CURSO VIRTUAL:
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Módulo 2: Expediente electrónico
de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente
electrónico de archivo
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
Contenido temático
1 Concepto
2 Tipos de expedientes
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/lista" title="lista iconos">Lista iconos
creados por Icongeek26 - Flaticon</a>
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
1 Concepto
Expediente Electrónico de Archivo(1)
Conjunto de documentos y actuaciones electrónicas
producidos y recibidos durante el desarrollo de un
mismo trámite o procedimiento, acumulados por
cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados
entre sí, manteniendo la integridad y orden dado
durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que
se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de
vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
1. Acuerdo AGN 002 de 2014
<a href='https://www.freepik.es/vectores/archivo'>Vector de
archivo creado por upklyak - www.freepik.es</a>
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
Finalidad del Expediente(2)
El expediente además de ser la esencia de las actuaciones
de la administración, reúne de manera orgánica los
documentos que se producen o reciben en desarrollo de
un mismo trámite o actuación y se acumulan de manera
natural reflejando el orden en que dicho trámite es
ejecutado y es la base de la organización archivística sobre
la cual se establecen las series y subseries documentales
que conforman un archivo.
2. Acuerdo AGN 002 de 2014
<a href='https://www.freepik.es/vectores/archivo'>Vector de
archivo creado por upklyak - www.freepik.es</a>
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
2 Tipos de expedientes
Expediente Electrónico(3)
Conjunto de documentos electrónicos
de archivo correspondientes a un
mismo trámite o procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan.
<a href='https://www.freepik.es/vectores/expediente'>Vector de expediente
3. Acuerdo AGN 003 de 2015 creado por storyset - www.freepik.es</a>
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
Expediente Digital o Digitalizado(4)
Copia exacta de un expediente físico
cuyos documentos originales,
tradicionalmente impresos, son
convertidos a formato electrónico
mediante procesos de digitalización.
Generalmente se presenta cuando no se ha implementado un
4. Acuerdo AGN 002 de 2014
sistema de gestión documental electrónica de archivo
https://microformas.mx/blog/digitalizacion-certificada-segurid
ad-legal-de-documentos/
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
Documentos
Electrónicos
Expediente Híbrido nativos
Documentos
Documentos
Expediente conformado simultáneamente por Electrónicos
digitalizados
nativos
documentos físicos (soporte en papel) y/o
analógicos y electrónicos, que a pesar de estar
separados por ser conservados en sus formatos
nativos forman una sola unidad documental en Expedientes
Microfilms
en papel
razón al trámite o actuación que tratan,
manteniendo un vínculo archivístico.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral d-e Docs. en
Papel
los documentos en su ciclo vital(5). Casetes
Grandes
dimensiones
5. Ley General de Archivos – Ley 594 de 2000
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
¿Cómo se conforma el expediente
híbrido?
Documentos Físicos soporte
Documentos Electrónicos
papel) y/o análogos
Testigo(6) en expediente electrónico / Testigo en expediente físico
6. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su
lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Acuerdo AGN 027
de 2006.
Documentos Electrónicos Documentos Digitalizados
https://www.flaticon.es/
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
Componentes
del expediente METADATOS FOLIACIÓN ÍNDICE DOCUMENTOS
DEL ELECTRÓNICA ELECTRÓNICO ELECTRÓNICOS
electrónico EXPEDIENTE
DE ARCHIVO
https://www.flaticon.es/
Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo
Módulo 2: Expediente Electrónico de archivo
Unidad 1: Generalidades del expediente electrónico de archivo
Bibliografía
• Rangel, P. Erika, L; Merchán, H. Carlos, A; Guía para la gestión de
documentos y expedientes electrónicos (2018). Ministerio de
Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Recuperado en:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_
Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/DocumentoOficialV1_Gui
aDocumentoYExpedienteElectronico26_ENE%202018_v3.pdf
• REPOSITORIO NORMATIVO. Archivo General de la Nación.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru"
title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>
