OPERACIONES COMERCIALES, VENTAS Y MARKETING

OBJETIVO: Apoyar en las gestiones administrativas derivadas de operaciones

comerciales, ventas y de marketing, así como la logística, respetando sistemas de gestión
de almacén, tipología de productos/servicios y política interna

Para iniciar a explorar estos temas recordemos que:

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una oficina
o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las
actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. En ciertos
casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los Auxiliares Administrativos pueden
llegar a hacerse cargo de tareas relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse
de la nómina, el reclutamiento y la logística.
Recuerda que en la mayoría de los casos un Auxiliar Administrativo trabaja para un equipo,
departamento u oficina. Y sus responsabilidades y funciones varían respectivamente y afectan a
todas las operaciones de la empresa u organización.

¿Qué es un administrativo comercial?

Se trata del profesional encargado de la administración de las oficinas de una empresa

dedicada al sector del comercio. Como administrativo comercial tendrás que asumir
funciones diversas que garanticen la sincronización de diversos servicios o divisiones
de la empresa en cuestión.

Se trata de una profesión en auge ya que a día de hoy no hacen más que crecer los
comercios. Si el dueño quiere que tengan éxito deberá estar organizado y llevar al día
el papeleo que le permita gestionar, entre otras cosas, su producción y venta.

¿Qué son las operaciones comerciales?

Llamamos operaciones comerciales a las operaciones básicas que realiza una

empresa, tales como: compras, ventas, cobros y pagos.
Se denomina compraventa a la operación por la cual una persona (vendedor) transmite
la propiedad de un bien a otra (comprador) mediante el pago de un precio. El valor de
un bien expresado en dinero constituye el precio. En consecuencia, en la compraventa
el precio es el importe que el comprador se compromete a pagar al vendedor.
Las operaciones comerciales son aquellas tareas y actividades que una organización
se compromete a producir los servicios o bienes que proporciona a sus clientes. Las
operaciones eficientes ayudan a las empresas a reducir costos y pueden mejorar la
satisfacción del cliente. La tecnología se puede utilizar para automatizar muchas
operaciones y mejorar la eficiencia.

Las tareas comerciales específicas pueden variar según el tipo de organización. Por
ejemplo, las operaciones comerciales de una compañía de seguros pueden incluir la
recepción de una solicitud de seguro, la suscripción, la aceptación o el rechazo de la
solicitud y el procesamiento de reclamos. En el caso de una organización de soporte
técnico, las operaciones comerciales pueden incluir cosas como ingresar una solicitud
de servicio, resolverla, escalarla a un nivel superior de soporte o ponerla en espera.

La eficiencia es importante para las operaciones de negocios grandes o pequeños,

porque las operaciones eficientes mantienen bajos los gastos. Aunque las operaciones
no afectan directamente los ingresos, sí afectan directamente el costo de hacer
negocios de la empresa, por lo que las operaciones influyen fuertemente en su
capacidad de ser rentable. Indirectamente, las operaciones eficientes podrían aumentar
los ingresos si aumentan la satisfacción del cliente, lo que puede ayudar a aumentar las
ventas.

Con frecuencia, las empresas inician proyectos de análisis de operaciones comerciales

para evaluar y mejorar sus procesos.
La gestión comercial tiene principalmente dos grandes retos, el primero es la
satisfacción del cliente y el segundo, la participación en el mercado. Ambos, exigen una
clara estrategia, un sistema de calidad y la coordinación con diferentes áreas de la
organización.
Las operaciones comerciales, en general y sobre todo en tiempos de crisis, son la fuerza
impulsora del desarrollo de crecimiento de las organizaciones. Ofrecen además oportunidades
muy amplias para los que quieran desarrollarse profesionalmente en este sector, con un amplio
abanico de profesiones que son demandadas por todo tipo de empresas.
El Auxiliar Administrativo se ocupa de las tareas administrativas del terreno comercial. Este
profesional está dotado de muchas habilidades: comerciales, organizacionales, comunicativas,
interpersonales, etc.

Las operaciones de ventas

Son un conjunto de actividades y procesos comerciales que ayudan a una organización de ventas
a funcionar de manera eficaz, eficiente y en apoyo de las estrategias y los objetivos comerciales.
Las operaciones de ventas también pueden denominarse ventas, soporte de ventas, operaciones
comerciales. Las operaciones de ventas, cuando se combinan con las operaciones de marketing
y las operaciones de éxito del cliente, de modo que las tres funciones están alineadas para lograr
mayores ingresos para las organizaciones
Los miembros del equipo de operaciones de ventas suelen ser enlaces de ventas a otras partes
de la organización, como los departamentos de finanzas, marketing, legal, y control de calidad.
Representarán las necesidades de ventas en reuniones y proyectos multifuncionales.
Cada vez más empresas están formando departamentos de operaciones de ventas dentro de
sus organizaciones y, según el centro de excelencia de operaciones de ventas, las operaciones
de ventas son un proceso establecido y se considera un contribuyente vital para las operaciones
comerciales y las funciones contables.
 Introducción al Marketing

Es importante entender la dinámica y evolución del marketing, en donde aspectos

relevantes han ayudado a su impulso, como lo son la era digital, comienzo de la
publicidad radiofónica, impresa entre otras. Según lo anterior, a lo largo de los años se
ha ido incursionado en nuevos modelos, herramientas nuevas y maneras de comunicar
la información a los clientes, lo que le ha generado al marketing la relevancia que tiene.
Como aspectos más relevantes se tienen en cuenta:

 1730: Emergen las revistas por primera vez

 1839: Popularidad de los pósters
 1941: Surge la publicidad en TV
 1980: Surgimiento del mercadeo social
 2000: El mercadeo se adapta a la cultura, teniendo en cuenta variables que
afectan decididamente las necesidades de los compradores. También se
incorpora en el marketing digital, el cual es un concepto que llegó para quedarse.

2003-2022: Lanzamiento de las primeras redes sociales: Facebook, MySpace en

Linkedin y hoy revoluciona con nuevas modalidades.
Definiciones del Marketing

El marketing operativo es la estrategia que se encarga de ejecutar las acciones y tácticas

de venta con el objetivo de dar a conocer a los posibles compradores las características
de los productos o servicios que oferta una empresa.

El también llamado marketing táctico depende del marketing estratégico (más teórico)
para la consecución de unos objetivos mayores más allá de números y métricas.

El marketing operativo trata de buscar mercados a corto y medio plazo y se concreta en

decisiones relativas al producto, su precio, su distribución y comunicación. Con ningún
otro objetivo que el de aumentar la eficiencia de la comercialización y agilidad
organizacional. Es una acción concreta orientada al producto.

Se trata de una acción comercial más urgente, agresiva y visible por corresponderse con
la acción de la gestión de marketing. Su eficacia, sin embargo, dependerá de la calidad
de las elecciones estratégicas fijadas previamente.

El marketing operativo, conocido también como marketing táctico, es aquel tipo

de marketing que se encarga del desarrollo y realización de las acciones y tácticas.
Afecta el volumen de negocio (ventas) y envuelve rentabilidad a corto plazo.
En pocas palabras, el marketing operativo es acción, ejecución y puesta en marcha de
planes y estrategias a corto plazo. Por ejemplo, realizar publicidad,
promoción, telemarketing, etc.

Objetivo del Marketing

Los objetivos operacionales contribuyen para que el objetivo general estratégico sea
alcanzado. Incluso, es recomendable que sean estipulados más de un objetivo operativo
por cada objetivo estratégico identificado. En suma, el marketing operativo consta de
acciones para que las metas estratégicas sean alcanzadas. Para que el marketing
operacional sea efectivo, debe tener como base las estratégias consideradas por la alta
administración.

Ventajas y beneficios

Es bueno y totalmente necesario tener un plan de marketing a la hora de tener tu

empresa, sin embargo, muchos piensan que como ya su producto está logrando buenas
ventas, el marketing se va a generar solo.
Para entender qué beneficios trae consigo, primero debemos entender que “el plan de
marketing es una guía de acciones que se deben ejecutar para lograr el desarrollo
de los clientes o mercados, en lo concerniente a las actividades de comunicación,
investigación, prospección, mantenimiento, etc.”
(Entrepreneur, 2011).
Es importante que esté bien diseñado, sea breve, conciso y claro, para que tenga un
acceso viable para todos sus empleados y así no volverlo tedioso y enredado.
El diseñar e implementar este plan de mercadeo trae los siguientes beneficios
(Entrepreneur, 2011):

1. Genera direccionamiento: en el desarrollo del plan de marketing indicas los

objetivos que se tienen y cómo alcanzarlos con el apoyo de todas las partes de la
empresa.
2. Mantiene la motivación: tener claros los objetivos del emprendimiento, cómo se van
a realizar, tener clara la visión del trabajo, las razones y ver los logros de los
resultados, genera gran motivación entre los partícipes, para así obtener de una
manera más fácil y asequible los objetivos y propósitos.
3. Genera creatividad: Cada uno de los miembros del proyecto trabajan con mente
clara, abierta y creativa cuando los objetivos están claros. Las ideas y las visiones
se clarifican cuando se sabe hacia dónde está dirigido el proyecto.
4. Previene de posibles errores: ayuda a prevenir o resolver los errores de una manera
más fácil y eficiente. El plan de marketing te ayuda a tener en cuenta los problemas
que se pueden presentar durante el proceso de emprendimiento, y gracias a
esto, puedes planificar diferentes estrategias en caso de que alguna falle. Esto
se considera un gran beneficio, ya que estarás un paso más delante de tu
competencia y podrás ser mucho más práctico y competente para tu público.
5. La anticipación: con un plan de marketing te anticiparás a diferentes escenarios,
lo que logrará que te desenvuelvas mejor en ellos. Así, tu producto se ofrecerá de
la mejor manera posible en cualquier situación, posibilitando la creación de planes
alternativos en cualquier caso que se presente.
6. Trabajo en equipo: Cuando todos los miembros del equipo reconocen los objetivos
y la identidad del proyecto, todos aportarán con cada una de sus habilidades, ya
que se tiene establecido un fin común.
7. Ahorra tiempo: al tener todo planeado, sabes cuándo debes cumplir con alguna
labor y así evitas distraerte con otras actividades que pueden realizarse con más
 tiempo, de esta manera te verás beneficiado con tiempo y ahorro de dinero, además
te ayudará a conservar o fidelizar clientes por tu eficiencia.
8. Evaluación constante: cuando tienes un plan de marketing, tienes el beneficio de
que al tener todo organizado podrás ver los resultados fácilmente y así detectar
las fallas, los pros y los contras de la forma en que estas desarrollando tu
emprendimiento, para así poder planificar nuevas estrategias hasta que logres
encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de tu proyecto y que te haga
incrementar los beneficios.
9. Cohesión estratégica: cuando todos saben para dónde van y cómo llegar, se trabaja
de manera coherente en todas las áreas, generando integración en el grupo de
trabajo.
10. Diferenciación: si empleas de una manera adecuada tu plan estratégico, tener un
agente diferenciador en tu producto, empresa o marca no será un trabajo tedioso, con
este conoces qué quiere y necesita tu público objetivo y qué ha hecho tu
competencia para suplir esa necesidad, así sabrás estratégicamente de qué
modo llamar la atención de tu cliente con un servicio único.

Entonces, ¿por qué desarrollar un plan estratégico?, estos beneficios te ayudan a

mejorar la calidad, productividad y eficacia de tu emprendimiento, generando un
mejor ambiente laboral, un proceso y desarrollo tanto de la empresa como de tus
empleados y socios.
Las empresas deben desarrollar un plan estratégico, ya que en este será donde se
definirá hacia dónde va la organización y cómo se aplicará, de no tener esto, los
miembros del proyecto trabajaran cada uno por su lado y los resultados contendrán una
gran cantidad de ideas sueltas que puede que no resuelva las necesidades del proyecto
u organización, perdiendo la identidad de la marca y la misión de la organización.
“Un plan de marketing es un paso intermedio que nos permite armonizar nuestros
objetivos económicos de negocio con la identidad corporativa de nuestra empresa y con
los gustos e intereses de nuestros potenciales clientes” (Hipersocial, 2016).

Por tanto, es realmente importante emplear un plan de marketing en tu emprendimiento

porque te ayuda a combatir tu competencia, satisfaciendo a tu cliente y fidelizándolo
a tu producto y marca. Si no lo empleas, por más de que inviertas mucho tiempo y dinero
en comunicación, corres el riesgo de no llegar a tu público objetivo o de no hacerlo de la
forma adecuada.
 Objeto de Estudio del Marketing

El Marketing es el conjunto de técnicas que a través de estudios de mercado intentan

lograr el máximo beneficio en la venta de un producto: mediante el marketing podrán
saber a qué tipo de público le interesa su producto. Su función primordial es la
satisfacción del cliente "potencial o actual” mediante
las cuales pretende diseñar el producto, establecer precios, elegir los canales de
distribución & las técnicas de comunicación más adecuadas. El marketing mix son las
herramientas que utiliza la empresa para implantar las estrategias de Marketing y
alcanzar los objetivos establecidos. Estas herramientas son conocidas también
como las Cuatro P del profesor Eugene Jerome Mc Carthy.

Los Clientes

OBJETO DE ESTUDIO Las personas que

DEL MARKETING trabajan en la empresa

Los accionistas

La sociedad
Los esfuerzos de mercadotecnia de una empresa deben enfocarse en satisfacer las
necesidades de los cuatro grupos de gente. Solo entonces se podra decir que se tiene
una buena estratégia de mercadeo.

Los clientes. Es obvio que los bienes (productos o servicios) se buscan mejor y mucho
más rápido si están acomodados adecuadamente en su lugar, satisfacer alguna
necesidad de la gente, y la gente estará dispuesta a pagar por esa satisfacción. Sin
clientes no hay empresa. Sin un producto que satisfaga una necesidad no hay empresa.
Las personas que trabajan en la empresa. La mayoría de las empresas olvidan que
mercadotecnia es también satisfacer las necesidades de la gente que trabaja dentro de
ellas. Buscar la satisfacción del personal es también fundamental.
Los accionistas. Quienes toman el riesgo deben ver recompensados sus esfuerzos.
Una buena estrategia de mercadotecnia debe lograr que la empresa genere utilidades
para sus propietarios.
La sociedad. Una empresa debe ser benéfica para la sociedad.[cita requerida] Los giros
negros como el narcotráfico o la prostitución satisfacen a sus clientes, a su gente y a los
inversionistas (cuando los hay), pero no ayudan al bienestar social.

Proceso del Marketing

El proceso de marketing es la acción por la cual se busca una oportunidad de negocio

en el mercado, se analiza, se escoge un segmento y se establecen una serie de
estrategias para implementarlas.

Este proceso es la base de todo inicio a la hora de empezar a desarrollar un negocio.

Cuando se pretende llevar a cabo la puesta en marcha de una empresa este proceso es
esencial para encontrar el tipo de mercado al que dirigirse, establecer un análisis
pormenorizado para saber si el producto o la idea tendría aceptación y, en base a eso,
crear una serie de acciones para llegar a ese mercado con garantías de éxito.

Evolución del Marketing

La utilización del marketing por parte del público empresarial no ha permanecido
estable a lo largo de los años. De hecho, se aprecia que su protagonismo está
 creciendo durante las últimas décadas debido a la gran variedad de presiones
ejercidas por el entorno. Si realizamos una revisión histórica sobre las distintas
orientaciones organizativas adoptadas por la empresa a lo largo del siglo xx, se
observa como la orientación al marketing surge como resultado de un proceso
evolutivo.

Concretamente, podemos identificar hasta cinco etapas históricas atendiendo a

cómo ha ido evolucionando la forma de utilizar el marketing en la empresa y, por
tanto, a cómo ha ido progresando su dirección. Las tres primeras (orientación a la
producción, al producto y a las ventas) se corresponden con un enfoque de marketing
pasivo o transaccional. Por contra, las dos últimas etapas (orientación al marketing y
de marketing social) forman parte del enfoque de marketing activo o relacional.

Significado del Marketing desde el punto de vista del negocio

Desde el punto de vista del negocio podemos decir que es un sistema de investigar
un mercado, ofrecer valor y satisfacer al cliente con el objetivo de lucro, esta
disciplina se responsabiliza de estudiar el comportamiento de los mercados y de las
necesidades de los consumidores.

Conceptos esenciales del Marketing

Concepto de Producción

Aquí el centro es el proceso productivo. Se produce y se ofrece en el mercado de

todo sin importar si lo que se ofrece es requerido en el mercado. El enfoque
producción afirma que los usuarios o consumidores preferirán aquellos productos
que estén muy disponibles y sean a bajo coste.

Concepto de Producto

Aquí el foco de atención es el producto. Las empresas ya visualizan que los clientes
requieren cosas diferentes y entonces ofrece productos diferentes, mayor variedad,
etc. En contraposición al producto masificado. No importa si el cliente requiere ese
producto específicamente, sino que se entrega algo novedoso. El enfoque producto
cree que los consumidores se inclinarán hacia aquellos productos que den la mejor
calidad o los mejores resultados. Lo importante es fabricar buenos productos y
mejorarlos a lo largo del tiempo.

Concepto de Venta

El objeto es vender el producto sin importar si el cliente se sentirá satisfecho o no

con el. Todo apunta a reforzar la fuerza de ventas, promocionar, etc. Las ventas son
 parte importante de la Gestión de Marketing pero no es todo, sino un componente
irreemplazable de la actividad comercial. El enfoque ventas sostiene que si a los
consumidores no se les anima, no comprarán suficientes productos de la empresa,
con lo que se necesitara políticas agresivas de venta y promoción.

Concepto de la Mercadotecnia

La mercadotecnia (o marketing en inglés) es un conjunto de diferentes principios y

prácticas que se ejecutan por profesionales de la materia con el fin de aumentar y
promover la demanda de un producto o servicio determinado, también de posicionar
un producto o servicio en la mente del consumidor.
La mercadotecnia analiza la gestión comercial de cada empresa, no solo la propia,
si no también es importante analizar a la competencia para ver en qué cuestiones es
mejor y tomar esas ideas para enriquecer la técnica. También identifica necesidades
en el consumidor para crear nuevos productos o servicios.

Concepto Social del Marketing

El Marketing apunta a la satisfacción del cliente. Identifica que necesidades

insatisfechas hay en el mercado para ofrecerle al individuo lo que ellos requieran. El
enfoque marketing mantiene que la clave para alcanzar los objetivos de la empresa
consiste en identificar las necesidades y deseos del público objetivo y en ser más
efectivos que los competidores a la hora de crear y ofrecer valor a sus mercados
objetivo.

Orientaciones clásicas del Marketing

La dimensión del marketing es enorme y sus vertientes diversas por lo que existen
infinitas maneras de llevarlo a la práctica. Es difícil por tanto agrupar sus
orientaciones como algo genérico e incuestionable, no obstante, puede dar una
visión general y útil para comprender cada mercado y su marketing asociado.

En primer lugar, habría que destacar las orientaciones clásicas, las que se han
venido practicando hasta ahora y, por regla general, las que acostumbran a seguir la
mayoría de empresas. Hablamos de cuatro orientaciones del marketing: al producto,
a las ventas, al mercado y a la producción.

Entorno del Marketing

Microentorno de la Empresa
La Empresa

Al diseñar los planes de marketing, la dirección toma en cuenta a otros grupos de la

compañía tales como la alta dirección, finanzas, investigación y desarrollo, compras,
fabricación y contabilidad. Todos estos grupos interrelacionados conforman el entorno
interno.

Los Proveedores

Los proveedores son un eslabón importante del sistema global de entrega de valor a los
clientes de la empresa. Proporcionan los recursos que la empresa necesita para producir
sus bienes y servicios. El marketing trata a sus proveedores como socios para poder
crear y entregar valor al cliente.

Los Intermediarios

Ayudan a la empresa a promover, vender y distribuir sus productos a los compradores

finales: incluyen distribuidores, empresas de distribución física, agencias de servicios de
marketing, e intermediarios financieros.

Los distribuidores son empresas de canal de distribución que ayudan a la compañía a

encontrar clientes o vender a los clientes. Entre estos intermediarios se encuentran
mayoristas y detallistas que compran y revenden mercancía.
Las empresas de distribución física ayudan a la organización a surtir y trasladar
bienes desde sus puntos de origen hasta su destino.
Las agencias de servicios de marketing comprenden bufetes de investigación de
mercados, agencias publicitarias, empresas de medios de comunicación, y bufetes de
consultoría de marketing que ayudan a la empresa a dirigir y promover sus productos
en los mercados correctos.
Los intermediarios financieros incluyen bancos, empresas de crédito, aseguradoras y
otras empresas que ayudan a financiar transacciones o asegurar contra riesgos
asociados a la compraventa

Los Clientes Existen 5 tipos de mercados de clientes:

Mercados de Consumo: consisten en individuos y hogares que compran bienes y

servicios de consumo personal
Mercados Industriales: compran bienes y servicios para procesarlos internamente o
usarlos en su proceso de producción
Mercados de Distribuidores: compran bienes y servicios para revenderlos y obtener
utilidad.
Mercados Gubernamentales: están formados por dependencias del gobierno que
adquieren bienes y servicios para producir servicios públicos o transferirlos a quienes los
necesiten.
Mercados Internacionales: comprenden todos los tipos de compradores mencionados
pero ubicados en distintos países, e incluyen consumidores, productores, distribuidores
y gobiernos.

Los Competidores

El marketing debe adaptarse a las necesidades de los consumidores meta y deben

obtener una ventaja estratégica mediante el posicionamiento.

Macroentorno de la Empresa
De carácter económico: como el IPC, la tasa de cambio del euro respecto a otras
divisas, los tipos de interés, el nivel de renta de la población, tasa de desempleo, etc.

De carácter demográfico: como el tamaño de la población, la evolución del tamaño

familiar, los cambios en los tipos de familia o los efectos de la inmigración.

De carácter político-legal: Debe analizarse si se está debatiendo o hay propuestas

de cambio en las leyes que afectan al negocio de la empresa o si los gobiernos están
planteando algunas medidas que incentiven o desincentiven ese negocio, tales como
subvenciones, impuestos específicos, limitación o ampliación de la concesión de las
licencias o autorizaciones administrativas, etc.

De carácter tecnológico: Debe analizarse si se están desarrollando tecnologías que

puedan ser de aplicación al negocio de la empresa, afectando a sus productos o a sus
procesos productivos. Por ejemplo, en el sector alimentación es relevante conocer si
existen nuevas tecnologías para añadir, potenciar, reducir o eliminar sustancias al
producto, de forma que lo hagan más saludable y lo transformen en un alimento
funcional, o si existen innovaciones que permitan producir el alimento con una nueva
forma o tamaño. Además, también puede ser relevante conocer el esfuerzo investigador
realizado y si existen patentes para acceder a estas tecnologías

De carácter socio-cultural. Se incluyen aspectos como la preocupación por la salud,

la estética, el medio ambiente, las formas de destinar el tiempo libre y el ocio, etc.

El Auxiliar administrativo debe estar listo para apoyar en cualquier

operación comercial

Funciones principales del Auxiliar Administrativo

A continuación detallamos algunas tareas diarias y funciones principales del Auxiliar
Administrativo
 Tareas diarias
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto
entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
 Interactuar con clientes y atender consultas.
 Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
 Realizar fotocopias.
 Solicitar suministros/insumos y acordar el mantenimiento o reparación de los equipo de
oficina.
 Organizar reuniones y encargarse de la logística.
 Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos
informáticos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Funciones principales
A continuación, las funciones más comunes de un Auxiliar Administrativo:
 Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto
entrantes como salientes:
o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
 Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos,
hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los
datos y generar los reportes correspondientes.
o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de
contactos, entre otros.
 Archivar y organizar documentos, tanto en físico como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
o Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital.
o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la
base de datos.
 Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos
y otras actividades afines:
o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
 o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a
cabo de manera eficiente.
o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
o Confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de
encargarse de la logística del evento corporativo.
o Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo
entre las personas correspondientes.
o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u
organización.
 Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o
encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
o Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
o Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre
proyectos y realizar el debido seguimiento.
o Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el
tiempo establecido.
 Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o
requerimiento administrativo:
o Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
o Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando
materiales y equipos cuando sea necesario.
o Realizar reportes de gastos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.