POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE COMPAÑÍA
OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA S.A.S.
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de
conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el
Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será
aplicada por la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S respecto de la
recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas
actividades que constituyan tratamiento de datos personales a los cuales tenga
acceso a través del desarrollo de su actividad en el sector salud.
Esta política es de carácter obligatorio para la compañía Operadora Clínica
Hispanoamérica S.A.S, sociedad identificada con Nit 900.335.691-2, con domicilio en
la Carrera 41 No. 19 D-147 Avenida Panamericana de la ciudad de Pasto, en calidad
de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan
el tratamiento de datos personales por cuenta de la institución.
Se restringe el tratamiento de datos personales sensibles al personal estrictamente
indispensable.
1. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la
normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una
o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión;
h) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular
para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se
comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
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mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales;
i) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o
de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a
su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y
aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los
datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
j) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para el titular;
k) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos;
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación
de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia
cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado
por cuenta del Responsable.
m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable
y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia,
envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es
Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Filtrar: Seleccionar de los datos personales obtenidos los aspectos necesarios
para configurar una información que requiera el Responsable del tratamiento
de los datos.
o) Almacenar: Reunir, guardar o registrar los datos personales necesarios para
la prestación del servicio de Salud
p) Conservar: Mantener y cuidar los datos personales para que no pierda sus
características y propiedades con el paso del tiempo.
q) Recolectar: Reunir los datos personales que el Responsable del Tratamiento
de datos personales adquiere en el desarrollo de su objeto.
r) Reproducir: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos
personales que son obtenidos en la prestación del servicio de Salud.
s) Adaptar: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos, desempeñe
funciones distintas de aquellas para las que fue construido.
t) Extraer: Apartar o filtrar los datos personales obtenidos, para obtener y crear
información útil para la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S
con base a los datos personales del titular.
u) Consolidar: Reunir, Integrar o juntar los datos personales obtenidos.
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v) Procesar: Someter los datos personales a una serie de operaciones
programadas, con un fin específico para la prestación del servicio de Salud.
w) Archivar: Guardar los datos personales papeles en un determinado orden.
2. PRINCIPIOS RECTORES.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por parte de la
Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S, se aplicarán, de manera
armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de
datos personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581
de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso
sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable
del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se
deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
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necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la
misma.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
La información proporcionada por el titular a la COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA
HISPANOAMÉRICA SAS es requerida para recolectar, recaudar, almacenar, usar,
circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer, y en
general para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y
trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales y el ejercicio de
los derechos derivados de los mismos;
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
d) Evaluar la calidad del servicio;
e) Realizar segmentación de mercados, análisis de consumo y preferencias;
f) Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento,
peticiones y sugerencias.
Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a
la relación que tienen las personas con la Compañía Operadora Clínica
Hispanoamérica S.A.S como a continuación se describen:
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de pacientes y/o
encuestados:
a) Tratamiento de datos de la salud del paciente necesarios para el desarrollo
del objeto social de la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S.
b) Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica;
c) Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y
alianzas, por diferentes medios.
d) Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y
educación al paciente.
e) Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
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f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de
texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital
de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o
promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de
tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar,
informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o
concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por COMPAÑÍA
OPERADORA CLÍNICA HISPNOAMÉRICA S.A.S. y/o por terceras personas;
g) Identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.
h) Cumplir las leyes aplicables a la salud privada y pública en Colombia,
incluyendo pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de
Salud Nacional, Secretaria Distrital de Salud, las autoridades judiciales o
administrativas.
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de
colaboradores:
a) Proceder a la gestión adecuada del personal y elaboración de la nómina y
su respectivo pago
b) Realización de publicaciones internas y externas.
c) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos o inactivos)
en bases de datos de LA EMPRESA
d) Realización de procesos disciplinarios
e) Ser contactado directamente en caso de ser requerido, en razón de sus
funciones.
f) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral interna.
g) Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i) Detectar las necesidades de capacitación e implementar acciones que
permitan una excelente prestación de los servicios de la Institución
j) Prevención de riesgos laborales con el fin de proteger la seguridad y salud
del personal en su lugar de trabajo;
k) Identificar al interior de la Clínica y en los distintos procesos en los que deba
participar en ejercicio de sus funciones;
l) lograr una eficiente comunicación relacionada con sus obligaciones y los
resultados de su trabajo;
m) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los clientes, proveedores
y demás empleados de LA EMPRESA;
n) Realizar pruebas de mercado y estudios internos sobre tendencias y hábitos;
o) Realizar evaluaciones, encuestas y demás pruebas que pudieran utilizarse
respecto a su desempeño laboral, clima organizacional y realización de
planes de desarrollo;
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p) Trasmitirle su información personal a entidades que lo requieran para la
ejecución de sus obligaciones contractuales y legales;
q) Realizar consultorías y evaluaciones;
r) Realizar la inscripción a eventos de bienestar programados por LA EMPRESA;
Finalidades especiales para el tratamiento de datos de estudiantes de medicina de
Universidades con las que la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S
ostenta convenio docencia- servicio
a) Contactar a los estudiantes en caso de requerirse en desarrollo de su práctica
profesional y acompañamiento formativo y educacional
b) Realizar publicaciones internas y externas.
c) Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
g) Evaluar a los estudiantes
h) Invitarlos a los eventos de bienestar que organice la Compañía
i) Realizar evaluaciones, encuestas y demás pruebas que pudieran utilizarse
respecto a su desempeño, clima organizacional y realización de planes de
desarrollo;
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores y
contratistas, convenios y alianzas:
a) Evaluación de bienes y servicios prestados por las partes.
b) Seguimiento y gestión de la relación contractual.
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii)
tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y
(iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones
de la COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA S.A.S., éstos se utilizarán para
fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la COMPAÑÍA
OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA SAS. y podrán ser utilizados como prueba en
cualquier tipo de proceso.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los
propósitos aquí señalados, y por tanto, COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA
SAS. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista
autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o
agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer
nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan
servicios de mercadeo en nombre de la COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA
S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la
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información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro
proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.
[Link] DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE
TRATAMIENTO POR PARTE DE COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA
HISPANOAMÉERICA S.A.S
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o
apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de
los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la COMPAÑÍA
OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA S.A.S:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que
estén bajo el control de la COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA
HISPANOAMÉRICA S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones
sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven
nuevas consultas;
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá
solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales
objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del
tratamiento;
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales,
según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para
realizar el tratamiento;
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de
datos personales;
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos
tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad
y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO
SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las
personas que estén facultadas para representarlos.
5. DEBERES DE LA COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA S.A.S:
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que la
COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA S.A.S está obligada a cumplir
los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las
siguientes obligaciones:
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❖ Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización
otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre
la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus
datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos
señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad,
calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente
política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los
datos personales cuando ello sea procedente. (ix) Los demás establecidos en la
ley 1581 de 2012, decretos complementarios y la jurisprudencia sobre la
materia.
❖ Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos
personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u
organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes
deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para
suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al
titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
(iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o
supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los
Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos
formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
(vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que
se establece en la presente política. (viii) Insertar en la base de datos la leyenda
“información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad
competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
personal. (ix) Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio. (x) Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para
dicho efecto. (xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio
cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos
en la administración de la información de los titulares. (xii) Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio. (xiii) Los demás establecidos en la ley 1581 de 2012, decretos
complementarios y la jurisprudencia sobre la materia.
❖ Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i)
Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo
tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional
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o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de
datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el
artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se
suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado
del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al
Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos
personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al
Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado
del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por
parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado
el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y
Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la
existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii)
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.
6. AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal la
COMPAÑÍA OPERADORA CLÍNICA HISPANOAMÉRICA S.A.S solicitará al titular del dato
su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para
la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados,
escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta
inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se
solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades
que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las
disposiciones legales que rigen sobre la materia.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible
conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, la Compañía Operadora
Clínica Hispanoamérica S.A.S deberá cumplir las siguientes obligaciones: a) Informar al
titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. b)
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos
que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como
obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el
titular suministre datos personales sensibles.
En cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Protección de Datos
Personales, al interior de la Institución se prohíbe el tratamiento de datos sensibles,
excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento,
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salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del
Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento sea
efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por
parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de
lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular; d) El Tratamiento se refiera a
datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho
en un proceso judicial; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o
científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión
de identidad de los Titulares.
7. AVISO DE PRIVACIDAD:
En el evento en el que la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S no
pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de
tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al
presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del
titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
La Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S solo podrá recolectar,
almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable
y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento,
atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez
cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que
dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su
posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados
cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o
contractual.
9. ÁREAS RESPONSABLES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos a través de los canales que han
sido habilitados para dicho efecto. A través de la dirección de correo electrónico:
protecciondedatos@[Link]
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El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá formular o enviar su
petición, consulta, queja o reclamo, de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. a la
siguiente dirección física, según se indica a continuación:
Personal Encargado: Oficial de Protección de Datos Personales
Dirección: Carrera 41 No. 19 D-147 Avenida Panamericana de la ciudad de Pasto
CONSULTAS: Los Titulares o sus Causahabientes podrán consultar la información
personal que repose en las bases de datos de la Compañía Operadora Clínica
Hispanoamérica S.A.S, quien suministrará al solicitante, toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del
Titular.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que
motiven nuevas consultas. Para efectos de responder las consultas, la Compañía
Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S, cuenta con un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
RECLAMOS: El Titular que considere que la información contenida en la base de
datos de la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S, debe ser objeto de
corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento
de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar
una solicitud ante la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica SAS. Si la
solicitud resulta incompleta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
recepción el área en que se radicó solicitará al interesado que subsane las fallas y
complemente la información; si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento realizado por la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S.,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo. Una vez la Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S
confirme el recibido de la solicitud se verificará que la información está completa y
se procederá a iniciar el proceso de atención del requerimiento, para lo cual las áreas
receptoras se apoyan en la oficina jurídica antes de emitir la respuesta. El término
máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos del retraso y la fecha
en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que quien
reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
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Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga " reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la
Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica SAS adoptará las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará
los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 15 de enero de 2.019 y
entra en vigencia a partir de la fecha. Cualquier cambio que se presente respecto de
la presente política, se informará a través de la página web:
[Link]
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