Universidad Autónoma “Tomás Frías”

Dirección de Planificación Universitaria

Unidad de Planeamiento, Organización y Métodos
Universidad Autónoma “Tomás Frías”
Dirección de Planificación Universitaria
Unidad de Planeamiento, Organización y Métodos

M.B.A.Lic. Víctor Hugo Villegas Ch.

RECTOR SUBROGANTE U.A.T.F.
M.Sc. Lic. Dionisio Copa Martínez
DIRECTOR DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA
Lic. Silverio Díaz Puma
RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO,
ORGANIZACIÓN Y METODOS

Lic. Mariela Ruíz Quispe

Lic. Héctor Baltazar Téllez Quintana
EQUIPO TÉCNICO

Potosí-Bolivia
2012
 INDICE

MANUAL DE ORGANIZACIÓNN Y FUNCIONES PAGINAS

MOF
Introducción 1
Objetivos 1
Alcance 1
Antecedentes Históricos 2
Marco Jurídico Referencial 2
Marco Institucional 2
Visión 2
Misión 3
Estructura Orgánica 3
Organigrama General 4
Rectorado 5
Relaciones Públicas 7
Secretaría General 8
Auditoria Interna 10
Asesoría Jurídica 12
Dirección de Planificvación Universitaria 14
Derección de Evaluación y Acreditación 16
Dirección Administrativa y Financiera 18
División de Presupuestos 20
División de Contabilidad 22
División de Tesorería 24
División de Bienes e Inventarios 26
Departamento de Personal 28
Departamento de Infraestructura 30
Vicerrectorado 32
Unidad Tecnológica de Información 34
Dirección de Servicios Académicos 36
Bibliotecas 38
Admisiones y Registros 40
Bienestar Universitario 42
Albergue Universitario 44
Dirección de Post Grado 46
Dirección de Extensión Universitaria 48
Museo Universitario 50
Imprenta Universitaria 52
Cultura y Deportes 54
Televisión Universitaria 56
Dirección de Investigación científica y tecnológica 58
Instituto de Investigación FF.CC.EE.FF.AA 60
Instituto de Investigación Facultad Ingeniería Civil 62
Instituto de Investigación Facultad Ciencias Agrícolas y Pecuarias 64
Instituto de Investigación Facultad Ciencias Puras 66
Instituto de Investigación Facultad Ciencias Ingeniería Geológica 68
Instituto Boliviano de Biología de la Altura (IBBA) 70
Facultad de Ingeniería 72
Carrera Ingeniería Civil 74
Carrera Construcciones Civiles 76
Carrera Geodesia y Topografía 78
Carrera Ingeniería de Sistemas 80
Facultad de Ingeniería Minera 82
Carrera Ingeniería Minera 84
Carrera Ingeniería de Procesos 86
Facultad de Ingeniería Geológica 88
Carrera Geología 90
Carrera Medio Ambiente 92
Facultad de Ciencias Agrícolas y Pecuarias 94
Carrera Ingeniería Agronómica 96
Carrera Ingeniería de Desarrollo Rural 98
Carrera Ingeniería Agroindustrial 100
Carrera Veterinaria Tupiza 102
Carrera Agropecuaria Villazón 104
Facultad de Ciencias Puras 106
Carrera Física 108
Carrera Quimica 110
Carrera Matemáticas 112
Carrera Estadística 114
Carrera de Ingeniería Informática 116
Facultad de Derecho 118
Carrera Derecho 120
Facultad de Ciencias Económicas Financieras y Administrativas 122
Carrera Administración de Empresas 124
Carrera Económía 126
Carrera Contaduría Pública y/O Auditoría 128
Carrera Contabilidad y Finanzas 130
Carrera Contaduría Pública y/O Auditoría Tupiza 132
Carrera Economía Uncía 134
Carrera economía Uyuni 136
Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas 138
Carrera Trabajo Social 140
Carrera Lingüística 142
Carrera Turismo 144
Carrera Trabajo Social Uncía 146
Carrera Turismo Uyuni 148
Carrera Lingüística uyuni 150
Facultad de Ingeniería Tecnológica 152
Carrera Mecánica Automotríz 154
Carrera Ingeniería Eléctrica 156
Carrera Ingeniería Electrónica 158
Carrera Ingeniería Mecánica 160
Carrera Ingeniería Mecatrónica 162
Facultad Ciencias de la Salud 164
Carrera Enfermería 166
Carrera Enfermería Villazón 168
Facultad de Medicina 170
Carrera Medicina 172
Carrera Pedagogía Intercultural 174
Apoyo académico Uncía 176
Carrera Derecho Uncía 178
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UNIDAD DE PLANEAMIENTO, ORGANIZACIÓN Y METODOS

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA TOMÁS FRÍAS

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1 Objeto del Reglamento

El objeto del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa es establecer la

normativa específica para la implantación del Sistema en la Universidad Autónoma “Tomás Frías”,
disponiendo la realización de los procesos para el análisis, diseño e implantación de la estructura
organizacional, los encargados de estos procesos y los periodos de su realización.

Artículo 2 Alcances del Reglamento

El presente Reglamento Especifico, es de aplicación obligatoria para todas las Unidades tanto
Académicas como Administrativas que conforman la Universidad Autónoma “Tomas Frías”.

Artículo 3 Base Legal

Constituyen la base legal del Reglamento, las siguientes disposiciones:

a) Ley Nº 1178, de Administración y control Gubernamental, que establece los Sistemas de

Administración y Control de las Entidades Públicas.

b) Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobadas mediante Resolución

Suprema Nº 217055 del 20 de mayo de 1997.

c) Decreto Supremo Nº 23318-A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la Responsabilidad

por la Función Pública

d) Decreto Supremo Nº 26237 del 29 de junio del 2001 que modifica los artículos 12, 14 al 16, 18,
21 al 31 y 67 del Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.

Artículo 4 Aprobación y vigencia del Reglamento

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa deberá ser aprobado por
Resolución del Consejo Universitario, previa compatibilización por el Órgano Rector.

El Reglamento deberá ser elaborado por la Dirección de Planificación Universitaria.

Mientras no exista una disposición contraria o modificación a las Normas Básicas, el presente
Reglamento Específico tiene vigencia y su difusión se encuentra bajo responsabilidad de la Dirección
de Planificación Universitaria.

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (RE-SOA)

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Artículo 5 Revisión y actualización del reglamento

El presente Reglamento esta sujeto a revisión anual por la Unidad de Planeamiento Organización y
métodos dependiente de la Dirección de Planificación Universitaria.

En caso de que se considere necesario, dependiendo de la experiencia de su aplicación, de la

dinámica administrativa, de las modificaciones de la Estructura Organizacional de la Universidad
Autónoma “Tomás Frías” y de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (SOA),
podrá ser ajustado.

Artículo 6 Responsable de la elaboración del Reglamento Específico e implantación del

Sistema de Organización Administrativa

En el marco de lo dispuesto por el Artículo 27º de la Ley 1178, es responsabilidad del Rector como
Máxima Autoridad Ejecutiva la implantación de este sistema.

El Director de Planificación, es responsable de su ejecución y del seguimiento de la implantación.

El análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la Universidad Autónoma “Tomás

Frías” es también responsabilidad de las Unidades académicas y administrativas, así como de todos
los funcionarios en su ámbito de competencia.

Las funciones de emisión de instructivos, coordinación, evaluación, seguimiento y consolidación de la

ejecución de los procesos de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional serán
realizadas por la Dirección de Planificación Universitaria.

Artículo 7 Cláusula de previsión

En caso de advertirse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente

Reglamento Específico, estas serán solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Básicas
del Sistema de Organización Administrativa, aprobadas mediante Resolución Suprema 217055 de
fecha 20 de mayo de 1997.

CAPITULO II
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Artículo 8 Objetivo del proceso de Análisis Organizacional

Tiene como objetivo evaluar la estructura organizacional de la Universidad Autónoma “Tomás Frías” al
desarrollo de sus competencias y al logro de objetivos establecidos en el POA en el marco del Plan
Estratégico Institucional.

Articulo 9 Marco de referencia para el Análisis Organizacional

Constituye fuentes de información documental para realizar el análisis organizacional:

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a) Ley de la República del 15 de Octubre de 1892 por resolución legislativa del 29 de

noviembre de 1924 y la Ley de la República del 2 de Diciembre del mismo año que
establece como fecha de creación de la Universidad

b) Estatuto Orgánico de la Universidad Autónoma “Tomás Frías” del año 1999.

c) Resolución Suprema Nº 217055 Normas Básicas del Sistema de Organización

Administrativa.

d) Plan Nacional de Desarrollo

e) Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

f) El Programa de Operaciones Anual de la gestión pasada y actual

g) Seguimiento y Evaluación del Programa de Operaciones Anual

h) El Manual de Organización y Funciones (MOF)

i) EL Manual de Procesos y Procedimientos

j) Informes de Auditoría

Artículo 10 Proceso del análisis organizacional

El Análisis Organizacional deberá incluir el análisis retrospectivo, el análisis prospectivo y la

formalización del análisis organizacional:

I.- Análisis Retrospectivo

Deberá efectuarse la evaluación cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en la

gestión pasada, respecto a lo programado, estableciendo si la estructura organizacional ha
coadyuvado al logro de los objetivos propuestos en el Programa Operativo Anual.

El análisis retrospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios:

a) La calidad de los servicios proporcionados por la Universidad Autónoma Tomás Frías,

respecto a las necesidades de los destinatarios, la relación costo/beneficio.

b) La efectividad de los procesos a medirse en relación con el grado de satisfacción

alcanzado de los usuarios y su orientación a los objetivos institucionales.

c) La consistencia de las operaciones desarrolladas por las unidades académicas y

administrativas, Programas y proyectos, con los procesos y procedimientos
determinados en el ámbito de sus competencias y nivel jerárquico.

d) La formalización de los canales de comunicación.

e) La información generada en cuanto a oportunidad, claridad y confiabilidad
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El análisis retrospectivo deberá realizarse en forma conjunta con el análisis de situación del
Sistema de Programación de Operaciones.

II.- Análisis Prospectivo

Deberá evaluarse la situación futura que deberá afrontar la Universidad Autónoma “Tomás
Frías” para lograr los objetivos que se planteen en el Programa de Operaciones Anual de la
próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar ajustes o cambios a la
estructura organizacional.

El análisis prospectivo se realizará una vez que se tengan definidos y aprobados los objetivos
del POA para la siguiente gestión.

El análisis prospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios:

a) Ser estratégico, en la medida que refleje los alcances del Plan Nacional de Desarrollo y
el Plan Estratégico Institucional.

b) Estar enmarcado en el Presupuesto de Recursos y Gastos programados

c) Multidimensional, en cuanto considera y analiza tendencias globales, regionales y

locales.

d) Multisectorial, en cuanto analiza los impactos del desarrollo social, económico, cultural
y tecnológico del país en la entidad.

III.- Resultado y Formalización del análisis organizacional

Los resultados y conclusiones del análisis organizacional deberán ser formalizados en el

documento del Análisis Organizacional, que contenga las recomendaciones precisas que sirvan
de insumo para la toma de decisiones por las instancias correspondientes, sobre, al menos, los
siguientes aspectos:

a) Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades organizacionales en función de

lograr los objetivos propuestos.

b) Reubicar unidades dentro de la misma estructura.

c) Redefinir canales y medios de comunicación interna.

d) Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.

e) Rediseñar procesos.

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Artículo 11 Análisis Coyuntural.

La estructura organizacional también podrá ser ajustada cuando sea necesario en base a un análisis
coyuntural a fin de responder a cambios del entorno que afecten el ejercicio de la gestión y/o al
cumplimiento de los objetivos. El Rector o el Consejo Universitario deberá aprobar tanto el informe de
análisis como la propuesta de ajuste en el menor tiempo posible.

Artículo 12 Unidad responsable del proceso de análisis organizacional

La Unidad de Planeamiento, Organización y Métodos, es responsable del proceso de Análisis

Organizacional, debiendo coordinar esta labor con todas las unidades de la Universidad Autónoma
“Tomás Frías”

El documento final del Análisis Organizacional deberá ser consolidado por la Unidad de Planeamiento,
Organización y Métodos y presentado al Rectorado para su presentación al Consejo Universitario para
su respectiva aprobación.

Artículo 13 Período de ejecución del proceso de análisis organizacional

El Análisis Organizacional, debe efectuarse a partir de Junio a Agosto de cada gestión, periodo que
podrá ser modificado de acuerdo a los plazos establecidos para la elaboración del POA o de acuerdo a
requerimiento.

CAPÍTULO III
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 14 Objetivo del proceso de diseño o rediseño organizacional

Tiene por objeto diseñar y/o ajustar la estructura organizacional de la Universidad, con base en las
recomendaciones del análisis organizacional y/o a los objetivos y atribuciones planteados en el Plan de
Desarrollo Estratégico Institucional ajustes que también deben realizarse sobre los procesos y
procedimientos, las funciones de las unidades organizacionales y otros elementos que modifiquen
parcialmente o totalmente la organización.

Los resultados que se obtengan del proceso de diseño o rediseño organizacional, deberán permitir a la
Universidad adoptar una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada para alcanzar los
objetivos de gestión y satisfacer las necesidades de la Comunidad Universitaria en su conjunto.

Artículo 15 Proceso de diseño o rediseño organizacional

I.- El proceso de diseño o rediseño organizacional, comprende:

a) Identificación de los Usuarios de la Universidad y las necesidades de servicio.

b) Identificación y evaluación de los servicios prestados:

c) Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores:

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d) Identificación de unidades académicas y administrativas y conformación de áreas

organizacionales que llevarán a cabo las operaciones especificando su ámbito de
competencia:

e) Establecimiento de los niveles jerárquicos de la Universidad.

f) Clasificación de Unidades Organizacionales:

g) Alcance de Control

h) Unidades desconcentradas

II.- Identificación de las unidades académicas y administrativas de la Universidad.

Los usuarios principales están definidos por la población de estudiantes y sus necesidades
para proceder y dar ajustes de acuerdo al análisis organizacional:

• Preuniversitario
• Grado
• Post Grado
• Otros

Por otro lado será necesario la jerarquización a través del:

a) Establecimiento de niveles jerárquicos: Estratégico, Ejecutivo y Operativo,

b) Delimitación del ámbito de competencia.

c) Delimitación de tipo de autoridad (lineal y funcional)

III.- Identificación y evaluación de los productos y servicios prestados

Los servicios que presta la Universidad Autónoma “Tomas Frías”, están conformados para
impulsar el desarrollo académico, tomando en cuenta los siguientes ámbitos:

• Académico; orientado al desarrollo de la actividad académica.

• Investigación, Ciencia y tecnología; que promueve actividades de investigación
científica.
• Interacción social; mecanismo que cumple la vinculación entre la Universidad y las
necesidades de su entorno social.
• Administración y Gestión; que apoya al desarrollo adecuado de los componentes
anteriores.

IV.- Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores:

Deben identificarse y establecerse los procesos que sigue la institución, para prestar servicios
a los usuarios que permitan conocer el funcionamiento interno de la misma, por lo que respecta

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a describir tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución. El

rediseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procedimientos.

Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, deben seguir las
etapas siguientes:

• Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a cabo la

operación.

• Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones.

• Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea.

• Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar.

• Identificación de los resultados que sean verificables.

El diseño o rediseño deberá considerar las siguientes modalidades:

a) A nivel de grandes operaciones, cuando su ejecución no requiera un procedimiento

específico y su frecuencia no sea rutinaria.
b) A nivel de operaciones menores, cuando su ejecución requiera un procedimiento
específico, su frecuencia hace que sea de carácter rutinario, haciendo viable su
estandarización.

Los resultados del proceso de diseño o rediseño deberán permitir la eliminación de las operaciones y
las tareas ineficientes, superpuestas o duplicadas.

V.- Identificación de unidades y conformación de áreas organizacionales que llevarán a cabo las
operaciones especificando su ámbito de competencia:

Definidos los usuarios, los servicios y los procesos relacionados para ejecutar todas las tareas
y actividades de acuerdo a las responsabilidades de ejecución asignadas para cada unidad
funcional se agruparán áreas organizacional es mediante procesos relacionados para poder
diseñar ( Rediseñar) la estructura organizacional de la Universidad Autónoma “Tomás Frías”.

La conformación de áreas funcionales está dirigida a alcanzar los objetivos de gestión, el

cumplimiento del POA y el presupuesto aprobado

VI Establecimiento de niveles jerárquicos de la institución

La definición de niveles jerárquicos de la Universidad Autónoma “Tomás Frías”, reconoce los siguientes
niveles jerárquicos dentro de su estructura organizacional:

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Niveles Jerárquicos Área y/o unidad organizacional

Nivel Superior Consejo Universitario
Nivel Ejecutivo Rector
Vicerrector
Decanos
Nivel de Asesoramiento Asesoría jurídica
Nivel Operativo Dirección Administrativa y Financiera
Dirección de Servicios Académicos.
Dirección de Extensión Universitaria
Dirección de Planificación Universitaria
Dirección de Evaluación y Acreditación
Dirección de Post Grado
Dirección de Investigación Científica y
Tecnológica

VII.- Clasificación de Unidades Organizacionales:

Las Unidades Organizacionales en la Universidad Autónoma “Tomás Frías” por su contribución al logro
de los objetivos estratégicos y de gestión, se clasificarán de acuerdo a los siguientes criterios:

a) Sustantivas: Cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de

la institución. Las funciones sustantivas de la Universidad boliviana se encuentra
clasificada en los siguiente componentes:

Componentes Áreas Funcionales Unidades

12 facultades
Grado 33 carreras
10 carreras descentralizadas
FAUTAPO (Educación para el
Académico desarrollo)
Temporales* CIMA – JICA
Comisión Consultores
Elaboración PEDI.
Sustantivas
Funciones

Post-grado Dirección de Post Grado

Dirección de Investigación
Científica y tecnológica.
Investigación Investigación 6 institutos de Investigación
Instituto Boliviano de Biología
de la Altura (IBBA)
Dirección de Extensión
Universitaria.
Extensión
Interacción Social Museo Universitario
Universitaria
Televisión Universitaria.
Cultura y Deportes.

*En el componente académico Incluye a unidades sustantivas temporales: Que cumplen funciones que contribuyen al logro de
objetivos en un periodo de tiempo determinado, en el marco de los convenios y contratos especiales que definen sus
características de operación

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b) Administrativas: Cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimiento de los

objetivos de la institución y prestan servicios en las unidades sustantivas para su
funcionamiento.

Dentro de esta clasificación se encuentran: las unidades dependientes de las

siguientes áreas funcionales: Vicerrectorado, Dirección de Servicios Académicos,
Dirección de Planificación Universitaria, Dirección de Evaluación y Acreditación y la
Dirección Administrativa y Financiera.

c) De asesoramiento: Cumplen funciones de carácter consultivo y no ejercen autoridad

lineal sobre las demás unidades; dentro de esta clasificación se encuentran las
siguientes direcciones y unidades administrativas: Asesoría Jurídica, Auditoría Interna,
Dirección de Planificación Universitaria y Dirección de Evaluación y Acreditación.

A cada unidad organizacional deberá asignarse la autoridad lineal y/o funcional

necesaria para la gestión de las operaciones asignadas según su jerarquía. Asimismo,
deberá definirse la dependencia jerárquica de la unidad en función a las características
de sus operaciones.

VIII Alcance de Control

Con el fin de lograr un eficiente alcance de control, se establece un número máximo de 6

divisiones dependientes de una Dirección para no disolver la capacidad administrativa de una
dirección. En la parte académica el número de unidades académicas que pueda depender de
otra de nivel jerárquico superior, dependerá de las características de cada área de
conocimiento. La creación de nuevas unidades deberá ser debidamente justificada.

IX Unidades desconcentradas

La desconcentración de unidades de Universidad Autónoma “Tomás Frías”, deberá tener en

cuenta las disposiciones legales en vigencia, evitando duplicidad de funciones o
establecimiento de unidades paralelas a las de otras instituciones especializadas o de
prefecturas y municipios.

Corresponde a Rector cono Máxima Autoridad Ejecutiva de la Universidad la aprobación,

mediante Resolución Rectoral, de las unidades organizacionales creadas, en base una
justificación técnica y económica, objetivos definidos, ámbito de competencia, funciones
específicas y grado de autoridad.

X Unidades organizaciones para programas y proyectos

Para la ejecución de programas y proyectos, se podrá crear unidades organizacionales,

siempre que las funciones de estos programas y proyectos no puedan ser ejecutadas por otras
unidades de la Universidad. La vigencia de dichas unidades estará limitada al cumplimiento de
sus objetivos.
La creación de programas y proyectos especiales será factible en la medida en que garanticen
una mejor prestación de servicios en términos de oportunidad, costo, calidad y sobre todo
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contribución al logro de objetivos de gestión y estratégicos definidos en el Programa de

Operaciones Anual de la Universidad. Asimismo, será procedente cuando respondan a
iniciativas de orden coyuntural, con resultados concretos y presupuestos definidos o
condicionados por la disponibilidad de recursos.

La creación de estos programas y proyectos deberá ser autorizada con Resolución Rectoral
emitida por la MAE, en base a un informe técnico que establezca los objetivos, ámbito de
competencia, organización interna, funciones específicas y los niveles de coordinación y
financiamiento de estos programas y proyectos

Artículo 16 Comunicación y coordinación organizacional

I.- La comunicación y coordinación organizacional comprende:

a) La definición de canales y medios de comunicación,

b) Determinación de instancias de coordinación interna:

c) Definición y formalización de tipos e instancias de relación interinstitucional

II.- Definición de canales y medios de comunicación

Una vez definidas las áreas y unidades organizacionales, se establecerán los canales y medios de
comunicación, según el tipo de información que se maneja, de acuerdo a los siguientes criterios:

a) Por el establecimiento de relaciones de autoridad línea y funcional, con carácter recíproco y

que deberán ser utilizados permanentemente.

b) Por la especificación de las características de la información que se genera, la cual debe ser
útil y adecuada para todos los usuarios y para el proceso de toma de decisiones.

c) Por el establecimiento de la periodicidad y el medio oral o escrito; en caso de ser escrito,

deberá determinarse claramente el contenido y la forma (narrativa, estadística o gráfica) de la
información a transmitir.

d) Por el tipo de información a transmitir:

1) Descendente: cuando la información fluye de los niveles superiores de la estructura

organizacional siguiendo el orden de jerarquía y el conducto regular.

Este tipo de comunicación deberá necesariamente efectuarse por escrito en forma de

notas oficiales, circulares, instrucciones y resoluciones.

2) Ascendente: cuando la comunicación fluye de los niveles inferiores de la estructura

organizacional para los superiores, respetando el orden jerárquico y siguiendo el
conducto regular.
Esta información debe ser transmitida a través de notas oficiales e informes técnicos
.
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3) Cruzada: se da entre una unidad organizacional y otra de nivel jerárquica menor, igual o
superior, es decir, el mensaje no sigue el canal descendente y/o ascendente, si no que
emplea una comunicación directa a fin de lograr rapidez y comprensión en la información
que se desea transmitir, esta información se transmitirá mediante documentos
informativos solamente para su conocimiento.

e) La regularidad del tipo de información que se transmite, clasificando la misma considerando su

importancia, destino y tipo en:

1) Información confidencial: cuando se establezca que todo documento o asunto es

confidencial y que será supervisado directamente por la autoridad ejecutiva de mayor
jerarquía, manteniendo un control directo del mismo.

2) Información rutinaria: es la información que fluye por toda la institución y se refiere a la

generada por procedimientos que se desarrollan en el cumplimiento de tareas
inherentes a cada área o unidad organizacional.

III.- Determinación de instancias de coordinación interna:

La Universidad Autónoma “Tomás Frías”, de acuerdo a sus requerimientos, podrá crear las instancias
de coordinación interna, para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades,
que no pudieran resolverse a través de gestiones directas: pueden ser consejos, comités, comisiones o
se designarán responsables que realicen labores de coordinación interna. Sin embargo existen
instancias de decisión definidas en la estructura organizacional actual estas son por nivel de jerarquía
las siguientes:

• Consejo Universitario
• Comisión Académica
• Comisión Económica
• Comisión de Investigación
• Comisión de Post Grado
• Consejos Facultativos
• Consejos de Carrera

Toda relación directa y necesaria de coordinación que surja de estas instancias esta estipulada como
función específica de las unidades organizacionales que corresponda al Manual de Organización y
Funciones de la Universidad.

Las instancias de coordinación se clasifican en:

a) Consejos de la Universidad Autónoma “Tomás Frías”:

a.1) Consejo Universitario: Definido en el artículo 35 del Estatuto Orgánico de la Universidad

Autónoma Tomás Frías y esta constituido en forma paritaria por la representación docente
estudiantil.

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a.2) Consejo Facultativo: Conformado por el Decano que preside el consejo, los directores de
carrera y el ejecutivo del Bloque de estudiantes y los ejecutivos de los centro de
estudiantes de las Carreras.

a.3) Consejo de Carrera: Conformado por el Director de Carrera que preside, cuatro
representantes estudiantiles de base, y cuatro delegados representantes docentes.

b) Comisiones, son órganos de asesoramiento reconocidos en el Estatuto Orgánico de la

Universidad:

b.1) Comisión Académica: Esta compuesta por la totalidad de los decanos de las diferentes
facultades y los representantes estudiantiles en forma paritaria.

b.2) Comisión Económica: Está conformada por el Director Administrativa y Financiera que lo
preside, tres representantes docentes que hacen paridad con los estudiantes y un
representante administrativo.

b.3) Comisión Jurídica: Compuesta por el decano de la Facultad de Derecho y tres docentes
abogados que hacen paridad con los representantes estudiantiles.

c) La creación de una instancia de coordinación interna en la Universidad, cualquiera fuera ésta,

deberá contar con un instrumento que establezca:

1) Las funciones específicas que debe desempeñar

2) La unidad organizacional encargada de la instancia

3) El carácter temporal o permanente

4) La periodicidad de las de las sesiones

5) Documentación de la evidencia de sus decisiones

IV) Definición y formalización de tipos e instancias de relación interinstitucional:

La Universidad tiene relaciones con otras instituciones, únicamente en la siguiente instancia:

Complementación:

Cuando la Universidad Autónoma “Tomás Frías” interactúa con otra en el tratamiento de asuntos de
interés compartido. Dependiendo de su objetivo, duración y características operativas, estas
relaciones deberán ser formalizadas mediante Convenios Específicos, Resolución Ministerial o
Resolución Administrativa, estableciendo claramente las competencias específicas de las entidades
involucradas.

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Artículo 17 Servicio al usuario

La Dirección de Servicios Académicos, en coordinación con la UTI, Registros y Admisiones, Títulos y

Bienestar Universitario; deberán generar mecanismos de orientación que faciliten las gestiones de los
usuarios y/o estudiantes, como ser letreros que contengan en forma literal o gráfica del flujo de un
trámite.

También se pueden definir canales y medios que permitan la resolución de asuntos individuales de los
usuarios y de interés público para la recepción, registro, canalización y seguimiento de sugerencias,
reclamos, denuncias o cualquier otro asunto similar.

Artículo 18 Formalización y aprobación de manuales

El diseño organizacional deberá formalizarse en el Manual de Organización y Funciones y en el

Manual de Procesos y Procedimientos, los cuales deberán ser aprobados mediante Resolución del
Consejo Universitario.

a) El Manual de Organización y Funciones debe contener información sobre las disposiciones

legales que regulan la estructura, los objetivos institucionales, el organigrama, el nivel
jerárquico y relación de dependencia de las unidades y áreas organizacionales, funciones
inherentes a cada una de las ellas, las relaciones internas y externas.
b) El Manual de Procesos y Procedimientos debe describir la denominación, la descripción del
proceso y sus procedimientos, los diagramas de flujo, los formularios

Artículo 19 Unidad responsable de diseño organizacional

La unidad responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un documento, todo el proceso de

diseño o rediseño organizacional es la Unidad de Planeamiento Organización y Métodos dependiente
de la Dirección de Planificación Universitaria en coordinación con las diferentes unidades académicas
y administrativas.

Artículo 20 Período de tiempo para la ejecución del proceso de diseño organizacional

El proceso de diseño o rediseño organizacional se iniciará en Junio y deberá finalizar como máximo en
Agosto de la misma gestión, coincidiendo con la preparación del Programa Operativo Anual de la
entidad, que requerirá de una estructura organizacional ajustada a sus necesidades y procesos para
que tal estructura funcione.

CAPÍTULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 21 Objetivo del proceso de implantación del diseño o rediseño organizacional

La implantación del diseño o rediseño organizacional tiene por objeto la aplicación de la nueva
estructura organizacional en la Universidad Autónoma “Tomás Frías” con la finalidad de cumplir con
los objetivos definidos en el Programa de Operaciones Anual aprobado.

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (RE-SOA)

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “TOMÁS FRÍAS” DIRECCION DE PLANIFICACION UNIVERSITARIA

UNIDAD DE PLANEAMIENTO, ORGANIZACIÓN Y METODOS

Artículo 22 Plan de implantación

Para la implantación de la estructura organizacional obtenida como resultado del análisis y diseño
organizacional descrito en los artículos anteriores, deberá elaborarse un plan de implantación que
deberá ser aprobado por el Rector como Máxima Autoridad Ejecutiva, conteniendo:

a) Objetivos y estrategias de implantación: Se deberá establecer los resultados que se

espera alcanzar en la implantación de la estructura organizacional adoptada,
incluyendo la descripción de las actividades que se desarrollarán para alcanzar dichos
objetivos.

b) Cronograma: Se deberá determinar las fechas y los plazos en que se llevarán a cabo
las actividades de implantación.

c) Recursos: Se deberá definir los recursos humanos, materiales y financieros que se

estimen necesarios para implantar el plan.

d) Responsables de la implantación: se establecerán los responsables involucrados de

cada unidad de la Universidad.

e) Programa de difusión, Se tiene que diseñar programas de difusión y orientación

mediante manuales, guías o instructivos, a fin de internalizar, adiestrar y/o capacitar a
funcionarios involucrados, sobre los cambio que se van a introducir en la estructura
organizacional de la Universidad Autónoma “Tomás Frías”.

f) Seguimiento, deberá realizarse acciones de seguimiento para realizar los ajustes

necesarios en la estructura que está implantada y funcionando.

Artículo 23 Requisitos para la implantación

Es un requisito para la implementación del Sistema de Organización Administrativa la puesta en

marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratégicas, asimismo es fundamental contar
con recursos humanos, físicos y financieros previstos.

Artículo 24 Unidad organizacional responsable de la ejecución del proceso de implantación

del diseño o rediseño organizacional

El proceso de implantación estará dirigido, coordinado y supervisado por la Dirección de Planificación

Universitaria, procederá a la implementación del diseño organizacional en coordinación con demás las
unidades organizacionales de la entidad.

Artículo 25 Período de tiempo para la ejecución del proceso de implantación del diseño o
rediseño organizacional

La implantación de la estructura diseñada o rediseñada, deberá realizarse máximo hasta el primer

trimestre del año, luego del proceso de diseño o rediseño organizacional. La implantación podrá
proporcionar los elementos para realizar cambios en el Programa Operativo Anual, si corresponde,
conforme lo establecen las Normas Básicas del SPO.

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (RE-SOA)

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