¿Les ha pasado que no pueden cobrar la cuenta de un cliente?
En algunas
empresas la venta de los bienes o servicios que ofrecen la realizan a crédito, con
el objetivo de aumentar las ventas principalmente, debido a estos eventos es
como surge lo que son las cuentas por cobrar, dentro de este concepto existen
clasificaciones, pero este por el momento no es el punto importante, sino las
circunstancias que se determinan una vez que se han otorgado créditos y algunos
clientes no pagan.
Estas circunstancias deben estar contempladas dentro del manejo de estas
cuentas, porque si bien la empresa vende con la idea razonable que estará en
posibilidades de cobrar a sus clientes, también debe estar consciente que quizás
alguno de ellos no podrá pagar.
Así que lo mejor es prever estas contingencias, para que cuando surja una cuenta
posiblemente no recuperable, ya tengamos una provisión que hará menos
dolorosa la pérdida.
Estas pérdidas para la empresa deberán registrarse y reconocerse en el resultado
del ejercicio como gastos. Para esto haremos uso de una cuenta complementaria
de activo, “provisión de cuentas incobrables, o de deudas de difícil cobro”
entre otros nombres que tiene, pero para el caso sirve para lo mismo.
Una vez que se ha determinado el monto de cuentas incobrables, (cuando
considere la empresa que no podrá recuperar su dinero) se registrará un asiento
previendo esta pérdida para que conste en la información financiera al final del
ejercicio.
Registro de la cuenta incobrable
Este registro se realizará para ir previniendo las cuentas irrecuperables:
CONCEPTO DEBE HABER
cuentas incobrables $ 10,000.00
provisión de cuentas incobrables $ 10,000.00
El saldo de ambas cuentas será el resultado de previos análisis a las cuentas por
cobrar, es decir, que la empresa considere que ya no recuperará, como lo
habíamos comentado anteriormente.
Si de esta cantidad, que ya se había determinado como irrecuperable, todavía se
recupera la cantidad de 5,000 y el resto fue una pérdida total, se registrará de la
siguiente forma:
Primero lo que entró a caja:
CONCEPTO DEBE HABER
Caja o bancos $ 5,000.00
Cuentas incobrables $ 5,000.00
En estas cuentas nos quedará este saldo:
CONCEPTO DEBE HABER
Cuentas incobrables $ 5,000.00
provisión de cuentas incobrables $ 5,000.00
Que, si al final definitivamente ya no se recupera, se irá como un gasto:
CONCEPTO DEBE HABER
GASTOS GENERALES U OPERACIONALES
Provisión de cuentas incobrables $ 5,000.00
Cuentas incobrables $ 5,000.00
Y quedarán saldadas estas cuentas, para que al iniciar otro periodo se realice
nuevamente la provisión.
¿Cómo se afecta la cuenta de clientes?
Pero, ¿cómo se llegó a este registro? ¿Cómo se determina la cantidad que se
provisiona?
Analicemos desde el principio, como se origina una cuenta incobrable.
Una empresa que vende muebles para casa habitación, en sus primeros años de
operaciones, todo lo vende de contado, pero a partir de enero de 2014, decide
vender a crédito, para aumentar las ventas.
Recordemos que este ejercicio es para reconocer o determinar una cuenta
irrecuperable.
Así que supongamos que tuvo cinco clientes, en su primer año de ventas a crédito,
y sobre estos trabajaremos.
Datos de los clientes:
Meses para
nombre Monto de venta Pagos
pagar
GENARO QUIROZ 34,500 12 2,875
SAMUEL GONZALEZ 27,000 12 2,250
CARLOS LOPEZ 46,400 12 3,866.7
MARTIN MORALES 28,200 12 2,350
ELENA HERNANDEZ 33,800 12 2,816.7
(Como es el primer año, las políticas de ventas a crédito, establecen el mismo
plazo para todos los clientes)
Los registros de las ventas serian de la siguiente forma:
DEBE HABER
CLIENTES
GENARO QUIROZ 34,500
SAMUEL GONZALEZ 27,000
CARLOS LOPEZ 46,400
MARTIN MORALES 28,200
ELENA HERNANDEZ 33,800
VENTAS 169,900
Cada tres meses se realiza un análisis de los movimientos de la cuenta “clientes”
Y para finales del mes de julio, ya se comienza a observar algunos atrasos:
total de pagos
saldo pagos saldo
requeridos a 6
inicial realizados pendiente
meses
CLIENTES
GENARO QUIROZ 34,500 17,250 5,750 28,750
SAMUEL GONZALEZ 27,000 13,500 4,500 22,500
CARLOS LOPEZ 46,400 23,200 7,733.3 38,667
MARTIN MORALES 28,200 14,100 9,400 18,800
ELENA HERNANDEZ 33,800 16,900 11,266.7 22,533
38,650 131,250
Este es el asiento por los pagos recibidos:
DEBE HABER
BANCOS 38,650
CLIENTES
GENARO QUIROZ 5,750
SAMUEL GONZALEZ 4,500
CARLOS LOPEZ 7,733.3
MARTIN MORALES 9,400
ELENA HERNANDEZ 11,266.7
Para este momento, por el mes de noviembre, cerca del año, la empresa determina que
será difícil cobrar los saldos pendientes, de algunas cuentas, (las sombreadas).
Este sería el registro de los pagos que se recibieron:
DEBE HABER
BANCOS 70,791.7
CLIENTES
GENARO QUIROZ 14,375.0
SAMUEL GONZALEZ 11,250.0
CARLOS LOPEZ 19,333.4
MARTIN MORALES 11,750.0
ELENA HERNANDEZ 14,083.3
Y piensa seriamente, en caso de que sus clientes no le liquiden, en cancelar sus
cuentas, pero tiene dos opciones:
• “Cancelarlas directamente” llegado el momento.
• crear su “Provisión para cuentas Incobrables”
Pero ¿Cómo se anularía la cuenta mediante la cancelación directa?
pagos realizados saldo
saldo inicial
totales pendiente
CLIENTES
GENARO QUIROZ 34,500 20,125 14,375
SAMUEL GONZALEZ 27,000 15,750 11,250
CARLOS LOPEZ 46,400 27,066.7 19,333.3
44,958.3
Estas cuentas son las que se encuentran en duda si se liquidaran o no, ya que el
saldo es considerable, por lo tanto serian las que se van a cancelar:
Por la cancelación directa solo se registra de forma revertida, la operación
original de la venta, que en este caso seria por el saldo pendiente:
DEBE HABER
CLIENTES
GENARO QUIROZ 14,375.0
SAMUEL GONZALEZ 11,250.0
CARLOS LOPEZ 19,333.3
VENTAS 44,958.3
Siguiente asiento:
DEBE HABER
PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES 44,958.0
CLIENTES 44,958.0
Y mediante este movimiento seria directamente cancelada la cuenta, y esta
pérdida se va directamente a gastos. (Esto suponiendo que decida cancelarlas, así
que no olvidemos que todavía lo estás pensando).
¿Pero si decide crear su provisión? (Que es lo más
recomendable).
Para esto, asignara porcentajes a las cuentas pendientes, (entre otros
procedimientos, pero este es el más utilizado), este método de provisión se basa
en la antigüedad de saldos, es decir, cuentas de años anteriores pero como se
trata del primer ejercicio con ventas a crédito, se tomaran las tres cuentas
atrasadas y les asignara un cierto porcentaje:
CLIENTES
GENARO QUIROZ 14,375.0 10% 1437.5
SAMUEL GONZALEZ 11,250.0 24% 2700
CARLOS LOPEZ 19,333.3 30% 5800.0
PROVISION 9937.5
Si recordamos, la provisión fue de 10,000 esto por que cerró a esta cantidad, la
provisión calculada (de 9,937.5 a 10,000). Este sería el análisis previo
mencionado.
La provisión, entonces, quedaría registrada de la siguiente manera:
CONCEPTO DEBE HABER
cuentas incobrables $ 10,000.00
provisión de cuentas incobrables $ 10,000.00
Para cuando se realizo la última revisión de las cuentas de los clientes, de estas la
mayor parte del saldo pendiente ya se había liquidado.
Este es el registro:
DEBE HABER
BANCOS 50,458.3
CLIENTES
GENARO QUIROZ 11,625.0
SAMUEL GONZALEZ 4,000.0
CARLOS LOPEZ 19,333.3
MARTIN MORALES 7,050.0
ELENA HERNANDEZ 8,450.0
Los pagos realizados por los clientes, hasta la última revisión fueron:
38,650
70,791.7
50,458.3
Total: 159,900
El resto de la deuda total (10,000) se cubriría por la provisión determinada, y esta
información sería presentada en los resultados del ejercicio como una pérdida.
El registro de las cuentas incobrables o la cancelación de la deuda por el resto
(10,000) oficialmente serían:
CONCEPTO DEBE HABER
PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES 10,000.0
CLIENTES 10,000.0
La cuenta de clientes quedaría saldada, pero si recordamos los registros iniciales
de este capítulo se recuperaron todavía 5,000 pesos. Para poder registrar
adecuadamente este ingreso, se deberá reactivar la cuenta de clientes por la
cantidad recuperada:
CONCEPTO DEBE HABER
CLIENTES 5,000.0
PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES 5,000.0
Para después registrarla como un ingreso al banco.
CONCEPTO DEBE HABER
BANCOS 5,000.0
CLIENTES 5,000.0
Realizado estos movimientos, el resto definitivamente se presento como perdida
en el resultado del ejercicio ya que fue un gasto.
Volviendo al registro de la provisión:
CONCEPTO DEBE HABER
cuentas incobrables $ 10,000.00
provisión de cuentas incobrables $ 10,000.00
Pero la pérdida o el gasto por el saldo pendiente ya no serán de 10,000 sino por
5,000 pesos, así que registramos:
CONCEPTO DEBE HABER
Cuentas incobrables $ 5,000.00
provisión de cuentas incobrables $ 5,000.00
Que al final definitivamente ya no se recuperaron, se presentaron como un gasto:
CONCEPTO DEBE HABER
GASTOS GENERALES U OPERACIONALES
Provisión de cuentas incobrables $ 5,000.00
Cuentas incobrables $ 5,000.00
Sí, es un artículo extenso, pero más vale tener bien claro qué debemos hacer con
esas cuentas y cómo quedarán los saldos de deudas incobrables así como su
determinación.
