Código: SI-P-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 07
CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME Vigente Desde:
21/05/2015
1. OBJETIVO
Identificar y controlar el Producto y/o Servicio No Conforme que se genere en la operación de los procesos del
Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, para prevenir su entrega,
uso o aplicación no intencional.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación del producto y/o servicio y sus características y finaliza con la
socialización del informe de la gestión del producto NO Conforme.
El control del Producto y/o Servicio NO Conforme se aplica solo en aquellos procesos que desarrollen la misión de la
entidad.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad detectada u
otra situación indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para evitar una No conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable.
Autoridad: Es la facultad y el derecho de conducir y de hacerse obedecer dentro de ciertos límites preestablecidos.
Característica de la Calidad: Cualidad inherente a un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito de
norma, que diferencia uno de otro.
Cliente Externo: Toda persona o entidad que se le entregan productos y/o servicios generados por el Ministerio del
Interior.
Cliente Interno: Cada uno de los empleados de una compañía que reciben productos y/o servicios de la misma
compañía a la que pertenecen.1
Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que No es conforme con los requisitos especificados.
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada.
Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Producto No Conforme: Producto y/o servicio, que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de
calidad definidas. (Aplica cuando se detecta en cualquier parte de la cadena de valor el incumplimiento de una
característica o requisito del producto o servicio)
Reparación: Acción tomada sobre un producto No conforme para convertirlo en aceptable en su utilización prevista.
Puede afectar o cambiar partes del producto o servicio no conforme.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar
las consecuencias de un hecho. 2
1
Evans, James Lindsay William, Administración y Control de la Calidad, Thompson, México, 2005, Pág. 17
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4. SIGLAS
N/A
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES.
Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y
en otras entidades prestadoras de servicios.
5.2. OTRAS.
NTC-ISO 9001: 2008: Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.
NTC-ISO 9000: 2005: Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTC-GP 1000: 2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras
Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos.
6. DESARROLLO
6.1. Generalidades.
El producto NO Conforme se configura, cuando se incumple alguna de las características que le son inherentes;
en este caso debe identificarse como Producto NO Conforme para evitar su uso no intencionado y debe tratarse
conforme las acciones previstas en este procedimiento.
Para identificar los productos y/o servicios y sus características se cuenta con el formato “Identificación del
Producto y/o Servicio y sus características”, el cual debe ser actualizado cada vez que estos productos y/o
servicios y sus características cambien.
6.2. Pasos del procedimiento
PUNTO DE
FLUJOGRAMA TAREA RESPONSABLE
CONTROL
Inicio
Identificación del
Registrar en el formato Líder de Proceso y/o
Producto y/o
“Identificación del Producto y/o Subproceso –
Servicio y sus
Servicio y sus características”, los funcionarios
Identificar y registrar el características
productos y/o servicios generados designados
producto y/o servicio y sus por cada uno de los procesos y/o
características
subprocesos de la entidad.
Registro de
Identificar y registrar el
Registrar en el formato “Registro de
Producto y/o Líder de Proceso y/o
Producto y/o Servicio NO
producto y/o servicio NO Servicio NO Subproceso –
Conforme Conforme”, el producto y/o servicio y
Conforme funcionarios
la(s) característica(s) incumplida(s),
designados
1 cuando aplique
2
Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública. NTCGP 1000: 2009. Fundamentos y Vocabulario, Requisitos.
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PUNTO DE
FLUJOGRAMA TAREA RESPONSABLE
CONTROL
1 Aplicar la “Corrección” al Producto
y/o Servicio No Conforme y registrar
en el formato “Registro de Producto
y/o Servicio NO Conforme”,
indicando la NO Conformidad
Aplicar el tratamiento al presentada, la corrección o la acción
Verificar que el Líder de Proceso y/o
Producto No Conforme tomada.
producto Subproceso –
corregido, cumpla funcionarios
Realizada la “Corrección” el
con todas designados
Producto y/o Servicio se somete condiciones
nuevamente a las revisiones, previstas para su
verificaciones y aprobaciones
uso y aplicación
previstas, para demostrar su
conformidad, y se entrega
nuevamente al cliente.
Alertar, recordar
Trimestralmente el Líder del
con antelación el
Proceso debe elaborar y enviar a la
envío del reporte
Oficina Asesora de Planeación-
del estado de la
Grupo de Mejoramiento Continuo,
gestión del
un reporte del estado de la Gestión
Producto y/o
del Producto y/o Servicio NO
Servicio NO
Conforme, mediante la aplicación
Conforme.
del formato “Reporte de la Gestión
del Producto y/o Servicio NO
Conforme”.
Determinar e informar a la
OAP, el estado de la Este reporte debe hacerse llegar
Gestión del Producto y/o dentro de los 10 primeros días del
Servicio NO Conforme mes de abril, julio, octubre del año
en curso y enero del año siguiente y Líder de Proceso y/o
así sucesivamente con cada Subproceso –
vigencia fiscal. funcionarios
designados
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Al final de cada trimestre se procede
a realizar un informe consolidado
del estado de la gestión del
producto y/o Servicio NO Conforme,
el cual explica los datos que se
recibieron de los procesos y luego
de revisado y aprobado se publica
en el sitio de consulta del Ministerio
del Interior y se informa de los
resultados a los líderes de los
procesos.
Cuando se presenten reiterados
Elaborar y socializar Informe
incumplimiento de las Funcionario del
informe consolidado del Consolidado de la
características establecidas sobre Gestión del Grupo de
estado de la gestión del un mismo producto y/o servicio, el Mejoramiento
Producto y/o Servicio NO Producto y/o
dueño del proceso debe tomar las Continuo
Conforme Servicio NO
acciones que corresponda para
Conforme
determinar las causas que están Coordinador Grupo
generando dichas NO Mejoramiento
Conformidades y formular el Continuo
correspondiente plan de
mejoramiento para eliminar las Jefe OAP
causas, de tal forma que no vuelvan
a ocurrir.
En este caso debe aplicarse el
procedimiento “Acciones
Preventivas, Correctivas y de
Mejora”.
Nota. La información consolidada
de la conformidad del producto y/o
servicio se toma como información
de entrada para la revisión por la
dirección.
Fin
7. REGISTRO
Identificación del Producto y/o Servicio y sus características
Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme
Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme.
Informe Consolidado de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme
Plan de Mejoramiento
Análisis de la Causa Raíz, cuando aplique
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8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN
GENERADA
Líderes y/o responsables Cada vez que se
Productos y sus
de Proceso y/o identifique o que haya www.mininterior.gov.co
características
Subproceso. cambios
Registro de Producto y/o
Servicio NO Conforme
Reporte de la Gestión del Líderes y/o responsables
Producto y/o servicio NO de Proceso y/o Trimestralmente www.mininterior.gov.co
Conforme Subproceso
Informe Consolidado de Líderes y/o responsables
la Gestión del Producto de Proceso y/o
Trimestralmente
y/o servicio NO Subproceso
Conforme
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN
INFORMACIÓN
Sistema de Información
SIGI del Sistema Integrado de Profesional encargado www.mininterior.gov.co
Gestión Institucional
10. ANEXOS
Anexo No. 1. Formato Identificación del Producto y/o Servicio y sus características - SI-P-02-F01
Anexo No. 2. Formato Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme SI-P-02-F02
Anexo No. 3. Formato Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme SI-P-02-F03
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
El procedimiento fue modificado en su totalidad, se
05/04/2010 recomienda ver la versión 01 administrada en los documentos 02
de obsoletos.
Se agregó la siguiente actividad. Bimestralmente el Director
deberá elaborar el informe de la conformidad del producto o
servicio de acuerdo con los productos o servicios que haya
realizado y remitirlo a la Oficina Asesora de Planeación, Grupo
30/03/2011 03
SIGI, para que allí se consolide la información y sirva como
insumo para la revisión de la Dirección.
Se elaboró formato de “Reporte Bimestral de la conformidad
del producto o servicio”.SI-P-03-F03.
Se revisó estructura y se elimina el numeral 3 Política de
Operación, y 8 Riesgos se enumeraron actividades, se incluyó
enfoque por proceso en los responsables de las tareas dejando
15/11/2011 así líderes de Proceso y/o Subproceso, se incluye el 04
Procedimiento en el punto de registros el Procedimiento Acción
Preventiva Correctiva y/o de Mejora SI-P-04, debido a la
importancia de eliminar las causas de los productos y/o
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FECHA CAMBIO VERSIÓN
servicios No Conformes
Se elimina la segunda del procedimiento (Análisis y evaluación
de efectos) encontrando que se asimila a la primera. Además
se incluye un punto control en la tarea 5.1.4 finalmente se
actualizaron y modificaron los formatos haciéndolos más
sencillos para su diligenciamiento. Se tuvieron en cuenta las
recomendaciones de la Oficina de Control Interno para la
actualización del Documento.
Se elimina la numeración del procedimiento, se ajusta el
alcance. Se revisó y ajustó el desarrollo del procedimiento,
dejando claro que se considerará un Producto y/o servicio No
Conforme cuando estos hayan sido entregados al cliente y/o
incumplen los requisitos establecidos, implícitos u obligatorios,
30/07/2012 05
determinados necesariamente para el cumplimiento de la
satisfacción del cliente.
Se modifica el formato de Reporte de Producto y/o Servicio No
Conforme SI-P-03-F02. Se le incluye nota al Formato SI-P-03-
F03
Se modifica la versión 5 con el fin de actualizar la imagen del
Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la
02/05/2013 nueva entidad certificadora, además de organizar la 06
numeración del procedimiento y de los anexos del mismo y
reajustar el paso a paso del procedimiento.
Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar de forma
04/05/2015 genérica su contenido y actualizar el logo y lema del Ministerio 07
del Interior y sus formatos.
Elaboró Aprobó
Firma Firma
Marco Jiménez Medrano Ângela Maria López Gutiérrez
Profesional Universitario Jefe Oficina Asesora Planeación
Reviso:
____________________________________
Gloria Inés Díaz Carrillo
Profesional Especializado
Grupo Mejoramiento Continuo
“Archivar en” 1103.47.03 Procesos y Procedimientos- Estratégicos- Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
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