Taller de Nivelación
Gestión de Proyectos
1. ¿Qué es un proyecto?
Descrito en forma general, un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento
de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. En esta forma, puede
haber diferentes ideas, inversiones de diverso monto, tecnología y metodologías con diverso
enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver las necesidades del ser humano en todas sus facetas,
como pueden ser: educación, alimentación, salud, ambiente, cultura, etcétera.
2. Realice un breve análisis sobre la Teoría de Cambio
La teoría del cambio explica la forma en que se entiende que las actividades realizadas en cualquier
ámbito produzcan una serie de resultados que contribuyan a lograr impactos finales previstos. Puede
elaborarse para cualquier nivel de intervención, ya se trate de un acontecimiento, un proyecto, un
programa, una política, una estrategia o una organización (Álvarez y Preinfalk, 2018).
Es posible llevar a cabo un modelo enfocado en la teoría del cambio, cuando se plantean objetivos y
actividades dentro de una intervención que puedan identificarse y planificarse previamente, y esta
intervención se adapta a problemas nuevos y a las decisiones de los interesados (Caletti, 1983). En
muchas ocasiones, el término teoría de cambio denomina de forma genérica a cualquier inversión
de un proceso; por ejemplo, a una cadena de resultados con una serie de cuadros de insumos
vinculados a productos, resultados e impactos, tal como se muestra en el siguiente esquema:
3. ¿Qué es un análisis de problemas o problemáticas sociales de un proyecto?
El análisis de problemas ayuda a determinar las causas más relevantes de una problemática social,
para ello, dicho análisis se realiza bajo consideración, de que su conocimiento sirve como pauta
para la selección de alternativas de solución (Baca, 2001).
El análisis de problemas ofrece una primera idea del impacto social que tendría el proyecto, en la
medida que permite identificar los efectos o consecuencias que serían evitados si el problema fuera
solucionado. Desde el punto de vista cognitivo, el análisis de problemas es un estudio transversal,
en el que se busca establecer relaciones causales en torno a un problema, en un momento dado, a
través del descubrimiento de interrelaciones entre las distintas variables.
4. ¿Describa que pasos debe incluir un proyecto?
Una idea de un proyecto, se debe dividir en las fases necesarias para desarrollarlo. Esto ayudará a la
gestión ordenada del mismo y reforzar la concepción del proyecto como algo realizable. Los pasos
que debe incluir un proyecto son los siguientes:
Fase 1: Planificación del proyecto. En un primer momento, es básico acotar y tener claro cuál es tu
proyecto: definir los objetivos y alcance. Este momento es fundamental; todas las etapas posteriores
están condicionadas a lo que se decide en esta situación.
Fase 2: Ejecución del proyecto: Cuando están repartidas las tareas, las responsabilidades y los
recursos, comienza la fase de ejecución. El método de trabajo deberá de seguir una línea uniforme
de actuación que garantice el correcto funcionamiento y cohesión de todas las personas que integren
el equipo de trabajo.
Fase 3: Seguimiento y control del proyecto. Un punto ineludible para poder completar
correctamente la etapa de realización de cualquier proyecto es que estén activados los mecanismos
de seguimiento y control del trabajo. Una comunicación interna fluida puede ser uno de los puntos
clave; un informe diario de progresos, problemas o riesgos ayuda a no desviarse de los objetivos y a
asegurar el normal desarrollo de todas las labores.
Fase 4: Implementación del plan: Este es el momento en el que se concreta todo el desarrollo, en el
que se sintetizan todas las labores, en un producto o servicio final. Es necesario disponer de los
recursos necesarios (económicos y humanos) para realizar con seguridad el proceso de
implementación. Hay que traducir de forma efectiva, sin riesgos que pongan en peligro todo lo que
se ha trabajado en las fases anteriores.
Fase 5: Medición de impactos. Una vez acabada e implementada toda la actividad, hay que realizar
una revisión y valoración del resultado final. Corregir los errores ayudará a mejorar y conocer en
qué puntos se ha realizado una buena labor y en cuáles se debe mejorar. El éxito del siguiente
proyecto dependerá también de haber cumplido con diligencia esta fase.
5. ¿Cómo se debe realizar un estudio de investigación de un proyecto?
Se distinguen tres niveles de profundidad en un estudio de evaluación de proyectos. Al más simple
se le llama perfil, gran visión o identificación de la idea, el cual se elabora a partir de la información
existente, el juicio común y la opinión que da la experiencia (Urbina y Castellanos, 2006). En
términos monetarios sólo presenta cálculos globales de las inversiones, los costos y los ingresos, sin
entrar a investigaciones de terreno.
El siguiente nivel se denomina estudio de prefactibilidad o anteproyecto. Este estudio profundiza la
investigación en fuentes secundarias y primarias en investigación de mercado, detalla la tecnología
que se empleará, determina los costos totales y la rentabilidad económica del proyecto, y es la base
en que se apoyan los inversionistas para tomar una decisión.
El nivel más profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene básicamente toda la
información del anteproyecto, pero aquí son tratados los puntos finos. La información presentada en
el proyecto definitivo no debe alterar la decisión tomada respecto a la inversión, siempre que los
cálculos hechos en el anteproyecto sean confiables y hayan sido bien evaluados.
6. ¿Qué es exactamente un cronograma?
Un cronograma de gestión de proyectos es una programación detallada de tu proyecto. En
él se detallan todas las tareas implicadas y un plazo para cada una de ellas para que todo el
equipo pueda ver cuándo se llevará a cabo cada paso y cuándo finalizará el proyecto (Cairo
et al., 2010).
7. ¿Qué es la gestión de costos de un proyecto?
La gestión de costos del proyecto es el proceso de estimar, presupuestar y controlar los
costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con el objetivo de mantener los gastos
dentro del presupuesto aprobado.
8. ¿Cuál es la importancia de los stakeholders o análisis de involucrados de un
proyecto?
Un stakeholder es cualquier persona (empleado, socio, cliente, etc.) o empresa que de
alguna forma afecta o puede ser afectada por las acciones de una organización con respecto
a un proyecto. La gestión de las partes interesadas (Stakeholder management) es
fundamental para establecer estrategias de comunicación y determinar influencias (Voinov
y Bousquet, 2010).
Los stakeholders son una pieza clave al momento de planificar y gestionar un proyecto. Por
ese motivo, las organizaciones tienen que identificar cuál es la posición de cada parte
interesada, ya que su impacto es notorio durante el ciclo de vida del proyecto. En la primera
fase se identifica y analiza a los stakeholders para conocer sus necesidades y brindarles
soluciones, además, se establecen los límites del proyecto y las estrategias de detección de
riesgos a futuro (Friedman y Miles, 2006).
La matriz de los stakeholders define los grupos de interés para el proyecto. Todos deben ser
analizados para entender el grado de influencia, la manera de gestionarlos y cómo tenerlos
en cuenta en las fases donde cada uno cobrará importancia. Asimismo, se conocerán las
estrategias de comunicación que se usarán con ellos.
9. ¿Cómo podría describir la gestión del riesgo de un proyecto?
La gestión de riesgos de los proyectos, también conocida como risk management, es la
práctica de identificar, analizar y responder de manera proactiva a diferentes tipos de
riesgos potenciales de un proyecto. Un riesgo de un proyecto es todo aquello que pueda
afectar al éxito del proyecto, puede ser algo que cause retrasos en el cronograma del
proyecto, que haga que se exceda el presupuesto previsto o cualquier cosa que derive en la
disminución del rendimiento del equipo de un modo u otro (Hernández, Yelandy y Cuza,
2013). Con una gestión de riesgos efectiva, se puede detectar cualquier riesgo en potencia
que pueda surgir durante el ciclo de vida de un proyecto y mitigarlo para que el proyecto se
mantenga en curso, dentro del presupuesto y bien orientado.
10. ¿Cuáles son los principales riesgos de un proyecto?
Los principales riesgos de un proyecto se pueden dividir en cuatro grandes grupos, los
riesgos de alcance que se asocian al cambio de complejidad en relación con los nuevos
requerimientos del entorno y a las necesidades de los stakeholders.
En un segundo grupo se encuentran los riesgos de planificación, esto se genera cuando el
proyecto no se desarrolla de la manera en que se planifica inicialmente, no necesariamente
por errores propios, sino también por causas externas. Por ello, una adecuada planificación
debe prever todos los escenarios posibles y además cuantificarlos, tanto en la probabilidad
de que se presenten, como en el grado de desviación que supondrían con respecto al
escenario considerado inicialmente como idóneo (Baca, 2001).
11. ¿Cómo realizar una correcta estrategia de comunicación de un proyecto?
En la mayoría de los casos, las comunicaciones claras son importantes para garantizar el
éxito de un proyecto. No solo se trata de establecer dónde debe comunicarse, sino también
a qué miembros específicos del equipo se debe dirigir y con qué tipos de mensajes.
Partiendo de lo anterior, se reconoce que para realizar una correcta estrategia de
comunicación se requiere en primera medida de la definición de los medios de
comunicación idóneos, posterior a esto, se debe alinear a todos los colaboradores del
proyecto en torno a la identificación de la frecuencia con la que se utilizarán las estrategias
comunicativas. Posterior a esto, se debe agregar un plan para la gestión de quienes
participan en el proyecto, y finalmente, se debe compartir el plan de comunicación y dejarlo
abierto para actualizaciones cuando sea necesario (Martínez et al., 2015).
12. ¿Qué herramientas sirven para evaluar la eficacia de un proyecto?
Para la evaluación oportuna de la eficacia de un proyecto se utilizan indicadores en dos
grandes grupos, de resultados y de gestión. Dentro de los indicadores de resultados
destacan el cumplimiento de logros, los indicadores de actividad y de impacto, dentro de
este grupo pueden abordar indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los
usuarios, considerando sus expectativas, el ajuste a los logros y la satisfacción con las
actividades.
En los indicadores de gestión es oportuno señalar los indicadores de procesos que permiten
evaluar el ajuste y adecuación de los procesos de gestión, y los indicadores de recursos que
ayudan a identificar el grado de ajuste de los recursos a los previsto y su uso adecuado.
13. ¿Cómo funciona el árbol de problemas?
El árbol de problemas es una herramienta que permite obtener información con una visión
simplificada, concreta y ordenada de cada causa (cada raíz del árbol), su impacto (cada
rama del árbol) y ponderación en el problema (visualizar qué raíz o rama es la más
importante, la que tiene más ramificaciones y cuyos efectos sean determinantes) (Martínez
y Fernández, 2008). Es una técnica que puede realizarse en forma individual o grupal.
Entonces, se puede decir que:
El árbol de problemas separa las causas y efectos de un problema central.
La relación entre causa y efecto se muestra gráficamente: abajo causas; arriba
efectos.
Usualmente se trabajan sólo dos niveles de causas y efectos, para no dispersarse en
el tratamiento de demasiadas causas al mismo tiempo.
Los dos niveles de efectos concluyen en un efecto final.
En conclusión, las ventajas de esta técnica se relacionan con la facilidad para evidenciar los
problemas reales, distinguir el problema de los efectos, separar el problema de sus causas y
de sus efectos. Además, se logra una mayor comprensión del problema, las causas y los
efectos que puede presentar; el problema se puede desglosar en situaciones más manejables
y definibles y, en definitiva, representa una visión simplificada que permitirá obtener
información más concreta y ordenada de cada causa, su impacto y ponderación en el
problema.
14. ¿Qué evidencia el árbol de soluciones?
El árbol de soluciones se elabora de manera muy similar al árbol de problemas con la única
y gran diferencia que, se reemplazan las indicaciones de consecuencias por soluciones,
pasando de una visión negativa de los problemas a una más positiva (Hernández y Garnica,
2015).
15. ¿Cuáles pueden ser las temáticas más oportunas actualmente para gestionar
un proyecto?
La temáticas más oportunas y pertinentes para gestionar un proyecto en la actualidad,
deberían enfocarse en problemáticas sociales, entre estas, el potenciamiento de la
educación, la preservación del medio ambiente, la resolución de conflictos y la inequidad
de género. Esto puede ser posible incentivando el tejido empresarial y el empoderamiento
de los grupos excluidos socialmente (Baca y Tavira, 2016).
Referencias
Álvarez, J., & Preinfalk, M. (2018). Teoría del Programa y Teoría del Cambio en la
Evaluación para el Desarrollo: Una revisión teórico-práctica. Revista ABRA,
38(56), 1-16.
Baca, G. (2001). Evaluación de proyectos.
Baca, N., & Herrera, F. (2016). Proyectos sociales. Notas sobre su diseño y gestión en
territorios rurales. Convergencia, 23(72), 69-87.
Cairo, V., García, R., & Lucero, L. (2010). Formulación y evaluación de proyectos.
Limusa.
Caletti, S. (1983). Reflexiones sobre teoría y cambio social. Comunicación y cultura, 10,
169-186.
Friedman, A., & Miles, S. (2006). Stakeholders: Theory and practice. OUP Oxford.
Hernández-Díaz, N., Yelandy-Leyva, M., & Cuza-García, B. (2013). Modelos causales
para la Gestión de Riesgos. Revista Cubana de Ciencias Informáticas, 7(4), 58-74.
Hernández-Hernández, N., & Garnica-González, J. (2015). Árbol de problemas del análisis
al diseño y desarrollo de productos. Conciencia tecnológica, (50), 38-46.
Martínez, R., & Fernández, A. (2008). Árbol de problema y áreas de intervención. México:
Cepal.
Urbina, G., & Castellanos, M. (2006). Evaluación de proyectos (Vol. 3). McGraw-Hill.
