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Tipos de Documentos y su Clasificación

Este documento clasifica los documentos según su soporte, productor u autor, finalidad, difusión en el tiempo y funcionalidad. Los divide en documentos textuales, gráficos, públicos, privados, dispositivos, informativos, testimoniales, sustantivos, facilitativos y ofrece ejemplos de cada tipo.

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PARALELO “CLASES DE DOCUMENTOS”

CLASES DE DOCUMENTOS
TEXTUALES Todo aquel que contiene un Memorandos, cartas,
SEGÚN SU texto y son los más utilizados circulares, informes, etc.
SOPORTE por todos los ámbitos
GRAFICOS, Nos permiten visualizar, Los gráficos como los
IMÁGENES, evidenciar, y almacenar todo mapas, las imágenes
CINTAS, ETC documento, a través de los como fotografías,
diferentes tipos de medios. diapositivas y los medios
audiovisuales como los
videos, microfilm, etc.

DOCUMENTO Son aquellos emitidos por Resoluciones, decretos,


SEGÚN SU PUBLICO funcionarios públicos en ordenanzas, edictos, etc.
PRODUCTOR ejercicio de sus funciones.
O AUTOR DOCUMENTO Son los documentos Son las cartas
PRIVADO producidos o recibidos por comerciales, facturas,
entidades privadas o personas orden de compra,
naturales. devoluciones, etc.

SEGÚN SU DOCUMENTO Son aquellos que imparten Son los documentos tales
FINALIDAD DISPOSITIVO normas de obligatorio como decretos, leyes,
cumplimiento. resoluciones, ordenanzas,
acuerdos etc.

DOCUMENTOS aquellos que conforman la Son documentos como:


INFORMATIVO generalidad de los Cartas, memorando,
S documentos dentro de la circulares, presupuestos.
función administrativa de una
empresa
DOCUMENTOS Aquellos que sirven como Contamos con los
TESTIMONIALE prueba o testimonio los cuales siguientes: registro civil,
SO la autoridad acepta una patentes, diplomas,
APROBATORIO información, de modo que certificados,
S haga fe y tenga valor real. autenticaciones, libros
contables, contratos, etc.
Es importante tener en cuenta, La Tabla de Retención
SEGÚN SU que no todos los documentos Documental, en la que se
DIFUSION EN tienen una vigencia indefinida, encuentra establecido el
sino que han sido diseñados tiempo de permanencia de
EL TIEMPO
exclusivamente para cumplir los documentos en cada
una función que tiene un fase del archivo, y su
principio y un final en el disposición final, ya sea de
tiempo. conservación o
eliminación.
SEGÚN SU SUSTANTIVOS Son aquellos que soportan las Como son: La
FUNCIONALID O ESPECIFICOS funciones y objetivos de la programación de horarios
empresa en sus diferentes de atención, rotación de
AD
áreas. turnos, agenda de vuelos,
ruteros y demás.
FACILITATIVOS Son aquellos que además de por ejemplo: Las nóminas,
O COMUNES apoyar la gestión empresarial, los libros contables, hojas
también se hacen presentes de vida y control de
con contenidos diferentes, expedientes del personal.
pero cumpliendo las mismas
funciones.

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