Procedimiento PLAAP12
INVENTARIOS LOGÍSTICA
Contenido
1 . H I S T O R I A L D E A P R O B A C I O N E S ................................................................................................. 2
2. O B J E T I V O ............................................................................................................................................. 3
3. A L C A N C E .............................................................................................................................................. 3
4. D E F I N I C I O N E S .................................................................................................................................... 3
5. R E S P O N S A B L E S ................................................................................................................................ 4
6. D E S A R R O L L O ..................................................................................................................................... 4
7. A N E X O S . ............................................................................................................................................... 5
8. D O C U M E N T O S R E L A C I O N A D O S . ................................................................................................ 5
9. R E G I S T R O S ......................................................................................................................................... 5
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1. HISTORIAL DE APROBACIONES
Versión Fecha Autor Revisores / Aprobadores Modificado
Aprobadores
1 08/08/2019 Lacaze, Diego Scarafoni, Lacaze, Diego
Andres
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2. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es definir y estandarizar las actividades y responsabilidades de cada
área de Logística para la toma de inventario físico. Además de asegurar que se cumplan con los puntos
críticos de control interno y de confiabilidad de la información.
3. ALCANCE
Este documento se aplica a todo tipo de material en el área de Logística de propiedad de la CALSA en
depósitos propios o de terceros y de propiedad de terceros en poder de CALSA: materia prima, material de
empaque, producto intermedio, producto terminado, mercadería en consignación y mercadería en poder de
terceros.
Este procedimiento debe aplicarse en tomas de inventarios anuales, semestrales, mensuales, o en cualquier
fecha que se programe.
4. DEFINICIONES
Materia prima: material comprado en el mercado nacional o internacional y utilizado para la fabricación de
productos terminados.
Material de empaque: material que contiene o guarda a un producto y que forma parte integral del mismo;
sirve para proteger la mercancía y distinguirla de otros artículos.
Producto intermedio: producto producido para ser utilizada en un proceso posterior.
Producto terminado: resultado final del proceso de producción, se encuentra en condiciones para ser
vendidos y despachados.
Mercadería en consignación: mercadería de propiedad de terceros que se encuentra bajo control, custodia y
responsabilidad de CALSA.
Mercadería en poder de terceros: mercadería de propiedad de CALSA que se encuentra bajo control,
custodia y responsabilidad de terceros.
Stock físico: Stock resultante del conteo realizado.
Stock teórico: Stock resultante de las transacciones del sistema.
Responsable del inventario: Persona de la operación, que designe el Gerente de Logística, que realice
tareas de supervisión durante la toma física de inventario. Especialmente velará por el cumplimiento de este
procedimiento y la exactitud de los conteos.
5. RESPONSABLES
Gerente de Logística
Responsable de Depósito
Responsable del Inventario
Personal de Conteo
Contaduría
Administración de Planta
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6. DESARROLLO
Modalidad:
Los inventarios se realizarán por barrido, a fin de asegurar el conteo de la totalidad de los materiales del
almacén que se esté inventariando y en forma ciega, sin conocer el stock teórico.
Periodicidad:
Mensualmente junto con los inventarios de planta se realizará un inventario para las materias primas,
materiales de empaque y producto intermedio.
Con frecuencia mínima semestral se realizará un inventario para producto terminado.
En ambos casos un inventario anual a cierre de ejercicio se realizará con la presencia de un responsable del
área de Administración de Planta quien tomara un muestreo.
Instrucciones:
El responsable de Administración de Planta determinara y comunicara el día y horario con precisión en el
cual se realizará el inventario de las plantas a fin de que el responsable del inventario coordine la toma del
depósito de materias primas, materiales de empaque y producto intermedio.
El responsable del inventario determinara y comunicara el día y horario con precisión en el cual se realizará el
inventario de producto terminado previamente validado por Administración de Planta.
La toma de inventario se puede efectuar en forma manual o a través de HH.
El Gerente de Logística designará al Responsable del inventario que deberá ser sostenido en el tiempo una
vez designado y será validado por Administración de Planta.
El responsable del inventario deberá:
Definir las personas encargadas de hacer el conteo y responsabilidades de cada una.
Comunicar las instrucciones relacionadas al inventario a todos los involucrados en el mismo.
Verificar orden del depósito, adecuando los materiales de manera que permitan una eficiente
identificación y conteo de los mismos, conservando el orden y la limpieza del depósito y asegurando
que no existan materiales en zonas no habilitadas.
En caso de que exista producción durante el inventario, deberá identificar un espacio para su
almacenamiento hasta la finalización de la toma de inventario
Capacitar adecuadamente al personal afectado al inventario, de los materiales a contar y de la norma
a cumplir para su correcto desarrollo.
Proveer a los equipos de los elementos necesarios para el recuento físico.
Asegurar que ningún material sea movido o transferido dentro o fuera de los sectores durante el
conteo.
Asegurar que no existan ingresos físicos pendientes de carga en SAP
Asegurar que no existan órdenes de entrega pendientes de despacho en SAP
Asegurar que no existan devoluciones pendientes de ingreso y liberación en SAP
Asegurar que no exista stock en ubicaciones y almacenes virtuales
Asegurar que no existan ordenes de trasporte pendientes
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Asegurar que no existan movimientos en tránsito entre almacenes y la planta, que no sean los que
estén en viaje o esperando para descargar
Asegurar el stock en poder de terceros mediante verificación física periódica realizada por el tercero
en la cual debe participar al menos una persona de Logística de CALSA al menos dos veces al año.
En caso de que se considere de poca materialidad el stock en poder del tercero podrá omitirse la
participación de la persona de Logística de CALSA siempre y cuando se cuente con la aprobación de
Administración de Planta.
Las planillas de conteo deberán estar firmadas por quienes lo realizaron y el responsable del inventario. En
caso de tratarse de un conteo de stock en poder de terceros adicionalmente el conteo debe estar firmado por
el tercero.
Al final de la toma de inventario, el responsable del inventario, confrontará las cantidades de las planillas de
conteo con los stocks del sistema. De surgir diferencias irán a un segundo conteo. Si el segundo conteo no
coincide con el primero, se realizara un tercer conteo. Se tomara como conteo definitivo el que surja de
conteos coincidentes. De corresponder a errores y/o omisión en las registraciones las mismas serán
subsanadas por quien habitualmente realiza la tarea. En caso que sean diferencias de inventario las ajustará
por medio de un documento de inventario que contabilizará Contaduría previa autorización de Gerente de
Logística. Dichos documentos de inventario deberán ser aprobados dentro del mes subsiguiente de acuerdo a
los lineamientos de la Política de Niveles de Autorización (ítem 1.19.2). En caso de no conseguir las mismas
dichos ajustes serán revertidos.
El responsable del inventario procederá a la elaboración del informe de inventario. En este informe, además
de la fecha de la toma de inventario, documentos de corte y participantes, se dejara plasmado el stock teórico,
el conteo físico y los ajustes resultantes del conteo con su respectiva explicación y autorización del
responsable del depósito y Gerente de Logística.
Una copia del documento de inventario firmado y del informe de inventario firmado, deberá ser entregado al
responsable de Administración de Planta para su control, quien lo archivará como soporte y evidencia de la
realización del inventario.
7. ANEXOS
No aplica
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
No aplica
9. REGISTROS
No aplica
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