Gua para Directores de Organizaciones sin Fines de Lucro

Chile Transparente

Gua para Directores de Organizaciones sin Fines de Lucro Chile Transparente [Link] I.S.B.N.: Registro de propiedad intelectual: Diseo y diagramacin: Impresin: Esta publicacin ha sido elaborada en el marco del proyecto Gobiernos corporativos en las organizaciones sin fines de lucro en Chile, realizado por Chile Transparente con el apoyo de Fundacin AVINA. Se autoriza la reproduccin parcial de la publicacin citando la fuente. El Captulo Chileno de Transparencia Internacional, Chile Transparente, combate la corrupcin desde una perspectiva integral, creando conciencia sobre los beneficios de la transparencia en las organizaciones pblicas y privadas, y dando a conocer los costos econmicos y sociales que implica la corrupcin. Para potenciar su labor y alcance, desarrolla proyectos que posicionan los valores de la transparencia y la probidad, y elabora herramientas y prcticas que permitan mejorar los niveles de integridad y acceso a la informacin de la ciudadana. Las actividades y acciones emprendidas por este organismo son financiadas por el aporte de socios individuales y de empresas cooperadoras, junto a las donaciones recibidas por proyectos especficos de parte de distintas entidades nacionales e internacionales.

Santiago, marzo 2010.

Introduccin Desde sus distintos mbitos de accin, las organizaciones sin fines de lucro (OSFL) realizan un valioso aporte al desarrollo del pas, a la vez que promueven la participacin de la ciudadana en distintas esferas de la vida pblica, fortaleciendo as el tejido social de nuestra sociedad. Adems, contribuyen de manera importante a la economa nacional. De acuerdo al estudio comparativo del sector sin fines de lucro desarrollado por la Universidad Johns Hopkins y el PNUD en el 2006, este sector emplea a ms de trescientas mil personas de forma remunerada y voluntaria y su actividad econmica representa el 1,5% del PIB. A pesar de su indudable contribucin econmica y social al pas, las OSFL enfrentan en la actualidad importantes desafos para los cuales deben prepararse. Diversos casos de corrupcin que han afectado tanto a organizaciones pblicas como privadas han generado una creciente disminucin de la confianza de la ciudadana en sus instituciones. Esta desconfianza ha alcanzado tambin a las organizaciones sin fines de lucro. Para enfrentar estos nuevos desafos, las OSFL necesitan fortalecer la estructura de su directorio y sus estrategias de rendicin de cuentas. Para ello, un primer paso es contar con un directorio activo, independiente y comprometido que sper vigile la administracin de la organizacin. Generalmente, los directores de OSFL desconocen sus funciones o responsabilidades, ya que se les invita a participar y aceptan ser parte del directorio porque comparten la misin de la institucin y confan en el equipo que la dirige. Pero la tarea de un director, no debiera restringirse a participar en las reuniones para solamente escuchar, sino que deben discutir los proyectos, planes futuros y las decisiones. De este modo, ms que responder a un requerimiento legal, el directorio debe ser visto como una instancia de direccin que permite asegurar que la toma de decisiones al interior de la organizacin est orientada al propsito original de ella, y que la entidad est siendo manejada con los ms altos estndares de integridad y efectividad. En este contexto, el objetivo de esta gua es proporcionar informacin a los miembros de directorios de organizaciones sin fines de lucro sobre sus tareas y responsabilidades. Estamos convencidos que un directorio activo puede convertirse en un sello de calidad que proporcione confianza a los grupos de inters de la organizacin (incluyendo por supuesto a donantes y beneficiarios) y que al mismo tiempo asegure la sustentabilidad de la institucin en el largo plazo.

Cul es la funcin del directorio de una OSFL? El directorio es el rgano de gobierno superior de una organizacin. Sobre l recae el poder administracin y representacin de las organizaciones sin fines de lucro. El directorio es elegido por la Asamblea General Ordinaria y de acuerdo a la legislacin chilena tiene una serie de atribuciones y deberes, entre los que destacamos los siguientes: Dirigir la corporacin y administrar sus bienes; Someter a la aprobacin de la Asamblea General los reglamentos necesarios para que funcione la corporacin; Cumplir los acuerdos de las Asambleas Generales, y Rendir cuenta anual por escrito ante la Asamblea General.

Diez responsabilidades bsicas del directorio: 1. Determinar la misin y los propsitos de la organizacin: Se debe cerciorar adems, de examinar peridicamente la declaracin para determinar si es adecuada, exacta y vlida. 2. Seleccionar al director ejecutivo. 3. Apoyar al director ejecutivo y evaluar su desempeo. 4. Garantizar la planificacin eficaz de la organizacin: Contribuir a la consecucin de las metas y objetivos ah plasmados. 5. Garantizar que la organizacin cuente con suficientes recursos: La obtencin de los recursos suficientes es, ante todo, una responsabilidad del directorio. 6. Administrar eficientemente los recursos: Para mantener la confianza de la opinin pblica, el directorio debe proteger los bienes acumulados y garantizar la administracin adecuada de los ingresos. Adems de colaborar con la preparacin y aprobacin del presupuesto anual. 7. Determinar y supervisar los programas y servicios de la organizacin: El trabajo de la organizacin debe ser compatible con la misin y los propsitos expresos de la organizacin. 8. Promover la visibilidad de la organizacin. 9. Asegurar la integridad legal y tica y mantener la transparencia. 10. Reclutar y orientar a nuevos miembros para el directorio y evaluar su propio desempeo. Fuente: Richard T. Ingram (1997).

El directorio por lo general delega la administracin diaria de la OSFL a un gerente general, secretario o director ejecutivo. El director ejecutivo, conjuntamente con otros miembros del equipo profesional o del voluntariado, se encarga de implementar de manera prctica las polticas y estrategias definidas por el directorio. En resumen, el directorio gobierna y la direccin ejecutiva dirige. Dado que los deberes asignados por la ley al directorio son bastante generales, es importante que cada organizacin defina claramente cules sern las labores del directorio y cules las de la direccin ejecutiva. Idealmente, estas atribuciones deben estar por escrito y ser conocidas por todos quienes trabajan en la organizacin.

Cules son las tareas y responsabilidades de cada uno de los miembros del directorio? Como hemos visto, el directorio es el responsable de velar porque la organizacin sea manejada de manera eficiente y con altos estndares de integridad y de rendicin de cuentas a sus distintos grupos de inters. De este modo, un director debe exigir que se le permita participar en la gestin de la institucin, a la vez que debe aportar con su experiencia y conocimiento. El primer objetivo del directorio debe ser velar porque la institucin cumpla con su misin, la legislacin y las normas que la rigen. Para ello, los miembros del directorio deben conocer las leyes y los estatutos que regulan a la organizacin. Es importante tener presente que es

responsabilidad del directorio asegurar que el director ejecutivo o gerente dirija la organizacin de manera eficiente, efectiva y tica

Para cumplir a cabalidad con su rol, los miembros del directorio deben adems: Asistir a las reuniones del directorio: No importa cun valiosos sean los conocimientos y la experiencia de un miembro de un directorio si este no participa en las reuniones. Prepararse e informarse: Para poder aportar al mximo en las reuniones del directorio, los miembros deben leer los documentos que se les envan antes de las reuniones y llegar preparados para hacer preguntas y comentarios. Hacer preguntas, por incmodas que sean: Los miembros del directorio deben cuidar el prestigio de la organizacin y por lo tanto deben estar atentos y discutir posibles situaciones conflictivas. Supervisar los gastos de la institucin: Los miembros del directorio deben asegurar que los fondos de la institucin se utilicen de acuerdo a lo estipulado por quien aportaron esos fondos. Velar por la integridad de la organizacin: El directorio debe establecer polticas y prcticas para asegurar a sus grupos de inters que la organizacin est siendo manejada de manera eficiente y con la debida probidad.

Cules son directorio?

las

caractersticas

deseables

de

los

miembros

del

El directorio debiera estar compuesto por individuos que estn dispuestos a dedicar tiempo y recursos a la organizacin. Adems, el directorio debiera estar estructurado de manera de contar con las capacidades necesarias para asegurar una buena direccin. De este modo, idealmente los miembros debieran tener un amplio rango de cualidades y conocimientos, incluyendo por ejemplo experiencia en temas relevantes para la organizacin (administracin, leyes, finanzas, marketing, entre otros) y para el cumplimiento de su misin (expertos en los temas que aborda la entidad, por ejemplo) as como prestigio y reconocimiento social. Cada OSFL debe definir cules son las caractersticas que busca en sus directores. En la medida que tenga esto claro, le ser ms fcil reclutar nuevos miembros. Algunas organizaciones buscan contar en sus directorios con actores relevantes de cada uno de sus grupos de inters. Otras buscan contar con personas con conocimientos importantes para supervisar la organizacin. Es recomendable elaborar una matriz que defina claramente las capacidades que se requieren en el directorio que permite orientar la bsqueda de nuevos miembros hacia aquellas capacidades deficitarias. Encontrar personas talentosas, comprometidas y con deseos de participar es una tarea difcil para todos los directorios. Por esta razn, es conveniente mantener una base de personas con estas caractersticas y que compartan la misin de la Para facilitar la familiarizacin de los nuevos miembros con la organizacin es conveniente realizar un proceso de induccin. Este puede consistir en una visita a la organizacin para conocer al equipo profesional y en la entrega de una carpeta con material de la organizacin: copia de los estatutos, misin plan estratgico, estructura del directorio y tareas de ste y de la direccin ejecutiva, entre otros. organizacin, para facilitar la bsqueda de nuevos miembros.

Cules son los documentos legales que debe seguir un directorio? Los estatutos de la organizacin son el principal documento de administracin del directorio. Ah se incluyen las tareas y responsabilidades de los miembros, informacin sobre el nmero de integrantes del directorio, frecuencia de reuniones y proceso de votacin, entre otros. Este documento debe ser entregado a todos los miembros que se integran a un directorio y revisado cuidadosamente por ellos. Adicionalmente, un directorio puede contar con diversas polticas para operar de manera ms eficiente y con altos estndares de integridad. Es as como muchos directorios cuentan con polticas de transparencia, declaracin de intereses, cdigos de tica, descripciones escritas de tareas y responsabilidades de los miembros del directorio y del director ejecutivo, entre otras. A continuacin se describen algunos ejemplos. Poltica de conflictos de inters: Los conflictos de inters ocurren cuando los intereses personales o profesionales de un miembro del directorio pueden ser incompatibles con los intereses propios de la organizacin. Las polticas de conflictos de inters usualmente requieren que los miembros del directorio divulguen todas sus actividades e informacin que podra ser considerada conflictiva. Los miembros del directorio tambin pueden abstenerse de votar cuando existe un conflicto de inters. En la pgina Web de Chile Transparente ([Link]) puede revisarse la poltica de conflictos de inters de la organizacin. Participacin en reuniones: Algunos directorios tienen polticas que remueven a los miembros de sus posiciones si continuamente faltan a las reuniones. Por ejemplo, una poltica puede indicar que si un miembro falta a tres reuniones de directorio o comits consecutivos, l o ella deber justificar su inasistencia frente al directorio. Posteriormente, se lleva a cabo una votacin para definir si la persona continua o no como miembro del directorio. Rotacin: En algunas organizaciones, los miembros del directorio pueden participar en l de manera indefinida, mientras que en otros se imponen ciertas limitaciones. Por ejemplo, un directorio puede limitar la participacin de sus miembros a un mximo de dos perodos de dos aos cada uno.

Cmo se estructura el directorio? Si bien la ley no indica un nmero mnimo o mximo de miembros de un directorio, s exige que este cuente al menos con un presidente, un secretario y un tesorero. Idealmente un directorio debiera contar con al menos cinco miembros. Para evitar conflictos de inters, el director ejecutivo o gerente general no debe ser un miembro activo del directorio. Este puede participar en las reuniones pero sin derecho a voto. Es conveniente, adems, que al menos una parte de las reuniones del directorio se realice sin la presencia del director ejecutivo, de modo tal, de asegurar la independencia del directorio. La estructura y el tamao del directorio dependern de la estructura y tamao de la organizacin. Las organizaciones ms grades tienen directorios ms grandes y ms complejos. En tanto, las organizaciones ms pequeas tienden a contar con directorios ms pequeos. Los estatutos de la organizacin deben indicar claramente la estructura y tamao del directorio. En los directorios ms grandes, usualmente se forman comits para llevar a cabo ciertas tareas o tomar decisiones de manera ms eficiente. Es as como en muchos directorios existe un comit ejecutivo (integrado por un mximo de tres miembros), que trabaja ms directamente con el director ejecutivo o gerente general para dirigir la organizacin. Otros comits que pueden crearse para facilitar el trabajo en directorios grandes son:

Es importante que el directorio destine tiempo al menos cada dos aos a evaluar su desempeo individual y como grupo. Esto le permitir reorientar sus polticas y estrategias para cumplir mejor con su funcin.

Comit de bsqueda de financiamiento: Encargado de desarrollar implementar estrategias de bsqueda de financiamiento para la institucin.

Comit de finanzas: Encargado de revisar y aprobar los gastos de la organizacin. Comit de auditora: Encargado de reunirse con los auditores externos despus de la auditora anual para discutir los resultados.

Este importante que estos comits mantengan informado al directorio en su conjunto de todas sus acciones. En directorios ms pequeos no tiene sentido contar con comits ya que usualmente todos los miembros se involucran en los distintos temas relacionados con la organizacin. Cul es el papel del presidente del directorio? Para funcionar de manera efectiva, el directorio necesita tener un liderazgo. Esta tarea es usualmente asumida por un presidente que dirige el directorio, preside sus reuniones, motiva y proporciona gua a los dems miembros, mantiene contacto regular con el director ejecutivo o gerente general y representa a la organizacin. El presidente del directorio es una posicin clave. De l/ella depende que las relaciones entre el directorio y el staff profesional de la organizacin sean fuertes y positivas. Por esta razn es importante elegir al presidente cuidadosamente y planificar su sucesin de manera adelantada, idealmente asegurando que el futuro presidente acte primero como vicepresidente. A continuacin se describen algunas tareas propias del presidente del directorio: Planificar junto al director ejecutivo las reuniones del directorio y los temas a tratar. Participar como miembro ex officio en todos los comits. Apoyar al director ejecutivo en la ejecucin de las resoluciones del directorio. Llamar a reuniones especiales cuando sea necesario. Coordinar la evaluacin de desempeo anual del director ejecutivo. Realizar la vocera en representacin de la organizacin.

Cul es la diferencia entre los roles y responsabilidades del directorio y de la direccin ejecutiva? Ya hemos dicho que el directorio gobierna y la direccin ejecutiva dirige. Pero en la prctica, qu significa eso? El directorio debe encargarse de tomar las decisiones clave sobre polticas y estrategias, de modo tal, de orientar las acciones de la organizacin. Debe adems supervisar la organizacin, y monitorear su desempeo y progreso a medida que busca alcanzar sus objetivos y metas. Cuando una organizacin emplea a staff profesional, es vital que el directorio le d al equipo la libertad para manejar la organizacin en el da a da. Sin embargo, los miembros del directorio, deben mantener y aceptar la responsabilidad legal ltima por todo lo que la organizacin hace y cmo lo hace.

Cmo lleva a cabo sus funciones el directorio? Para cumplir con sus responsabilidades y tareas antes descritas, el directorio establece reuniones regulares. Estas reuniones debieran realizarse tan frecuentemente como sean necesarias, pero tomando en cuenta que los miembros del directorio son voluntarios, y tienen, por lo tanto, otros trabajos y responsabilidades. En directorios de ms de siete miembros es comn contar con comits ejecutivos que se encargan de apoyar la labor del director ejecutivo y tomar decisiones importantes que no pueden esperar hasta la siguiente reunin del directorio. Este comit puede funcionar por telfono o va email para agilizar la toma de decisiones. Para optimizar el trabajo del directorio, es importante que los directores exijan, si no se hace, que se les envi la agenda de las reuniones y todos los documentos que se discutirn en ellas al menos con una semana de anticipacin. Esto permite que los miembros se preparen y la reunin sea ms eficiente y productiva. Adems, es importante elaborar minutas de todas las reuniones y enviarlas lo antes posible a todos los miembros de modo tal de asegurar que todos tengan claridad de los temas tratados y las decisiones adoptadas y estas actas sean aprobadas. Es importante tener en cuenta que las decisiones del directorio no tienen que ser acordadas por todos los miembros. Si se ha producido una votacin, los miembros deben aceptar la decisin de la mayora, cuando ha habido qurum, y si no estn de acuerdo, pueden dejar en actas su decisin. Las reuniones funcionan mejor cuando los miembros actan como un equipo. Por eso es necesario invertir tiempo en construir equipo, hacer que los miembros se conozcan entre ellos, desarrollen confianza y respeto mutuo y reconozcan las capacidades de cada uno. Cul es el papel del directorio en la rendicin de cuentas de la organizacin? Una de las principales funciones del directorio es rendir cuentas a sus grupos de inters. La rendicin de cuentas (accountability en ingls) se refiere a la capacidad de una persona o institucin de proporcionar explicaciones por ser transparente, divulgar sus acciones y fundamentarlas y responder por stas. De este modo, el directorio debe establecer polticas y estrategias que permitan asegurar a los miembros de la organizacin (staff profesional y voluntarios), beneficiarios directos, donantes, gobierno y sociedad en general que la organizacin est siendo manejada de manera eficiente, transparente y proba.

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Para ello es recomendable que el directorio difunda ampliamente (a travs de su sitio Web o en la memoria anual) la siguiente informacin: Misin, objetivos y polticas Mtodos, actividades y logros Cobertura geogrfica Estructura organizacional y legal Fuentes de financiamiento

Pueden los miembros del directorio recibir una remuneracin? A diferencia de lo que ocurre en las empresas privadas, en las OSFL, la labor de los miembros del directorio es eminentemente voluntaria. Sin embargo, en organizaciones con recursos para ello, es posible reembolsar los gastos en los que incurran los directores durante el ejercicio de sus funciones (traslados, por ejemplo). Cules son los problemas tpicos que enfrenta un directorio y cmo abordarlos? Directorio dbil Un directorio dbil implicar que la organizacin es controlada por el staff y los voluntarios, sin supervisin de su desempeo o manejo financiero. El riesgo aqu es que las agendas personales sean ms importantes que la misin institucional. Esto puede generar que la organizacin pierda credibilidad y le sea cada vez ms difcil asegurar su financiamiento. Para fortalecer un directorio dbil, el presidente o director ejecutivo de la organizacin puede encargar un estudio o realizar un taller para ayudar a los miembros del directorio a redefinir su rol y a comprender lo que se espera de ellos. Durante este proceso es necesario dejar abierta la puerta para que aquellos miembros que no puedan comprometerse con las nuevas exigencias acordadas puedan dejar el directorio. Esta puede ser una oportunidad para revitalizar el directorio y mejorar su desempeo. Relacin con el/la o los fundadores La mayora de las organizaciones sin fines de lucro nacen de la vocacin e inters de un grupo de personas por aportar a la sociedad a travs de una organizacin. En sus inicios, y para cumplir con los requerimientos que la ley les exige, los fundadores invitan a sus amigos y familiares a integrar el directorio de la organizacin. Los fundadores usualmente asumen cargos directivos en el directorio (partiendo por la presidencia) y/o la direccin ejecutiva de la organizacin. Si bien esto es legal y comprensible, a medida que la organizacin madura, es necesario que desarrolle una estrategia para regular el poder del fundador o los fundadores. De otra manera se corre el

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riesgo que tras la partida del fundador, la organizacin no sea capaz de continuar existiendo. En aquellos casos en los que el fundador asume la direccin ejecutiva, para evitar que el directorio se convierta en un mero adorno, es necesario definir claramente cules sern las funciones de cada uno y cul ser la participacin del directorio en las decisiones estratgicas de la organizacin. Asimismo, es conveniente que el director ejecutivo/fundador y el directorio desarrollen una estrategia para reemplazar en el futuro al director ejecutivo de modo tal de asegurar que la administracin de la organizacin no depende exclusivamente de una sola persona. En aquellos casos en los que el fundador es el presidente del directorio, se corre el riesgo de que el resto de los directores se sientan inhibidos de cuestionar las decisiones del presidente y por lo tanto se desmotiven de participar de manera activa en el directorio. En estos casos es conveniente nombrar un comit ejecutivo, en el que se incluya al menos un director independiente, que contribuya a equilibrar el poder del presidente/fundador. Tambin es recomendable establecer polticas de rotacin en la presidencia del directorio. Directorio demasiado involucrado en el da a da Cuando las organizaciones que han sido manejadas por voluntarios comienzan a contratar staff, es comn que se produzcan roces entre este y el directorio. En estos casos es necesario definir claramente las funciones de cada uno (directorio y equipo profesional), de modo tal de otorgar al staff la independencia y autoridad necesarias para ejecutar su labor. En estos casos, un taller de trabajo puede ser tambin una buena manera de resolver los conflictos y organizar las tareas y responsabilidades.

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En resumen, un directorio activo, independiente y comprometido: Vela porque las actividades de la organizacin sean coherentes con su misin. Con sus buenas prcticas, otorga confianza a sus grupos de inters de que la organizacin est siendo manejada de manera eficiente y con altos estndares de probidad. Ampla las redes y contactos de la organizacin. Aporta conocimientos y experiencia para asegurar el buen gobierno de la organizacin. Se compromete con la organizacin y acta para que logr su misin.

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