MANUALES ORGANIZACIONALES
Concepto de manual de organización
Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven
para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y
funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de
organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,
política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para
la mejor ejecución del trabajo.
El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la
estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una
organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.
En nuestro ámbito de acción se define como una herramienta o instrumento de
trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la información detallada,
referente a los antecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, objetivo,
estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la
estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una
unidad administrativa, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad,
responsabilidad, así como las líneas de comunicación y coordinación existentes,
que esquematiza y resume la organización de una unidad responsable.
El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo,
que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo
por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.
Es un documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades
administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organizació[Link] un documento
de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que la organización
representas como tal, su funcionamiento y hacia dónde va.
Es recomendable que el manual de organización se complemente con otros manuales
administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y políticas.
Estos últimos complementan al manual en su tarea de aclara estructuras, estandarizar
procedimientos y respaldar las decisiones que se toman.
El manual de organización y funciones (MOF) es un documento de uso interno, informativo y
de consulta. Está escrito, principalmente, para establecer la estructura organizacional de la
empresa, a través de un organigrama. A través de este documento, el gerente elegirá si se
definen las funciones por área o por puesto individual; estableciendo el perfil deseado y los
indicadores de evaluación.
Luego de años de uso, se ha determinado que este manual ayuda a asegurar el cumplimiento
de las funciones, y a su vez aplicar entrenamiento a los nuevos ingresos, gracias a las
especificaciones laborales que incluye. En el manual se pueden aplicar gráficas, para facilitar el
entendimiento de algunos temas en específico, para ello se puede hacer uso de Power Point.
Objetivos
Según manifiesta Rodríguez (1995):
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de
funciones y departamentos de una organización, así como tareas específicas y la autoridad
asignada a cada miembro del organismo.
Sus objetivos son:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades,
evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando repetición de
instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las
distintas unidades orgánicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Importancia
La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha realizado conforme a
la práctica diaria y la aplicación más o menos correcta del criterio de los jefes, basándose la
mayoría de las veces en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta, no está
escrita por lo que no tiene un carácter permanente y resulta difícil transmitir esa experiencia.
Anzures hace un análisis en el que presenta los inconvenientes de que el personal de la
empresa no tenga presentes y bien definidas sus atribuciones y funciones:
No habiendo reglas precisas o escritas, frecuentemente se dará el caso de alteraciones, por
olvido en los trámites.
El control se dificulta a los directores del negocio, que tiene que confiar todos los detalles a la
memoria, y no están en condiciones de coordinar las actividades.
No pueden exigirse las responsabilidades en que se incurra, debido a lo impreciso de las
funciones que a cada empleado se le asignan.
No se metodiza el trabajo, como sería si se tomara como base las prevenciones del manual.
Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los activos, cuando las labores debieran
estar encadenadas y sujetas a horarios como se debe.
Un nuevo director o nuevo empleado, tropiezan con el desconocimiento absoluto del
mecanismo administrativo, y necesita pasar algún tiempo para que se ponga al tanto de el,
toda vez que no cuentan con una guía precisa que lo ilustre. De aquí viene el que todas las
empresas tengan empleados necesarios.
Los nuevos directores, careciendo del conocimiento completo de la forma de administrar, se
sienten inclinados a promover reorganizaciones que no son necesarias, originando la confusión
y el descontento en el trabajo del personal.
Un manual de organización no es el producto final de la planeación de la organización. En la
medida que el manual contenga los aspectos anteriormente indicados la dirección superior
manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar dónde y quien
debe hacer el trabajo.
El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con destreza, habilidad
y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeño de todos los empleados en
todos los departamentos y hace de las empresas organizaciones más competitivas.
Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de
organización, por estas razones, resulta conveniente que en la Administración
Pública Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de
los manuales, como su forma de presentación.
En las siguientes páginas se mencionan los elementos que se considera deben
integrar un manual de organización, por ser los más relevantes para los objetivos
que se persiguen con su elaboración.
Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán anotarse los
datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la Dependencia.
3. Título del manual de organización.
4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o
actualización permanente.
5. Fecha de implantación o, en su caso, de actualización.
Los manuales de organización deberán elaborarse en el siguiente formato y la
Dirección de Organización, Modernización de Procesos y Soporte Operativo, se
encargará de dictaminar la información procesada por la unidad administrativa en
dicho formato.
Contenido
En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que
constituyen el manual o los títulos principales que comprende. A efecto de
uniformar la presentación de estos documentos
a) Introducción
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de
su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través
de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las
revisiones y actualizaciones.
Es recomendable que al formular la introducción, se emplee un vocabulario
sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda
totalmente los siguientes rubros:
ï Propósito y utilidad.
ï Síntesis del contenido.
ï Ámbito de su aplicación.
ï Áreas que participaron en la elaboración del manual.
ï Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.
ï La redacción deberá se concisa, clara y comprensible.
ï La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.
b) Objetivo del manual
En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la
aplicación del manual.
Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de
los manuales con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar la
eficiencia en la organización y funcionamiento de las unidades administrativas de
la Secretaría.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos
breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE
HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
La descripción de los objetivos se iniciará con un verbo en infinitivo, y en un máximo de cinco
líneas.
c) Antecedentes históricos
Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y
funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico
indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o
d) Marco jurídico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas
por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación
y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento.
Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes,
en forma descendente, según se muestra a continuación:
a) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
b) Leyes.
c) Códigos.
d) Reglamentos.
e) Decretos.
f) Convenios.
g) Acuerdos.
h) Circulares y/u Oficios.
i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos).
j) Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no
pueden ser incluidos en la clasificación anterior).
Se deberán indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurídicos y administrativos y citar su número de referencia (capítulo, artículo,
fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como
su última reforma. Debe seguirse el orden cronológico en que fue expedida cada
disposició[Link] la estructura organizacional de la misma.
e) Atribuciones
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son medios para alcanzar fines.
En el caso de los órganos administrativos, las atribuciones están representadas
por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su
limitación, determinan su ámbito de competencia.
Se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones de la
unidad administrativa con base en la Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate.
f) Misión y Visión
La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una
declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental.
La Visión representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se
quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.
g) Estructura orgánica
Deberán identificarse y mostrarse los niveles jerárquicos y la relación que guardan
entre si cada uno de los órganos que integran la estructura autorizada
apegándose al número de código organizacional establecido por la D.G.P.O.P.;
enseguida del número del código organizacional, se anotarán los nombres de los
órganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura
autorizada.
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación
gráfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades
administrativas como a su nivel jerárquico y al orden de presentación.
Se deberán representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las
de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgánica autorizada.
Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de
mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un
área subordinada.
h) Organigrama
Se deberá representar gráficamente la relación ordenada de las áreas que
componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando
en forma sistemática la ubicación del órgano administrativo, su integración, sus
niveles jerárquicos y sus líneas de autoridad y asesoría.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman una estructura,
sus relaciones, las características de la dependencia, y sus funciones básicas.
i) Objetivos y funciones
Objetivo
El objetivo constituye el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con
claridad el qué y para que se proyecta y se debe realizar una determinada acción.
Se plantearán como máximo tres objetivos por área.
La descripción de los objetivos se iniciará con un verbo en infinitivo, y se evitará el
uso de adjetivos calificativos.
Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una
unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que
corresponde por atribución a una dependencia y/o unidad administrativa.
Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias
actividades de la institución, por lo que sus objetivos reflejarán su contribución al
cumplimiento de éstas.
Para el objetivo:
Especificar la finalidad que pretende alcanzar el área a través del desarrollo de
sus funciones, es decir el QUÉ, el CÓMO y él PARA QUÉ, debiendo ser
congruente con el objetivo del área superior de la cual depende funcional y
jerárquicamente.
Cuando exista más de un objetivo, jerarquizar de acuerdo a su importancia y con
relación a sus atribuciones.
Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará
el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán
ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate.
Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes
con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter
sustantivo. Se recomienda un máximo de diez.
La descripción de las funciones deberán iniciarse con un verbo en infinitivo.
i) Glosario de términos
Es un listado alfabético de definiciones de aquellas palabras o términos utilizados
en el documento y que pueden prestarse a confusión en virtud de que no siempre
tienen la misma acepción o no son ampliamente conocidos.
Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:
a) Defina con la mayor claridad y concreción posible los términos técnicoadministrativos
señalados en el manual.
b) Incluya solamente los términos que se presten a confusión.
c) Ordene los términos en forma alfabética.
d) Describa los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir
MANUAL DE BIENVENIDA
¿Qué es un manual de bienvenida?
Un manual de bienvenida es una guía que contiene información clave de una empresa y su
cultura, que facilita la adaptación de los nuevos colaboradores y que se entrega como parte
del proceso de onboarding de una empresa.
Su importancia es tal que no solo impacta a los nuevos ingresos, sino que también resulta muy
útil para el personal ya contratado.
Cada empresa puede hacer su manual de bienvenida de forma personalizada, pero la mayoría
de ellos comparte elementos como la filosofía empresarial (misión, visión y valores), políticas,
código de vestimenta, procedimientos administrativos (solicitud de vacaciones, permisos, etc.),
breve explicación de los beneficios adicionales, datos de contacto por departamento, entre
otros.
Cabe destacar que algunas de sus principales características son la brevedad y un alto nivel de
comprensibilidad, cualidades que se deben procurar desde la redacción por parte de [Link].
¿Por qué es importante un manual de bienvenida?
Un manual de bienvenida es importante porque demuestra interés por las personas que se
incorporan a tu equipo, en lograr que se integren rápida y correctamente, así como que
comprendan los pormenores del producto o servicio en que se enfoca tu empresa.
Con la entrega de este manual de bienvenida, se facilita su integración al equipo y se fomenta
el sentido de pertenencia., pero además cumple con 5 principales objetivos:
1. Involucra a tus nuevos integrantes
Este documento debe contener información sobre el funcionamiento y propósito de la
empresa que puede servirle para resolver alguna duda de manera inmediata, relacionada con
su labor, el equipo al que pertenece y los procesos comunes.
2. Incorporarlos como parte de la empresa
Es una herramienta que permite a la empresa acoger a los nuevos miembros de manera
cercana, para compartir ciertos puntos de la cultura laboral y la dinámica, que le serán de
mucha utilidad en su día a día.
3. Propicia la productividad
Contiene detalles importantes que pueden ser de utilidad para que los colaboradores alcancen
el rendimiento esperado, desde sus funciones, personas con quien debe dirigirse, materiales o
herramientas y cómo usarlas, hasta información clave que pueda ayudarle en sus actividades
diarias.
4. Adéntralos en la cultura de la empresa
El manual de bienvenida es una guía de procedimientos y políticas de la compañía que sirve
para ofrecer claridad y transparencia a los empleados desde el comienzo de la relación laboral,
y que incluso a través de su redacción y diseño, le permita conocer la personalidad de la
marca.
Aunque se recomienda que se desarrolle con un estilo casual, puede ser que la empresa no
acostumbre a dirigirse así, en cuyo caso el colaborador irá reconociendo características
intrínsecas de su nueva empresa.
5. Resuelve sus dudas
Al incorporarse a una empresa o incluso formando parte de ella desde hace tiempo, los
colaboradores pueden enfrentar situaciones nuevas que les despierten ciertas dudas. El
manual de bienvenida puede proporcionarles información cotidiana de forma rápida, sin
necesidad de que acudan a otras personas que recién conocen o incluso al departamento de
Recursos Humanos, lo que reduce también la carga de trabajo para el área.
¿Qué elementos debe considerar un manual de bienvenida?
Para que el manual de bienvenida cumpla con sus objetivos principales deberá contener un
mínimo de elementos.
Recuerda que siempre debe personalizarse de acuerdo a las necesidades de tu empresa, pero
en términos generales, esos elementos básicos son:
1. Mensaje de bienvenida
Es un saludo con el que “recibes” al colaborador. Debe reflejar la personalidad siendo
coherente con el tono y mensajes claves que comparte.
En algunas empresas, este mensaje está redactado y firmado por el director de la empresa o
“en primera persona” como si fuera la organización quien lo comparte, pero depende cómo
quiera hacerlo la empresa.
2. Objetivo
De forma breve, se explica cuál es el objetivo del manual, lo que contiene en sus capítulos y la
importancia de que el colaborador lo consulte y conserve.
3. Información de la empresa
El nuevo colaborador no sabe más allá de lo que se le pudo compartir en las entrevistas de
reclutamiento y lo que pudo haber encontrado en internet, pero sin duda para involucrarse
con una empresa, primero hay que conocerla.
No importa cuán popular y conocida sea, lo mejor es no asumir que todos saben sobre su
historia, objetivos, hitos y otros pormenores de la organización.
Un capitulo dedicado a la empresa, ayuda a evitar cualquier mal entendido y es una
oportunidad de transmitir qué hace valiosa a tu organización o cuáles son sus diferenciadores,
así como filosofía, motivadores y público al que se dirige, así como compartir casos de éxito,
premios y reconocimientos que sirvan para que el empleado conforme que se está uniendo a
una empresa consolidada.
4. Cultura empresarial
Este apartado trata acerca de la forma en que se espera que los colaboradores actúen dentro
de la empresa y el tipo de valores que deberán proyectar hacia el exterior, con clientes,
proveedores (como en el caso de sobornos) o público en general.
Esta sección es un precedente que transmitirá a los empleados que están en un lugar
organizado y funcional, que se podrá utilizar en caso de conflictos o asuntos de índole laboral.
5. Organigrama
Agrega la forma en la que se estructura la organización para que el nuevo colaborador sepa
quiénes son los superiores, cómo se relacionan los departamentos y el flujo de trabajo de las
áreas, así como para que pueda ubicar a dónde o con quién acudir en caso de alguna situación
e inclusos sus datos de contacto.
6. Listado de “pendientes a realizar”
Como parte de un buen proceso de onboarding se debe considerar un listado de actividades a
realizar para formalizar su incorporación a la empresa. Ya sea la entrega de ciertos
documentos, tramitar el alta en determinado banco, firmar documentos, etc. Incluirlo como
parte del manual, lo formaliza, da instrucciones precisas y de eta manera es más difícil que la
instrucción se pierda, o el colaborador se confunda o la ignore.
7. Políticas y reglas
Si bien las reglas de los centros de trabajo se establecen por ley en un Reglamento Interior de
Trabajo, en el manual de bienvenida se pueden incluir algunas de las normas básicas, que
aplican de igual forma para todos.
Tal es el uso de instalaciones (estacionamiento, cocina, área de fumar, etc.), horarios de
entrada y salida, registro de asistencia, reportes de mala conducta y procedimientos, reglas de
seguridad (uso de casco obligatorio o trajes especiales) o lineamientos de vestimenta
(uniformes, ropa casual), etc.
8. Prestaciones y beneficios adicionales
En este apartado puedes hablar acerca de los lineamientos para el pago de compensaciones,
así como dar a conocer los beneficios adicionales a las prestaciones de ley que se ofrece a toda
la plantilla y la forma en que pueden acceder a ellos.
Fuentes: [Link]
[Link]
[Link]
