Aprenda Access 2010

Introducción a las Bases de

datos
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reservados todos los derechos

Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

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Introducción a las Bases de datos

1. Objetivos. ...................................................................................5
2. Principios básicos generales de las bases de datos. ...........................6
¿Qué es una base de datos? ....................................................6
Concepto de Base de datos relacionales ....................................6
Fase de diseño de una base de datos ........................................7
Fase de diseño de una base de datos ........................................8
Objetos de una base de datos ..................................................9
3. Abrir Access 2010 ...................................................................... 11
Crear una base de datos ....................................................... 11
Crear una base de datos desde una plantilla ............................ 12
Crear una base de datos en blanco ......................................... 13
Recuperar una base de datos existente ................................... 14
4. El entorno de Access 2010 .......................................................... 16
La cinta de opciones ............................................................. 16
El Panel de navegación ......................................................... 17
5. La Ayuda de Access 2010............................................................ 20
Realizar una búsqueda .......................................................... 21
6. Abrir y guardar una base de datos ............................................... 23
Abrir una base de datos ........................................................ 23
Guardar una base de datos .................................................... 24
7. Cerrar la base de datos y salir de Access ....................................... 26
Cerrar la base de datos ......................................................... 26
Salir de Access .................................................................... 26

Introducción a las Bases de datos Página 4

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1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Conocer los principios básicos de las bases de datos.

Abrir Access 2010.
Conocer el entorno de Access.
Utilizar la Ayuda de Access 2010.
Abrir y guardar las bases de datos.
Cerrar la base de datos y salir de la aplicación.

Introducción a las Bases de datos Página 5

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2. Principios básicos generales de las bases de datos.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un «contenedor» que nos permite almacenar gran

cantidad de información, de forma organizada, para que podamos
consultarla más adelante y encontrar el dato que necesitamos de una forma
sencilla.
Podemos definir, entonces, una base de datos como una serie de datos
organizados y relacionados entre sí.

Base de datos Información

Concepto de Base de datos relacionales

Las bases de datos son documentos de tipo relacional. La información

que contienen está distribuida y organizada en diferentes lugares, con
distintos nombres, pero mantienen una estrecha relación entre sí.
De esta forma, las bases de datos nos permiten almacenar gran cantidad
de datos, ocupando poca memoria del sistema y pudiendo acceder a ella
de la manera más eficiente. Esto supone que se consumen pocos recursos
del ordenador y, por consiguiente, se accede a la información más
rápidamente.

Introducción a las Bases de datos Página 6

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Fase de diseño de una base de datos

La planificación del diseño que va a tener nuestra base de datos es el paso

más importante antes de comenzar a crear los objetos que almacenarán la
información.
Dentro de este primer paso, conseguiremos que la base de datos cumpla
con una serie de objetivos, que mantenga un diseño coherente y que se
evite la redundancia de datos.
Toda la información que contiene una base de datos se almacena en tablas,
que a su vez se componen de campos (columnas) y registros (filas), y
que son el elemento base sin el cual no podríamos crear ninguno de los
demás objetos de la base de datos.

Una base de datos bien diseñada puede incluir varias tablas relacionadas
entre sí, aunque también podemos encontrarnos bases de datos con una
sola tabla que contenga la información.

Introducción a las Bases de datos Página 7

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Un buen diseño en una base de datos implica:

• Dividir la información en varias tablas para evitar la repetición de la
información.
• Reunir la información de varias tablas en un único objeto de forma
que no se pierda la relación entre éstas.
• Garantizar la integridad de los datos, utilizando determinadas
reglas.

Fase de diseño de una base de datos

Las fases de diseño de una base de datos tienen los siguientes pasos:
• Estudiar para qué se va a utilizar la base de datos.
• Recopilación de la información que ésta va a contener.
• Planificación de qué tablas se necesitarán y división de la
información de forma que no se dupliquen datos.
• Decidir en qué tablas va a ir cada dato y cómo se va a organizar.
• Establecer los campos clave que identificarán cada registro y
servirán de vínculo entre las tablas.
• Relacionar las tablas entre sí.
• Analizar el diseño antes de comenzar a insertar la información en las
tablas y comprobar que los resultados son los esperados.

Introducción a las Bases de datos Página 8

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Objetos de una base de datos

Dentro de una base de datos nos podemos encontrar distintos objetos,

siendo la tabla el más importante de todos,
ya que en ésta estructuraremos y
almacenaremos toda la información.
El contenido de las tablas se puede introducir
desde la misma tabla o utilizando un
formulario.
Además de estos dos objetos (tablas y
formularios), una base de datos también
puede contener consultas e informes.
Una consulta es la que responde a las
preguntas que un usuario pueda realizar
sobre la información contenida en una base
de datos.
Un informe es el objeto que nos permite
organizar la información de las tablas o consultas de forma tal que queden
preparadas para ser impresas.

Introducción a las Bases de datos Página 9

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a abrir los
diferentes objetos existentes para familiarizarnos con su aspecto.

TAREA1: Abrimos los objetos de la base de datos

1. En el Panel de navegación, hacemos doble clic sobre el objeto

Socios en la categoría de Tablas.
2. Hacemos doble clic sobre el objeto Consulta1 en la categoría
Consultas.
3. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto Socios,
en la categoría Formularios, y elegimos Abrir.
4. En la categoría Informes, hacemos doble clic sobre el objeto Socios.

Introducción a las Bases de datos Página 10

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3. Abrir Access 2010

Para abrir la aplicación de Access 2010, debemos hacer clic en el botón

Iniciar, seleccionar Todos los programas, y en la carpeta Microsoft
Office, elegir Microsoft Access 2010.

Si la aplicación ha sido utilizada recientemente, también podemos ver el

acceso directo en la lista de aplicaciones recientes que aparece en el menú
del botón Iniciar.

Crear una base de datos

Al iniciarse la aplicación, vemos una pantalla que tiene tres partes:

• A la izquierda, la opción Nuevo del botón Archivo activada, desde
la cual podemos volver a esta pantalla siempre que necesitemos
crear una nueva base de datos.
• En el centro, las opciones necesarias para crear un nuevo archivo,
ya sea una base de datos en blanco o utilizando las plantillas
existentes. Si hacemos clic en una de estas opciones, veremos los
distintos modelos que contiene. Además de las plantillas que tenemos

Introducción a las Bases de datos Página 11

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instaladas en el ordenador, también contamos con las Plantillas de

[Link], que serán descargadas desde esta web.

• A la derecha, la vista preliminar de la plantilla seleccionada, un

cuadro de texto donde escribir el nombre que tendrá la base de
datos, el botón que nos permite buscar una ubicación para la
base de datos. También tenemos el botón Crear o Descargar que
iniciará la creación de la base de datos. En caso de estar utilizando
una plantilla almacenada en el ordenador, aparecerá el botón Crear,
y en caso de estar utilizando una plantilla de [Link], veremos el
botón Descargar.

Crear una base de datos desde una plantilla

Las plantillas son modelos de bases de datos, con ejemplos de tablas que se
pueden reutilizar y adaptar a nuestras necesidades.
Para crear una base de datos basada en una plantilla, podemos utilizar las
que existan en el ordenador o las que podemos descargar desde
[Link]. En cualquiera de estos casos, debemos hacer clic en el botón
Archivo y elegir la opción Nuevo.

Para acceder a las plantillas que existan en el ordenador, debemos elegir

alguna de estas opciones:

Introducción a las Bases de datos Página 12

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• Plantillas recientes: muestra las últimas plantillas que han sido

creadas.
• Plantillas de ejemplo: permite seleccionar distintos modelos de
bases de datos que se encuentran instalados en el ordenador,
dependiendo de la finalidad que vaya a tener la base de datos.
• Mis plantillas: muestra las plantillas que hemos creado y guardado
en el equipo, para generar nuestra nueva base de datos.

Crear una base de datos en blanco

Cuando se inicia la aplicación, podemos indicar que queremos crear una

base de datos en blanco, haciendo clic en el botón correspondiente y luego
en Crear.

Una vez dentro de Access, si necesitamos crear otra base de datos,

hacemos clic en el botón Archivo y desde allí seleccionamos la opción
Nuevo. A continuación, elegimos la opción Base de datos en blanco,
indicamos el nombre y ubicación que va a tener y hacemos clic en Crear.

Introducción a las Bases de datos Página 13

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Recuperar una base de datos existente

Para recuperar una base de datos que tenemos almacenada en nuestra

carpeta de trabajo, debemos seguir alguno de estos procedimientos:
• Hacemos clic en el botón Archivo y, seleccionamos la opción Abrir.
• Pulsar la combinación de teclado Ctrl + A.
• Hacemos clic en el botón Archivo, seleccionamos la opción Reciente
y hacemos clic en el nombre del archivo de base de datos
utilizado recientemente.
• Hacemos clic en el botón Archivo y, en el menú, seleccionamos uno
de los nombres de base de datos utilizados recientemente.

En los dos primeros casos, se abrirá el cuadro de diálogo Abrir, donde

debemos seleccionar la carpeta y el archivo, y hacer clic en el botón
Abrir.

Introducción a las Bases de datos Página 14

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Teniendo la aplicación abierta, creamos una base
de datos nueva, basada en una plantilla de ejemplo.

TAREA1: Creamos una base de datos basada en una plantilla

1. Hacemos clic en el botón Archivo.

2. Seleccionamos la opción Nuevo.
3. Elegimos la opción Plantillas de ejemplo.
4. Hacemos clic en Base de datos web de contactos.
5. Hacemos clic en el botón Crear.

Introducción a las Bases de datos Página 15

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4. El entorno de Access 2010

La cinta de opciones

Debajo de la barra de título, que es donde vemos el nombre de la

aplicación y de la base de datos que tenemos abierta, encontramos la cinta
de opciones. En ella encontramos las herramientas que necesitamos para
trabajar con todos los elementos de la base de datos.

La cinta de opciones contiene fichas, donde encontramos los comandos

apropiados para cada categoría de tareas.
Dentro de cada ficha, tenemos varios grupos con botones, organizados
según las funciones que realicen.

Algunos grupos tienen en la parte inferior izquierda una flecha, llamada

Iniciador de cuadro de diálogo de grupo o Más, que permite abrir el
cuadro de diálogo correspondiente y acceder a opciones adicionales de ese
grupo.

Introducción a las Bases de datos Página 16

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El Panel de navegación

Cuando tenemos una base de datos abierta, en el Panel de navegación se

muestran todos los elementos que la componen.
El Panel de navegación se encuentra a la izquierda, y en él podemos ver
las tablas, consultas, informes y formularios y resto de objetos que
compongan la base de datos.
A medida que vamos abriendo los distintos elementos, en la parte superior,
justo debajo de la cinta de opciones, veremos que aparecen distintas fichas
con el nombre del objeto abierto y un icono indicativo del tipo de
objeto que es.

• Tablas: objeto donde se almacenará toda la información de la base

de datos.
• Consultas: objeto que responderá a las preguntas que un usuario
pueda realizar referente a los contenidos de la base de datos.
• Formularios: elemento que nos permitirá ver, editar, modificar y
eliminar los datos de la tabla de una forma más estética, utilizando
distintos diseños.
• Informes: elemento que permite preparar la información de las
tablas o consultas para ser impresa.

Introducción a las Bases de datos Página 17

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El Panel de navegación se puede personalizar para adaptarlo a lo que

queramos ver en un momento dado.
Para ello, desde el título Todas las tablas, hacemos clic en la flecha
situada a la derecha y seleccionamos la categoría de objetos que
queremos ver, o bien podemos realizar un filtro por objeto según el
nombre de éstos.

También podemos agrupar las distintas

categorías de objetos, haciendo clic en la
flecha doble apuntando hacia arriba que
encontramos en la parte derecha de cada
grupo. Al hacerlo, las flechas pasarán a
apuntar hacia abajo con las cuales
podemos expandir los objetos de dicha
categoría.

Lo mismo podemos hacer con el Panel de

navegación, haciendo clic en la flecha
doble que aparece en el extremo superior
derecho del mismo. De esta forma, sólo
veremos una pequeña barra sobre el extremo derecho de la ventana,
que indica el texto Panel de navegación y, para volver a expandirlo,
debemos volver a hacer clic en la flecha doble.

Introducción a las Bases de datos Página 18

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a movernos
por el entorno de la aplicación, reconociendo algunos elementos.

TAREA1: Identificamos elementos del entorno.

1. Desde el Panel de navegación, hacemos clic en la flecha situada en la

parte superior derecha del mismo y seleccionamos Tipo de objeto.
2. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Tablas.
3. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Consultas.
4. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Formularios.
5. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Informes.
6. Volvemos a hacer clic en la flecha doble de la categoría Tablas para
expandirla.
7. Hacemos clic en la flecha doble del Panel de navegación para
ocultarlo.

Introducción a las Bases de datos Página 19

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5. La Ayuda de Access 2010

Tenemos varias formas para solicitar ayuda a Access:

• Situando la flecha del ratón encima de alguno de los botones de la
Cinta de opciones, al cabo de unos segundos se mostrará un
cuadro con el nombre del comando y una breve explicación de su
función.
• Haciendo clic en el botón Ayuda de Microsoft Access, para abrir la
ventana correspondiente donde indicaremos sobre qué queremos
asistencia.
• Pulsando la tecla F1, que abre la ventana de Ayuda de la aplicación.
• Haciendo clic en el botón Archivo, seleccionando Ayuda, y elegir la
opción Ayuda de Microsoft Office.

Con la Ayuda de Access, podemos utilizar la asistencia que ha sido

instalada con la aplicación o acceder a contenido adicional que se
proporciona a través de [Link]. En caso de contar con una conexión a
Internet, podemos acceder directamente a todo el contenido de
[Link].
En la ventana de la Ayuda, podemos encontrar distintos elementos:
• La Barra de navegación, que nos permite avanzar o retroceder
entre las pantallas de ayuda visitadas, detener o actualizar la carga
de la ayuda, volver a la pantalla principal, imprimir el artículo de
ayuda, aumentar o disminuir la fuente con la que se está
visualizando el tema, o abrir el índice o tabla de contenido.
• El cuadro Buscar, donde escribiremos una o varias palabras sobre
las cuales queremos solicitar la ayuda.

Introducción a las Bases de datos Página 20

 Aprenda Access 2010

• Y en la parte derecha (en caso de tener la tabla de contenido abierta

a la izquierda), que es el área donde veremos los distintos artículos o
temas referentes a la ayuda solicitada.

Realizar una búsqueda

Para hacer una búsqueda en la Ayuda de Access, tenemos dos opciones:

• Utilizar el cuadro de búsqueda situado debajo de la barra de
navegación, donde escribiremos uno o más términos sobre los que
necesitemos ayuda y hacer clic en el botón Buscar.
• Buscar en la tabla de contenido, situada a la izquierda de la
pantalla, dentro de la lista de temas, la categoría que se corresponda
con lo que estamos buscando.

Introducción a las Bases de datos Página 21

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos activa, vamos a solicitar
ayuda acerca de cómo crear una tabla. Para ello, utilizaremos la tabla
de contenido de la ventana de ayuda. Después, buscaremos ayuda desde
el cuadro de búsqueda.

TAREA1: Solicitamos ayuda a Access para crear una tabla.

1. Hacemos clic en el botón Ayuda, situado encima de la cinta de opciones.

2. Desde la barra de navegación, hacemos clic en el botón Mostrar
Tabla de contenido.
3. Hacemos clic en el texto Conceptos básicos de Access.
4. Seleccionamos Introducción a las tablas.
5. Hacemos clic en el cuadro de búsqueda, escribimos Panel de
navegación y pulsamos Intro.
6. En los resultados de búsqueda, hacemos clic en Usar y organizar
objetos de base de datos en el panel de navegación.

Introducción a las Bases de datos Página 22

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6. Abrir y guardar una base de datos

Abrir una base de datos

Para recuperar una base de datos almacenada en nuestro ordenador,

tenemos varias opciones posibles:
• Hacemos clic en el botón Archivo y en el listado de bases de datos
utilizadas recientemente, seleccionamos la que queremos abrir.
• Hacemos clic en el botón Archivo y seleccionamos la opción
Reciente. A continuación, elegimos la base de datos reciente que
queremos recuperar.
• Desde el menú del botón Archivo, seleccionamos la opción Abrir y,
en el cuadro de diálogo, buscamos la carpeta de trabajo, elegimos
el archivo de base de datos y hacemos clic en Abrir.
• Pulsamos la combinación de teclado Ctrl + A, para abrir el cuadro de
diálogo Abrir, donde buscaremos el archivo que necesitamos.

Introducción a las Bases de datos Página 23

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Guardar una base de datos

Cuando creamos una base de datos desde cero, en el momento de darle un

nombre y hacer clic en el botón Crear ya se está guardando en nuestro
equipo.

Sin embargo, es posible volver a guardar

la base de datos, para cambiarle el
nombre, la carpeta donde estará situada o
ambas cosas.

Para ello, hacemos clic en el botón

Archivo y seleccionamos Guardar base
de datos como. A continuación, se abre
el cuadro de diálogo Guardar como,
donde seleccionamos ubicación y
modificamos el nombre. Para terminar,
hacemos clic en el botón Guardar.

Introducción a las Bases de datos Página 24

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Con la ventana de Access abierta, recuperamos
el archivo Base de datos web de contactos y lo volvemos a guardar
con otro nombre en otra ubicación.

TAREA1: Abrimos una base de datos existente y la guardamos con

otro nombre y en otra ubicación.

1. Hacemos clic en el botón Archivo.

2. Seleccionamos la opción Reciente.
3. Elegimos el archivo Base de datos web de contactos.
4. Hacemos clic en el botón Archivo y seleccionamos Guardar base de
datos como.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escribimos Contactos y hacemos clic
en Guardar.

Introducción a las Bases de datos Página 25

 Aprenda Access 2010

7. Cerrar la base de datos y salir de Access

Cerrar la base de datos

Al cerrar la base de datos, también se cierran todos los objetos que se

encuentran abiertos.
Si queremos cerrarlos previamente, hacemos clic con el botón derecho
del ratón sobre cualquiera de las pestañas de los objetos y encontramos
las opciones de Cerrar y Cerrar todo. La primera opción, cierra el objeto al
que se le ha hecho clic derecho, y la segunda opción cerrará todos los
elementos abiertos.

También podemos cerrar la base de datos, haciendo clic en el botón

Archivo y seleccionando la opción Cerrar base de datos.

Salir de Access

Para salir de Access tenemos varias opciones:

• Hacemos clic en el botón Archivo y seleccionamos la opción Salir.
• Hacemos clic en el botón Cerrar, a la derecha de la barra de título.
• Pulsamos la combinación de teclas Alt + F4.

Introducción a las Bases de datos Página 26

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Con la base de datos [Link], aplicamos
las opciones necesarias para cerrar la base de datos y salir de la
aplicación.

TAREA1: Cerramos la base de datos y salimos de Access.

1. Desde la ficha del objeto Socios, hacemos clic con el botón derecho y
seleccionamos Cerrar todo.
2. Hacemos clic en el botón Archivo.
3. Seleccionamos Cerrar base de datos.
4. Hacemos clic en el botón Archivo.
5. Elegimos Salir.

Introducción a las Bases de datos Página 27

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Las tablas en Access
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reservados todos los derechos

Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

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Las tablas en Access

1. Objetivos. ...................................................................................5
2. Crear una tabla de datos. .............................................................6
Concepto de registros y campos ...............................................6
Tipos de datos .......................................................................7
Concepto de Propiedades de los campos ....................................8
Propiedades de los campos. Tamaño .........................................9
Propiedades de los campos. Formato ...................................... 11
Vista Diseño y Vista Hoja de datos .......................................... 13
Crear una tabla desde Vista Diseño......................................... 14
3. Campos tipo Número y sus propiedades. ....................................... 17
Campos de tipo Número. Tamaño del campo ............................ 17
Campos de tipo Número. Formato del campo ........................... 18
Campos de tipo Número. Lugares decimales ............................ 19
4. Campos tipo Texto y sus propiedades. .......................................... 21
Campos de tipo Texto . Tamaño ............................................. 21
Campos de tipo Texto . Formato............................................ 21
5. Campos tipo Sí/No y sus propiedades. .......................................... 24
Formas de visualizar el tipo de dato Sí/No. .............................. 24
6. Campos tipo Fecha/Hora. ............................................................ 26

Las tablas en Access Página 4

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1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Crear tablas de datos.

Utilizar los campos de tipo Número y modificar sus propiedades.
Definir campos de tipo Texto y modificar sus propiedades.
Definir campos de tipo Sí/No y modificar sus propiedades.
Utilizar campos de tipo Fecha/Hora.

Las tablas en Access Página 5

 Aprenda Access 2010

2. Crear una tabla de datos.

 Concepto de registros y campos.

 Tipos de datos.
 Concepto de Propiedades de los campos.
 Propiedades de los campos. Tamaño.
 Propiedades de los campos. Formato
 Vista Diseño y Vista Hoja de datos.
 Crear una tabla desde Vista Diseño.

Concepto de registros y campos

La información incluida en una base de datos, estará distribuida en las

diferentes tablas que la componen, y éstas a su vez tendrán dispuesta su
información en registros (un registro es la información correspondiente a
uno de los entes que forman la tabla). Los registros a su vez tienen
repartida la información mediante campos (un campo es la unidad mínima
de información dentro de una tabla en la base de datos).
En las tablas se define la estructura y el tipo de dato de cada campo.

Las tablas en Access Página 6

 Aprenda Access 2010

Tipos de datos
Cuando creamos una tabla, ya sea en la Vista Hoja de datos o en la Vista
Diseño, debemos definir el tipo de información que vamos a introducir en
cada campo.
Tenemos doce tipos de datos disponibles, que comprenden todos los tipos
posibles de información que podemos escribir en un campo.
Estos tipos de datos son:

Las tablas en Access Página 7

 Aprenda Access 2010

Concepto de Propiedades de los campos

A cada campo que añadimos en una tabla, le hemos asignado un tipo de
dato concreto. Por defecto, cada tipo de dato tiene una serie de
características que controlan la manera de funcionar dicho campo.
Dependiendo del tipo de dato, esas características pueden cambiar.
Debemos tener cuidado porque, después de introducir información en la
tabla, al cambiar las propiedades de un campo, podemos tener como
resultado la pérdida de esos datos.

Las tablas en Access Página 8

 Aprenda Access 2010

Por propiedad de un campo, nos referimos a su tamaño, formato,

máscara de entrada, título, lugares decimales, valor
predeterminado, regla de
validación, texto de validación,
permitir longitud cero e
indexado.
No veremos todas estas
propiedades en todos los tipos de
dato. Por ejemplo, si el tipo de
dato es Texto, no aparecerá la
propiedad Lugares decimales.

Propiedades de los campos. Tamaño

Cada tipo de dato tiene un tamaño de campo predeterminado. Podemos
configurar el tamaño de un campo específico, siempre que éste sea del tipo
Texto, Número o Autonumeración.

Para cambiar el tamaño de un campo, desde la Vista Diseño,

seleccionamos el campo en la cuadrícula superior y luego vamos al panel
Propiedades del campo, situado en la parte inferior de la ventana. Allí
encontramos el cuadro de texto Formato, para cambiarlo como deseemos.

Para los campos de tipo Texto, el tamaño determinará la cantidad de

caracteres que pueden introducirse siendo 50 el valor que aparece por
defecto, y 255 el número máximo de caracteres que se pueden escribir.

Las tablas en Access Página 9

 Aprenda Access 2010

Los campos de Autonumeración, tienen un formato predeterminado de

Entero largo.

Los posibles tamaños para los campos de tipo de dato Número son:
• Byte: equivale a un solo carácter, permite contener números enteros
entre 0 y 255.
• Entero: comprende valores entre -37.768 y 32.767.
• Entero largo: permite almacenar valores entre -[Link] y
[Link].
• Simple: permite introducir valores negativos entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45, y valores positivos entre 1,401298E-45 y
3,402823E38.
• Doble: almacena valores negativos entre -
1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324, y valores
positivos entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-
324.
• Decimal: almacena valores entre -1028-1 y 1028-1

Las tablas en Access Página 10

 Aprenda Access 2010

Propiedades de los campos. Formato

Esta propiedad es utilizada para cambiar la forma de presentación de los

datos en pantalla o cuando se realiza un informe.
Podemos configurar el formato para todos los tipos de dato, excepto
Objeto OLE y Autonumeración.
Para los campos de tipo Número o Moneda, las opciones de formato son:
• Número general: muestra los número tal como se han escrito.
• Moneda: presenta los valores con separador de miles y símbolo
monetario.
• Euro: muestra la cantidad escrita con el símbolo del euro.
• Fijo: presenta los valores sin separador de miles.
• Estándar: muestra los valores con separador de miles.
• Porcentaje: multiplica por 100 el valor introducido y le añade el
símbolo de porcentaje (%).
• Científico: muestra el número con notación científica.

Las tablas en Access Página 11

 Aprenda Access 2010

En los campos de Fecha/Hora, podemos cambiar a los siguientes

formatos:
• Fecha general: este formato permite mostrar la fecha y hora dentro
del mismo campo. Si escribimos sólo una fecha, no se mostrará la
hora; y si escribimos sólo la hora, no veremos ninguna fecha.
• Fecha larga: permite ver la fecha con el día de la semana y el mes
completos.
• Fecha mediana: muestra el mes sólo con los tres primeros
caracteres.
• Fecha corta: presenta la fecha con dos dígitos para el día, el mes y
el año.
• Hora larga: permite ver la hora con formato normal de hora,
minutos y segundos.
• Hora mediana: muestra la hora con el formato AM o PM.
• Hora corta: presenta la hora sin los segundos.

Los campos del tipo Sí/No, tenemos disponibles tres formatos predefinidos.
Estos son Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Las tablas en Access Página 12

 Aprenda Access 2010

Si utilizamos el tipo de dato Calculado, se pueden aplicar cualquiera de los

formatos anteriores, ya que los cálculos a realizar pueden ser sobre fechas,
valores monetarios u operaciones lógicas con Verdadero/Falso.

Los campos de Texto y Memo no tienen formatos predeterminados,

aunque sí se pueden crear formatos personalizados

Vista Diseño y Vista Hoja de datos

Para alternar entre las dos posibles vistas de una tabla, tenemos varias
opciones:
• Activamos la ficha Inicio y, desde el grupo Vistas, hacemos clic en
el botón Ver y seleccionamos Vista Hoja de datos o Vista Diseño.

Las tablas en Access Página 13

 Aprenda Access 2010

• Desde la Vista Hoja de datos de la tabla, activamos la ficha

Campos, dentro de Herramientas de tabla y, desde el grupo
Vistas, hacemos clic en el botón Ver y seleccionamos Vista Diseño.

• Desde la Vista Diseño, activamos la ficha Diseño, dentro de

Herramientas de tabla y, desde el grupo Diseño, hacemos clic en
el botón Ver y seleccionamos Vista Hoja de datos.

Crear una tabla desde Vista Diseño

Para crear una tabla utilizando la Vista Diseño, debemos activar la ficha
Crear y desde el grupo Tablas, hacemos clic en el botón Diseño de tabla.

Las tablas en Access Página 14

 Aprenda Access 2010

A continuación, aparece la cuadrícula de diseño, donde encontramos los

elementos que componen las tablas: el Nombre del campo, el Tipo de
dato que va a contener y una Descripción, que es opcional y añade más
información al campo, pero que no se ve en la Vista Hoja de datos.

Cuando terminamos de especificar los campos de la tabla y sus

propiedades, debemos guardar la tabla y darle un nombre, para lo cual
podemos ir a la barra de acceso rápido y hacer clic en el botón Guardar.
Ahora aparece el cuadro de diálogo Guardar como, donde podemos
escribir el nombre de la tabla y después hacemos clic en Aceptar.

En caso de no haber establecido una clave principal en uno de los campos,

se nos preguntará si queremos añadir una en este momento, a lo que
indicaremos Sí o No, haciendo clic en los botones correspondientes, según
sea lo que decidamos.

Si hacemos clic en el botón Sí, se añadirá al principio de la tabla un campo

nuevo llamado Id, que se utilizará como clave principal.

Las tablas en Access Página 15

 Aprenda Access 2010

Por último, para cambiar a la Hoja de datos e introducir los datos, desde la
ficha Diseño (que estará activada por defecto), hacemos clic en el botón
Ver del grupo Vistas, y elegimos Vista Hoja de datos.

Veamos un ejemplo: Desde la base de datos actual, vamos a crear una

tabla nueva, definir los campos y los tipos de dato. Para finalizar la
guardamos con el nombre Listín.

TAREA1: Creamos una tabla nueva desde la Vista Diseño

1. Activamos la ficha Crear.

2. Hacemos clic en el botón Diseño de tabla, del grupo Tablas.
3. Debajo de Nombre de campo, escribimos Nombre.
4. Hacemos clic en la fila de abajo y escribimos Apellidos.
5. Hacemos clic en la siguiente línea y escribimos Fecha de nacimiento.
6. Le asignamos el Tipo de datos Fecha/Hora.
7. Desde la barra de acceso rápido, hacemos clic en el botón Guardar.
8. Escribimos el nombre de tabla Listín y hacemos clic en Aceptar.
9. Hacemos clic en No.

Las tablas en Access Página 16

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3. Campos tipo Número y sus propiedades.

 Campos de tipo Número. Tamaño del campo.

 Campos de tipo Número. Formato del campo.
 Campos de tipo Número. Lugares decimales.

Campos de tipo Número. Tamaño del campo

Al definir un campo con el tipo de dato Número, podemos ver en la parte
inferior de la Vista Diseño, en el panel de Propiedades del campo, el
cuadro desplegable Tamaño del campo, donde podemos elegir entre los
diferentes tamaños disponibles.

Entre estos encontramos:

Tamaño Permite:
Byte contener números enteros entre 0 y 255.
Decimal valores entre -1028-1 y 1028-1.
Entero valores entre -37.768 y 32.767.
Entero almacenar valores entre -[Link] y [Link].
largo
Simple introducir valores negativos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45, y
valores positivos entre 1,401298E-45 y 3,402823E38.
Doble valores negativos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324, y valores positivos entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324.

Las tablas en Access Página 17

 Aprenda Access 2010

Campos de tipo Número. Formato del campo

De la misma forma que con el tamaño del campo, este tipo de dato nos
permite modificar el formato, ya sea que necesitemos añadirle un
símbolo monetario, el estilo porcentual o una notación científica.
Depende de cómo necesitemos que se vea el dato que escribimos, podemos
seleccionar alguno de los formatos disponibles:
• Número general: muestra los números tal como se han escrito.
• Moneda: presenta los valores con separador de miles y símbolo
monetario.
• Euro: muestra la cantidad escrita con el símbolo del euro.
• Fijo: presenta los valores sin separador de miles.
• Estándar: muestra los valores con separador de miles.
• Porcentaje: multiplica por 100 el valor introducido y le añade el
símbolo de porcentaje (%).
• Científico: muestra el número con notación científica.

Las tablas en Access Página 18

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Campos de tipo Número. Lugares decimales

Desde esta propiedad, podemos establecer la cantidad de posiciones
decimales que queremos que tengan los datos del campo. Podemos
establecer esta propiedad tanto para tipo de dato Número como para
Moneda.

Por defecto, el valor que tiene esta propiedad es Automático, o sea que
mostrará la cantidad de decimales tal y como lo escriba el usuario al
introducir los datos.

Las tablas en Access Página 19

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo: Desde la tabla que tenemos abierta en Vista

Diseño, vamos a asignar los tipos de dato número que correspondan
y a cambiar el formato para que se adecuen a la información que
almacenarán.

TAREA1: Asignamos distintos formatos de número a los campos de

la tabla activa

1. Hacemos clic en el desplegable Tipo de datos correspondiente al Nº de

socio y seleccionamos Número.
2. En las Propiedades del campo, hacemos clic en el desplegable
Tamaño del campo y elegimos Entero.
3. Hacemos clic en el desplegable Formato y seleccionamos Fijo.
4. Hacemos clic en el desplegable Lugares decimales, y seleccionamos 0.
5. Hacemos clic en el campo Nº DNI y seleccionamos el tipo de dato
Número.
6. En las Propiedades del campo, hacemos clic en el desplegable
Formato y seleccionamos Número general.
7. Hacemos clic en el tipo de dato del campo Cuota y lo cambiamos por
Número.
8. En las Propiedades del campo, hacemos clic en el desplegable
Formato y seleccionamos Euro.
9. En el cuadro Lugares decimales, hacemos clic en la flecha y
seleccionamos 2.
.

Las tablas en Access Página 20

 Aprenda Access 2010

4. Campos tipo Texto y sus propiedades.

 Campos de tipo Texto. Tamaño.

 Campos de tipo Texto. Formato.

Campos de tipo Texto . Tamaño

Los campos de tipo Texto, pueden contener hasta 255 caracteres. Por
defecto, el valor que presentan es el máximo, pero podemos modificarlo en
cualquier momento.
Debemos tener en cuenta que si ya hemos insertado datos en el campo y
modificamos el tamaño, podemos perder información.

Campos de tipo Texto . Formato

Este tipo de campos no tienen formatos predefinidos, aunque sí se pueden
insertar formatos personalizados.
Para ello, debemos conocer qué símbolos debemos incluir en el cuadro de
texto Formato, en el panel Propiedades del campo.

Para que todo el texto de un campo aparezca en mayúsculas, escribiremos

el símbolo de mayor que, mientras que, para que esté todo en
minúsculas, insertaremos el símbolo de menor que.

Las tablas en Access Página 21

 Aprenda Access 2010

También podemos aplicar un color específico a un campo, escribiendo los

caracteres &[color]. Los colores disponibles que podemos utilizar son rojo,
azul, verde, amarillo, blanco, negro y aguamarina.

Las tablas en Access Página 22

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Veamos un ejemplo: Desde la vista Diseño que tenemos en pantalla,

vamos a cambiar las propiedades de los campos con tipo de dato
Texto, para que aparezcan todas las letras en mayúsculas, o todas en
minúsculas. También le cambiaremos el color a uno de los campos.

TAREA1: Modificacmos las propiedades de los campos de texto.

1. Hacemos clic en el campo Nombre.

2. En las Propiedades del campo, hacemos clic en el cuadro Formato y
escribimos el signo de mayor que.
3. Hacemos clic en el campo e-mail.
4. En las Propiedades del campo, hacemos clic en el cuadro Formato y
escribimos el signo de menor que.
5. Además, cambiamos el color del campo mediante el código &[Azul].
6. Desde la barra de acceso rápido, hacemos clic en el botón Guardar.
7. Activamos la ficha Diseño.
8. En el grupo Vistas, hacemos clic en el botón Ver y seleccionamos Vista
Hoja de datos.

Las tablas en Access Página 23

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5. Campos tipo Sí/No y sus propiedades.

Formas de visualizar el tipo de dato Sí/No.

El tipo de dato Sí/No, permite almacenar dos valores posibles, llamados
también valores lógico o valores booleanos. Los podemos utilizar para
conocer el estado de un objeto (pagado Sí o No), una persona (casado Sí o
No), o si se ha realizado una acción.
Podemos asignar tres formatos diferentes a este tipo de dato: Sí/No,
Activado/Desactivado y Verdadero/Falso.
En cualquiera de los tres casos, en la Vista Hoja de datos, veremos una
casilla de verificación, la cual marcaremos para las opciones Sí,
Activado o Verdadero, y dejaremos en blanco para las demás.

Para cambiar las opciones de formato de la casilla de verificación, estando

en la Vista Hoja de datos, accedemos al diseño de la tabla, activando la
ficha Inicio y, en el grupo Vistas, haciendo clic en el botón Ver, y
seleccionando la opción Vista Diseño.
Nos situamos en el campo correspondiente y desde el panel Propiedades
del campo, hacemos clic en el desplegable de Formato.

Las tablas en Access Página 24

 Aprenda Access 2010

Todas las casillas de verificación que contiene este tipo de campo estarán
desactivadas por defecto. Para que todas las casillas aparezcan activadas,
cambiaremos el valor 0 por 1 en el cuadro de texto Valor
predeterminado.

Veamos un ejemplo: Desde el diseño de la tabla actual, vamos a

predeterminar que las casillas de verificación del campo aparezcan
activadas.

TAREA1: Configuramos el campo con tipo de dato Sí/No.

1. Hacemos clic en el campo ¿piscina?.

2. En el cuadro Valor predeterminado, hacemos clic y pulsamos la tecla
retroceso para borrar el cero.
3. Escribimos el número 1.
4. Hacemos clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido.
5. Activamos la ficha Diseño, hacemos clic en el botón Ver, del grupo
Vistas.
6. Seleccionamos la opción Vista Hoja de datos.

Las tablas en Access Página 25

 Aprenda Access 2010

6. Campos tipo Fecha/Hora.

Utilizamos este tipo de dato en un campo, cuando vamos a escribir en él,

fechas u horas.
El formato predeterminado de este tipo de dato es el de Fecha General, el
cual permite escribir la fecha y la hora.
Aunque podemos modificar esto, para que sólo aparezca la fecha o sólo la
hora. Para ello, en la propiedad Formato, del panel de Propiedades del
campo, hacemos clic y seleccionamos alguno de los otros formatos
posibles.

Las tablas en Access Página 26

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo: En la Vista diseño actual, vamos a configurar con

el formato de fecha general, dos de los campos que contienen
fechas.

TAREA1: Configuramos los campos de fecha de la tabla actual.

1. Hacemos clic en el campo Fecha Préstamos.

2. En las Propiedades del campo, indicamos que el Formato es Fecha
corta.
3. Hacemos clic en el campo Fecha devolución.
4. En las Propiedades del campo, hacemos clic en el cuadro Formato.
5. En el desplegable, seleccionamos Fecha mediana.
6. Desde la barra de acceso rápido, hacemos clic en el botón Guardar.
7. Activamos la ficha Diseño y hacemos clic en el botón Ver, del grupo
Vistas.
8. Seleccionamos la opción Vista Hoja de datos.

Las tablas en Access Página 27

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Trabajo con registro
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reservados todos los derechos

Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

C/Río Guadalquivir, 13
28660 Boadilla del Monte - Madrid
[Link]

Trabajo con registros Página 2

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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

Trabajo con registros Página 3

 Aprenda Access 2010

Trabajo con registros

1.  Objetivos. ...................................................................................5 

2.  Movimientos por la tabla. ..............................................................6 
Movimiento por los campos de una tabla ...................................6 
Movimiento por los registros de una tabla ..................................6 
Selección de registros. ............................................................8 
3.  Introducir y modificar registros .................................................... 10 
Insertar registros ................................................................. 10 
Modificar datos en un registro ................................................ 11 
Eliminar registros ................................................................. 12 
4.  Copiar y mover datos ................................................................. 14 
Copiar datos ........................................................................ 14 
Mover datos ........................................................................ 15 
5.  Buscar y reemplazar datos .......................................................... 17 
Buscar datos ....................................................................... 17 
Reemplazar datos ................................................................ 17 
6.  Filtrar datos en una tabla ............................................................ 19 
Tipos de filtros. .................................................................... 19 
Aplicar filtros a una tabla ...................................................... 20 
7.  Ordenación alfabética de datos .................................................... 23 
Ordenación alfabética de una tabla ......................................... 23 
8.  Realizar cálculo de Totales en una tabla ........................................ 26 
Funciones disponibles ........................................................... 27 
Titulo 2 (subapartado) .......................................................... 28 

Trabajo con registros Página 4

 Aprenda Access 2010

1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Moverse por los campos y registros de la tabla.

Seleccionar registros.
Introducir, modificar, insertar y eliminar registros.
Copiar y mover información.
Buscar datos y reemplazarlos.
Filtrar información de una tabla.
Ordenar los datos de una tabla de forma alfabética.
Crear cálculo de totales en la tabla.

Trabajo con registros Página 5

 Aprenda Access 2010

2. Movimientos por la tabla.

Movimiento por los campos de una tabla

Podemos movernos por los distintos campos de una tabla utilizando el ratón
o el teclado.
Utilizando el ratón, simplemente debemos hacer clic en el campo donde
queremos situarnos.
Si queremos usar el teclado, para desplazarnos por los campos dentro de
un mismo registro, podemos utilizar la tecla Tabulador o bien las teclas
de dirección de izquierda y derecha.

Si pulsamos la tecla Intro, también podemos movernos por las diferentes

celdas de un registro.

Movimiento por los registros de una tabla

Para movernos por los registros de la tabla, podemos utilizar las flechas de
dirección del teclado, hacia arriba y abajo.
También nos desplazamos por los registros, utilizando los botones situados
en la parte inferior de la ventana, que nos permiten ir al primer registro,
al anterior, al siguiente y al último registro.

Trabajo con registros Página 6

 Aprenda Access 2010

Otra forma de desplazarnos está en el grupo Registros, de la ficha Inicio.

Allí encontramos el botón Ir a que despliega las opciones Primero,
Anterior, Siguiente y Último.

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la tabla Vehículos, nos vamos a
desplazar por los registros. Iremos al primero, al siguiente, al último y
al anterior.

TAREA1: Nos movemos por los registros de la tabla Vehículos

1. Hacemos clic en el primer registro de la tabla.

2. Desde los botones de dirección, hacemos clic en Siguiente registro.
3. Hacemos clic en el botón Último registro.
4. Utilizando las flechas de dirección del teclado, pulsamos la flecha
hacia arriba.

Trabajo con registros Página 7

 Aprenda Access 2010

Selección de registros.
Para seleccionar un registro, tenemos distintas opciones:
 Hacemos clic en el selector de registros, situado a la izquierda de
cada registro, para seleccionar toda la fila de datos.
 En la Cinta de opciones, activamos la ficha Inicio, en el grupo
Buscar, hacemos clic en el botón Seleccionar y elegimos la opción
Seleccionar.

Si queremos seleccionar varios registros, podemos hacer clic en el

selector de registros y, sin soltar el ratón, arrastrar hasta tenerlos todos
seleccionados.
Si lo que deseamos es seleccionar todos los registros de la tabla, tenemos
dos opciones:
 En la ficha Inicio, desde el grupo Buscar, hacemos clic en el botón
Seleccionar y elegimos la opción Seleccionar todo.
 A la izquierda de los nombres de los campos, hacemos clic en el
selector de tabla

Trabajo con registros Página 8

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la vista actual, vamos a seleccionar los
registros de la tabla actual, utilizando las distintas opciones aprendidas.

TAREA1: Seleccionamos registros de la tabla actual

1. Hacemos clic en el selector del primer registro.

2. Hacemos clic en el primer campo del tercer registro.
3. En el grupo Buscar, hacemos clic en el botón Seleccionar y, en el
menú, elegimos Seleccionar.
4. Hacemos clic en el selector del cuarto registro y arrastramos hasta
el sexto.
5. En el grupo Buscar, hacemos clic en el botón Seleccionar.
6. En las opciones, elegimos Seleccionar todo.

Trabajo con registros Página 9

 Aprenda Access 2010

3. Introducir y modificar registros

Insertar registros
Para introducir datos nuevos, nos situaremos al final de la tabla, en la
última fila, que es la que tenemos disponible para escribir los registros
nuevos. En cuanto escribimos un dato en ese registro en blanco, de forma
automática se crea una nueva fila en blanco, lista para escribir los datos del
siguiente registro.
Si estamos trabajando con tablas muy extensas, para desplazarnos hasta
ese nuevo registro podemos hacer clic en el botón Nuevo registro, situado
en la parte inferior de la ventana, junto a los botones de desplazamiento, o
bien, activar la ficha Inicio y, en el grupo Registros, hacer clic en el botón
Nuevo.
También podemos desplazarnos hasta él, haciendo clic en el botón Ir a del
grupo Buscar, y seleccionar la opción Nuevo.

Por último, para ir a este nuevo registro, hacemos clic con el botón
derecho del ratón sobre un registro existente y, en el menú contextual,
seleccionamos Nuevo registro.

Trabajo con registros Página 10

 Aprenda Access 2010

Para introducir la información en el registro nuevo, hacemos clic en uno de

los campos, escribimos el dato y pasamos al siguiente campo, y repetimos
el proceso hasta completa el registro.
Pasamos de un campo a otro dentro del mismo registro utilizando el ratón y
haciendo clic, o bien pulsando la tecla Tabulador, o bien utilizando las
flechas de dirección del teclado.

Modificar datos en un registro

Al introducir información en una tabla podemos cometer errores
tipográficos, o bien dejar datos incompletos para su posterior inserción.
Para poder corregirlos o añadirlos, debemos saber cómo editar el
contenido de los campos de la tabla.
Para editarlo, hacemos clic en el campo donde esté dicho error, o donde
tengamos que añadir información..
También podemos utilizar la tecla Tabulador para desplazarnos, vemos que
al pasar de un campo a otro, el dato queda seleccionado en su totalidad.
Para poder editar parte del dato del campo, pulsamos la tecla F2, con lo
que podremos ver el cursor, y luego nos desplazamos con las flechas de
dirección a la parte del dato a modificar o donde vayamos a agregar la
nueva información.

Trabajo con registros Página 11

 Aprenda Access 2010

Eliminar registros
Para eliminar un registro de la tabla, nos situamos en la fila correspondiente
y después seguimos alguno de estos pasos:
 Activamos la ficha Inicio, en el grupo Registros, hacemos clic en el
botón Eliminar y seleccionamos la opción Eliminar registro.

 Hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte

dentro del registro y, en el menú contextual, seleccionamos Eliminar
registro.

En ambos casos, aparece en pantalla un cuadro de diálogo con la

advertencia de que si eliminamos el registro, la operación no se podrá
deshacer.
Si estamos seguros de que queremos eliminar el registro, hacemos clic en
el botón Sí, de lo contrario en No.

Trabajo con registros Página 12

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a introducir
un registro nuevo en la tabla y después lo eliminaremos.

TAREA1: Escribimos un nuevo registro en la tabla y lo eliminamos.

1. En la fila en blanco de la tabla actual, hacemos clic en el campo

NúmeroPelícula y escribimos 112.
2. En el campo Título escribimos Shrek.
3. Hacemos clic en el campo Género y, en el desplegable, seleccionamos
Dibujos animados.
4. En el campo FechaAlta escribimos 28/12/2010.
5. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la parte izquierda
del registro.
6. En el menú contextual, seleccionamos Eliminar registro.
7. En el cuadro de diálogo, hacemos clic en el botón Sí.

Trabajo con registros Página 13

 Aprenda Access 2010

4. Copiar y mover datos

Copiar datos
Para copiar datos de un sitio a otro podemos utilizar distintas formas,
siempre partiendo de que tenemos el dato seleccionado previamente:
 Activando la ficha Inicio y, en el grupo Portapapeles, hacemos clic
en el botón Copiar.
 Sobre la selección, hacemos clic con el botón derecho del ratón y
elegimos Copiar.
 Pulsamos la combinación de teclas Ctrl + C.

Con cualquiera de las tres formas que utilicemos, a continuación hacemos

clic en el campo donde vamos a situar el dato copiado y lo pegamos de
alguna de estas formas:
 Activando la ficha Inicio y, en el grupo Portapapeles, hacemos clic
en el botón Pegar.
 Sobre el campo de destino, hacemos clic con el botón derecho del
ratón y seleccionamos Pegar.
 Pulsamos la combinación de teclas Ctrl +V.

Trabajo con registros Página 14

 Aprenda Access 2010

Mover datos
Para mover datos de una celda a otra, debemos utilizar el comando Cortar,
ir a la celda de destino y luego Pegar.
El comando cortar lo podemos ejecutar de alguna de las siguientes formas:
 En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, hacemos clic en el
botón Cortar.
 Sobre la selección, hacemos clic con el botón derecho del ratón y
elegimos Cortar.
 Utilizamos la combinación de teclado Ctrl + X.

Para situar los datos en el campo donde deseamos, utilizamos el comando

pegar, siguiendo uno de estos pasos:
 En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, , hacemos clic en el
botón Pegar.
 Sobre el campo de destino, hacemos clic con el botón derecho del
ratón y elegimos Pegar.
 Utilizamos la combinación de teclado Ctrl + V.

Trabajo con registros Página 15

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la tabla Profesores, copiamos el dato
Barcelona del campo Provincia y lo pegamos en los campos que tenemos
vacíos de la misma columna.

TAREA1: Copiamos y pegamos datos

1. Seleccionamos el dato Barcelona que aparece en el campo Provincia.

2. Activamos la ficha Inicio.
3. En el grupo Portapapeles, hacemos clic en el botón Copiar.
4. Nos situamos en la primera celda vacía en la misma columna.
5. Hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos Pegar.
6. Nos situamos en el último campo vacío de la columna.
7. En el grupo Portapapeles, hacemos clic en el botón Pegar

Trabajo con registros Página 16

 Aprenda Access 2010

5. Buscar y reemplazar datos

Buscar datos
Para buscar un dato concreto dentro de la tabla, podemos utilizar las
diferentes opciones que Access nos proporciona:
 En la parte inferior de la ventana donde se muestra la tabla, en el
cuadro de texto que indica Buscar, escribimos el término que
queremos localizar y, a medida que lo introducimos, se irá
seleccionando dentro de la tabla.
 Pulsando la combinación de teclas Ctrl + B, se abre el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar, donde escribimos la palabra a buscar
y hacemos clic en el botón Buscar siguiente.
 En la Cinta de opciones, activamos la ficha Inicio y, desde el grupo
Buscar, hacemos clic en el botón Buscar. Se abre el mismo cuadro
de diálogo que en el caso anterior.

Reemplazar datos
En ocasiones a la vez que localizamos un dato dentro de la tabla, puede que
queramos reemplazarlo por otro. Para ello, tenemos la herramienta
Reemplazar.

Trabajo con registros Página 17

 Aprenda Access 2010

Accedemos a esta herramienta de alguna de las siguientes formas:

 Pulsando la combinación de teclado Ctrl + L
 Activando la ficha Inicio y, en el grupo Buscar, haciendo clic en el
botón Reemplazar.

Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, donde escribimos en el

cuadro de texto Buscar el término que queremos localizar en la tabla y, en
el cuadro de texto Reemplazar por, el texto que va a sustituir al actual.
Podemos indicar que queremos Buscar siguiente, para ver uno por uno los
datos que serán reemplazados y, a continuación, hacer clic en el botón
Reemplazar.
Si no deseamos verlo individualmente, sino que todos los datos queremos
que sean reemplazados, hacemos clic en el botón Reemplazar todos.
Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el
material multimedia): En la tabla Cursos, vamos a buscar el nombre del
curso Microsoft Office y lo vamos a reemplazar por Office 2010.

TAREA1: Buscamos un dato y lo reemplazamos por otro

1. Activamos la ficha Inicio.

2. Hacemos clic en el botón Reemplazar del grupo Buscar.
3. En el cuadro de texto Buscar escribimos Microsoft Office.
4. En el cuadro de texto Reemplazar por escribimos Office 2010.
5. Hacemos clic en el botón Buscar siguiente.
6. Hacemos clic en el botón Reemplazar.

Trabajo con registros Página 18

 Aprenda Access 2010

6. Filtrar datos en una tabla

Tipos de filtros.
Utilizamos los filtros para visualizar una determinada información que
cumpla una serie de requisitos y que se oculte la que no queremos ver.
Podemos aplicar filtros a una tabla, por medio de las flechas situadas a la
derecha de cada nombre de campo.
Dentro de los filtros encontramos distintos tipos:
 Filtro por selección: se basa en un dato concreto dentro de una
columna determinada. En el listado de datos del campo, quitamos la
marca de aquellos datos que deseamos ocultar y dejamos activadas
las casillas de la información que sí queremos visualizar.

 Filtro de texto: de fechas o números, según hayamos definido el

tipo de dato del campo. Cuando desplegamos el menú de opciones de
filtro, se muestra el listado de posibles comparaciones a utilizar para
comparar el criterio. Estas son: (para textos) Es igual a, No es igual
a, Empieza por, No empieza por, Contiene, No contiene, Termina
con, no termina en, (para números) Menor que, Mayor que, Entre,
(para fechas) Antes de, Después de,…
En todos estos casos, se abre un cuadro de diálogo donde debemos escribir
el criterio a aplicar con el tipo de filtro seleccionado.

Trabajo con registros Página 19

 Aprenda Access 2010

Aplicar filtros a una tabla

Para aplicar filtros a una tabla, podemos utilizar alguna de las siguientes
formas:

 Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al encabezado de la

columna y elegir el tipo de filtro.

 Clic con el botón derecho del ratón sobre uno dato concreto de
un campo y, en el menú contextual, seleccionar el tipo de filtro.

 Activamos la ficha Inicio y, en el grupo Ordenar y filtrar, hacemos

clic en el botón Selección.

Trabajo con registros Página 20

 Aprenda Access 2010

Al aplicar el filtro, veremos sólo los registros que cumplan los criterios
indicados y, en el campo por el que hemos filtrado, aparece junto a la flecha
el icono del filtro.
Haciendo clic en él, podemos desplegar de nuevo el cuadro de filtro para
modificarlo, seleccionando otros criterios, o para quitarlo y volver a
visualizar todos los registros de la tabla.

También podemos observar que, en la parte inferior de la ventana, aparece

un botón que indica Filtrado, con el que podemos quitar el filtro aplicado.

Trabajo con registros Página 21

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la tabla Alumnos, vamos a filtrar a los
alumnos de Madrid, y después quitaremos el filtro aplicado.

TAREA1: Filtramos datos en la tabla de Alumnos

1. Hacemos clic en la flecha de la derecha del nombre de la columna

Provincia.
2. Hacemos clic en la casilla de verificación a la izquierda de
Seleccionar todo.
3. Marcamos la casilla de verificación correspondiente a Madrid.
4. Hacemos clic en el botón Aceptar.
5. En la parte inferior de la pantalla, hacemos clic en el botón Filtrado.

Trabajo con registros Página 22

 Aprenda Access 2010

7. Ordenación alfabética de datos

Ordenación alfabética de una tabla

La herramienta de ordenación es muy útil, ya que nos permite organizar los
registros de las tablas, manteniendo la integridad de la información en cada
fila de datos.
Para poder ordenar alfabéticamente, el primer paso es situarse sobre
cualquier registro de la columna por la que queremos ordenar. A
continuación, tenemos varias formas para ordenar dicho campo:
 Activamos la ficha Inicio y, en el grupo Ordenar y filtrar, tenemos
los botones de Ascendente y Descendente.

 Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier dato
dentro de la columna que queremos ordenar y, seleccionamos en el
menú contextual la opción Ascendente o Descendente.
 En la flecha, al lado del nombre de la columna, hacemos clic y
podemos seleccionar las opciones Ordenar de A a Z y Ordenar de Z
a A.

Trabajo con registros Página 23

 Aprenda Access 2010

Con las opciones de ordenación que encontramos en el menú contextual y

las que nos permite la flecha del encabezado, veremos distintas opciones,
dependiendo del tipo de dato que haya en la columna.

• Texto: Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A.

• Número: Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor.

• Fecha/Hora: Ordenar de más antiguo a más reciente y Ordenar de

más reciente a más antiguo.

• Sí/No: Ordenar de activado a desactivado y Ordenar de desactivado

a activado.

Trabajo con registros Página 24

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Con la tabla Evaluaciones abierta, vamos a
aplicar un orden alfabético descendente en el campo Nota final y luego
lo ordenamos de forma ascendente.

TAREA1: Ordenamos la tabla alfabéticamente

1. Hacemos clic en cualquier dato del campo Nota final.

2. Activamos la ficha Inicio.
3. En el grupo Ordenar y filtrar, hacemos clic en el botón Descendente.
4. Hacemos clic con el botón derecho del ratón en el campo Nota final.
5. En el menú contextual, seleccionamos la opción Ordenar de menor a
mayor.

Trabajo con registros Página 25

 Aprenda Access 2010

8. Realizar cálculo de Totales en una tabla

Utilizando la herramienta de Totales, podemos realizar sumas, calcular

promedios, contar campos, y encontrar los valores máximos y mínimos.
Para insertar la fila de Totales dentro de la tabla, debemos activar la ficha
Inicio y, en el grupo Registros, hacemos clic en el botón Totales.
Automáticamente se inserta una fila con el nombre Total al final de la tabla.
Nos situamos en uno de los campos dentro de esa misma fila, y vemos que
aparece una flecha a la izquierda. Si hacemos clic en ella, se despliega un
listado de posibles funciones a utilizar con ese campo.

Trabajo con registros Página 26

 Aprenda Access 2010

Funciones disponibles
Estas son las funciones que podemos utilizar en la fila de Totales:

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la tabla Vehículos, vamos a añadir los Totales
para que se calcule el promedio de la potencia y la suma de las cuotas.

TAREA1: Añadimos la fila de Totales

1. Activamos la ficha Inicio.

2. En el grupo Registros, hacemos clic en el botón Totales.
3. Nos situamos en el campo Potencia, en la fila de Total.
4. Desplegamos las opciones con la flecha y seleccionamos la función
Promedio.
5. Hacemos clic en el campo Cuota de la fila Total.
6. En el desplegable, seleccionamos la función Suma.

Trabajo con registros Página 27

 Aprenda Access 2010

Texto

Texto con viñetas:

 Viñeta 1
 Viñeta 2

Titulo 2 (subapartado)

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Enunciado del ejemplo.

TAREA1: Enunciado de la tarea

5. Punto 1
6. Punto 2

Trabajo con registros Página 28

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Trabajo con tablas
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reservados todos los derechos

Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

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Trabajo con tablas Página 2

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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

Trabajo con tablas Página 3

 Aprenda Access 2010

Trabajo con tablas

1. Objetivos. ...................................................................................5
2. Modificar el diseño de las tablas. ....................................................6
Mover campos .......................................................................6
Insertar campos.....................................................................7
3. Visualización de la Hoja de datos. ................................................ 10
Ocultar columnas ................................................................. 10
Mostrar columnas................................................................. 11
Inmovilizar y liberar campos .................................................. 12
Formato de la tabla en Vista Hoja de datos .............................. 13
4. Operaciones con tablas. .............................................................. 15
Cambiar el nombre de una tabla............................................. 15
Eliminar una tabla ................................................................ 16
Copiar una tabla .................................................................. 17
Imprimir el contenido de una tabla ......................................... 18

Trabajo con tablas Página 4

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1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Modificar el diseño de la tabla, moviendo e insertando campos.

Cambiar la visualización de la hoja de datos.
Operar con tablas, cambiando su nombre, eliminando, duplicando e
imprimiendo su contenido.

Trabajo con tablas Página 5

 Aprenda Access 2010

2. Modificar el diseño de las tablas.

 Mover campos.
 Insertar campos.

Mover campos
En cualquiera de las dos vistas de una tabla (Diseño y Hoja de datos),
podemos reordenar los campos existentes.
Para realizar esta tarea en la Vista Diseño, seleccionamos el campo a
mover haciendo clic en el cuadro gris de la parte izquierda del nombre
del campo y, volviendo a hacer clic, arrastrarlo hasta la nueva posición.

Si lo vamos a hacer desde la Vista Hoja de datos, el procedimiento es

similar. Hacemos clic en el nombre del campo y, a continuación, volvemos
a hacer clic y lo arrastramos hasta la nueva posición.

Con cualquiera de los métodos que utilicemos, vemos una línea negra que
va resaltando la ubicación donde se situará el campo.

Trabajo con tablas Página 6

 Aprenda Access 2010

Insertar campos
Para insertar campos en una tabla, tenemos varias opciones, algunas desde
la Vista Diseño y otras desde la Vista Hoja de datos.
Desde la Vista Diseño de la tabla:
• Hacemos clic con el botón derecho del ratón en el nombre del
campo donde queremos insertar el nuevo y, en el menú
contextual, seleccionamos Insertar filas.

• Nos posicionamos sobre el nombre de campo donde queremos

insertar el nuevo y, en el grupo Herramientas de la ficha Diseño,
hacemos clic en el botón Insertar filas.

Desde la Vista Hoja de datos de la tabla:

• Nos situamos en el campo a cuya derecha queremos insertar el
nuevo campo y, en el grupo Agregar y eliminar, hacemos clic en el
tipo de dato. De forma automática se insertará a la derecha de la
columna seleccionada, un nuevo campo con el tipo de dato que
seleccionamos y con el encabezado en modo edición para que
escribamos el nombre.

Trabajo con tablas Página 7

 Aprenda Access 2010

Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el campo a cuya
izquierda queremos insertar el nuevo campo y, en el menú contextual,
seleccionamos la opción Insertar campo. Éste se situará a la izquierda
de la columna sobre la que hicimos clic con el botón derecho del ratón .

Trabajo con tablas Página 8

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo: Desde la Vista Hoja de datos de la tabla

Contribuyente, vamos a reordenar los campos y a insertar uno nuevo
utilizando la opción del menú contextual.

TAREA1: Ordenamos los campos e insertamos uno nuevo

1. Seleccionamos el campo NIF.

2. Hacemos clic de nuevo sobre su nombre y lo arrastramos a la izquierda
del campo Nombre.
3. Seleccionamos el campo Teléfono.
4. Hacemos clic de nuevo sobre su nombre y lo arrastramos a la derecha
del campo Nombre.
5. Seleccionamos el campo Población.
6. Hacemos clic de nuevo sobre su nombre y lo arrastramos a la derecha
del campo Teléfono.
7. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el campo
Teléfono.
8. En el menú contextual, seleccionamos la opción Insertar campo.
9. En el encabezado del campo, escribimos el nombre Correo.

Trabajo con tablas Página 9

 Aprenda Access 2010

3. Visualización de la Hoja de datos.

 Ocultar columnas.
 Mostrar columnas.
 Inmovilizar y liberar campos.
 Formato de la tabla en Vista Hoja de datos.

Ocultar columnas
Cuando trabajamos con muchos campos en una tabla, llegará el momento
en que necesitemos ver sólo algunos de ellos. Para conseguir esto, tenemos
la opción de ocultar columnas.
Para ocultar campos primero debemos seleccionarlos. Esto lo
conseguimos, haciendo clic sobre el nombre del campo a ocultar (si se trata
de uno sólo), o haciendo clic en el primer campo y arrastrando hasta tener
varios seleccionados (en caso de varios campos consecutivos).
A continuación, para ocultarlos, seguimos alguna de estas opciones:
• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de
alguno de los campos seleccionados y, en el menú contextual,

elegimos Ocultar campos.

• En el grupo Registros, de la ficha Inicio, hacemos clic en el botón

Más. Se despliega un menú con opciones donde seleccionamos
Ocultar campos.

Trabajo con tablas Página 10

 Aprenda Access 2010

Mostrar columnas
Para volver a visualizar las columnas que hemos ocultado, debemos seguir
los mismos pasos que para ocultarlas:

• Hacer clic con el botón derecho del

ratón sobre el nombre de cualquier
columna y, en el menú contextual,
seleccionar Mostrar campos.

• En el grupo Registros, hacer clic en el botón Más y seleccionamos la

opción Mostrar campos.

Con cualquiera de las dos opciones se abre el

cuadro de diálogo Mostrar columnas, donde
vemos un listado de las columnas existentes y
casillas de verificación a su izquierda. Las columnas
ocultas no tendrán marcadas sus correspondientes
casillas, para mostrarlas hacemos clic en las
casillas y cerramos el cuadro de diálogo.

Trabajo con tablas Página 11

 Aprenda Access 2010

Inmovilizar y liberar campos

Con la utilidad de Inmovilizar campos, podemos dejar fijas algunas
columnas de la tabla y desplazarnos por el resto, teniendo siempre a la
vista las inmovilizadas. Esto nos puede ser muy útil al trabajar con muchas
columnas.
Para inmovilizar columnas, seleccionamos las que queremos mantener y
realizamos alguna de las siguientes opciones:
• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre una de las
columnas seleccionadas y, en el menú contextual, elegimos
Inmovilizar campos.
• En el grupo Registros, hacemos clic en el botón Más, y
seleccionamos la opción Inmovilizar campos.

Los campos que hayamos seleccionado para inmovilizar, se moverán al

principio de la tabla y quedarán fijos, pudiendo desplazarnos por el resto de
campos.

Para volver a movilizar todos los campos, hacemos clic con el botón derecho
del ratón y, en el menú contextual, elegimos la opción Liberar todos los
campos, o bien en el botón Más del grupo Registros.

Trabajo con tablas Página 12

 Aprenda Access 2010

Formato de la tabla en Vista Hoja de datos

Además de los formatos que podemos aplicar en la Vista Diseño de la
tabla, tenemos distintas opciones posibles desde el grupo Formato de
texto de la ficha Inicio.
Podemos cambiar el tipo de letra, el tamaño, aplicar estilos (negrita,
cursiva y subrayado), cambiar el color de la fuente y del fondo de la
tabla.
También tenemos la posibilidad de cambiar la alineación de un campo
concreto, establecer qué líneas de la cuadrícula queremos visualizar y si
vamos a alternar un color de fondo alternativo. Esta última opción nos
permitirá una lectura más sencilla de los registros de la tabla.

Trabajo con tablas Página 13

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo: Desde la Vista Hoja de datos de la tabla

Vehículos, vamos a ocultar la columna Id Contribuyente y Potencia. A
continuación, inmovilizaremos el campo Matrícula.

TAREA1: Ocultamos dos columnas e inmovilizamos un campo.

1. Seleccionamos el campo Id Contribuyente haciendo clic en su nombre.

2. Activamos la ficha Inicio.
3. En el grupo Registros, hacemos clic en el botón Más, y seleccionamos
Ocultar campos.
4. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el campo Potencia
y, en el menú contextual, seleccionamos Ocultar campos.
5. Seleccionamos el campo Matrícula.
6. En el grupo Registros, hacemos clic en el botón Más.
7. En el menú, elegimos la opción Inmovilizar campos.

Trabajo con tablas Página 14

 Aprenda Access 2010

4. Operaciones con tablas.

 Cambiar el nombre de una tabla.

 Eliminar una tabla.
 Copiar una tabla.
 Imprimir el contenido de una tabla

Cambiar el nombre de una tabla

Para cambiar el nombre de una tabla, ésta debe estar cerrada. En caso de
tenerla abierta, el sistema nos avisa de que no podemos cambiar el nombre
del objeto mientras esté abierto.

Una vez cerrada la tabla, para cambiar el nombre, tenemos dos opciones:
• En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del
ratón y, en el menú contextual, seleccionamos Cambiar nombre.

• En el Panel de navegación, seleccionamos la tabla y pulsamos la

tecla F2.

Trabajo con tablas Página 15

 Aprenda Access 2010

Eliminar una tabla

Cuando ya no necesitemos utilizar una tabla, podemos eliminarla, teniendo
en cuenta que no volveremos a tener acceso a ella ni a la información que
contenga.
Para eliminar una tabla, tenemos las siguientes opciones:
• En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del
ratón y seleccionamos la opción Eliminar.

• En el Panel de navegación, seleccionamos la tabla y, en el grupo

Registros de la ficha Inicio, hacemos clic en el botón Eliminar.
• Seleccionamos la tabla correspondiente en el Panel de
navegación y pulsamos la tecla Suprimir.
Cualquiera de las tres opciones que elijamos, abrirá un cuadro para
confirmar la eliminación.

Trabajo con tablas Página 16

 Aprenda Access 2010

Copiar una tabla

Podemos utilizar la opción de copiar una tabla para crear una copia de
seguridad de ésta.
Para ello, tenemos varias opciones disponibles:

• En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del

ratón y seleccionamos Copiar y, a continuación, volvemos a hacer
clic con el botón derecho del ratón (en el panel, pero sin
seleccionar ningún objeto) y elegimos Pegar.
• Una vez seleccionada la tabla activamos la ficha Inicio, y en el grupo
Portapapeles, hacemos clic en el botón Copiar y después en
Pegar.
• Con la tabla seleccionada, pulsamos la combinación Ctrl + C y, a
continuación, Ctrl + V (comandos correspondientes a Copiar y
Pegar).

En cualquiera de estos casos, se abre el cuadro de diálogo Pegar tabla

como, donde debemos indicar el Nombre de la tabla, y distintas
Opciones de pegado:
• Estructura solamente: se crea un duplicado de la tabla que
contiene los nombres de campo, los tipos de dato y todas las
propiedades que hayamos configurado.

Trabajo con tablas Página 17

 Aprenda Access 2010

• Estructura y datos: crea el duplicado de la tabla con toda la

estructura (nombres de campo, tipos de dato, propiedades de los
campos) y la información que insertamos en la hoja de datos.
• Anexar datos a la tabla existente: unifica los datos de la tabla que
copiamos y los pega dentro de la tabla que indicamos en el cuadro
Nombre de la tabla.

Imprimir el contenido de una tabla

Antes de imprimir el contenido de una tabla, es conveniente obtener una
vista preliminar de la misma para ver su aspecto.
Para ello, seleccionamos o abrimos la tabla desde el Panel de
navegación y hacemos clic en el botón Archivo; seleccionamos la opción
Imprimir y elegimos Vista preliminar.
La Cinta de opciones ha cambiado y sólo muestra la ficha Vista
preliminar, que contiene las opciones necesarias para configurar la página
antes de imprimir.

Trabajo con tablas Página 18

 Aprenda Access 2010

Si la tabla con la que estamos trabajando contiene muchas columnas, lo

primero que podemos modificar es la orientación de la página. Esto lo
hacemos en el grupo Diseño de página, haciendo clic en el botón
Horizontal.

También tenemos la opción de cambiar los márgenes de la página, desde el

grupo Tamaño de la página, y en el botón Márgenes.
Aquí podemos elegir entre tres configuraciones de márgenes predefinidos:
normal, ancho y estrecho.

Si necesitamos establecer una configuración personalizada de los

márgenes, en el grupo Diseño de página, hacemos clic en el botón
Configurar página.

Para finalizar, cuando en la vista preliminar se muestren los datos de la

tabla correctamente, podemos ir al grupo Imprimir y hacer clic en el botón
Imprimir para obtener nuestra copia en papel de la información.

Trabajo con tablas Página 19

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo: Con la base de datos activa, vamos a duplicar una

tabla, a cambiarle el nombre y a eliminarla.

TAREA1: Copiamos, renombramos y eliminamos una tabla.

1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla Vehículos
y seleccionamos la opción Copiar.
2. Activamos la ficha Inicio.
3. En el grupo Portapapeles, hacemos clic en el botón Pegar.
4. En el cuadro Nombre de la tabla, escribimos Vehículos2 y hacemos
clic en Aceptar.
5. En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del
ratón sobre la tabla y seleccionamos Cambiar nombre.
6. Como nuevo nombre escribimos Matriculaciones y pulsamos Intro.
7. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla
Matriculaciones y seleccionamos Eliminar.
8. Hacemos clic en el botón Sí.

Trabajo con tablas Página 20

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Relaciones
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todas acciones judiciales que correspondan.

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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

Relaciones Página 3
 Aprenda Access 2010

Relaciones

1. Objetivos. ...................................................................................5
2. Campo clave principal ..................................................................6
Definir el campo clave ............................................................6
La propiedad indexado ............................................................7
3. Relacionar dos tablas. ..................................................................9
Crear una relación ..................................................................9
Ver una relación................................................................... 11
Eliminar una relación ............................................................ 12
Imprimir relaciones .............................................................. 12
4. Integridad referencial ................................................................. 14

Relaciones Página 4
 Aprenda Access 2010

1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Saber qué es y cómo utilizar el campo clave principal.

Crear relaciones entre tablas, eliminar las relaciones e imprimirlas.
Utilizar la integridad referencial.

Relaciones Página 5
 Aprenda Access 2010

2. Campo clave principal

Los campos clave deben contener datos únicos e irrepetibles, como por
ejemplo el número de la seguridad social, el número del documento
de identidad o el pasaporte.
Ésta es la información que veremos en otras tablas (secundarias), que
almacenarán otros datos relacionados y donde sí se podrán repetir, ya que
el campo que las contenga no será establecido como un campo clave.

Definir el campo clave

Para indicarle a Access que queremos que un campo sea clave principal,
abrimos la tabla en Vista Diseño, seleccionamos el campo y, activando la
ficha Diseño, en el grupo Herramientas, hacemos clic en el botón Clave
Principal.
Este botón quedará resaltado en color amarillo y, a la izquierda del nombre
del campo, vemos el icono de una llave, que indicará que el campo es
clave principal.

Relaciones Página 6
 Aprenda Access 2010

La propiedad indexado

Cuando creamos una tabla en Vista Diseño, al escribir el nombre del

campo y establecer el tipo de dato, vemos en la parte inferior de la pantalla
que aparecen las Propiedades del campo.
Dentro de éstas, encontramos la propiedad Indexado, que nos ayudará a
que las consultas que hagamos basadas en ese campo sean más rápidas,
así como para acelerar la ordenación y agrupación de la información.
La propiedad Indexado puede contener tres valores posibles:
• No: significa que el campo será como cualquier otro.
• Sí (con duplicados): el campo tiene un índice asignado, aunque
puede contener valores duplicados.
• Sí (sin duplicados): significa que el campo tiene un índice asignado
y además no admite valores repetidos.

De forma predeterminada, el valor de esta propiedad es Sí (con

duplicados), pero si configuramos un campo como clave principal, el valor
cambia a Sí (sin duplicados).

Relaciones Página 7
 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos Papelería, vamos a abrir
la tabla Proveedores en Vista diseño y a establecer el campo
IdProveedor como clave principal.

TAREA1: Configuramos el campo clave de una tabla

1. En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del

ratón sobre la tabla Proveedores.
2. Seleccionamos la opción Vista Diseño.
3. Nos situamos en el campo IdProveedor.
4. En el grupo Herramientas, hacemos clic en el botón Clave principal.
5. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha de la tabla
abierta y seleccionamos Cerrar.
6. En el cuadro de diálogo, hacemos clic en el botón Sí.

Relaciones Página 8
 Aprenda Access 2010

3. Relacionar dos tablas.

Crear una relación

Una vez diseñadas las tablas, lo que debemos hacer es establecer las
relaciones entre ellas. De esta forma, sólo se podrán introducir datos en las
tablas de una forma coherente.
Para crear una relación, debemos activar la ficha Herramientas de base
de datos y, desde el grupo Relaciones, hacemos clic en el botón
Relaciones.

A continuación, se abre la ventana de Relaciones, con el cuadro de diálogo

Mostrar tabla. En este cuadro, debemos seleccionar las tablas que
queremos relacionar, y hacer clic en el botón Agregar, o bien hacer doble
clic en cada nombre de tabla.

Cuando acabamos de añadir las tablas a relacionar, hacemos clic en el

botón Cerrar.

Relaciones Página 9
 Aprenda Access 2010

Para establecer la relación entre dos tablas, debemos hacer clic sobre el
campo a relacionar y arrastrarlo sobre el campo correspondiente de la otra
tabla.

A continuación, se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones, donde

aparecen los nombres de los campos relacionados, y el tipo de relación que
se está estableciendo entre ellos (en caso de que los campos no sean los
correctos en este cuadro de diálogo podemos elegirlos).

Relaciones Página 10
 Aprenda Access 2010

Ver una relación

Si queremos visualizar la configuración de las relaciones existentes entre las

tablas, desde la ventana de Relaciones, tenemos tres opciones:
• Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la línea que une
las dos tablas y, en el menú contextual, seleccionar Modificar
relación.
• Hacer doble clic sobre la línea de la relación entre ambas tablas.
• Activar la ficha Diseño y, en el grupo Herramientas, hacer clic en el
botón Modificar relaciones.

En cualquiera de los tres casos, se abre el cuadro de diálogo Modificar

relaciones, donde podemos seleccionar una tabla para ver con qué tabla y
campo está relacionada.

Relaciones Página 11
 Aprenda Access 2010

Eliminar una relación

Para realizar algunas modificaciones en una tabla, puede que necesitemos

eliminar la relación que exista entre esta y otras tablas.
Podemos eliminar una relación de distintas formas:
• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la línea de
unión entre las tablas y seleccionamos Eliminar.

• Seleccionamos la línea de unión entre las tablas y pulsamos la tecla

Suprimir.

Imprimir relaciones

Para poder analizar la estructura de una base de datos, puede resultarnos

muy útil tener un documento impreso con el diseño de las relaciones
existentes entre las tablas.
Podemos crear un informe, que muestre las relaciones que hemos
establecido entre las tablas tal como las vemos en la ventana de
Relaciones.
A través de la ficha Diseño, en Herramientas de relaciones, desde el
grupo Herramientas, hacemos clic en el botón Informe de relación.

Relaciones Página 12
 Aprenda Access 2010

Se abre la Vista previa del informe, donde vemos el aspecto que tiene la
ventana de Relaciones.

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la ventana de Relaciones, vamos a
eliminar la relación existente entre las tablas Altas Proveedores y
Artículos y la volveremos a crear.

TAREA1: Eliminamos y creamos una relación.

1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la línea de unión
entre las tablas Altas Proveedores y Artículos.
2. Seleccionamos la opción Eliminar.
3. En el cuadro de confirmación, hacemos clic en Sí.
4. Hacemos clic en el campo IdProveedor de la tabla Altas Proveedores
y lo arrastramos hasta el mismo campo de la tabla Artículos.
5. En el cuadro de diálogo hacemos clic en Crear.

Relaciones Página 13
 Aprenda Access 2010

4. Integridad referencial

Podemos definir la integridad referencial como el conjunto de reglas

utilizadas en las bases de datos para controlar las relaciones entre los
registros de las tablas, de forma tal que se puedan evitar las eliminaciones
o cambios indeseados que, al final, causan errores en la integridad de los
datos.
Al establecer la relación entre dos tablas, debemos exigir integridad
referencial, esto es que no se puedan introducir datos en la tabla secundaria
si previamente no se han insertado en la tabla principal, así como modificar
o eliminar el campo de la tabla principal si ya ha sido utilizado en la
secundaria.
Llamamos tabla principal a aquella que contiene un campo clave con
valores únicos, y tabla secundaria a la que contiene el campo
relacionado con valores duplicados.
Al definir las relaciones entre las tablas, establecemos la integridad
referencial marcando la casilla de verificación Exigir integridad
referencial.

Relaciones Página 14
 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Configuramos la integridad referencial en la
relación existente entre las tablas Proveedores y Artículos.

TAREA1: Configuramos la integridad referencial

1. En la ventana de Relaciones, seleccionamos la línea de unión entre las

tablas Proveedores y Artículos.
2. Activamos la ficha Diseño.
3. Hacemos clic en Modificar relaciones.
4. Marcamos la casilla de verificación de Exigir integridad referencial.
5. Hacemos clic en Aceptar.

Relaciones Página 15
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Consultas de selección
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Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

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Consultas de selección Página 2

 Aprenda Access 2010

¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

Consultas de selección Página 3

 Aprenda Access 2010

Consultas de selección

1.  Objetivos. ...................................................................................5 

2.  Las consultas en Access ................................................................6 
Concepto de consulta .............................................................6 
Tipos de consulta ...................................................................7 
3.  Crear una consulta de selección .....................................................9 
Cómo crear una consulta nueva ...............................................9 
Añadir tablas ....................................................................... 10 
La ventana de la consulta ...................................................... 10 
Añadir campos a la consulta .................................................. 11 
Definir criterios en campos .................................................... 12 
Utilizar operadores de comparación ........................................ 13 
Ejecutar una consulta ........................................................... 13 
4.  Operaciones con consultas .......................................................... 16 
Abrir una consulta ................................................................ 16 
Modificar el diseño de una consulta ......................................... 17 
Imprimir los resultados de una consulta .................................. 18 
Eliminar una consulta ........................................................... 19 

Consultas de selección Página 4

 Aprenda Access 2010

1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Saber qué son las consultas y los tipos que existen.

Crear consultas de selección, añadir tablas y campos, definir criterios
y ejecutar la consulta.
Operar con las consultas, abrirlas, guardarlas, modificar su diseño,
imprimir los resultados y eliminarlas.

Consultas de selección Página 5

 Aprenda Access 2010

2. Las consultas en Access

Concepto de consulta
La consulta es un objeto de la base de datos a través del cual extraemos
información de las tablas. Podemos indicar, además, que dicha
información cumpla determinados criterios que indicaremos.
Este tipo de objetos nos permite obtener información, modificar datos,
actualizarlos, eliminarlos, mover datos a otras tablas o crear nuevas tablas
a partir de la consulta.

Consultas de selección Página 6

 Aprenda Access 2010

Tipos de consulta

Tenemos distintos tipos de consulta en Access, las cuales se agrupan en

dos categorías:
• Consultas de Selección: estas consultas sólo nos muestran los
datos que cumplan con los criterios especificados.
• Consultas de Acción: estas consultas actúan sobre la información
de la tabla de diferentes formas. Las consultas de acción se dividen
en:
• Crear tabla: se seleccionan los registros de una tabla y se
guardan en otro objeto de tipo Tabla.
• Anexar: la consulta agrega los registros obtenidos a una tabla
existente.
• Actualizar: modifica los datos en una tabla existente.
• General: crea una consulta de tabla de referencias cruzadas,
donde se muestran datos referidos a dos conjuntos de valores.
• Eliminar: borra la información de una tabla existente, donde
los registros coincidan con los criterios.
Para realizar una consulta y aplicarle cualquiera de estos tipos, activamos la
ficha Crear y, en el grupo Consultas, hacemos clic en el botón Diseño de
consulta. Una vez dentro de la consulta en el grupo Tipo de consulta
podemos seleccionar el tipo a realizar.

Consultas de selección Página 7

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la consulta actual vamos a mostrar los botones
que hay que utilizar para los distintos tipos de consultas.

TAREA1: Tipos de consultas

1. Hacemos clic en el botón Seleccionar.

2. Hacemos clic en el botón Crear tabla.
3. Hacemos clic en el botón Anexar.
4. Hacemos clic en el botón Actualizar.
5. Hacemos clic en el botón Eliminar.

Consultas de selección Página 8

 Aprenda Access 2010

3. Crear una consulta de selección

Cómo crear una consulta nueva

Para generar una consulta nueva, podemos utilizar el Asistente para

consultas o crearla desde el Diseño de la consulta.
Ambas opciones las encontramos activando la ficha Crear y, en el grupo
Consultas, haciendo clic en el botón correspondiente.

Si utilizamos el Asistente para consultas, se abre el cuadro de diálogo

Nueva consulta, donde debemos elegir el tipo de consulta a realizar paso
a paso.
Al seleccionar el Asistente para consultas sencillas, podemos crear una
consulta de selección simple.

Consultas de selección Página 9

 Aprenda Access 2010

Añadir tablas

La forma más utilizada para crear una consulta es utilizando la Vista

Diseño. Para ello, desde la ficha Crear, hacemos clic en el botón Diseño
de consulta del grupo Consultas.
A continuación, se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla, donde
seleccionamos una o más tablas, donde se encuentra la información que
queremos obtener.
Para añadir las tablas al diseño de la consulta tenemos dos opciones:
• Seleccionamos el nombre de la tabla y hacemos clic en el botón
Agregar.
• Hacemos doble clic sobre el nombre de la tabla.

Cuando acabemos de añadir las tablas a la consulta, hacemos clic en el

botón Cerrar.

La ventana de la consulta

En la ventana de la consulta, encontramos distintos elementos con los que

debemos familiarizarnos.
Estos son:
• La ficha Diseño, que contiene las herramientas para cambiar el tipo
de consulta, el botón para añadir más tablas, entre otras opciones.
• El área de visualización de las tablas, donde vemos las tablas que
hemos añadido a la consulta y las relaciones existentes entre ellas.

Consultas de selección Página 10

 Aprenda Access 2010

• La cuadrícula: El área donde establecemos los criterios y

añadiremos los campos cuyos datos queremos ver.

Añadir campos a la consulta

Podemos agregar campos a una consulta de diferentes formas:

• Haciendo doble clic sobre el campo de la tabla correspondiente.
• Arrastrando el campo desde la tabla, hasta la cuadrícula.
• En la cuadrícula o área de criterios, haciendo clic en las casillas de
la fila Tabla seleccionamos el nombre de la tabla a utilizar, y en la
fila Campo elegimos el nombre del campo que queremos incluir en
la consulta.

Consultas de selección Página 11

 Aprenda Access 2010

Definir criterios en campos

Hay distintas formas para definir los criterios, dependiendo del resultado
que queramos visualizar en la consulta.
En el área de criterios de la ventana de la consulta, en la fila Criterios, nos
situamos debajo del campo que corresponda y, escribimos las
condiciones que deben cumplirse.
Podemos insertar un dato concreto, utilizar comodines, indicar rangos, entre
otras muchas opciones.
Veamos algunos ejemplos:

Debemos escribir como

Si queremos que se vea:
criterio:

Un texto concreto "Madrid"

Un texto que conocemos parcialmente "Gonz?lez" o "Concepci?n"
Un texto del que conocemos una parte "*papel*"
Todos los registros que no sean el No "Madrid"
especificado
Todos los registros que estén en Es Nulo
blanco
Las casillas de verificación activas Sí

Consultas de selección Página 12

 Aprenda Access 2010

Utilizar operadores de comparación

Cuando los datos con los que trabajamos son números o datos de
fecha/hora, puede que necesitemos especificar intervalos de datos, o
valores que sean mayores o menores que un dato concreto.
Para esto, utilizaremos los operadores de comparación:

Operador: Significa:

< o <= Que el valor es menor/menor o igual al indicado; en

caso de fechas, significará anterioridad a la fecha que se
escriba a continuación.
> o >= Que el valor es mayor/mayor o igual al indicado; si el
campo es de tipo fecha/hora, significa posterior a la
fecha escrita.
<> Distinto del número o fecha que se introduzca a
continuación.
Entre Un rango de valores. Por ejemplo, Entre valor1 Y
valor2
Es nulo Que mostrará todos los registros, dentro de ese campo,
que estén vacíos.

Ejecutar una consulta

El resultado de una consulta de selección lo podemos visualizar desde la

Vista Hoja de datos.
Para cambiar a ella, podemos seguir dos procedimientos:
• Activar la ficha Diseño, en el grupo Resultados, hacemos clic en el
botón Ver y seleccionamos Vista Hoja de datos.
• Activar la ficha Diseño, en el grupo Resultados, hacemos clic en el
botón Ejecutar.

Consultas de selección Página 13

 Aprenda Access 2010

Consultas de selección Página 14

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a crear una
consulta de selección basada en la tabla de Artículos. A continuación la
guardaremos y la ejecutaremos para ver los resultados.

TAREA1: Creamos una consulta de selección

1. Activamos la ficha Crear.

2. Hacemos clic en el botón Diseño de consulta, del grupo Consultas.
3. Seleccionamos la tabla Artículos y hacemos clic en el botón Agregar.
4. Hacemos clic en el botón Cerrar.
5. Hacemos doble clic en el campo Artículo.
6. Hacemos doble clic en el campo Cantidad.
7. Hacemos doble clic en el campo Precio Unidad.

TAREA1: Guardamos la consulta y la ejecutamos

1. En la barra de acceso rápido, hacemos clic en el botón Guardar.

2. En el cuadro Nombre de la consulta, escribimos Consulta de
Artículos.
3. Hacemos clic en el botón Aceptar.
4. En el grupo Resultados, hacemos clic en el botón Ejecutar.

Consultas de selección Página 15

 Aprenda Access 2010

4. Operaciones con consultas

Abrir una consulta

Desde el Panel de navegación, podemos abrir una consulta para ver los
resultados que nos devuelve.
Para ello, tenemos distintas opciones:
• Hacemos doble clic sobre el nombre de la consulta.
• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la consulta y,
en el menú contextual, seleccionamos Abrir.

• Guardar una consulta

Cuando creamos una consulta, antes de cerrarla debemos guardarla. Para

esto tenemos varias opciones posibles:
• En el botón Archivo, seleccionamos la opción Guardar objeto
como.
• En la barra de acceso rápido, hacemos clic en el botón Guardar.
• Pulsamos la combinación de teclado Ctrl + G.
• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha
correspondiente al objeto de la consulta y, en el menú contextual,
seleccionamos Guardar.

Consultas de selección Página 16

 Aprenda Access 2010

En cualquiera de estos casos, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar

como, donde debemos especificar el nombre que va a tener la consulta y,
para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Modificar el diseño de una consulta

Para modificar el diseño de una consulta, debemos acceder a la Vista
Diseño de ésta, y modificar los parámetros que consideremos oportunos.
Para ello, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre su nombre
y, en el menú contextual, elegimos la opción Vista Diseño.

Consultas de selección Página 17

 Aprenda Access 2010

Imprimir los resultados de una consulta

Desde la Vista Hoja de datos de la consulta, podemos imprimir los
resultados generados.
Para ello, hacemos clic en el botón Archivo, elegimos la opción Imprimir y
en el submenú, seleccionamos Imprimir.

Dependiendo de la cantidad de información que nos haya devuelto la

consulta, puede sernos de utilidad el obtener una Vista preliminar. De
esta forma veremos si los márgenes son correctos, si necesitamos cambiar
la orientación de la página o si debemos cambiar el tamaño de la hoja
a utilizar en la impresora.
Para acceder a la Vista preliminar, hacemos clic en el botón Archivo y
seleccionamos la opción Imprimir.

Consultas de selección Página 18

 Aprenda Access 2010

Eliminar una consulta

Cuando ya no necesitemos tener una consulta en la base de datos,
podemos eliminarla de dos formas:
Desde el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del
ratón sobre su nombre y, en el menú contextual, seleccionamos Eliminar.
En el Panel de navegación, seleccionamos la consulta y pulsamos la tecla
Suprimir.
En ambos casos, se abrirá un cuadro de diálogo donde se nos advierte que
si lo eliminamos el objeto se borrará de la base de datos. En caso de estar
seguros, hacemos clic en el botón Sí, de lo contrario en No.

Consultas de selección Página 19

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la base de datos actual, vamos a abrir una
consulta existente y a guardarla con otro nombre. A continuación,
obtendremos una vista preliminar de los resultados. Por último la
eliminaremos.

TAREA1: Abrimos una consulta y la guardamos con otro nombre.

1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la Consulta 1.

2. En el menú contextual seleccionamos Abrir.
3. Hacemos clic en el botón Archivo.
4. Seleccionamos Guardar objeto como.
5. En el cuadro de diálogo, escribimos Ejercicio consulta.
6. Hacemos clic en Aceptar.

TAREA2: Obtenemos una vista preliminar de los resultados

1. Hacemos clic en el botón Archivo y elegimos Imprimir.

2. Seleccionamos la opción Vista preliminar.
3. En la cinta de opciones, hacemos clic en el botón Cerrar vista
preliminar.

TAREA3: Eliminamos la consulta existente

1. En la ficha del objeto abierto, hacemos clic con el botón derecho del
ratón.
2. Elegimos la opción Cerrar.
3. Desde el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho
del ratón sobre el nombre Ejercicio consulta.
4. En el menú contextual elegimos Eliminar.
5. En el cuadro de diálogo que aparece, hacemos clic en Sí.

Consultas de selección Página 20

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Formularios Automáticos
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© Copyright 2011 Instituto de Formación Online. Quedan

reservados todos los derechos

Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

C/Río Guadalquivir, 13
28660 Boadilla del Monte - Madrid
[Link]

Formularios automáticos Página 2

 Aprenda Access 2010

¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

Formularios automáticos Página 3

 Aprenda Access 2010

Formularios automáticos

1. Objetivos. ................................................................................... 5
2. Formularios automáticos............................................................... 6
Concepto de formulario........................................................... 6
Crear un formulario automático ............................................... 6
Guardar un formulario ............................................................ 7
Introducir datos desde un formulario ........................................ 8
Temas .................................................................................. 9
3. Operaciones con formularios ........................................................11
Abrir un formulario ................................................................11
Imprimir un formulario ..........................................................11
Eliminar un formulario ...........................................................12

Formularios automáticos Página 4

 Aprenda Access 2010

1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Crear formularios de forma automática, guardarlos e introducir datos

en ellos.
Operar con formularios, abrirlos, imprimirlos y eliminarlos.

Formularios automáticos Página 5

 Aprenda Access 2010

2. Formularios automáticos

Concepto de formulario

Un formulario es un objeto que permite añadir, modificar y visualizar

datos de las tablas o consultas de la base de datos. En ellos indicaremos
qué campos queremos ver y cómo organizarlos.
Utilizar un formulario nos permitirá trabajar con la información de una
forma más cómoda, mostrando los datos de las tablas o consultas con un
diseño más atractivo.

Crear un formulario automático

Para comenzar a familiarizarnos con los formularios, la forma más sencilla
es definir un formulario automático para introducir datos en una tabla o
consulta.
Para crearlo, desde el Panel de navegación, seleccionamos la tabla o
consulta en la cual queremos basar el formulario. A continuación,
activamos la ficha Crear y, en el grupo Formularios, hacemos clic en el
botón Formulario.

Formularios automáticos Página 6

 Aprenda Access 2010

Automáticamente, se genera un formulario basado en la tabla o consulta

seleccionada, con el estilo predeterminado.

Guardar un formulario
Cuando creamos un formulario, éste aún no ha quedado almacenado en la
base de datos. Para ello, debemos guardarlo específicamente.
Podemos utilizar cualquiera de las siguientes formas para guardarlo:
• En el botón Archivo, seleccionamos Guardar objeto como.
• En la barra de acceso rápido, hacemos clic en el botón Guardar.
• Desde la ficha del objeto del formulario, hacemos clic con el botón
derecho del ratón y, en el menú contextual, elegimos Guardar.
• Pulsamos la combinación de teclado Ctrl + G.

Formularios automáticos Página 7

 Aprenda Access 2010

Con cualquiera de las formas que utilicemos, se abrirá el cuadro de diálogo

Guardar como, donde debemos escribir el nombre que tendrá el
formulario, y hacer clic en el botón Guardar.
De forma predeterminada, el nombre del formulario es el mismo que el
nombre de la tabla o consulta en la cual está basado.

Introducir datos desde un formulario

Introducir datos utilizando un formulario es muy sencillo. Para ello,

debemos abrirlo en Vista Formulario, haciendo doble clic sobre el nombre
correspondiente en el Panel de navegación. A continuación nos situamos,
con un clic, en el registro que queremos modificar y escribimos el nuevo
dato o la modificación que corresponda.
Para añadir más registros, si el formulario tiene un diseño tabular, nos
situaremos en la última fila y procedemos a introducir la información como
si fuera una tabla, ya que siempre tendremos el último registro en blanco.
Otra forma de añadir nuevos registros es utilizar alguna de las siguientes
opciones:
• En la parte inferior del formulario, hacemos clic en el botón Nuevo
registro.
• Activamos la ficha Inicio y, en el grupo Registros, hacemos clic en
el botón Nuevo.

Formularios automáticos Página 8

 Aprenda Access 2010

Temas
Los Temas son conjuntos de formatos que se aplican a todos los
formularios que tengamos en nuestra base de datos. Estos formatos
incluyen distintas combinaciones de colores, fuentes y diversos efectos
a otros elementos que pueden insertarse en los formularios.

Para cambiar el tema que se aplica a los formularios de la base de datos,

activamos la ficha Diseño, en Herramientas de diseño de formulario y,
en el grupo Temas tenemos las siguientes opciones:
• Temas: cambia todas las características del formulario, tal como las
fuentes o la combinación de colores.

• Colores: permite seleccionar una variada gama de combinaciones de

colores o bien crear una personalizada.

• Fuentes: modifica la fuente aplicada en los formularios.

Formularios automáticos Página 9

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la base de datos [Link], vamos a
crear un formulario automático basado en la tabla Más Películas. A
continuación lo guardamos con el nombre Películas nuevas y lo cerramos

TAREA1: Creamos un formulario y lo guardamos

1. En el Panel de navegación, seleccionamos la tabla Más Películas.

2. Activamos la ficha Crear.
3. Hacemos clic en el botón Formulario del grupo Formularios.
4. Hacemos clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido.
5. En el cuadro Nombre del formulario escribimos Películas nuevas.
6. Hacemos clic en Aceptar.
7. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del
formulario.
8. En el menú contextual, elegimos Cerrar.

Formularios automáticos Página 10

 Aprenda Access 2010

3. Operaciones con formularios

Abrir un formulario

Para abrir un formulario, lo seleccionamos en el Panel de navegación y

realizamos alguna de estas acciones:
• Hacemos clic con el botón derecho
del ratón sobre su nombre y, en el
menú contextual, elegimos Abrir.
• Hacemos doble clic sobre el
formulario y se abre en la vista
correspondiente.

Una vez abierto, si queremos pasar a la

Vista Diseño del formulario, hacemos clic
con el botón derecho del ratón sobre la
ficha del objeto y, en el menú contextual,
seleccionamos Vista Diseño.
También podemos alternar de vista,
activamos la ficha Inicio y, en el grupo
Vistas, hacemos clic en el botón Ver y seleccionamos Vista Diseño o
Vista Formulario, según corresponda.

Imprimir un formulario

Cualquier formulario creado se puede imprimir.

Para ello, hacemos clic en el botón Archivo y en el menú, elegimos
Imprimir.
Se recomienda siempre obtener una Vista preliminar del formulario para
ver cómo quedarán organizados y distribuidos los registros en la hoja, antes
de imprimirlos.

Formularios automáticos Página 11

 Aprenda Access 2010

En el submenú del menú Imprimir, tenemos la opción de Vista

preliminar.

Una vez abierta la Vista preliminar y visualizado el formulario sobre la

hoja, desde la Cinta de opciones, podemos modificar el tamaño de la
página, los márgenes, la orientación ...

Eliminar un formulario

Cuando ya no vamos a utilizar un objeto, podemos eliminarlo de alguna de

las siguientes formas:
• Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre su nombre, en
el Panel de navegación, y en el menú contextual seleccionando
Eliminar.
• Seleccionando el objeto en el Panel de navegación y, en la ficha
Inicio, hacemos clic en el botón Eliminar del grupo Registros.
• Seleccionando el objeto en el Panel de navegación y pulsando la
tecla Suprimir.

Formularios automáticos Página 12

 Aprenda Access 2010

En todos los casos, aparece en pantalla un cuadro de diálogo advirtiéndonos

de que no podremos deshacer los cambios, ya que la eliminación es
permanente.

Formularios automáticos Página 13

 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la base de datos actual, vamos a abrir un
formulario existente desde el Panel de navegación, y acceder a la vista
preliminar. Para finalizar, lo cerraremos y eliminaremos.

TAREA1: Abrimos un formulario y accedemos a la vista preliminar

1. En el Panel de navegación, hacemos doble clic sobre el Formulario

Socios.
2. Hacemos clic en el botón Archivo.
3. En la opción Imprimir, seleccionamos Vista preliminar.

TAREA2: Cerramos el formulario y lo eliminamos

1. En la Cinta de opciones, hacemos clic en el botón Cerrar vista

preliminar.
2. En la ficha del objeto abierto, hacemos clic con el botón derecho del
ratón.
3. En el menú contextual, elegimos Cerrar.
4. En el Panel de navegación, seleccionamos el formulario Socios.
5. En el grupo Registros, hacemos clic en Eliminar.
6. En el cuadro de diálogo, hacemos clic en Sí.

Formularios automáticos Página 14

Aprenda Access 2010
Informes
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reservados todos los derechos

Advertencia: Esta obra está protegida por las leyes de derechos de autor y
otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de esta
obra o de cualquier parte de la misma, sin las licencias oportunas, está
penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y será objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

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Informes Página 2
 Aprenda Access 2010

¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

Informes Página 3
 Aprenda Access 2010

Informes

1.  Objetivos. ...................................................................................5 

2.  Crear informes automáticos. .........................................................6 
3.  Crear un informe utilizando el Asistente para informes ......................8 
El Asistente para informes .......................................................8 
Paso 1 ..................................................................................8 
Paso 2 ..................................................................................9 
Paso 3 ................................................................................ 10 
Paso 4 ................................................................................ 11 
Paso 5 ................................................................................ 12 
Guardar un informe .............................................................. 12 
4.  Operaciones con informes ........................................................... 14 
Abrir un informe .................................................................. 14 
Eliminar un informe .............................................................. 14 
Imprimir un informe ............................................................. 15 
5.  Modificar un informe .................................................................. 17 
Formato del texto de los cuadros de texto y etiquetas ............... 18 
Cambiar la posición y el tamaño de los controles de un informe .. 19 

Informes Página 4
 Aprenda Access 2010

1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Generar informes de forma automática.

Crear informes a través del Asistente para informes.
Abrir, imprimir y eliminar informes.
Realizar modificaciones en los formatos de los informes y cambiar el
tamaño y posición de los controles.

Informes Página 5
 Aprenda Access 2010

2. Crear informes automáticos.

La utilidad que permite generar los informes automáticos en Access nos

facilitará la tarea de preparar la información, almacenada en tablas o
consultas, para ser impresa.
Para crear un informe automático, primero seleccionamos la tabla o
consulta que contiene la información en el Panel de navegación.
Activamos la ficha Crear y, en el grupo Informes, hacemos clic en el botón
Informe.

Automáticamente aparece el informe en pantalla, en Vista Presentación.

Informes Página 6
 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a generar
un informe automático, utilizando la tabla Proveedores como origen de
datos.

TAREA1: Creamos un informe automático

1. En el Panel de navegación, seleccionamos la tabla Proveedores.

2. Activamos la ficha Crear.
3. En el grupo Informes, hacemos clic en Informe

Informes Página 7
 Aprenda Access 2010

3. Crear un informe utilizando el Asistente para

informes

El Asistente para informes

El Asistente para informes nos permite crear un informe basado en una
tabla o consulta, seleccionando los campos que deseemos, la ordenación
alfabética de los registros por uno o varios campos, si queremos agrupar los
datos por un campo en concreto, entre otras tantas opciones.
Para iniciar la creación de informes con el Asistente, activamos la ficha
Crear y, en el grupo Informes, hacemos clic en el botón Asistente para
informes.

Paso 1
En el primer paso, vamos a elegir el origen de datos del informe, ya sea una
tabla o consulta. Desde el desplegable Tabla/Consulta, elegimos la tabla o
consulta que contenga los datos que queremos mostrar en el informe.
A continuación, encontramos los cuadros Campos disponibles y Campos
seleccionados.

En el primer cuadro, tenemos los nombres de los campos existentes en

la tabla o consulta que hemos seleccionado.
En medio de los dos cuadros tenemos dos botones: el de la flecha
simple, que nos sirve para pasar al cuadro Campos seleccionados los
campos que le indiquemos; y el botón con la flecha doble, que nos
permitirá seleccionar todos los campos de la tabla o consulta.

Informes Página 8
 Aprenda Access 2010

En el segundo cuadro, aparecen los campos que tenemos seleccionados

y que se verán en el informe final.
Para continuar, hacemos clic en el botón Siguiente.

Paso 2
En este paso, podemos elegir los niveles de agrupamiento que tendrá el
informe. Un nivel de agrupamiento nos permite reunir todos los registros
que tengan un mismo dato en común.
Podemos indicar varios niveles de agrupamiento, dependiendo de la
cantidad de campos disponibles que tengamos.
Cuando hayamos terminado de definir la agrupación de los registros,
hacemos clic en Siguiente.

Informes Página 9
 Aprenda Access 2010

Paso 3
En el Paso 3 del Asistente, podemos indicar si queremos que los datos se
ordenen alfabéticamente y si vamos a añadir algún tipo de resumen al
informe.
Podemos establecer orden alfabético de los registros por hasta cuatro
campos, y en orden Ascendente o Descendente.

Haciendo clic en el botón Opciones de resumen, se abre el cuadro de

diálogo correspondiente donde se muestran los campos que se pueden
resumir y qué operaciones se les puede aplicar.
Para añadir un resumen a uno de los campos, basta con marcar la casilla de
verificación del campo deseado debajo de la operación requerida.
También podemos elegir dónde queremos que se muestre el resumen, para
cada grupo y al final del informe (Detalle y resumen) o bien sólo al final
(Resumen sólo).

Informes Página 10
 Aprenda Access 2010

Paso 4
Ahora vamos a establecer la distribución de los campos en la página, así
como la orientación de ésta.
En primer lugar, para decidir qué orientación de página aplicar al informe,
debemos tener en cuenta la cantidad de campos a utilizar.
Si hemos añadido muchos, posiblemente no se visualicen correctamente
con una orientación vertical, y sí se vean correctamente con la orientación
horizontal.

En cuanto a la distribución, esta situará de distinta forma los campos en el

informe. En la vista preliminar que aparece a la izquierda del cuadro de
diálogo, observamos una aproximación de cada tipo de distribución.

Informes Página 11
 Aprenda Access 2010

Paso 5
Este es el último paso del Asistente, donde vamos a especificar el título
que vamos a aplicar al informe.
También indicamos si queremos visualizar una Vista Previa del informe o
si queremos Modificar el diseño del informe.
Para concluir con el Asistente y ver los resultados, hacemos clic en el botón
Finalizar.

Guardar un informe
Una vez generado el informe con el Asistente, éste queda guardado con el
mismo nombre que se especificó en el último paso.
En caso de querer guardarlo con otro nombre, debemos hacer clic en el
botón Archivo y elegir la opción Guardar objeto como.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, donde le podemos asignar
otro nombre y hacemos clic en Aceptar.

Informes Página 12
 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos [Link],
vamos a crear un informe utilizando el Asistente para informes, basado
en la tabla Películas.

TAREA1: Creamos un informe utilizando el Asistente

1. Activamos la ficha Crear.

2. En el grupo Informes, hacemos clic en Asistente para informes.
3. En el desplegable Tablas/Consultas, seleccionamos la tabla Películas.
4. Hacemos clic en el botón con la flecha doble.
5. Hacemos clic en Siguiente.
6. Seleccionamos el campo Género.
7. Hacemos clic en el botón con la flecha simple.
8. Hacemos clic en Siguiente.
9. En el primer desplegable, seleccionamos el campo Título.
[Link] clic en Siguiente.
[Link] la opción Bloque.
[Link] la opción Horizontal.
[Link] clic en Siguiente.
[Link] clic en Finalizar

Informes Página 13
 Aprenda Access 2010

4. Operaciones con informes

Abrir un informe
Para abrir un informe, accedemos a él desde el
Panel de navegación y realizamos alguna de
estas acciones:
Hacemos clic con el botón derecho del ratón
sobre el nombre del informe y, en el menú
contextual, elegimos Abrir.
Hacemos doble clic sobre el nombre del informe
y se abre en Vista informe.
Desde la primera opción, con el menú contextual,
podemos editar el informe en Vista Diseño o
Vista Presentación, por si queremos hacer
modificaciones.

Eliminar un informe
Cuando ya no necesitemos el informe, podemos eliminarlo de la base de
datos de alguna de las siguientes formas:

• En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del

ratón sobre su nombre y, en el menú contextual, seleccionamos
Eliminar.
• Seleccionamos el informe en el Panel de navegación y, desde el
grupo Registros, hacemos clic en el botón Eliminar.
• Seleccionamos el informe y pulsamos la tecla Suprimir.

En cualquiera de los casos, aparece un cuadro de diálogo de confirmación

donde hacemos clic en el botón Sí, para proceder a la eliminación, o en No
para cancelar el proceso.

Informes Página 14
 Aprenda Access 2010

Imprimir un informe
Además de poder visualizarlo en pantalla, podemos enviar el informe a la
impresora para tener una copia en papel.
Para ello, una vez abierto, hacemos clic en el botón Archivo y en el menú,
elegimos Imprimir. Tenemos tres opciones:

• Impresión rápida: envía el informe directamente a la impresora,

sin que podamos realizar ningún tipo de ajuste previo.
• Imprimir: abre el cuadro de diálogo Imprimir, donde podemos
especificar distintos parámetros, tales como cantidad de copias, elegir
la impresora, indicar qué páginas queremos imprimir, entre otras.
• Vista preliminar: cambia la vista actual del informe a Vista
preliminar, donde podremos configurar (desde la Cinta de
opciones) distintos aspectos, como el tamaño de la hoja, los
márgenes, la orientación o exportar el informe a otra aplicación.

Informes Página 15
 Aprenda Access 2010

Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): En la base de datos actual, vamos a abrir un
informe existente, a obtener una vista preliminar, a cerrarlo y
eliminarlo.

TAREA1: Operamos con un informe

1. En el Panel de navegación, hacemos clic con el botón derecho del

ratón sobre el informe Películas.
2. En el menú contextual elegimos Abrir.
3. Hacemos clic en el botón Archivo.
4. Elegimos la opción Imprimir y a continuación Vista preliminar.
5. Hacemos clic en el botón Cerrar vista preliminar de la Cinta de
opciones.
6. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha del
informe.
7. En el menú contextual elegimos Cerrar.
8. En el Panel de navegación, seleccionamos el mismo informe.
9. En la Cinta de opciones, vamos al grupo Registros y hacemos clic en
el botón Eliminar.
[Link] clic en el botón Sí.

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5. Modificar un informe

Dependiendo de las modificaciones que queramos hacer en un informe,

elegiremos un tipo de visualización u otro. A todas las opciones de
visualización accedemos desde el botón Ver del grupo Vista, que
encontramos activando la ficha Inicio o Diseño.
Las cuatro vistas de un informe que podemos elegir son:
 Vista Informes: permite ver el informe con toda la información,
pero no se representa en una hoja, tal como quedará cuando lo
imprimamos. Esta vista es de sólo lectura.
 Vista Presentación: permite ver el informe tal como quedaría
impreso, con todas sus páginas. Cuando accedemos a esta vista, la
Cinta de opciones cambia, mostrando una única ficha llamada
Vista preliminar. Para salir de esta visualización, debemos hacer
clic en el botón Cerrar vista preliminar, a la derecha de la Cinta de
opciones.

 Vista Preliminar: permite ver el informe con todos los datos y

además, podemos hacer modificaciones, tal como mover controles o
cambiar su tamaño.
 Vista Diseño: permite ver el informe sin la información, sólo los
controles que lo componen. Desde esta vista podemos modificar la
ubicación de los controles, cambiar su tamaño, aplicar formatos,
entre otras muchas opciones.

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Formato del texto de los cuadros de texto y etiquetas

Al editar un informe, podemos modificarle el aspecto cambiando las fuentes
de los cuadros de texto y etiquetas.
Para ello, podemos utilizar la Vista Presentación o la Vista Diseño y,
seleccionando los controles que queremos modificar, realizar los cambios
oportunos.
Si vamos a modificar múltiples controles al mismo tiempo, hacemos clic
en uno y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, seleccionamos los
demás controles.
Una vez seleccionados, tenemos dos formas de modificar el aspecto de las
fuentes, tanto en la Vista Presentación como en la Vista Diseño:
 Activamos la ficha Inicio y accedemos a las opciones del grupo
Formato de texto.

 Activamos la ficha Formato y accedemos a las opciones del grupo

Fuente.

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Cambiar la posición y el tamaño de los controles de un informe

Además del formato, también se pueden mover los controles y cambiar su
tamaño. Ambas acciones las podemos realizar desde la Vista
Presentación y la Vista Diseño.
Cuando seleccionamos un control, éste queda resaltado con un borde
amarillo. Si nos situamos sobre el control, observamos que aparece una
cruz con cuatro flechas, lo cual nos permitirá moverlo a otro sitio del
informe.

Si nos situamos sobre el borde del control, vemos que aparece una flecha
doble, que nos habilitará para cambiar el tamaño del control.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la Vista Presentación actual, vamos a
modificar un informe, cambiando el tamaño de los cuadros de texto y
configurando la fuente para los títulos.

TAREA1: Cambiamos el aspecto del informe

1. Seleccionamos el primer cuadro de texto del campo FechaAlta.

2. Nos situamos a la derecha del control seleccionado hasta que aparezca
la flecha doble.
3. Hacemos clic y arrastramos hasta que se visualicen bien todas las
fechas.
4. Seleccionamos el primer cuadro de texto del campo Título.
5. Nos situamos a la derecha, hacemos clic y arrastramos hasta darle el
tamaño adecuado.
6. Hacemos clic en el nombre de campo Número Película.
7. Pulsamos la tecla Mayúsculas y seleccionamos los demás nombres de
campo.
8. Activamos la ficha Formato y, en el grupo Fuente, hacemos clic en el
botón Centrar.
9. Hacemos clic en el botón Negrita.
[Link] el desplegable Fuente, elegimos Calibri.

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