VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GRUPO DE RECURSOS FINANCIEROS

MANUAL DE RADICACION DE
CUENTAS

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 MODULO RADICACIÓN VIRTUAL DE CUENTAS
MANUAL DE USUARIO

REGISTRO DE DATOS DEL CONTRATO Y ACTA DE INICIO

Menú  Radicación del Contratista

1. Registro de Contratista
2. Actualización de Datos Contratista
3. Registro del Contrato
4. Registro Acta de Inicio

DILIGENCIAR FORMATO DE PAGO Y ANEXAR DOCUMENTOS

Menú  Formatos de virtualización

5. Declaración Juramentada Dependientes

6. Formato de Pago Contratistas
7. Formato de Actividades
8. Administrar Adjuntos Formato de Pago
9. Firmar Formato Pago por Contratistas

1. REGISTRO DE CONTRATISTA

Para el registro del contrato se realizan los siguientes pasos:

1. Se ingresa a la plataforma WebSafi – ERP, se selecciona el menú “RVC”

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 2. Aparece una ventana emergente correspondiente al módulo de Radicación
Virtual en la cual encontrara el menú para registrarse como contratista.

Menú → Radicación de Contratista → Registro Contratista

3. En la pantalla de “Registro Contratistas” usted vera los siguientes

filtros. Por defecto el sistema traerá solamente su información en la grilla.

Nota: Los campos en negrilla son obligatorios.

En “Filtro” se encuentran los siguientes campos:

 Contratista: Digitar el nombre del contratista

 Ciudad: Seleccionar ciudad
 Estado: Seleccionar estado, si esta “Activo o Inactivo”

Al agregar la información en el campo “Filtro”, le da clic en el bontón que se llama

“Filtrar”. Le aparecerán los datos del contratista en la tabla.

Se encuentra una barra de botones:

 PDF: Al seleccionar el botón “PDF” automáticamente descarga un informe del

registro de contratistas en formato .PDF

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  EXCEL: Al seleccionar el botón “EXCEL” automáticamente descarga un
informe del registro de contratistas en un documento en EXCEL

 Nuevo: En este botón se registra el usuario como contratista, debe diligenciar

los siguientes campos en el formulario a continuación:

 Tipo documento: Seleccionar el tipo de documento (Cedula de ciudadanía, Cedula de

extranjería, Nit, Otro, Pasaporte, Registro Civil, Tarjeta de identidad).
 Documento: Digitar número de documento de identificación.
 Primer Nombre: Digitar primer nombre.
 Segundo Nombre: Digitar segundo nombre.
 Primer Apellido: Digitar primer apellido.
 Segundo Apellido: Digitar Segundo Apellido.
 Ciudad: Seleccionar ciudad.
 Correo: Digitar correo institucional.
 Estado: Se encuentra un botón cuadrado de color amarillo, se le da click para indicar si
el contratista esta activo.
Si el campo se encuentra marcado significa que el contratista esta Activo, si el
campo no se encuentra marcado el contratista se encuentra inactivo.

Al finalizar el registro en el formulario darle en el botón “Guardar” si quiere registrar la

información o darle en el botón “Cancelar” si no está conforme con la información
suministrada.

 Editar: En este botón se editan los datos que el usuario registró en caso
de modificaciones.
Al finalizar la edición en el formulario, darle en el botón “Guardar” si quiere registrar
la información o darle en el botón “Cancelar” si no está conforme con la información
suministrada.

NOTA: Si cuando usted ingresa a esta funcionalidad ya está creado por favor,
solo verifique la información, en caso de que no sea correcta “EDITELA”.

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2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS CONTRATISTAS

Para la actualización de datos del contratista realizamos los siguientes pasos:

1. Le damos click en el icono de RVC que se encuentra en la plataforma
WebSafi - ERP

2. Aparece una ventana emergente correspondiente al módulo de Radicación

Virtual en la cual encontrara el menú para actualización de datos

Menú → Formato de Virtualización → Actualización de Datos Contratista

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 3. En la pantalla de “Actualización de Datos Contratistas” usted vera los
siguientes filtros. Por defecto el sistema traerá solamente su información en
la grilla.

Se encuentran los siguientes campos, para realizar la consulta de información

➢
Contratista: Se digita el nombre del contratista
➢
Régimen Tributario: Es un campo desplegable en donde se selecciona a que
régimen pertenece (Tributario o Común).

4. Seleccione su registro en la grilla y seleccione el botón “Actualizar Datos”

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 5. Luego El sistema le mostrara la siguiente pantalla, en donde debe
seleccionar el botón “Nuevo”, para que se le despliegue el formulario para
realizar el Registro:

En el formulario se divide en los siguientes campos:

DATOS GENERALES Y DE UBICACIÓN

 Tipo de Contribuyente: Seleccionar tipo de contribuyente (Persona Natural o Persona

Jurídica).
 Profesión: Digitar profesión contratista.
 Tipo Documento: Seleccionar el tipo de documento.
 Documento: Digitar el número de documento.
 Primer Nombre: Digitar el primer nombre.
 Primer Apellido: Digitar el primer apellido.
 Segundo Nombre: Digitar el segundo nombre.
 Segundo Apellido: Digitar el segundo apellido.
 Ciudad donde presta el servicio: Seleccionar la ciudad donde presta el servicio.
 Correo corporativo: Digitar el correo corporativo.
 País: Seleccionar país donde reside.
 Departamento: Seleccionar departamento donde reside.
 Municipio: Seleccionar municipio donde reside.

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  Correo alternativo: Digitar un correo personal.
 Dirección: Digitar dirección de residencia.
 Teléfono: Digitar teléfono

En este campo llenamos los datos solicitados, los que se encuentren en negrilla son
obligatorios, estos datos son llenados basados en la información que contienen el
RUT, también debe adjuntar el documento original (RUT):

 Régimen Tributario: Seleccionar régimen tributario (Simplificado o Común)

 Adjunto Rut: Adjuntar o subir copia del documento Régimen Único Tributario (RUT).
Al final de la barra se encuentra un cuadro pequeño gris, le da clic y busca la carpeta
donde se encuentra almacenado el documento, lo selecciona y le da subir.
 Tiene dos o más empleados: Seleccione si tiene dos o más empleados (Si o No).
 Código Actividad Principal: Digite su actividad principal.
 Es pensionado: Seleccione si es pensionado (Si o No)

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 ➢
Adjunto Pensionado: Adjunte o suba documento que especifique que es
pensionado. Al final de la barra se encuentra un cuadro pequeño gris, le da
clic y busca la carpeta donde se encuentra almacenado el documento, lo
selecciona y le da subir.

En esta parte del formulario se llena la información requerida (los campos en

negrilla son obligatorios.
En esta parte del formulario se llena la información requerida (los campos en
negrilla son obligatorios.

 Fondo de Salud: Seleccionar fondo de salud al que pertenece.

 Adjunto Fondo Salud: Adjuntar o subir el certificado de fondo de salud.
 Fondo de Pensión: Seleccionar fondo de pensión al que pertenece.
 Adjunto Fondo de Pensión: Adjuntar o subir certificado de fondo de pensión.
 Caja de Compensación: Seleccionar caja de compensación a la que pertenece.
 Adjunto Caja compensación: Adjuntar o subir el certificado de caja de
compensación.
 Fondo de ARL: Digitar el fondo de ARL.
 Fecha de Afiliación ARL: Digite la fecha de afiliación de ARL.

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 ➢
Adjunto Afiliación ARL: Adjuntar o subir el certificado de afiliación
➢
Riesgo de ARL: Seleccionar el nivel de riesgo al que pertenece

NOTA: Después de llenar la información se selecciona el botón “Guardar”, en

caso de no estar seguro o no cuente con la información sugerida entonces
debe dar clic en el botón “Cancelar”.

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Para el ingreso a la actualización de información de fondos de seguridad,
entramos por “Actualización de Datos Contratista” y hacemos el siguiente proceso:

1. Aparece una ventana emergente en la cual encontramos un → Menú →

Formato de Virtualización → Actualización de Datos Contratistas.

2. Se selecciona el registro y se selecciona el botón “Actualizar Cuenta”

3. Luego el sistema le mostrara la siguiente pantalla, en donde debe seleccionar

el botón “Nuevo”, para que se le despliegue el formulario para realizar el
Registro:

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En este formulario se llenan los campos solicitados para la actualización de
los datos bancarios del contratista. Los campos en negrilla son obligatorios.

 Banco: Seleccione el banco al que pertenece su cuenta.

 Tipo de Cuenta: Seleccione el tipo de cuenta (Ahorros o Corriente).
 No. De cuenta: Digite el número de su cuenta.
 Estado: En el cuadro amarillo de clic para indicar si está activo o no (un chulo
indica que está activo, sin chulo indica inactivo).
 Adjunto Certificación Bancaria: cargar certificado bancario.
 Adjunto Aprobación Supervisor: Cargar documento aprobación por el
supervisor

Nota: Después de llenar la información se selecciona el botón “Guardar”, en

caso de no estar seguro o no cuente con la información sugerida entonces
debe dar clic en el botón “Cancelar”.

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3. REGISTRO DEL CONTRATO

Para el registro del contrato se realizan el siguiente proceso:

3.1 Se ingresa a la plataforma WebSafi – ERP, se selecciona el menú “RVC”

3.2 Aparece una ventana emergente correspondiente al módulo de

Radicación Virtual en la cual encontrara el menú para realizar el registro
del contrato:

Ruta→Menú → Radicación de Contratista → Registro contrato

3.3 Al dar clic en “Registro de contrato” se encuentra un campo llamado

“Filtro” en donde el contratista puede agregar sus datos para realizar
consultas y el sistema arroja su información, la cual se muestra en una
tabla que aparece en la parte inferior de la pantalla.

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Nota: Por defecto el sistema le traerá sus contratos.

IMAGEN FILTROS

En “Filtro” se encuentran los siguientes campos:

 Fecha Inicial Contrato: El usuario debe digitar la fecha de cuando inició el

contrato. (campo obligatorio).
 Fecha Final Contrato: El usuario debe digitar la fecha de terminación del
contrato. (campo obligatorio).
 Contratista: El usuario debe digitar el nombre del contratista del cual requiere
la información.
 Contrato No.: En este campo se agrega el número de contrato. Se puede
escribir o buscar a través de una tabla que se despliega al dar clic sobre un
símbolo en forma de “flecha o triangulo”.
 Apoyo al Supervisor: El usuario digitar el nombre del apoyo del supervisor.
Al agregar la información en el campo “Filtro”, le da clic en el botón que se llama
“Filtrar”. Le aparecerán los datos del contratista en la tabla
Nota: Los campos que se encuentran en negrilla.

Se encuentra una barra de botones:

 PDF: Descarga la información del beneficiario en formato PDF.

 Excel: Descarga la información del beneficiario en formato Excel.

3.4 Debe seleccionar el contrato activo en la grilla y luego seleccionar el botón

“Editar” o “Nuevo”; Al dar clic en estos campos se despliega un
formulario de registro para cada caso en donde el contratista puede
verificar, modificar o ingresar su información.

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IMAGEN FORMULARIO REGISTRO O EDICIÓN CONTRATO

 Contratista: Digite(escribe) el nombre del contratista.

 No. Contrato: Digite(escribe) el número de contrato.
 Tipo de Recurso: Seleccione el tipo de recurso si es ANM, SGR O RECURSO
COMPARTIDO.
 Fecha Contrato: Digite la fecha de cuando firmo el contrato.
 Fecha Inicial: Digite la fecha de cuándo va a empezar a laborar.
 Estado: Se encuentra un botón cuadrado pequeño de color amarillo, se le da
clic para indicar si el contratista esta activo o no. Se le deja chuleado para
indicar que está activo o le da clic para quitar el chulo y dejar como inactivo.
 Fecha Terminación: Selecciona la fecha de terminación de su contrato.
 Objeto Contractual: Según el contrato.
 Obligaciones Específicas: Digita las obligaciones o compromisos que debe
cumplir el contratista en su cargo.
 RP ANM: Digite el número de Registro Presupuestal en la ANM
 RP SGR: Digite el número de Registro Presupuestal en la SGR.
 Valor ANM: Digite el valor del Registro Presupuestal en la ANM.
 Valor SGR: Digite el valor del Registro Presupuestal en la SGR.
 Fecha Aprobación SECOP II: Digite fecha de aprobación SECOP II según
corresponda.
 CDP ANM: Digitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) de la
ANM.
 CDP SGR: Digitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) de la
SGR
 Fecha CDP ANM: Digite la fecha del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP)
 Fecha CDP SGR: Digite la fecha de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) en SGR
 Área: Digite el área de trabajo

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 Número de Pagos: Digite el número de pagos
 Valor Mensualizado: Digite el valor de su pago mensual
 Supervisor: Digite nombre de su supervisor
 Apoyo al Supervisor: Digite el nombre del apoyo al supervisor Adjunto
Contrato: Adjunte una copia de su contrato. Al final de la barra se encuentra un
cuadro pequeño gris, le da clic y busca la carpeta donde se encuentra
almacenado el documento, lo selecciona y le da subir.
 Fecha CDP ANM: Digite la fecha del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP)
 Fecha CDP SGR: Digite la fecha de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) en SGR
 Área: Digite el área de trabajo
 Número de Pagos: Digite el número de pagos
 Valor Mensualizado: Digite el valor de su pago mensual
 Supervisor: Digite nombre de su supervisor
 Apoyo al Supervisor: Digite el nombre del apoyo al supervisor
 Adjunto Contrato: Adjunte una copia de su contrato. Al final de la barra se
encuentra un cuadro pequeño gris, le da clic y busca la carpeta donde se
encuentra almacenado el documento, lo selecciona y le da subir.

3.5 Al finalizar la edición del formulario, debe seleccionar el botón “Guardar”

si quiere registrar la información o darle en el botón “Cancelar” si no está
conforme o seguro con la información suministrada.

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4. REGISTRO ACTA DE INICIO

En este campo los contratistas hacen el registro del acta de inicio de su contrato:

9.1 Se ingresa a la plataforma WebSafi – ERP, se selecciona el menú “RVC”

9.2 Aparece una ventana emergente correspondiente al módulo de Radicación Virtual

en la cual encontrara el menú para realizar el registro del Acta de Incio:

Ruta → Menú → Radicación de Contratista → Registro Acta de Inicio.

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 9.3 Al dar clic en “Registro acta de Inicio” se encuentra un campo llamado “Filtro”
en donde el contratista agrega los datos de su contrato y el sistema arroja
la información, la cual se muestra en una tabla que aparece en la parte
inferior de la pantalla.

Nota Informativa: Por defecto el sistema le traerá sus contratos.

Imagen Filtros de Consulta

En “Filtro” se encuentran los siguientes campos:

 Fecha Inicial Contrato

 Fecha Final Contrato
 Contratista
 Contrato No.
 Apoyo al Supervisor.
Al agregar la información en el campo “Filtro”, le da clic en el botón que se llama
“Filtrar”. Le aparecerán los datos del contrato en la tabla
Nota: Los campos mencionados vienen por defecto del sistema. Los campos
en Negrita son Obligatorios.
Se encuentra una barra de botones:

1. Debe seleccionar el contrato activo en la grilla y luego seleccionar el botón

“Editar” o “Nuevo”; Al dar clic en estos campos se despliega un formulario
de registro para cada caso en donde el contratista puede verificar, modificar
o ingresar su información.

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Formulario Acta de Inicio

DATOS DEL CONTRATO: (por defecto, no se pueden editar)

Contratista
Contrato No
No. Contrato
Tipo de Contrato
 Fecha Inicio de Ejecución
 Fecha Terminación de Ejecución
Objeto
RP ANM
RP SGR
Valor ANM
Valor SGR
 Fecha Póliza
 Fecha Afiliación ARL
Fecha Plazo
 Área
Supervisor
 Número de Pagos
Valor Mensualizado
 Fecha Póliza
 Fecha Afiliación ARL
Supervisor
 Número de Pagos
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 Valor Mensualizado
 Fecha Póliza
 Fecha Afiliación ARL
Supervisor
 Número de Pagos
Valor Mensualizado

 Fecha Póliza
Fecha Afiliación ARL
Nota: Los campos antes mencionados vienen por defecto del registro de
contrato.

DATOS ACTA DE INICIO (campos para registrar)

 Meses Plazo: Digite el número de meses plazo según corresponda.

 Días plazo: Digite el número de días plazo del contrato según corresponda.
 Ciudad Donde presta el Servicio: Seleccione la ciudad donde se firmó el contrato.
Cargo de supervisor: Digite el cargo del Supervisor de su contrato.

En caso de que la información que trae el formulario por defecto del

contrato se encuentre mal, debe ingresar al contrato y modificarlos
desde allí.

3. Al finalizar la edición del formulario, debe seleccionar el botón “Guardar” si

quiere registrar la información o darle en el botón “Cancelar” si no está
conforme o seguro con la información suministrada.

4. Verifique la información del informe PDF acta de Inicio, que se encuentra

ubicado al frente de su registro en la grilla.

6. Botón “Firmar”: Luego de hacer todo el proceso de registro de acta de inicio,

el contratista debe seleccionar el botón “Firmar” para que el acta quede
firmada y proceda a ser revisada y autorizada por el supervisor.

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Nota: Antes de firmar verifique que su información se encuentre
correcta; ya que una vez firmado no podrá hacer la edición de ella ni del
contrato.

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5. DECLARACIÓN JURAMENTADA DE DEPENDIENTES

Este proceso se realiza mínimo una vez en la ejecución del contrato.

Se realiza el proceso por la siguiente Ruta:

Menú →Formatos de Virtualización →Declaración Juramentada Dependientes

El sistema muestra la siguiente pantalla

Explicación de la función para cada Botón:

en el botón de nuevo se realiza la clasificación de los dependientes

asociados al contratista.

El sistema muestra el siguiente formulario para crear la declaración Juramentada.

P á g i n a 22 |34
Se debe diligenciar la siguiene información en cada campo:

 Contratista: nombre y cedula del contratista, el sistema trae automáticamente los

datos del contratista que se está logeando inicialmente el nombre que ya se
encuentra registrado.
 Fecha de Novedad: Esta fecha no se modifica y es la fecha vigente en que se
está realizando el proceso.
 se debe seleccionar si aplica dependientes, cuando se selecciona
automáticamente el sistema muestra las condiciones de Dependientes.
 Condiciones Dependientes: en este botón se muestra la parametrización de las
condiciones de dependientes, como se muestra en la siguiente pantalla.

NOTA INFORMATIVA: Se puede seleccionar más de una condición de dependientes

para el registro.

Observaciones: digitar si se tienen observaciones

 GUARDAR: Seleccionar el botón para ejecutar los cambios realizados.

VALIDACIONES

Para las condiciones de Dependientes se encuentra parametrizado la condición para que

adjunte el documento obligatorio en (PDF) correspondiente como se muestra en la
siguiente tabla.

P á g i n a 23 |34
 Descripción Observaciones Soporte
Hijo(s) del contribuyente que tengan hasta 18 años no aplica
Hijo(s) del contribuyente con edad entre 18 y 23 años,
cuando el padre o madre, financie su educación, en
Certificación de estudios o recibo de
instituciones aprobadas por el ICFES, o en programas
pago de matrícula.
técnicos de educación no formal, debidamente acreditados
por autoridad competente
Los hijos del contribuyente mayores de 23 años, que se
encuentren en situación de dependencia originada por Certificación emitida por medicina
factores físicos o psicológicos que sean certificados por legal.
medicina legal
El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que Certificación de dependencia
se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia económica firmada por contador
de ingresos o ingresos inferiores a (260) UVT, certificada por público. Certificado de antecedentes
Contador Público, o por dependencia originada por factores disciplinarios del contador o
físicos o psicológicos, que sean certificados por medicina Certificación emitida por medicina
legal legal.
Certificación de dependencia
Los padres y hermanos del contribuyente que se encuentren
económica firmada por contador
en situación de dependencia sean por ausencia de ingresos
público. Certificado de antecedentes
o ingresos inferiores a (260) UVT, certificada por Contador
disciplinarios del contador o
Público, o por dependencia originalidad en factores físicos o
Certificación emitida por medicina
psicológicos que sean certificados por medicina legal
legal.

5.1 REGISTRAR DEPENDIENTES:

Una vez creado la clasificación de los dependientes el sistema activara el botón de

“Registrar Dependientes” mostrando la siguiente pantalla.

P á g i n a 24 |34
Seleccionar el botón “NUEVO” para ingresar la información de los Dependientes:

Formulario de Edición:

 Tipo de Documento: tipo de documento correspondiente (cedula, tarjeta de

identidad)
 Documento: Numero del documento
 Nombres y Apellidos: nombres de los dependientes
 Edad: edad del dependiente
 Tipo Parentesco: (Hijo, padre, cónyuge)
 Tipo de Condiciones Dependientes: El sistema trae la información automática
de las condiciones que se registraron en el proceso anterior.

En esta pantalla podemos visualizar los documentos adjuntados y el Formato de

Dependientes que el sistema genera con la información registrada.

En el botón ver Documentos revisamos todos los documentos adjuntados de los

dependientes.

En el botón FORMATO encontraremos el formato de DECLARACIÓN

JURAMENTADA. Como se muestra a continuación.

P á g i n a 25 |34
5.2 PROCESO DE FIRMA DEL FORMATO:

El formato de declaración Juramentada Dependientes debe ser firmado por el

contratista una vez registrado.

¡La firma del formato se debe realizar seleccionando el botón

El sistema mostrara el siguiente mensaje de Confirmación:

P á g i n a 26 |34
Cuando se firma el formato de declaración Juramentada en la pantalla se
mostrará un mensaje con el siguiente texto “Firmado Exitoso”

Una vez firmado en la pantalla se visualizará el estado del Formato en estado

Firmado.

El formato de Declaración Juramentada de Dependientes cambiara de estado

mostrando el logo de la Firma por el Contratista y un sobre Agua de “Firmado”.

P á g i n a 27 |34
P á g i n a 28 |34
6. FORMATO PAGO CONTRATISTAS

En la funcionalidad de Formato de pago Contratistas, se encuentra disponible

para realizar la creación del Formato para el Pago.

Esta funcionalidad se encuentra en la siguiente ruta:

Menú →Formatos Virtualización → Formato Pago Contratistas.

6.1 PROCESO DE REGISTRO

Para el registro del Contrato se debe seleccionar el botón “Registrar Formato”

El sistema automáticamente muestra la información registrada de los datos

del contratista.

P á g i n a 29 |34
 DATOS POR DILIGENCIAR EN EL FORMATO DE PAGO CONTRATISTAS

 Valor bruto de pago

 N.º de pago
 Valor de Comisiones
 Tipo de Riesgo
 N.º Planilla

El contratista debe registrar si tiene Aportes Voluntarios:

 Aportes Voluntarios a cuenta AFC

 Aporte Voluntarios a Fondos de pensiones
 Intereses de Vivienda

Una vez registrados estos datos el sistema calcula el valor total a pagar del contrato y
calcula la retención en la fuente del periodo teniendo en cuenta la aplicación de
Dependientes.

VALIDACIONES:

El sistema solicita como campo obligatorio el documento correspondiente a la planilla

PILA o Radicación pago SS.

NOTA: El formato de Pago queda registrado en el sistema para ser revisado y

firmado con el propósito de continuar con el proceso de Radicación:

P á g i n a 30 |34
7. FORMATO DE ACTIVIDADES

Una vez registrado el formato de Pago el sistema actualiza el estado a “pendiente” para
ir y registrar las actividades correspondientes del contrato.

Esta funcionalidad se visualiza por la siguiente Ruta:

Menú→ Formatos de Virtualización →Formato de Actividades

Se debe seleccionar el contrato y el botón “Registrar Obligaciones”

Cuando se registran las Obligaciones se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

7.1 Registrar la Obligación en el botón “NUEVO “

Orden Obligación: En este campo se debe seleccionar el orden de la Obligación de

las funciones del contrato.

P á g i n a 31 |44
NOTA: Después de registrar las Obligaciones se debe registrar las acciones
correspondientes a cada obligación.

7.2 Registrar Acciones:

Se debe seleccionar la obligación registrada y el botón “Registrar Acciones”

VALIDACIONES DEL FORMATO DE ACTIVIDADES

 El formato de actividades se firmará por el contratista, Apoyo supervisor y

Supervisor siempre y cuando el formato de pago se encuentre en estado Firmado.
 El formato de actividades se actualiza con el estado del Formato para pago
visualizándolo con una marca de sobre agua.
 Una vez ya Firmado el Formato de Pago de contratista no se pueden hacer
modificaciones al formato de actividades
 Solo se puede modificar cuando se encuentre en estado “Pendiente”

P á g i n a 32 |44
8. ADMINISTRAR ADJUNTOS FORMATO DE PAGO

Para el registro se realizan los siguientes pasos:

8.1 Se ingresa a la plataforma WebSafi – ERP, se selecciona el menú “RVC”

8.2 Aparece una ventana emergente en la cual se encuentra un → Menú →

Formato de Virtualización → Administrar Adjuntos Formato de Pago.

P á g i n a 33|44
 8.3 Al dar clic en “Administrar adjunto Formato de Pago” se encuentra un
campo llamado “Filtro” para buscar la información.

 Fecha Inicial Pago: Se selecciona la fecha inicial del pago

 Fecha Final Pago: Se selecciona la fecha final del pago
 Contratista: Se digita el nombre o documento del contratista
 Contrato No.: Se selecciona el número del contrato
 Supervisor: Seleccione el nombre del supervisor
 Apoyo al Supervisor: Se selecciona el nombre del apoyo al supervisor
 Numero de Pago: Digite el número de pago
 Numero Radicado: Digite el número del radicado
 Estado: Seleccione el estado (Pendiente, Firmado, Revisado, Autorizado,
Radicado, Aprobado, Pagado, Rechazado)

4. Seleccionar filtrar y aparece la información solicitada

Se visualiza una tabla con la siguiente información:

 Documento: Muestra el número de documento del contratista

 Nombre. Muestra el nombre del contratista
 No. Contrato: Muestra el número del contrato
 No. Radicación: Muestra el número del radicado
 Fecha Contrato: Muestra la fecha del contrato
 RP: Muestra el registro presupuestal (RP)
 Fecha Inicio Pago: Muestra la fecha inicial del pago
 Fecha Fin Pago: Muestra la fecha final del pago
 No. Pago: Muestra el número de pago
 Valor Bruto: Muestra el valor bruto mensualizado del pago
 Estado: Muestra el estado en que se encuentra (Pendiente, Firmado, Revisado,
Autorizado, Radicado, Aprobado, Pagado, Rechazado)
 Valor a Pagar: Muestra el valor total a pagar
 Ver Adjunto: se visualizan los adjuntos correspondientes en el formato de pago.
 Botón “Cambiar Adjuntos”: Se utiliza para cambiar los adjuntos según corresponda


P á g i n a 34 |44








Al seleccionar el botón de “Cambiar Adjuntos”, aparece una ventana

donde se pueden adjuntar los siguientes documentos:

 Acta de Inicio: El sistema trae automáticamente este documento del

Acta de Inicio.
 Planilla PILA o Radicación pago SS: Se adjunta para cambiar la
planilla de pago de la seguridad social
 Planilla Opcional: Cambiar en caso de ser requerida
 Aporte a cuentas AFC: Cambiar el documento de caja de compensación
en caso de hacer ese aporte
 Aporte Voluntario: Cambiar documento de aporte voluntario en caso
de ser requerido.
 Préstamo Vivienda: Cambiar documento de préstamo de vivienda en
caso de tener un préstamo de esta categoría.
 Salud (Prepagada): Cambiar certificado salud prepagada si cuenta
con este servicio y requiere ser descontado a la hora de realizar el
formato de pago.
 Dependientes: El sistema trae automáticamente este documento de
dependientes en caso de tener personas dependientes y que
cumplan con los requisitos.
 Certificado de Salud en el trabajo: Adjuntar documento de certificado
de salud en el trabajo.

P á g i n a 35 | 44
Al finalizar la edición del formulario darle en el botón “Guardar” si quiere registrar la
información o darle en el botón “Cancelar” si no está conforme con la información
suministrada.

Botón “Editar Formato”: En el formato de pago se pueden editar los siguientes

campos:

➢ El sistema le mostrara la siguiente pantalla en donde:

El sistema automáticamente muestra la información

registrada de los datos del contratista.

P á g i n a 36 | 44
2.1. Datos del Contrato y Periodo Actual de Pago

➢ Contrato No.: El sistema trae por defecto el contrato activo.

➢ Registro Presupuestal: El sistema trae por defecto el registro
presupuestal del contrato activo.
➢ Valor del Contrato: El sistema por defecto trae el valor del
contrato activo.
➢ Valor Bruto del Pago: El sistema traer por defecto el valor teniendo
en cuenta el valor mensualizado y la cantidad de días del periodo a
cobrar.
➢ Número de Pago: El sistema trae por defecto el número de pago
según corresponda.
➢ Periodo de Pago del: El sistema trae por defecto el periodo del
que pertenece el pago.
➢ Periodo de Pago al: Editar el número de pago al que finaliza
➢ Valor Comisiones: El sistema trae por defecto el valor de la comisión.
➢ Valor Deducciones: El sistema trae por defecto las deducciones.

P á g i n a 37 | 44
2.2. Resumen Pagos Generales en el Periodo Objeto Pago
• Ingreso por Honorarios: El sistema trae por defecto los Honorarios.
• Retención en la Fuente: El sistema trae por defecto la retención
en la fuente
• Valor IVA: El sistema trae por defecto el valor del IVA
• Retención IVA 15%: Según corresponda.
• Ingresos por Comisiones: El sistema trae por defecto los ingresos
por comisiones
• Retención ICA: El sistema trae por defecto la retención de ICA
• Total Ingreso del Periodo: El sistema calcula y muestra el Valor NETO
del ingreso del periodo
• Total a Pagar: El sistema calcula y muestra el total a pagar,
realizándole los descuentos correspondiente en caso de
presentarlos.
• Total Retenciones: El sistema calcula y muestra el total de
retenciones a pagar y estas también se descuentan en el valor a
pagar.

2.3. Liquidación a Pago a Seguridad Social y Bases de Retención

2. Cotización Diferente al Valor del Pago: En este campo se hace una

pregunta si esta cotizando o no, sobre un valor diferente al pago:
→Si su respuesta es:
SI: entonces el sistema habilita el campo “Valor IBC”
3. Valor IBC: Solo se debe editar el campo en caso de querer aportar
por un valor diferente
4. No: El sistema le hará el cálculo de la seguridad social, teniendo en
cuenta su valor Bruto.
5. ¿Usted realizó el pago de los aportes?: este campo hace esta
pregunta para confirmar si se le hace el descuento de aportes o no,
→Si su respuesta es:
SI: El sistema no le hace el descuento de aportes y le obligara a
diligenciar el campo de número de Planilla y adjunto.
No: el sistema le hará los descuentos de la seguridad social en
su valor Neto.
4. Numero de Pila o No.: Diligenciar este campo en caso de
haber pagado sus aportes de manera independiente.
5. Aporte obligatorio a seguridad social salud: El sistema trae por defecto
los aportes de manera independiente.

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 6. Aportes obligatorios a seguridad social pensión: El sistema trae por
defecto el aporte obligatorio a seguridad social pensión
7. Aporte obligatorio a fondo de solidaridad pensional: El sistema trae
por defecto el aporte obligatorio a fondo de solidaridad pensional
8. Aporte ARL: El sistema trae por defecto el aporte ARL
9. Dependientes hasta: El sistema trae por defecto los dependientes
10. Aporte Voluntario a cuenta AFC: El contratista debe digitar
el aporte voluntario a cuenta AFC
11. Aporte Voluntario a fondo de Pensiones: El sistema debe traer
por defecto el aporte voluntario a fondo de pensiones.
12. Intereses Préstamo de Vivienda: Edite el campo en caso de tener
préstamos de vivienda
13. Salud (Prepagada) hasta: Edite el campo en caso de tener salud
prepagada
14. Fecha Exp. Intereses Vivienda: Seleccione la fecha de expedición
intereses vivienda en caso de tener prestamos de vivienda.
15. Fecha Exp. Salud (Prepagada): Seleccione la fecha de expedición
de salud prepagada en caso de tener.
16. Riesgo ARL: El sistema trae por defecto el riesgo del ARL.
17. Valor Base de Retención: El sistema trae por defecto el valor base
de retención
18. Valor Base de Rete ICA: El sistema trae por defecto el valor base
de Rete ICA

NOTA: Una vez registrados estos datos el sistema calcula el valor total a
pagar del contrato y calcula la retención en la fuente del periodo teniendo
en cuenta la aplicación de Dependientes.

Al diligenciar el campo y dar guardar, el sistema trae una

ventana para adjuntar los documentos requeridos:

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VALIDACIONES:

Los siguientes campos contienen validaciones de gran importancia:

1. ¿Cotización Diferente al valor del pago?

Opciones de Respuesta, SI o NO

1.1 Si la respuesta es SI:

el sistema debe habilitar un campo para que el contratista digite el “Valor

IBC” de cotización y en base a este valor calcular los valores de seguridad
social (pensión y ARL) Para caja de Compensación familiar y Pensión
únicamente si el contratista selecciona FONDO

1.2 Si la persona dice NO:

el sistema continúa haciendo el cálculo sobre el valor bruto del pago como
hasta el momento.

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2. ¿Usted realizó el pago de los aportes?

Opciones de Respuesta SI y NO

1.1. Si la respuesta es SI el sistema debe obligar a digitar la planilla y adjuntarla.

1.2. Si dice NO el sistema le hará los descuentos de seguridad social
correspondientes.

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6. En el campo para digitar el “Valor IBC”, el sistema no le permitirá digitar un valor
menor al 40 % del valor mensualizado.

4. Cuando el 40% del valor mensualizado, sea menor al salario Mínimo Legal
Vigente (828.116), el sistema hará el cálculo de los aportes a la seguridad
social sobre el salario Mínimo.
No debe permitir hacer los aportes por menos valor

5. En el campo, “Salud (prepagada) hasta”: el sistema debe validar que

el valor ingresado no sea mayor a 16 UVT. Si excede el monto, el
sistema le arroja un mensaje indicándole.
Mensaje: El valor no debe ser mayor a 16UVT

6. En el campo “Intereses Préstamo de Vivienda”: el sistema debe

validar que el valor ingresado no sea mayor a 100 UVTS. Si excede el
monto, el sistema le arroja un mensaje indicándole.
Mensaje: El valor no debe ser mayor a 16UVT

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NOTA: El formato de Pago queda registrado en el sistema para
ser revisado y firmado con el propósito de continuar con el
proceso de Radicación:

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9. FIRMA FORMATO PAGO POR CONTRATISTAS:

En esta pantalla se realiza los siguientes procesos:

9.1 REVISIÓN DE DOCUMENTOS: en la pantalla de “ver Adjuntos” se mostrarán todos

los documentos relacionados al proceso

9.2 FIRMA POR CONTRATISTA: en la pantalla se habilitará el botón de “FIRMA”

siempre y cuando en formato se encuentre en estado pendiente

NOTA: Una vez firmado el formato no se podrá editar la información registrada, se debe
rechazar y volver a realizar el registro del formato.

NOTA: El formato de pago se actualizará con las firmas de cada perfil (Contratista,
Apoyo Supervisor y Supervisor) en marca sobre agua para consultar en qué estado
se encuentra su cuenta.

NOTA: Cuando el formato de Pago para Contratistas se encuentre firmado continua

con el proceso de Revisión del Apoyo de Supervisor si el contrato tiene apoyo,
continua con la Revisión del Supervisor.

Si en estos dos procesos el Formato se encuentra Revisado por el Apoyo de

supervisor y Autorizado por el Supervisor el formato puede ser Radicado por el
Contratista.

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