Conceptos básicos de Excel
Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio
de trabajo. Excel comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office, por lo tanto, encontraremos
el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.
La hoja: Todas estas celdas que vez aquí están organizadas en la que se llama
una hoja. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada hoja tiene más de un millón de
filas y más de dieciséis mil columnas. O sea que cada hoja tiene más de dieciséis
mil millones de celdas. Una cifra desorbitante. Puedes modificar el nombre de la
hoja haciendo doble clic en esta pestaña y luego escribiendo el nuevo nombre.
El libro: Así como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas
se le llama libro. El libro es el archivo donde estarán contenidas todas las hojas.
A veces utilizamos la palabra archivo como sinónimo de libro. Podemos ver el
nombre de este libro (o también llamado archivo) en la parte superior de la
ventana. Se llama “Libro 1”. Es el nombre que Excel usa por defecto cuando no
hemos guardado nuestro archivo. Cuando lo hagamos podremos modificar su
nombre. Dentro de un libro podemos tener una o más hojas.
Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel
tiene 1.048.576 filas.
Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel
tiene 16.384 columnas.
Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se
identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo A1.
Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de
fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones.
Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de
la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de una
cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente
datos en una planilla.
Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse
sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante.
Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel presenta usualmente 3 hojas de cálculo, pero desde
este ícono podemos agregar más.
Rango de celdas: Cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5
significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En
cambio, si nombramos a un rango A1; B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma
(;)significa “y”.
Alineación predeterminada de texto y números: De forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean
a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales,
fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.
Referencia relativa en Excel: hacen referencia a la ubicación de la celda, es decir a la fila y a la columna donde
se encuentra la celda que contiene un valor o una fórmula, cuando tomamos esa misma celda para moverla a
otra celda, valga la redundancia, esta hará referencia a celdas nuevas basadas en su ubicación. Por consiguiente,
podemos afirmar que las referencias relativas son predeterminadas por el Excel o la hoja de cálculo.
Referencia absoluta en Excel: representa una dirección específica, es decir, que siempre hace referencia a la
misma celda y por consiguiente no permite que se modifiquen al momento de copiarlas. La importancia de las
referencias absolutas es que permanecen fijas y esto es muy bueno a la hora de trabajar con funciones o
fórmulas de Excel
La referencia absoluta se crea colocando el signo dólar ($) antes de la letra de la columna y antes del número de
la fila de la celda que queremos fijar, por ejemplo: =$F$2
Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que tenemos
ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda
fórmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos
a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:
+ SUMA, - RESTA , * MULTIPLICACIÓN, / DIVISIÓN
SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como
intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)
Resta: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta "-" entre ambas. Ejemplo: = A2 - A3
Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un asterisco *. Ejemplo:
= A1 * A3 * A5 * A8
Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /. Ejemplo: = A2 / C2
La fórmula promedio: devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que
pases como parámetro. Este resultado también es conocido como media o media aritmética. Ejemplo
=PROMEDIO (A2:B2)
Máximo y Mínimo: Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor valor o el
menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las
puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas.
Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)
SI condicional: La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar
comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. Por esto, una instrucción SI puede tener dos
resultados. El primer resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.
Ejemplo: Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la
función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un
mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Contar.Si: La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de contar y si. Contará el rango de celdas
especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos pueden ser que tengan cierto valor o que
cumplan ciertas condiciones.
Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C8, "Pepe")
Sumar.Si: La fórmula permite sumar el valor del rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan
ciertos requisitos. Estos pueden ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.
Ejemplo: =SUMAR.SI(A2:A10, "Pagó")
CONCATENAR: Es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan simple como juntar
varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no puedes especificar un rango de celdas, sino
celdas individuales separadas por comas.
Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)
Gráficos en Excel:
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del
tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente
se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de
barra las categorías aparecen en el eje vertical.
Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de
tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial
en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos
pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al
total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de
tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico
de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está rellena, el gráfico de área le da
una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.
Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos
de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno
de los ejes como en los gráficos anteriores.
Usar SI con las funciones Y, O y NO
La función SI le permite realizar una comparación lógica entre un valor y el resultado que espera probando una
condición y devolviendo un resultado si dicha condición es verdadera o falsa.
▪ =SI(Algo es Verdadero; hacer algo; de lo contrario hacer algo diferente)
Pero, ¿qué sucede si necesita probar varias condiciones, donde supongamos todas las condiciones tienen que ser
Verdadero o Falso (Y), o solo una condición debe ser Verdadero o Falso (O), o si desea comprobar si una
condición NO cumple los criterios? Las tres funciones se pueden usar por sí mismas, pero es mucho más común
verlas emparejadas con funciones SI.
La siguiente información general muestra cómo estructurar individualmente las funciones Y, O y NO. Cuando
se combina cada una de ellas con una instrucción SI, se leen de esta forma:
▪ Y: =SI(Y(Algo es verdadero; Algo diferente es verdadero); Valor si es verdadero; Valor si es falso)
▪ O: =SI(O(Algo es verdadero; Algo diferente es verdadero); Valor si es verdadero; Valor si es falso)
▪ NO: =SI(NO(Algo es verdadero); Valor si es verdadero; Valor si es falso)
Ejemplos
Estos son algunos ejemplos de instrucciones SI(Y()), SI(O()) y SI(NO()) comunes anidadas. Las funciones Y y
O pueden admitir un máximo de 255 condiciones individuales, pero no es recomendable usar más de unas
cuantas, ya que las fórmulas complejas y anidadas pueden ser muy difíciles de crear, probar y mantener. La
función NO solo toma una condición.
Formato condicional
Utilice el formato condicional para destacar información, analizar datos y tendencias, resaltar celdas o rango de
celdas, detectar problemas y variaciones específicas de los datos trabajados.
El formato condicional en Excel nos permite mediante una condición dada, resaltar una celda o un rango de
celdas, aplicar colores cuando haya variaciones específicas en los datos, así como aplicar iconos según las
condiciones que se especifique.
Si las condiciones dadas en el formato condicional son verdaderas este aplicará el formato a la celda o rango de
celdas. Si son falsas, la celda o el rango de celdas no recibirán el formato establecido.
Aplicar Formato Condicional
1. Seleccionar las celdas que se desea cambiar.
2. Hacer clic en el botón Formato condicional en la pestaña Inicio.
3. Seleccionar una opción de formato condicional.
• Resaltar reglas de celdas: Se enfoca en un análisis general. Las condiciones predeterminadas
incluyen: Es mayor que; Es menor que, Entre; Es igual a, Texto que contiene; Una fecha;
Duplicar valores.
• Reglas superiores e inferiores: Se enfoca en valores superiores e inferiores de la hoja. Las
condiciones predeterminadas incluyen: 10 superiores, 10% de valores superiores; 10 inferiores;
10% de valores inferiores; Por encima del promedio; Por debajo del promedio.
• Barras de datos: Barras coloridas que aparecen en las celdas. Entre más larga sea la barra, más
alto el valor en esa celda.
• Escalas de color: Las celdas se sombrean de un color degradado diferente dependiendo del valor
relativo de cada celda comparado con otras celdas en el rango.
• Conjuntos de íconos: Aparecen íconos en formas o colores diferentes en las celdas, basado en
cada valor de celda.
4. Seleccionar una regla de formato condicional.
5. Especificar el formato a utilizar para los detalles que cumplen con el formato del criterio condicional.
Las opciones que aparecen en el cuadro de diálogo varían dependiendo del tipo de regla seleccionada.
6. Hacer clic en Aceptar.
Se aplica el formato sólo a las celdas que cumplan con el criterio.
Validación de datos
se usa para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda
1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2. Seleccione Datos > Validación de datos.
3. En Permitir de la pestaña Configuración, seleccione una opción:
▪ Número entero: se restringe la celda para aceptar solo números enteros.
▪ Decimal: se restringe la celda para aceptar solo números decimales.
▪ Lista: permite elegir datos de una lista desplegable.
▪ Fecha: se restringe la celda para aceptar solo fechas.
▪ Hora: se restringe la celda para aceptar solo valores de hora.
▪ Longitud del texto: se restringe la longitud del texto.
▪ Personalizado: permite crear fórmulas personalizadas.
4. En Datos, seleccione una condición.
5. Defina el resto de valores obligatorios de Permitir y Datos según su elección.
6. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada y personalice el mensaje que verán los usuarios al escribir
datos.
7. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el mensaje
cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
8. Seleccione la pestaña Alerta de error para personalizar el mensaje de error y elegir un Estilo.
9. Seleccione Aceptar.
A partir de ese momento, cuando el usuario intente escribir un valor que no sea válido, aparecerá una Alerta
de error con el mensaje personalizado.
Tabla dinámica
Es un resumen de datos estadísticos que se obtienen de otro conjunto de datos de mayor tamaño. Es un reporte
flexible, es decir, un reporte donde podremos cambiar fácilmente las columnas y las filas que queremos
visualizar en pantalla.
Dicho reporte será tan flexible que también podremos elegir el tipo de cálculo que se realizará sobre los datos de
origen y todo eso sin la necesidad de escribir una sola fórmula. Esos datos resumidos pueden tener cálculos
como la suma, la cuenta, el promedio u otro tipo de cálculo que se obtendrá automáticamente al momento de
agrupar los datos de origen.
Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las tablas dinámicas también son
conocidas como “tablas pivote” por su nombre en inglés (pivot tables).
Crear una tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:
1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla dinámica que está dentro del grupo Tablas.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, se acepta o cambia los valores predeterminados.
4. Se creará una nueva hoja con una tabla dinámica en blanco.
En este punto hemos creado la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y tendremos que configurar los
campos que se mostrarán en el informe.
Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas de nuestra hoja, puedes leer la
siguiente leyenda que nos indica la manera de crear el informe: “Para generar un informe, elija los campos de la
lista de campos de la tabla dinámica”. En la parte derecha de la ventana de Excel se mostrará el panel Campos
de tabla dinámica que tendrá la lista de todos los campos que podemos elegir para crear el informe.
Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a alguna de las cuatro áreas que se muestran en la
parte inferior del panel.
Los filtros en Excel
Nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza
cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con
ciertas condiciones.
Cómo crear filtros en Excel
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo
Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna
de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar
desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
