Mapeo de Procesos
Introducción
En la actualidad las organizaciones buscan ser cada vez más productivas. Para poder realizar
cada una de las actividades propias de su organización es necesario que las empresas
tengan definidas las estrategias, así como los logros que pretenden alcanzar a fin de que
todos los miembros de la organización puedan conocer el papel que ocupan dentro de la
estructura organizacional.
De ahí que las organizaciones utilicen herramientas como el mapeo de procesos el cual
básicamente consiste en la demostración grafica de los procesos que intervienen en una
organización.
Estos mapas son muy importantes ya que en las organizaciones convergen una gran
cantidad de personas con diferente preparación académica, experiencias, etc.
Sin embargo, los mapas de procesos deben ser tan claros que todos en la organización
puedan comprenderlos.
Si las organizaciones desean cumplir sus objetivos es necesario que en la medida de lo
posible se puedan utilizar herramientas como el mapeo de procesos.
Es por ello que en esta y posteriores lecturas se analizara la herramienta de mapeo de
procesos, algunos conceptos relacionados, así como los beneficios que representa a las
organizaciones la aplicación de dichos mapas.
Definición de mapeo de procesos
Lo primero que necesitamos conocer antes de aplicar cualquier mapeo de procesos es la
definición de algunos elementos importantes. El primer punto por considerar es la
definición de mapeo.
Los mapas, son guías cognitivas que le indican a una persona el lugar donde se encuentra,
le pueden ayudar a descifrar la ubicación de una persona respecto a otro lugar, y le ayudan
a las personas a descubrir hacia dónde quiere llegar.
Otra definición nos dice que un mapa “es una imagen o representación donde se representa
gráficamente a partir de medidas longitudinales un territorio determinado en una superficie
bidimensional, en un mapa, se identifican rutas para establecer destinos de un punto a otro,
en un mapa se ubican localidades, y también se pueden observar los distintos tipos de
terreno que pueda presentar dicha superficie”.
Aplicando este concepto a nivel organizacional, un mapa nos puede servir para determinar
dónde está localizada nuestra organización con respecto a sus diferentes públicos.
Lo que le permita establecer sus objetivos y horizontes hacia donde se pretende llevar la
organización.
Así mismo, de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, define mapear
como “localizar y representar gráficamente la distribución relativa de las partes de un todo”
y “trasladar a un mapa sistemas o estructuras conceptuales”.
Este concepto es aplicable a las organizaciones las cuales cuentan con una serie de procesos
y actividades que forman parte de un proceso aun mayor pero que es necesario dividir para
poder comprender las actividades en el proceso y la localización de los diferentes
componentes organizacionales en el mismo.
La definición de proceso, de acuerdo a la Real Academia Española se define como “conjunto
de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”.
De acuerdo con las normas ISO 9000:2000 un proceso “conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada
en resultados”. La siguiente figura nos muestra los diferentes elementos de los procesos:
Una definición más enfocada a nuestra área de estudio nos dice que un proceso “Se
entiende como aquellas acciones que están relacionadas entre sí y con otras a la vez y de
esta manera forman el total funcionamiento de la administración e involucran actividades
para perseguir una meta a través del uso óptimo de los recursos humanos, los materiales,
el financiamiento y la tecnología.
Es importante destacar la importancia de los procesos, debido a que una de sus finalidades
es dar valor a todos aquellos elementos que entran a dicho proceso para que cuando
termine el mismo estos elementos resulten en nuevos elementos con un valor mayor.
Aunado a lo anterior, es necesario destacar que en cada uno de los procesos en las
organizaciones mantiene una relación ya sea directa o indirecta con los otros procesos de
la organización por lo que el desempeño que se lleve a cabo en un proceso afectará a la
calidad y desempeño de los otros procesos, y por consiguiente al cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
Una vez que se conoce un poco acerca del significado de los elementos que comprende el
mapeo de procesos, es posible estructurar una definición para este.
Un mapeo de procesos es un conjunto de gráficos, útil para dar claridad a la operación de
una organización el cual sirve para mejorar la comunicación en los diferentes niveles
organizacionales y establecer las diferentes responsabilidades que permitan ejecutar las
diferentes actividades y de acuerdo con los objetivos estratégicos que la organización se ha
propuesto.
El objetivo de llevar a cabo un mapeo de procesos, es mostrar gráficamente y a través de la
utilización de diferentes símbolos, cuáles son las actividades que se deben llevar a cabo en
cada uno de los procesos de la organización, una de sus principales características es que
deben ser comprensibles por todos los miembros de la organización, así mismo es necesario
que sea útil, no simplemente un elemento de hermosa vista, sino que ofrezca la posibilidad
de realizar modificaciones en el momento que sea necesario.
Clasificación de los procesos
Los procesos se pueden clasificar en:
Procesos Operativos: son los que transforman los insumos para obtener un producto o
servicio. Todo esto de acuerdo con ciertas especificaciones que el cliente o las personas que
los adquieren solicitan al productor.
Procesos de Apoyo: proporcionan personas y recursos físicos y materiales para que el
proceso operativo se puede llevar a cabo.
Procesos de Gestión: aseguran el funcionamiento de los diferentes procesos, ya que
proporcionan la información necesaria para la toma de decisiones.
Procesos de Dirección: son aquellos que se encargan de la formulación, comunicación,
seguimiento y revisión de las estrategias establecidas por la empresa determinando si los
diferentes procesos que se están llevando a cabo en la organización están cumpliendo su
cometido para el logro de los objetivos.
Antecedentes
El desarrollo de las organizaciones se ha llevado a cabo desde tiempos muy remotos. A
través de la institución de organismos cada vez más complejos el hombre ha logrado cumplir
con diferentes metas.
El desarrollo de la organización durante la historia se media de la siguiente manera:
• Primera generación: el desarrollo se media por la cantidad de mano de obra, por la
cantidad de área geográfica que se poseía, incluso por la cantidad de cabezas de
ganado.
• Segunda generación: comprende el periodo de la revolución industrial la cual se
deriva de la invención de la máquina de vapor.
• Tercera generación: se inicia el sistema de control de los procesos, se inicia el trabajo
estandarizado, se establecen algunos sistemas de costos, de contabilidad, etc.
• Cuarta generación: surgen las tecnologías de la información.
• Quinta generación: el desarrollo se basa en la administración del conocimiento y se
enfoca en las organizaciones inteligentes.
• Sexta generación: se genera valor a través de la innovación.
Entonces, tenemos que los diagramas de procesos comenzaron a surgir a partir de la
revolución industrial, a través de la creación de diversos esquemas de las máquinas y
utilizando el método científico, de tal forma que se puede comenzar a estudiar el trabajo.
El estudio del trabajo es iniciado por Lillian Moller y Frank Gilbreth, quienes fueron pioneros
en el estudio de la ergonomía, padres de la ingeniería industrial y autores de importantes
aportes a la organización científica del trabajo o taylorismo, como se le llama en honor a
Frederick W. Taylor, logran crear y establecer:
• Diagramas de secuencias
• Diagramas de operaciones
• Diagramas de trabajo
• Diagramas hombre-máquina
Estos, entre otros sistemas, conforman los llamados Sistemas de Medición.
MTRO. IVÁN LEVI COVARRUBIAS GARCÍA
