PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
TALLER No 1
COMPETENCIA: Organizar Archivos de Gestión
FICHA: 2504256
APRENDICEZ: Gisella Duarte
Yorledys De alba
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
1. Los siguientes organigramas representan la estructura orgánica de dos empresas, el primero de ellos
pertenece a la Comercializadora el Diamante, mientras que el segundo corresponde a Productos del
Oriente.
De los anteriores organigramas resuelva los siguientes ítems:
Fondo Documental Comercializadora el diamante
Secciones Documentales
Subsecciones Documentales
Codifique las áreas
100
Dirección
General
110 120
Departamento
Secretaria
Jurídico
300 600
200 400 500
Comercializadora
Comercializadora Comercializadora Comercializadora Comercializadora
Bucaramanga
Bogotá Medellín Barranquilla Cali
GFPI-F-135 V01
Fondo Documental Productos del oriente
Secciones Documentales
Subsecciones Documentales
Codifique las áreas
100
310
Gerencia
Nuevos productos
210 Interna 200 300
220 Externa Área Jurídica Investigación y Desarrollo 320
230 Internacional 400 600 Mejora de productos
Área Administrativa Área Comercial 500 Planeación
Recursos Humanos 410 Ventas 510 Control calidad 610
Recursos
Capacitación 411 PQR 511 Auditoria Interna 620
Contratación 412 Mercadeo 520 Control interno 630
S. Ocupacional 413 T. Marketing 521
Sistemas 420 Publicidad 530
Presupuestos 430
Diseño 531
Contabilidad 440
Impresió 532
Tesorería 450
GFPI-F-135 V01
2. RESUELVA LOS SIGUIENTES CASOS PROBLEMAS:
2.1. La empresa Hielos el Ártico, tiene por objeto la fabricación y venta de hielo en diferentes
presentaciones. Está empresa está constituida por la Gerente, un ingeniero de producción, que es el
responsable directo de la producción ante la gerente, un asesor comercial, el cual el encargado de la venta
de los productos de la empresa y finalmente hay un ingeniero mecánico, el cual es el responsable del
mantenimiento de toda la maquinaria de la empresa. Suponga que a usted la contratan en dicha empresa
para organizar los documentos, para ello deberá elaborar un organigrama de la empresa e identificar el
fondo, las secciones y subsecciones documentales.
G-100
Gerente
P-110
Producción
V-200 M-300
Venta Mantenimiento
2.2. Motos Sherman SAS, es una empresa dedicada a la venta de motocicletas de las marcas Yamaha,
Suzuki, Auteco, AKT y UM, donde cada marca tiene un lugar específico en el almacén y a un
responsable directo, los cuales le rinden cuentas a un coordinador de ventas y este a su vez al
gerente; también tiene los servicios de venta de repuestos y taller de mantenimiento, para dar
servicio de reparaciones a la motos. Además de esto, cuenta con la gestión de mercadeo para
impulsar las ventas de las motos, en la parte financiera se tiene la contabilidad que es la que lleva
toda la parte contable de la empresa y también está la tesorería, que es la encargada de recibir el
dinero de las ventas de las motos y pago a los empleados. Finalmente se tiene a la secretaría
general, que es la mano derecha del gerente; él área de salud ocupacional, archivo, recursos
humanos, le rinde cuentas a un coordinador administrativo y este a su vez al gerente. Elabore un
organigrama de tipo vertical, que contenga la estructura orgánica de esta empresa de manera
jerárquica, lineal, funcional y por línea de productos, con el fin de determinar las secciones y
subsecciones documentales.
GFPI-F-135 V01
100
Gerente
110
Secretaria General
200 300 400
Área comercial Área financiera Área Administración
310 320
Salud ocupacional 410
210 230 240 Contabilidad Tesorería
Archivo 420
Ventas de Mantenimiento Mercadeo
repuestos
Nómina 321 Recursos Humanos 430
Almacén 220
Yamaha Suzuki Auteco AM AKT
GFPI-F-135 V01
