cuántas noticias mostrará en la página.

 El menú desplegable en la izquierda Categoría: Muestra "Todas las noticias" o solo las
noticias de una categoría seleccionada.
 El menú desplegable en el centro Mostrar:
o Contenido: Muestra los titulares, los avances y el contenido de las noticias.
o Introducción: Muestra los titulares y los avances de las noticias.
o Titular: Muestra sólo los titulares.

La lista muestra un cuadro de las noticias seleccionadas (ordenadas por fecha con las noticias más
actuales en la parte superior). Para invertir el orden, haga clic en "Fecha" en el encabezado de la
columna.

Utilice la función de impresión de su navegador para imprimir la lista. Es posible cambiar la

cantidad de entradas mostradas o impresas con el menú desplegable de números, situado en el
lado derecho de la barra de navegación. Pulse el símbolo para ocultar o mostrar columnas.

La lista contiene las columnas siguientes:

1. Noticias: Dependiendo del filtro seleccionado, mostrará todo el contenido o los titulares y/o
introducción solamente.

2. Menú desplegable Desde todos o Buscar...: Para seleccionar el usuario específico que
creó la noticia. La fecha aparece debajo de la noticia. La lista está ordenada por fecha.

3. Menú desplegable Visible: Para el filtro se puede elegir entre "Todos", "Actual", "Futuro",
"Antigua", "Siempre", "Nunca" o "Por fecha". En concordancia, sólo las noticias que
cumplan con estos criterios serán mostradas.

4. Acciones: para escribir artículos de prensa y para eliminar noticias.

11. Sondeos/Encuestas

Aquí es donde usted puede determinar las opciones generales para la aplicación de encuesta, por
el momento las preguntas a las encuestas están permitidas solo al Administrador del Sistema.

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Fig. 16 “Sondeos o Encuestas”

Permitir a los usuarios más de un voto: Esta opción está desactivada de forma normal. Hay sólo
unos pocos casos en los que esta opción debe ser activada.

Seleccione una encuesta: Aquí es donde usted puede elegir las encuestas actuales. La encuesta
seleccionada aquí es la que se muestra después de hacer clic en el icono de la aplicación.

Mostrar preguntas: Muestra una lista de todas las encuestas (preguntas) que tiene en su base de
datos. Después de hacer clic en la vista icono , verá las estadísticas de esa encuesta. También
puede editar o borrar los sondeos al hacer clic en el icono de borrar o editar .

Añadir preguntas: Para crear una nueva encuesta, haga clic en el enlace "Añadir encuesta '. A
continuación, introduzca el nombre de las urnas. El nombre debe describir con la mayor claridad
posible lo que le gustaría saber por parte del usuario. Después de un clic en [Agregar] se le redirige
a la misma página, excepto que ahora por encima del campo de texto hay un enlace. Puede pasar
por alto este enlace ya que lleva a una página donde se puede cambiar el título de la encuesta.

Añadir respuestas: UTO añade una respuesta a una encuesta, haga clic en el enlace "Añadir
respuesta '. Ahora puede elegir la encuesta que desea agregar una respuesta e introduce la
respuesta en el campo de texto. Repita este proceso hasta que todas las respuestas han sido
rellenado.

Tomar parte en una encuesta: Después de haber hecho clic en el icono de la encuesta en la
barra de aplicaciones se mostrará la encuesta actual. Para participar en una encuesta,
simplemente selecciona la respuesta deseada y haga clic en "Votar" tras lo cual se mostrará el
resultado actual.

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12. Base de Conocimientos

Introducción

En la base de conocimientos de usuario puede ahorrar preguntas y sus correspondientes

respuestas. Con el tiempo, esto permite un gran archivo de conocimiento / información que se ha
creado lo que puede ayudar a los compañeros de trabajo a resolver problemas. Las preguntas
también se pueden guardar sin respuestas. Si otro usuario sabe la respuesta a la pregunta que él /
ella puede redactar una respuesta.

Para agregar una nueva base de conocimiento basta con dar clic en la fecha de la parte derecha
para que se muestre el panel móvil de opciones, una de las cosas que hay que diferencias entre el
Administrador de Noticias y la Base de Conocimientos, es que la primera como su nombre lo indica
es netamente informativa y no necesita retroalimentación, la base de conocimiento en cambio
permite gestionar soluciones a problemas comunes, calificar un artículo y subir archivos para poder
compartir información con el resto de compañeros en el grupo de trabajo.

Fig. 17 “Base de Conocimientos”

Información del sitio

La configuración de esta aplicación es muy simple. Sólo se puede elegir si los comandos HTML se
debe permitir o no. Es más seguro para desactivar los comandos HTML. Sin embargo, tiene
sentido para activar esta opción si todos los usuarios de eGroupWare son fiables y de confianza.
Por ejemplo, en este caso las imágenes se pueden integrar en respuestas.

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Ver preguntas

Después de hacer clic en el icono de la base de conocimiento aparecerá una lista con todas las
preguntas y respuestas. Aquí puedes filtrar por categoría o utilice la función de búsqueda. También
hay un cuadro de selección donde se puede elegir si responde o preguntas abiertas se deben
mostrar. Para tener una mejor visión de las preguntas y respuestas, haga clic en el título de la
entrada.

Desplegar pregunta

Aquí toda la información en una pregunta se presenta: la respuesta de texto completo, calificación,
comentarios y URL correspondiente, si está disponible. La función de calificación es útil para
mostrar a los usuarios cómo provechosa es la respuesta. Los comentarios también pueden ser
muy útiles. Si, por ejemplo, la respuesta no es muy detallados que otros usuarios pueden añadir a
la misma.

Añadir una respuesta

La forma más sencilla de añadir una respuesta a una pregunta abierta es ir a la lista de preguntas,
ver la pregunta abierta y haga clic en la pregunta que le gustaría contestar.

Usted tiene que llenar en cinco campos:

Formato de exportación: Puede elegir el formato que desea utilizar para el suministro de noticias.
Pregunta: La pregunta completa. Si está respondiendo a una pregunta abierta este campo ya
estará cumplimentado.

Palabra clave: Introduzca las palabras clave adicionales que le ayudarán en la búsqueda.
Categoría: Listas de categorías disponibles. Si asigna una pregunta a la categoría, es posible
utilizar un filtro en la pantalla de pregunta y todas las entradas de una categoría se muestran.
URL: Introduzca un enlace a un sitio con más información, por ejemplo, en Wiki o de otro sitio web.
También es posible introducir un enlace a una imagen si HTML está desactivado, o un enlace a un
parche o una aplicación.

Texto: El texto de respuesta. Si se activa HTML, este es el campo en el que se puede utilizar el
código HTML.

Para una nueva consulta, incluyendo una respuesta de entrada, utilice el enlace "Añadir respuesta
'en el menú. El usuario debe rellenar el campo cuestión. Sin embargo, comprobar primero si no hay
ya una pregunta abierta sobre este tema.

Adición de una pregunta

Si le gustaría añadir una pregunta sin respuesta, llame el enlace "añadir pregunta" en el menú. Una
lista de preguntas abiertas aparecerá así como un campo de texto donde puede introducir la
cuestión. Una vez que haya introducido la cuestión haga clic en [Agregar] para guardarlo.

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