MOD.1 CAP.
3 CIBERTEC EXCEL 2013
MODULO 1 – CAPITULO 3: Técnicas básicas de Edición
Al finalizar el capítulo, el alumno logrará:
Editar los datos y elementos de una hoja de cálculo (celda, fila,
columna y hoja)
Rellenar datos a través de la utilización de series
Temas
Operaciones para editar datos
Operaciones para editar hojas
Operaciones para editar filas y columnas
Introducción
Editar datos en Excel te permite mejorar no solo el contenido sino la
presentación de los datos. Aquí conocerá cómo aplicar las técnicas de edición
para lograr que su información se ingrese de manera correcta en la hoja de
cálculo.
En este capítulo, se explicarán las técnicas de edición complementarias para
manipular los datos y la estructura de la hoja de cálculo. Estas técnicas
incluyen los procedimientos para copiar, mover y borrar datos, rellenar datos
con series; así como las operaciones para modificar las celdas, columnas, filas
y hojas del libro.
Operaciones para editar datos
Cuando uno trabaja con la hoja de cálculo, es importante conocer las técnicas
básicas que te permitirán modificar los contenidos que alojaste en ella. A
continuación, se mostrarán los procedimientos básicos para realizarlo.
Para desarrollar los ejemplos de esta sección, debe abrir el archivo Edición de
Celdas - Ejemplos.xlsx.
1. Mover datos
2. Copiar y pegar datos
3. Series
4. Borrar datos
Mover datos
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En algunos casos, puede requerirse cambiar la ubicación de los datos; es decir,
moverlos de un lugar a otro. Esta acción la realizará a través del
comando Cortar. Para ello, realice los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas que desea mover. Por ejemplo, el
rango A3:G16 de la hoja Ventas Mensuales.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Cortar.
Método abreviado con el teclado: para CORTAR también puede
presionar la combinación de teclas [Ctrl] + [X].
3. Seleccione la celda de destino; por ejemplo, la celda I3.
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4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Pegar. Y el cuadro se moverá a esa nueva posición.
Mover celdas completas utilizando el mouse
Para mover las celdas utilizando el mouse realice las siguientes operaciones:
Continúe trabajando con la hoja Ventas mensuales.
1. Seleccione las celdas que desea mover; por ejemplo, la celda A1.
2. Sitúe el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se
transforme en un puntero de movimiento , arrastre la celda o rango de
celdas hasta otra ubicación; por ejemplo hasta la celda I1.
Copiar y pegar datos
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Al utilizar los comandos Copiar y Pegar, puede copiar celdas completas o su
contenido. También, puede copiar contenido o atributos específicos de las
celdas. A continuación, se mostrarán algunos procedimientos.
1. Copiar y pegar datos de manera directa
2. Copiar y pegar formato de celda
3. Copiar y pegar valores
4. Copiar y pegar fórmulas
5. Copiar y pegar solo celdas visibles
6. Copiar y pegar varios elementos
Copiar y pegar datos de manera directa
Al copiar una celda, Excel copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus
valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios. Para
copiar datos realice el siguiente procedimiento:
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1. Seleccione las celdas que desea copiar; por ejemplo, seleccione el
rango A5:C18 de la Hoja1.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Copiar.
Metodo abreviado con el teclado: Para COPIAR también puede presionar la
combinación de teclas [Ctrl] + [C].
3. Seleccione la celda de destino; por ejemplo, elija la celda E5.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Pegar.
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Para PEGAR también puede presionar la combinación de teclas[Ctrl] + [V].
Copiar y pegar formato de celda
Para copiar solo el formato de la celda, realice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los formatos de
celda que desea copiar. Por ejemplo, seleccione el rango A5:C8 de la
Hoja1.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Copiar.
3. Seleccione la celda de destino. Por ejemplo la celda A21.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha
situada bajo la opciónPegar y, a continuación, dentro de Otras
opciones de pegado haga clic en Formato.
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5. Observe que solo el formato se pega a partir de la celda A21.
Copiar y pegar valores
1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los valores o
fórmulas que desea copiar. Por ejemplo, seleccione el
rango B13:C13 de la Hoja2.
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2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Copiar.
3. Seleccione la celda de destino. Por ejemplo, la celda B4.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha
situada bajo la opciónPegar y, a continuación, en la zona Pegar
valores, haga clic en Valores para pegar solos los valores, sin incluir
formatos o fórmulas.
Copiar y pegar fórmulas
Para copiar y pegar fórmulas realice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene las fórmulas que
desea copiar. Por ejemplo la celda D10 de la Hoja2.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Copiar.
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3. Seleccione la celda en la que desea pegar la fórmula. Por ejemplo la
celda D4.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha
situada bajo la opciónPegar y, a continuación, haga clic en Fórmulas,
para pegar solo las fórmulas (pero no los valores calculados).
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Copiar y pegar solo celdas visibles
Si oculta algunas celdas, filas o columnas de la hoja de cálculo, tiene la opción
de copiar todas las celdas o únicamente las celdas visibles. Por ejemplo,
vamos a ocultar las filas 6 a 12 del cuadro que se encuentra en la hoja Ventas
mensuales y copiaremos solo las celdas visibles.
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1. Seleccione las celdas que desea copiar. Por ejemplo, seleccione el
rango I3:O16.
2. En la pestaña Inicio, grupo Modificar, haga clic en el comando Buscar
y seleccionar y, a continuación, en la opción Ir a especial.
3. En el cuadro de diálogo Ir a Especial, haga clic en Solo celdas
visibles y después clic en el botón Aceptar.
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4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Copiar.
5. Seleccione la celda de destino. Por ejemplo, seleccione la celda G30.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el
comando Pegar.
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Copiar y pegar varios elementos
El Portapapeles permite copiar varios elementos y pegarlos en documentos
diferentes. Por ejemplo, puede copiar datos y un gráfico de una hoja de
cálculo y pegarlos en una presentación de PowerPoint.
Activar el Portapapeles
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Para activar el Portapapeles de Office solo haga clic en el iniciador de cuadro
de diálogo del grupo Portapapeles en la pestaña Inicio.
Copiar varios elementos al Portapapeles
Para copiar elementos al Portapapeles realice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione el primer elemento que desea copiar y haga clic en el
comando Copiar. Para el ejemplo, copie la celda I1.
2. Observe cómo se añadió al Portapapeles.
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El Portapapeles puede incluir hasta 24 elementos. Al copiar el número 25, se
elimina el primer elemento.
Pegar elementos del Portapapeles
El Portapapeles le permite pegar uno por uno los elementos o todos a la vez.
Para ello, realice lo siguiente:
1. Ubique el selector en la celda R1.
2. Haga clic en el elemento del Portapapeles que quiere pegar. Observe
cómo se pega el dato.
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Para pegar varios elementos a la vez, haga clic en el botónPegar todo. Los
elementos se pegarán en el orden en que fueron copiados.
Eliminar elementos del Portapapeles
Para eliminar elementos del Portapapeles, realice el siguiente procedimiento:
1. Abra el botón desplegable del elemento que desea eliminar.
2. Haga clic en la opción Eliminar.
Activar el Portapapeles
Para activar el Portapapeles de Office solo haga clic en el iniciador de cuadro
de diálogo del grupo Portapapeles en la pestaña Inicio.
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Copiar varios elementos al Portapapeles
Para copiar elementos al Portapapeles realice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione el primer elemento que desea copiar y haga clic en el
comando Copiar. Para el ejemplo, copie la celda I1.
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2. Observe cómo se añadió al Portapapeles.
El Portapapeles puede incluir hasta 24 elementos. Al copiar el número 25, se
elimina el primer elemento.
Pegar elementos del Portapapeles
El Portapapeles le permite pegar uno por uno los elementos o todos a la vez.
Para ello, realice lo siguiente:
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1. Ubique el selector en la celda R1.
2. Haga clic en el elemento del Portapapeles que quiere pegar. Observe
cómo se pega el dato.
Para pegar varios elementos a la vez, haga clic en el botón Pegar todo. Los
elementos se pegarán en el orden en que fueron copiad
Eliminar elementos del Portapapeles
Para eliminar elementos del Portapapeles, realice el siguiente procedimiento:
1. Abra el botón desplegable del elemento que desea eliminar.
2. Haga clic en la opción Eliminar.
Series
Una serie es una secuencia de datos correlativos; es decir, poseen una regla de
formación. Una serie numérica sencilla es 1, 2, 3, 4, 5..., donde la secuencia es
dada por sumar una unidad; es decir, una razón que incrementa en uno.
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También, se incrementan o disminuyen en una razón constante: 2, 4, 6, 8, 10 o
también: 120, 100, 80, 60.
Con la finalidad de ahorrar tiempo al ingresar datos Microsoft Excel permite
rellenar automáticamente una serie de números, combinaciones de números y
texto, fechas o periodos en función de un modelo establecido.
Por ejemplo, a continuación se indican los pasos para rellenar el
rango C3:H3 de la hojaPedidos, con una serie integrada para días de la
semana. Para ello, utilizará el controlador de relleno.
1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. Para este
ejemplo, seleccione C3.
2. Sitúe el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda y
cuando aparezca el controlador de relleno (cruz de color negro),
arrastre el mouse hasta la ceda H3.
3. Observe cómo se generan los datos consecutivos.
La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de series que pueden generarse con Excel.
Selección inicial Serie extendida
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1, 2, 3 4, 5, 6,...
9:00 10:00, 11:00, 12:00,...
lun mar, mié, jue,...
Lunes martes, miércoles, jueves,...
ene feb, mar, abr,...
ene, abr jul, oct, ene,...
Ene-14, Abr-14 jul-14, oct-14, ene-14,...
15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct,...
2012, 2014 2012, 2013, 2014,...
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...
texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...
1er período 2do período, 3er período,...
Producto 1 Producto 2, Producto 3,...
Rellenar celdas con series numéricas
A continuación, se indican los pasos a seguir para rellenar el rango C4:H4 con
una serie de números empezando en 642 y con un incremento de 3 en 3.
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1. En la celda C4, digite el número 642 y, luego, seleccione el
rango C4:H4.
2. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Modificar, haga clic en el
comando Rellenar y elija la opción Series.
3.
En el cuadro de
diálogo Series,
deje los valores por
defecto, en la
zona de
Incremento
escriba 3 y haga clic en el botón Aceptar.
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4. Observe el resultado:
Excel permite utilizar los siguientes tipos de series:
Lineal, para obtener una serie que se calcula agregando el valor del
cuadro Incremento a cada valor de celda.
Geométrica, para crear una serie que se calcula multiplicando el valor
del cuadro Incremento por cada valor de celda.
Cronológica, para crear una serie que rellena valores de fecha
incrementalmente por el valor del cuadro Incremento y que depende de
la unidad definida en Unidad de tiempo.
Autorrellenar, para obtener una serie que produce los mismos
resultados que arrastrar el controlador de relleno.
Rellenar celdas con series de texto
Para rellenar datos con series de texto, realice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.
Para este ejemplo, seleccione el rango B5:B7.
2. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar. Para
este ejemplo hasta la celda B9.
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3. Observe el resultado:
Borrar datos
Para borrar la información ingresada a las celdas de la hoja, Excel le ofrece
varias opciones de borrado. Sin embargo, para eliminar solo el contenido,
realice lo siguiente:
1. Seleccione las celdas A5:D10, de la hoja Ventas.
2. Presione la tecla o
3. Observe el resultado.
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Opciones de borrado
Dentro de las opciones de borrado, Excel le permite eliminar el contenido de
la celda, solo el formato o ambos. Asimismo, también puede eliminar los
comentarios e hipervínculos.
Para utilizar las opciones de borrado, seleccione la celda o rango del que desea
borrar los datos. Por ejemplo, el rango A5:D10 de la hoja Ventas.
1. En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en el
comando Borrar.
2. Observe las opciones que se muestran. Para el ejemplo, elija la
opción Borrar formatos.
3. Observe el resultado.
OPERACIONES PARA EDITAR HOJAS
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Operaciones para editar hojas
A continuación, aprenderá a realizar los procedimientos para editar hojas. Para
ello, en esta parte del capítulo, trabajará con el archivo Operaciones con
hojas.xlsx
1. Insertar una hoja nueva
2. Mover hojas de cálculo a otra ubicación
3. Mover hojas de cálculo a otro libro
4. Modificar el nombre a una hoja
5. Cambiar el color de la etiqueta de una hoja
6. Ocultar y Mostrar una hoja
Insertar una hoja nueva
Para agregar una hoja nueva al libro actual, haga clic en el botón Hoja nueva,
tal como se muestra en la siguiente figura:
Mover hojas de cálculo a otra ubicación
Mover hojas de cálculo implica mover o copiarla desde otra ubicación en un
libro. Tenga en cuenta que los cálculos o gráficos basados en los datos de una
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hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de cálculo. De
forma similar, si una hoja de cálculo movida o copiada se inserta entre hojas a
las que se hace referencia con un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo,
los datos en esa hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo de forma
inesperada.
Para esta parte del curso insertará la hoja Ventas mensuales, del
libro Edición de celdas – Ejemplos, antes de la hoja1 de libro actual. Para
ello, realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic derecho sobre la hoja de cálculo que desea mover o copiar;
en este caso, sobre la hoja Ventas mensuales.
2. En el menú contextual elija la opción Mover o copiar…
3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, configure las opciones como
se aprecia en la muestra:
1. En la zona Al libro, seleccione el archivo Operaciones con hojas.
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2. En la zona Antes de la hoja, deje seleccionada la Hoja1.
3. Active la casilla Crear una copia.
4. Haga clic en el botón Aceptar.
1. Observe que la hoja Ventas mensuales se insertó en el libro actual
antes de la Hoja1.
Mover hojas de cálculo a otro libro
Para mover o copiar hojas de cálculo a otro libro, asegúrese de que el libro de
destino está abierto en la misma sesión de Microsoft Office Excel. Las hojas
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de cálculo que mueva o copie a otro libro usarán las fuentes, los colores y los
efectos del tema que se aplica al libro de destino.
Al crear una copia de la hoja de cálculo, esta se duplica en el libro de destino.
Al mover una hoja de cálculo, esta se quita del libro original y aparece
únicamente en el libro de destino.
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar; en este caso,
haga clic sobre la hoja Ventas(2).
2. Haga clic derecho sobre la etiqueta de una de las hoja seleccionada y
elija la opción Mover o copiar…
3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Al libro, siga uno de
estos procedimientos:
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o Haga clic en (nuevo libro) para mover o copiar la hoja
seleccionada a un nuevo libro.
o Finalmente, haga clic sobre el botón Aceptar
Modificar el nombre a una hoja
Para cambiar el nombre a una hoja de cálculo realice los siguientes pasos:
1. Haga clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que desea renombrar. Por
ejemplo, haga clic derecho sobre la etiqueta Hoja1.
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2. Seleccione la opción Cambiar nombre.
3. Escriba el nombre Compras y presione la tecla.
Para cambiar el nombre de la hoja también puede hacer DOBLE CLIC sobre
ella, escribir el nuevo nombre y pulsar la tecla Enter
Cambiar el color de la etiqueta de una hoja
Para elegir otro color para la etiqueta de una hoja de cálculo, realice los
siguientes pasos:
1. Haga clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a la que desea cambiarle
de color.
2. Seleccione la opción Color de etiqueta; enseguida aparecerá una
paleta de colores para elegir.
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3. Seleccione un color de la paleta.
Ocultar y Mostrar una hoja
En ocasiones, resulta conveniente ocultar una hoja para que su contenido no
sea visible a simple vista y, luego, volver a mostrarla. Excel le permite realizar
ambos procedimientos con las hojas de un libro.
1. Ocultar una hoja
2. Mostrar una hoja
Ocultar una hoja
Para ocultar una hoja, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic derecho sobre la etiqueta de la hoja Ventas mensuales.
2. Seleccione la opción Ocultar.
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3. Notará enseguida que la etiqueta de la hoja desaparece, sin embargo, el
contenido de dicha hoja permanecerá invariable.
Mostrar una hoja
Esta operación se ejecuta para volver a hacer visible una hoja que se ocultó;
en este caso tendrá que realizar los siguientes pasos:
1. Haga clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja.
2. Seleccione la opción Mostrar. Enseguida notará que aparece una
ventana con la relación de nombres de hojas ocultas.
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3. Seleccione el nombre de la hoja a mostrar en este caso Ventas
mensuales; y a continuación, haga clic en el botón Aceptar.
Eliminar una hoja
Para eliminar una hoja de cálculo, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que desea eliminar.
2. Seleccione la opción Eliminar.
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3. Si la hoja que intenta eliminar está vacía no le pedirá confirmación;
pero si contiene información, se mostrará el siguiente mensaje. Haga
clic en Eliminar para confirmar esta operación.
