Control Diario de
Manual de Operaciones Inventarios
CONTROL DIARIO DE INVENTARIOS
1.0 INTRODUCCIÓN...............................................................................................................................2
1.1. Importancia del Control para la Detección de Pérdidas.................................................................2
2.0 MEDICIÓN DEL NIVEL Y RECONCILIACIÓN DE INVENTARIOS..........................................................2
2.1 Medición Manual.............................................................................................................................3
3.0 CARACTERÍSTICAS LOCALES.............................................................................................................3
4.0 CONTROL MANUAL – MEDICIÓN Y RECONCILIACIÓN DE INVENTARIOS….....................................3
4.1 Vara de Medición.............................................................................................................................3
4.2 Tablas de Aforo de Tanques............................................................................................................4
4.3 Procedimientos Operativos.............................................................................................................4
4.4 Reconciliación Manual de Inventarios de Combustibles…..............................................................5
5.0 Vara de Medición.............................................................................................................................5
5.1 Tablas de Aforo de Tanques............................................................................................................5
6.0 CONTROL DIARIO DEL INVENTARIO DE COMBUSTIBLES/PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN.....6
6.1 Responsabilidad...............................................................................................................................6
6.2 Descripción......................................................................................................................................6
6.3 Precauciones....................................................................................................................................6
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1.0 INTRODUCCIÓN
La medición diaria de cada tanque subterráneo de almacenamiento de combustible y la consiguiente
reconciliación de stock, son tareas rutinarias en una EDS. Es relevante advertir que a la luz del resolución
40198 del 24 de junio de 2021, el control de inventarios no es solo un deber corporativo, sino además, una
obligación legal.
Para el desarrollo de este control es necesario tener procedimientos y equipos adecuados, así como, un
equipo entrenado y concientizado de la importancia de su riguroso monitoreo.
Los resultados económicos de su negocio y el control de las condiciones de las instalaciones subterráneas
(pérdidas en tanques), están ligados directamente a la calidad y continuidad de la aplicación de esos
procedimientos.
Esta sección pretende transmitirle a usted, los conocimientos necesarios para mantener un óptimo estándar de
operación y de seguridad en esta área, desarrollando su control de stock en forma adecuada.
1.1. Importancia del Control para la Detección de Pérdidas
El control de inventarios es una herramienta muy importante para cualquier política o sistema de protección
del medio ambiente en Estaciones de Servicio, por ello se hace necesario realizarlo diariamente como parte
de un riguroso control económico y ambiental del negocio a su cargo.
Un control eficiente y efectivo de inventarios de combustible debe tener en cuenta:
Implementación y aplicación de procedimientos robustos para la medición de
tanques
Cálculos precisos y revisados
Registros claros y actualizados (confiables)
Es necesario que usted tenga en cuenta estos tres puntos para tener éxito en este control. Su supervisor debe
ser consciente de la importancia de estos procedimientos y debe validar todo el proceso de medición y
reconciliación de stock, y aún más importante es que usted, conozca y aplique todo el proceso paso a paso.
Realice controles periódicos de su equipo de medición, acompañando el proceso de medición y todos los
cálculos realizados por el mismo.
De este modo, usted tendrá la seguridad que su negocio está bien controlado y que cualquier indicio de
pérdida se puede detectar de inmediato, posibilitando la oportuna implementación de las acciones necesarias
para evitar que una pérdida genere graves contaminaciones del subsuelo y pérdidas económicas importantes.
2.0 MEDICIÓN DEL NIVEL Y RECONCILIACIÓN DE INVENTARIOS
La medición del nivel de combustible en cada tanque y la reconciliación de inventarios, se puede realizar a
través de un proceso manual o automático. El estándar en EDS DURAN contempla instalación de sistemas
electrónicos de medición en todos sus negocios y la aplicación de los respectivos controles adicionales y
comparativos con la medición manual.
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2.1 Medición Manual
Consiste en medir el nivel del tanque introduciendo una vara de medición en aluminio debidamente calibrada,
utilizando cremas reveladoras del nivel de combustible y de posible existencia de agua. Esta medida que se
toma en centímetros y milímetros, se liquida o afora, utilizando las respectivas tablas de aforo que deben
estar disponibles para cada tanque, obteniendo como resultado de esta operación, la respectiva equivalencia
de combustible en galones por tanque, y posible existencia de agua en el fondo de los mismos.
3.0 CARACTERÍSTICAS LOCALES
Es importante resaltar que cada EDS tiene sus propias características. Los resultados de faltantes o sobrantes
encontrados en la conciliación de inventarios, pueden variar de un negocio a otro. Dependerá de las
tendencias históricas de cada negocio, el nivel normal de sobrantes o faltantes para cada tipo de combustible;
las condiciones de temperatura propias del área donde se ubica la EDS, las condiciones de temperatura
donde se ubica la planta de origen del producto, la calidad del proceso de aforo de los tanques, la calibración de
los dispensadores, etc., son ítems importantes en el monitoreo y análisis en el control diario de inventarios de
combustibles.
4.0 CONTROL MANUAL – MEDICIÓN Y RECONCILIACIÓN DE INVENTARIOS DE COMBUSTIBLES
Los equipos y procedimientos deben reunir los siguientes requisitos:
4.1 Vara de Medición
Revisar que la vara esta completa, derecha y que ha sido provista por un proveedor confiable. Se
recomienda validar su calibración comparándola con un flexómetro (metro metálico).
La escala de la vara debe ser milimetrada, con marcas en bajo relieve cada
milímetro.
No usar varillas con la punta desgastada o marcación de medidas ilegible.
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La vara debe estar hecha de aluminio de manera que no genere chispas.
4.2 Tablas de Aforo de Tanques
Tanques nuevos: usar tablas de aforo originales provistas por el fabricante.
Tanques antiguos: usar tablas de aforo suministradas desde el inicio de la instalación por el fabricante o
tablas de aforo de procesos de aforo realizados posteriormente.
En caso que una tabla de aforo para un tanque ya instalado presente inconsistencias o variaciones
importantes en la liquidación de recibo de producto o conciliación diaria de inventarios, se recomienda
ordenar la elaboración de una nueva tabla de aforo por parte de una empresa especialista en este tipo de
trabajos.
La inclinación del tanque, deformaciones en su estructura y dimensionales reales del mismo, serán
reflejadas en una nueva tabla proporcionándole un control más preciso del inventario de combustible.
4.3 Procedimientos Operativos
La medición de tanques debe hacerse siempre por el mismo boquerel y en la misma
posición/ubicación de la persona que introduce la vara a fin de prevenir diferencias irreales por cambios
en estos factores de medición.
El despacho por los dispensadores conectados al tanque objeto de medición, debe permanecer
suspendido durante el proceso.
La medición del tanque debe ser efectuada por personal capacitado, usando los EPI (Elementos de
Protección Individual) correspondientes. La zona debe acordonarse a fin de evitar posible
atropellamiento al personal involucrado en la medición.
En caso de involucrar a un empleado nuevo en la tarea, el Gerente o Coordinador Administrativo de la
EDS, deben acompañarlo “paso a paso” en todo el proceso.
La vara debe bajarse dentro del tanque en forma suave para no impactar el fondo y evitar el
desgaste de la punta de la misma (alterar su calibración). Detenga la vara de medición después de tocar el
fondo del tanque para que el nivel inicial encontrado no se distorsione por el movimiento del
combustible. Recuerde que la regleta de la vara debe orientarse hacia el interior del tanque y no contra la
pared del tubo de medición o boquerel.
El uso de una fina capa de crema reveladora de combustible en la vara facilita detectar el nivel de
combustible permitiendo una lectura más precisa. El uso de crema reveladora de existencia de agua en el
fondo del tanque (untar mínimo tres cms en la punta de la vara), es obligatoria en el procedimiento de
medición manual ya que es la única forma de detectar la presencia de agua dentro del tanque (considerar
siempre que el agua es enemigo crítico del combustible ya que altera y deteriora su composición
química y por ende, su calidad). La posible medida de agua en el fondo del tanque debe aforarse y
convertirse en volumen para descontarse del inventario final de combustible, además, debe motivar las
acciones inmediatas tendientes a corregir esta condición indeseable (existencia de agua en tanques).
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Los resultados de las mediciones de los tanques deben anotarse de inmediato, no acostumbre memorizar
las mediciones ya que esto siempre genera errores al momento de transcribir las lecturas y por ende, en
el cálculo de los volúmenes.
4.4 Reconciliación Manual de Inventarios de Combustible
El aforo de las mediciones de los tanques a volumen de combustible debe controlarse siempre antes de
registrarse en los formatos para evitar errores de escritura y enmiendas.
Los datos deben estar escritos con tinta sin enmiendas o tachaduras para evitar posibles alteraciones
hechas por personal no autorizado.
El cálculo y los resultados de sobrantes y faltantes de inventarios en cada tanque o batería de tanques
debe registrarse diariamente; las recomendaciones que deriven del análisis de las variaciones por encima
del +/-0.5 % (sobrantes o faltantes), deben ser implementadas de inmediato para facilitar la identificación
del error y documentar los ajustes correspondientes.
5.0 Vara de Medición
Permite monitorear periódicamente la capacidad almacenada en cada uno de los tanques que se tiene en la
estación de servicio.
5.1 Tablas de Aforo de Tanques
Permitir el control comparativo del sistema de control automático de inventarios de combustibles. La tabla
debe ser entregada por el fabricante del tanque con base a un patrón de aforo (mm/GLS). Debe exigirse que
la conversión en todos los casos pueda hacerse en galones americanos.
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6.0 CONTROL DIARIO DEL INVENTARIO DE COMBUSTIBLES/PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN
Cumplir el procedimiento obligatorio para efectuar el control y balance diario de inventario de combustibles como
la primera y principal forma de detección temprana de pérdidas en las instalaciones. Esta disposición es norma de
aplicación obligatoria dentro de toda la organización EDS DURAN.
6.1 Responsabilidad
Es responsabilidad directa del Gerente EDS y el Coordinador Administrativo EDS, efectuar la conciliación diaria de
inventarios de combustibles y es una de sus primeras y más importantes tareas del dia.
6.2 Descripción
El administrador de EDS, deben guardar los datos obtenidos en una base de daros diarios.
La conciliación debe realizarse para cada uno de los tanques existentes en el negocio, aplica la premisa
de que “nada esta conciliado, hasta que todo este conciliado”.
Un control efectivo de los inventarios de combustible no debe limitarse solo al diligenciamiento del
formato de variaciones sino que, contempla el análisis detallado de las variaciones para cada
producto y las acciones correspondientes para investigar cualquier diferencia fuera de parámetro
corporativo.
La documentación que respalda el control de inventarios de combustibles debe conservarse en la EDS
como mínimo por un término de cinco (5) años.
El administrador de la EDS deben informar al propietario, cuando el faltante diario o acumulado
supere el +/- 0.5 % o la cantidad nominal de +/- 50 Gls del volumen sobre las ventas diarias o
acumuladas.
6.3 Precauciones básicas a Tener en Cuenta en la Toma de Medidas Manuales
Acordonar con conos reflectivos y cinta de seguridad el área de trabajo.
Disponer a distancia razonable, el extintor de 20 Lbs con la manguera
estirada.
Informar a todo el personal de la pista que se va a tomar medida de
tanques.
Asegurarse que los Vendedores de Servicios no venden combustible por las mangueras que se
abastecen del tanque objeto de medición.
Usar los EPI necesarios para la tarea (botas de seguridad, guantes de nitrilo, etc.).
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