ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2612794)

SONDEO SABERES PREVIOS

El resultado de la evaluación es: A (100%)

1.-

¿Los documentos de archivo son importantes porque?

Se encuentran la información de uso e importante para la empresa

Porque nos muestra toda la información contable de la empresa desde su creación

Porque los documentos que lo conforman son importante para la toma de decisiones

Cuando sean requeridos los documentos para trámites legales y jurídicos

2.-

Los archivos según su uso se clasifican en:

Archivos vivos

Archivos de gestión 

Archivos de interés popular

Archivo activo, semi activo, inactivo

3.-

Cualidades de los archivos:

Exactos, simples, sencillos

Técnico, sencillos y simples

Técnico, simple y económicos

Puntuales, originales, organizados

4.-

Los archivos según su naturaleza o entidad que realice el proceso se clasifica en:

Privado, público, privado de interés público

Gestión, central  e histórico

Descentralizado con control centralizado, descentralizado con control descentralizado

A y C son correctas

5.-

El documento es:
Soporte papel que contiene información que sirve de testimonio

Toda información producida enviada o recibida por medio electrónico

Material en donde se puede testificar información

Soporte material emitido por un funcionario público

6.-

Documento Privado es:

Documento que se encuentra en reserva por una entidad estatal u oficial

Todos los documentos que se encuentran en una entidad son privados

Documentos de entidades privadas o personas naturales

Documento de imparten normas de obligatorio cumplimiento

7.-

Las características internas del documento son:

Son todas aquellas que encontramos en presentación física como cajas, libros entre otros

Aquellas que señalan específicamente su contenido original o copia

Son el motivo por el cual se creó el documento

Parte esencial del documento que están implícitas en él

8.-

Los Pasos para la administración son:

Planear, controlar, direccionar, ordenar

Planear, direccionar, controlar, ordenar

Planear, controlar, organizar, ordenar

Planear, organizar, direccionar, controlar

9.-

Cuando hablamos de planear nos referimos a:

Proceso lógico de alcanzar objetivos de forma más eficiente

Responsabilidad entre los integrantes de un equipo para alcanzar los objetivos propuestos

Comprobación e ilustración de los soportes o contenidos del documento

Proceso que se lleva a cabo a través de la exploración de datos importantes dentro de una organización

10.-

¿En qué consiste la Radicación de documentos?

Proceso por medio del cual se asigna una numeración a todos los documentos de la organización

Número consecutivo que se le asigna a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de fecha y hora

B y C son correctas

Es el proceso de empaque o embalaje de la documentación para su posterior distribución

EVIDENCIA 1: PRUEBA DE CONOCIMIENTO AA1

El resultado de la evaluación es:   A 100%)

1.-

En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque:

Nos muestra toda la información contable y financiera de la empresa

Sirven de testimonio ante procesos administrativos y legales

Los documentos que lo conforma son imprescindibles para la toma de decisiones

Los documentos que los conforman hacen parte del patrimonio de la entidad y de la nación

2.-

De acuerdo con el concepto de archivo, este se define como: 

Todos los documentos en soporte papel, acumulados en una empresa

Todos los documentos que se encuentran en trámite por la empresa

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma, soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o empresa

Conjunto de documentos en soporte papel acumulado por una persona o empresa

3.-

Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente

Verdadero

Falso

4.-

Los documentos que se catalogan como documentos históricos son aquellos que el archivista considera importantes y
no se pueden eliminar

Verdadero
Falso

5.-

El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde se van a conservar los documentos

Verdadero

Falso

6.-

La hemeroteca es una estructura en la cual se pueden conservar los planos de la entidad

Verdadero

Falso

7.-

La Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos

Verdadero

Falso

8.-

Una de las cualidades del archivista es que debe ser una persona ordenada, porque ejerce control y ubicación de los
documentos

Verdadero

Falso

9.-

Se dice que los documentos de archivo son económicos porque los materiales con que se elaboran, no sobrecostea los
activos de la organización

Verdadero

Falso

10.-

Archivo _____________ es todo ______________que pertenece a entidades ______________

Público, documento, pública

Activo, documento, públicas

Inactivo, documento, antiguas

Inactivo, documentos, públicas

11.-

El ciclo vital del ___________________ es archivo de _________________, central e ____________________

Archivo, información, histórica

Documento, gestión, histórico

Documento, interés, importante

Archivo, interés, histórico

12.-

Los ______________, ____________________ son aquellos que llevan cada una de las _____________ de la
organización

Documentos, archivísticos, oficinas

Archivos, descentralizados, dependencias

Documentos, descentralizados, oficinas

Archivos, centralizados, dependencias

13.-

Archivo activo hace referencia a  documentos del año _____________ o _________________, que se encuentren en
_______________.

Actual, anterior, tramite

Vigente, actual, vigencia

Actual, posterior, vigente

Vigente, posterior, tramite 

14.-

Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se hace  referencia al horario de llegada y salida
del  funcionario de la entidad

Verdadero

Falso

15.-

El Sigilo profesional hace referencia a la reserva que debe tener el funcionario, con el grado de confidencialidad que
maneja

Verdadero

Falso

16.-

La documentación que se encuentra ______________ y está sujeta a _____________________, ________________ es

la del archivo de gestión.

Conservada, eliminación, permanente

Deteriorada, conservación, permanente

Depositada, consulta, administrativa

Deteriorada, consulta, administrativa

17.-

Una de las cualidades del archivista es ser ordenado, para tener un control de los documentos

Verdadero

Falso

18.-

Según su naturaleza los archivos se clasifican en:

Archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado

Archivos públicos y privados

Archivos públicos y oficiales

Ninguna de las anteriores

19.-

Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:

Archivos activos, archivos inactivos

Archivo de gestión, central e histórico

Archivos activos, y de gestión

Todas las anteriores

20.-

Los archivos se clasifican según su organización en:

Institucionales, privados, públicos

Centralizado, descentralizado, públicos

Centralizados, descentralizado, descentralizado con control descentralizado

Centralizado, descentralizado, descentralizado con control descentralizado, descentralizado con control centralizado

21.-

Según su uso los archivos se clasifican en:

Archivos de gestión

Activo, semi activo, inactivo

Archivos de uso, archivo activo

Todos los anteriores

22.-

Los archivos se _____________de acuerdo al ________________ establecido en cada una de las _______________

Conforman, tiempo, gavetas

Organizan, régimen, empresas

Clasifican, tiempo, etapas

Observan, régimen, entidades

23.-

Archivo ____________es cuando _____________ sola _________________ controla toda la documentación de la

organización.

Activo, una, empresa

Inactivo, una, dependencia

Organizado, conserva, eficaz

Centralizado, una, dependencia

24.-

Tres cualidades de los archivos son: 

Técnicos, simples, económicos

Técnicos, sencillos, simples

Exactos, simples, sencillos

Ninguna de las anteriores

25.-

Los archivos son_____________ porque los documentos que lo _____________son _______________para la toma de
decisiones. 

Importantes, conforman, imprescindibles

Necesarios, soportan, importantes

Fáciles, contienen, reales

Elementales, soportan, importantes

EVIDENCIA 1: PRUEBA DE CONOCIMIENTO AA2
El resultado de la evaluación es: A (100%)

1.-

Se define como documento

Todo soporte de donde se puede testificar información contenida en él.

Todo lo que se encuentra escrito en soporte papel.

Toda información contenida en soportes de archivo.

A y B son correctas.

2.-

El concepto de documento electrónico se define como:

Toda información contenida en medio electrónico.

Documentos impresos por medio electrónicos.

Información enviada o recibida por medio de correos electrónicos.

A y B son correctas.

3.-

Un documento público, se define:

Documentos pertenecientes a entidades públicas o del estado.

Es toda la información que está disponible para el público en general.

Documentos producidos por las empresas de servicio públicos.

Documentos recibidos y producidos por empresas de servicios públicos.

4.-

Los documentos privados se conocen como:

 Documentos de entidades del sector privado o personas naturales.

Son aquellos documentos que requieren ser conservados y la información contenida no se puede consultar.

Documentos que nada más pueden ser utilizados por funcionarios de la misma entidad.

Documentos de personas naturales.

5.-

Las características internas del documento son:

Entidad productora, Orígenes Funcionales, Fecha y lugar de producción, Contenido

Entidad productora, Clase, Orígenes funcionales, Fecha y lugar de Producción.

Entidad productora, Formato, forma, Orígenes funcionales, Contenido sustancial o substancial.

Todas las anteriores.

6.-

El concepto de carácter seriado hace referencia a:

Generación de documentos uno a uno, producto de acciones repetitivas.

Numerar los documentos producidos, colocando un número cronológico.

Documento único sin ejemplares.

A y B son correctas.

7.-

Cuando se habla de caracteres del documento de integridad se hace referimos a:

El documento no puede ser alterado ni externa ni internamente.

El documento debe cumplir con el objeto de integridad del documento.

El documento debe ser integro en su totalidad.

El documento no tiene más ejemplares.

8.-

Un soporte se conoce como:

Material que contiene información.

Todo documento papel que contiene información.

Documentos archivados en soporte papel.

A y B son correctas.

9.-

Se le llama documento ___________________ al registro de información _____________ en medio

__________________.

Electrónico, contenida, electrónico

Público, importante, papel

Importante, plasmada, magnético

Original, pública, magnético

10.-

Las características __________________del documento hace _______________a la ___________________del

documentos y están implícitas en él.
Internas, referencia, esencia

Individuales, relación, esencia

Generales, referencia, forma

Individuales, relación, esencia

11.-

La fecha y ________________ de producción _______________________con precisión el ______________________del

documento en tiempo y espacio.

Lugar, señala, origen

Hora, muestra, lugar

Año, muestra, lugar

Lugar, muestra, sitio

12.-

La ______________ del documento, constituye los ____________ específicos que conforman el ________________.

Estructura, datos, documento

Gestión, pasos, archivo

Información, métodos, documento

Fecha, pasos, documento

13.-

Él ________________ es el ________________________interno que desea expresar o ___________________ en el

documento.

Contenido, mensaje, transmitir

Documento, soporte, difundir

Contenido, soporte, transmitir

Informe, contenido, contener.

14.-

Los documentos__________________, información y sirven de ___________________ de las _____________________

desarrolladas.

Transmiten, evidencia, gestiones.

Enriquecen, testimonio, acciones.

Mantienen, prueba, acciones.

Tienen, custodia, gestiones.

15.-

Los __________________, _____________________ directamente en la toma de _____________________.

Documentos, intervienen, decisiones

Contenidos, conforman, información

Archivos, conforman, información

Soportes, intervienen, alternativas

16.-

Los documentos _____________ son todos aquellos que imparten ___________________ de obligatorio
_________________.

Dispositivos, normas, cumplimiento

Administrativos, contable, cumplimiento

Legales, información, cumplimiento

Jurídicos, leyes, aplicación

17.-

Los documentos que sirven de __________________ o de __________________se les llama documentos

_______________________.

Testimonio, evidencia, testimoniales

Conservación, almacenamiento, históricos

Influencia, información, informativos

Gráficos, imágenes, fotográficos

18.-

Se considera elemento de un documento el soporte, el cual hace referencia al tipo de material utilizado para contener
información.

Verdadero

Falso

19.-

El contenido del documento trata de la parte externa del documento como lo es el soporte utilizado para plasmar
información

Verdadero

Falso

20.-
El documento es importante porque la información contenida en él sirve como testimonio, el cual le permite tomar
decisiones basadas en antecedentes

Verdadero

Falso

21.-

El documento es importante porque soporta procesos legales personales e institucionales

Verdadero

Falso

22.-

Los Soportes gráficos son los que permiten visualizar de manera rápida la información como los memorandos, cartas,
circulares

Verdadero

Falso

23.-

El Carácter seriado de los documentos hacer referencia a la generación de documentos uno a uno, producto de acciones
repetitivas

Verdadero

Falso

24.-

Cuando decimos que el documento no puede ser alterado en su estructura interna y externa esto hace referencia al
carácter de Unicidad del documento

Verdadero

Falso

25.- 

El productor o autor del documento son las personas o empresas que estas elaborando el documento.

Verdadero

Falso

EVIDENCIA 1: PRUEBA DE CONOCIMIENTO AA3

El resultado de la evaluación es: A (100%)
1.-

El concepto de “Planeación” hace referencia a:

Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos.

Plasmar información para el cumplimiento de metas.

Seguir procesos para la obtención de los recursos.

Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la empresa.

2.-

Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización.

Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la empresa.

La organización es la entidad es decir la razón social.

Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden en los procesos.

Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa.

3.-

Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace referencia a:

A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al objetivo propuesto.

Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan a las instituciones.

A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su administración.

Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia.

4.-

La administración de documentos se define como:

Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados.

El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel.

Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Administración del horario de atención al público visible y de fácil acceso a los ciudadanos.

5.-

Se conoce por mantenimiento en la función de la administración documental.

Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico.

Regular la gestión de los archivos.

Comprobación soporte e ilustración de los documentos.

Recopilación de documentos clasificados y organizados.

6.-

Se denomina silencio documental cuando:

Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere.

Dentro de un documento hay hojas en blanco.

Información completa pero no con deterioro físico

Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves.

7.-

Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra:

Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo que se esperaba encontrar.

Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo.

Descarte de documentos soportado en actas.

Falta de información.

8.-

Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido.

Circular

Memorando

Actas

Informes

9.-

Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos.

Memorando

Circular

Informe

Acta

10.-

Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:

Comunicación de entidades oficiales o privadas.

Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado.

Documentación emitida por entidades militares.

A y B son correctas.
11.-

Comunicaciones recibidas, son:

Documentos que ingresan a la empresa.

Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser despachadas fuera de la empresa.

Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad.

Documentos que son transferidos de un archivo a otro.

12.-

La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la comunicación, es decir la etapa en

que se _____________al personal.

Dirección, planes, orienta

Organización, programas, orienta

Administración, archivos, organiza

Planeación, archivos, direcciona

13.-

El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los documentos, debidamente

________________ y organizados.

Documentos, recopilar, clasificados

Unidades, organizar, foliados

Documentos, garantizar, foliados

Unidades, garantizar, clasificados

14.-

La norma ________________ tiene como objeto brindar ____________________ para la gestión de

____________________.

GTC 185, herramientas, documentos

Internacional, pautas, informes

GTC 187, información, documentos

GTC 187, herramientas, documentos

15.-

Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo contenido dirigida a un grupo específico
es la ______________.

Escrita, común, circular

Escrita, común, carta

Formal, laboral, circular.

Laboral, público, circular.

16.-

Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte ________________ y contiene
original y máximo dos ___________.

Enviadas, físico, copias

Internas, físico, originales

Oficiales, electrónico, copias

Internas, físico, anexos

17.-

La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones, _________________ de diferentes entidades, y

______________ o soportes.

Recepción, provenientes, medios

Información, almacenadas, materiales

Documentación, escritas, materiales

Información, proveniente, materiales

18.-

Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y ______________________, se deben

separar en el momento en que se reciben, según el tipo de comunicaciones.

Comunicaciones, oficiales, personales

Comunicaciones, activas, inactivas

Circulares, internas, externas

Actas, internas, externas

19.-

Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una reunión específica.

Verdadero

Falso

20.-

Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite

Verdadero
Falso

21.-

Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el nombre del funcionario los cuales se
deben radicar para llevar un control pese a ser de carácter personal.

Verdadero

Falso

22.-

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o despachadas por una empresa en desarrollo
de sus funciones.

Verdadero

Falso

23.-

Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora en que se debe atender al
usuario interno y externo para la recepción de las comunicaciones oficiales.

Verdadero

Falso

24.- 

La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones producidas o recibidas.

Verdadero

Falso

25.-

El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que deban realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.

Verdadero

Falso