Semana #4
Animación de Pizarra 4.1 ¿Qué es el presupuesto maestro y para qué sirve?
Como su nombre lo indica, el Presupuesto Maestro es una estimación económica que ayuda a pronosticar y proyectar
el futuro de la empresa y a establecer el proceso administrativo que se debe seguir para obtener las ganancias y
utilidades esperadas. En este, se deben incluir todos los ingresos y gastos de los que está compuesta la empresa, como
las ventas, compras, producción, etc., que permitan conocer el panorama global de la organización.
Lo primero que se debe hacer, es formular metas a largo plazo, planeación estratégica, elaborar el pronóstico de venta,
estimar los Ingresos, el presupuesto de efectivo y el balance general.
Se debe tener en cuenta que para realizar el presupuesto maestro, es necesario elegir lo que más le convenga a la
organización. Se puede elaborar desde las siguientes perspectivas:
Alta Dirección.
Como los ejecutivos de ventas, finanzas, administración y producción, entre otros. Deben pronosticar las ventas,
basados en el conocimiento y experiencia que tienen sobre la empresa y el mercado.
Sobre la base de la organización.
Aunque todas las bases intervienen, el presupuesto se centra en el departamento de ventas, e inicia desde abajo con
cada uno de los vendedores. La ventaja radica en que, en este pronóstico, participan todos los niveles de la empresa y
estimula la capacidad presupuestal.
Beneficios del Presupuesto Maestro:
- Permite manejar con efectividad los recursos con los que se cuenta.
- Determina la autoridad y responsabilidad para cada uno de los departamentos.
- Facilita el control de todas las actividades.
- Fomenta la coordinación de las actividades de cada departamento.
- Apoya la realización de análisis en períodos determinados.
- Ayuda a manejar los recursos de la empresa con efectividad y eficiencia.
Elaborar un buen presupuesto maestro depende en gran medida en consultar las diferentes áreas de la compañía,
comparar los estados financieros con los de las empresas que representan la competencia directa; y tener en cuenta
las tendencias económicas y financieras.
De esta manera, se genera una poderosa herramienta de Gestión Empresarial que representa una ventaja competitiva.
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Polimedia 4.1 El Presupuesto Maestro
Objetivos:
- Comprender la importancia de la elaboración de un presupuesto maestro.
- Explicar los elementos que incluye la elaboración de un presupuesto maestro.
Contenido Conceptual: El presupuesto maestro.
El Presupuesto en General
Todos en algún momento hemos participado de la elaboración de un presupuesto.
Son algunos ejemplos los siguientes: Un viaje familiar por vacaciones, una visita al cine, compras, boda, etc.
Para planificar ir al cine, debe decir cuánto dinero necesita para las entradas, cuando dinero para los frescos, para los
chocolates, etc. Ese es un presupuesto.
Así como planificamos nuestra vida, también lo hacen las empresas, independientemente de su tamaño. La empresa
que no planifica irremediablemente enfrentará problemas financieros, fiscales, operativos, etc.
De este punto se deriva la importancia de una buena planificación. Por su importancia se crea un departamento de
presupuestos o bien de planificación.
Si vamos a pagar los impuestos que se vencen el 20 del mes en cualquier país, indica que para el día 18 o 19 de ese mes,
debe existir en la cuenta bancaria la cantidad que nosotros debemos pagarle al estado. Eso se llama planificación. Eso
es parte del presupuesto.
Conceptos Que Manejar en el Tema
Plan Estratégico: Formulación de las metas y objetivos conjuntos de la organización. Esto viene siendo la visión de la
empresa, hacia donde queremos llegar. Donde estamos hoy y a donde queremos llegar.
Planeación de Largo Plazo: Realizar pronósticos de los estados financieros para periodos de entre cinco a diez
años. Como estamos hoy, como estaremos financieramente en diez años.
Presupuesto de Capital: Presupuesto que detalla los gastos que se planean realizar en instalaciones, equipo, producto
nuevo e inversión de Largo Plazo. Es decir, si vamos a remodelar nuestra planta de producción. Cuanto vamos a
necesitar de dinero, sea propio o financiado.
Pronóstico de Ventas: Predicción de ventas con un conjunto dado de condiciones.
Presupuesto de Ventas: Resultado de las decisiones para crear las condiciones que generarán el nivel de ventas que
se desea.
La diferencia entre estos dos últimos es que uno es intuitivo y el otro nos dicta las pautas a seguir. Por ejemplo, si vamos
a poner una ferretería, nosotros decimos: vamos a vender el otro año 10 millones de lempiras, eso es un pronóstico de
venta. Pero el presupuesto nos indica, como lo vamos a vender. Vamos a tener un call center, vamos a tener un servicio
al cliente personalizado.
Presupuesto Maestro: Análisis a fondo del primer año del plan de largo plazo. Sintetiza las actividades planeadas de
todas las oficinas de organización. Por ejemplo, agarramos el plan de largo plazo, y el primer año lo reducimos lo más
mínimo, hasta lo más pequeño que nosotros podemos expresarlo en cifras en ese documento. Es tomar el primer año
del plan de largo plazo y expresarlo en cifras hasta su mínimo detalle.
Presupuesto Operativo: (Plan de utilidades). Partes principales de un presupuesto maestro, se enfoca en el estado de
resultados y sus programaciones de apoyo.
Este presupuesto conlleva todas las actividades relacionadas a la operación (ventas, compras, inventarios, etc). Todo
lo que tenga que ver con el estado de resultado, es presupuesto operativo.
Presupuesto Continuo: Es una forma común del presupuesto maestro, que adiciona un mes en el futuro, al mismo
tiempo que elimina el mes que termina. Ejemplo: al terminar el último trimestre del año (trimestral), eliminamos octubre
y le adicionamos enero. Quiere decir que siempre me va a quedar un trimestre, nada más que ya no va a ser octubre,
noviembre y diciembre, porque ya terminó octubre. Sería noviembre, diciembre y enero.
Pasos para Elaborar un Presupuesto Maestro
Presupuesto operativo está integrado por: (Todo lo que tenga que ver con el Estado de Resultados)
- Presupuesto de ventas
- Presupuesto de cobros
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- Presupuesto de compras
- Desembolso por compras
- Presupuesto de gastos de operación
- Desembolso por gastos de operación
Presupuesto Financiero está integrado por: (Todo lo que tenga que ver con la parte financiera del negocio)
- Presupuesto de capital
- Presupuesto de efectivo
- Balance general presupuestado
Conclusión
- El presupuesto es una herramienta de mucha utilidad dentro de la organización.
- Se elabora de abajo hacia arriba. Esto es de las personas que más dominan el tema.
- El uso de esta herramienta nos ahorrará tiempo y dinero.
Articulate 4.1 El Presupuesto Maestro
Objetivo: Explicar las cédulas que integran el presupuesto operativo y financiero.
Contenido Conceptual: El presupuesto maestro.
Elaboración del Presupuesto Maestro
Para desarrollar este ejercicio es necesario que tenga a la mano el material llamado “Ejercicio de presupuesto maestro”.
Explicaremos las cédulas en sus partes más complejas; en la última lámina hablaremos de la parte gerencial.
Cédula “A” Presupuesto de Ventas
En esta cédula debemos separas las ventas, al contado y al crédito (solamente existe este tipo de ventas).
Tomamos el presupuesto de las ventas de abril y lo multiplicamos por cada uno de los porcentajes de ventas: al contado
70,000 x 20% = 14,000.
Cédula “B” Cobros en Efectivo
Esta cédula va de la mano con la anterior y está compuesta por las ventas al contado (en este caso solo copiamos las
ventas de la cédula anterior) y por los cobros de ventas al crédito en meses anteriores, la política dice que lo vendido
en el mes anterior se cobra en el mes siguiente.
Cédula “C” Presupuesto de Compras
En esta cédula comenzamos haciendo lo que ya conocemos y es fácil su identificación:
1. El costo de ventas dice la política que es el 60% de las ventas (como ejemplo: para abril el cálculo sería 70,000 de
ventas x 60% = 42,000)
2. El inventario inicial dice que es el 30% del costo de ventas y que ya lo hemos calculado; siguiendo el ejemplo, en
mayo diremos que el costo de ventas del mes es de 51,000; a eso le calculamos el 30% y nos da 15,300, valor que
incluimos en la cédula como inventario final.
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3. Por lógica decimos que el inventario final de un mes, este se convierte en el inventario inicial del mes siguiente.
Como ya hemos calculado el inventario inicial, solo copiamos ese valor como inventario final en cada mes (El I.I. de
mayo (15,300) es el mismo I.F. de abril).
4. Solo nos falta el inventario final de junio; para esto requerimos encontrar el inventario inicial de julio. Lo
encontramos calculando el costo de ventas de julio (ventas de julio 50,000 x 60% = 30,000). Ahora este valor por
el 30%: 30,000 x 30% = 9,000.
5. Ahora son simples sumas y restas así:
IF deseado + Costo de ventas = Total para la venta.
Total para la venta – Inventario inicial deseado = Compras totales.
Estas son las compras que efectuarse para cada uno de los meses.
Cédula “D” Desembolso de Efectivo para Compras
En esta cédula debemos aplicar la política que dice que las compras del mes se pagan de la siguiente forma: el 50% en
el mes actual, y el otro 50% en el mes siguiente, lo que resulta en que las compras de abril (44,700) se pagan 50% en
abril y 50% en mayo.
En el caso del mes de junio, las compras son de 46,800; de esas, pagamos 23,400 en junio y el 50% restante queda
como cuenta por pagar para julio.
Los desembolsos de abril que corresponden a marzo se toman del balance y están como cuentas por pagar.
Cédula “E” y “F” Desembolso para Gastos Operativos
Para estas cédulas debemos conocer los valores de gastos o porcentajes que la empresa nos brinda para cada rubro
así:
Salarios: es un valor fijo de 7,500.
Transporte: es el 6% de las ventas.
Publicidad: es un valor fijo de 6,000.
Otros gastos: es el 4% de las ventas.
La depreciación es valor fijo de 2,000.
Debemos tener un especial cuidado en la clasificación para desembolsos en efectivo y los desembolsos totales
(incluyen la depreciación), recordemos que la depreciación es un gasto virtual y no representa una salida de efectivo.
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Presupuesto de Efectivo
Para e presupuesto de efectivo, las cuentas son:
Saldo Inicial: para abril tomamos el valor del balance inicial y el final de cada mes, este se convierte en el inicial del
siguiente; y para el saldo mínimo requerido, el valor lo da el problema.
Las entradas de efectivo vienen de la cédula B, cobros de efectivo.
El valor de las compras de inventario (en negativo ya que son salidas), proviene de la cédula D.
Los gastos operativos provienen de la cédula E y F sin la depreciación.
La compra de equipo y los dividendos nos lo da el problema.
Los intereses de abril no hay, pero en mayo si pagaremos, dado que en abril se pedirá un préstamo (como veremos
más adelante) por 17,900 y aplicamos la tasa del 12% así; (17,900 x 12%) /12 meses = 179.
Para junio restamos el abono del mes de mayo así: 17,900 – 2,521 = 15,379. (15,379 x 12%) /12 meses = 154.
El requerimiento de capital es necesario solamente en abril, para los meses siguientes sobra dinero y se abona al
préstamo.
El saldo final es de 8,000; este valor está representado por el saldo mínimo requerido de parte de la administración.
Se debe tener en cuenta que, en el flujo de efectivo, solo interesa entradas y salidas de dinero.
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Estado de Resultados Presupuestado
Balance General
Resaltamos la propiedad planta y equipo así: saldo inicial 200,000 + 19,750 de compras – 2,000 depreciación =
217,750 para abril; luego, solamente se resta la depreciación.
Los documentos por para o préstamos. En cada mes le vamos rebajando los abonos efectuados que salen del
presupuesto de efectivo.
En las utilidades retenidas debemos tener en cuenta que se pagarán dividendos en diciembre por valor de 4,000; este
valor se resta de las mismas utilidades ya ganadas, pero de las que solo capitalizamos una parte y excluimos los
dividendos entregados.
Preguntas Gerenciales
¿Cómo se convierte en presupuesto continuo?
¿Qué sucede si hacemos mala planificación en las ventas?
¿Cuáles variaciones se pueden investigar?
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