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Departamento
de ventas

SEFED
Departamento
de ventas
ÍNDICE

1. EXPEDICIONES...................................................................................................3

1.1. RECEPCIONAR PEDIDOS .............................................................................. 4

1.2. EMITIR ALBARANES........................................................................................5
1.3. TRANSPORTES ............................................................................................... 6

2. FACTURACIÓN.................................................................................................... 8

2.1. EMITIR FACTURAS ......................................................................................... 9

2.2. INTRODUCIR DATOS AL PROGRAMA DE GESTIÓN...................................10
INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas se organiza teniendo en cuenta los criterios siguientes:

Las tareas diarias pendientes de gestión se depositan en bandejas de

sobremesa.

Las operaciones finalizadas se archivan en carpetas.

Las tareas se realizarán de modo manual (con soporte informático pero

sin programa de gestión) para facilitar el aprendizaje y posteriormente se
informará el programa de gestión.

3
[Link]

PUESTO DE TRABAJO: EXPEDICIONES

TAREAS ACTIVIDADES ASOCIADAS

 Obtención de pedidos
1.1. RECEPCIONAR PEDIDOS DE  Registro
CLIENTES  Confección orden interna de
pedido

 Confección del albarán

1.2. EMITIR ALBARANES A
 Registro
CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA
 Archivo
RED
 Envío
 Confección de nota de entrega
 Archivo
 Expedición de la mercancía
1.3. TRANSPORTES
 Control de la factura del
transportista

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1.1. PEDIDOS DE CLIENTES

1.1.1. OBTENCIÓN DE PEDIDOS

Pedidos Clientes CSIC ficticios

Acceder a la Ciudad Virtual y desde Mensajería acceder a pedidos de clientes

ficticios.

Pulsar en el texto del pedido para poder descargar el contenido

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Se muestra el pedido con datos del cliente, productos a servir, modo de pago y
vencimiento, así como la cuenta corriente del cliente CSIC.

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Pedidos de Clientes de la Red de Empresas Simuladas

Los pedidos de otras empresas de la red se reciben a través de:

 El buzón de entrada de la cuenta de correo electrónico de la empresa

 Desde el listado de pedidos recibidos de la tienda virtual e-Shop
 Por teléfono

Estos pedidos tendrán prioridad frente a los pedidos de clientes CSIC y por tanto se
servirán primero.

1.1.2. REGISTRO DE PEDIDOS

Anotar los pedidos recibidos en el “Libro registro de ventas”.

1.1.3. CONFECCIÓN ORDEN INTERNA DE PEDIDO

Rellenar una orden interna de pedido con los artículos solicitados por nuestro
cliente.
Depositar una copia en la bandeja “Almacén” del puesto de trabajo de control de
almacén y dejar en la cubeta “Pedidos pendientes de servir” el pedido del cliente y
el original de la orden interna de pedido.

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1.2. EMITIR ALBARANES A CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA RED

Tomar de la cubeta “Órdenes de pedido aceptadas” las órdenes que desde control
de almacén han depositado.

1.2.1. CONFECCIÓN DEL ALBARÁN

Localizar en la cubeta de “Pedidos pendientes de servir” el pedido del cliente que

corresponde a la orden interna de pedido que se ha aceptado por almacén.
Elaborar el albarán con original y dos copias (solo original y una copia si no se
utiliza transporte) desde el formato del documento en excel (o cualquier hoja de
cálculo).
Nunca servir pedidos parcialmente a clientes CSIC.

1.2.2. REGISTRO DEL ALBARÁN

Anotar el albarán en el “Libro registro de ventas”

1.2.3. ARCHIVO DEL ALBARÁN (SOLO SI NO SE UTILIZA

TRANSPORTE)

Depositar tres copias del albarán en la cubeta “Albaranes pendientes de facturar”

1.2.4. ENVÍO DEL ALBARÁN

Depositar el original y dos copias en la bandeja “Notas de transporte”.

Si no se utiliza servicio externo de transportes depositar los albaranes en la bandeja
“Albaranes pendientes de factura”, para enviar conjuntamente albarán y factura al
cliente.

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Consultar ANEXO 1: Incidencias en emisión de albaranes

1.3. TRANSPORTES

Tomar de la bandeja “Notas de transporte” los albaranes depositados.

1.3.1. CONFECCIÓN DE NOTA DE ENTREGA

Consultar los pesos y/o volúmenes correspondientes a cada producto y solicitar el

transporte (mediante una empresa de la red o a la empresa de la Central llamada
Speed Press).

1.3.2. ARCHIVO

Colocar una copia del albarán y una copia de la nota de entrega en la bandeja
“Notas transportista pendientes de factura”

1.3.3. EXPEDICIÓN DE LA MERCANCÍA

Adjuntar original albarán y copias (2 ejemplares) y original y copia de la nota de

entrega del transportista y depositar en la bandeja “Albaranes pendientes de
factura”.

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 1.3.4. CONTROL DE LA FACTURA DEL TRANSPORTISTA

Seleccionar de la cubeta de entrada de correspondencia del departamento de

ventas, las facturas del transportista.
Localizar nota de entrega
Buscar en la cubeta “notas transportista pendientes de factura” la nota o notas que
se relacionan en la factura recibida.
Comprobación
El transportista remitirá la factura y una copia de la nota de entrega sellada por el
cliente (si la empresa es la de la central de simulación no se adjunta nota de entrega
sellada por el cliente).

Los datos a verificar son los siguientes:

 Datos fiscales: Razón social, dirección y N.I.F. de nuestra empresa.

 Datos comerciales: Repasar los destinos y los pesos y/o volúmenes
facturados. Comprobar que se apliquen los descuentos pertinentes si
corresponde.
 Datos liquidación factura: Verificar la base imponible y comprobar que se ha
aplicado el I.V.A. correctamente.
 Datos vencimientos: Comprobar que el vencimiento indicado se ajusta a
nuestras condiciones de pago.

Si los datos son correctos:

a) Sellar la factura indicando la fecha y las iniciales del aprendiz.

Pasar una copia de la factura a contabilidad, depositándola en la bandeja de
entrada de correspondencia interna de ese departamento.
Adjuntar la factura al resto de documentación de la operación y archivar la factura
en la carpeta de “Facturas de transportes”, que se ordenará por transportista y
número de factura.

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Si los datos no son correctos proceder como en el caso de las facturas de
proveedores expuesto en el capítulo “Tipos de incidencias y su solución” de la tarea
“Comprobación de facturas”.

2. FACTURACIÓN

PUESTO DE TRABAJO: FACTURACIÓN

TAREAS ACTIVIDADES ASOCIADAS

2.1. EMITIR FACTURAS A

 Confección de la factura
CLIENTES CSIC Y A CLIENTES
 Registro
DE LA RED

 Archivo
2.2. INTRODUCIR DATOS AL
 Envío
PROGRAMA DE GESTIÓN

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2.1. EMITIR FACTURAS A CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA RED

En la realidad se factura cuando se tiene la certeza de que nuestra mercancía ha

sido entregada y es conforme.
En nuestro caso, para no hacer el proceso demasiado lento, se factura y se envía
albarán y factura conjuntamente al cliente.

2.1.1. CONFECCIÓN DE LA FACTURA

Para facturar correctamente seguiremos los siguientes pasos:

 Localizar la ficha del cliente de la que tomaremos los datos fiscales para
consignar en la cabecera de la factura a emitir.
 Tomar el albarán de la cubeta “Albaranes pendientes de factura” para indicar
el detalle de la factura (código artículos, cantidad).
 Consultar el listado de precios para fijar el importe y liquidar la factura.
 Consultar en la ficha del cliente los posibles descuentos o precios
preferentes.
 Aplicar I.V.A.
 Consultar en la ficha del cliente la forma de pago e indicarla en la factura.
 La factura tendrá original y dos copias.

Acceder al modelo de factura teniendo en cuenta los datos anteriores y calcular y

elaborar la factura.

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 2.1.2. REGISTRO

Anotar la factura en el “Libro registro de facturas ventas”.

2.2. INTRODUCIR DATOS AL PROGRAMA DE GESTIÓN

Tomar la documentación de una venta e introducir el pedido del cliente en nuestro

programa de gestión.

Elaborar albarán y factura.

2.2.1. ARCHIVO

Sellar la factura indicando fecha y las iniciales del aprendiz y archivar una copia con
el resto de la operación (pedido cliente, orden interna pedido, albarán y nota entrega
transporte si procede) en la carpeta “Facturas emitidas” y pasar una copia a
contabilidad, depositándola en la bandeja de entrada de correspondencia interna de
ese departamento.
Este archivo será el registro oficial de las facturas realizadas por la empresa y el
orden corresponderá al número de factura de menor a mayor.

2.2.2. ENVÍO

Introducir el albarán y la factura y si procede nota de entrega de transportista en un

sobre abierto con los datos de contacto del cliente y depositarlo en la bandeja de
salida de correspondencia de recepción.
Si se desea puede substituirse el envío por correo postal por un correo electrónico.
En las operaciones de clientes ficticios CSIC, utilizar la dirección:
clientes@[Link]

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 MATERIAL NECESARIO EN CADA PUESTO DE TRABAJO

TAREAS ARCHIVOS FORMULARIOS BANDEJAS

Orden interna de Entrada de
1.1. Pedidos de pedido correspondencia
clientes
Libro registro de Pedidos pendientes
ventas de servir
[Link] Albaranes Albarán Órdenes de pedido
albaranes a pendientes de aceptadas
Libro registro de
clientes CSIC y a facturar ventas Pedidos
clientes de la red parcialmente
servidos
Albaranes
pendientes de
factura
[Link] Facturas de Notas de transporte
transportes Notas tte. pdtes. de
factura
[Link] facturas Facturas emitidas Factura
a clientes CSIC y a Libro registro de
clientes de la red facturas emitidas

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ANEXO 1: INCIDENCIAS EN EMISIÓN DE ALBARANES

Tipos de incidencias y su solución

Orden de pedido aceptada parcialmente

No se puede servir el pedido del cliente en su totalidad por falta de existencias.

Contactar con el cliente (nunca si es cliente CSIC de la Central): llamar al cliente y
comunicarle la incidencia.
Acordar si deseará o no en un momento posterior recibir la mercancía pendiente.
Plasmar por escrito el acuerdo con el cliente.

 Si el cliente solo desea recibir la mercancía disponible, confeccionar el

albarán como hemos indicado adjuntando el comunicado escrito donde se
indica la conversación mantenida.

 Si el cliente desea recibir la mercancía pendiente, emitir el albarán con la

mercancía disponible como se ha indicado y hacer fotocopia del pedido
adjuntando el comunicado escrito y depositar en la cubeta “Pedidos
parcialmente servidos”, que revisaremos con frecuencia para en el momento
en que se disponga de existencias servir la mercancía como hemos indicado.

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