ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
Nombre: David Tirira
Fecha: 31 de julio del 2022
GESTION DE PROCESOS Y CALIDAD
Deber 09: BPM y BPMN
1. Consultar las características de las herramientas BPM y BPMN para la gestión de procesos
BPM: En un mercado dinámico y competitivo, marcado por el uso de las nuevas tecnologías de la
información, las empresas necesitan poder adaptarse rápidamente a los cambios. Muchas veces,
disponen de sistemas y software optimizados para su situación actual, pero que no les permiten
realizar cambios de forma ágil. Para afrontar estos nuevos retos y poder competir en el mercado,
necesitan un enfoque hacia la adaptabilidad y la tecnología, por lo que deben utilizar un sistema de
gestión de procesos como BPM[1].
Ventajas: Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema de gestión por procesos
son:
Mejora el servicio de atención al cliente.
Mejora la competitividad de la empresa (reduce el tiempo en la toma de decisiones, mejora
la eficiencia y la agilidad e incrementa la productividad).
Mejora la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
Minimiza el tiempo de acceso a la información (documentación, aplicaciones y bases de
datos).
Aumenta el número de actividades ejecutadas simultáneamente.
Disminuye el tiempo de comunicación entre actividades, personas y procesos.
Implica al personal (motivación, colaboración y participación en los procesos).
Agiliza la salida de datos (correos, SMS, y todo tipo de comunicación saliente).
Aporta mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.
Cabe destacar que, al utilizar BPM, no solo se están optimizando y automatizando procesos,
sino que se está transformando la forma de trabajar para conseguir una mejora continua,
basada en la adaptabilidad a los cambios[2].
Una correcta implementación de BPM lleva asociada 5 fases definidas:
Definir los procesos: En esta parte del proceso debe intervenir la gerencia de la empresa y todo el
personal que disponga de la experiencia y conocimientos de los distintos procesos que se lleven a
cabo. El objetivo es definir los procesos que más se alinean con los objetivos de la empresa, por lo
que se requerirá de un análisis de la estrategia definida. En esta fase se deben priorizar los distintos
procesos que deben ir acorde con los objetivos de la empresa, identificando los de mayor
productividad. Cada proceso lleva asociado un factor técnico y otro humano, que debe ser analizado
para ver si puede ser llevado al enfoque BPM. Los distintos procesos serán entonces clasificados y
priorizados para su orden de implementación BPM[3].
Selección de herramienta BPM: Las necesidades de cada empresa marcarán los criterios a tener en
cuenta para la elección del software BPM a utilizar. Podemos diferenciar dos tipos de criterios:
Criterios técnicos. Teniendo en cuenta las funciones propias de la herramienta BPM (diseño de
formularios, simulación de procesos, integración, sistemas operativos soportados, etc.). Criterios no
técnicos. Se tienen en cuenta aspectos generales como los proveedores de la empresa, el costo del
software y el idioma en el que está disponible la solución.
Ejecutar BPM: En esta fase es donde entra en acción el cambio introducido por la adopción del modelo
BPM. Podemos dividirla en cuatro subfases:
Definición de acciones. Se definen todos aquellos procesos a realizar como eventos,
actividades, subprocesos y a los participantes de los mismos. También se seleccionan las
métricas y KPIs apropiados para su medición, control y evaluación.
Automatizar procesos. Utilizando motores de ejecución (workflow) se definen los modelos de
datos, formularios y reglas de negocio.
Integración y despliegue. En esta fase se debe integrar la herramienta BPM con las distintas
aplicaciones que utiliza la empresa para realizar sus procesos. Una vez finalizada la
integración, se procede al despliegue del proceso de negocio (asignación de roles y permisos,
definición del número de usuarios de cada proceso, etc.).
Monitorización de los procesos. En esta fase se realiza el seguimiento de todo el proceso,
haciendo uso de las métricas y los KPIs para evaluar los resultados y tomar medidas
correctoras en caso de desviaciones o errores.
Optimizar el proceso de negocio: En la fase final de la implementación hay que realizar un análisis de
resultados de esta que permita presentar propuestas con modificaciones que mejoren los procesos.
Formación del personal: Es importante que el personal y directiva de la empresa esté capacitado para
poder adaptar la metodología BPM. Por eso, en cada una de las fases anteriores el personal que
participe en las distintas acciones debe disponer de la formación necesaria para afrontarlas. Con la
implantación de un sistema de gestión por procesos como BPM, las empresas conseguirán adaptar
sus procesos para una mejora continua, facilitando la toma de decisiones y consiguiendo ser más
competitivos en un exigente mercado como el actual.
Herramientas BPM: Las herramientas BPM son aplicaciones ideadas para el diseño, gestión y
monitorización de procesos y se utilizan en el entorno empresarial para automatizar, medir y
optimizar las operaciones de negocio. Utilizando flujos de trabajo y colaboración, proporcionan
métricas y KPIs para que los gerentes y directivos puedan mejorar su toma de decisiones y comprobar
que sus estrategias empresariales están consiguiendo alcanzar los objetivos marcados. La elección
del software BPM a utilizar es una parte fundamental del éxito de esta metodología. En el mercado
hay una gran oferta de programas de gestión por procesos, donde cada empresa puede encontrar el
adecuado. Algunos de estos programas BPM son: Progress Savvion BPM, Intalio, IBM Business Process
Manager y Oracle Business Process Management Suite.
Dentro de las herramientas comerciales más completas se puede mencionar a The Ultimus Adaptive
BPM Software Suite (www.ultimus.com/BPMSoftware). Esta herramienta hace énfasis en la
participación humana, donde el usuario guía la mayor parte del proceso. Se destaca el modelado, la
calidad de los reportes, y la posibilidad de trabajo colaborativo. Otra herramienta reconocida es
Progress Savvion BPM (www.progress.com/en/savvion/savvion businessmanager.html). Se trata de
un complejo framework compuesto de varios módulos, entre los cuales se destacan Savvion Process
Modeler, Savvion Process Asset Manager y Savvion Business Rules Management System, los cuales
están orientados al modelado y análisis de reglas de negocio. Dentro de las herramientas open source
se destaca Intalio (www.intalio.com/bpms). Esta herramienta está basada en tecnologías como
Eclipse BPM Modeler y el motor Apache ODE BPEL, y su principal atracción es una rica y amplia gama
de constructores relativos al modelado de reglas de negocio. Mientras tanto, BizAgi (www.bizagi.com)
es particularmente útil porque cuenta con una serie de patrones predefinidos con las
automatizaciones más comunes en el modelado de reglas de negocio. Sin dudas es una buena
herramienta para iniciarse en técnicas BPM e ir ganando confianza en las mismas. Tibco Business
Studio (http://developer.tibco.com/business_studio) es también una interesante opción que cuenta
también con la posibilidad de realizar simulaciones. Finalmente, frameworks como Visual Paradigm
(www.visual-paradigm.com/product/vpuml/editions/) también cuentan con la posibilidad de realizar
diagramas describiendo procesos de negocio. También es útil mencionar herramientas abocadas a la
gestión de BPM de forma completa: es decir, ir más allá del diseño y abarcar toda la gestión de vida
de un proceso. IBM ofrece al mercado su herramienta Business Process Manager (www-
01.ibm.com/software/integration/business-process-manager), una plataforma íntegra, con muchas
características predefinidas, que brinda una alta flexibilidad para adaptarse a distintas necesidades.
Por su parte, Oracle ha desarrollado la herramienta Oracle Business Process Management Suite
(www.oracle.com/us/technologies/bpm/overview). Se trata de un framework fácil de usar, con
avanzadas características visuales, especialmente pensado para el manejo y detección de riesgos.
Finalmente, SAP brinda un amplio set de soluciones para BPM (disponible en
www.sap.com/solutions/technology/business-process-management). Todas las características y
funciones son sencillas de combinar, lo que potencia su utilización[4].
BPMN: Actualmente existen muchas empresas interesadas en hacer diagramas bpmn profesionales
en software de BPMN especializado para tal fin. Aunque no es obligatorio como parte de una norma,
las empresas optan por una notación estándar. Tal es el caso de BPMN o Business Process Model and
Notation, por lo que existen diferentes alternativas en el mercado que se pueden encontrar. Algunas
de estas alternativas ofrecen la posibilidad de dibujar y compartir los diagramas online para trabajo
colaborativo inclusive. La misión de este software es coordinar a las personas, máquinas y objetos
para colaborar en la mejora y transformación de los procesos de negocio.
Herramientas BPMN:
Flokzu: Es una herramienta que permite la automatización de flujos de trabajo para equipos de alto
desempeño con base en la metodología BPMN en la nube para poner tareas recurrentes en piloto
automático sin necesidad de programar.
Permite:
Modelar el flujo de trabajo de cualquier empresa u organización
Diseñar formularios que agilicen los procesos que así lo requieran
Ejecutar procesos y obtener un análisis en tiempo real.
Además, cuenta con una gran variedad de integraciones con diversas aplicaciones y desarrollos a la
medida que aseguraran la implementación efectiva e cualquier organización.
BPMN.IO: Es una herramienta de modelado para BPMN 2.0 desarrollada por la compañía Camunda.
Está herramienta está disponible tanto en línea como en aplicación de escritorio, además de ser libre
y de código abierto. Es uno de los mejores modeladores BPMN disponibles ya que se aprovechan los
beneficios de la alineación de TI con BPMN. Los modelos creados con la notación pueden hacerse
directamente ejecutables. El objetivo es que cualquier modelo que cree un analista se pueda entregar
a un desarrollador y realizar un proceso completamente funcional. Al fomentar las mejores prácticas
y advertir sobre opciones de modelado incorrectas ayuda a garantizar una transformación sin
problemas de un modelo de «conceptual» a «ejecutable». Este software permite importar, exportar
y crear un modelo de proceso BPMN 2.0. Adicionalmente define un formato de archivo estandarizado
que permite intercambiar diagramas modelados libremente a través de herramientas de modelado
compatibles.
Bizagi: Bizagi es una suite ofimática con dos productos complementarios, un modelador de procesos
y una suite de BPM. Esta herramienta es un freemium utilizado para diagramar, documentar y simular
procesos usando la notación estándar BPMN. Ofrece ejecución en .NET y Java Platform Enterprise
Edition (JEE). Bizagi se acerca al mercado de manera disruptiva, a través de un enfoque profundo en
la facilidad de uso y un modelo de negocio libre. Entre sus fortalezas de acuerdo al estudio de gartner
se encuentran:
El modelo de negocio de Bizagi le permite llegar a clientes en mercados desatendidos y a menudo
sensibles a los precios. Bizagi ha ofrecido software freemium desde 2008, incluso antes de que se
acuñara el término. Tanto Bizagi Modeler como la plataforma completa de Bizagi se pueden descargar
de forma gratuita[5].
BonitaSoft: Bonita permite la colaboración rápidamente para configurar proyectos y aplicaciones de
automatización utilizando las mejores metodologías. Utilizalo para modelar visualmente los procesos
arrastrando y soltando y configurando la lógica empresarial. Crea interfaces de usuario de
aplicaciones web wysiwyg y usa los conectores y las API REST para integrar Bonita en su entorno
tecnológico. Organiza las interacciones entre humanos, sistemas y robots con el motor de
automatización open-source Bonita, totalmente expandible e integrable.
Lucidchart: Basado en HTML5 y con soporte para UML permite la colaboración online en tiempo real.
Puede importar ficheros Visio con lo que es una buena alternativa para aquellos equipos que estén
buscando una alternativa más ágil. Además de UML, también incluye plantillas para crear modelos ER,
procesos de negocio con BPMN, diagramas de red y muchos otros tipos de modelos.
Algunas de sus funciones son:
No requiere instalación al ser totalmente en línea
Compatible con navegadores como Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, etc.
Admite la función de arrastrar y pegar
Sencillez en escalabilidad
Cuenta con función de revisión de historial para ver los diversos cambios de un proyecto.
LucidChart cuenta con servidores seguros protegidos por Amazon Web
Sencilla integración con Google Drive, Visio, Jira, Confluence, Jive y muchas más
2. Desarrollar un ejemplo práctico aplicado a su carrera usando estas herramientas.
Ejemplo usando BPM:
Planteamiento: Mi empresa de Domótica “Máximo y asociados” de Tic Tae quien recibe solicitudes de
cotización de los productos por diferentes medios: mail, teléfono o web en su call center, o por medio de
un equipo de vendedores en la calle y contacto directo con los clientes. En cualquier caso, luego de
recibida la solicitud, es asignada a un vendedor, quien se dedica a comunicarse con el cliente para conocer
mejor sus necesidades y construir una propuesta comercial que las atienda. Hay propuestas estándar, que
van directo al cliente vía mail. Y hay propuestas complejas, que requieren de una aprobación adicional del
gerente comercial y luego van al cliente. Para simplificar, el cliente sólo puede hacer tres cosas: comprar,
rechazar la propuesta o pedir modificaciones. Si compra, le proceso continúa a través del vendedor, quien
coordina la entrega.
Etapa 1 de BPM – Modelado de procesos: Lo descrito antes, así de simple, es un proceso de negocio, que
se podría expresar de forma gráfica mediante un diagrama gráfico (existen varias notaciones, siendo
BPMN el estándar más difundido):
Fig. 1 Modelado del Proceso
Se realiza este paso ya que mediante un diagrama nos permite:
Entender cómo está funcionando nuestro proceso y facilitar la colaboración. (leer también
Modelar procesos: una tarea para equipos colaborativos)
Generar cuestionamientos relevantes: ¿Queremos tener esta lógica para cada venta en nuestra
empresa? ¿O una lógica diferente?
Identificar cuellos de botella: ¿El Gerente Comercial está pudiendo revisar todo a tiempo para
mandarlo al cliente?).
Etapa 2 – Automatización de procesos: Una vez que el vendedor terminó de elaborar una propuesta
compleja, la misma se envía directamente a la “bandeja de pendientes” del Gerente Comercial, sin que
sean necesarios traslados físicos o intercambio de mails. El BPMS “sabe” que luego del Vendedor, si la
propuesta fue calificada como compleja, debe entregarla al Gerente y este podrá aprobarla o devolverla.
La propuesta llegará a la “Bandeja de Entrada” del Gerente Comercial, que tendrá dos botones: “Aprobar”
o “Devolver”. Si devuelve, la propuesta volverá a la “Bandeja de Entrada” del vendedor que la redactó. Si
aprueba, la propuesta irá a la “Bandeja de Pendientes” del cliente (o via mail si el cliente no tiene acceso
al sistema). Además de manejar las “Bandejas de Entradas” o “Pendientes», la automatización del proceso
nos permite:
Crear nuevas instancias de procesos por diferentes vías. En el ejemplo: crear nuevas solicitudes
comerciales, sin importar su origen (call center, vendedores, etc).
Para cada una de esas instancias, facilitar la colaboración de las personas que tiene que hacer su
trabajo en cada etapa, y también de aquellas que necesitan estar al tanto o sólo consultar en qué
etapa se encuentra. En el ejemplo, otros comerciales que necesiten saber en qué estado está
cierta cotización.
Controlar los plazos (deadlines en inglés) para que ninguna instancia se estanque en una etapa
determinada. En el ejemplo: evitar que el cliente compre a otra empresa pues nunca le llegó
nuestra cotización (ver también Asignar duración a tareas)
Etapa 3 – Medición de procesos: Luego de haber automatizado el proceso con un sistema de gestión de
procesos de negocios y utilizarlo un par de meses, surge la necesidad de identificar:
Cuántas instancias hay en cada etapa. Ejemplo: ¿cuántas oportunidades comerciales están en cada etapa?
Definir alertas con tiempos máximos en cada etapa. Ejemplo: ¿cuánto queremos que el cliente espere por
su cotización? Saber a ciencia cierta cuánto trabajo tiene cada persona en su respectiva etapa. Ejemplo:
¿realmente estamos “tapados” de trabajo, o sólo en algunas etapas? Las herramientas de medición en un
sistema de gestión de procesos de negocios permiten: Emitir informes y reportes que muestran la
cantidad de instancias, los tiempos en cada etapa y la productividad de cada persona en el proceso.
Ejemplo:
¿Cuántas solicitudes de cotización tuve el último mes?
¿De qué producto?
¿Cuántas terminaron en una venta?
¿Cuántas de cada vendedor?
¿Cuánto tiempo demoré en cotizar?
¿Cuánto tiempo estuvo en promedio en cada etapa?
¿Es el Gerente comercial un cuello de botella?
¿Cuánto tiempo demora en promedio el Gerente Comercial en revisar cada propuesta?
¿Cuántas propuestas están pendientes de revisión?
A esto se le llama medir los procesos, saber a ciencia cierta cómo están funcionando y dónde hay
problemas. Así se evita tomar decisiones en base a percepciones subjetivas. Es importante poner foco en
los problemas que lo requieren y no malgastar recursos en lugares o etapas que funcionan bien.
Fig. 2 Indicadores BPM
Etapa 4 – Optimizar los procesos: A partir de los indicadores objetivos obtenidos en la etapa anterior,
surgen mejoras a instrumentar en los procesos. De eso se trata el ciclo de mejora continua propuesto
por la disciplina BPM. Y como tal, es clave tener agilidad para instrumentar las mejoras. Es un gran
problema cuando éstas insumen semanas de desarrollo de software o meses para su instrumentación.
En este punto, las herramientas de BPM más exitosas, son aquellas que permiten introducir cambios
sin requerir programación, y que permiten impactar en los procesos en ejecución inmediatamente.
De esta forma, la organización gana una ventaja competitiva relevante al poder adaptarse a cambios
normativos, en la demanda de sus clientes, en los cambios en sus competidores, etc.
Ejemplo usando BPMN:
Fig. 3 Diagrama de la empresa para la empresa, del sistema Tic Tae
El diagrama es sencillo, pero cuenta con los necesarios recursos expresivos para mostrar las características
de la arquitectura. Existen eventos, artefactos, tareas secuenciales y también un patrón alternativo. El
resultado de ejecutar la transformación sobre este modelo BPMN es el que vemos una continuación:
Requisitos textuales generados para el diagrama BPMN mostrado en la Figura 3
R1. El sistema deberá notificar los cambios en TicTae.
R1.1. El administrador deberá cancelar la pasarela hasta nuevo aviso si los cambios no son aceptados.
R1.2. El administrador deberá notificar los cambios cuando el mensaje Se recibe "cambio en TicTae". Para
ello, se debe optar por una de las siguientes alternativas:
R1.2.1. El administrador deberá realizar las siguientes tareas.
R1.2.1.1. El administrador debe verificar el contrato si el contrato se modifica, haciendo uso de
ticTaeDatabase.
R1.2.1.2. El administrador deberá modificar el contrato con los nuevos cambios.
R1.2.1.3. El administrador deberá notificar los cambios anexando el contrato, haciendo uso del contrato
modificado.
R1.2.2. El administrador deberá notificar los cambios directamente si el contrato no se modifica.
R1.3. El centro educativo deberá comunicar la aceptación de los cambios si se aceptan los cambios,
haciendo uso del contrato firmado por el centro educativo.
R1.4. El administrador deberá actualizar el contrato si el contrato es recibido, haciendo uso de
ticTaeDatabase.
R1.5. El centro educativo debe analizar los cambios.
Bibliografía:
[1] “¿Cómo configurar el formulario de proceso?,” Flokzu Helpdesk.
https://docs.flokzu.com/es/article/como-configurar-el-formulario-de-proceso-y264tz/ (accessed Jul.
31, 2022).
[2] J. Pacheco, “Ejemplos de BPMN: entienda el significado de 20 símbolos,” HEFLO ES, Jun. 27, 2018.
https://www.heflo.com/es/blog/bpm/ejemplos-bpmn/ (accessed Jul. 31, 2022).
[3] “Gestión Eficiente de Procesos | BPM,” Pipefy. https://www.pipefy.com/es/lp/bpm-cd/ (accessed Jul.
31, 2022).
[4] F. CEO, “¿Qué es BPM? Gestión de procesos de negocios |,” Flokzu, Apr. 23, 2018.
https://www.flokzu.com/es/2018/04/23/que-es-bpm/ (accessed Jul. 31, 2022).
[5] A. TEAM, “Qué es un sistema de gestión por procesos (BPM).” https://www.ambit-bst.com/blog/qué-
es-un-sistema-de-gestión-por-procesos-bpm (accessed Jul. 31, 2022).
