PROCESO BASICO DE CONTROL

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las

actividades que desarrolla la organización para que estas
coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en
sus planes a fin de identificar los errores o desviaciones y
con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición.

El proceso de control. Finalmente,

contempla una corrección oportuna ante hechos que pueden
repercutir en el logro del objetivo comercial. Por ello, es
indispensable dentro de las actividades de la gestión
administrativa. Este proceso, es de suma importancia porque
permite evaluar la eficacia de las etapas anteriores del proceso
administrativo.

El proceso de control básico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle,
incluye 4 etapas: pero en nuestro plan de estudio se manejan 6 etapas que son las
siguientes.

1. Establecimiento de estándares
2. Medición del desempeño
3. Corrección de desviaciones
4. Retroalimentación
5. Puntos críticos del control
6. Círculo de Deming

PROCES
O DE
CONTRO
L
 DESCRIPCIÓN DE LAS 6 ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

 Establecimiento de estándares: Un estándar o indicador puede ser

definido como una unidad de medida que sirve como patrón para efectuar el
control Se establecen los criterios de evaluación o comparación.
Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables y se
clasifican en:

Cuantitativos

 De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de

existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
 De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
 De costos: establece los costos de producción, administración,
costos de ventas.

Cualitativos

 De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.

Los estándares cuantitativos son físicos, de costo, de capital, de ingreso, de

programas

Los cualitativos son de evaluación de la actuación, curvas de comportamiento,

perfiles
  Medición del desempeño: Consiste en medir la ejecución y los resultados
mediante la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo con
los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones.
Para llevar a cabo lo
anterior, es necesario
apoyarnos de los sistemas
de información de la
empresa, y para que el
proceso de control resulte
efectivo la información que
obtengamos debe ser
totalmente confiable,
oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.

En el sistema de información debe definirse que información debe producirse,

cómo y en qué momento debe obtenerse.

Para ello recurre a diversas fuentes como:

Observación Personal
Es el método más simple y usado para medir el desempeño, es limitarse a
observar si está de acuerdo con la norma.

Datos Estadísticos:
Sirven para medir tendencias, ventas y otros asuntos de la empresa. Se pueden
usar los datos estadísticos pertinentes, para una amplia variedad de mediciones,
incluyendo las de trabajo, tiempo, esfuerzo, dinero, espacio, progreso general y
logro de objetivos.

Informes Escritos:
Son dos los factores que pueden servir de guía en el uso de estos informes:
propósito y oportunidad de la información.

Informes orales:
Los informes orales se pueden usar, si las actividades que se van a medir
físicamente están fuera de la empresa.

Información Contable.
Los instrumentos de medición usados comúnmente por la contabilidad son: el
balance y los libros de Ingresos y egresos. El flujo de fondos muestra las entradas
y salidas de capital de trabajo y del efectivo de una empresa.

 Corrección de desviaciones: Es la acción y aplicación de medidas para

eliminar las desviaciones o no conformidades con relación a los estándares
o indicadores.
Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación
con los estándares, es conveniente hacer el ajuste o corrección
correspondiente.

El administrador que está alerta y

tiene visión a futuro, puede predecir
posibles desviaciones de los
estándares; y de no ser posible se
debe descubrir estas desviaciones
lo más rápido posible.
  Retroalimentación A través de la retroalimentación se informa de los
resultados y las medidas correctivas que se aplicaron. De la calidad de la
información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el
sistema

El control de
retroalimentación implica
que se han reunido
algunos datos, se han
analizado y se han
regresado los resultados
a alguien o a algo en el
proceso que se está
controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre

nuevas objetivos y patrones de control. Así como el control complementa la
planeación también ocurre lo inverso. Con frecuencia, sólo es posible planear a
partir de información de control, y no de proyecciones o previsiones sobre el
futuro. pues de esta manera se retroalimenta más rápidamente el proceso de
control- planeación.
 Puntos críticos del control Los puntos seleccionados para control, deben
ser críticos en el sentido bien, de ser factores limitantes o de mostrar mejor
que otros factores, si los planes están dando resultados.

El sistema APPCC permite

identificar riesgos específicos y
medidas preventivas para su
control con el fin de garantizar la
inocuidad de los alimentos. Es un
instrumento para evaluar los
riesgos y establecer sistemas de
control que se orienten hacia
medidas preventivas en lugar de
basarse principalmente en el análisis del producto final".

 Realizar un análisis o identificación de los peligros Esta asociado a la

producción de alimentos en todas sus fases. Para poder desarrollar
correctamente estas actividades es conveniente contar con organigramas que
indiquen las principales etapas o fases en la manufactura de un determinado
alimento, los llamados diagramas de flujo.

Diagrama de flujo: Secuencia detallada de las etapas o fases del proceso,

desde la recepción de las materias primas hasta la distribución y venta.

Asimismo, a la vez que se valoran las posibilidades de presentación de los

peligros asociados a cada una de las operaciones, es necesario definir cuáles
son las medidas preventivas que se van a adoptar para garantizar su control.

Medidas preventivas: Intervenciones y actividades necesarias para eliminar

un peligro o para reducir su incidencia a niveles aceptables.

 Identificar los puntos críticos de control

 Se trata de determinar los puntos/procedimientos/fases operacionales que
pueden controlarse para eliminar los riesgos o reducir al mínimo su probabilidad
de que se produzcan (puntos críticos de control o PCC).

Punto Control Crítico (PCC): Punto, fase o procedimiento en el que puede

aplicarse un control para impedir, eliminar o reducir a niveles aceptables un
riesgo para la inocuidad de los alimentos.

 Establecer los límites críticos· Límite crítico: Valor que separa lo

aceptable o seguro de lo inaceptable o no seguro.

A la hora de establecer los criterios que nos indiquen si una operación está o
no bajo control habrán de definirse también otros dos conceptos:

· Nivel de objetivo: Valor o especificación de una determinada medida

preventiva.

· Tolerancia: Valor comprendido entre el nivel de objetivo y el límite crítico.

 Establecer un sistema de vigilancia o monitorización

Vigilancia: Secuencia planificada de observaciones o mediciones para

evaluar si un PCC se encuentra bajo control.

 Establecer las acciones correctoras

Establecer las acciones correctoras que deban adoptarse cuando la vigilancia

revele que en un PCC no se satisfacen los criterios de inocuidad establecidos.

· Medida correctora: Medida que hay que adoptar cuando los resultados de la
vigilancia indican una pérdida de control sobre un PCC.

 Establecer un sistema de verificación

Comprobar que el sistema está funcionando correctamente, mediante el

empleo de información suplementaria y/o de pruebas o ensayos apropiados.

 Establecer un sistema de documentación

Que recoja todos los procedimientos realizados y los registros asociados a

los mismos.
  Círculo de Deming (por su carácter de revisión continua)

El Ciclo PDCA, es la sistemática más usada para

implantar un sistema de mejora continua cuyo
principal objetivo es la autoevaluación,
destacando los puntos fuertes que hay que tratar
de mantener y las áreas de mejora en las que se
deberá actuar. (Edwards Deming su autor.)

El círculo de Deming lo componen 4 etapas

cíclicas, de forma que una vez acabada la etapa
final se debe volver a la primera y repetir el ciclo
de nuevo, de forma que las actividades son
reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras.

1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se

establecen los objetivos a alcanzar. Para buscar posibles mejoras se
pueden realizar grupos de trabajo, escuchar las opiniones de los
trabajadores, buscar nuevas tecnologías mejores a las que se están usando
ahora, etc.
2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta.
Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el
funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.
3. Controlar o Verificar (Check): Una vez implantada la mejora, se deja un
periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento. Si la mejora no
cumple las expectativas iniciales habrá que modificarla para ajustarla a los
objetivos esperados.
4. Actuar (Act): Por último, una vez finalizado el periodo de prueba se deben
estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las
actividades antes de haber sido implantada la mejora. Si los resultados son
satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, y si no lo son
habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si
desecharla. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso
periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar.