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MODULO 3/
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL TRABAJO
DE MANTENIMIENTO
OBJETIVOS:
Definir tiempo estándar y adecuar su utilización en Mantenimiento
Dar a conocer y analizar los diferentes formularios usados
en
Mantenimiento.
Desarrollar un manual de Mantenimiento.
CONTENIDOS:
UNIDAD 3.1 Autorización y control de trabajo.
UNIDAD 3.2 Tiempo estándar para trabajos de Mantenimiento
UNIDAD 3.3 Papeles de trabajo.
UNIDAD 3.4 Manuales de Mantenimiento.
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CONTENIDOS:
UNIDAD 3.1 Autorización y control de trabajo.
UNIDAD 3.2 Tiempo estándar para trabajos de Mantenimiento
UNIDAD 3.3 Papeles de trabajo.
UNIDAD 3.4 Manuales de Mantenimiento.
UNIDAD 3.1
AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE TRABAJO
OBJETIVOS:
Dar a conocer los elementos básicos de la autorización y control
de trabajo.
Discutir su planificación a un departamento específico.
INTRODUCCIÓN
Todo Departamento de Mantenimiento debe cumplir con las funciones
que le corresponden y que analizaremos en la unidad 1 . 1 , y además debe
prever y controlar sus costos.
En esta unidad analizaremos la técnica que permite planificar, programar
y controlar la función de Mantenimiento.
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Autorización y Control del Trabajo
La autorización y control del trabajo del Mantenimiento es una técnica que
permite prever y controlar los costos del Departamento de Mantenimiento. Su fin es
planificar y controlar el trabajo realizado por el Mantenimiento.
Los elementos básicos, en el orden aproximado de su aplicación son los
siguientes:
1 . - Una función de planificación del trabajo para trazar un camino para el
mantenimiento.
2- Un sistema de órdenes de trabajo para la organización del trabajo.
3.- Un sistema de prioridad de trabajo para controlar las frecuencias de
trabajo.
4.- Un procedimiento de estimación para determinar la magnitud de las
tareas.
5.- Un programa general para relacionar el total de las tareas autorizadas con
el tiempo y la mano de obra disponible.
6.- Un procedimiento de programación de detalle, para establecer las
secuencias de trabajo para cada tarea importante mostrada en el
programa general.
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7- Un procedimiento de control de horas para saber los costos reales en
comparación con los estimados.
8.- Una base para la medición del trabajo que permita comparar el progreso
con los gastos.
9.- Un adecuado sistema de información para registrar el cumplimiento,
efectividad y las variaciones.
10- Normas de trabajo para asegurar las bases comunes para las
estimaciones.
Analizaremos a continuación cada uno de estos elementos básicos.
1.- Planificación del trabajo
El primer paso en la autorización y control del trabajo es la planificación del
trabajo. Esta función trabajando en coordinación con los ingenieros o técnicos de
planta, debe establecer y mantener un plan general para las operaciones de
Mantenimiento; debe emitir todas las autorizaciones de trabajo, las que
denominaremos Ordenes de Trabajo de Mantenimiento.
La planificación de trabajo analizará todos los contratos solicitudes iniciales,
nuevas especificaciones y detalles que puedan producir un trabajo de Mantenimiento
adicional.
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Para que la dirección de Mantenimiento esté informada de la totalidad de
carga de trabajo y del plan necesario para cumplir con éxito las tareas que componen
esta carga, es necesario que la planificación de trabajo tenga conocimiento pleno de
lo siguiente:
a) Opiniones de la dirección con respecto a nuevos proyectos.
b) Cada solicitud o noticia inter-departamental que pueda producir
nuevo trabajo o afectar el trabajo programado.
c) Mano de obra disponible y estimada.
d) Distribución de mano de obra dentro de Mantenimiento.
e) Relación entre mano de obra real y estimada para cada tarea.
f) Progreso de cada tarea.
g) Rendimiento y capacidades relativas de las diferentes secciones y
grupos de Mantenimiento.
h) Importancia relativa de todas las tareas.
i) Efecto probable de los cambios en la programación de Mantenimiento
sobre otros departamentos de la compañía.
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Con estos antecedentes será posible para la Planificación del trabajo
aconsejar a la Dirección de Mantenimiento sobre el efecto exacto de la mayoría de
las tareas nuevas y con iniciativa propia dirigir nuevas tareas menores o cambios.
2.- Sistema de ordenes de trabajo
EL sistema de orden de trabajo define la clase de trabajos de Mantenimiento
aprobado. Esto incluye establecer un sistema de cargas de tiempo para proporcionar
una buena identificación a cada partida de trabajo llevada a cabo por Mantenimiento.
Este sistema de cargos de tiempo permitirá una acumulación del costo diario de la mano
de obra y de los materiales, cargando tanto el costo de mano de obra como los
materiales al número de orden respectiva. Al incluir estos costos de mano de obra y
materiales a cada orden de trabajo permite conocer exactamente cómo están
distribuidos los costos dentro de cada proyecto para clase de trabajo y material.
Para llevar a cabo este sistema de ordenes de trabajo debemos preparar lo
siguiente:
a) Un sistema de numeración que permita la rápida identificación de las
tareas referentes a cada trabajo. Generalmente se usan códigos.
b) Un documento formal que autorice el trabajo. Este documento se denomina
orden de trabajo. Cada orden de trabajo definirá la naturaleza general del
trabajo a indicará quien deba ejecutarlo. Se incluirá en este orden las
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horas-hombre y los materiales estimados así como su fecha de realización.
Una vez terminado el trabajo se anotará en esta orden los tiempos reales y
los gastos tanto de materiales como mano de obra utilizados. En la figura 1
se muestra un modelo de orden de trabajo.
3.- Asignación de Prioridad de trabajo
Para que la función de Planificación de Trabajo esté segura que sólo se
realiza el trabajo necesario, se requiere establecer un sistema de prioridades de
trabajo, asignando la debida prioridad a cada trabajo al mismo tiempo que se cuenten
las órdenes.
Un sistema sencillo y muy usado es identificar las prioridades como 1,2,3 en
la cual:
Prioridad 1: Son trabajos que preceden al resto de los trabajos de
Mantenimiento y representan tareas obligatorias para el buen
funcionamiento de la compañía.
Prioridad 2: Son trabajos que deben completarse lo más rápidamente
posibles después de haber realizado los de prioridad 1.
Prioridad 3: Son trabajos que deben ser ejecutados cuando "haya tiempo".
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4.- Estimación de Tiempo de Mantenimiento
La clave de un buen procedimiento de control de trabajo es la estimación
exacta de horas-hombre (y a veces material) requerido para cada trabajo.
Para realizar una buena estimación se debe reducir cada tarea de sus
elementos de trabajo básico y establecer valores para cada elemento. La suma de
los elementos da la estimación de la tarea total.
La finalidad de la estimación es el establecimiento de normas en una base de
unidad de trabajo para cada elemento. Al principio estas normas serán más "cálculos
aproximados" que estimaciones, pero a medida que se adquieren datos históricos
reales y los trabajos se comparan con las estimaciones es posible afinar estos valores.
La producción normal de Mantenimiento es el trabajo de reparación y
construcción y las horas que los mecánicos y ayudantes, por ejemplo, necesitan para
ejecutar un trabajo pueden llamarse horas de trabajo directas para diferenciarlas de las
horas de supervisión y de servicios de apoyo que se denominan horas indirectas o
cargas. Estas horas indirectas se prorratean entre todos los trabajos realizados.
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5.- Programación General
La esencia de la programación es mantener un balance adecuado entre la
capacidad de trabajo y las cargas de trabajo.
La programación general mostrará la naturaleza y magnitud de cada parte de
tarea de reparación y construcción de Mantenimiento para un tiempo total dado. El
total de H-H requeridas para cada parte deberá deducirse del total de mano de obra
disponible para así obtener una distribución de "trabajos" que dé un trabajo razonable
a los operarios y éstos pueden cumplirlo.
Esta programación general será flexible, pues es básicamente una
proyección en el futuro, y sujeta a cambios, ya que las condiciones anticipadas
pueden variar de las estimadas antes de ser realidad.
En la práctica real, es a veces conveniente establecer la programación
general sobre una base móvil, de 3 ó 12 meses dependiendo del grado de cambio
probable en toda la tarea de Mantenimiento.
6.- Programación detallada
Como las órdenes de trabajo reales se emiten para autorizar y definir trabajos
específicos se hace necesario aplicar una programación detallada para separar en
unidades de tiempo más pequeñas el tiempo señalada en el programa general. Esto
establecerá la secuencia adecuada de las diferentes fases de los trabajos importantes
para así asegurar que cada tarea se cumplirá en la forma efectiva.
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La programación detallada también deberá ser flexible, pues está sujeta a
cambios imprevistos y emergencias. Cuando esto ocurra se deberá reprogramar y
adaptarse a las nuevas condiciones.
7.- Control de horas
Se debe establecer un sistema de control de horas como parte integrante del
Control de Trabajo para proporcionar la acumulación diaria del costo, cargando cada hora
de Mantenimiento al número de trabajo designado. Estos números de trabajo no sólo
servirán para cargar el tiempo en cada proyecto importante dentro de
Mantenimiento sino que también proporcionará un análisis suficientemente detallado
para mostrar con exactitud como están distribuidas las horas dentro de cada proyecto
según las Ordenes de Trabajo individual. Esto permite determinar cuándo y por qué las
estimaciones se sobrepasan o disminuyen.
8.- Medición del trabajo
Un requisito para la buena realización del Control de Trabajo es tener un buen
plan para medición del trabajo, que permita la comparación exacta del progreso con los
gastos de mano de obra (y a veces materiales). Esto requiere establecer un común
denominador para medir el trabajo de Mantenimiento, que será válido tanto para los
informes de progreso como para los de estimación.
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Un método que se ha usado para medición de tiempo, es el es-
tablecimiento de tiempo estándar (que veremos posteriormente) para todos los
elementos posibles de trabajo de Mantenimiento.
9.- Sistema de información
Un paso importante en el Control del Trabajo es el establecimiento de un
sistema adecuado de controles de funcionamiento. Esto, en esencia, es un medio
periódico de información corriente del cumplimiento y efectividad del mantenimiento.
Un método de información, es un resumen semanal del trabajo del grupo de
mantenimiento mostrando las horas reales en comparación con las estimadas para
cada grupo, resumidas de acuerdo a las prioridades 1,2,3.
10.- Estándares de Mantenimiento
La tarea del control de trabajo será difícil, sino existen métodos y
procedimientos estandarizados de Mantenimiento. En tales casos cada grupo o
sección de Mantenimiento puede trabajar con un grupo de reglas básicas distintas, y
las funciones básicas tales como las estimaciones, se hacen difíciles de aplicar
sobre bases consistentes.
Se pueden establecer y mantener normas para dirigir la práctica de
reparaciones y construcciones , los métodos y procedimientos de Mantenimiento, los
tiempos estándar para elementos de trabajo, etc.
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Con estos diez principios básicos de autorización y Control de Trabajo se
puede disponer de un Departamento de Mantenimiento organizado y que cumple con
los trabajos asignados en beneficio de toda la empresa.
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UNIDAD 3.2/
TIEMPOS ESTÁNDAR PARA TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
OBJETIVOS:
- Definir tiempo estándar y adecuar su utilización en Mantenimiento.
- Analizar datos para varias operaciones.
INTRODUCCIÓN
Una de las formas de distribución de la fuerza de trabajo es hacer
estimaciones de los tiempos que se utilizarán en cada trabajo por una cuadrilla o un
par de personas. Estas estimaciones dependen del estimador que puede ser el Jefe
de Mantenimiento, el Jefe de Taller o el Supervisor.
La estimación realizada puede ajustarse al valor real si el estimador es
una persona con bastante experiencia y con conocimiento del trabajo o de los
trabajos que realice. Sin embargo, no siempre las situaciones o trabajos son
similares yen algunos casos, en especial cuando se está ajustando los costos del
Departamento de Mantenimiento, una mala estimación produce gastos
innecesarios.
En esta unidad analizaremos datos específicos de tiempo para los
trabajos de Mantenimiento.
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Tiempo Estándar para Trabajos de Mantenimiento
Un Tiempo Estándar en Mantenimiento es el tiempo que se debe emplear para
realizar un trabajo especifico de Mantenimiento. El trabajo puede ser cualquiera de los
muchos realizados por electricistas, pintores, mecánicos, carpinteros, albañiles,
soldadores, etc.
El valor estándar de Mantenimiento es lo que se debe tardar en pintar,
reparar una ventana rota, colocar 100 mt. de tubería de 2", reparar una válvula,
embobinar un motor, etc.
La combinación de las tareas de Mantenimiento es infinita en una fabrica
grande. Además hay muchas variantes en las condiciones de trabajo y colocación,
las cuales influyen en la duración del trabajo.
Muchos de estos trabajos se repetirán solamente a grandes intervalos de
tiempo. Algunos no se repetirán nunca más. Las condiciones de trabajo pueden ser
mínimas sólo en raras ocasiones.
Todas estas variantes hacen difícil de establecer Tiempo Estándar de
Mantenimiento.
Los valores normalizados de mantenimiento o Tiempos Estándares se usan
para lo siguiente:
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1 - Planificar y programar el Trabajo de Mantenimiento.
2.- Proporcionar una fuerza de Mantenimiento bien calculada.
3- Medir el rendimiento o efectividad de los grupos de Mantenimiento.
4.- Proporcionar incentivos para el personal de Mantenimiento.
Para establecer valores estándares de Mantenimiento se pueden usar varios
métodos, algunos de ellos son:
Suposiciones y estimaciones.
Análisis estadístico de rendimientos anteriores.
Estudio de tiempo.
Estimaciones establecidas a partir de datos estándar.
Métodos de medida de tiempo o factor de trabajo.
El método o la combinación de métodos que se seleccionan variará con el
use que se haga de los valores.
En nuestro curso sólo indicaremos como establecer los valores estándar a
partir de datos estadísticos combinado con suposiciones y estimaciones.
Para establecer estos valores estándar, el primer paso es diseñar una orden
de trabajo adecuada para este fin que contenga la siguiente información:
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1.- Fechas (de emisión, iniciación y terminación).
2- Departamento en el que se realiza el trabajo.
3.- Departamento a los que carga los costos o centros de costos.
4 - Firma del solicitante.
5.- Número de cuenta a la que se carga.
6.- Número de la orden de trabajo
7 - Firma aprobando la autorización.
8.- Individuos asignados para el trabajo.
9.- Descripción completa del trabajo requerido.
10.- Espacio para acumulación de horas de trabajo, costo del trabajo y costo
del material.
La forma de distribuir estas orden de trabajo dependerá del tamaño de
empresa.
Es importante un cronometraje exacto para el desarrollo de los valores de
tiempos. Cada hora de Mantenimiento debe estar correctamente registrada y
cargada a las órdenes de trabajo respectivas.
Las horas de trabajo empleadas para cada tipo de trabajo se acumulan
por un periodo de tiempo, generalmente 6 meses, en hojas de resumen de trabajo
para cada tipo de trabajo. Estos datos son la base para establecer valores
estándar de trabajo basándose, en rendimientos anteriores.
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Todo el trabajo de Mantenimiento se puede clasificar de la siguiente manera:
1 . - Ordenes permanentes, trabajos rutinarios
2- Trabajos repetitivos.
3- Trabajos diversos o no repetidos.
4.- Trabajos estimados.
1.- Ordenes Permanentes, Trabajos Rutinarios
Las órdenes permanentes se emiten para trabajos en los cuales es práctico
emitir ordenes de trabajo. Se emite un número fijo para cada orden permanente. Los
números de las órdenes permanentes se asignan también a trabajos que no están en
contacto normalmente con los trabajos de Mantenimiento para así separar los costos
de horas-hombre de las verdaderas actividades de Mantenimiento. Estas órdenes
permanentes pueden ser:
Vigilancia del almacén
Primeros auxilios
Recepción
Inventario
Limpieza
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A los trabajos de Mantenimiento Rutinarios se asignan números permanentes
"Rutinarios" parecidos a las órdenes permanentes.
Estos trabajos son de naturaleza rutinaria, tal como, el engrase a inspección
rutinaria. Incluyen algunos trabajos de menor rutina y de reparación, tales como,
reemplazo de ampolletas.
Ejemplos de trabajos rutinarios tenemos:
Engrase rutinario
Inspección rutinaria
Lectura de medidores de agua, luz, fuerza, gas
Cambio de ampolletas y tubos fluorescentes
Selección de materiales aprovechables
Inspección de motores
Los valores estándar se determinan por medio de análisis estadístico de los
resultados del trabajo durante un período base, normalmente 6 meses.
Para determinar los valores se debe anotar las horas realmente empleadas
cada semana, luego de cumplido el período de 6 meses se calcula el promedio de
horas por día, semana, o por unidad y se convierte en estándar.
En la tabla N ° 1 se muestran algunos valores estándar en un taller eléctrico.
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TABLA N º 1
VALORES ESTÁNDAR PARA TRABAJOS RUTINARIOS.
TALLER ELÉCTRICO
DÍAS O HORAS VALORES ESTÁNDAR
OPERACIONES SEMANAS REALES DE HORAS GANADAS
Engrase de motores, Ruta A 127 1714,5 13,5 por día
Engrase de motores, Ruta B 127 1016,0 8,0 por día
Engrase de motores, Ruta C 127 317,5 2,5 por día
Reemplazo de ampolletas 127 254 0,5 por unidad
Inspección de guías 26 104 4,0 por semana
Inspección de ascensores 26 67,6 2,6 por semana
Limpieza de taller 26 20,8 0,8 por semana
2.- Trabajos Repetitivos
Los trabajos repetitivos son aquellos trabajos que se repiten por lo menos una
vez al mes. Al final de cada período, las órdenes de trabajo que cubren estos trabajos
se clasifican por tipo y oficios.
Algunos trabajos repetitivos clasificados por oficio son los siguientes:
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A.- CARPINTEROS B.- ELECTRICISTAS
Reparar escaleras Reparar motores
Reparar mesas Hacer cables de extensión
Reparar puertas Reemplazar fusibles
Reparar ventanas Reparar interruptores
C- MECÁNICOS D.- PLOMEROS
Reparar bombas Reparar goteras
Cambiar rodamientos Reparar válvulas
Nivelar moto bombas Reparar mangueras
Reparar transportadores Reparar lavados
Las órdenes de trabajo que cubren todos los trabajos repetitivos se acumulan
durante el período base. Al final del período base se calcula el total de horas utilizadas
realmente en todos los trabajos y el promedio de tiempo por trabajo es el valor
estándar, en este momento se realizará un cuidadoso escrutinio de todos los trabajos
de naturaleza repetitiva y todos los trabajos, en los cuales las horas reales sean
excesivas, se suprimirán y transferirán al grupo de trabajos diversos. La mayoría de
los trabajos repetitivos tendrán un tiempo máximo que se establece para excluir todos
aquellos trabajos que no sean de naturaleza normal.
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Se pueden establecer valores repetitivos basados en un análisis de órdenes de
trabajo durante un período base.
La tabla N ° 2 muestra valores estándar para trabajos de electricidad
repetitivos.
TABLA N ° 2
VALORES ESTÁNDAR PARA TRABAJOS REPETITIVOS
TALLER DE ELECTRICIDAD.
CONCEPTO OPERACIÓN NUMERO NUMERO TOTAL VALORES ESTÁNDAR
TRABAJOS UNIDADES HORAS DE HORASGANADAS
Relojes eléctricos Reparación 20 20 23,5 1 . 1 8 por unidad
Marcador eléctrico Reparación 15 15 25,3 1.68 por unidad
de tiempo
Taladro portátil Reparación 26 26 65,0 2,50 por unidad
Intercomunicador Reparación 26 26 14.7 1.34 por unidad
Ventilador Reparación 12 15 24.5 1.63 por unidad
3.- Trabajos Diversos o no Repetitivos
Todos aquellos trabajos realizados según órdenes de trabajo, no considerados
como repetitivos, y que se realizan en menos de 96 horas, están incluidos en la
categoría de no repetitivos
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o diversos. Dichos trabajos se clasifican como sigue:
Hasta 8 horas
De 8 a 16 horas
De 16 a 32 horas
De 32 a 48 horas
De 48 a 96 horas
Para determinar los valores estándar para trabajos repetitivos se acumulan las
órdenes de trabajo de esta categoría y se calcula el tiempo promedio por trabajo para
cada clasificación de tiempo. Este promedio es el valor estándar. Por ejemplo, si se
realizan 205 trabajos de la clasificación de 0 a 8 horas durante el período base y se
registran 533 horas, el valor estándar por trabajo seria de 533/205 = 2,6 horas por
trabajo.
En la tabla N ° 3 se muestran valores estándar para trabajos no repetitivos de
gasfitería.
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TABLA N ° 3
VALORES ESTÁNDAR PARA TRABAJOS NO REPETITIVOS
TRABAJOS DE GASFITERIA
GRUPO HORAS ESTÁNDAR POR TRABAJO
Hasta 4 horas 1.8
4.1 a 8.0 horas 6.0
8.1 a 18 horas 11.8
16.1 a 32.0 horas 23.1
32.1 a 48.0 horas 38.4
48.1 a 96.0 horas 62.5
4.- Trabajos Estimados
Todos los trabajos que requieran 96 horas o más se consideran como trabajos
estimados. Los valores estándar se establecen por medio de un estimador experto
usando combinaciones de los datos normalizados, conversaciones con supervisores,
buen juicio, etc.
Para este tipo de trabajo, la estimación se convierte en
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el valor estándar. Para que sea así los trabajos estimados se enumerarán en una hoja
de estimación, agrupados en elementos de trabajo. Los datos estándar se acumulan
de experiencias pasadas y de libros que contengan este tipo de información.
Para usar estos valores para planificación y programación de una manera
efectiva, las órdenes de trabajo se pre-clasificarán o estimarán a ojo. El estimador o
supervisor puede decir por experiencia las horas aproximadas que necesitará para
cada trabajo. Se clasifica cada trabajo como de 0 a 8, 8 a 16, etc. Por ejemplo, si el
trabajo es de 8 a 16 horas, el tiempo planificado podría ser 1 1 , 5 horas. Existirán casos
donde es imposible establecer una estimación exacta del tiempo hasta que se ha
iniciado la tarea. En tales casos, la estimación debe hacerse después que la tarea ha
progresado lo suficiente para prever todo el trabajo requerido para el acabado. Si el
trabajo ha comenzado y la estimación original no es válida a causa de trabajo
imprevisto, cambios en la tarea, etc. la estimación debe cambiarse conforme a las
condiciones existentes.
Deben hacerse comprobaciones de rutina en todas las tareas estimadas
cuando las horas reales alcanzan 1/3 de la estimación, luego a los 2/3 de la
estimación a fin de establecer si las condiciones son o no consistentes. Si no lo son, la
estimación debe revisarse.
Los tiempos estándar para trabajos de Mantenimiento proporcionan una base
para establecer el control de todo trabajo de Mantenimiento. Este es uno de los usos
más efectivos de los valores estándar. Los tiempos reales para cada trabajo se
acumulan y resumen cada semana por oficio y se comparan con el estándar
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dar de horas ganadas. Normalmente se redacta un informe con un promedio
que oscila entre 4 y 5 semanas, de una manera que sea mínimo el efecto de los
trabajos largos completados durante dicho período de información.
También se usan los valores estándar para aplicar los incentivos al
personal de mantenimiento tal como se aplica al personal de producción.
Una buena política de la empresa es dar incentivos al personal de
Mantenimiento de manera que éstos se sientan más integrados al proceso
productivo y a las reducciones de costo.
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UNIDAD 3.3/
PAPELES DE TRABAJO
OBJETIVOS :
- Dar a conocer y analizar los diferentes formularios usados
en Mantenimiento.
- Diseñar formularios.
INTRODUCCION
Al decidir sobre que papeles de trabajo o formularios a usar en el
Departamento de Mantenimiento, se debe tener en cuenta el tamaño de la empresa,
el tamaño del grupo de Mantenimiento y de los trabajos que se realizan.
Muchos papeles complican los trabajos, puesto que, en general, los Técnicos a
Ingenieros de mantenimiento son "poco amigos" de los formularios, por otro lado, muy
pocos formularios nos impiden llevar un buen control del departamento.
En esta unidad veremos los formularios básicos y explicaremos cuando se
requiera el significado de cada formulario.
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Papeles de Trabajo.
Los papeles de trabajo útiles de tener en consideración en un Departamento
de Mantenimiento son:
1- Inventario del equipo
2- Registro del equipo
3.- Ordenes de trabajo
4.- Tarjetas de tiempo
5.- Requisición de materiales
6- Inspección de Mantenimiento Preventivo
7.- Programas de inspección de Mantenimiento Preventivo
8.- Informes de horas extraordinarias
Describiremos a continuación cada uno de estos formularios
1.- Inventario de equipos
Para una planificación y programación eficaces, es necesario disponer de un
registro completo del equipo a mantener. A cada unidad se le asegura un número de
inventario. Puede grabarse sobre una placa metálica y fijarse a la unidad. Los mecáni-
cos del área, los electricistas o ingenieros pueden llevar el inventario. Algunas
compañías tienen empleados de Mantenimiento destinados a inventarios y de esta
manera lo familiarizan con los equipos.
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HOJA DESCRIPTIVA DEL CAMPO DE ACTIVIDAD
PLANTA:
LUGAR:
REQUISICIÓN N °: FECHA:
ARTICULO: N ° INVENTARIO:
COMPRADO A: N ° 0 / C:
FABRICANTE:
POTENCIA: AMPERES: N ° SERIE: TIPO:
VELOCIDAD (RPM): VELOC. SALIDA (RPM):
MODELO: TAMAÑO:
VOLTS: RELACIÓN: CAPACIDAD:
FASE: ARMADURA: N ° CATALOGO:
DIMENSIONES:
CICLOS: TAREA N °: PESO:
DATOS Y COMENTARIOS DESCRIPTIVOS
ACCIONADO POR: ARTICULO:
POR REDUCTOR: RPM: N ° INVENTARIO
GOBERNADO POR: HP: RPM:
USADO EN CONEXIÓN CON:
ESPECIFICACIONES EMPAQUE:
DATOS RODAMIENTOS: SELLOS:
DATOS LUBRICACIÓN
ESPECIFICACIONES:
PUNTOS DE INSPECCIÓN:
N ° INVENTARIO EQUIPO AUXILIAR
FIGURAN º 1
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La figura 1 muestra un formulario típico de inventario del campo de actividad.
2.- Registro del equipo
Los registros del equipo son tan importante para una planta con únicamente
100 unidades como lo son para plantas con miles de unidades. Algunas compañías
con operaciones a desarrollar en varias plantas mantienen todos los registros del
equipo en la oficina central para su use por la división de contabilidad de la planta con
registros sobre la depreciación y la caída en descenso. Sin embargo, los registros del
equipo son necesarios en el Mantenimiento de una planta individual para el anuncio
de reparaciones, cambios y piezas de repuestos, así como para la asignación a
programas de inspección.
El valor de estos informes es limitado. En caso de paro, pueden conseguirse
inmediatamente especificaciones exactas de la máquina y las piezas y el nombre y
dirección del fabricante. Sí la cuestión se refiere al tamaño, peso, lubricación,
transmisión de potencia, elementos de protección, o fecha de adquisición, la
información se encuentra allí.
En la figura N ° 2 se presenta una Hoja de Registro típica. En el reverso de
la Hoja de Registro se indicará lo siguiente:
Costo de Mantenimiento normal o excesivo
Necesidad de re-proyecto
Necesidad de sustitución para asegurar el tamaño apropiado.
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Necesidad de sustitución para asegurar el equipo correcto
Necesidad de sustitución a causa de ineficiencia.
Se indicarán también los datos de costo para los informes a la dirección, las
fallas más frecuentes y sus causas.
3.- Ordenes de Trabajo
Las órdenes de trabajo son peticiones escritas de servicios a cumplir por el
Departamento de Mantenimiento. Establecer tanto para el Mantenimiento como para
la dirección, la información que ha de hacerse un trabajo. Proporcionan un registro de
costo de estos servicios. Proporcionan los datos sobre los cuales se preparan las
requisiciones de material, se entregan instrucciones de trabajo individual y se hacen
asignaciones de tareas al personal y al equipo. Cuando el trabajo se ha terminado y
se han hecho todas las anotaciones contienen los informes que sirven, al
departamento de Mantenimiento para su control y el Departamento de Costo en la
distribución de gastos.
Debido a que todo el trabajo de Mantenimiento debe programarse, es
necesario poner todas las órdenes por escrito independiente del volumen de la tarea.
Esto permitirá una planificación y programación apropiada y sirve para determinar el
trabajo pendiente.
Se usan numerosas hojas de órdenes de trabajo. Algunas
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son pequeñas con pocas líneas para una breve descripción del trabajo a hacer. Otras
son grandes, con espacio para descripción del trabajo, situación, prioridad, tiempo
asignado, tiempo empleado, cargas estimadas y reales de trabajo y el. material, etc.
En la figura 3 a) y b) se muestra un modelo de orden de trabajo aplicado
en general en una industria mediana.
4.- Tarjeta de Tiempo
Todos los empleados de mantenimiento están sujetos a la comprobación de
tiempo ya sea por relojes o cronometradores. El método a usar depende del tipo de
planta, o sea, de operaciones o de las condiciones del local. Prescindiendo del
método usado es conveniente que cada empleado tenga su tarjeta y en el se anote
los trabajos que realiza, sean estos en orden de trabajo o sin ellas.
Un modelo de tarjeta de tiempo se muestra en la figura 4.
5.- Requisiciones de Materiales
El funcionamiento y control del almacén puede afectar a los programas de
trabajo de mantenimiento. Todos los artículos contenidos en el almacén de materiales
deben tener una identificación a base de número de fuerza para simplificar el
inventario, el costo y los papeles de trabajo.
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El almacén tendrá sus propios papeles de trabajo que registrarán el
ingreso y tarjetas de inventario para cada pieza, repuesto o material.
La requisición de materiales corresponde a una salida del almacén y debe ser
llenado por el Departamento de Mantenimiento. Con esta requisición o salida de
almacén el encargado del almacén entregará de su inventario el material o repuesto.
Un modelo de esta requisición de materiales se encuentra en la figura 5.
6.- Inspección de Mantenimiento Preventivo
Los registros de inspección de Mantenimiento Preventivo comprenden un
grupo de formularios, especialmente proyectados para indicar a los Inspectores de
Mantenimiento que deben revisar en cada equipo.
La información que, lleva este formulario se puede obtener de los registros
del equipo, de los manuales de operación, de los manuales del fabricante y de la
propia experiencia del Departamento de Mantenimiento.
En la figura 6 y 7 se encuentran 2 modelos de formularios de inspección de
Mantenimiento Preventivo.
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7.- Programas de inspección de Mantenimiento Preventivo
Las frecuencias de inspección de Mantenimiento Preventivo dependen de
muchos factores tales como edad del equipo, estado, las horas de funcionamiento
diarias y la importancia del equipo en la línea de producción. Estos programas de
inspección se preparan cuidadosamente utilizando toda la información disponible del
equipo.
8.- Control de Horas Extraordinarias
El control de horas extraordinarias es muy importante ya que es trabajo de
Mantenimiento pagado por encima de lo normal y frecuentemente neutraliza los
ahorros hechos en la jornada normal.
Para llevar este registro es necesario de un formulario, tal como el. de la figura
1 1 , en el cual se indican las horas extraordinarias, quien las realiza y a que trabajo
deben ser cargadas.
Existen además otros formularios que permiten hacer informes mensuales de
Mantenimiento, indicando el trabajo realizado, el tiempo utilizado y cual es el gasto
total del departamento. Estos formularios que no indicamos aquí deben ser elaborados
por el Jefe de Mantenimiento según sus necesidades.
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UNIDAD 3,4/
.
MANUALES DE MANTENIMIENTO
OBJETIVOS :
- Desarrollar un Manual de Mantenimiento
INTRODUCCIÓN
En esta unidad describiremos los tipos de manuales que se usan en la
industria moderna y explicaremos en que consiste un Manual de Mantenimiento y
cuales son sus ventajas y desventajas. No indicaremos como redactarlo, puesto que
esto depende de cada Jefe de Mantenimiento.
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Manuales de Mantenimiento
Los tipos manuales que se utilizan actualmente en las empresas medianas y
grandes son los siguientes:
Manual de instrucción.- Describe una determinada tarea en lo
concerniente a que es lo que hay que hacer, cuándo, cómo y por qué.
Se utilizan básicamente para el adiestramiento y re-adiestramiento del
personal.
Manual de procedimientos.- Describen en forma detallada los métodos
mediante los que se lleva a cabo cada tarea en particular. Generalmente
contendrá diagramas de flujo, ilustraciones de los formatos y formularios
de organización, además de explicaciones referentes a cómo, cuándo y
dónde deben utilizarse. Proporciona una base para seguir una rutina de
procedimientos administrativos.
Manual de organización.- Determina los deberes de los individuos
dentro de la organización y delimita su autoridad y responsabilidad.
Manuales técnicos.- En estos manuales se describen las características,
por ejemplo, de una máquina, supuesta en marcha, instrucciones para el
funcionamiento, Mantenimiento y reparación, instrucción técnica
necesaria, etc. Son muy útiles para el personal de Mantenimiento.
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Manuales de orden interno.- Se denomina también Reglamento interno, y
en el se indican las disposiciones vigentes en la compañía o en la empresa
para asegurar que todos actúen de acuerdo a las normas y reglamentos
existentes. Un Manual de Mantenimiento puede llevar incorporado uno o
más de los manuales descritos. Este manual describe las normas, la
organización y los procedimientos que se utilizan para efectuar la función de
Mantenimiento. Puede incluir también métodos normalizados para el
Mantenimiento y/o reparación de equipos.
El aumento en el número de industrias, la ampliación de las industrias
existentes y la rápida evolución que sufren los materiales, los equipos y los procesos
tecnológicos aumentan el problema del mantenimiento de máquinas y equipos de las
instalaciones industriales. El costo de Mantenimiento es de una magnitud tal que
resolverlo mediante el método del "primer hombre que se encuentre a mano" no resulta
por lo general económico. Deben encontrarse métodos que se basen en criterios
efectivos y económicos. Esto puede obtenerse establecimiento unos procedimientos de
gestión efectivos y unos métodos de Mantenimiento y métodos para difundirlos a través
de toda la organización. Esto se puede cumplir con un Manual de Mantenimiento.
El tamaño de la organización no es necesariamente el criterio en que debe
basarse la determinación si se debe o no utilizarse un manual. Incluso en una pequeña
organización en que estén bien establecidos los procedimientos rutinarios de Manteni-
miento, existe la necesidad de determinar los procedimientos a
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utilizar para las reparaciones de mayor importancia y para la sustitución de máquinas
y equipos. El tamaño de la organización influirá sobre el tamaño y contenido del
manual pero no en la necesidad de su utilización como medio de comunicación. El
Manual de Mantenimiento, además, de utilizarse para una determinación clara de
normas, se puede utilizar para adiestramiento y enseñanza del nuevo personal o para
el re-adiestramiento del personal existente.
El contenido de un Manual de Mantenimiento dependerá de si el manual es de
tipo administrativo o del tipo técnico o una combinación de ambos. El factor más
importante a considerar es el de la separación de los aspectos administrativos de los
técnicos. Esto se consigue dividiendo el manual en dos partes, una administrativa y
otra técnica dentro de un mismo volumen o utilizando un volumen separado para los
aspectos administrativos y uno o varios para los aspectos técnicos.
Las ventajas del use de un normal Mantenimiento son las siguientes:
1.- Eliminación de la duplicación de fuerzas.
2- Eliminación de la interferencia de responsabilidades
3.- Eliminación de papeleo, formularios inconvenientes
4- Establecimiento de un mecanismo de control para la administración.
5.- Una mejor respuesta a las necesidades de Mantenimiento con unos costos
decrecientes.
6.- Un menor costo de los programas de adiestramiento y re-adiestramiento
del personal.
7.- Facilitar la base para la apreciación y evaluación del Mantenimiento.
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Las desventajas son las siguientes:
1.- La sumisión rígida a los procedimientos tiende a disminuir la iniciativa del
personal para la innovación y mejoras.
2.- Para que los manuales sean eficaces es obligatoria una revisión y
puesta al día de los mismos.
La preparación del Manual de Mantenimiento, sea este administrativo es un
trabajo laborioso y se requiere que la persona encargada de su confección tenga un
completo apoyo de la dirección de la empresa.
Un Manual Técnico puede contener los antecedentes necesarios para el
Mantenimiento de un equipo o para varios equipos. Debe ser preparado por personal
técnico con pleno conocimiento del funcionamiento de los equipos y de sus relaciones
con otros.
Generalmente es el Jefe de Mantenimiento quien elabora este manual.
