FACULTAD EMPRESARIAL

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

Materia:
Informática Paralelo B
Nombre:
Omar Ochoa
Docente:
Ing. Marco Almeida
Semestre:
7 “A”
Fecha:
08/07/2020
 1. ENTORNO DE EXCEL

Como todos los programas de Oficce (Word, Excel, Power Point y Access)
tienen un entorno parecido, es decir todos tienen menú, barra de herramientas,
barra de estado, barra de dibujo. Y Excel tiene una barra importante que es
la barra de fórmulas, que utiliza para visualizar y modificar datos insertados en
una celda.

Ilustración 1: Entorno de Excel

Autor: FullexcelPeru

1.1 Entorno de trabajo.

El entorno de trabajo de la hoja de cálculo se refiere al conjunto de

herramientas que te ofrece el programa, para que puedas introducir tus
datos en las celdas y puedas modificarlos respecto a tus gustos y realizar
las operaciones matemáticas que necesites.
Al igual que ocurre en el procesador de textos, todas estas herramientas se
distribuyen en barras colocadas en la parte superior de la hoja de cálculo, y
como podrás comprobar a continuación, son las mismas barras que ya te
explicamos en el apartado del procesador de textos, excepto la barra de
fórmulas, que es una herramienta exclusiva de las hojas de cálculo:
Barra de título: espacio destinado a mostrar el título de la ventana, que
engloba el nombre de la hoja de cálculo. En la barra de título se encuentran
los botones para minimizar, maximizar, o cerrar la ventana.’
Barra de menús: espacio situado debajo de la barra de título. Contiene una
serie de opciones a elegir por el usuario para realizar determinadas tareas
en nuestra hoja de cálculo. Estas opciones se recogen a modo de 9 menús
desplegables: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos,
Ventana, y Ayuda.
Barra de herramientas: espacio ubicado debajo de la barra de menús.
Contiene botones que representan aquellas tareas que más se utilizan de la
barra de menús.
Barra de fórmulas: espacio situado debajo de la barra de formato.
Consiste en un rectángulo en blanco donde puedes introducir o modificar
todas las fórmulas matemáticas que utilices para que se apliquen a los
datos de tus celdas.
Barra de formato: espacio situado debajo de la barra de herramientas.
Contiene botones que representan las opciones más usadas del menú
Formato.
Barra de estado: espacio colocado en la parte inferior de la hoja. Te
proporciona información sobre el número de la hoja donde estás trabajando
en ese momento, el número total de hojas que tiene el documento, el estilo
de la hoja y el porcentaje de tamaño que tiene la hoja.
Barras de desplazamiento: suelen ser dos, una horizontal, colocada en la
parte inferior de la hoja, y otra vertical, colocada en el lateral derecho. Se
utilizan para visualizar todos los contenidos de la hoja que no podemos ver
en pantalla.
Cabeceras de columnas y filas: proporcionan información sobre el
número de la fila y letra de columna donde están situados tus datos, es
como jugar a los barquitos, las filas se enumeran con números y las
columnas con letras, así que el dato concreto que buscas puede estar, por
ejemplo, en la celda G4 (columna G y fila 4).
1.2 Tipos de datos.
Excel te permite trabajar con diferentes tipos de datos, como números,
fechas o texto. Normalmente, cuando introduces un dato en una celda Excel
interpreta el tipo de datos del que se trata y le aplica el formato correcto,
pero esto no siempre es así, por lo que deberás saber cómo hacer que cada
dato se corresponda con su tipo correcto.
En cuestión de datos, se pueden diferenciar tres tipos:

Valores numéricos: Un valor numérico puede tener un formato especial, es

decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por
ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C
tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son
desplegados de una manera diferente.
Texto: El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente
encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar
diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de
clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores
numéricos de nuestra hoja.
Fórmulas: A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel
puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de
“instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos
devolverán un resultado.

1.3 Autollenado, listas, series.

La herramienta Rellenar series o autorellenar permite crear series de datos
consecutivos a partir de un dato inicial. Cuando rellenas una celda es
importante saber que todas las celdas de la serie tendrán el mismo formato
de la celda inicial.
Formas de rellenar series
Existen 3 formas diferentes de rellenar celdas las cuales iremos explicando
a continuación.
Rellenando series utilizando el botón izquierdo del ratón
La forma más utilizada de rellenar celdas es arrastrando con el botón
izquierdo del mouse el controlador de relleno, el cual es un pequeño
cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa.
Crear una lista personalizada en Excel
Crear una lista personalizada en Excel nos permite crear nuestras propias
listas con datos que necesitamos constantemente. Al escribir un elemento
de esa lista, podremos rellenarlo para que aparezcan el resto de ellos.
Para crear una lista personalizada en Excel haga lo siguiente
1. Haz clic en la pestaña archivo y elija opciones avanzadas.
2. Después, haz clic en el botón Modificar listas personalizadas. Para
encontrar este botón debes desplazarte hasta abajo.
3. Ahora, haz clic en Nueva lista y en la sección entradas de lista puedes
crear tus listas escribiendo cada elemento separándolo por coma o cada
elemento en su propio renglón. si tu lista ya está escrita en la hoja de
cálculo puedes importarla al presionar el botón importar para después
seleccionarla.
4. Cuando introdujiste todos los elementos todos los elementos de tu lista
presiona el botón agregar. Tu lista aparecerá con las demás listas
personalizadas.
1. Si deseas eliminar una lista personalizada selecciónala y haz clic
en el botón eliminar.
5. Para terminar, presiona el botón aceptar.

Rellenar serie usando Ctrl

Normalmente cuando queremos crear una serie de números consecutivos

debemos poner los dos primeros números de la lista, para que después
rellenemos la serie con ambos números seleccionados.

Pero ahora, con la ayuda de la tecla Ctrl podremos crear una serie
consecutiva de números con solo poner el número inicial, de la siguiente
forma:
  Escriba el primer número de la lista.
 Selecciona esa celda
 Con la tecla Ctrl presionada arrastra el controlador de relleno en la
dirección deseada.
 Para terminar, suelta primero el botón izquierdo del mouse y luego la
tecla.
CREACIÓN DE SERIES
Una serie es un conjunto de datos que se incrementan automáticamente
al arrastrar desde el cuadro de llenado, las series se crearan en
columnas o filas y con cierto tipo de datos.
Números
Una serie numérica se hace a partir de un dato de este tipo y otro
contiguo que marcará el incremento, primero se marcan las celdas que
contienen el número inicial y el numero de incremento para
posteriormente arrastrar desde el cuadro de llenado.

1.4 Inmovilizar secciones.

El comando Inmovilizar paneles permite mantener visibles ciertas filas y
columnas mientras se desplaza por la hoja de Excel. Sigue estos pasos
para inmovilizar ciertas áreas de una hoja.
El primer paso es muy importante ya que es necesario seleccionar la celda
en base al área que deseamos inmovilizar. Siempre considera que debes
seleccionar una celda posterior al área que permanecerá inmóvil.
Puede elegir bloquear solamente la fila superior de la hoja de cálculo,
solamente la columna izquierda de la hoja de cálculo o varias filas y
columnas simultáneamente.
 Para bloquear solo una fila de un documento Excel, seleccione la
pestaña Vista y, a continuación, haga clic en Inmovilizar fila superior.
 Para bloquear solo una columna de un documento Excel, seleccione la
pestaña Vista y, a continuación, haga clic en Inmovilizar primera
columna.
 Para bloquear más de una fila o columna, o para bloquear ambas filas y
columnas al mismo tiempo, seleccione la pestaña Vista y, a
 continuación, haga clic en Inmovilizar paneles. Conviene que el cursor
esté por debajo de la fila o filas que desea inmovilizar y a la derecha de
las columnas que desee inmovilizar.
 Para bloquear varias filas de un documento Excel (empezando por la fila
1), seleccione la fila que se encuentra debajo de la última fila que quiere
inmovilizar, seleccione la pestaña Vista y, a continuación, haga clic
en Inmovilizar paneles.
 Para bloquear varias columnas de un documento Excel, seleccione la
columna que se encuentra a la derecha de la última columna que quiere
inmovilizar, seleccione la pestaña Vista y, a continuación, haga clic
en Inmovilizar paneles.

1.5 Tipos de referencias.

Una referencia a una celda podemos definirla como una llamada que
hacemos al contenido de una celda estando situado en otra.
Todas las celdas de Excel vienen identificadas por la columna a la que
pertenecen seguida de la fila en la que estan, con lo cual la primera celda
de cualquier hoja de cálculo es la celda A1 y la última será la celda
IV65536.
Tambien tenemos la posibilidad de trabajar con celdas que no se
encuentran dentro de la misma hoja, para ello tenemos que poner el
nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda por ejemplo
hoja1!A1.
Por último podemos tambien hacer referencia a una celda que esta en otra
hoja que a su vez se encuentra en otro libro, a esto son lo que se le
denomina referencias tridimensionales o 3D, para esto tenemos que poner
el nombre del libro entre corchetes a continuación el nombre de la hoja una
exclamación y el nombre de la celda, por ejemplo [[Link]]hoja1!A1.
Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda.
Pero aparte de esto podemos decir que hay tres tipos:
 Referencias Relativas (Son aquellas que varián si cambia su
posición)
 Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas
independientemente de su posición)
  Referencias Mixtas o híbridas (Son aquellas en las que se mantiene
fija o bien la columna o bien la fila)

1.6 ¿Qué es una función?

Una función es un procedimiento predefinido que ha sido incorporando en
Excel desde su fabricación y que nos ayuda a realizar cálculos utilizando los
datos que proporcionamos como sus argumentos. Para utilizar
correctamente las funciones de Excel, necesitamos conocer a la perfección
cada una de sus partes, como su nombre y sus argumentos obligatorios y
opcionales.
Cómo insertar funciones de Excel
Las funciones de Excel son fórmulas matemáticas predefinidas que
devuelven resultados específicos. Podemos escribir las funciones de
Excel de manera manual en la barra de fórmulas, o podemos usar
el asistente de Excel que se encuentra en la cinta de opciones de la hoja.
En ambos casos es necesario conocer la estructura de las funciones de
Excel, pues su correcta formulación es clave para que nos devuelva el
resultado correcto.
Toda función de Excel se escribe de la siguiente manera:
o Símbolo =. Toda fórmula comienza con el símbolo del igual, ya que
indica que se inicia un proceso matemático
o Nombre de la función. El siguiente elemento que escribimos es
el nombre de la función, podemos usar la Base de Datos de Office
para conocer todas las que existen.
o Argumentos. A continuación abrimos paréntesis e introducimos
los argumentos de la función de Excel. Se trata de los valores que
necesita la ecuación para operar y obtener el resultado, estos
argumentos pueden ser matemáticos, de texto o incluso otras funciones
de Excel. La sintaxis de cada función viene marcada por Office, por eso
es necesario conocer cómo se escribe cada una de ellas. Los
argumentos se separan con el símbolo de punto y coma, y siempre se
concluye cerrando el paréntesis
El propósito que persigue las funciones de Excel es realizar operaciones
matemáticas complejas de manera sencilla y al alcance de todos. El gran
abanico de funciones hace posible que se apliquen en el ámbito
empresarial, ya que las funciones financieras, estadísticas o de bases
de datos son los cimientos de todas las operaciones que realiza los
diferentes departamentos del negocio.
Algunas funciones utilizadas en Excel:
SUMA
Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el
nombre de cada celda y añadir el símbolo + en medio.
La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la
expresión =SUMA(A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de
celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.
Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de
celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo
sería =SUMA(5;B1:B5) para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle
5.
Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar
(+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo
correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y
A10 y multiplica el resultado por 10.
SI
Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde
con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.
El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el
valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función
veremos “No”.
La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo,
nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en
números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y
menor que.
BUSCAR
La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y
encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.
Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado;
vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es
lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de
referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que
buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está
lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor
buscado.
Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas
comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el
intervalo B2 a B10.
BUSCARV
Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la
función BUSCARV.
La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el
que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo
que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia
aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).
Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)
D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una
celda. B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el valor que
buscamos. 3 es el número de la columna donde se encuentra el valor que
queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor
concreto.
COINCIDIR
Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y
obtendremos la posición de ese elemento en el rango que hemos indicado.
Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10.
Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.
Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o
igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que
el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el
valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición
del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor
en sí que muestra dicha celda.
ELEGIR
Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254
posibles.
En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del
rango A2 a A5. Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de
indicar un intervalo.
FECHA
Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes.
En concreto, año, mes y día, por ese orden.
Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de
la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable
mostrar los años con cuatro cifras.
El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos
configurado. Podemos cambiarlo desde Formato > Formato de celdas >
Número > Fecha.
DIAS
La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre
dos fechas distintas.
Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el
resultado en forma de valor numérico.
Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos
maneras son posibles. En este caso, el resultado será 2342 días.
ENCONTRAR y ENCONTRARB
Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una
segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera
cadena de texto.
Ambas funciones se utilizan con la
estructura =ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto;
[núm_inicial]).
En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos
entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se
 encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un número
inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto.
Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos
complejos combinados y necesitas extraer una parte.
INDICE
Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de
celdas desde una tabla o rango.
Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz
donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el
número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el
número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este
último valor.
Ejemplo: =INDICE(A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las
columnas A y B desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos
el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos columnas, incluimos
otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.
1.7 Las partes de un gráfico
Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área
del gráfico, las series de datos, ejes, leyendas,  rótulos del eje, entre otros.
El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que
necesitas conocer:
 Ilustración 2: Partes de un gráfico

Autor: Excel Total

 Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco
del gráfico y que incluye todas sus partes.

 Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la

parte superior.

 Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto,

línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir
que su valor viene de una celda.

 Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados

en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico
puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos
circulares que solamente pueden tener una serie de datos.

 Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es

conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es
 conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías
del gráfico.

 Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las
series de datos.

 Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de

los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.

 Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje

correspondiente.

 Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las

series de datos.