Manual de procedimientos UTEM
Nombre: UTEM
Giro: Universidad
RUT: 70.729.100-1
Cta Cte: 68-80396-9
BCO: Santander
Sistemas
ACUARIO (Sistema de Aranceles)
2 modulos son los que utilizamos
1) CONSULTAS Consulta Cuenta Corriente
2) LETRAS Consulta de Letras
Repactaciones
Si el alumno quiere pagar
WEB UTEM Estudiantes Aranceles Cupón de Pago RUT, si lo emite debe pagarlo el mismo dia a través de BCI
o SERVIPAG
Formas de Pago:
1) Tarjeta de Crédito
2) Transferencia Electronica
3) Redcompra
4) Deposito Bancario
5) Letras (Repactaciones)
6) Cheques
Cobro de Facturas Pendientes (Facturas por
cobrar)
Hay un archivador para estas Facturas que mandan de tesorería para poder hacer el cobro respectivo a las empresas y/o
verificar el estado de pago para el envio de documentos que acrediten o respalden dicho pago. (Solicitar a través de
fono, email e insistir de acuerdo a agenda)
Verificar Pago de facturas respecto de de los alumnos para ver si ya están pagadas y no preguntar por lo mismo y que
tengan que ver con código SENCE para poder cerciorarse en caso de que ya esté pagada la Factura. Por eso es
importante aclararle a las empresas que Cobranzas es Un Depto nuevo en la UTEM y que se están realizando cambios y
un ordenamiento administrativo por lo que hay que ver la posibilidad que nos envíen los comprobantes de pago de
dicha Factura al correo institucional correspondiente.
1) Ver Facturas (algunas son de la misma empresa, al llamar verificar todas las facturas pendientes)
2) Hablar con el Encargado de Pago a Proveedores
3) Avisar que se llama del Departamento de Cobranzas de la Universidad Tecnológica Metropolitana
4) Siempre tener a mano una planilla donde anotar (Nombre de la empresa, Fecha Emisión Factura, Monto,
N°factura, Observaciones)
5) Dependiendo de la información que se entrega verificar los datos, acordar fecha de pago, mandar respaldo vía
email al contacto explicándole el caso.
6) Se rellena y se valida la Planilla Madre confeccionada en Excel para hacer los comentarios y dejar un registro.
FACTURAS POR CONCEPTO PAGO DE ARANCELES
Si en la glosa de la Factura sale una referencia de Pago de Arancel o código SEMCE Revisar Cuenta Corriente a ver si
hay algún respaldo de pagos referidos al alumno antes de llamar o mandar email a la empresa.
Comentar que es un nuevo Departamento dentro de la Universidad que se están haciendo arreglos administrativos y
necesitamos tener un respaldo físico de que se acredite el pago. Y que por ultimo lo manden por email.
Posteriormente hay que avisarle al Depto. De aranceles sobre dicho pago para regularizar la situación.
Importante:
No se cobra nada si no hay copia de factura
Confección del MEMOS Dependerá el tema, para ver a que Depto y personas van, lo mismo que hay distintos tipos de
MEMO Regularizacion de Facturas, Cheques, Letras, Planificacion de Ruta cuando hay que ir a retirar Documentacion a
tal lugar, etc.
De: Estefania Pimentel
Para: Jefe Depto Contabilidad
De: Estefania Pimentel
Para: Jaime Arancibia, Jefe Depto de Aranceles
Cheques
Asociar al alumno, Anotar RUT del alumno al cheque
SI (tiene RUT ALUMNO) Alumno va a Arancel y paga en caja o repacta en letras.
NO (no tiene RUT ALUMNO) Va a contabilidad directamente a cancelar y contabilidad nos avisa a nosotros.
El único que entrega Cheque es tesorería
Procedimiento de Pago de los alumnos --- Deben dirigirse al DEPTO DE ARANCELES(Según Resolución)
Condiciones de Pago de regularizacion:
PIE: 25% deuda al Contado + Gastos de Protesto al contado, nada con cheque a fecha, cualquier información
Secretaria ARANCELES: 7877550
Horarios
Lunes a Jueves: 08:45 AM hasta las 07:00 PM
Viernes: 08:45 AM hasta las 06:00 PM
Cheques Protestados
Durante el mes de agosto lograr como meta recuperar 2.000.000
2011: desde lo mas reciente se va cobrando (FIFO) Luego regularizar años anteriores
Letras
Secuencia de las LETRAS son 6 (EMITIDA, RECEPCIONADA, ENVIADA A BANCO, PAGADA, ENVIADA A NOTARIA,
PROTESTADA, ANULADA, REPROGRAMADA)
Nosotros no publicamos en DICOM lo hace la Notaria
Tienen un Numero las letras: CEDENTE es único de7 dígitos
CEDENTES 99 o 98 son LETRAS EDUTEM, son los que administran la parte vespertina
TASA DE INTERES: 1,3 % mensual y si es menor a esa fecha 1 % anual + IPC
Gasto de protesto (es por ley) y se paga al contado : 2.500
Gasto de Cobranza: No tenemos aun pero este ítem es distinto al anterior
Alumnos: Hay que sacarle el máximo de información al alumno si es que llama hay que interrogarlo nombre completo,
rut, fonos, mails, cuestionándole la carrera que estudió, el año de ingreso, el año de egreso, año de titulación, si congeló,
el tipo de pago que pacto con la Universidad,
Programa diurno y vespertino se manejan en
Acuario (Lo maneja toda la U menos Docencia)
Direccion de Docencia (Solo Docencia)
Sistema de alumnos vespertino: Problema con Acuario (debilidad del sistema) no se valida su situación financiera, el 60%
de la morosidad esta en vespertino, pero a su vez el vespertino paga el 100% de su arancel. Los Diurnos la pagan con
subvension.
La custodia depende de la Sra Carmen Gallegos y a su vez depende de Contabilidad, Aranceles gestiona las letras a los
alumnos.
Aranceles emite letra Alumno recibe (>18años) y la firma ante Notarioviene a Aranceles y la RECEPCIONA
Oscar la ingresa al sistemalas manda a BANCO(ENVIADA AL BANCO)alumno tiene 1 día hábil para pagar
Si alumno no va a pagarletra ENVIADA A NOTARIA, y se dan 3 días para pagar de lo contrario la PROTESTA
El Banco la RECEPCIONA y ve si tiene GASTO DE PROTESTO
CASOS EJEMPLOS
Si el alumno debe un Semestre posee 5 letras PROTESTADAS Las REPROGRAMA (queda en estado REPROGRAMADAS)
Cuando los alumnos vengan a pagar la Letra ver previamente la Cta Cte del alumno para cerciorarse de su situación y
decirle a MAURICIO QUE LA INGRESE AL SISTEMA.
