Universidad Tecnológica Nacional – FRH
Organización Industrial Prof. Ing. Bencardino
ORGANIGRAMA
El organigrama es una herramienta que se utiliza para representar
gráficamente la estructura de las organizaciones. Cuando decimos
organización no solo hablamos en una empresa unipersonal o jurídica,
también puede ser cualquier organismo público o privado (un Hospital, una
ONG, un Ministerio, etc.). Antes de desarrollar el tema definamos algunos
conceptos útiles para su mejor comprensión.
Una Organización es un conjunto de personas que desarrollan actividades,
que insumen recursos, en forma conjunta y coordinada para lograr un objetivo
común. Para organizar las actividades es necesario dividir las tareas.
La estructura de una organización es el resultado de los vínculos/relaciones
que se establecen dentro de la misma, es consecuencia de las interacciones de
las personas que la conforman.
La estructura organizacional, es la manera en que las actividades de una
organización se dividen, organizan y coordinan entre si. Las estructuras
organizacionales pueden clasificarse en:
Formales: Es aquella estructura explicita y oficialmente reconocida por la
organización y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
Informales: Es la estructura conformada por las relaciones interpersonales de
los integrantes de la organización.
En el caso de pequeña organización formalizar una estructura no es necesaria
por que todos los integrantes tienen contacto directo entre ellos. A medida que
la organización toma mayor envergadura es necesario establecer una
estructura formal. Se debe diseñar e implementar de manera consensuada.
En el caso de una organización de gran envergadura es necesario establecer
todos los elementos (manuales de procedimientos y funciones, organigramas,
cursogramas, diagramas de flujo, etc.) para formalizar su estructura. Para
diseñar la estructura organizacional hay que desarrollar los siguientes pasos:
1- Definir y formalizar los objetivos: Consiste en determinar con claridad los
objetivos que persigue la organización y las actividades necesarias para
lograrlos.
2- Establecer funciones: Este paso buscar detallar los recursos y tareas para
desarrollar las actividades del paso anterior.
3- Departamentalizar: Agrupar las tareas de acuerdo algún criterios
establecido.
4- Asignar las funciones: Asignar recursos humanos a los puestos
establecidos en el punto anterior con el fin de llevar a cabo las tareas definidas.
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Con lo desarrollado podemos enunciar una definicion:
“Un organigrama es la representación gráfica parcial de la estructura de
una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales
y hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas , funcionales y de
competencia en la organización”
Es una representación parcial por que no se puede graficar toda la información
de la organización. Dependiendo del tipo de organigrama que se utilice, el nivel
de detalle de la representación brindara aspectos diferentes de dicha
estructura. Para agrupar las tareas la organización divide sus tareas.
División del trabajo
Es la separación de una actividad compleja en componentes, con el objetivo de
que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades. La
división de trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y
completarse con relativa rapidez. Además permite a los integrantes ser
asignados a puestos que concuerden con sus talentos, competencias e interés.
Departamentalizar
Es la agrupación de tareas/actividades de trabajo similares o conectadas
lógicamente de acuerdo a un criterio determinado establecido por la
organización. Criterios de departamentalización:
Funcional: Reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o
actividades relacionadas entre si. Apunta a la función del sector por ej.
Producción, Comercialización, Recursos Humanos, Marketing, Control de
calidad, etc.
Por producto/servicio: Se agrupan tareas/actividades que hacen referencia a
productos o servicios similares entre si. Cada división se asemeja a un negocio
separado pero su administrador no puede tomar decisiones de manera
autónoma. Por ej. Una empresa de moda puede departamentalizarse en
Departamento de carteras, Departamento de zapatos, Departamento de bijou,
etc.
Por área geográfica: Se puede dividir de acuerdo a la cobertura de la
organización, en las áreas que trabaja. Por ej. Departamento de Bs .As.,
Centro, Noa, Nea, Sur.
Por volumen: Se divide por el volumen de ventas de la organización. Ej.
Departamento mayorista, Departamento consumidor final.
Por cliente: Se divide en función del uso que le el consumidor al producto. Ej.
Departamento de productos industriales, de consumo masivo, etc.
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El criterio que se utilice en un determinado sector debe ser único, no pueden
utilizarse más de uno por que podemos caer en errores como superposición de
funciones.
Simbología
Para la representación de la estructura de la organización se utiliza la siguiente
simbología.
Entegrama: Es la representación grafica de cada unidad orgánica de la
estructura, se utilizan rectángulo y su correspondiente inscripción. Se
recomienda el uso de rectángulos de la misma medida.
Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: Son líneas continuas que
relacionan jerárquicamente entegramas. Se representan con líneas llenas de
dirección vertical.
Líneas de dependencia funcional: Son líneas continuas que relacionan
funcionalmente los entegramas. Son unidades orgánicas de un mismo nivel
jerárquico. Son líneas llenas y dirección horizontal.
Líneas de Staff o asesoramiento: En el caso de que un entegrama reciba el
asesoramiento o la asistencia de especialistas externos se representa la
relación funcional con una línea punteada.
Tipos de Organigramas
El tipo de organigrama seleccionado por el responsable de diseñar las
estructura, esta directamente relacionado con el nivel de información a
suministrar y a los destintarios dentro y/o fuera de la organización.
1- POR SU NATURALEZA:
Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma global o representar alguna de las áreas que la
conforman (gerencia, división, departamento, sección, etc.)
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Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término
mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
2- POR SU FINALIDAD:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan
con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y
unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja
de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un
presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobación. Por ej. El organigrama de una Sociedad Anónima se
considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio.
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
POR SU ÁMBITO:
Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.
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Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización. Suministran una información detallada; incluso se complementan
con informaciones anexas.
POR SU CONTENIDO:
Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Los organigramas generales e integrales son equivalentes.
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Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas cada
entegrama, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de
organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.
De
puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
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POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular o mayor jerarquía, en la parte superior, y desagregan los diferentes
niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular o de mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades
se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
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Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la
base.
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
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Circulares: La unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de
una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el
último círculo, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de
igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas
están indicadas por las líneas que unen las figuras.
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