TEMA 2: COORDINACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH.

1. La comunicación en el departamento de Recursos Humanos.

La comunicación es fundamental en cualquiera área de la empresa.

Comunicación empresarial
Comunicación Comunicación descendente: el emisor es la dirección y la información va
vertical descendiendo, siguiendo las líneas del organigrama, hasta llegar a la base
operativa. Se comunican ordenes, estrategias o procedimientos a través de
notas internas correos electrónicos, conferencias…etc.
Comunicación ascendente: el emisor es la base operativa y la información
va ascendiendo siguiendo las líneas del organigrama, hasta llegar a la
dirección. Se comunican peticiones, opiniones, sugerencias y quejas
mediante entrevistas, encuestas o buzones de sugerencias.
Interna
Comunicación El emisor y el receptor ocupan el mismo nivel dentro del organigrama y
horizontal pueden ser del mismo o de distinto departamento. Se trata de coordinar
actividades o tareas para que el resultado final sea lo más eficiente posible.
Tiene lugar mediante reuniones informativas.
Comunicación Surge espontáneamente de las relaciones interpersonales y supera a veces
informal las barreras jerárquicas. Permite la transmisión de información fuera de los
canales oficiales pero en ocasiones puede ser fuente y vehículo de
transmisión de rumores.
Ambiental La empresa es receptora de información, por ejemplo, normativa, consulta
de indicadores sobre la situación del mercado, necesidades de los clientes.
Externa
Corporativa La empresa es la que trasmite la información al exterior: a la sociedad,
proveedores, clientes…

1.1. Tipos y medios de comunicación en el departamento de Recursos Humanos.

El departamento de Recursos Humanos debe transmitir a los trabajadores informaciones
relacionadas con sus funciones y tareas y resolver dudas sobre cuestiones administrativas, sin
olvidar la relación que hay que mantener con las distintas administraciones para el
cumplimento de las exigencias legales en materia de contratación y nóminas.

La comunicación en el departamento de Recursos Humanos

Con los trabajadores de la empresa
Para:
 Transmitir informaciones relacionadas con procesos de selección o
promoción o con acciones formativas, comunicar sanciones y despidos,
Interna (dentro del
etc.
ámbito de la empresa)
 Resolver dudas de los trabajadores relacionadas con su trabajo, sus
nóminas o sus cotizaciones a la Seguridad Social.
Medios: tablón de anuncios, circulares, notas de servicio interior, avisos,
correo electrónico, teléfono, burofax, atención directa, etc.
Externa (fuera del Con posibles candidatos.

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 Con el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la Seguridad Social, la
Agencia Tributaria, etc.
Para:
 Procesos de selección.
 Cumplir con las exigencias legales de las Administraciones Públicas,
principalmente:
 Comunicación de las contrataciones al SEPE
 Ingreso de las cotizaciones a la Seguridad Social.
ámbito de la empresa)
 Declaración –liquidación de retenciones e ingresos a cuenta
del IRPF.
Medios:
 Teléfono, correo electrónico, atención directa, etc.
 Internet:
 SEPE: servicio Contrat@ www.sepe.es
 Seguridad Social: sistema RED www.seg-social.es
 Agencia Tributaria: oficina virtual www.aeat.es.

Burofax: es un servicio de correos para enviar de manera urgente documentos relevantes que
puedan requerir una prueba frente a terceros.

1.2. Estrategias y técnicas en la comunicación oral.

La necesidad de comunicarnos con el resto de trabajadores nos obliga a desarrollar habilidades
sociales y personales que nos permitan lograr una comunicación efectiva.

Estrategias y técnicas para una comunicación efectiva.

Expresar nuestras opiniones o deseos de una manera amable, clara, directa y
adecuada, con el fin de decir lo que queremos sin violentar a los demás.
Ventajas: favorece la confianza en uno mismo y nos granjea el respeto y la
consideración.
Técnicas:
 Disco rayado: reiteramos nuestros deseos, sin alterarnos, ante la
insistencia de nuestro interlocutor por lograr los suyos. EJ: entiendo, pero no
estoy interesado.
Asertividad
 Banco de niebla: aceptamos una parte de verdad en lo que nos están
(como emisor)
diciendo, pero mantenemos nuestra postura. EJ: es posible que tengas razón
en eso, pero…
 Aserción negativa: ante una crítica negativa cierta, expresamos nuestro
acuerdo y mostramos nuestra voluntad de corregirnos. EJ: tienes razón,
siempre llego tarde.
 Asertividad confrontativa: ponemos de manifiesto la incongruencia
entre lo que nuestro interlocutor dijo y la realidad de sus actos. EJ: me temo
que esto no es lo que habíamos acordado.
Escucha activa Escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el mensaje completo
(como receptor) que recibimos del interlocutor.
Ventajas: favorece la relación positiva, ayuda a crear un clima de confianza y
facilita la eliminación de tensores.

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 Técnicas: crear un clima adecuado, escuchar con empatía (poniéndonos en el
lugar del otro), evitar las distracciones, no prejuzgar ni adelantar conclusiones,
etc.
Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar también la
comunicación no verbal.

Conductas no Consejos:
verbales (como  Adoptar una postura correcta y relajada.
emisor o receptor)  Mirar a los ojos, pero siempre procurando no intimidar.
 Utilizar la gesticulación con las manos para apoyar nuestras explicaciones,
pero sin exagerar.
 Evitar los tics.

1.3. Comunicación escrita.

Debemos tener en cuenta que cualquier documento debe ser claro, conciso, correcto desde el
punto de vista gramatical y cuidado en su presentación. Además no debe contener ni una sola
falta de ortografía.

2. Sistema de control de personal.

Cuando hablamos de sistemas de control de personal nos referimos a todos aquellos métodos y
procedimientos utilizados en la empresa para controlar la asistencia de los trabajadores y evaluar
su rendimiento.

2.1. Control del absentismo

Podemos estudiar esta cuestión desde muy diversas ópticas, desde los procedimientos que
aplica cada empresa para controlar la asistencia de sus trabajadores a las modernas
herramientas (hardware y software) que tienen actualmente a su alcance: huella digital,
tarjetas de control de presencia, programas para registrar los accesos, las visitas, las entradas
en el apartamiento o el comedor de la empresa, etc.

Para centrarnos en nuestras competencias administrativas abordaremos la cuestión desde el

punto de vista del control del absentismo laboral, el estudio de sus causas y su prevención.

El absentismo laboral: índices de absentismo.

Es absentismo laboral es toda ausencia de un trabajador de su puesto de trabajo, dentro de su
jornada laboral, en las horas correspondientes a un día laborable.

Estas situaciones suponen un coste importante para las empresas por lo que tratarán de
controlarlo y, en la medida de lo posible, reducirlo. Debemos diferenciar entre:
 Absentismo laboral justificado: se corresponde con determinados derechos que
tienen los trabajadores en cuanto a permisos retribuidos (15 días por matrimonio, un
día por cambio de domicilio habitual, etc.) y bajas por maternidad, paternidad e
incapacidad temporal (enfermedades o accidentes). El trabajador, en cualquier caso,

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 seguirá percibiendo una remuneración, bien procedente de la empresa o bien de la
Seguridad Social.
Este tipo de absentismo siempre ha de estar avalado por el correspondiente
justificante: certificado de matrimonio, certificado de empadronamiento, etc.
 Absentismo laboral justificado: se corresponde con determinadas ausencias a las que
no tiene derecho el trabajador o, simplemente, no están justificadas. Los casos más
frecuentes suelen ser:
 Faltas de puntualidad
 Ausencias al trabajo injustificadas.
 Ausencias al trabajo justificadas de forma fraudulenta.

Este tipo de absentismo se caracteriza porque el trabajador, por estas circunstancias,

no percibiría remuneración alguna y además, en algunos casos, podría ser objeto de
sanción e incluso despido procedente.

 Absentismo presencial: es el de aquellos trabajadores que aun estando en su puesto

de trabajo, dedican parte de su tiempo a realizar tareas ajenas a este.

Calculo de los índices de absentismo

Son indicadores que nos sirven para medir el grado de absentismo que existe en una empresa.
Así podremos hacer comparaciones entre ellos para analizar sus causas y entre sus resultados
en diferentes periodos para conocer su tendencia.

Total horas de ausencia justificadas

Índice de absentismo justificado ¿ x 100
Total horas de trabajo

Total horas de ausencia injustificadas

Índice de absentismo injustificado¿ x 100
Total horas de trabajo

Total horas de ausencia

Índice de absentismo Total ¿ x 100
Total horas de trabajo

Acoso laboral (mobbing): consiste en el hostigamiento a una persona en su puesto de trabajo

por parte de sus compañeros, sus subalternos o sus superiores, de forma sistemática y
durante un tiempo prolongado. En muchas ocasiones, la finalidad del acoso es que la víctima
abandone la empresa.

Cálculo y consecuencias del absentismo laboral.

En la mayoría de las empresas los índices de absentismo laboral están relacionados con las
condiciones de trabajo.
Si son satisfactorias para el trabajador (integración en el grupo, reconocimiento y valoración
de los superiores, expectativas de promoción, etc.) el absentismo laboral tiende a disminuir y
se incrementa la productividad de los trabajadores y la competitividad de la empresa.

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Si las condiciones de trabajo son precarias (falta de comunicación con compañeros y
superiores, horarios de trabajo poco flexibles, bajas retribuciones, etc.) los índices de
absentismo tienden a aumentar; de esta forma, se incrementan tanto los costes directos
como los indirectos de la empresa.

Principal consecuencia del absentismo laboral es siempre el incremento de los costes directos
e indirectos de la empresa.

Costes directos e indirectos de la empresa.

- Costes directos: pago de salarios, cotizaciones a la Seguridad Social, sustitutos de los

trabajadores, etc.
- Costes indirectos: carga de tareas para el resto de trabajadores, costes de captación
selección, formación, adaptación de sustitutos, etc.

Medidas de control y prevención del absentismo.

 Medidas de control: Consisten en establecer una serie de mecanismos para

monitorizar la hora exacta de acceso al centro de trabajo, así como la hora de salida.
 Mediante observación directa: no muy efectivo, pues no se suele registrar la
hora exacta de llegada ni de salida. Además, depende tanto del horario como
de la relación personal del supervisor o responsable con el subordinado.

 Mediante elementos de control (fichas, tarjetas, etc.): mucho más efectivo

que el anterior, ya que determina el tiempo exacto que el trabajador
permanece en la empresa y no depende de ninguna otra persona. El único
inconveniente es el riesgo de fraude, porque un trabajador podría << fichar>>
en lugar de otro si dispone de su elemento de control.

 Mediante huella digital: es un sistema muy cómodo para el trabajador, pues

siempre se lleva encima, muy seguro, pues evita que acceda personal ajeno a la
organización, y además se elimina el riesgo de fraude posible con los métodos
anteriores.

 Mediante otros métodos: en algunas organizaciones no se registra la hora de

acceso ni de salida de la empresa, sino la de puesta en marcha y detención de
las herramientas de trabajo; este método es más discreto y evita la sensación
de excesivo control del trabajador. No obstante, si bien establecer o
incrementar medidas de control horario puede ser efectivo a corto plazo, el
clima laboral se resiente y a medio y largo plazo no es la solución más útil.

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  Medidas de prevención: sustituyen o complementan las medidas de control, sin la
incidencia negativa de estas en el clima laboral.
 Mejorar la comunicación interna: tiene que existir un mecanismo interno de
transmisión de información entre los trabajadores y sus superiores y viceversa,
de forma que el posible malestar ante determinadas situaciones laborales
llegue a oídos de los responsables y se tomen las medidas oportunas para
solucionarlas.

 Mejorar la motivación: esta se suele incrementar siempre que exista un

reconocimiento y valoración de la labor del trabajador (por parte de sus
superiores), un plan de formación, expectativas de promoción e incluso una
buena estrategia de marketing interno.

 Mejorar el clima laboral: la relación e integración de los trabajadores es

fundamental. En la medida en que estos se incrementen a gusto en la empresa
disminuirán los índices de absentismo. Esto se puede conseguir, de forma
previa en el proceso de selección de nuevos trabajadores, incorporando
perfiles que encaje con los ya existentes en la plantilla, con una política salarial
y de promoción justa, que respete la igualdad de trato y de oportunidades
entre hombres y mujeres, fomentando las relaciones informales entre los
trabajadores a través de actividades deportivas, culturales, etc.

 Mejorar las condiciones de seguridad laboral: las empresas que han

desarrollado un amplio plan de prevención de riesgos laborales tienen un
menor número de accidentes y enfermedades profesionales, lo que redunda en
unos menores índices de absentismo.

 Mejorar la flexibilidad horaria: muchos de los problemas de absentismo de

producen por la rigidez en los horarios de trabajo. Cada trabajador es diferente,
de forma que algunos prefieren entrar antes, para tener parte de la tarde liebre
mientras que otros optan por no madrugar y entrar a trabajar un poco más
tarde, sin olvidarnos de aquellos que demandan más tiempo libre al mediodía
para comer relajadamente, tomarse un descanso, etc., de forma que una
mayor flexibilidad horaria permite conciliar mejor la vida laboral y personal del
trabajador y hace disminuir los índices de absentismo

Formulario de recogida de datos sobre absentismo laboral.

El responsable de cada departamento debe comunicar al departamento de Recursos
Humanos las ausencias que se produzcan en su sección. Normalmente utiliza un formulario
tipo diseñado al efecto en cada empresa.

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 El Departamento de Recursos Humanos nos archiva el formulario y el justificante en el
expediente del trabajador y, en su caso, toma medidas al respecto (apercibimiento,
sanción, descuento en la nómina, etc.).

Justificantes presentados con mayor frecuencia por los trabajadores

Causa de la ausencia Tipo de justificante
Matrimonio Libro de familia, certificado judicial o certificado emitido por
la correspondiente confesión religiosa.
Nacimiento o adopción de un hijo Libro de familia o certificado judicial
Consulta médica Citación previa de los servicios médicos y, posteriormente, el
justificante médico de asistencia
Enfermedad grave de familiar Certificado médico
hasta el 2º grado
Traslado de domicilio Certificado de empadronamiento en el nuevo domicilio.
Exámenes prenatales y técnicos Citación previa de los servicios médicos y, posteriormente, el
de preparación al parto justificante médico de asistencia.
Cumplimiento de deberos de Certificado por el órgano jurisdiccional, administrativo o
carácter público y personal electoral.

Síndrome del trabajador quemado (burn-out): el trabajador está <<quemado>> por

características propias de su profesión u oficio, debido normalmente al desgaste producido en el
aspecto emocional.

2.2. Elevación de resultados.

La evaluación del rendimiento o de los resultados del trabajador tiene como finalidad
comprobar si se han alcanzado los objetivos inicialmente planteados.
Un seguimiento continuo y sistemático, consensuado en la medida de lo posible con los
trabajadores, resulta motivador y mejora los resultados, tanto individuales como de la propia
organización.
Existen muchos sistemas, métodos y herramientas para evaluar el desempeño de los
trabajadores. Estudiaremos en profundidad este proceso en otra unidad.

2.3. Auditorías.
Nos referimos a un proceso de evaluación, revisión o inspección, más o menos independiente,
de los procesos o procedimientos que lleva a cabo una determinada organización o un
departamento dentro de la misma.
Clasificamos las auditorias en internas y externas, dependiendo de que los auditores
encargados de evaluar los procesos y procedimientos pertenezcan o no a la organización
auditada.
Normalmente, la auditoría concluye con la presentación de un informe en el que además de
detallarse el resultado de la evaluación, se plantean una serie de recomendaciones y
propuestas de mejora.

Auditorias de Recursos Humanos.

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 Como cualquier otro departamento, el de Recursos Humanos puede ser auditado. La auditoría
de Recursos Humanos normalmente se basa en la observación, medición y comprobación de
una serie de procedimientos, indicadores y datos estadísticos con la finalidad de detectar
deficiencias y/o áreas de mejora.
Podemos auditar, en conjunto o por separado, cualquiera de las funciones y tareas ligadas a la
gestión y/o administración de personal.
En definitiva, las auditorias de Recursos humanos nos permiten detectar a tiempo los
problemas asociados a nuestro departamento y plantear posibles soluciones. Para que
realmente sean efectivas, las auditorías deben realizarse de manera periódica.

3. Registro y archivo de la información y la documentación.

3.1. El expediente de personal.
Los expedientes de todos los trabajadores de la empresa se agrupan en un fichero o archivo
de personal.
La gestión del archivo de personal es una función de gran relevancia para el departamento de
Recursos Humanos de una empresa. No hay una norma que regule cómo se ha gestionar, por
lo que cada empresa, de acuerdo con su estilo y sus propios intereses, decide de qué forma lo
organiza. Normalmente los expedientes se ordenan alfabéticamente, aunque en función del
tamaño de la empresa, se pueden dar clasificaciones más complejas, como por ejemplo por
secciones o departamentos, por categorías profesionales, etc. En ese caso, dentro de cada una
de ellas se respeta igualmente el orden alfabético (apellido, apellido, nombre).

El expediente de personal de cada trabajador debe recoger su historial laboral ordenado

cronológicamente. Para facilitar su consulta, es aconsejable que las dos primeras páginas sean
una ficha de personal y una hoja resumen en la que se relacionen los documentos que
contiene.
La documentación que contiene habitualmente el expediente de personal es la que tiene que
ver con su candidatura, formación y situación laboral.

Documentación del expediente de personal

- Carta de presentación.
- Curriculum.
- Informe de resultados de las pruebas de selección
- Fotocopia del título exigido para la contratación.
- Fotocopia de otros títulos o certificados aportados como formación complementaria.
- Copia del contrato del trabajo.
- Prórrogas del mismo, si las hubiese.
- Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
- Documentación sobre participación en acciones de formación permanente dentro de la
empresa o fuera de esta
- Información sobre evaluaciones de rendimiento o desempeño.
- Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación a su situación laboral
(modificación, suspensión, extinción…).

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 - Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador (por ejemplo, para solicitar una
excedencia) y copia del documento de respuesta de la empresa firmado por el trabajador.

3.2. Protección de datos de carácter personal.

Trabajar con los datos personales y otra información sensible de los trabajadores obliga a
respetar el marco establecido por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter
Personal (LOPD)  ley antigua.
Actualmente regulado por el Reglamento Europeo de Protección de Datos (27/4/16). Es de
aplicación directa en España desde el 25 mayo 2018.

A pesar de que la implantación de la normativa de protección de datos no es un trabajo

demasiado complejo, muchas empresas recurren a consultorías especializadas que, por una
parte, aseguran la correcta implantación y, por otra, pueden aportar a la organización el valor
de la experiencia.
La Agencia Española de Protección de Datos es el órgano encargado de la aplicación y
verificación del cumplimiento de la ley y responsable de sancionar las infracciones contra la
normativa.

¿Cómo afecta la normativa de protección de datos al departamento de Recursos Humanos?

Inscripción de los ficheros
Toda persona física o jurídica, pública o privada, que trate datos de carácter personal debe
proceder a la inscripción del fichero ante el Registro General de Protección de Datos, órgano
de la Agencia Española de Protección de datos. Estos ficheros, según el tipo de datos que
contengan, se clasifican en tres niveles de seguridad:
- Nivel básico: cualquier fichero que contenga datos de carácter personal.
- Nivel medio: si contienen datos relativos a la comisión de infracciones o penales u otros
relacionados con la Administración Pública.
- Nivel alto: si contienen datos especialmente protegidos (salud, ideología, afiliación sindical,
etc.).
La obligación de inscribir se mantiene aunque la gestión del fichero la realice un tercero
(gestorías o consultorías). En estos casos la empresa, que mantiene la responsabilidad sobre
los datos, deberá identificar a la empresa física o jurídica encargada de la gestión.
Información y consentimiento para el tratamiento de datos.
Se debe informar al trabajador al inicio de la relación laboral la existencia del fichero o del
simple tratamiento de sus datos, de la finalidad para la que se recaban, de los destinatarios de
dicha información, de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y de la
identidad y dirección del responsable del tratamiento. Los datos recabados solo podrán ser
utilizados en lo que respecta a la relación laboral y su cesión a los organismos públicos de la
Administración Laboral y Tributaria, que está autorizada por la ley, no requiere el
consentimiento de los trabajadores. Cualquier utilización al margen de esta requiere el
consentimiento del interesado.
Elaboración del <<documento de seguridad>>
Para garantizar la confidencialidad, seguridad y diligencia en la gestión de los datos personales,
deben adoptarse una serie de medidas técnicas y organizativas entre las que destaca el
<<documento de seguridad>> que debe elaborar toda entidad que trate datos de carácter

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 personal siguiendo el modelo que facilita la Agencia de Protección de Datos en su página web
www.agpd.es.
En caso de haber contratado con un tercero la gestión de determinados ficheros, en el
documento de seguridad se debe hacer constar esta circunstancia, indicando una referencia al
contrato y su vigencia, así como a los ficheros objeto de este tratamiento.
Cancelación y bloqueo de los datos
Finalizada la relación laboral, la empresa deberá proceder a la cancelación de los datos,
bloqueándolos y conservándolos únicamente a disposición de las Administraciones Públicas y
de los juzgados y tribunales durante el tiempo en que se pudiesen ejercitar acciones (4 años).
Deber de secreto.
El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos
de carácter personal están obligados a guardar secreto profesional.

Por último, cabe decir que tan importante es la gestión de los datos como su conservación.
Por eso, un proceso que ha de estar documentado en cualquier empresa y que se ha de
cumplir puntualmente en las fechas previstas es la realización de copias de seguridad de los
ficheros informáticos. Solo así se puede garantizar la conservación de los datos en su
integridad.

3.3. La protección del medio ambiente: gestión de residuos.

La protección del medio ambiente se ha convertido en una preocupación creciente en nuestra
sociedad.
Debemos partir de una idea: ninguna actividad es cien por cien inocua. Todas las empresas
deben aplicar procesos y procedimientos destinados a minimizar el impacto medioambiental
de su actividad, así como a asegurar una correcta gestión de los residuos que producen y
prestar especial atención a aquellos materiales que sean susceptibles de reciclaje y a los que
pudiesen tener componentes contaminantes.
Como estamos viendo, en los departamentos de carácter administrativo, entre ellos en el de
Recursos Humanos, se genera una gran cantidad de documentación, muchas veces impresa.
Por eso, los principales problemas a los que nos enfrentamos son:
 El gasto excesivo de papel.
 La eliminación de cartuchos de tinta y tóner.

Consejos para ahorrar energía en la oficina.

1. Situar los puestos de trabajo aprovechando al máximo la luz natural.
2. Utilizar los aparatos de climatización a las temperaturas recomendadas ( 23-25ºC en
verano y 20-22ºC en invierno)
3. Revisar el aislamiento de fachadas, pareces y ventanas para reducir el gasto derivado de la
climatización.
4. Utilizar bombillas de bajo consumo y apagar las luces cuando no se estén utilizando.
5. Instalar sistemas de detección de presencia en las zonas de paso para ahorrar iluminación.
6. Colocar contenedores para papel, plástico, cartuchos de tinta y tóner y fomentar su uso
entre los empleados.
7. Comprar equipos informáticos eficientes. Activar opciones de ahorro.

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 8. Desenchufar todos los aparatos eléctricos al final de la jornada y apagar las regletas para
evitar <<consumos fantasma>>.
9. Apostar por el uso de energías renovables como fuente de energía para la calefacción y el
agua caliente.
10. Instalar sistemas de ahorro en grifos y cisternas.

La técnica de las tres erres en la gestión de documentación.

La técnica de las tres erres- reducir, reutilizar, reciclar- es un principio que debe orientar
nuestro quehacer diario en el trabajo y en nuestra vida personal.
Las tres erres
Reducir Evitar las actividades generadoras de desperdicios que no sean estrictamente
necesarias.
Reutilizar Volver a usar un producto o material varias veces sin tratamiento. Darle la
máxima utilidad a los objetos antes de destruirlos o deshacerse de ellos.
Reciclar Usar los residuos como recursos. Utilizar los mismos materiales una y otra vez,
reintegrarlos en otros procesos naturales o industriales para hacer los mismos o
nuevos productos, minimizando así la utilización de recursos naturales.

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