Facultad Ciencias Sociales
Vivian Clavel Díaz
Máster Universitario en Dirección y Organización de
Proyectos
Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance.
Cierre de Adquisiciones ––
Unidad 4
Unidad 4
Cierre de adquisiciones
Revisión Aprobación
Nombre y apellidos
Cargo
Contexto 3
Introducción general al Máster 3
Contexto de la Dirección de Proyectos 3
Introducción general a la Asignatura 7
Introducción general a la Unidad 4 - Cierre de Adquisiciones 10
¿Cuándo debemos empezar a preparar el cierre de las adquisiciones? 11
Los Tipos de Adquisiciones 12
Cierre de Adquisiciones 14
El proceso de cierre del contrato 15
La gestión de una UTE o Joint Venture específica del proyecto 18
La estrategia de salida. 20
Extinción y liquidación de la UTE 20
Conceptos clave de la Unidad Didáctica 22
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [2] 2022
Contexto
Introducción general al Máster
Contexto de la Dirección de Proyectos
Es una realidad que hay una tendencia cada vez mayor hacia la práctica en la Dirección de Proyectos
a nivel mundial, no solo en áreas donde históricamente se han desarrollado proyectos si no que las
organizaciones adoptan de forma global esta práctica dentro de sus procesos corporativos en todos
los ámbitos lo que implica que se incorporen nuevas áreas de la organización que eran ajenas a este
tipo de gestión.
En junio de 2022 hay más de 2.000 demandas bajo el epígrafe
Director de Proyectos en España. La misma búsqueda a nivel
mundial arroja resultados muy próximos a los 200.000. (Fuente
LinkedIn).
En el ámbito profesional, el informe de PMI “Job Growth and Talent Gap in Project Management
2017” indica que la demanda de empleos en dirección de proyectos seguirá creciendo hasta 2027 a
nivel mundial, como resumen se espera un crecimiento de un 33% de forma general. Se puede
observar en la imagen adjunta:
Ilustración 1 - Evolución demanda Directores de Proyecto entre 2017 y 2027, según El informe de PMI “Job Growth and
Talent Gap in Project Management 2017” 1
1
Anderson Economic Group (AEG) y PMI analizaron oportunidades de empleo orientadas a proyectos en 11
países de los cinco continentes que representan potencias económicas desarrolladas y/o en crecimiento.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [3] 2022
Esto implica que será necesario cubrir aproximadamente 2,2
millones de profesionales en dirección de proyectos cada año
hasta 2027.
La globalización, la internacionalización de proyectos, la incorporación de filosofía “agile”, la
deslocalización de los equipos de trabajo y la propia pandemia COVID 19 ha supuesto la aparición de
nuevos retos dentro de esta práctica que obligan a la definición de nuevas pautas de trabajo que
deben ser adoptadas y definidas tanto por las áreas históricas como por áreas nuevas donde no
existe ni cultura ni experiencia en Dirección de Proyectos.
Dentro de este contexto, la “Dirección y Organización de Proyectos” ha sido reconocida como un
estándar que permite contar con una metodología y vocabulario común entre los participantes
de un proyecto, independientemente de su cultura, su idioma o ubicación geográfica, lo que facilita la
consecución de los objetivos empresariales minimizando los riesgos que esta situación implica.
Además, esta práctica facilita el establecimiento de los roles, procesos, técnicas y herramientas para
alcanzar el objetivo que persiguen los proyectos.
Decimos “una metodología”, no “la metodología”. Y es así, porque hay diversas metodologías de
Dirección de Proyectos. Algunas incluso tienen un carácter “geográfico” desde el punto de vista que
son mayoritarias en su origen y utilización a zonas concretas del mundo. Por otra parte, hay quien
huye del término metodología para hablar de “conjunto de buenas prácticas”. A nuestros efectos,
da igual. Es una forma de hacer. De hecho, hay incluso “grupos de forma de hacer” relacionados con
los ciclos de vida de los proyectos. Todo esto se trabajará de forma detallada a lo largo de este
Master.
En este contexto, el “Máster Universitario en Dirección y Organización de Proyectos” proporcionará al
alumno/a una serie de herramientas que le permitirán dirigir un proyecto con éxito independiente del
ámbito en el que se desarrolle. Busca además unificar la práctica de Dirección de Proyectos con
la necesidad de desempeñarlo en un entorno cada vez más global, y que permita adaptarlo a las
necesidades de la estrategia corporativa, alcanzando sus metas y objetivos. La Dirección de
Proyectos está relacionada con la estrategia corporativa, en tanto en cuanto, es el mecanismo que
permitirá hacer realidad esta estrategia colaborando en la orientación de los esfuerzos hacia un fin
único y común.
La industria española es sensible a esta necesidad global. El grado de satisfacción con la dirección de
proyectos en las empresas españolas es notable, así como los factores de éxito que aplican al
cumplimiento de objetivos empresariales trabajando bajo el paradigma de dirección de proyectos,
según el informe del PMI “Project Management en España de 2021”.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [4] 2022
Ilustración 2 – Grado de satisfacción con
la dirección de proyectos , Fuente “Project
Management en España de 2021".
Ilustración 3 – Factores de éxito en la
consecución de objetivos empresariales
relacionados con proyectos, Fuente
“Project Management en España de 2021".
Dentro de esta nueva realidad organizativa, se puede pensar en los proyectos como esos ladrillos que
permiten ir construyendo paso a paso los planes estratégicos por lo que este enfoque justifica la
complementariedad, armonía y retroalimentación entre los proyectos y la organización empresarial y
su estrategia.
Después de lo expuesto, parece lógico pensar que la dirección de proyectos debería ser considerada
como una profesión. Durante varios años, la idea de “profesionalizar” esta actividad ha estado
presente en los que trabajan en esta disciplina, sin embargo salvo en la cultura norte americana que
está bastante extendido en el resto del mundo apenas se ha avanzado en ese sentido pues se ‘llega
a la dirección de proyectos en un % muy alto de las veces desde la parte técnica” lo que ha
complicado históricamente esa “profesionalización” tan necesaria.
La consideración del director de proyecto en una línea profesional individualizada como se realiza
con los ingenieros, los contadores, los notarios, los abogados, etc, parece una ambición coherente
con la importancia de su actividad en un mundo en el que nos hemos dado cuenta ya hace tiempo de
que todo lo nuevo que emprendemos con un coste y plazo limitados, es un proyecto, y debe ser
gestionado por un profesional de ese ámbito.
También es cierto que con el reconocimiento profesional (una posible “colegiación”) también llega la
responsabilidad y la puesta sobre la mesa de las capacidades y competencias necesarias de un
Project Manager (PM, a partir de ahora), que no son pocas como veremos a lo largo del presente
Máster. En todo caso, nos conformaremos, por ahora, con la existencia de distintas certificaciones
internacionales que reconocen esta labor y que favorecen la inclusión laboral de aquellos alumnos/as
que con menos experiencia pueden acceder a puestos de responsabilidad a través de estas
certificaciones que se ofrecen como formación adicional dentro de este máster.
Saber manejar las fases y el ciclo de vida de un proyecto es importante para el PM, pero no hay que
olvidar que los proyectos están formados por personas y todo PM que se precie debe contar con
habilidades específicas que permitan una gestión adecuada de las personas que conforman su
equipo de trabajo, negociar las distintas situaciones que se le van a presentar a lo largo del proyecto
con los demás stakeholders de éste y resolver los problemas que, con toda seguridad, van a dar la
cara durante dicho periodo.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [5] 2022
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [6] 2022
Introducción general a la Asignatura
La asignatura de Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance. Cierre de Adquisiciones se
encuentra enmarcada dentro de la materia de Ciclo de Vida de Dirección del Proyecto. Es la última de
las asignaturas encuadradas dentro que esta materia que te permitirá como futuro PM – Project
Manager abordar uno de los procesos que si bien es sencillo de definir es uno de los más complejos
de ejecutar más debido a las implicaciones legales y organizativas que supone el cierre del proyecto.
Para alcanzar los objetivos planteados para esta asignatura dentro del máster se trabajarán 8, ocho
unidades didácticas cuyo contenido se resume a continuación:
Unidad 1 –El cierre de proyecto, enfoque y proceso de aceptación.
Analizar el proceso del cierre de proyecto, a través de sus objetivos, determinando su importancia
dentro del proceso de gestión de proyectos. Entender los diferentes tipos de cierre que pueden
afectar a un proyecto y distinguir los aspectos relevantes a tener en cuenta dentro de dicho
proceso
Determinar un enfoque estratégico concreto y claro en las fases iniciales del proyecto (Iniciación y
Planificación del Proyecto), así como entender la relevancia del proceso de aceptación y las
diversas maneras en las que se puede ejecutar. También se examinarán, los distintos aspectos a
tener en cuenta y que deben ser trabajados de forma específica por el PM – Project Manager.
Unidad 2 – El cierre de fase, alcance, plazos y calidad.
En esta Unidad se tratará en primera instancia el concepto de cierre de fase y la importancia de
identificar de forma correcta, desde el proceso de planificación, las fases del proyecto
orientándolas a la posibilidad de cierres parciales.
A continuación, se profundizará en el subproceso de cierre de los entregables que conforman el
cierre del alcance. La definición de estos entregables constituirá el punto de partida del proceso
de cierre. Siempre desde la perspectiva de la ejecución del proceso y no desde el punto de vista
de la definición que comienza mucho antes.
El concepto de cierre de plazos será el siguiente punto para trabajar dentro de esta unidad para
terminar con los procesos de calidad. Distinguiendo en todo momento dos perspectivas: la calidad
del producto, cuya responsabilidad recae dentro del proyecto y la calidad del proceso que es
responsabilidad de la organización.
Unidad 3 – Interesados y el cierre de proyecto
La gestión de interesados debe cuidarse y realizarse a lo largo de todo el proyecto, y con especial
atención durante el proceso de cierre.
Se tomará como referencia el concepto de Interesado con un rol formal – informal, así como el de
Interesado interno - externo al proyecto. La gestión del PM – Project Manager varía en función de
esta clasificación y las limitaciones a las que se enfrenta son muy heterogéneas y marca la
gestión que se puede realizar.
A lo largo de esta Unidad se exponen una serie de recomendaciones a tener en cuenta al
gestionar el proceso de cierre, con el objetivo de que el futuro PM – Project Manager para analice
el proyecto y busque la mejor opción que se adapte al contexto del proyecto y de la organización.
Unidad 4 – Cierre de Adquisiciones
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [7] 2022
La gran mayoría de los proyectos contemplan algún tipo de adquisición, bien sea de recursos
materiales, a través de compra directa o de otros mecanismos (renting, leasing, suscripción) o de
recursos humanos en diversas modalidades (subcontratación, externalización/outsourcing). Es de
suma importancia que el PM-Proyect Manager distinga claramente entender los conceptos para
enfocar correctamente el proceso de cierre.
Un paso central dentro del proceso de adquisiciones es la gestión o administración de la
licitación. En este punto es fundamental que el PM-Project Manager entienda cómo funciona este
proceso lo que le permitirá determina como aproximar el proceso de cierre e identificar los
aspectos donde debe poner especial atención para determinar los parámetros que faciliten el
cierre.
Por último, se expone de forma básica el proceso administrativo de cierre de contratos, teniendo
en cuenta que una adquisición es la formalización de un acuerdo entre las partes, este proceso
tiene en cuenta la aplicación de todos los procedimientos y consideraciones desarrolladas a lo
largo de toda la unidad. Siempre desde la perspectiva del cliente y no del proveedor.
Unidad 5 – Cierre Económico – Financiero
El cierre económico - financiero de un proyecto constituye la conclusión de un trabajo realizado
correctamente. Lo complicado que pueda llegar a ser este proceso dependerá en gran medida
del trabajo que se haya hecho a este respecto durante las etapas de planificación y seguimiento
del proyecto.
Para abordar adecuadamente este proceso es necesario comprender una serie de conceptos que
se han tratado en el primer capítulo, el nivel de responsabilidad del PM - Project Manager y que
se entiende por cierre financiero y finalmente por cierre económico que muchas veces se usan
como sinónimos, pero se verá que son dos conceptos diferentes.
El PM-Project Manager debe tener en cuenta la gestión de la garantía y del proceso de
facturación, es decir, asegurar los cobros y aceptar los pagos a los proveedores. Al igual que con
otros aspectos del cierre el PM-Project Manager debe considerar el impacto de esta gestión en
los flujos de caja del proyecto y el Business Case de este. Estos puntos serán tratados con
suficiente detalle en los capítulos 2 y 3.
Unidad 6 – Lecciones Aprendidas y Cierre Administrativo
El enfoque de lecciones aprendidas, basado en la adquisición y transferencia de experiencias e
ideas de mejora, es uno de los elementos de una gestión eficiente de proyectos.
Su principal objetivo es generar una base de conocimiento con la finalidad de evitar se cometan
los mismos errores, lo cual facilita el proceso de mejora continua dentro de la organización en
general y del proyecto en particular.
Primeramente, hay que entender la importancia de este proceso, las razones por las cuales se
descuida y analizar buenas prácticas a la hora de enfocar el proceso dentro del proyecto, de tal
forma que se pueda facilitar su implantación como parte de la Gestión de Proyectos dentro de la
organización.
El cierre administrativo del proyecto es el subproceso que se ejecuta en el momento que se está
finalizando el proyecto. En muchos casos se relaciona con el proceso de cierre de proyectos o
con el cierre de contratos. Esto es una aproximación errónea ya que el cierre administrativo es
una actividad más dentro del proceso de cierre relacionada, como su nombre indica con temas
administrativos.
El PM-Project Manager deberá ser consciente de no hay un procedimiento de cierre
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [8] 2022
administrativo único pues depende de los propios procesos y procedimientos de la organización
en la que ejecuta el proyecto. No obstante, hay una serie de consideraciones que se deben tener
en cuenta en el momento de planificar esta actividad, por ejemplo, conocer los procedimientos de
gestión o de calidad interna de la organización.
Unidad 7 – Agile
A simple vista puede parecerle al PM-Project Manager que la gestión ágil de proyectos está
mucho más interesada en la ejecución que en cerrar un proyecto. Desde este enfoque, las
metodologías ágiles difieren poco de los procesos de gestión de proyectos tradicionales y
establecidos en la forma en que finalmente cierran un proyecto.
Sin embargo, Agile en sí no es una metodología formal de gestión de proyectos. Es un enfoque
para la entrega de proyectos. El objetivo de esta unidad es profundizar en los aspectos de este
enfoque que están embebidos dentro del proceso de Cierre de Proyectos y que permiten alinearlo
con algunos de los principios del manifiesto Agile.2
“Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software
con valor”
“El software func (AgileM)ionando es la medida principal de progreso”
Unidad 8 – Buenas prácticas cerrando un proyecto
En la última Unidad de la asignatura se le proponen al PM – Project Manager un conjunto de
mejores prácticas que puede aplicar en sus proyectos en relación con el Proceso de Cierre.
Lo primero es la introducción de la importancia del proceso de cierre dentro de la dirección de
proyectos, ya que para realizar de forma adecuada el cierre y poner del debido foco es relevante
que el PM-Project Manager entienda la importancia que tiene.
Se exponen buenas prácticas desde diferentes perspectivas, planificación, gestión documental,
lecciones aprendidas, etc. Esto proporcionará herramientas que mitiguen el impacto negativo que
una mala gestión del proceso pueda tener.
En este aspecto el grado de madurez digital de la organización es lo que determinará lo sencillo o
complicado que puede ser el cierre administrativo para el PM-Project Manager, por esta razón,
también se exponen buenas prácticas en función de las características de una empresa que
ayudarán al futuro PM-Project Manager a entender la mejor forma de acometer este proceso
2
Principios del Manifiesto Ágil https://agilemanifesto.org/iso/es/principles.html
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [9] 2022
Introducción general a la Unidad 4 - Cierre de Adquisiciones
Esta unidad tiene como objetivo afianzar los conocimientos adquiridos en asignaturas anteriores, en
particular la de Planificación II poniéndolos bajo la perspectiva del proceso de Cierre de Proyectos-
El proceso de cierre de contratos o adquisiciones comienza desde el momento de la licitación, que es
cuando el PM- Project – Manager debe identificar los recursos necesarios para ejecutar el proyecto
estimarlos e incorporarlos en la oferta. Por esta razón, se revisarán los diferentes tipos de
adquisiciones y las implicaciones que cada una tendrá dentro del proceso de cierre de proyecto o
fase.
Asimismo, se detallarán los pasos a seguir para realizar el cierre de adquisiciones y su relación con
otros subprocesos del cierre como pueden ser la aceptación de los entregables, el cierre
administrativo y las lecciones aprendidas.
Por último, se analizarán algunos conceptos relacionados con las Uniones Temporales de Empresas
(UTE) ya que siendo estos vehículos muy utilizados en licitaciones públicas y en ámbitos
internacionales es importante que el PM- Project Manager cuente con algunas herramientas que le
permitan identificar los aspectos más críticos que debe gestionar desde la óptica del cierre de
proyectos, que en este caso requerirá de la extinción de la UTE.
Como se ha advertido en unidades anteriores, es recomendable realizar las actividades y las
reflexiones en el punto que aparecen ayudará a asimilar los conceptos que se están trabajando.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [10] 2022
¿Cuándo debemos empezar a preparar el cierre de las
adquisiciones?
Con el fin de analizar la importancia y las mejores prácticas para el cierre de adquisiciones vamos a
recapitular algunos conceptos que seguramente habéis trabajado en la asignatura de Planificación II.
Muchos de los proyectos involucran de alguna forma una adquisición o contratación. Estas pueden
contemplar desde materiales, equipos y suministros hasta soluciones, mano de obra y servicios. Las
organizaciones normalmente cuentan con un área especializada de Compras y/o Alianzas que son las
encargadas de evaluar a los proveedores de materiales o servicios.
Desde el punto de vista de la Dirección de Proyectos, el trabajo con adquisiciones comienza cuando
recibimos la petición del cliente para realizar el proyecto. Es frecuente que esta petición se materialice
en forma de licitación y por tanto que como PM- Project Manager participéis en procesos de licitación
para preparar ofertas que de ser exitosas derivarán en proyectos.
Aunque no es el objeto de esté capítulo analizar los diferentes tipos de licitaciones, ya que esos
conceptos se han trabajado en asignaturas anteriores. Es importante resaltar que es el momento de
la licitación cuando se definen las pautas que determinarán los proveedores que participarán en el
proyecto y las condiciones básicas de los contratos a firmar en caso de ser adjudicatarios del
proyecto, a gestionar durante la ejecución del mismo y a finalizar o cerrar al momento del cierre de
proyecto o fase.
El PM-Project Manager deberá trabajar estrechamente
con las áreas organizativas de compras y alianzas en la
fase de licitación para determinar a los proveedores más
adecuados.
Analicemos este aspecto con más detalle. Cuando
el PM- Porject Manager es invitado a participar en
una licitación, lo primero que revisa es el alcance
del proyecto. En ese momento determina que
recursos requiere para realizarlo y debe plantear si
requerirá de proveedores externos, para qué y
con cuál será el modelo de contratación o
relación a utilizar. Esto determinará el momento y
las condiciones para realizar el cierre de los
contratos o acuerdos establecidos con los
proveedores.
Por tanto el PM-Project Manager deberá entender
muy bien los diferentes tipos de adquisiciones y las
Ilustración 4 - Acuerdo, (Fuente, pxphere)
ventajas o inconvenientes que supone cada uno en
el éxito del proyecto.
El PM – Project Manager debe participar activamente durante
la licitación liderando su ejecución y pensando en todo
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [11] 2022
momento en el proceso de cierre del acuerdo entre las partes
puesto que un porcentaje importante del proceso de cierre se
debe definir durante esta fase.
EJERCICIO 1: Tomando como referencia
un proyecto con el que estés
familiarizado determina de forma básica
su alcance y contexto de ejecución.
Debes determinar 3 adquisiciones que se
puedan realizar en el proyecto.
Ilustración 5 - Pensando, Fuente pxphere
Los Tipos de Adquisiciones
Como ya habrás estudiado en la asignatura de Planificación II, las adquisiciones dentro de un
proyecto son muy diferentes si se clasifican desde la perspectiva que es lo que se adquiere. En
este caso nos encontramos con tres posibilidades la primera de ellas es la contratación de un
servicio la segunda de ellas a la o la compra de un material o mercancía y la tercera la contratación
- adquisición de mano de obra.
Desde una perspectiva operativa cada uno de los procesos cuenta con diferencias importantes que
determinarán las condiciones a reflejar en el contrato que formalice el acuerdo entre las partes. En el
primer caso se contrata un servicio, es un proyecto en sí mismo donde el proyecto – empresa asume
el rol de cliente, por tanto, hay que definir el alcance, los entregables, las condiciones de aceptación,
esto es, el enfoque es el mismo que el de nuestro proyecto, pero desde una perspectiva diferente.
Es importante resaltar que en la era de la trasformación digital muchas de las adquisiciones se
pueden realizar en modo servicio, un ejemplo claro son los servicios de infraestructura
tecnológica en la nube donde se contrata una suscripción en función de los requerimientos de los
aplicativos del proyecto. En este tipo de suscripciones es habituales en el departamento de Compras
y Alianzas de nuestra organización tengan acuerdos marco con determinados proveedores para
obtener precios más competitivos y el PM - Project Manager únicamente tenga que facilitar el
dimensionamiento especifico del proyecto. Y deberá asegurarse que las condiciones aplicarán al
cliente final en el momento de realizar la transferencia del proyecto al cliente siendo el cierre en este
caso una simple transferencia de la suscripción.
En el caso de la compra de un material hay que tener en cuenta las condiciones de entrega, los
plazos que suelen ser críticos puesto que de su recepción dependerán con toda seguridad otras
actividades del proyecto y por supuesto la calidad del material, hay que detallar las especificaciones
técnicas.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [12] 2022
En este caso la ejecución del cierre de los contratos deberá planificarse para el momento en el que se
haya recibido la totalidad de los materiales por parte de cada suministrado y condicionarlo a la
certificación de la calidad de estos.
En el tercer caso si se trata de la subcontratación de personal que va a realizar su trabajo bajo el
paraguas de la organización, lo primero que hay que hacer es asegurarse de las condiciones de
nuestro cliente ha establecido para la subcontratación de personal. En este caso la importancia y
donde se debe poner el foco es en los plazos de comunicación de la rescisión del contrato.
Como norma las organizaciones cuentan con procesos específicos a este respecto, esto es, el
acuerdo está predefinido, será responsabilidad del PM – Project Manager conocer el tipo de acuerdo,
conocer las cláusulas que aplican por su fuera menester modificarlas por necesidades del proyecto.
Normalmente las áreas de compras y alianzas de la
organización cuentan con proveedores homologados para
satisfacer un amplio espectro de las necesidades de los
proyectos. Si el tipo de proyecto que estamos licitando requiere
de algunas capacidades innovadoras o el cliente impone unos
requerimientos que no están cubiertos por los proveedores
homologados.
Ilustración 6, Proceso de Calidad,
(Fuente, PixaBay)
Es responsabilidad del PM – Project Manager trabajar con el
área de compras para homologar al proveedor adecuado y
asegurarse de que este proceso no tiene impacto en la
licitación o la ejecución del proyecto
Desde la óptica de la gestión del proyecto para cada una de estas adquisiciones se deberá contar con
un proceso de cierre que dependerá de los procedimientos de la organización donde se ejecute el
proyecto, sin embargo, cada una de ellas tendrá una serie de características propias que deberán ser
tenidas en cuenta a la hora de acometer el proceso de cierre.
En la mayoría de los casos la intervención de otros departamentos de la organización es fundamental,
lo que implica que estos departamentos se convierten en interesados del proyecto, por ejemplo el
departamento legal, el departamento de compras, el propio departamento de RRHH – Recursos
Humanos.
El PM – Project Manager debe conocer y dominar los procesos de la organización en referencia a las
adquisiciones. Ya que tendrá que utilizarlos durante la dirección del proyecto.
Aún cuando habitualmente las adquisiciones se definen en el
momento de la licitación, éstas pueden producirse en cualquier
momento durante el proyecto.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [13] 2022
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [14] 2022
Cierre de Adquisiciones
Lo más importante a resaltar en este capítulo es que el PM - Project Manager debe definir la
estrategia para cierre de las Adquisiciones debe quedar bien reflejado en el Plan de Proyecto
particularmente en el Plan de Gestión de las Adquisiciones en cuya elaboración has profundizado en
la asignatura de Planificación II.
En relación con el cierre de adquisiciones el Plan debe dar respuesta a las siguientes cuestiones:
¿Qué se produce dentro del proyecto y qué se comprará afuera? De cara a al proceso de
cierre los entregables que se produzcan dentro del proyecto estarán dentro del ámbito del cierre del
alcance y lo que se haya adquirido fuera deberá haberse formalizado mediante contratos que se
deben cerrar como parte de las adquisiciones
¿Qué tipos de contratos se utilizarán? Como ya hemos mencionado anteriormente las
adquisiciones pueden ser de varios tipos y para cada tipo existirán procesos dentro de las
organizaciones que determinarán el cierre de éstas. Y, en caso de no existir procedimientos el PM-
Project Manager deberá definirlos.
¿Cómo serán los criterios de evaluación de proveedores? ¿Cuáles son las métricas para
evaluar a los proveedores? Establecer criterios de avaluación para los proveedores es un
aspecto fundamental dentro de los procesos de mejora continua no solo del proyecto sino de toda
la organización. Por tanto, el PM- Project - Manager deberá trabajar en colaboración con las áreas
de compras y alianzas para adaptar los criterios más generales al contexto específico del proyecto
y determinar la forma de incorporar las lecciones aprendidas con cada uno de los proveedores a
los activos de la organización.
¿Cómo será la gestión y seguimiento de los proveedores? La complejidad para la realización
del cierre de las adquisiciones dependerá en gran medida de la información que el PM- Project
Manager vaya adquiriendo durante la ejecución del contrato, particularmente si en el control de
cambios se han recogido eventos que afecten las condiciones de los contratos con los
proveedores.
¿Qué restricciones y supuestos impactarán las adquisiciones? En el cierre de cada uno de
los contratos el PM – Project Manager debe tener claro si durante la ejecución del proyecto se han
cumplido con estos supuestos y en caso de que no haya sido así cuál es el impacto económico de
las mismas. Por ejemplo, si el periodo de garantía de una adquisición está sujeto a un evento
diferente al comienzo de la garantía del proyecto de cara al cliente final y el proyecto se retrasa, el
PM- Project Manager debe determinar el impacto en costes que tendrá el alinear los plazos de las
garantías.
¿Cuál es el cronograma de cada entregable del contrato? Conocer que adquisiciones están
relacionadas con que entregables y en qué momento se debe producir el cierre de esos contratos
es fundamental para evitar problemas graves en el momento del cierre final. Recodemos que el
cierre de una fase también debe contemplar los contratos asociados con cada entrega.
¿Qué garantías existen si no se cumple el contrato? En el momento de cerrar la adquisición el
PM – Project Manager deberá verificar con el proveedor si se cumplen las condiciones para entrar
en garantía y revisar detalladamente los procedimientos para asegurarse de que están alineados
con la garantía que debe tener el producto final. Si no ha cumplido con ellas se deberán aplicar las
penalizaciones establecidas.
¿Cuáles son los roles y responsabilidades de los interesados en las adquisiciones? Como ya
hemos visto en unidades anteriores en el cierre de proyectos la gestión de los interesados es
sumamente importante. Las adquisiciones no son una excepción, los proveedores de cada
contrato no solamente deben ser incluidos como interesados del proyecto, sino que se debe
establecer un plan de comunicaciones específico y el PM – Project Manager debe asegurarse de
que la fase de cierre del contrato es parte de dicho plan.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [15] 2022
¿Cómo será el proceso de cierre de las contrataciones?
En el siguiente apartado profundizaremos sobre los diferentes aspectos a tener en cuenta a este
respecto.
El proceso de cierre del contrato
La perspectiva a tener en cuenta es que al igual que tenemos un contrato con el cliente final para la
ejecución del proyecto, para cada adquisición hay un contrato por medio. Esto significa que el
proceso de cierre de la adquisición debe plantearse en la misma forma que el cierre del proyecto o
fase y debe tenerse en cuenta:
Aceptación de entregables.
Cierre del alcance.
Cierre administrativo del contrato – adquisición.
Aceptación de los entregables
La compra de una adquisición puede considerarse como una fase dentro del proyecto o como un
subproyecto dentro del proyecto.
Como proyecto lo normal es que cuente con sus
propias etapas - fases lo que significa entregas
parciales y por tanto aceptación formal de dichas
entregas parciales.
Todas esas entregas se consideran parte del alcance
del proyecto por tanto cada una de estas entregas son
parte de camino que debe recorrerse para la entrega
final que requerirá una aceptación formal por parte de
los responsables del proyecto como se haya definido
en el contrato. Se debe formalizar a través de
reuniones que deberán adquirir un cariz formal y cuyo
resultado se reflejará en el acta de la reunión que
servirá como documento aprobatorio. Ilustración 7 - Las fases del proyecto, (Fuente, PixaBay)
Cierre de Alcance
Al igual que en el caso anterior se debe programar una reunión formal en la que se trate de forma
específica el alcance del proyecto que no será otra que la formalización de la entrega final y la
aceptación de ese entregable final, como ay se ha expuesto formalmente.
En el cierre del alcance se deben tener en cuenta los objetivos que se han definido para el proyecto,
repasando durante la reunión que se han cumplido.
Lo sencillo y complicado al mismo tiempo en este caso es que se cuenta con un respaldo formal que
es el contrato que determinará los pasos a seguir y que serán de obligado cumplimiento,
independientemente lo que se marque en el Plan de Proyecto. 3.
3
Se debe tener especial cuidado en el caso que en el Plan de Proyecto no se hayan reflejado las condiciones del contrato, el
contrato es un documento legal.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [16] 2022
Cierre administrativo del contrato – adquisición
Es muy probable que el acuerdo con el proveedor finalice antes de la fecha prevista de cierre del
proyecto, por ello se debe planificar su propio cierre administrativo, independientemente que se
contemple una referencia específica dentro del proceso de cierre general. A todos los efectos se
puede considerar como una fase dentro del proyecto que cuenta con su propio proceso de cierre.
¿En qué consiste? Realmente en este punto todo depende de los procedimientos con lo que cuente la
organización y será responsabilidad del PM – Project Mánager conocer todos los procedimientos
administrativos de la organización para la que trabaja, y deberá aplicarlos.
Debe conocer y entender además los sistemas de información que sirven de soporte a los procesos
administrativos.
El cierre administrativo de un proceso de adquisición
depende de los procedimientos y sistemas de la
organización en la que se ejecuta el proyecto.
A la hora de enfocar el proceso de cierre se deben tener en cuenta una serie de factores, de forma
específica:
El cierre del contrato. Realizar un acto formal con el departamento legal como se considere por
parte de ellos, el PM – Project manager en este caso solicita se ejecute. Es muy importante este
punto puesto que supone el arranque de la garantía del proyecto si se hubiera definido.
Cierre económico – financiero, reflejar en los sistemas la aceptación del proyecto que implicará la
emisión de la última factura.
Lecciones Aprendidas – Se desarrollará un documento donde se reflejen mejoras desde dos
perspectivas, la primera al propio proceso de licitación y funcionamiento posterior, la segunda
desde la perspectiva del proveedor como se ha desarrollado el proceso, la relación y la tercera
desde la perspectiva del resultado del proyecto, esto es el producto resultado de la licitación.
Como se expuso al principio del documento el proceso de licitación puede tener como resultado la
compra de un material, un servicio o la contratación de mano de obra. Cada una de ellas tiene una
serie de consideraciones específicas a tener en cuenta.
En el caso de contratación de mano de obra hay que planificar con antelación la salida del
proyecto que tendrá un plazo determinado en el contrato 4. Es posible que el acuerdo
suponga la entrega de documentación adicional como evaluación del desempeño, informe
con la responsabilidad desempeñada en el proyecto, etc.
En el caso de un material, una vez que se recibe el producto y se constata su calidad hay
que lanzar otros procesos como el almacenaje que lanza a su vez procesos de inventario,
comunicación de la llegada del producto, etc.
En el caso de un servicio se procederá a archivar como corresponda toda la documentación
asociada al proyecto relacionada con el servicio prestado, manuales de usuario, documentación
técnica del producto desarrollado, depende del servicio y del acuerdo.
Archivar la documentación generada en el proyecto como corresponda, habitualmente se almacena
de forma digital, aunque sigue habiendo a este respecto por ejemplo en Banca archivos físicos de
documentación.
4
Como norma el acuerdo para este tipo de contrataciones suele ser global a la organización.
Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [17] 2022
EJERCICIO 2: Ahora que ya tienes una
visión global de lo que supone un
proceso de adquisición desde tu
perspectiva como PM - Project Manager
determina donde consideras que debes
mantenerte alerta.
Ilustración 8 - Pensando, Fuente pxphere
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La gestión de una UTE o Joint Venture específica del
proyecto
La Unión temporal de empresas UTE también denominada “Project Based Joint Venture” (un tipo
especial de alianza) es un método que se usa a
menudo para formar estructuras organizacionales
competitivas en el mercado global.
Se trata de un sistema de colaboración entre
empresas por un determinado tiempo para el
desarrollo o ejecución de una obra, servicio o
suministro.
Ilustración 9 – Joint Venture, (Fuente, PixaBay)
Una UTE permite a los participantes reunir rápidamente los
activos necesarios para el proyecto a corto plazo sin una
inversión sustancial.
Donde más se aprecia el auge de esta forma de colaboración es en la contratación pública ya que
una UTE permite:
Conseguir una mayor especialización
Aunar una mayor capacidad de financiación y ostentar una mejor posición para la obtención de
financiación de terceros
Facilitar la competitividad de las pequeñas y medianas empresas frente a las grandes compañías.
Algunos de estas consideraciones se habrán tratado en asignaturas anteriores y en particular en lo
relativo a la financiación hemos determinado algunos aspectos dentro del Cierre Financiero. Sin
embargo, el proceso general del cierre del proyecto y en particular el cierre de las adquisiciones
adquiere una consideración especial.
Cuando en una licitación se determina que por complejidad o por capacidades el proyecto debe
realizarse mediante la constitución de una UTE. El PM – Project Manager debe asegurarse de que se
han valorado adecuadamente otras alternativas y de que cuenta con un asesoramiento específico
tanto desde el punto de vista jurídico como de seguimiento para la ejecución del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto el PM- Project Manager debe tener en cuenta algunos aspectos que
pueden complicar el rendimiento de la UTE y por tanto el cierre del proyecto:
Falta de confianza mutua entre los participantes de la UTE.
Falta de alineación de los plazos y la disponibilidad de los recursos entre los participantes que
puede impactar significativamente en la calidad del producto a entregar.
Compatibilidad en los valores y la cultura entre los participantes de la UTE.
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Falta de flexibilidad organizativa por parte de alguno de los participantes afectará la flexibilidad de
la UTE.
Para mitigar estos riesgos es conveniente que el PM – Project Manager tenga en cuenta lo siguiente:
Si es necesario acudir a un proyecto en una UTE vería procurarse ir con “partners” con los que
tengamos una relación de confianza establecida. Cuanto mayor es el nivel de confianza entre los
participantes mayor es la probabilidad de éxito de la UTE.
El PM- Project Manager debe buscar el compromiso de la lata dirección de su organización con la
UTE. Durante la ejecución del proyecto se requerirá mucha flexibilidad y rapidez en la toma de
decisiones y las altas instancias de la organización deben tener claro el aporte estratégico de la
UTE.
La mayoría de los riesgos y problemas son predecibles
y pueden evitarse o controlarse con una previsión
razonable. Por lo tanto, el PM – Project Manager que se
enfrente a un proyecto para el cual debe participar en
una UTE debe adoptar un enfoque lógico y sistemático y
tener en cuenta la naturaleza y la organización de la
UTE en sí.
Para tener éxito en una UTE hay que ir más allá de la simple definición de quién hace qué dentro del
alcance del proyecto (aunque ese es un primer paso importante). El PM- Project Manager también
debe determinar cómo se realizará el trabajo y cómo se abordarán los problemas. Algunas
consideraciones prácticas durante la ejecución que facilitarán el éxito del proyecto (y por tanto el
proceso de cierre) son:
Comunicación y Documentación. Para muchos de los proyectos es útil que todos los
participantes utilicen la misma plataforma. Una solución ideal es aquella que permita la
colaboración a la vez que la restricción de acceso a la información sobre la base de “necesidad de
saber” dentro de la jerarquía de cada organización. También se deben definir claramente las
métricas a utilizar y consensuar los informes a elaborar de tal forma que todos los PM – Project
Managers de la UTE tenga una idea clara de lo que sucede en el proyecto.
Control de Calidad. Mantener un alto nivel de calidad en una UTE es complejo, sobre todo si el
proyecto se diseña de tal forma de que cada equipo puede “pasarse la pelota” para resolver los
problemas. También puede cada participante interprete la calidad de diferente forma y cada uno
tenga su propia metodología. Para evitar esto, es recomendable que la organización que tenga el
mejor “track record” en gestión de calidad proponga las mejores prácticas y estás apliquen para
todos los participantes.
Facturación y pagos. Dependiendo de la estructura de la UTE se definirá la forma en la que se
presentan las facturas al cliente final. Este aspecto no solamente debe acordarse entre todos los
participantes de la UTE sino también con el cliente final. Si la facturación al cliente se realiza de
forma centralizada para posteriormente distribuirse entre los participantes, o se dan casos de
facturaciones entre las compañías del consorcio también debe especificarse el procedimiento al
máximo nivel de detalle. Lo más adecuado es contar con un asesor especializado para asegurar
que los mecanismos de facturación cumplen con toda la regulación en materia fiscal y así evitar
sorpresas y costes innecesarios.
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La estrategia de salida.
Este es uno de los aspectos que guardan mayor relación con el
cierre de proyecto.
Los participantes a menudo tardan en considerar sus
estrategias de salida durante la fase de planificación de una
UTE, pero dejarlo hasta que el proyecto esté en ejecución esté
en funcionamiento es arriesgado y podría dejar expuesto al
PM- Project Manager en caso de incumplimiento del acuerdo o
en el caso de que un participante desee salir antes.
Ilustración 10 – Joint Venture, (Fuente,
PixaBay)
Se debe reservar tiempo desde el principio para considerar
todos los escenarios que podrían resultar en el final de la
empresa conjunta. El acuerdo debe establecer los términos y
condiciones de estos escenarios previstos para evitar futuros
conflictos.
Las condiciones de terminación o criterios de salida deben responder a las siguientes preguntas:
¿Cuándo y cómo puede una participante rescindir su participación en la UTE?
¿Se permitirá una rescisión unilateral? ¿Cuá será el plazo de notificación?
En caso de que la salida este determinada por algún tipo de eventos, se deben definir
cuidadosamente los eventos que se pueden contemplar, identificar los riesgos asociados a ellos en el
Plan de Proyecto, así como las acciones para mitigarlos y el impacto estimado en caso de que se
materialice el riesgo. Algunos ejemplos pueden ser, insolvencia de alguno de los participantes,
cambio de control, etc.
Estas consideraciones determinan cómo deben gestionarse la salida desde el punto de vista del
cierre financiero ya que afectan elementos como pólizas de garantías, avales y seguros.
Extinción y liquidación de la UTE
Recordemos que en el contexto de ls Dirección de Proyectos, una UTE es constituida con el único ifn
de realizar una obra, un suministro o un servicio. Por lo tanto, una vez cumplido el objeto para el que
fue creada. La UTE pasará a una fase de liquidación, donde se deberá realizar un balance de
ingresos y gastos.
Tras realizar la operación anteriormente mencionada, y en caso de que exista remanente, éste será
distribuido en proporción a la participación que cada empresa tenga en la UTE compensando los
saldos existentes. Si la UTE estuviera dotada de recurso o medios propios (maquinaria, oficinas,
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mobiliario, etc.) será liquidada del mismo modo anteriormente expuesto. Es decir, se procederá al
reparto de dichos recursos de acuerdo con el porcentaje de participación de cada integrante en la
UTE.
Por último, se procederá a dará de baja de los registros notariales de acuerdo con la legislación
vigente del país donde se haya constituido.
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Conceptos clave de la Unidad Didáctica
En esta Unidad Didáctica se pone foco en el cierre de las adquisiciones del proyecto que no es otra
que la gestión de los contratos con los diferentes proveedores externos que sean necesarios para
ejecutar el proyecto.
Es muy importante que conozcas los tipos de adquisiciones de una perspectiva general que podrás
usar para entender su impacto en el proceso de cierre, como debe enfocarse y donde buscar la
información de relevancia que necesitaras para su planificación.
También deber recordar como es el proceso de cierre de la adquisición teniendo en cuenta, debes
entender cuál es el fin y la forma de acometer cada uno de los siguientes procesos:
Aceptación de los entregables.
Cierre de alcance
Cierre administrativo del contrato – adquisición.
Dentro de la adquisición el proceso de licitación es la clave para ejecutar de forma correcta el proceso
de cierre, y en un entorno cada vez mar global y complejo muchas veces una organización no es
capaz de abordar un proyecto por si misma y debe encontrar un vehículo para no perder la
oportunidad. Las UTE’s o “Project Based Joint Ventures” son un vehículo sumamente utilizado
particularmente en licitaciones públicas. Por esta razón, es importante que conozcas los aspectos
más generales de las UTE’s particularmente en aquellos que tendrán implicación en el proceso del
cierre del proyecto o fase.
Como PM- Project Manager debes tener claro que las UTE son
un modo de poner en práctica la filosofía de la unión hace la
fuerza, pueden facilitar y fomentar el desarrollo de proyectos
que beneficien a todos los miembros participantes y deben
partir de una sólida relación de confianza.
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Cerrar el proyecto o Fase – PmBok 6 - https://youtu.be/REJMWYSqtN4
Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar el proyecto o una fase -
https://youtu.be/DiMyiqQ-SCc
Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar las adquisiciones –
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Project Management. The Open University of Hong Kong. © Adrienne Watt. This work is licensed
under a Creative Commons -ShareAlike 4.0 International License
How to build relationships with Stakeholders By Erin Palmer. Sillicon Valley Project Management
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